当前住房公积金档案管理存在的问题及对策建议思考

当前住房公积金档案管理存在的问题及对策建议思考

习总书记在党的十九大报告中提出，面向新时代我们要贯彻新发展理念，建设现代化经济体系，在共享经济、人力资本服务等领域培育新增长点、形成新功能。住房公积金档案是住房公积金档案管理部门在办理住房公积金业务过程中形成的原始记录，其主要内容包括住房公积金的缴费、提取与贷款的记录等。目前，我国住房公积金业务发展的速度持续加快，应用住房公积金的家庭也日渐增多，这在一定程度上给住房公积金档案管理工作带来了很大的压力和问题。本文对现阶段我国住房公积金档案管理面临的问题与对策进行分析。

近年来，我国经济高质量快速发展，人们的生活水平也有了很大程度的提高，这使得我国住房公积金的使用率也有了显著的提高，随之增长的还有住房公积金档案管理的数目。随着住房公积金档案管理数量的快速增长，住房公积金档案管理中存在的问题也逐渐显露。如何有效提高住房公积金档案管理的品质，从而使其符合我国现阶段的发展需求，是目前我国住房公积金档案管理工作迫切需要解决的问题。

一、我国住房公积金档案管理面临的问题

（一）档案管理基础设施较差，无法满足档案管理需求

与其他发达国家相比，我国住房公积金管理部门建立时间比较晚，所以大部分档案管理配套设施依然缺少或是还在建设当中，大多数档案室的软硬件设施不完善，有些档案室甚至都不符合我国档案存储的最低规范要求。设施的简陋导致在保障档案隐密性与存储方面亦不能符合我国对档案管理提出的有关要求，从而使得住房公积金档案产生破损、遗失、堆积，甚至有的档案室长期作为工作人员的办公场所，存在安全隐患大等情况。

（二）档案管理体系匮乏，无法实现资源共享

由于我国住房公积金管理制度的实施起步晚，截至目前没有制定出一套符合自身业务特色的完善，档案管理体系，即使一些公积金管理部门结合自己的实际情况制定了公积金档案管理规范，但因信息资源相对独立，信息的系统性与全面性都存在不足，不能实现层级之间、部门之间纵向和横向的资源共享。

（三）专业档案人员缺失，无法满足信息化管理要求

由于大部分区域住房公积金档案管理人员的职数和岗位设置要求不同，不少档案管理人员都是从其他科室临时借用或是从其他岗位临时抽调过来的，这些人员并非专业的档案管理人员，缺少档案管理专业知识和信息化管理技术，业务素质不高，无法运用现代化的信息管理手段来管理档案，使得档案自身的作用与价值得不到有效发挥。

（四）档案资源严重浪费，无法充分利用档案资源

现阶段，大部分住房公积金档案文件都来自于其他社会单位或部门，但由于这些单位机构的住房公积金档案管理规范存在很大差异，公积金档案室的管理人员在将住房公积金档案整顿归档后，再完成后期对接工作就会非常困难，再加上住房公积金档案室自身环境较差，导致大部分公积金档案资源不能继续使用，从而造成了严重的住房公积金档案资源浪费现象。

二、我国住房公积金档案管理问题的成因

（一）时间跨度大，管理内容复杂

首先，公积金档案的最基本特征就是存储时间长。根据住房公积金贷款的方式可将其划分成贷款前、贷款中与贷款后三个时期，任何一笔住房公积金贷款都需要花上几年甚至是30年不等的时间，由于时间长使得住房公积金档案管理工作存在不确定性与动态性。其次，住房公积金档案的管理工作内容既丰富又繁杂。住房公积金贷款的主要工作内容包括开户、提取、销户、还款、变更、托管、缴存比例调整等不同的业务，同一单位、个人不同时期办理业务时对档案的利用，给档案管理工作带来了一定的难度，在住房公积金档案管理工作中频繁提取、利用极易出现混乱，甚至产生档案缺失的现象，从而给住房公积金档案管理工作带来负面的影响。

（二）重视程度不够，软硬件设施更新慢

档案工作是住房公积金管理部门的职责之一，而大多数住房公积金管理部门将工作的重点放在扩面、贷款等業务上，对住房公积金档案管理工作并没有给予足够的关注，大部分人对档案管理工作的认知就是只要有个位置可以存放档案、有人负责看管即可，加之档案管理人员对档案管理工作的认知也存在一定程度的偏差，在平时工作中宣传不力，来差办差，敷衍了事，从而导致档案管理在基本设施建设、办公场地、人员队伍构建等方面都满足不了住房公积金档案管理工作的正常需求。

三、解决我国住房公积金档案管理问题的对策

（一）重视素质培养，推进档案人才的知识化

为了进一步提升住房公积金档案管理工作的效率，大力培养一批具有专业能力与素养的公积金管理人才，住房公积金管理部门首先要建立人才培养机制，采取与高校合作的形式，让高校为公积金档案管理部门培养一批具有专业素养与能力的大学生来充实公积金档案管理团队，进一步提升住房公积金档案管理工作的质量。其次是进一步强化对现有公积金档案管理工作人员的教育培训，有效运用因需施教的手段，聘请档案管理专家对工作人员实施培训指导，从而将公积金档案管理工作人员培养成既有管理能力又有专业技术的复合型人才，进一步促进我国住房公积金档案管理工作向知识化、集约化方向不断发展。

（二）重视制度构建，提升档案管理的规范性

由于现阶段我国住房公积金档案管理工作没有建立具有自身特色的档案管理制度，因此，我国需要尽快制定一套完善的住房公积金档案管理标准，并结合公积金档案管理的具体情况，建立一套科学的、健全的、高效的公积金档案管理制度，创建档案材料采集、使用、归纳、安全的责任问责制度，从而使住房公积金档案管理工作更加系统化、规范化、合理化。

（三）重视平台建设，提升现代管理的有效性

随着时代的进步和科学技术的飞速发展，住房公积金档案及其管理工作发生巨大的变化，使得住房公积金档案的基本含义与管理技术不断深化和创新，住房公积金档案的业务流程、搭载平台也在不断优化与升级。目前，我国住房公积金档案管理部门大多数基础设施陈旧，已远远不能适应信息化的管理。因此，各级住房公积金管理部门要进一步加强对公积金档案软硬件基础设施建设的重视。一是要进一步加大资金投入，从而为住房公积金档案管理部门配齐所需的硬件设施。二是要加强信息化档案管理平台建设，可以借助“互联网+”的技术手段，实现同频同振，从而使住房公积金档案管理工作更好的顺应时代发展的步伐。三是加强安全管理。随着信息化管理的有序推进，档案信息透明化程度越来越高，档案信息的安全性也面临着挑战。住房公积金管理部门要提高管理人员的安全防范意识，实行档案信息异地备份，明确安全责任，确保人防、物防、技防的统一。

（四）重视激励机制，提升档案管理的认知度

高效率完成住房公积金档案管理工作是标准化管理提出的最根本的要求，也是完善住房保障系统、建立名誉化社会、处理与预防各方面问题的根本保障。鉴于此，各级住房公积金档案管理部门必须落实自身职责，将住房公积金档案管理工作统一规划到公积金管理系统中，进一步处理好档案管理工作中可能发生的各式各样的问题。除此之外，对基层公积金管理中心而言，还可进一步对档案管理目标进行详细划分，从而将公积金管理工作落实到个人。通过构建公积金档案管理人员激励制度，优化档案管理部门奖惩制度，从而为住房公积金档案管理人员打造一个良好的工作环境，有效激发住房公积金档案管理工作人员的工作热情，促使住房公积金档案管理工作顺利进行。

四、结语

优化公积金档案管理服务体系和服务质量，加快推进档案信息化管理建设，努力提高公共服务能力，是时代的召唤、百姓的需求。住房公积金档案管理工作中应正视现阶段存在的问题，只有采取有效的措施加以解决，住房公积金档案管理工作的效率才能得到有效提高，社会效率才能得到彰显。