行政事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策建议思考

行政事业单位档案管理信息化建设

存在的问题及对策建议思考

随着信息技术和行政事业单位档案管理工作的发展需要，信息技术与行政事业单位档案管理工作相互融合，成为未来档案管理工作的必然发展趋势和发展方向，信息技术的渗透也为行政事业单位档案管理工作提出了新的改革要求。因此，加强行政事业单位档案管理工作的现代化和信息化，来提高当前人事档案管理工作的效能与质量迫在眉睫，因此行政事业单位必须有效利用和开发当前各类信息管理技术，不断推进技术与管理工作的相互融合，从而有效满足当前行政事业单位档案管理工作的发展需要。当前行政事业单位档案管理的信息化所面对的难题是多元的，不仅需要解决技术上的问题，同时还应解决制度和人才引进的问题。因此。探讨和分析行政事业单位档案管理信息化建设现状以及分析其策略，具有一定的现实价值和现实意义。

一、行政事业单位档案管理信息化建设的必要性分析

在传统档案管理模式中，主要是采取纸质档案管理的办法，而面对当前各类数据增多的背景下，采用传统档案的管理模式已经无法满足当前档案管理的工作现实，需要具体表现为档案整理以及档案分类等各项工作难度加大和效率降低。不仅如此，由于档案的统筹和管理难度增加，同时也造成了对于档案数据的利用以及分析的难度也加大，此外传统档案的管理模式也面临着档案长期存储和保管的问题，由于传统档案管理模式出现的各类问题和弊端，对于现在行政事业单位档案管理工作提出了新的挑战和难题，因此讨论和分析行政事业单位档案管理工作的信息化，具有一定的必要性和现实意义。当前事业单位档案管理必须结合当前档案管理工作的需要，不断提高事业单位人事档案管理的效率，增加对各类数据的统筹和利用，而实现行政事业单位档案管理的信息化，则是优化传统档案管理模式的必要性途径，不仅如此，在引入技术的基础上，提高档案管理人员的管理素质和管理水平也是促进行政事业单位档案管理工作优化的必要过程，从而才能够更好地开发和利用行政事业单位各类人事档案管理数据为行政事业单位进一步优化和完善档案管理体系和制度奠定坚实的基础。

二、行政事业单位档案管理信息化建设現状分析

（一）缺乏现代化人事档案管理意识

与行政事业单位其他各项工作相比，人事档案管理工作受到其工作性质和工作特点的制约，造成该类工作容易被忽视。但行政事业单位人事档案管理工作作为事业单位经营和发展的必要性工作，如果缺乏现代化的人事档案管理意识，造成事业单位内部人事档案的丢失以及损坏等情况的发生，则在一定程度上能造成人事单位人才的流失等其他各类损失。据调查显示当前事业单位人事档案管理意识依旧停留在初级阶段，有关领导仅仅将人事档案管理工作视为各类资料的收集和整理的保存工作，认为人事档案管理职员的职能仅仅在于对人事档案进行调入和查询的范畴上，人事档案管理的底线仅仅包含不对各类文件造成损坏和遗漏，因此由于受到就有的人事档案管理模式的制约，造成当前人事档案管理工作滞后，行政事业单位的现代化发展，更无法促进当前行政事业单位人事档案管理工作的信息化。因此行政事业单位必须结合企业发展实际来不断优化事业单位管理制度和强化行政事业单位现代化管理意识，数作为推动人事档案管理现代化的重要途径，从而不断推进行政事业单位人事档案管理的规范化和科学化，为人事档案管理工作营造一个良好的发展环境和发展氛围。

（二）缺乏系统的人事档案管理制度

除了应树立现代化的人事档案管理意识，要有效推进行政事业单位档案管理工作的稳步化发展，必须通过建立健全人事档案管理制度作为其发展的重要支撑。行政事业单位档案管理工作不仅仅是简单的档案资料收集和统筹工作，还涉及人事档案的调动、整理和分析等各类内容，如果缺乏对其中任意环节的忽视，则容易对行政事业单位的负面工作造成负面影响。譬如对于人事档案调动制度而言，如果因制度不健全而造成人事档案及其相关数据的丢失或缺失，这既对调动人员造成一定的心理困扰，同时也不利于企业的长期进步与发展。又比如如果企业人事档案开发和管理制度缺失，员工对于企业没有归属感，从而在一定程度上会造成企业的人才流失，从而人事档案管理制度，对于引进和培养事业单位人才具有重要意义和地位。

（三）缺乏专业的人事档案管理人才

行政事业单位的各项工作的开展离不开核心人才，行政事业单位人事档案管理工作，同样需要具备专业素养和专业素质的人事档案管理人才。当前要推动人事档案管理工作步入信息化和便捷化，必须有效挖掘和开发行政事业单位档案管理相关的人才，这是推进行政事业单位档案管理工作信息化的基础性步骤和必须突破的首要障碍。据研究显示，由于存在部分行政事业单位依旧停留于传统的行政事业单位档案管理工作的模式，导致档案管理人员缺乏自我创新和自我优化意识，对于各类行政事业单位，档案信息的管理流程和信息化技术手段的应用都比较生疏，也无法独立化操作各类信息化技术和设备，并且还存在部分职能人员不具备正确的工作态度和工作意识，不仅无法按照要求完成行政事业单位档案管理工作，还对顺利开展行政事业单位档案管理造成一定的阻碍，从而造成当前行政事业单位档案管理信息化步伐滞缓，无法有效落实对于档案管理工作的各项政策和要求。因此引进行政事业单位档案管理工作人才，对于促进档案管理工作的效率化和便捷化，以及促进行政事业单位其他各项工作的顺利开展具有一定重要性。

三、行政事业单位档案管理信息化建设途径分析

（一）树立现代化的档案管理意识

只有加强了管理者对行政事业单位档案管理的重要意识，才能进一步加强各类职员对于行政事业单位档案管理工作的重视。因此，行政事业单位的领导要充分重视行政事业单位档案管理工作，要有效把握当前档案管理工作的信息化发展趋势，了解和把握外部市场的发展环境。不仅如此，应通过设备和资金的投入，为事业单位人事档案管理信息化奠定坚实的资金保障和技术保障。此外还应重视，对于行政事业单位档案管理人才的引进和培养，在加强对档案管理工作重视的基础上，引进专业的档案管理人才，才能从根本上为档案管理工作信息化奠定坚实的人才力量和人才基础。总而言之，行政事业单位领导必须加强对档案管理工作的重视程度，把握好档案管理工作的每个流程，应结合当前技术发展趋势和档案管理的各项要求，转变传统的档案管理模式，实现管理模式的现代化和信息化，不仅如此，还要增加人事档案管理工作的服务性，能够为全体职员以及企业长期发展做好数据和信息的服务工作。

（二）完善事业单位的档案管理制度

要有效完善和優化事业单位档案管理制度，必须结合行政事业单位内部的档案管理工作，需要来细化档案管理工作的各个流程，不断明确管理主体的责任。而在完善行政事业单位档案管理制度的过程中，要结合档案管理工作信息化需要而进行制度的完善和优化，从而有效保证档案管理工作的落实，增强和提高行政事业单位内部档案管理工作的水平。不仅如此，还要在此基础上，对于传统档案管理模式中不符合企业发展需求的部分，进行改革和优化，以不断适应当前行政事业单位档案管理的新要求和新形势，从而有效增强和提高行政事业单位档案管理工作的效率，切实保障单位内部人员的各类权益，为企业内部各类职员提供更多更优质的数据服务。

（三）培养和引进档案管理人才

要提升行政事业单位的人事档案管理效能和水平，不仅需要完善档案管理制度和增强档案管理意识，还应重视档案管理人才的引进与培养。而在引进档案管理人才的过程中，要始终坚持内部培育原则和引进结合原则。行政事业单位应结合档案管理工作发展需要，为档案管理人才提供一个广泛的沟通和交流平台，加强对档案管理人才的培育，从而不断提高档案管理人才的管理意识和管理能力，从而优化其档案管理工作的技术和手段，有效实现档案管理工作效能的提高。对于档案管理人才的培养，不仅应涉及专业技术层面，同时还应包含职业道德素养方面，通过强化企业职能意识和道德意识，帮助人们人员树立起正确的工作态度，从而切实维护行政事业单位内部各类人员的权益。不仅如此，还要培养档案管理人才的服务能力和服务意识，作为档案管理部门，其日常工作不仅涉及对于各类文档和资料的整理和应用，同时也包含提供数据服务等各项服务性工作，为企业发展和人才培养等各类工作奠定坚实的档案基础。除了培养档案，管理人才还应引进外部档案管理人才，从而不断提高档案管理工作队伍的整体素养和整体水平，行政事业单位能够吸纳具有专业背景和管理经验的优秀人才，为企业的档案管理工作做好人员支撑和人员保障工作。

四、结语

行政事业单位的人事档案是职能人员的信息载体，通过人事档案的各项资料，可以有效获知和把握服务对象的发展轨迹和发展历史，并且能够结合其历史资料预测其未来发展趋势和发展方向。档案不仅在人类历史发展以及社会管理中占有重要的位置，同样对于行政事业单位而言也具有重要的意义。当前随着生产力和技术的进步，行政事业单位的人事档案管理工作模式也面临着新的改革，当前档案的形式以及类型的多样化的发展趋势，行政事业单位必须结合外部变化形式和内部发展需要进行人事档案管理结构和管理体系的改革，从而有效推动档案管理工作的信息化和便捷化。在实施改革过程中要从制度、技术以及人员三个方面全面推进档案管理工作的进步，从而为企业不断挖掘和利用各类人才以及了解人才变动的轨迹和历史做好数据统筹准备工作，不断推动当前人事档案管理工作的信息化，以满足当前行政事业单位的现代化发展客观需要。