秘书学笔记

第一篇：秘书学笔记

第一章 秘书概述

第四节 秘书工作入门

一． 秘书的面试技巧

1.选择企业的方法

经常刊登招聘广告，表明该企业人员流动性大，可能管理不善，经营不佳，或上司难以相处

同时在多家报刊上刊登广告表明该企业有意发展，求才心切

从广告版面的大小可以看出该企业经济实力或其对招聘的重视程度 外资企业特别注重求职者的从业经历，从中容易学到很多东西 国内企业的秘书工作比较轻松自由，压力小

小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较适合发挥能力 2.面试准备

仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围和特色等

整理思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致

了解时下秘书人才市场的薪水标准

准备好自己的应聘材料，尤其是与申请的职位相关的材料 准备好适宜的面试服装

事先要确定面试的时间、地点、交通路线，以确保不迟到 3.面试临场

严格守时，准备充分 注意观察，随机应变 诚实稳重，把握分寸

展现自我风范，留下良好印象 尽量少用“我”这个字眼 把好事留后头 给自己留条后路 语言简洁，语气明快

二． 秘书见习

1.秘书开始职业生涯的基本要求： 精心打造良好的第一印象 尽快适应和融入企业文化 勤奋工作，尽心竭力 2.具体措施

全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字 多方了解新上司的情况

了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职责及技能 加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制

在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各种技能，以适应现代办公 技术不断进步的新形势

第二章 秘书礼仪

秘书礼仪的特点：1.更强调职务、身份的差异

2.更体现组织意志

优雅的举止 1.微笑

2.随机应变的表情 A． 对满腹怨气或满腔愤怒的客人，不能急于辩解，也不必随声附和，甚至微笑都可能被认为是嘲笑，只能以专注的神情静静地听着，表现出对他的足够重视，待他发泄完了，你对情况也有了大致了解，再设法解释，会有较好的效果 B． 对于比较拘谨的客人，除了微笑外，还要主动地和他讲话，使气氛和缓 C． 对于性格急躁的客人，答对要利索，处理问题不拖泥带水，使他确信你的办事效率 D． 对于敏感、神经质的客人，微笑当然重要，同时应特别注意用词的委婉，客气，给对方以安全感

E． 对于疑虑重重的人，除了微笑，自信的口吻和表情也非常重要 3.目光

公务注视：在严肃的公务活动场合，目光应该注视对方双眼以上的额头部位 社交注视：在社交场合，应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位

亲密注视：这种注视适用于亲朋好友之间，或者恋人、夫妻之间，即目光可以注视对方的上半身 4.着装的基本原则

着装要与场合相适应： 公务场合——庄重保守

社交场合——时尚个性

休闲场合——舒适自然

着装要明确目的

要符合自己的社会角色 着装要适合自身条件 5.交换名片的时机

初次见面的介绍之后，或告别之前

可以先递给秘书一张名片，请他转交给你要拜访的人 会议开始前交换名片，有利于记住与会者的名字

在宴会进行之中一般不递名片，要等宴会结束后再进行

礼品礼仪

1.纪念性、宣传性、便携性、独特性、时尚性、习俗性 2.送什么（六不送）违法犯禁的不送 价格过于昂贵的不送

设计国家秘密或安全的不送 药品、营养品不送

触犯对方个人忌讳的不送 带有明显广告宣传的不送 3.什么时间送

做客时：见面之初

待客时：临行前夜或欢送会 4.什么地点送

因公：办公地点

因私：私人居所

第三章 办公室日常事务管理

1.构成办公环境的要素

空气

光线

声音

空间

绿化 2.办公室的布局类型（1）开放式办公室格局（2）封闭式办公室格局

全开放式办公环境 半开放式办公环境

3.开放式与封闭式办公室的优缺点比较（1）开放式优点

降低建筑成本和能源成本 提高办公室的空间利用率 减少了交流的心理障碍

易于管理者对员工进行监督和指导

可以共办公设备，形成集中化的管理和服务（2）开放式缺点 缺少单独办公的机会 难于集中工作注意力 办公室区域噪音太大 难于保密

（3）封闭式优点

可满足单独办公和无噪音办公的理想模式（4）封闭式缺点

建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间浪费大

不易于管理层监督和管理下属

4.办公室布局安排应考虑的主要因素 本企业的规模和员工人数 本企业的机构设置和工作设计

企业经营的性质和内容、业务部门的职能特点

确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程 三．秘书对办公责任区的管理

第一节 秘书对办公责任区的管理

1.秘书的办公责任区

个人办公责任区 公用区域 上司的办公区域 2.秘书对办公责任区的管理 要经常清洁，整理个人的责任区

（1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁（2）桌上不摆放过多的私人物品

（3）专用电话放在左手位置，便签纸放在右手位置，字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚

（4）如果光线不够好，最好让人工光在你的左前方（5）文件架书籍分门别类摆放

主动清洁、整理本人参与的公共区域

（1）经常清理、整理参与使用复印机、打印机等设备（2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到访时，无废弃物、水渍、茶具清洁

（3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具（4）保证安全通道畅通无阻 自觉整理上司的办公区域

（1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字纸篓要经常打扫和清倒

（2）经常打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好空调和照明设备

（3）经上司授权后，定期为上司的文件柜进行整理，把文件进行归类，将一些无用的文件销毁

（4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些植物 清除办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患（1）电源的老化，纠缠在一起容易引起火灾（2）通道不够宽敞，桌子、椅子碰到人腿

（3）空气、温湿度、噪音对身体和心理产生不利影响（4）工作的疏忽引起失密的隐患

（5）把重物堆放在安全通道和消防器械上

第二节 办公程序管理和时间管理

一．办公程序管理

1.办公程序管理的内涵（1）办公程序管理的概念

是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时间顺序的活动或事物流程进行科学有序地安排和管理，以优化工作流程使其逐步成为处理某项工作的固定模式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作

（2）办公程序管理的构成要素

时间因素 空间因素 事项因素 资源因素（3）办公程序管理的特征 择优性 稳定性 可操作性

2.办公程序管理的必要性 3.改进办公程序的办法

（1）办公事务的一般性流程

确定问题 分析相关资料 确定造成问题的主要因素 提出解决问题的方案（2）办公流程的确定与改进

办公流程的确定首先要以组织的结构为根据

办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责 办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便

各项办公流程既要相互独立，又要注意衔接和整合，要形成严密的整体，以避免工作的重复和疏漏

办公流程应尽量精简，减少不必要的工作环节，复检的环节次数越少越好 办公流程本身要有可供改善的余地和弹性 4.工作承办周期制度的建立

（1）本单位或组织在办公事务方面有哪些行为需要作出时间期限的规定（2）从工作的实际出发，考虑各项工作确定多长的时间期限做标准较适宜（3）完成同一项工作的具体方法和途径不同，确定的期限也应不同（4）承办周期制度的制定要考虑各项工作的紧急程度 二．时间管理概述 1.时间管理的必要性 2.时间管理理论 时间管理的内涵

时间管理理论的四个发展阶段

ABCD工作法 3.有效管理时间的方法

（1）明确目标和自己的工作任务及职责 要了解组织的整体目标或远期目标

要了解自己所在职位的任务、职责、工作重点 学会区分常规工作和非常规工作 应该为自己设立职业发展目标（2）制定工作计划

（3）善于利用有效管理时间的工具：工作记录本、每天的时间表和值班表、准确的日历

4.为上司安排活动时间表（1）时间表的类型

月时间表

周时间表

日时间表（2）上司活动的主要内容（3）领导活动时间表的作用 便于领导内部工作的协调

使领导能了解自己的工作计划，做到心中有数，从而可合理地安排自己的工作 方便各业务部门和职能部门向领导请示、汇报 便于秘书跟踪掌握上司的行踪，及时搞好信息反馈 5.做好上司和自己的工作日志（1）工作日志填写的信息内容

上司在单位内部参加的会议、活动情况 当上司到单位外部参加会议、活动时的来访 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况 上司个人的安排 上司私人的信息 总经理秘书工作日志

（2）填写工作日志的方法

提前了解上司工作和活动的信息，当日再次确定和补充；经常与上司的工作计划进行核对，保证秘书工作与上司的工作不会发生冲突 提前在自己的工作日志上清楚地标出自己当天应完成的工作；每天下班前将第二天的工作计划准备好

输入和填写的信息要清楚，阅读方便

填写的信息要完整，应标明各项活动的时间、地点、参加人员的姓名及联络方式等必要信息

在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更后的有关工作

在自己的日志上要清楚地标出为公司有关活动需做的准备，并逐项予以落实 协助或提醒上司执行工作日志，在必要时帮助上司排除干扰（3）处理日志的变化和调整

所安排的各项活动之间，要留有10-15分钟的间隔，以备活动时间拖延或临时新添的内容和紧急的情况 进行项目的时间调整，要遵循先重急后轻缓的原则，并及时将变更的情况报告上司

确定变更后，应立即做好有关善后工作

再次检查工作日志是否已将变更的信息记录下来防止漏记

第三节 办公用品的管理和发放

一．办公用品的管理 1.办公设备专用易耗品

获得办公用品使用权的方式：购买、租用 2.办公用品的采购（1）合理计划

清查库存，了解各部门所需办公用品的种类数量和质量 做出计划，估算金额

根据经费的开支情况，按财务制度写出明细表（2）正确选择办公设备和办公用品的供货商

提供的价格和费用

质量和交货

售后服务

安全可靠性（3）加强库存记录和库存监督

最大库存量：某类办公用品的最大数量，由库存空间、库存费用以及物品保存期限决定

最小库存量：某类办公用品的余额达到此数字时应采取紧急的行动，并与供应商联络，紧急订货，以保证在很短的时间内交货

再订货量：由物品的平均所有量、物品交货时间的长短确定，当库存余额与再订货量接近时，就需要新的货物来补充库存，使货物达到最大库存量 二．办公用品的发放

1.健全发放制度（领用审批制度、切实遵守制度，适时适量发放，保证重点兼顾一般）

2.建立严格发放登记制度，严格审批手续 3.认真清点，核实发放

4.制定有效的办公用品节约制度 5.严格办公设施使用制度

第四节 办公室电话工作

一．使用电话的基本礼仪 1.态度要热情周到，礼貌友好 2.口齿清晰，声音愉快自然

3.语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4.提高电话工作的效率，注意保密

5.简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言 二．接听电话的技巧

1.接听及时（五声以内，不能等到六声以上）2.接听电话首先问候并通报（形成自觉意识）3.做好电话记录（起凭证、提醒作用）4.正确处理电话的临时中断 5.学会处理不在的同事的电话

如果知道同事何时回来，可以告诉对方到时再打来

可请对方留下姓名和电话号码，等同事回来后同他联系 可询问对方有何事宜，他人能否代劳 6.学会处理转接电话 7.适时结束电话

8.同时处理打进来的多个电话

（1）请电话中正在交谈的一方稍等，告诉他另外有电话打进来（2）迅速接听另一部电话，并问清对方的目的，然后记下电话号码，请其稍候，尽快回到第一部电话上来

（3）如果第二部电话必须由秘书接听，而且不是三言两语就能结束的，则需对两个电话的重要程度和长途、市内等迅速做出判断，然后依序处理（4）回到第一个电话时，先道歉，如果因第二个电话的重要性而不得不结束第一个电话则应向对方解释必须要结束此次通话的原因，等过后再给对方回电话

9.接听打给上司的电话

（1）首先明确对方身份和目的，这样可能替上司过滤掉一部分不必要接听的电话

（2）如果上司正在开会或正在会见、谈判不方便接电话，秘书可以向对方做简单解释，并建议对方在之后一个确定的时间再打电话来，但要保证这个时间是准确的合适的，而不应该出现对方再打来时上司仍不能接听的情况（3）要注意保密，不要随意泄露上司的行踪和手机电话

（4）如上司外出，秘书更应认真对待每个打来的电话，做好电话记录 三．拨打电话的技巧

1.尽量选择合适的时间打电话

2.打电话前的准备工作（整理通话内容，一次备齐所有联系方式）3.准确拨号，耐心等待 4.及时自我通报

5.要求对方做好电话记录

6.拨错号要道歉，不可一挂了之

7.通话临时中断或受干扰，应主动回电话

8.运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话

第五节 办公室接待工作 1.接待工作分类：按来访的人数、规模：个人来访、团体来访

按照接待的准备程度：有约来访、无约来访 2.接待的原则

热情适度，耐心倾听

礼貌周全，仪表得体

照顾周到，进退有度

环境整洁，物品齐全 3.接待礼节

（1）迎客 stand up, see, smile（2）热情待客：主客对面坐时，客人应该坐在离门远的一边或面对门的一边

主客对面坐时，与门的距离一样时，以进门面朝桌子是的右手一边为客位，左手一边为主位（3）礼貌送客 4.拜访礼仪

（1）预约与确认（2）准备资料（3）赴约（4）及时告辞(5)不要议论对方 三．接待工作的基本程序

1.日常接待工作的基本程序（利用来访登记表）2.接待团体来访的基本程序

了解情况：人数、性别、目的、时间、特别要求

制定接待方案：接待规模、日程、人员、费用、食宿、交通工具、安保、宣传 做好接待准备工作 3.接待中的礼宾次序

团体接待，不以人数多寡为标准，而以领队为标准 原职和现职，现职高于原职，原职比照现职

按来宾归属部门的汉字笔划（拉丁字母、汉语拼音）顺序 按约定俗成的法定顺序

按先来后到或报名的先后顺序 不排列

4.接待工作中的语言艺术：少说多听 语言要规范 语言要文明 语言要礼貌 5.职场交谈忌语

不能非议国家和政府

不谈国家机密、商业机密

不要对对方内部事务发表意见 不要议论同行、同事、领导

不谈家长里短、小道消息、男女关系等格调不高的话题

不谈私人问题

第四章 会议管理工作

第一节 会议工作概述

一．会议的内涵

会议：人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程

会见：又称接见、拜会 会谈：是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见 会议的构成要素：

基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等

其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种 消耗材料等

二．会议的主要类型

按组织类型：内部会议

外部会议

正式会议

非正式会议

按时间方面的规定性：定期性

不定期会议 按出席对象：联席会

内部会

代表会

群众会

按功能性质：决策性

讲座性

执行性

告知性

学术性

协调性

报告性

谈判性

动员性

纪念性等 按议题性质：专题性

综合性

按规模大小：特大型

大型

中型

小型

按会议采用的方式手段：常规会

广播会

电话会

电视会

网络会 三．公司常见会议的类型与作用

经理例会与特别会议

员工例会

股东大会和董事会议

公司年会 客户咨询会

产品展销订货会

业务洽谈会

新产品新闻发布会

第二节 会议的准备工作

一．制定大中型会议方案 1.制定会议方案的一般原则

减少会议次数原则

严守时间原则

会议通知的明确性原则

缺席迟到的事前联络原则

效率性原则 2.会议筹备方案的内容

确定会议的主题与议题

确定会议的名称

确定会议的议程

确定会议的时间和日期

确定会议所需设备和工具

确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作

确定会议经费预算

确定会议住宿和餐饮安排

确定会议的筹备机构 二．会议时间的安排 1.确定会议时间

2.会议议程与会议日程

会议议程：对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来

会议日程：指会议在一定时间内的具体安排 安排会议议程和日程要注意的问题

（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因（2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议（3）例会原则上定期召开，且时间不宜过长

（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面 大中型会议的议程一般安排： 开幕式，上司和来宾致辞 上司作报告 分组讨论 大会发言

参观或其他活动 会议总结，宣读决议 闭幕式 三．确定会议地点

会场位置必须让上司和与会者方便前往

会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置

场地应不受外界干扰，尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所

场地租借的费用必须合理 四．正确确定与会人员范围 五．准备会议文件资料

为上司撰写会议文稿

为上司准备材料

组织好发言人的文稿

准备资料袋 六．发送会议通知

1.会议通知的作用：周知作用、提醒作用、凭证作用 2.会议通知的发送

为了规范公司的管理和运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重

人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知

一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书 如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份

需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名

对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 可将会中使用的票证与会议通知一并发出 如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路 会议通知样本要作为档案保存 3.会议通知的内容

要有具体的会议名称

日期、时间、场所要准确无误

议题应尽量具体 有附加资料时，应写明资料名称及页数

七．布置会场

1.会场的整体格局：

面门为上

居中为上

以远为上

前排为上 2.主席台座次的安排

前排高于后排

中央高于两侧

国内政务会议左高右低，国际会议右高左低 主持人：居中设座，自由择座

发言人：就座位置发言 国内会议主席团前面中间位置，国际会议前排右前方发言 3.会场的整体布局类型 大中型：方形、半圆形

小型：圆形、大小方形、环形、回字形、马蹄形等 4.会场布置的各种必要设施

（1）横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；

（2）指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；

（3）桌牌：在签到处和贵宾位置设置桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；（4）胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；

（5）签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；

（6）签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；

（7）会场主背景板、背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息。八．准备会议所需物品、设备 九．安排食宿

十．大型会议的接（送）站、报到 十一．大型会议的经费预算

会议资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支（书P217会议成本公式）

第三节 会议中的工作

一．会前的最后检查

1.检查的方式：听取会议筹备人的汇报、现场检查

2.检查的内容：文件的材料准备情况、会场布置情况、会议保卫工作情况 二．组织签到和登记

三．做好必要的录音录像工作 四．会议设备的操作与维护 五．做好会议的记录工作 六．提供会议资料与联络协调 七．做好会议的保密与保卫工作

八．组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九．会议信息工作：

1.充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象当中的影响 2.了解媒体 3.有备而来 4.临场表现

第四节 与会人员的会议工作

一．会前的准备

1.根据个人观点研究问题

2.依据所提供的文献、资料，准备推断分析的论证材料，并提出意见或询问事项

3.准备在会间尽力发挥自己的角色 4.严格遵守开会时间，准时到会 二．会议期间的角色方寸 1.认真倾听他人的观点 尽量避免：

（1）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证（2）在论证中喋喋不休，使他人无法插话（3）盲目认同他人的观点 2.积极发表自己的见解

（1）发言力求简要明确，注意发言时机

（2）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力

（3）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见 3.关注正在讨论的事项

（1）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛

（2）不随便打断他人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利（3）不随便进进出出，影响他人的发言

（4）自己的论点被证明是错误的时候，应当显示自己的风度，放弃己见（5）应服从多数人的决定

第五节 主持人的会议工作

一．准备会议主持计划 1.自查的内容

会议目的是否明确

会议程序是否确定

会议是否有助于你制定决策

与会人员能否充分发表自己的见解

你是否表现出过于自信的态度或盛气凌人的作风 2.制定主持人行动计划需搞清的问题

关于会议的目标：总目标是什么？子目标是什么？子目标是否有助于实现总目标？

关于会议的结构：会议的内容是什么？拟采用哪些步骤？怎样才能最有效地利用时间？

关于结果与目标的偏差：你允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小？ 二．控制会场的气氛 开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间 当会议参加者进入会场时，要与他们打招呼，保证他们各有其座

会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的

鼓励每一个人发表自己的见解

在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题

第六节 会后的工作

一．合理安排与会人员返程

二．提醒与会者及时做好各种物品的清退 三．清理会场和文件

四．整理会议材料，立卷归档

会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等 会议参阅文件

会议安排的发言稿 会议上的讲话记录 五．会议的总结

1.会议总结的要点：

（1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查（2）总结要将客观标准和主观标准相结合（3）总结要以总结经验、激励下属为目的 2.起草会议纪要或总结报告 六．会议效果的评估 1.对主持人的评估

组织安排会议

确定、检查目标

遵守时间

鼓励发表见解、提出建议与问题 澄清事实

引入正题还是离题太远

控制过严或过松

处理冲突、解决争端 2.对会议工作人员的评估

会议工作中，精通业务，胜任工作

具有公关意识，能自觉维护组织的形象 具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范

会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为

与同事合作协调，相处融洽

对上司的批评指导，能虚心接受 3.对会议管理工作的整体评估（以调查问卷的形式开展）

第二篇：秘书学笔记总结

第一章 秘书学与秘书

第一节 秘书学的兴起和发展

秘书学被视为管理科学的一个分支，其研究对象是秘书工作、秘书人员、秘书机构，总结其规律并加以应用。

秘书学作为一门独立的学科，在中国兴起于1980年代。

1．管理科学的发展促进了秘书学的产生

管理学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学。

1900年，法约尔在国际采矿和冶金代表大会上提出其行政管理理论的思想。

1908年，法约尔撰写《论一般管理上的原则》等。法约尔把工商业企业组织中的基本活动分为六大类：技术活动、商业、财政、安全、会计、行政管理活动。他认为管理是企业确保六项基本职能顺利进行的保障。

相继有很多学者进行相关研究，提出管理的目标，存在的问题，解决的办法。

英国学者帕金森1957年针对组织机构的病态现象提出“帕金森定律”（Parkinson’s Law），其中包括：中间派决定，鸡毛蒜皮定律，人事遴选庸才……

美国管理学家彼德1960年发表“彼德原理”（The Peter Principle），其中包括：马克·吐温禁果定律、胡尔定理（贵人提携）、庞德定律（善始恶终）、理发定律……

2．为了改变秘书工作的落后状况，秘书学研究被提上日程

师傅带徒弟缺乏开阔的视野和强烈的当代意识

专业化高等教育可以高速、开放性地培养秘书人员

3．新技术革命浪潮的冲击，对秘书学研究提出更高的要求

职业资格考试、职称评聘 秘书学研究对象的几种说法：

1．“秘书工作”说（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，光明日报出版社1984年10月版，第12页。朱佳林：《管理秘书学》，经济科学出版杜1986年10月版，第1页。屈干臣：《秘书学论丛》，广东高等教育出版社1986年3月版，第41页。）

2．“对象多元”说（陈贤华；《秘书工作论》，四川大学出版杜1987年8月版，第8页。）

3．“辅助管理”说

（二）秘书学的研究方法 秘书学学科性质

1．综合说2．边缘说3．分支说 秘书学研究方法

1．理论联系实际

2．运用比较的方法

3．注重对其他学科的研究

4．高校师生与秘书工作者合作

第二节 秘书的涵义、职能和分类

（一）秘书的定义

一指职务，是领导的助手；二指官名，尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握奏章、宣示、宫禁图书等工作；三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，受使馆馆长之命，进行工作；四指宫禁里的藏书。《晋书 · 荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏（荀）勖撰次之，以为中经，列在秘书。”五指谶纬图策等书。

秘书定义：

《辞海》：秘书即领导的助手。

《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。

英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有联系，还可译为书记、干事、文书、大臣、部长。总书记和秘书长的区别在于，前者为GeneralSecretary，后者为Secretary—General，都有一个Secretary。总干事则称Chief Secretary。俄语中的秘书(cekpemapb)，其词根cekpem含有秘密、机密之意，还可译为（会议）记录（员）、书记。

秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案，人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，第2页。）

“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。”（袁维国：《秘书学》，第1—2页。）

“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导秘书智囊》，载《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第2期。）

“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息，参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《武汉大学学报（社会科学版）》，1986年第6期。）

《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

“国际秘书联合会”认为，“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她／他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”

二、秘书职能及职业化要求

1951年建国初期，在《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，规定了秘书长或办公厅主任的七项工作任务。

新时期秘书工作的任务，有以下四大类：

（一）日常程序化工作

1．文书处理和撰制

2．调查研究

3．信息工作

4．文书立卷和档案管理工作

5．会务工作

6．信访工作

7．查办工作

8．印信工作

9．行政事务管理

10．机要保密工作

（二）协调工作

协调的核心是使有关部门和人员同心协力地工作，在各自的岗位上，朝着一个共同的目标使

劲、出力。

（三）领导人临时交办的工作

经常性的；

突发性事件（自然方面的；社会方面的）

（四）辅助决策工作

三、秘书分类和层次

国外的秘书人员，根据其服务对象，大致分为政府机关秘书、企业秘书、私人秘书三大类，后两类秘书占绝大多数。

根据其和承担责任的不同，在纵向上则分为不同的等级。如日本的秘书等级是：

（1）见习秘书（2）初级秘书

（3）中级秘书（4）高级秘书

一、从服务对象和经济来源分，可分为公务秘书和私人秘书两类。

二、从所属部门分，可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化等秘书。其中又可细分为若干小类，如在经济部门，可分为工业、农业、商业等秘书；在文化部门，可分为教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等秘书。

三、从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书等。

秘书的层次，指两方面内容：

一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次（也有人分为中央、省市、县、基层四个层次），因而相应地有三个层次的秘书。

另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。目前我国秘书从业人员约达2300万人。

秘书分三个层次：

初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；

中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。

高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。

对秘书层次的划分，还有其他观点，如“主要应以秘书所承担的工作对领导工作影响的深浅、作用的大小为依据，并结合机关的地位，秘书个人的条件来确定” ；“按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员等七个层次”。

全能秘书的全部内涵首席秘书 Monica

传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好，外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，秘书也是一门职业，不谦虚地讲，我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书，也叫一秘，那势必就有二秘、三秘，这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

首先，硬件设备是必不可少的。掌握一门外语——

通常指英语，是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力，尤其是电脑。

其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工

作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则，因为它不仅是个人的事情，更关系到整个公司的利益。

另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

还有一点，我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘，责任越大权力也就越大，我的确处于“一人之下”的地位，但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡，人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉，要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”，但不能忘记秘书的天职，越权的事情是绝对不能做的，否则结果就是被扫地出门。

最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

沟通最重要传媒公司行政助理Jessy

时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外，秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议，并且凡事懂得分出轻重。而在我看来，最为重要的是交际和沟通能力。

我和领导在一间办公室，但是客户们一进门先瞅见我，形象当然很重要。

其实不用穿得很时尚、另类，只要大方得体就行，仪表看上去舒服即可。

我的工作要求我有很好的沟通能力，不仅要和客户打交道，还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁，夹在上下两级之间，一定要寻求到好的一个平衡点，正确传达领导的意思表示，不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务，其实还要求人

员有较广的知识面。我首先和客户交际，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的问题，要采取主动性，积极面对，体现出能力才能被领导器重。

在我的工作中，难以避免要打电话去催客户支付费用，说得难听点有点“讨债”的味道，但这是我工作的一部分，不得不直面。现在我也习惯了这些事务，总结了一套经验技巧，这也是一种沟通的经验技巧。

第二章 秘书工作

1秘书工作电话

一、电话基本技巧

（一）要有愉快的工作心情

（二）态度认真，声音清晰明朗

（三）重要的第一声

（四）注意自己的语言

（五）认真清楚地记录

二、接电话礼仪

（一）迅速准确的接听最好在三声之内接听。“您好！××公司”。

（二）对方拨错号码，礼貌告知对方。

（三）对方认错了人，应马上告之。

（四）倘若被找的人外出——

（五）了解来电话的目的，如自己无法处理，认真记录，不致误事。

（六）代接电话时，当场记录并复述。然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁。

（七）自己不能处理的电话，坦白告诉对方，马上将话筒交给能够处理的人，并先把对方所谈内容简要转告接收人。

（八）一般应由打电话的一方提出结束电话，彼此礼貌道别，恭候对方放下电话后再挂电话。如果对方占用时间过长，不得不让其“适可而止”时，要提醒得委婉、含蓄。

三、打电话时应注意的方面

充分利用电话，采取主动：

1.会面前积极电话联系；2.迟到、请假由自己打电话；3.外出办事，随时与单位联系；

4.外出办事应告知去处及电话；5.延误拜访时间应事先与对方联络；6.用传真机传送文件后，以电话联络确认。

（一）斟酌方式要考虑电话能否解决问题，是否有必要以电话讨论这些问题。

（二）理清思路，妥善组织通话内容

可以在脑海中设想一下，有时候应该开列电话提纲。

特别重要的事项，最好事先把有关资料（如报告文本）传过去。

（三）斟酌通话时机，做好记录准备

（四）立即表明自己的身份。比如说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？”

（五）要确认对方正是要通话的对象。然后称呼对方的名字或职位，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。

（六）拨错了号要道歉。

（七）确定对方是否具有合适的通话时间。

可以在开始讲话时向对方问一下：

“您现在接电话方便吗？”

“您现在忙吗？”

“您现在有时间同我谈话吗？”

“这个时候给您打电话合适吗？”

“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”

如果对方说“现在不行”，则不宜坚持。“请问我什么时候再和你通电话比较合适呢？”等等。如果不得不在对方不方便的时候去打搅，应当先致歉并说明原因。

（八）要让对方知道通话时是否另有别人在听。

（九）表明自己打电话的目的。

一般应在开始时扼要说明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，解决问题。

（十）给对方足够的时间作出反应。

通话时，每部分之间稍作停顿，使对方能及时作出反应。

（十一）对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以避免分心或遗漏。随时设想对方下一步要问的问题，作出合适反应。

（十二）适时结束通话，不要占用对方过多时间。

（十三）结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。

（十四）如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码。

（十五）最后环节

应说几句客气话：“很高兴和你交谈”，“谢谢您打来电话”。以便显得热情些。放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。

话筒没放稳前，千万不可对刚才的交谈妄加评论。

第三篇：秘书学

秘书学概论

试卷题型：简答题、案例分析、情景题、论述题

一、秘书出现的词义发展变化

1、古代秘书一词的含义

宫中秘藏之书

《汉书.叙传》载：“（班）斿（东汉著名史学家班固之祖先）博学有俊材，„„与刘向校秘书。” 谶纬图录等一类书籍

指官职名称

如：秘书监、秘书令、秘书丞

官署名（机构名）如：秘书寺、秘书省、内秘书院

注意：

不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的，秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。

“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。

----国家职业标准

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”----国际秘书联合会

在我国，从工作实践的角度看，秘书有狭义和广义两种解释。

秘书：是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理

目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理、文员这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。

二、秘书的类别和层次（了解）

教学秘书、党务秘书、行政秘书秘书长、办公室(厅)主任、秘书处长(科长)、秘书

1、秘书的类别

1）、从服务对象分类：集体秘书、个人秘书（私人秘书、专职秘书）2）、从具体工作分类： 文字秘书 机要秘书

行政秘书 信访秘书等。3）、从所属行业部门分类：党政秘书、企业秘书、军队秘书、法律秘书、医药秘书等 4）涉外秘书：指在我国的三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。（私人雇主聘用协助处理涉外事务的也包括在内）

2、秘书的层次

我国，社会上常习惯按秘书人员的职位高低区分秘书层次。

如：秘书长、办公厅主任；办公室主任、秘书处长、科长；普通秘书、文书(科员)一些公司根据所在岗位层次可分为：

董事会秘书；总经理秘书；总经理办公室秘书；经理秘书；经理办公室秘书；前台接待、事务助理等

三、秘书人员的素养（秘书素养是指秘书人员开展秘书工作必须具备的内在基本条件 知识结构；专业能力；职业道德；外在形象、气质；职业性格、心理素质；工作作风等。注意1：外在形象与形象管理

一般要求：整洁的发型、清爽的面孔、干净的手部、合适的着装、优雅的姿态、谦和的态度、得当的言谈举止等 注意2：职业性格与性格塑造 性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现出来的比较稳定的心理特征，也是一个人内心情绪的定位。如：冷漠、热情、诚实、虚伪、认真、马虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、胆怯、果断、犹豫、开朗、抑郁、敏感、迟钝

职业性格：性格与人的职业有很大的关系，长期固定做一件相同的事，无疑会使从事同一职业的人形成相同的职业性格，然后约定俗成，这种职业性格也就成为了同业公认的职业标准。秘书职业性格：豁达、温和、热忱、缜密、敏捷、内敛、自制等

注意： 情绪是非常私人化的东西，别人有可能影响你，但无法控制你，真正能够控制你的情绪的人只有你自己。

四、秘书的职业道德

秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。

秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定，同时受各国的社会制度，文化背景、价值观念和风俗习惯等的影响。

忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。－－《秘书职业技能培训鉴定教材》

任劳任怨，不辞辛劳、服从领导，当好参谋，辅助而不干预、协助而不干扰、参谋而非全谋(参谋不决策、参与不干预、分忧不分权）实际问题是：锋芒太露，喧宾夺主，抢占风头 甘居幕后（甘当无名英雄）

协助上司处理事务，协助上司正确思考，协助上司打理企业。像上司那样思考，比他们考虑得更全面更深刻！像上司那样行事，比他们做得更周到更出色！将微不足道的事做到完美无暇，将举足轻重的事做得无懈可击！我们无法改变上司，但是我们可以影响上司！摆正位置，自尊自重，平等待人“协调”而非“指挥”；不可妄自尊大；不可越权办事

“作为秘书我需要我的工作得到老板肯定的同时也需要我的人格得到老板的尊重”

“下属”而非“奴仆”； 不可盲目遵从；严守机密，提高警觉，严谨细致，迅速敏捷，无微不至和无懈可击

秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。

五、秘书的知识结构

知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。

秘书人员的知识结构的总体应体现：丰富性（宽阔性）、动态性－、层次性（整体合理性）

1、秘书知识结构的模式－ “通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。

基础知识、专业知识、行业知识、边缘相关学科知识 国家职业秘书培训鉴定：“以企业需求为导向，以职业能力为核心”

基础知识：文书基础、计算机应用基础、办公设备的使用、速记基础、企业管理基础（企业管理常识、企业文化、企业人力资源管理）、法律法规（行政许可法、公司法、合同法、电子签名法、反不正当竞争法、劳动法、知识产权法、世贸组织相关知识）、会计、统计、金融、税收常识。秘书业务知识：会务管理、事务管理、文书拟写与处理等，英语（涉外秘书证书），日本高等院校秘书学科课程门类设置

2、秘书人员的能力要求

广义“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。三个层次：一般能力（智力），观察力、记忆力、想象力、思维力、注意力等，业务能力，操作技能，表达能力，书面表达（写作能力），口头表达等

要求：清楚、简洁明了，有条理；注意分寸与原则相结合；说话艺术，机变、幽默。理解和领会的能力，分析综合能力，沟通协调能力，应变能力，交际能力，操作能力（操作技能）通过反复练习获得的运用某项专门技术的能力。现代办公室设备的操作与保养，办公室常用办公软件的使用，网络、通讯技术，速记、打字等

注意：秘书素养的不同层次需要、秘书班子的群体优化

3、秘书的培养 1）、培养途径

学历教育、短期专业培训、岗前培训与在职培训、自我培养 2）、秘书的职业资格鉴定

秘书鉴定及授证工作的开展有助于规范秘书培训和促进就业服务。对用人单位挑选合格人才提供客观标准

1997年，国家劳动和社会保障部委托国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，并经劳动和社会保障部组织专家审定通过。

1998年6月，国家劳动和社会保障部在试点省市首次进行秘书职业资格考试。目前国外一些秘书授证考试开始进入我国。

六、秘书与领导的关系

1、什么是领导同秘书的和谐关系？

三个一致：政治思想、价值观念上趋于一致、工作上一致、兴趣爱好一致、亲密有度，情感有节、工作上的主从性(上下级关系)＋人格上的平等性＋私下的朋友关系

雷区和误区：要忘了你是谁－－任何时候不要替上司做决定、过分亲密使不得、秘书不是老板的家奴

2、如何与领导处理好关系

充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信（正确的看待领导）、做好本职工作及领导交办的工作，尽心协助领导、善于处理各种特殊情况 发现领导人间有矛盾时，正确定位，把握好平衡全局的度，正确判断领导人之间矛盾的类型。妥善处理。即把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。不要到处宣扬领导的矛盾。（以利于团结为目标，保持中立和不介入的原则，采用沟通、折中、回避等方法来妥善解决）、发现领导有缺点、出错时不要毫不留情地揪住不放，应尽可能多方面帮助他（她），应运用说话的技巧和适当的方法在适当的时机向其点明，或委婉规劝其改正

3、与领导意见相左时

（1）首先应考虑一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，应针对不同领导采取不同方法（因人而异）。（3）注意不同的场合，选择好时机，选择好方法。

4、领导误解你时

（1）主动沟通，积极接触。“理不讲不清，话不说不明”（2）佯作不知，用行动表白。（3）不要心存不满，在背后批评领导。

5、自己做错时（1）应想到纸包不住火，千万不要掩饰。直接向领导承认你的过失，比别人向领导汇报你的过失好得多。（2）领导可能原谅秘书犯错误，并允许秘书改正错误，但不能允许秘书的欺骗。（3）承认过失前，要分析犯错原因，寻求补救的办法。（4）诚心接受责备并道歉，切勿强辩或带着情绪工作。

6、当领导人发火时

一般情况下，不要过分介意。不必与上司赌气，甚至还以颜色，或与领导闹情绪。根据不同情境和不同原因，采取具体对策。

七、秘书与一般同事的关系

1、秘书与一般同事关系的特征

工作上的合作关系，平等的相对稳固的业缘关系

2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

不可盛气凌人，能真诚地关心别人、换位思考、求和不求气，多一份宽容 注意：忽逞一时的口舌之能，不要将正常工作矛盾转化为个人恩怨。一视同仁，同等友好、维护上下级及同事间团结，正确对待“敲边鼓”和“小报告”问题。

3、秘书其他业缘关系的特征：广泛性、复杂性、灵活性

4、秘书处理其他业缘关系的原则与要求

广结良缘、一视同仁，以礼相待、发挥微笑的魅力、记住别人的姓名、真诚地关心、赞美他人

八、秘书工作内容 常言为“三办”：办文、办会、办事 “文书、事务、一般管理” 依据：权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定；现实状况

政府秘书长和办公厅主任任务：协助首长综合情况，研究政策，推行工作、协助首长密切各方面的工作联系、协助首长掌管机关内部统一战线工作、协助首长掌管保密工作、掌管机要工作、主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政府决议的执行等事项)掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习娱乐活动等事项)－《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》

1、主要职能：办公程序。

（1）文件的拟、收、发、存（归类、立档）；（2）召开会议、会议纪要；（3）掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章（需授权）；（4）检查：检查公司的一切程序是否得到执行；（5）负责所有文件的打字、复印；（6）制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员（7）保持办公室整洁，做好来宾的接待工作；（8）传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。

2、兼管职能。（1）公司大事记；（2）统计：为企业提供各项统计数字；（3）司机管理；（4）参加合同条款的讨论和签约；（5）市场分析、市场调查；（6）公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作（7）不管部。

总则：程序化、科学化；规范、高效；

细心、创造性。小事不过日，大事不过周。

3、秘书工作内容

政务性工作、业务性工作、事务性工作（政务性工作、日常事务性工作）

目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项：文书撰写与文字记录、文书处理、档案管理、会务工作、办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、办公室现金管理、商务费用办理、电话处理、邮件处理、值班工作等）接待工作：信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作）日程安排：出差服务、安排落实领导外出活动

包括：出差日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等、督查工作、协调工作：领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调、保密工作：保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施。（重点环节：文件保密、会议保密、通讯保密、涉外保密、宣传报道保密、计算机保密等）其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈判工作、临时交办事项、突发事件处理等）-注意：秘书工作内容是随着社会的发展而变化的4、秘书工作的特点

（一）被动性与主动性的统一（1）秘书工作中的矛盾统一、辅助地位决定工作中的被动性，秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务)，秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位)，秘书工作行为（干什么，如何干）的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神)，有些工作带有不可预测性。

“我能做什么”，“还需要我做什么”，工作性质的辅助性，工作要求的主动性，被动中寻求主动，做到被动与主动的矛盾统一

注意：

秘书本身、领导、工作环境、秘书工作的有效管理等、与秘书工作的主动性的充分发挥的关系

关键:越位问题

人们把说话办事、处理问题超出其身份、职权的现象称为越位，也称越权。主要包括决策越位、工作越位、答复问题越位、礼仪越位等，有领导和下属两方面的原因

以下几种行为是典型的超越秘书职责范围的行为，秘书在工作中必须加以注意：

1、未授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务

3、随便接待或回绝没有预约的客人

4、询问会议内容

5、随意决定上司的工作日程

（2）被动与主动的矛盾统一－－被动中寻求主动

问题：如何做到被动与主动的统一？

常规性工作，形成规范，明确程序，不必吩咐即应按惯例主动做好。(将一些工作制度化、规范化)在充分了解领导，了解领导工作需要的基础上，能有效预测、主动提供一些超前服务。(想领导之所想，急领导之所急)强烈的责任心，主动工作的精神，积极去发现问题，有效拾遗补缺。做事灵活，注意分寸把握。(注意主动性的“度”，既不越权，也不失职)

（二）机要性与群众性的统一

辩证地处理好两者的关系，既保持警惕性，保守机密，又不能以强调机要性拒群众于千里之外，脱离群众，甚至于与群众格格不入。

（三）事务性与思想性的统一

秘书部门既要参与政务，又要管理事务。前者具有很强的思想性与政策性，后者具有很强的事务性。“嘴勤、手勤、腿勤、脑勤”

秘书工作的关键是进退有度,事务性与思想性并重，秘书人员要有自己的思考和独特的见解。不能一味地被事务性工作牵着鼻子走，没有独立的见解，使自己成为庸庸碌碌的事务主义者。

强调秘书工作的思想性，并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务。

（四）综合性与专业性的统一

“杂家”与“专家”的结合

（五）经常性与突击性的统一-

3、秘书工作的作用

参谋和助手作用，信息枢纽作用、耳目作用，协调作用，领导机关的门面作用 思考题：

你认为除秘书个人素养因素外，还有哪些因素会影响秘书工作的有效性、积极性？

秘书工作能否有效发挥沟通协调作用、助手参谋作用、耳目作用、门面作用，除了有赖于秘书人员本身素质的提高，以及对秘书工作规律的把握外，还与秘书工作的科学管理有着密切联系。没有合适的管理体制、制度、方法，秘书工作的积极性、工作的有效性都是会受到影响的。

九、秘书工作的管理

1、指用现代科学的管理方法和手段，使秘书工作达到规范化、制度化和科学化。“三化”：规范化、制度化、科学化

规范化:指各项秘书工作都符合经过长期实践经验证明的切实可行的程序和标准，也就是标准化。制度化：指在各项秘书工作中，明文制定严格的办事规程或行动准则，严格按规章制度办事。科学化：指各项秘书工作必须遵循秘书工作本身的客观规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，以取得质量最好，效率最高的效果。规范是基础，制度是保证，科学化是目标。

2、秘书工作管理的内容

秘书工作的管理涉及的内容很多，如机构的设置，秘书的岗位职责设置，秘书工作任务分配，秘书具体工作的制度规范，工作方法，人员的选用、考核培训、奖惩等多方面。对秘书人员的管理 对秘书工作的管理

建立系统科学的秘书工作规范和制度。“没有规范不成方圆”秘书工作规范和制度是指秘书工作的法律准则和行为标准。包括：法律、法规、规章、内部规章制度等内容涉及多方面。问题：（1）、制度规范的合理性、完善性、可行性、有效性存在问题。（2）、制度的落实与执行存在问题

完善秘书任用、考核、奖惩、培养等机制

问题1：选拔任用机制不完善，导致不合格秘书被选用，影响秘书工作的质量，易滋生腐败，领导满意与否？具有很大程度的主观随意性；可能影响组织整体目标实现；易形成人身依附关系。

3、加强对秘书工作人员的领导和管理。

领导同志的秘书，行政上受各自领导同志和领导同志所在部门的办公厅（室）领导。秘书工作人员考核和奖惩由领导同志所在部门的办公厅（室）和同级组织部门负责。考核与奖惩、晋级等挂钩

4、评估中心（assessment center)岗位责任制与岗位目标管理应与考核、奖惩结合，形成有效的竞争机制与激励机制，才能收到应有效果。

问题3：在职教育、培养机制不完善影响秘书的职业操守与专业能力提升。如：入职培训 秘书机构的设置应遵循必要、合理、精简、应变的原则，以达精简节约、提高工作效能的目的。问题：机构臃肿，层次繁多，关系不顺，人浮于事。应减少层次，人事结合，避免分工过细，因人设岗。

我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅（室）统管秘书业务、研究工作、机关事务工作的形式。

秘书业务部门

秘书长――办公厅 政策研究部门

机关事务部门

以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例： 市委办公厅（局级）：

秘书一处（文件处理、会议工作）、秘书二处（值班、接待工作）、秘书三处（搜集信息、动态，起草文件，编写简报）、信访处（人民来信、来访工作）、巡视处（督办、查办）、机要处（机要工作与保密工作）、行政处（机关日常行政事务工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原属办公厅领导，１９８４年独立建制，升格为与市委办公厅平级的局级机构，直属市委领导，组织如下： 市委研究室（局级）：秘书处（文件、会议、接待等工作）、经济处（研究城市经济政策）、科教处（研究科技、教育政策）、农村处（研究农村政策）、宣传处（政策宣传工作）、党群处（研究党群关系）

采用先进的办公技术与办公方法，实现办公自动化

十 秘书工作的起源与发展

1、我国古代秘书工作

古代官职的职责范围、官僚机构设置与现代有所不同，把某个职位比为秘书职位，某个机构比为秘书机构，有时可能不完全准确。

同一官名，同一机构，朝代不同其职掌权限也有变化。如“尚书”为了限制秘书弄权，历代帝王往往不断设立新的秘书机构，于是数千年封建社会中重复出现一现象：某一时期大权在握的官员，往往是前一时期皇帝秘书的较低的内廷官，到下一时期，又逐渐被新起来的皇帝秘书取代。

2、秘书与秘书工作的起源

古代秘书名与实不符，主要从现代秘书的基本职能去考察。

（1）传说中的黄帝时代 仓颉造字，任黄帝的史官。《汉书.古今人表》

“龙„„命汝作纳言，夙夜出纳联命”－－《尚书.尧典》 “纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”

－－《尚书》孔氏传 “古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者” －－《汉书.文帝本纪》（2）、奴隶社会时期的秘书工作

随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了专门的机构及官员配置、商末周初：秘书机构－－太史寮、天府、太史，左、右、内、外四史，椽史，掌节，守藏史等 出现了一些处理行政事务的专门文书，形成了最初的文书工作如：典志、诰、命、谕等最早的政治文件汇编《尚书》典：上古帝王分布政令、法典的文书。命：下达文武百官的文书。诰：君王对臣下的命令。谕：君王对臣下的训示。

逐步形成了一些秘书工作制度

西周至春秋时期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社会时期的秘书工作

秘书人员、机构：秦以后从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，主要有：

御史 尚书 尚书令（尚书仆射、尚书郎）、博士、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士 长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏殊现象：宦官秘书 非官方秘书：门客、幕僚 清末幕僚兴盛及幕学产生：绍兴师爷，幕馆，《幕学举要》、《入幕须知》等

秘书机构主要有：

西汉成帝 “尚书台”（后改为“尚书省”）

魏文帝 “中书省”、“门下省”

隋唐

“中书省”、“门下省”、“学士院”（翰林院）

宋

“中书省”、“门下省”、“枢密院”

元

“中书省”、“行中书省”、“行枢密院”

明

“内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）“通政使司”、“司务厅”、“尚宝司”

清 “内阁”、“翰林院”、“军机处”（设方略馆、内翻书房）、“通政使司”、“奏事处”

3、主要秘书工作

文书工作和档案管理工作、参谋言谏、上下信息传递沟通工作社会调查（了解民情）、信访工作、会务工作（典礼活动组织）

4、秘书工作制度

文书工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

请示类公文一文一事制

文书立卷制

限期承办制 贴黄、引黄制（公文摘要制度）

批红、票拟制（条旨制）行移勘合制度

催办制等

战国：主官签发制度

秦汉：对公文的名称、用途，甚至用语都作了严格的规定。有专门的文书传递制度 “邮”、“亭”后代改为“驿”、“驿站” 魏晋南北朝：请示类公文一文一事制度

唐：对公文的用纸、撰制用语、折叠、誊写、用印、封存装、收发登记、移交有明确的细则 贴黄制度：贴黄，公文如有变动，可另写小块黄纸补贴。

保密制度：唐对中书舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。”凡泄密者轻则杖责，重则绞刑

宋元宋保密制度：枢密院专管机要文书的官员不准私出访问，也不准接见客人。引黄（公文摘要制度）：章奏文书须将内容要点、呈递日月写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”催办制度：专事催办、限期催办。宋：催驱房，元：急传铺、元公文照刷、磨勘，文书立卷等制度

明： 批红：根据皇帝亲批字样或奉旨由司礼监太监替皇帝批答章奏。票拟（条旨）：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考。限期承办制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期内完成，误期受罚。行移勘合制：提倡公文“辞尚简要”、“直言简易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“删去烦文，务从简要” 清：统一奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，书写规则 秘书的选拔、使用、考核、监察制度

隋唐、宋元、明清都有严格的秘书选拔、选拔、使用、考核、监察制度

唐：官吏铨选标准：身、言、书、判。身，体貌丰伟；言，言辞辩正；书，文笔流畅，文字楷法遒美；判，文理优长和实际工作能力强 考核制度：德、行。德的标准是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核标准有27条

明： 明朝规定，四品以上的官员，九年任满时自我鉴定，由皇帝亲自考核裁决优劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出题考核，之后再鉴定工作成绩。考试内容有三项：文理粗晓、行移得当、书札不谬。晚清时期的秘书工作

政府秘书工作开始参照外国制度

1911年5月《内阁属官制》规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置“承政司”，下设“秘书科”等四科。地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员”近代技术在文书档案中得到应用

适应洋务运动的发展，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。如：文案处

5、中华民国临时政府时期

总统府下设秘书处，设秘书长一人（总揽各项文秘事务和日常工作），设秘书若干。各省都督府设秘书厅（处、局）、文书局（部）

贯彻反封建的思想，文书工作进行了各种改革

《公文程式条例》 出现私人秘书

6、北洋军阀统治时期的秘书工作

为适应对外交往的需要，国务院设有各种专门的外事秘书，如英文秘书、日文秘书。建立常任文官制度

培养官吏的学校里设置了公文课程。《公文程式》（直隶法政专门学校编制）

7、国民党统治时期的秘书工作 政府、军队设立了一整套秘书机构，各级政府都设有专门的秘书工作机构 文官处 秘书处(总务、机要、撰拟)秘书室待从室（蒋介石亲信秘书机构，处于蒋介石与政府各部之间的枢纽位置）副官处、机要科 文官长 秘书长 秘书 录事 事务员 书记官 文书 1927－1945年进行了三次“文书改革”运动。“公文改良法” “文书档案连锁法” 提出了秘书的任职资格问题

《国民政府秘书及科员任用规则》：国民党党员；国内外大学或专门学校以上毕业的学历；具备任文职三至四年的资历，有特殊的学识经验；由国民党委员二人推荐或主管长官保准。

十一、中国共产党历史上的秘书工作和新中国的秘书工作 民主革命时期中共领导下的秘书工作的特点 老一辈革命家非常重视秘书工作

秘书机构和秘书工作方式、工作内容灵活多样 秘书工作条件极其艰苦

善于总结经验，形成一些比较成熟的制度

1、建党初期的秘书工作

1923年第三次代表大会上决定建立秘书制，大会选出中央秘书为毛泽东

1926年四届三中全会决定中央设秘书处，下设五科（文书、会计、交通、翻译、出版）。各省委也分别设秘书处或秘书科。

2、第二次国内战争时期的秘书工作

秘书厅 秘书科 秘书处 总务处（文书、收发、印刷、交通）建立机要科 长征中仅保留机要科和中央秘书长一职 建立文书工作规范

3、抗日战争时期的秘书工作

1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。(组建中央办公厅)1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室，配主任秘书、秘书、文书、庶务和收发等人员，承担各项秘书工作。

秘书处不仅负责文书工作，还包括会计、统计、人事及其他各种事务。建立了新的秘书工作制度。

颁布了《陕甘宁边区新公文程式》、《改革公文程式的理论与实践》等文件，签批电报制度、传阅文件制度、文件登记、批办制度等，加强了会议组织工作，制定会场规则。

4、解放战争时期的秘书工作

逐步形成以后各省、市秘书机构的架构 1948年华北人民政府：

秘书长

秘书厅(后改为办公厅)：秘书处、行政处、人事处、新闻处、交际处、调查研究室等

确定了“秘书长领导办公厅，统管政策研究工作、秘书与行政工作、机关事务工作”模式

进一步改进和完善文书工作。发布《公文处理暂行办法》和《办事通则》等文件。公文种类有所增加，实行“一事一报”制度，完善了电报的承办和归档制度，建立报告制度。

5、新中国的秘书工作

建国初总结秘书工作经验，改革国民党统治区秘书工作，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度。完善秘书工作组织、规范秘书工作、提高秘书工作效率 6“文革”时期的秘书工作

秘书机构和秘书工作受到严重冲击、秘书队伍素质下降、公文形式主义泛滥、弄虚作假 改革开放后，我国的秘书工作呈现新的局面

1981年开始，十多年间党中央召开多次全国秘书长、办公厅主任会议

1985年1月，党中央召开第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会。提出秘书工作的“四转变”，“三服务”。

“从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” “三个服务”：为本机关领导和上级机关服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。

四转变：秘书工作的规范化、制度化，秘书工作的专业化、职业化，秘书工作的现代化、自动化，秘书工作内容发生一些转变

秘书从业者逐渐增多，新秘书种类不断出现

第四篇：秘书学

一．秘书：能在授权范围内作出正确决定的助手，即从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人。

二．秘书的分类：

纵向的分类：是按照秘书的业务水平进行的

（一）从层次来说，可分若干类秘书。一方面，秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省（市）县、基层；另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分（初级、中级、高级）

（二）从辅助功能的角度分类，可分为技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书，在省，市机关，一般划分为科长，办公厅主任，秘书处处长，科长，股长，科员，办事员

横向的分类：是以秘书工作内容或所从事行业为标准来分类

（一）按照服务对象，经济来源：1.公务秘书；私人秘书（是指私人、私人企业、民办企业等出资雇佣兵为其服务的秘书）2.不同行业或所属的部门分类，党政、行政、经济、军事、司法、文教。3.按秘书的工作内容：文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书

一．秘书学的定义：就是研究工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学。

二．秘书活动的基本要素：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境（秘书人员是秘书活动的主体；秘书工作是秘书活动的客体要素；秘书方法是秘书活动的中介要素；领导意图是秘书活动的准绳和尺度；秘书环境是秘书活动的外在要素）

一.秘书工作的含义：就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作

二．秘书工作的内容（从总体上分，可分为三类）

1.政务性工作，是直接为领导决策（包括党政机关的决策和企业的重大决策）服务的综合性工作

2.业务性工作：是指带有专业性质的常规工作

3.事务性工作：是指一些专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务 三．秘书工作的特点

1.辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征：A.所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开；B.秘书人员只有发言权而无表决权，更无决定权；C.秘书人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张

2.综合性：秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的 3.机要性：秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性 4.事务性：体现在对各种事务性工作的处理上

5.被动性：秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。四．秘书工作的作用

1.参谋，助手作用；2.枢纽作用（首先表现在它要做好上情下达，下情上传的工作，秘书部门要充分切实做好各职能部门的协调，平衡工作）；3.协调工作；4.门面作用

五．秘书工作的原则：保密原则；准确原则（办文要准、办事要稳、情况属实、主意要慎）；迅速原则；实事求是原则

六．秘书工作的方法

1.调查法（包括典型调查法，重点调查法，抽样调查法，个案调查法）

A.典型调查法：根据调查目的和要求，选取少数具有代表性的典型单位进行调查研究，借以认识事物的规律及本质的一种非全面的调查方法（省时省力）

B.重点调查法：是指在全体调查对象中，选择一部分重点单位进行调查，是一种补充性的调查法

C.抽样调查法：从研究对象中抽取一部分单位进行考察和分析，推断总体的数量特征的一种调查方法（起到全面调查的作用）

D.个案调查法：是对一个人，一个群体，一件事，一个社会集体或一个社区所进行的深入全面的调查

2.研究方法：包括比较方法、类比方法、分析方法和综合方法

3.参谋方法，原则：只谋不断，要有全局观念，站在领导者的角度思考问题。包括随机参谋法、预测参谋法、求同式参谋法和求异式参谋法。A.随机参谋法：根据领导工作发展变化的情况随机向领导者提出意见和建议。B.预测参谋法：对未来的发展趋势做出预测，提出有远见、有对策的意见和建议（超前性）C.求同式参谋法：参谋者采取与领导者相同的思路，拟定出各种具体方案，供领导选择D.求异式参谋法：参谋者采取与领导者总体设想相反的思路，提出反向的总体设想，供领导选择

（二）秘书工作的常用方法 1.领会领导意图的方法：从把握领导近期工作的重点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图

2.请示的方法：请示的对象要准确；请示的内容要单一；请示时机要恰当；请示的形式要灵活（重大事项，涉及政策方面，需要授权批准，要书面；一般事项，事务性工作，可以口头请示）

3.报告的方法：报告的内容要客观真实；报告的内容要简明扼要；报告要区分对象；报告要选择适宜的时机；报告的方式要灵活

4.挡驾的方法：事务活动挡驾；来访挡驾；电话挡驾

5.协调方法：如出现小矛盾，采取沟通协调方法；因为非原则问题，则各执一词，采取变通协调方法；如果局部存在利益冲突，就要采取融合协调方法；如果矛盾涉及几个部门，就要采取会商协调方法

6.督促检查的方法：督促检查的范围；督促检查的方法：时效性较强的要及时催办、时效性长的要分阶段催办

7.信息沟通的方法：口头沟通（是信息沟通的主要方式）；书面沟通；身势沟通：身势沟通是口头沟通的重要辅助形式，具有明显的暗示性特点，能强化口头表达的作用

8.工作进程调度方法：⑴ABC分类处理的方法：要事、急事列为A类；重要但不急办的事项列为B类；一般性事务和可暂缓办理事项列为C类；⑵集中办理与分阶段进行相结合的方法；⑶统筹计划法：注重任务控制；注重质量控制

9.工作时间管理的方法：指定时间计划；合理使用空余时间 10.特殊情况下变通的方法

第三章 秘书机构

一.秘书机构的含义：秘书机构即秘书部门，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式

二．秘书机构的设置原则：适应性原则；精简原则；高效原则

三．秘书机构的组织形式：分离制；综理制（适用于市县政府和大多数企事业单位）

第二节.秘书机构的具体组织形式 1.行政机关的秘书部门 二．公司企业的秘书工作

1.综合性的秘书部门（国有大中型企业、固有公司）“公司办公室”“集团办公室”

特点：全面掌管单位内部的行政管理事务 2.职能性的秘书部门 “经理办公室”“厂长办公室”“行政办公室” 三．

1.决策层：这一层次，一般不设秘书部门，在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。股份制企业的董事会秘书身份比较特殊 2.管理层：总经理办公室是股份制企业中最高常设秘书部门

3.执行层：部门经理的助理也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。因此，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。

四.临时性机构秘书：指举办大型活动或联合召开大型会议时所设置的非常设性秘书机构

第三节.秘书机构的运行机制

特点：1.内在并行性：对复杂和庞大的组织而言，具核心又必然要分化为“领导”和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、控制功能，以提高领导决策效率和决策水平；2.自我平衡性；3.组织有序性

第三章

秘书的素质 第一节.秘书的职业道德

一．秘书职业道德修养的含义：指秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下通过自我教育、自我修炼、活动形成的职业道德情操和职业道德境界。

二．秘书职业道德修养的内容：1.爱岗敬业，任劳任怨；2.尊重领导，主动服务；3.遵纪守法，严守机密；4.团结合作，廉洁奉公

第二节.秘书的职能结构 第三节.秘书的气质个性 一．秘书的心理素质

1.秘书的性格：要求具有外向型和内向型性格之长而弃其短。坚毅自利、稳健随和、豁达开朗、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作

2.秘书的意志：自觉性；果断性；自制性；顽强性 胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质

对气质具有星对稳定性、可塑性，对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，克己所短。良好情绪，能驾驭和控制自己的情绪，保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观的情绪。

二．秘书的心理健康

1.树立自信；不患得患失；制定新计划

2.树立正确的人生观；确定适度的抱负水准；创造良好的人际关系；及时调整不良心理；参加各种有益活动

第四章

秘书的日常事务工作 第一节.办公环境管理

（一）含义：办公环境即办公室环境，是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众环境，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度一系列因果的综合构成。

（二）制约办公环境的因素：社会大环境；职责和功能 二．办公环境的优化

（一）办公区的选址和设计

1.办公环境的选址：考虑组织的业务性质的需要；考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；周围的绿化水平、空气质量等因素

2.内部分区：秘书部门，因其工作的特殊性设在紧靠服务对象的位置，公共服务部门一般设在办公区的中间位置

3.配套设施

（二）选择合理的办公模式 1.开放式

2.封闭式：或网络式办公室

（三）保持办公环境的整洁有序

1.办公环境的清洁：首先，要保证上司的办公室的清洁；其次，要保持自己办公位置的清洁有序

2.办公设备的合理摆设：办公台要放在光源好的位置；大型书柜、文件柜靠墙摆放；小型办公设备可直接放在办公台面上；存放文件的工具置于随手取到的地方；电话机摆在秘书台的左边；垃圾桶一般摆在秘书台的下方；小的办公用品分门别类摆设；最好不要放私人物品

第二节.办公环境的安全维护 一．维护办公环境安全的重要性 二．办公环境安全的分类

（一）房屋、设备的安全

（二）信息的安全 突发事件重在预防

第三节.电函印信的处理 一.电话接听的程序与方法

（一）接听电话：及时接听；自我介绍 转接和电话记录

（二）接打电话时的礼仪 二.邮件的收发与处理

（一）邮件的收取

1.分拣：按照收件人分拣；按照收件部门分拣；按照收件的重要性分拣 2.拆信：⑴确定信件的种类（标有“机密”“秘密”字样的邮件和写有某某人亲收的私人邮件，秘书不应拆封）⑵邮件拆封的方法：首先，小心拆封邮件；其次，检查和清点邮件

3.阅函 4.登记 5.呈送

（二）邮件的寄发

1.检查邮件；2.核对名证；3.装封登记 三．印章的管理与使用 1.概念

2.作用：标志作用；权威作用；法律作用；凭证作用 3.外观形式

4.印章的制发和启用

（二）印章的保管：如无特殊需要，印章不宜带出办公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申请 2.用印签批 3.用印监督

第四节.办公接待工作 一．接待工作类型

（一）含义：接待工作，是指组织在队内、对外联络交往中所进行的接洽招待工作。

（二）类型

二．招待工作程序

（一）接待计划

1.接待规格：接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇

⑴高规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。目的是表示对对方的重视和礼遇。

⑵对等规格接待：即主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。

⑶低规格接待：即主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，常见于基层 2.接待规格的确定 3.日常安排

4.经费预算：接待经费项目——工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观，游览，娱乐费用，纪念品费，宣传，公关费用等

5.其他事宜 6.工作人员

（二）开展招待工作 1.迎接来宾

2.会见、会谈的接待

⑴会见、会谈的含义：会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见；会谈是指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见

⑵会见和会谈的区别：一是对身份要求不同。会见可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊外，一般要求相当。二是目的不同。会见不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则希望达成协议。三是约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，会谈则具有较强的约束力。

⑶注意事项：一是座位安排，“主左客右”原则。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右侧为上。主客双方按礼宾排序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。

3.宴请接待。⑴宴请时间⑵用餐地点：首先，环境幽雅；其次，卫生条件良好；最后，要考虑来宾的民族禁忌，口味禁忌。

4.参观游览及娱乐活动 5.送别来宾

（三）善后工作 1.总结提高 2.文件归档 三．接待礼仪

（一）亲切迎客

1.握手；2.问候；3.称呼；4.投递名片

（二）热忱待客

1.交谈；2.引见；3.介绍

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的最基本的礼仪 四．接待要求：细致周到；按章办事；保守秘密

第五节.值班工作

一．值班工作的主要任务

1.传递信息；2.公务接待；3.处理紧急电文和突发事件；4.承包领导交办的临时事项（临时性的会议通知；任务调查；向有关单位和部门传达上级领导的指示）；5.协调安全保卫工作

二．值班工作的要求

坚守岗位；处理及时；做好记录（值班电话记录；值班接待记录；值班日志）；了解领导的活动情况

第六节.办公时间效率的管理 一.有效管理自己工作时间的方法

（一）科学

1.培养好习惯：⑴在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事⑵绝对不“煲电话粥”⑶工作中学会说“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.将工作分类

秘书的工作一般可分为事务型工作和思考题工作 3.为工作制定计划

4.学会为自己编制工作日志

（二）合理

（三）专注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.为上司制定周工作计划：⑴要事第一（重要工作安排在最佳时段）⑵预约优先⑶综合考虑⑷分工负责⑸领导确认

2.为上司编制工作日志 3.为上司安排约见（约会）

⑴确认是否有安排接见的必要⑵了解清楚约见的目的，提前做好相关准备（如会谈文件，背景材料）⑶必要得到领导的确认

（二）上帝的调研工作安排

首先需要了解清楚调研的目的；其次是要了解被调研单位的相关背景，住宿、餐饮、时间表的安排

（三）上司的旅行安排 1.国内旅行

⑴了解上司此行的有关情况：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知晓旅行时间；第四，了解随员及事务安排

⑵做好出行准备：旅行计划主要包括以下几个方面。第一，安排出差时间及接、送站（启程时间，返回日期）；第二，确定旅行路线，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、时间地点、活动事项、负责人或有关人员、备注等内容）

⑶选择安排交通工具：第一，预定车票；第二，预定飞机票（认真核对票上的信息，内容是否准确无误）；第三，接送的交通工具

⑷准备资料和其他备用品 ⑸住宿安排

⑹做好领导当天的交通安排 2.国际旅行

⑴出国证件：第一，递交出国申请；第二，申请护照；第三，补办签证；第四，获取《国际预防接种证书》；第五，购买机票；第六，办理保险

⑵出入境手续：第一，接受边防检查；第二，接受海关检查；第三，接受安全检查；第四，接受检疫

⑶其他注意事项：一，事先兑换一些外币或了解相关事宜；二，进行时差换算；三，办理行李托运；四，查阅目的地背景资料；五，准备礼物

3.准备好自带生活用品

第五章

秘书的调研与信息工作 第一节.秘书的调查研究工作 一．秘书调查研究工作的特点 1.一致性；2.经常性；3.广泛性 二．调查研究的方法

1.实地观察法；2.个别访谈法，正式访谈或随机访谈；3.座谈调查法；4.问卷调查法；5.通信调查法；6.网络调查法

第二节.秘书的信息处理工作 一.秘书信息工作的含义和作用

1.秘书信息工作的含义：秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和存储等一系列工作就是秘书信息工作。

2.秘书信息工作的作用：是发挥秘书辅助领导决策功能的保证；是秘书完成日常工作的重要基础

二．秘书收集信息的内容和方法

（一）内容

1.本组织的信息；2.国际市场信息；3.客户信息；4.经济贸易信息；5.国际金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒体渠道；2.网络渠道；3.会议渠道；4.文件渠道；5.业务渠道

（三）收集信息的主要办法

1.观察法；2.听读法；3.调查法；4.索购法；5.交换法

第五篇：秘书学

3.要与领导在工作上配合默契。

领导者的职责是充分发挥组织、指挥、决策和管理的效能，文秘人员的职责是为领导做好各方面的服务，当参谋，做助手，保证领导工作效能的实现。因此，文秘人员必须全面了解领导的工作计划，掌握领导的工作方法。只有如此，才能快速地领会领导意图，达到“心有灵犀一点通”的境地，才能与领导珠联璧合，相映生辉。值得注意的是，与领导配合默契并不是无原则地适应和顺从。在服务之中文秘人员要坚持实事求是的原则，坚持正确的政策方向，当领导做出不妥的决策或工作中有明显失误时，文秘人员应该予以提醒或建议，切不可明哲保身，更不能为博得领导欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。

4．要摆正自己的位置，做到工作到位不越位

当今社会，秘书工作已经成为一种广泛的社会职业，秘书人员队伍迅速壮大，秘书的服务范围不断扩大，服务领域逐渐拓宽。在这种新形势下，一些秘书人员参与意识增强。主动服务的积极性日益高涨，如果秘书工作者个人位置摆放不当。不能很好地把握自己的角色特点，很容易导致擅权越位的现象发生。前边讲了秘书要善于从领导角度思考和处理问题，是以服务领导为前提的，一定要摆正自己的位置，不能以“二首长”自居，不管秘书的意见多么正确，都不能代替领导作决策。在领导决策过程中，秘书可以提供信息，提出建议，而不能做决断。凡涉及重要事项，重大问题，须由领导表态，秘书不能随意表态，秘书只有在领导授权的情况下才可以表态。在传达领导指示时，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意见，一定要与领导的指示区别快来，领导的指示要贯彻落实，秘书的意见只能作参考。要知道，秘书的参谋作用，与咨询机构不同，咨询机构尊重的是客观事实，而不是领导意图，他们的参谋活动比较超脱和自由。而秘书的参谋作用是有一定限度的，他只能在领导决策意图范围内发挥作用。因此，秘书的参谋活动是非独立性的，必须服从领导的决策意图。

5．要与领导在感情上产生共鸣。

人都是有感情的.领导与文秘人员，在职务上虽有高低之分，但在人格和感情上却是完全平等的。人的性格存在很大的差异性，领导也是如此，会议上讲话有的照稿子念，有的则喜欢放开思路谈;时间上有的注意用好八小时，业余时间一般不处理工作，而有的则喜欢晚间工作;爱好上有的喜欢体育运动，有的则喜欢钓鱼、养花，也有的喜欢跳舞、下棋等等。要与领导在感情上产生共鸣，文秘人员必须尽力了解和掌握领导的经历、生活习惯、业余爱好和性格气质，也包括道德准则、思维方式和行为方式，从而适应领导的个性，实现与领导在感情上的沟通。人的性格也具有相聚性，具备某种性格的领导，一般也欣赏同性格的随员或下属。例如，一位心直口快的文秘人员跟一位少言寡语的领导就会被闷得张口结舌;一位拘谨敦厚的文秘人员跟随一位豪放的领导，就会不知所措。置身于这样的环境中会对文秘人员产生心理效应，使文秘人员逐渐向模仿或顺应领导者的性格转化。否则文秘人员就很容易被淘汰。

6．秘书与领导要在工作上保持协调和一致

秘书的主要工作就是要协助领导，所以秘书要在工作上与领导保持高度的一致性。在这里不是说要秘书对领导愚忠，主要就是说为领导的工作铺好道路，能够领会不同领导特别是主要领导的意图,贴紧领导的思路,想领导之所想,谋领导之所需。秘书贴近领导，是领导的助手，在日常的工作中会受到领导的修养、工作作风的影响，会不自觉的模仿。这样当领导从你的言谈举止、处理问题风格中看到自己的影子时，会觉得培养出了中意的下属，对你称。这会使秘书与领导之间的关系更进一步。

总之，秘书要搞好本职工作，首先必须努力处理好和领导的关系，只有这样，我们在自己的工作岗位上得心应手，我们的事业才能更上一层楼。