公文 第四章应用写作的语言和表达方式

第一篇：公文 第四章应用写作的语言和表达方式

第四章 应用写作的语言和表达方式

写作离不开语言，学习应用写作更应该提高语言表达能力，纯熟地运用语言。也唯有如此，我们才能在实际工作中向人们传授有关知识，说明科学道理，向人们宣传正确的观念，反对错误的论调。我们若能落笔成文，出口成章，无疑会提高工作效率和效果。同时，又能对别人的语言具有鉴别、欣赏的能力。所以，提高运用语言的能力无论是为做好工作，还是对个人的成功处世都是大有裨益的。古人说得有理：“工欲善其事，必先利其器。”

表达方式，亦称表达方法，是指作者运用语言文字表现客观事物和主观认识的过程和手段技巧。写文章，仅有主题、材料却不会表达或不善于表达，还是做不成文章的。这就好比一名演员，他有表演的欲念，也有了表演的材料，可缺乏表演技能，那他能是一名成功者吗?作为好演员，要紧的条件之一就是得具备高超的演技。所以，作者当然必须掌握写作基本功———表达方式，学习应用写作当然也不例外。

第一节 应用写作的语言

一、应用写作语言要求

语言在实际写作运用中，大致区分成两种：一种是应用性的，直接处理具体问题；另一种是文艺性的，从思想感情上感染别人，产生某种间接的影响。应用写作运用的是前者。应用文的语言有它自己的特点，虽然具体的应用文种有不同的体式和不同的内容，语言上存在差异，但可以说这种差异只是“大同小异”，应用写作对语言的要求主要有三个方面：

（一）准确恰当

它要求准确地运用语言。准确包含了两个内容： 其一；文面上要准确无误，符合规范。

文面，通常指标点、文字、行款等书面语言的全部形式。应该正确使用标点符号；不写错别字、不漏字、字体清晰；行款要符合约定俗成的惯例；不随意涂改；不生造词语，不用生僻字词。这些都是不能忽视的，因为即使一个标点使用不当也会产生误解。假如我们写作的文面看起来“眉清目秀”，干净整洁，那真是一道赏心悦目的“风景”了。

其二，意思要恰切。

叙述事件要合乎事实，不变形走样；下结论要恰如其分，严密到位。应用文具有很强的实用性，只有准确恰当地表达内容，才能准确无误地应用到实践中去。要做到这一点，我们就应该仔细斟酌掂量，确切地掌握词义，细心辨别词义范围的大小、程度的轻重、感情的褒贬以及专业术语、行业用语、习惯用词，等等。造句时也要注意周密连贯，注意上下一脉相承、前后照应，正 确使用不同的句式，如长短句并用，以陈述句为主，间以问句、感叹句等。我们能够轻松自如地遣词造句，就有把握做到准确恰当地运用语言。

但另一方面，应用写作时常要用到一些模糊词语，这是为了表现客观存在的很多模糊事物，这类事物的界限是模糊的，不易界定。应用写作使用模糊语言是对事物进行概括，正是对客观事物另外一种形式的真实反映，而且使表述有余地，更具灵活性。这和语义含混不清、产生歧义的现象有本质的区别。我们常见的“有关单位”、“某些领导”、“适当的时候”都属于这种情况。这种模糊性，是与准确具体相对而言的。实际上有些不可能说得十分具体，一具体反而不准确了。比如，“我们通过学习，进一步提高了认识。”“进一步”究竟是多大的程度？这是模糊的，然而表达的意思却是清楚明晰的，如果庸俗地理解表达的准确，反而不好表达了，如上面的这句话若写成“我们通过学习，提高了一倍的认识”，这叫人如何理解?可见模糊语言不模糊，模糊之中有准确。

（二）简练明快

这是要求应用写作的语言运用要鲜明，让人一看就明白，一听就领会，不产生疑虑。简练就是力求用最少的话把内容说明白，含“金”量要高，最好是要言不烦，不说废话、空话、套话。正如鲁迅先生所说的那样：“竭力把可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”语言简练，可以使写作者和读者提高办事效率。明快是要明白晓畅、不拐弯抹角，让读者读来一路畅通无阻，迅速领会意思。如“山东省日照市东港区供销系统把改变服务方式，优化经营服务结构，作为打‘翻身仗’的突破口，结合城区、港区、沿海、沿路和山区的不同情况，唱‘地方戏’，打‘优势仗’。1994年全系统完成营业总收入3.5亿元，实现综合经济效益787万元，同1992、1993年比分别增长43.9％和68.1％。”这段话是一则调查报告的开头，以不多的文字概括了当地发展经济的办法和成效，干脆利落，自然本色，确实起到了提纲挈领的作用。

（三）通俗平实

应用写作有别于文学创作，在语言运用上也有所反映。应用写作不能象文学作品那样运用大量描绘性和抒情性的生动语言来为塑造形象、抒发感情服务，它所要求的是通俗、平实。通俗，实际是为了易懂。应用文是人们实用的，它宣传政策是为了让人们去实践；它负载信息，是为了让人们有所行动；它传播知识，是为了让人们对事物有所了解。要是应用文的语言诘屈聱牙、艰涩难懂，或者文不从字不顺的，那么如何引导人们去了解、去实践、去行动?如今大量的家用电器走入寻常百姓家，这彩电、冰箱、洗衣机、微波炉的说明书也就随之而来，倘这份说明书艰深莫测，玄而又玄，岂不让普通消费者望而却步?通俗易懂的应用文章才会发挥它应用的作用。平实，无非就是要求应用文的语言朴素一些，实在一些。不能为了某种“效果”而刻意追求华丽的词藻，复杂多变的句式，滥用修辞方法。记事，在文学创作上追求曲折起伏、跌宕有致，以期有“山重水复疑无路，柳暗花明又一村”的惊喜。写人，则层层铺垫、烘托渲染，让人产生“千呼万唤始出来，犹抱琵琶半遮面”的感叹。这在应用写作中显然是不适宜的。我们讲的通俗、平实就是要用平易、自然、大众化的语言如实地表现事物的本来面目。但这并不是说我们排斥应用写作语言的生动、活泼。一味地要求通俗平实走向极端，那也会使应用文干瘪、枯燥，没有生气、活力。因而，在应用写作中正确恰当地使用比喻、拟人等修辞手法，运用俗语、格言等既能使文章增添文采，同时也能使应用文的语言表达更加丰润，更好地为表现主旨服务。我们反对的是哗众取宠、辞不达意。一般说来，优秀的应用文在语言表达上都能把这两者统一起来。从以上部分可以看出，语言表达对应用写作是十分重要的，而提高语言表达能力确非一日之功。我们在生活、工作、学习中要做个有心人，时时注意吸收词语，极大地丰富自己的“词语库”。词语丰富了，我们才能从容不迫以意遣词，才能文从字顺。我们还应注意语法、修辞、标点的学习、使用，更重要的是我们要多练写作，在实践中提高自己运用语言的能力。如果一个人将写作看成“灾难”或当作“任务”，那么他是无法写出好文章的。

二、应用写作的惯用词语

应用写作的特点之一就是有比较明显的外部特征，即相对固定的格式。这在语言表达上表现为惯用词语的运用。我们已在前文提到，不少应用文体式，特别是公文在结尾时多用结语，象“当否，请批示”之类。这类语言在长期使用中具有稳定性。应用写作中的惯用词语归纳起来大致有以下几类：

（一）规范性词语 1．称谓词语

我(局)、本(厂)、你(校)、贵(公司)、该(协会)等。 2．开端词语

为了、根据、由于、按照(遵照、依照)、据了解、据查、经查实、兹、现、关于、业经、兹经、经等。

3．承接词语

总之、综上所述、鉴于此种情况、据此(为此)等。 4．征询词语

当妥、妥否、请核示、请指示(批示)、请回复、是否可以等。 5．答复词语

同意、不同意、可行、不可行、照办等。 6．结尾词语

此函达(函商)、特此通知(特此通告、特此布告、特此报告、特此通报)、为荷、为盼、为要等。

7．祈请词语

希望、请、务请、希予、即请、希即遵办等。 8．文言词语 

鉴(鉴于、鉴别)、悉(据悉、收悉、已悉、阅悉、电悉、谨悉、惊悉)、兹(兹有、兹派、兹介绍、兹将、兹就、兹因)、以(以资、以此、以利)、即(即日、即席、即可、当即、希即、须即)、就(就近、就地、就绪、就业、就学)，等等。

以上这些规范性的词语，不允许人们随意用同义的词语来代替。它已在长期的使用过程中相对固定下来了，人们写着顺手，听着顺耳，是很有使用价值的。

（二）介宾短语

在应用写作中，往往要把有关原因、根据、目的、对象等交代清楚，常用介词和名词或名词性词组构成介词短语，在句子中用作状语、定语，起限制、修饰作用，根据具体需要从不同方面对被表述对象和内容进行限定，从而使其明确和严密，又使得文字精练，句子精悍。

（三）简缩词语 使用简缩词语也是应用写作习惯用语的一个特点，尤以公文写作最为频繁。汉语中有多音节词，如总工程师、产品合格率、供销合作社、农业生产资料公司、粮食学校、文化教育、基本建设、中国共产党中央纪律检查委员会，等等。为了方便使用，往往将这些多音节词简缩而成为：总工、合格率、供销社、农资公司、粮校、文教、基建、中纪委。这样一来，写、说、听、记都比较快捷方便了。但也不能随心所欲地简缩词语，如“开发智力”并不能简缩为“开智”。

（四）模糊词语

模糊词语在应用写作中有十分积极的作用，这在前文已讲过。在应用写作中经常运用的模糊词语大致有以下几种：

1．表时间：现在、曾经、过去、将来、同时、有时、适时、今冬明春、年年、每时每刻、一度、再度等。

2．表范围：有关、各、左右、上下、普遍等。

3．表程度：很、非常、一般、更加、显著、明显、极其、特别、进一步、逐步、基本上、总体上、大体上、何等、略微、总的来说、尽快、尽早、尽最大的力量等。

4．表数量：许多、广大、几乎所有、多些、一些、某些、半数、接近半数、少数、个别等。5．表频率：多次、屡次、经常、连续、不断、反复、再三、三番五次等。 6．表条件：按有关规定、符合一定条件者、在可能的情况下等。

（五）否定词语

否定词语表示对人对事物作出否定的判断，和肯定正好相对。常用的否定词有“不是”、“没”、“没有”，有时也用“非”、“无”、“未”等。就表达效果来说，在句子中用单个否定词，表示否定，但有时也表示肯定，如“今年产量提高不少”，语气较肯定句委婉些。句子中出现两个否定词组成双重否定句，语气反击更强烈，如“这样做没什么不好”。

三、应用写作中数词的运用

在现实中，各行业、各部门都离不开数量的观念，如人口数量、工农业产品数量、基本建设投资量、客运量、学生人数等，这些数量都对国计民生、大小单位的工作安排产生极大影响。在经济领域，更是时刻离不了数量。应用写作恰好对数量十分敏感，因为数量的运用往往可以简洁、准确、直接地揭示事物的本质、事物发展变化的过程，从中了解事物规律。在运用数量词时，我们要注意数词和量词的搭配。比如，人们常说一头牛、一匹马、一只鸭，而不说一只牛、一头马、一匹鸭。而且，我们还应注意区分表示事物的量“只”、“个”、“匹”、“头”、“枚”等同表示动作的量的“次”“回”、“趟”、“遍”、“下”，不能混用。数字有基数、序数、分数、倍数、确数、概数等区别，不能混用。如“二”字和“两”字。这两个数字，意义上几乎没有什么差别，但在具体用法上有所不同。它们的相同处是度量衡单位称数时一般可以通用，不同处是序数、小数、分数只能用“二”字，不能用“两”字，如“第二”(序数)、“零点二”(小数)、“二分之一”(分数)，不能写成“第两”、“零点两”、“两分之一”。概数和一位数的基数又只能用“两”，不能用“二”，如“过两天”(概数)，意思是“过几天”，不能写作“过二天”。“两种思潮”、“两个地区”、“两条道路”(一位数的基数)，不能写作“二种思潮”、“二个地区”、“二条道路”。

数字的增减要注意用词的准确，就是要正确地使用倍数、分数。增加数字时，要把除原数外的增加数和增加后的和数表达准确。如“增加、提高、上升、增大、扩大”等词后面带“到”、“至”、“为”字的，是用来说明加上增加数的和数；带“了”或不带“了”字，是用来说明除原数外的增加数。例如：“增加为(增加到)过去的二倍”。意思是过去为一，现在为二。“增加两倍(增加了两倍)”。意思是过去为一，现在为三。“超额百分之八十”，意思是定额为一百，实际为一百八十。数字的减少，如“减少”、“降低”、“缩小”等词后面带“到”、“至”、“为”字，是用来说明原数减少后的差数；带“了”字或不带“了”字，是用来说明后面数字是减少数。例如：“降低到百分之八十”，意思是原来是一百，现在是八十。“降低(降低了)百分之八十”，意思是原来是一百，现在是二十。特别要注意的是，不能用“降低×倍”或“减少×倍”的说法，为减少一倍就意味着一减一等于零，如果减少或降低几倍就不可理解了。应改用“降低或减少百分之几”来表示。

为了使数量的表达更为准确，国家有关单位对数字的使用有严格的规定，我们在使用时一定要加以注意。有些情况下应使用阿拉伯数字，如表示年代、时间，如公元前8世纪，公元1995年，1997年7月1日，下午3点50分，鲁迅(1881.9.25——1936.10.19)等；表示计数和计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)，如：3／4，2.5倍，37.5％，1﹐936万平方公里，45.5万人民币，270美元，13／14次特别快车，12个月等，还规定年份不能用简写，如1995年不能写作95年。星期几一律用汉字，如星期六。农历和中国清代以前的历史年用汉字，如正月十五，清咸丰十年九月二十日。但中国纪年和日本年号用阿拉伯数字，如民国38年(1949年)，昭和16年(1941年)。5位以上的数字要用万、亿单位来表示，如345000000公里应写为3.45亿公里。应当使用汉字的情况是：数字作为词素构成定型词、词组、惯用词、简缩语或具有修辞色彩的语句，如四绝句、十滴水、八国联军、“一二·九”运动、第一书记、差十万八千里、七上八下，等等。表示概数，如三五天、八岁、十之八九等，不要用顿号隔开。不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数，也可以用汉字，如二本书、去过一趟、三条意见等。

第二节 应用写作的表达方式

一、应用写作中的叙述

叙述，就是把人物经历、事物发展变化过程的情况表述出来。它的思考方式是“怎么样”。叙述有六要素：时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果。

叙述的方式有多种，从记叙的顺序安排上看，有顺序、倒叙、插叙；从记叙的详略程度看，有详叙和略叙；从记叙的线索关系上看，有合叙、分叙；从记叙的不同角度上看，有直叙、婉叙；从记叙的结构形式看，有纵叙、横叙。这里对顺序、倒叙、插叙、详叙、略叙作简要地介绍。

（一）顺叙

顺叙是按人物的经历或事件的发生、发展、变化等过程的先后顺序来记叙。这种表达，有头有尾有过程，层次清楚，顺序井然。

（二）倒叙

倒叙是把事情的结局、高潮或后发生的事情提到前边叙述，然后再依事情的原本顺序进行叙述。这种方法一般用于比较曲折重大的事情的叙述中，具有“悬念”的效果，诱发读者追踪寻源的兴趣。这种写法要注意倒叙部分、顺叙部分的过渡衔接，以免内容紊乱。(三)插叙

插叙是把其他事情插入正在叙述的事件之中的叙述。插入的事情一般与正在叙述的事情相关联。使用插叙，能使事情的来龙去脉更清楚完整，内容更丰富饱满。但插叙不宜长，否则就会旁枝溢出，喧宾夺主了。

（四）详叙

详叙是对人物或事件发展的详细的叙述。它是根据文章主旨的需要，把有关材料写得具体些、详尽些，以突出中心，增强表现力。

（五）略叙

略叙，是把非本质的、琐细的现象与过程排除在外，只保留本质的重大的现象与过程，其内容比较抽象，简明扼要，文字也比较精炼、简洁。这样写可以突出、鲜明地交代事物和现象的发展、变化过程中最为实质性的内容，同时也可使有关方面都有所交代，使内容更为完整。

详叙和略叙应完美地统一于篇章之中，使文章疏密有致，详略得当，效果增强。

叙述的方式还有多种，其实都是叙述的具体变化，不再多述。在写作时，这些叙述方式经常是几种互相交错使用，我们要根据实际情况来选定。

叙述人的经历和事件的发展，还有一个由谁来叙述的问题，需要确定人称。叙述的人称有三种。第一人称的叙述，作者以当事人的身份出现，叙述的是“我”的所见所闻所感，给人以亲切、真实之感。其称谓一般是“我”、“我们”，也有将人称代词和名词合用，构成复指，加强语气，如“我英勇的人民解放军”、“我们全体医护人员”等。第一人称在新闻报道、书信、法律文书等应用写作中较多运用。第二人称，其称谓是“你”、“你们”，一般用于自己较熟悉的对象或特指对象，有比较强烈的亲切感。在应用写作中，一般用于书信、电报等，如慰问信、贺电等。相对而言，第二人称在应用写作中使用范围较窄。第三人称的叙述，其称谓是“他”、“她”、“他们”’一般用于反映事物的全貌，作者站在“第三者”的角度，用叙述他人的口吻，把人物的经历或事件的发展反映出来。第三人称的叙述不受时间、空间的限制，具有极大的客观性和灵活性。

三种人称，有时单一使用，有时配合使用，只要从实际出发，灵活运用，就能收到较好的叙述效果。

叙述可说是应用写作中常用的表达方式之一，其主要作用是： 第一，介绍人物的经历、事迹以及人与人之间的各种关系，如公务文体、事务文体的“报告”、“简报”、“总结”，新闻文体的“通讯”、“特写”中的先进人物、先进集体的典型事迹，“通报”中受批评处分者所犯的错误，“表扬信”中的好人好事等，都要运用叙述这一表达方式。

第二，交代事件发生的时间、地点、发展过程、因果关系等，总之可以让读者了解事态全貌，从而显示其本质。

第三，陈述事实，为议论作基础，为主旨提供依据。这主要体现在以议论为主的文章中，如新闻文体的“评论”就是陈述事实的同时进行分析、提出观点的。“通报”的决定也是根据情节的轻重对有关人员作出处理的。

正因如此，我们在使用叙述这一方式时应注意以下几点：

（一）真实可靠

应用写作的叙述都将成为观点成立的依据。因此，真实可靠是叙述的关键，缺乏真实的叙述不但没有价值，还会带来危害。要做到真实，就必须实事求是，如实叙述事情的本来面目。要真实地叙述，就应有真实的材料，材料的真实决定了叙述的真实。正如毛泽东同志在《改造我们的 学习》中所说的那样：“„„就需不凭主观想象、不凭一时的热情，不凭死的书本，而凭客观存在的事实，详细地占有材料，在马克思列宁主义一般原理的指导下，从这些材料中引出正确的结论。这种结论，不是甲乙丙丁的现象罗列，也不是夸夸其谈的滥调文章，而是科学的结论。这种态度，有实事求是之意，无哗众取宠之心。”我们就是要以这种态度来叙述事实。这样才能让叙述为表达正确的主旨服务。

（二）清楚完整

我们面对的生活复杂多样，要求我们叙述的人物和事件纷繁复杂，因而我们要善于辨别主次，在众多的头绪中理出一条主线，并让这条主线贯穿全文。所叙事情，不管是全面的，还是局部的，甚至是片断，都应相对完整，几个要素交代明白。要省略其中一些要素的话，也应充分考虑到是否会影响读者的理解。如此，我们才能将所述事实完整而清晰地告诉读者。

（三）详略得当

应用写作中所涉及事物发展的各个阶段不同，人物所发挥的作用各异。我们叙述时就要把这些反映体现出来，从具体需要出发，有所侧重，当详细处不可轻描淡写，当简略处不能冗长累赘。总之要有详有略，适宜得体。

（四）起伏生动

应用写作的叙述当然不同于文学创作中的叙述，但也不是一味地平铺直叙，以至人物全无生气，事物没有情趣。其实每个人都有血肉、有思想，每件事都起伏、变化着发展。因此，我们在叙述时要努力运用不同的叙述方法，表现出人物事件的立体效应，叙述过程有快慢、有抑扬、有张弛，尽可能使文章有声有色、多彩多姿。

二、应用写作中的说明

说明是一种对客观事物进行介绍或解说的表达方式，通过简明的文字，让读者认识事物的形状、性质、特点、状态、成因、功能，以及同一事物中此部分和他部分，不同事物之间的关系等。被说明的对象既可以是具体的实物，如山水风光、器械物品、飞禽走兽等；也可以是抽象的事理，如立场、观点、科学知识、生活百科等。说明不同于记叙、描写。记叙侧重具体反映事物的发展过程。描写着力于对人物、事物、环境的刻画与描摹，并显现某种情态。而说明却只是对事物或现象作直接而理性的解说。

说明的特性决定了它的广泛存在。说明在应用写作中也是常用的表达方式之一。大到对党和国家政策法规的宣传阐释，小到对日用消费品功能、使用的说明介绍，大大小小简短复杂的应用文都可能运用这一方式。说明何以在应用写作中有较高的使用频率呢?这是因为它可以从多方面展开内容，充分显示事物的客观性，把意义点明，使主旨更加透彻明白，增强可信性和说服力。具体说来，有以下几个作用：

第一，作为一种构成文章的主要表达方式。在应用文中不少体式是以说明为主的，如通知、批示、解说词、商品说明书、广告中的一部分等。通常称为说明文的这类文章也是以说明为主的，如张衡的《地动仪》、茅以升的《中国石桥》等；还有一些著名的论著，如沈括的《梦溪笔谈》、李时珍的《本草纲目》等，通篇以说明为主要表达方式。至于当今科学工作者的论著以及科普读物更是不胜枚举了。

第二，为叙述和描写介绍背景材料、人物经历、环境方位、物体功用等，能使读者加深对文 章叙述、描写的理解，从而便于读者把握主旨。比如事故调查分析报告的写作，通常要把事故发生的时间、地点、后果、现场勘查的具体情况作出介绍说明，为分析事故的原因、定性及今后防范措施提供可靠的依据。

第三，为议论作必要的准备。介绍事件或背景、援引论据或作诠释性的注释，在公务文体、事务文体中使用较多，如“通报”、“会议纪要”、“简报”、“总结”、“调查报告”等。实际写作时，说明往往和叙述、描写、议论等表达方式结合使用。

说明的种类很多。从方法上看，有定义说明、比较说明、比喻说明、举例说明、诠释说明、引用说明、数据说明等；从形式上看，有图表说明、实物说明；从用途上看，有实验说明、文艺说明、游览说明等；从角度来看，有概貌说明、程序说明、分解说明、综合说明等。现重点介绍几种说明方法：

（一）概貌说明

这种方法是将所说明的对象从外观上概括地介绍给读者，给人以总体印象，它注重事物的整体性。如《中国石拱桥》的开头部分是这样写的：

石拱桥的桥洞成弧形，就象虹。古代神话里说，雨后彩虹是“人间天上的桥”，通过彩虹就能上天。我国诗人爱把拱、桥比作虹，说拱桥是“卧虹”、“飞虹”，把水上拱桥形容为“长虹卧波”。

石拱桥在世界桥梁史上出现得比较早。这种桥不但形式优美，而且结构坚固，能几十年、几百年甚至上千年雄跨在江河之上，在交通方面发挥作用。

这样写先声夺人，立刻给读者留下了石拱桥“形式优美”、“结构坚固”的深刻印象，而这正是作者的说明目的。

（二）程序说明

这是对所说明的对象从制作过程或工艺流程乃至施工进程的解说。这种说明十分注意程序之间的连接，同时也要常常运用相应的术语。实验报告的写法，主要是以程序步骤说明为主。大家比较熟悉的叶圣陶先生的《景泰蓝的制作》就是按照景泰蓝的制作工序进行介绍的。

（三）分解说明

这是对完整的事物进行划段解说。这种说明往往需要阶段分解准确，或以时间为序，或以空间为序、或以事物内部逻辑关系为序来划段。各个阶段解说的事理要有一致性，解说的语言也要有一致性，要考虑前后的顺序是否合理，更需要注意突出每个阶段或每个部分的本质特点。我们在日常生活中接触的各类说明书大都是以这种方式介绍商品的名称、构造、各部分功能、使用和保养(或贮藏)方法等。

（四）举例说明

这是一种通过举例的方法来解说事物的写法。采用这种方法应注意抓住所举实例与说明对象的相似点，如有些例行公文要求填报多种统计报表，为使报表填写准确、生动，常在填表说明中举例说明。

（五）比较说明

这是把两种或多种事物进行比较以显示说明对象本质特征的写法。进行比较时应兼顾事物之间相同点和相异点，以使读者达到在比较中更鲜明、更清晰地认识事物的目的。比较说明又有横比、纵比之分。横比说明是将两种可以作比的事物拿来进行比较，以说明事物的性质、特点。纵比说明是将一事物的不同时期的情况拿来进行比较，以说明某种问题变化状况。简报、总结、经 济活动分析报告等经常利用多种数据进行纵横比较，说明本期工作的本质特征。

（六）图表说明

这是用图表来说明事物特征、本质意义的方法。它具直观性和生动性，易于把复杂的事物或事理说清楚，便于读者明了和接受。图表分为图和表两种。图，即图片、照片；表，即表格，如统计表、历史年表等。图片常配有简短扼要的文字说明；表格常和精确的数据结合使用。图表说明在应用文体中是很普遍的说明方法。

以上这些说明方式经常配合使用，如前文所引的《中国石拱桥》的开头部分，既有概貌说明，也有比喻说明。

因为说明在应用写作中使用广泛，我们就更应该正确有效地使用它，为此，我们应注意以下几个方面：

第一，知识要有科学性。说明是在向读者介绍事物、阐释事理，实际是在向人们传播知识，即教人以知。那么，说明的内容就应该揭示事物或事理的本质特征，必须符合事物的客观实际，做到概念准确，判断合理，分类明晰，等等。而且，这些知识都应是经过人们的科学实验或社会实践已证明了的事物的基本属性和基本规律。

第二，内容要有实用性。因为应用文体大多直接用于工作、生产、学习、生活的每个环节，而说明又是介绍有关知识和情况的，它比其他几种表达方式具有更直接的实用效能。这表现在它介绍的有关情况同人们的实践活动有直接密切的关系。以事故调查报告为例，事故勘查说明必须成为查明事故发生的原因、性质的直接有力的证据。再者，说明的实用性还表现为对人物实践活动的直接指导上。例如，人们总是按照说明书上的要求操作某种机器，否则，不是使用不灵就是机器报废，甚至会出现事故。

第三，语言要有通俗性。这是由说明的科学性、实用性决定的。因为就一般情况而言，它所介绍传播的科学知识是面向读者的，要能使广大群众所接受并发挥实际作用，就必须把话说得明白易懂，能为各个文化层次的读者理解。

第四，解说要有条理性。说明即客观冷静地对事物的特征、性质、原因、结果、功用、过程、规则等进行解释、介绍，让人们用最少的时间更便捷的方法获得正确可靠的知识。我们解说的过程本身就要符合所介绍事物的客观规律同时也要适应人们的接受能力和欣赏习惯，符合人们认知事物的普遍规律，这就是说明的条理。但讲究条理并非固定不变，大千世界万物各有特色，说明的条理也该因物施“说”了，可以空间为序，可以时间为序，可以逻辑关系为序，还可综合多种顺序为一体，不一而足。

三、应用写作中的议论

议论，就是作者通过事实材料及逻辑推理阐明道理，表明自己见解主张，以及驳斥别人观点的一种表达方式。在议论中主要用议论来完成说理。在应用写作中，议论作为一种常用的表达方式，在分析情况、讲明道理、阐明观点、得出结论时往往都要用到它。议论常常和叙述、描写等其他方式综合运用，象调查报告、总结、新闻评论、市场调查报告、可行性分析报告等文体都这样。在叙述或描写的时候，议论往往表示一个判断，作者用它来表明对人物、事情的认识或评价，可以起到揭示文章层次意义和主旨的作用。而在说明的时候，议论则往往被用来阐述要说明的中心意义，或者用来对被说明的事物或事理作简要的评说。例如在一则医疗事故的通报中就体现了 这一点：

［说明］急性阑尾炎是一种常见的外科急腹症，［议论，简要评说］诊断并不困难。［叙述］××地区卫生院胡××工作马虎，处理草率，在没有明确诊断以前，滥用麻醉剂杜冷丁，掩盖了临床症状，延误了病人的治疗时间，造成较为严重的医疗事故。［议论］这种对人民生命财产极不负责的做法是十分错误的。„„

议论有三个要素：论点、论据、论证。

一是论点。它是作者对所论问题提出的看法，是提出来准备让读者接受的道理。论点又可以分为中心论点和分论点。中心论点可以在一篇文章的开头提出，也可以在末尾以结论的形式提出，可以在文章论说过程中出现，多以一个判断性的语句出现在文章明显的位置上。但也有这样的情况，中心论点并不用语句明显地概括出来，而是蕴含在全篇文章之中，经读者归纳才能得到。分论点是中心论点分化出来的，常常是文章每一部分开始提出的小论点。这些分论点实则是为中心论点服务的，分论点集合、概括、归纳起来就是中心论点。中心论点和分论点之间是主从关系。几个分论点之间或呈并列关系，从不同角度来证明中心论点；或呈递进关系，层层深入地证明中心论点。

二是论据。它是作者用来证明论点的理由和事实。它是论点的基础，没有它，论点无法成立。只有论据有力、令人信服，才是成功的议论，才会达到预期的目的。论据一般包括理论材料(即道理、观念等)和事实材料。

三是论证。它是以论据证明论点的过程和方法，反映了论点和论据之间的逻辑关系。一般包括论点提出的原因，对论点的基本解说，证明论点的正确，归纳论证的结果等几部分。论证分为两种形式：立论和驳论。立论就是正面证明白己的观点。因为它主要致力于“立”，故称立论。驳论是通过反驳对立的、错误的观点，从而证明自己见解、主张的正确性。驳论有三种反驳方式：反驳论点、反驳论据、反驳论证。这三种既可单用，也可兼用。立论和驳论是对立的，但又是统一的，它们相辅相成。在以立论为主的文章里，有时也要批驳错误观点；在以驳论为主的文章里，驳斥对方的论点就必然要阐述、确立与之对立的观点，破中有立。

无论是立论还是驳论，都要运用一定的论证方法，才能做到论证周到严密，令人信服。常用的论证方法有以下几种：

1．例证法。也叫举例法，是以事实为论据，用典型的事例证明论点正确的方法。

2．归纳法。它是以事实为论据，从许多“个别”事例中“归纳”出“一般”性的结论的论证方法，即先分析后综合。

3．演绎法。它是以推理的方式，从“一般”性结论“演绎”出“个别”的论断，即先综合后分析。

4．引证法。它是以引用经典、名人著作中的言论，科学的定义、公理、格言、谚语来证明论点的方法。由于这些引文经过实践检验，已为世人所共认，所以它本身已无须再进行论证了。这种方法在推理时常用。

5．对比法。它是把不同情况或事物摆出来加以比较，在比较中明辨是非、阐明事理的论证方法，这种方法常在证明事物的相同点或不同点时应用。对比法给人的印象比较深刻，说服力比较强，但在选择事物时，一定是可以比较的，千万不可把原本无关系、无法比较的事物拿来比较，那就弄巧成拙、事与愿违了。

6．类比法。这是一种用打比方来证明论点的方法。它往往通过形象性的寓言、故事、浅显 易懂的事理来比喻较为抽象的道理，从而使读者能悟出其中的道理，认识论点的正确性，引起共鸣。这种方法生动活泼，发人深省。

在使用时，要选择恰当贴切的典故、寓言、故事、事例，叙述适度，以免离题太远。 7．反证法。用对反面论点的否定来证明论点，也就是用事实和道理证明与所立论点相反的论点(反面论点)是错误的，从而证明白己的论点是正确的。

8．因果法。用揭示事物的因果关系来证明论点。论据是原因——直接决定结果的实际情况或者是对这些情况的分析，论点是结果——以原因证明结果的成立。因果法富有逻辑力量。是由说原因和说结果的几个部分构成的格局。可以先说原因，后说结果，也可以先说结果，后说原因。使用这种方法要注意选择因果关系比较明显的事物，不要牵强附会。

以上介绍的论证方法，虽然各有特点，但都以事实为基础，以对事物客观规律的认识为依据。而且在论证中，各种论证方法并非孤立，常常配合使用的。

在应用写作中运用议论这一表达方式，需做到以下两点：

一是要抓住关键，针对具体问题有的放矢地进行说理，从实践中来又回到实践中去，避免泛泛而谈，隔靴搔痒。

二是要以理服人。这就要求论点正确鲜明；论据确凿典型；论证合乎逻辑。对所要议论的问题有深入的调查研究，有正确透彻的理解，并运用巧妙得当的方法，把道理讲清楚。切忌强词夺理，用大棒子、大帽子吓唬人。

还有两种表达方式是抒情和描写。抒情是凭借客观事物而抒发作者主观上某种感情的表达手法。抒情的方法有两种：直接抒情和间接抒情。直接抒情是指基本上不借助于外物，不用结合叙述、描写等表达方法而直截了当地抒发作者的内心情感。这种抒情方式也叫“直抒胸臆”。间接抒情往往因人、因事、因物、因景而发生，常常和叙述、描写、议论、说明结合使用，如在叙述中抒情等。抒情的表达方式在应用写作中也有使用，在新闻、礼仪等文体中出现较多。在应用写作中运用抒情一定要自然真切，最忌装腔作势，无病呻吟，如果是间接抒情，必须和有关人、物、事、景紧密结合，意象合一。

描写，就是用生动形象的语言，把人物或事物的状态、特征具体地描摹出来。描写和叙述的区别在于：叙述着重在对事情的交代，使之清楚明白；描写着重对人物、事件、环境的描绘、刻划，使之生动传神，是使写作对象形象化的一种手段。比如：“她向我们走来。”这是叙述；“她蹦蹦跳跳地向我们走来，裙摆随风飘动。”这就是描写。描写是文学作品中最为常用的表达方式，应用文体也时有所用。如通报、调查报告、会议纪要、市场调查、消息、通讯、简报、总结、起诉状、上诉状等等。但切忌滥用，即便使用也要注意做到简朴平实，力戒浮华，绝不可影响文章的准确性和严肃性。

综上所述，任何一种表达方式，都是为表现思想内容服务的。这些表现方式常常不是单独运用，更多的时候是互相配合的，只是有主有次而已。我们要尽力娴熟地掌握这些方式，让它们为我们写好应用文服务。

第二篇：应用文书写作表达方式

应用文书的表达方式

应用文书，又称文书。是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、学习和生活中，为办理公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。无论是国家行政机关，还是社会团体、企事业单位都离不开应用文书的写作，而应用文书写作又离不开表达方式的选用，并且，由于应用文书反映的内容，表现的对象和写作目的的不同而在适用的表达方式上也各有不同。

表达方式是指撰写文章采用的具体表述方法和形式，是文章中反映客观事物的方式和手段。具体地说，它是文章中那些表情达意的基本的方式方法，主要有叙述、描写、议论、抒情和说明这五种，它们也经常用于应用文书的写作之中。那么，它们在应用文书写作中是如何运用的呢？就一般而言，若要反映事物的发生、发展或一般性地介绍人物，就选用叙述的方式；如要刻划人物，描绘环境，就选用描写的方式；若要对事物进行分析、评论，表明自己的看法，就适宜选用议论方式；如要表达爱憎感情，则选用抒情方式；如要对某种事物、道理进行解说，那就选用说明方式。

第三篇：公文的语言和格式——提炼稿

公文的语言和格式

一、公文的语言

（一）公文的用语

1、公文常用一些文言词。

业经、兹、兹有、悉、特、拟、为、于、以、其、亦、尚、之、者、鉴于、予等等

2.公文中多用一些单音节词。

例如：‚人民解放军所到之处，深望各界人民予以协助。兹特宣布约法八章，愿与我全体人民共同遵守之。‛

3.公文中大量使用介词短语。

例如：‚根据国家人事部、国家经贸委和全国博士后管委会《关于扩大企业博士后工作试点的通知》（人发﹝1997）86号）的要求和国家有关博士后工作的政策、规定，为使企业博士后工作顺利开展并逐步规范化、制度化，我们结合这项工作的特点，制定了《企业博士后工作管理暂行规定》。现将此《暂行规定》印发给你们，请遵照执行。‛

公文中常用的介词大致有以下几类：

（1）表关联、范围、或起提示作用的，如 ‚关于‛等。（2）表对象的，如‚对、对于‛等。

（3）表根据的，如‚根据、依照、据、遵照‛等。（4）表状态、方式的，如‚按照、以、通过、照、参 照、按‛等。

（5）表目的的，如‚为、为了、为着‛等。（6）表时间、处所的，如‚自、自从、从、到、在、当、于‛等。

（7）表原因的，如‚由、由于‛等。（8）表比较的，如‚比、同、跟‛等。（9）表排除的，如‚除、除了‛等。

4.公文比较广泛地使用简称。如‚市委‛、‚市政协‛、‚工农业‛等等。

5.公文较多地使用数词。

（二）常用公文术语 2.结尾用语

（1）公告：现予公告；特此公告。（2）通告：现予通告；特此通告。

（3）通知：特此通知；谨此通知；请××为盼(为荷)。（以上三种公文，结尾用语后可以不加句号，其他文种的结尾用语后必须加句号。）

（4）报告：特此报告；专此报告；特此报告，请指示（审阅）。

（5）请示：特此请示，请批准（批复、批示、指示）；以上请示妥否（当否、可否、是否可行），请批示（批复、指示）；以上请示如此无不妥，请批准。（6）批复：此复；特此批复；专此批复。（7）函：

①说明函：特此函达（告）。

②商洽、询问函：请函复；请研究函复；请函复为盼（为感、为荷）。

③请批函：特此函达，请批准；请审核批准；请审查批准。④复函：此复；特此函复；专此函复。3.称谓用语

（1）第一人称：本、我、我们。如：‚本校‛、‚我市‛。（2）第二人称：贵、你、你们。如：‚贵单位‛、‚你局‛。（3）第三人称：该、他、他们。如：‚该公司‛、‚该研究所‛。

4.经办用语

常用的经办用语有‚经、业经、兹经‛等，如：‚我局拟制的《处级干部竞争上岗方案》业经批准，现予公布。‛

5.收文用语

常用的收文用语有‚前接、近接、悉、收悉‛等，如：‚贵局《关于××××的函》收悉。‛

6.承上启下用语

常用承上启下用语有‚为此、对此、据此、有鉴于此、综上所述、现就（将）有关事宜（事项）通知如下、现报告如下、现批复如下、特函告如下‛等。7.期望、请求用语

常用的期望、请求用语有‚请、拟请、务请、恳请、望、切望、盼、切盼‛等，如：‚请遵照执行‛、‚恳请拨冗出席‛。

8.强调用语

常用的强调用语有‚务必、务期、务求、切切、切实、切勿‛等，如：‚务必认真贯彻执行‛、‚务求圆满完成任务‛。

9.习惯用语

（1）呈：送上的意思，含敬意。如‚呈上、呈报、呈请‛等。

（2）兹：现在的意思。

（3）拟：设计、起草、打算的意思。

（4）酌：考虑的意思。如‚斟酌、酌情、酌量‛等。（5）承：得到、承担的意思。如‚承蒙、承办‛等。（6）奉：接受、按照的意思，敬辞。如‚奉命、奉告‛等。

（7）径：直接的意思。

二、公文的格式

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。

1．公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸A4印刷纸或复印纸。2．公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。

（2）公文页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

3．公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4．排版规格与印制装订要求

（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。公文标题用二号小标宋体字，正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各70mm，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

5.页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如‚－1－‛、‚－2－‛，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

6.公文的特定格式

信函式格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中 排28个字。（首页不显示页码）。发文机关名称及双线均印红色。（发文字号臵于武文线一行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可臵于武文线下一行版心左边缘顶格标识）。

三、公文的体式

1、语言特点

开端：为、为了、关于、遵照、依据、根据、兹有、兹因、兹定于、兹將、兹介绍

引叙：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解

经办：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过

称谓：我局（公司、厂、），你局（公司、厂、），本局（公司、厂、），贵局（公司、厂、）

期请：拟请、函请、务请、恳请、希、希望、希即 表态：同意、照办、可行、拟同意、不同意、不可、不妥、请核查，综合：如上所述、综上所述、上述、总之

过渡：为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下 谦敬：恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、恵示、承蒙、承蒙协助、不胜、不胜感激

结尾：此令、此告、为要、为盼、请批示、特此函告、特此通知、请遵照办理

2、构成要素

（1）公文的基本构成要素有：

发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章或签署、主题词、印发机关、印发日期

（2）公文的其他要素有：

签发人、密级、紧急程度、附注、附件、抄送机关。

3、文面格式

三部分：眉首、主体、版记 各部分的位臵

A眉首：公文首页红色反线以上的各要素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

B主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。

C版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间

（一）公文体式——眉首

1、公文份数序号

简称公文份号，是将同一印制若干份数时每份的顺序编号

带有密级的公文必须要编制份数序号，如果发文机关认为必要，也可对不带密级的文件编制序号。国务院的文件都有份数序号

一般用六位阿拉伯数字编制，数字不足规定数时，前面用0补齐

位臵在版心左上角顶格第一行

2、秘密等级和保密期限

标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‚★‛隔开。

3、标识紧急程度

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；

如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行

4、发文机关标识

即人们通常所说的文头。由发文机关全称或规范化简称后面加‚文件‛组成；

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

注意：联合行文时的版头

可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称 国务院与中共中央联合行文用《中共中央文件》版头 国务院与中央军委联合行文时用《国务院、中央军委文件》版头

5、发文字号

（1）是由发文机关编制的文件代号。由发文机关代字、年份和序号组成。

（2）年份应标全称，用六角括号‚“ ”‛括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‚第‛字。

几个机关联合行文，只标主办机关的发文字号

6、签发人

（1）对上报公文负责的人（2）只有上报的公文才标识

（3）签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名

（4）如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（5）请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

7、红色反线 眉首区域与主体区域的分界线，宽度与版心相同（即156mm）

属于眉首部分

（二）公文体式——主体

1、标题

（1）完整的公文标题由三部分组成：发文机关、事由和文种

（2）标题的位臵在红色反线下空两行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当

（3）标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。

2、主送机关

（1）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（2）是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关

（3）三种情况

A上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关都负有贯彻执行的责任。除批复外，都有两个以上的主送机关

B下级机关向上级机关发出的请示或报告等上行文，在 一般情况下都只有一个主送机关

C直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文以及规范性公文，无需写主送机关

3、正文

是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

正文的结构分三部分：导语、正文主体、结束语。

4、成文时间

即公文形成的时间。是公文生效和日后查考的重要依据之一

成文时间有以下几种情况

A一般情况下，以领导人签发时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

B经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准，并加括号写在公文标题的正下方。

C规范性公文以批准时间为准。公布时间与施行时间不一致时，应同时注明施行时间。

成文时间必须写公元全称，并用汉字将年、月、日标全，‚零‛写为‚O‛，如：‚二OO一年十二月三日‛

5、公文生效标识

（1）是指在正文或者附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名

（2）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下文的公文，发文机关都应当加盖印章

（3）单一发文印章 A单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间(骑年压月)，印章用红色。

B当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

C当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（4）联合行文印章

A当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

B当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（5）不得标识‚此页无正文‛

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‚此页无正文‛的方法解决。

6、附注

（1）附注一般是对公文的发放范围，使用时须注意的事项加以说明。

如‚此件发至县团级‛、‚此件可见报‛

（2）附注用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）公文体式——版记

1、主题词

（1）是指能够准确表达公文内容并便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组

（2）1997年《国务院公文主题词表》，由15类1049个主题词组成。分主表和附表。

词表分三个层次：

第一层，主题词区域分类。第二层，是类别词。第三层，是类属词

（3）标注主题词应注意的问题

A必须在公文主题词表中选用主题词。主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改。上报公文按上级机关的主题词表使用主题词

B主题词表中的类别标题不能作主题词用 C主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词 D一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题进行标引

E在公文上标注主题词，要直接反映该份公文所说明的问题或论述的事物

F‚主题词‛用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。G一份文件的标引应根据其内容和特点，除类别词外，一般以不超过五个主题词为宜。

2、抄送机关

（1）是指除主送机关之外需要执行或者知道公文的其他机关；

（2）确定抄送机关的原则

A抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关。既不能滥报，也不能漏报；

B向上级机关的请示或者报告，不要同时抄送下级机关； C向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关。翻印或者原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关；

D因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关；

E受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

（3）‚抄送‛在主题词下一行；

左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；

回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发时间（1）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。

（2）印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记的特别要求

（1）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（2）版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。

（3）常见版记错误 A版记残缺，缺少版记部分

B版记错位，在复式结构公文（主件加附件，或者转发件加被转发件）里容易发生：把版记放在主件之后，附件之前

C版记多余：在主件与附件之后各有一个版记，或者将被转发件的版记原封不动的搬过来

（四）公文体式——页码

（1）用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。

（2）单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（五）公文体式——公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

（六）公文体式——信函式格式

在制法机关公文的实践中，经常使用一种指标识发文机关名称，而不标识‚文件‛二字的信函式公文

其格式为：

A发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定

B发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。

C发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

（七）公文体式——命令格式

命令标识由发文机关名称加‚命令‛或‚令‛组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；

正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；

联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

（八）公文体式——会议纪要格式

会议纪要标识由‚×××××会议纪要‛组成。其标识位臵同发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

四、公文的文稿

公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子。包括草稿和定稿两种

1、草稿：

草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件 A文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿 B草稿的特点是：未成形、非正式、无效力

C所谓的初稿、二稿、三稿；讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿都是草稿

2、定稿：

定稿是指经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿

A定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准文稿 B定稿与草稿的区别是：定稿是孤本，定稿带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况记载

C定稿的签发标记决定了它的效力，它是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证

D公文的定稿应与正式文件的样本一同整理归档保存

请示：

A一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时告知其他机关应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关

B应当按正常程序办理，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人

四、公文的写作

（一）导语的写作

（1）依据式：简要地说明发文的依据。通常用‚据‛、‚根据‛或‚按照‛、‚遵照‛等介词和宾语组成介词结构的开头。如：

A 根据《XXXXXXXX》的要求 B按照XXXXXXX会议的决定（部署）

（2）目的式：即开宗明义地说明发文的目的。通常用‚为‛、‚为了‛等介词和宾语组成介词结构的开头。

如：

A为了坚决贯彻党中央、国务院关于XXXXXXXX的指示精神

B为了鼓励科研机构、高等学校及其科技人员研究开发高新技术

（3）原因式：即简要地说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。

如

A近几年来，国有企业职工下岗问题日益突出 B自1993年三峡工程库区移民正式实施以来，在全国人民的大力支持下，通过库区各级政府的积极努力，一期移民任务顺利完成，确保了大江截流如期实现。

（二）正文主体的写作

1、关于引用（1）引用完整。

引用某一公文时，应当先引标题，后引发文字号，二者缺一不可。如：‚国务院关于禁止在公路上乱设站卡乱罚款乱收费的通知（国发[1994]41号）‛

（2）引用准确。

即必须保证引用材料的准确无误。直接引用时，一般将所需内容如实抄录，并用引号加以标注。间接引用时，必须忠实原文，不得改变原意。领导干部未公开的讲话和批示，不得直接引用。

2、关于简称

在使用简称时，第一次使用，应先用全称并加以注明，在同一公文中第二次使用时，可以使用简称如：‚《中华人民共和国政府与葡萄牙共和国政府关于澳门问题的联合声明》（以下简称‘联合声明’）‛

3、关于数字

（1）总的原则。凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。

（2）要求使用阿拉伯数字的情况

A公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数，不能简化、省略。

例如：公元前18世纪；20世纪80年代；2006年12月31日；13时40分50秒；2007年。B计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、分数、小数、百分比、比例等必须使用阿拉伯数字。

例如：20；-25；1/15；1.26；12％；2：4。C代号、代码和序号。部队番号、文件编号、证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字。

例如：鄂财[2007]19号文件；37／38次特别快车；期刊号CNll一1000／D；邮发代号37—1；95号汽油；HP-5100型打印机。

D引文标注中版次、卷次、页码、除古籍应与所据版本一致外，一般均应使用阿拉伯数字。

例如：江泽民的《科学的本质就是创新》一文，见《江泽民文选》第3卷，人民出版社2006年8月第1版，第101页。

（3）要求使用汉字的情况

A公文中作为定型的词、词组、惯例语、缩略语、具有修辞色彩的词语中作为词素须使用汉字。

例如：一律；一方面；十滴水；四氧化三铁；第四季度；八国联军；第三世界；八九不离十；相差十万八千里。

B概数和约数

邻近的两个数字，并列连用表示慨数时，应使用汉字，并且两个数字之间不能用顿号‚、‛隔开。

例如：三四天；五六米；七八十岁；一二百套。C整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，也可以用汉字，但要注意照顾到上下文的统一。

例如：一个人；四本书；六辆车；读了十遍；八个百分点。但‚有3人没有参加农村合作医疗‛，不能写成‚三人‛；

D含有月日，简称表示事件、节日和其他意义的词组须使用汉字。

例如：七七事变；五一国际劳动节；‚三农‛问题；十六大。

E星期几一律用汉字。例如：星期一；星期五。

F公文中成文日期和部分结构序数须使用汉字。结构层次中的数字：第一层为‚一‛、第二层为‚

（一）‛，第三层为‚1.‛，第四层为‚（1）‛。

如成文时间‚二OO八年四月二十一日‛不能写成‚2008年4月21日‛，G带有‚几‛字的数字表示约数，必须使用汉字。

例如：十几天；几十年；一百几十次；几十万分之一。

H另外；（1）一般来说，基数词用阿拉伯数字，序数词用汉字，如‚第十四届人民代表大会第一次会议‛‚第一名‛不能写成‛‚14届‛‚第1名‛

（2）数值范围表达：如4%-6%、0.2-0.6不能写成4-6%、0.2-6；用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

（三）结束语的写作

结束语部分要言尽意止，自然终结。切忌意犹未尽。文种不同，行文目的不同，行文关系不同，结束语的写法也不同。

A上行文的结束语：‚以上意见当否，请批示‛、‚妥否，请批复‛、‚以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行‛、‚以上报告请审阅‛

B下行文的结束语：此令、此告、希遵照办理、希贯彻执行。

C平行文：‚专此函复‛、‚特此函告‛、‚敬希函复‛

第四篇：公文的语言和表达

公文的语言和表达

一、公文的语言特点 ：庄重 准确 简练平实

二、正确选用词语

1、规范使用书面词语

2、使用含义明确、范围限定的词语，避免产生歧义，3、在表达事物范围和程度时，应注意其符合事物的实际情况，4、不能随便使用外来词和时髦新词语

5、恰当选用模糊词语（不是指含糊不清、摸棱两可、似是而非、容易产生歧义的词语，而是一种概括性比较宽泛的语言，）如：通过学习，大家进一步明确了科教兴国的重要性近年来，一些地区 个别单位 各种措施 屡次 酌情 大约 预计 往往 数万 八百多 大多数 个别 有的等模糊性词语

三、恰当选用公文专门用语

1、称谓词：第一人称我、本后加部、委、办、校、公司等。本比我更具有庄重、严肃的色彩，本常用在比较庄重的正式场合。第二人称：贵，你后加部、委、办、校、公司等表示机构的名称，你和贵不能通用，贵表示行文双方具有正式的工作关系，并特别表示对对方机关的尊敬和礼貌，常用在涉外和不相隶属的机关行文中，你表示行文双方是同一组织系统的上下级机构或工作关系比较密切的平级机构，因此常用与下行文或平行文中。第三人称：该，其后加表示人、机构、事物的称呼，2、领叙词 用以引出公文撰写的根据、理由或公文具体内容的词。常用的：查、奉、根据、按照、遵照、依照、本着、鉴于、敬悉、欣（惊、谨）悉、……收悉、为了……特……、……现……如下……等

3、追叙词 用以引出被追叙事实的词。公文中有时要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现的自然，如：经、业经、前经、均经、即经、复经等

4、承转词．是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有“为此”、“据此”、“故此”、“有鉴于此”、“鉴此”、“综上所述”、总而言之、总之等。

5、祈请词。是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”、“敬请”、“谨请”、“恳请”、“务请”、“烦请”、“希”、“敬希”、“望”等。

6、商洽词。是公文中用于征询对方意见的用词，具有探询语气。主要有“商”、“商请”、“当否”、“可否”、“妥否”、“是否可行”、“是否恰当”、是否同意、意见如何等。

7、受事词。是公文中表示接受事情的用词，向对方表示感激、感谢时使用的词。如承蒙、“收悉”、“收到”、“接到”等。一般用于涉外的公文或平行文，8、命令词：即表示命令或告诫语气的词语。命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有：着令、着、特命、责成、务必、严禁、勒令、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。

9、目的词：即直接交代行文目的的词语，用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发。用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行。用于知照性的文件，有：周知、知照、备案、审阅

10、表态词：又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用的有：准予备案、照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等

11、时态词 兹、现、顷、即将、一向、一直、届时、届此、值此、定（按、如、先、限）期、殛待、已、着即、着、方。

12、报送词语

13、结尾词：即置于正文最后，表示正文结束的词语。使用结尾词，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。常用的有：此致、此布、特此报告、为要、为盼、为荷、特此函达、敬礼、谨致谢忱等。

请示：以上请示，妥否，请即批复为盼。

……为要……（用与下行文）。……为盼……（用于平行文、上行文），……为荷（感）……（用于平行文）

四、公文的表达方式：叙述：求实 概括 夹叙夹议 ；议论 ；说明

第五篇：应用公文写作专题

应用公文写作专题

党政机关公文共14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

1、决议（下行文）：发布经会议讨论决定的重要事项。标题上的发文机关不能省略，无主送机关，发文时间加括号标写于标题下行中间，落款一般省略。

正文三部分：交代背景、主题、提出希望和号召。

2、决定（下行文）：用于对重要事项作出决策和安排。标题上的发文机关可以省略，无主送机关。标题上有发文机关的署名可以省略。

正文三部分：依据及目的意见、主体（决定的内容，落实的措施和要求）、提出希望和号召。

3、指示（下行文）：对下级布臵工作，提出开展工作的原则和要求。

规，任免干部，传达上级机关指示，转发、批转或发布周知事项。

标题的发文机关和事由可以省略，有明确主题单位，普发性的通知要在附注处标明文件的发至范围。

批示性通知正文包括三部分：发文缘由“为…现就有关事项通知如下”，通知事项，通知尾语“各地要…”（可以省略）

批转性通知包括四部分：转文的原因、依据和目的，转文的一般性要求，强调重要性，提出更为具体的要求。

事务性通知包括三部分：背景、依据及目的，通知事项，通知尾语。

任免通知包括两部分：任免依据和任免事项。

6、通报（下行文）：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

主送机关常需标明但也可省略，成文日期可落文后也可落于标题之下。

通报有三种：

表彰性通报正文三个部分：表彰缘由、表彰决定，希望

建议、答复上级机关的询问。

主送机关原则上只报一个直接的上级机关，可抄送有关部门。结尾一般有较为固定的结束语。“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地报告”。不能夹带请示事项。

工作报告（常规性工作）：基本情况、主要成绩、经验教训、意见或建议。

情况报告（多用于突发或偶然事件）：发生的原因、经过、结果，查处意见。

建议报告：反映问题，分析原因，提出解决意见或办法。答复报告：扼要叙述交办的事项或任务，大致过程，处理结果，征求处理结果意见。

9、请示（上行文）：请求指示和批准。

一文一事。单头请示（写明主送机关和抄送机关）。不越级请示（特殊情况下要同时抄送直接上级）。不抄送下级。事前行文。

正文包括三个部分：请求缘由（简明扼要），请示事项，请示结语“以上请示如无不妥，请批复”“特此请示，请予

三部分构成，先写制发本规定的目的、依据和适用范围，用“特作如下规定”或“制定本规定”语承上启下，其次分条陈述具体措施和办法，最后说明适用对象、解释权限、生效日期等）；签署（若题下标明的，可省去）三部分构成。

13、函（平行文）：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题。

坚持一函一事。主送机关只有一个，一般不抄送。商洽函一般两部分：商洽缘由，商洽事项，最后用“如果你们同意，请即复函”。

询问函一般两部分：询问目的，询问内容。

答复函三个部分：告知情况，答复意见，结尾“此复”、“特此函复”。

告知函两部分：告知缘由，告知事项。

请求批准函三个部分：请求批准的缘由，事项，请求语“可否，请函复”。

14、会议纪要（记载和传达会议主要精神和议定事项）。会议纪要由标题、正文、落款三部分组成。