应用文写作教案笔记摘录（推荐）

第一篇：应用文写作教案笔记摘录（推荐）

写作中常用的表达方式只有叙述、说明、议论三种，而描写、抒情一般在广告、调查报告、经济新闻等文体中偶尔使用。我们现在只谈叙述、说明、议论这三种方式在应用文体中的使用。

（一）应用文写作的标题，要求充分体现主题，有的标题还有规范要求。应用文的标题通常有三种形式： ．公文式标题。这类标题程式性强，表达直接而少变化，主要用于公文。2 ．新闻式标题。新闻式标题通常又称文章式标题，又可分为单标题和双标题两种形式。单标题有的直接提出文章主题，如 “小商品也要高质量”、“做好纪检信息工作实践与体会” ；有的概述主要内容，如 “积极财政政策仍将持续至少两到三年的时间” ；有的在标题中提出问题，如 “日本经济何时走出低谷”。

双标题是有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多地突出文章主题，副题则对正题起补充作用，常常说明应用文的内容范围和文种，如 “靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查”、“繁重

· 活跃 · 稳定 · 上升—— 2002 年国内市场发展趋势”。．论文式标题。这类标题或表达文章的观点和内容或点明所论述范围。如 “核心竞争力——企业制胜的根本”、“双峰县农村劳动力转移的调查与思考”。

（二）开头

应用文写作开头担负着统领全文，揭示主题或全文的作用。开头要求开门见山，直接显露，常见的开头方式有： ．概述式。这种方式要求用简明扼要的语言，围绕主题介绍有关情况或背景。如一篇题为《加强民族团结 繁荣民族事业》的总结开头： “山东省青州市是少数民族居住比较集中的地区之一，有回、满、蒙古、朝鲜、土家等 27 个民族，2.6 万余人，占全市人口的 2.5 ％。近年来，青州市积极加强 民族团结，繁荣民族事业，有力地推动了全市经济和社会各项事业全面发展。” 就是用了这一开头方式。报告、会议纪要、调查报告等文种也常用此开头方式。．说明依据式。开头引用上级指示精神或有关法律，常以“根据”、“按照”、“遵照”等词语领起下文。如《关于粮食政策性财务挂帐停息的意见》一文的开头： “根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂帐问题的一系列文件精神，结合各地清理粮食财务挂帐的实际情况，经过反复研究，对粮食财务挂帐实行停息的有关政策提出如下意见”。这种方式常在通知、批复、通告、规章等文种的开头使用。．陈述目的式。开头以简明的语言，直接说明写作的目的和意义，常用介词“为”、“为了”领起下文。如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》一文开头写道： “为适应加快改革开放和经济建设的新形势，加强宏观调控和协调日常经济工作，国务院第 100 次常务会议决定，„„”。． 说明原因式。开头常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词领起下文，也可以简述发文原因，再引出写作目的。如《广州市建设用地起坟通告》的开头 “因建设的需要，经核准，市公安局天河区分局征用天河区东圃镇堂下乡（村）土地。为便利建设工程顺利进行，„„”。．议论式。开头用议论的表达方法，表达作者的看法，提出观点。如《现代化企业需要什么样的复合型会计人才》的开头： “随着社会主义市场经济的不断深入发展，会计工作也不断拓宽，过去那种单一的会计知识结构已远远不能适应会计管理工作的需要，会计人员作为企业经济管理的重要的专门人才，必须相应地提高自身的专业素质，改变原来那种单一的知识结构，以适应市场经济发展的需要。因此，培养造就一批复合型会计人才是当前会计工作的一项重要任务，也是企业发展向现代化迈进的关键所在。” ．提问式。先提出问题，然后引出下文。这种开头方式能引起读者的注意和思考。这种开头方式常见于调查报告、学术论文的写作。如《核心竞争力——企业制胜的根本》的开头： “在激烈的市场竞争中，一个企业制胜的根本是什么？为什么有的企业能长盛不衰，有的企业只能成功一时，而有的企业却连一点成功的机会都没有？笔者一直为这些问题所困惑。” 这篇论文就是采用了提问式开头。

（三）结尾

应用文的结尾讲究言尽意尽，不留“余味”，不添“蛇足，更不能草率。常用的结尾方法有： ．强调式。对文中提出的问题作强调说明，以引起重视。．结论式。对文中的主要观点或问题，加以归纳总结或略作重申，以加深印象。3 ．说明式。对与主体内容有关但性质不同的问题或事项作补充交代、说明，以保证内容的完整性，如公文结尾交待施行日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有规定如何处置等；论文结尾处说明尚未解决而应另作讨论的问题。．号召式。提出希望，发出号召，展望未来。如公文的通报、市场预测、计划等常用这种结尾形式。如《关于成都矿产综合利用研究所值班人员勇斗歹徒先进事件的通报》一文结尾就是采用这一方法。．建议式。针对设定的施行目标、产生的问题提出意见和建议。

除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式等不一一列举，有的则没有结尾，自然收尾

一、表达方式

应用文写作中常用的表达方式只有叙述、说明、议论三种，而描写、抒情一般在广告、调查报告、经济新闻等文体中偶尔使用。我们现在只谈叙述、说明、议论这三种方式在应用文体中的使用。

（一）叙述

叙述这种表达方式是应用文体写作常用的一种方法。有的以叙述事实作立论的依据，如通报、经济活动分析报告、市场调查、总结等；有的以叙述事实为依据进行决策和预测；有的对事实作如实反映和记载，如会议纪要、合同、诉讼公文等

二）说明

说明这一表达方式在应用文中是与叙述相结合的，起到对客观事物真实介绍说明的作用，有很多文种都依赖这一表达方式。如说明书、报告、请示、经济活动分析、合同、自荐书等，都离不开说明。说明在应用文写作中表现出以下几个特征：

（三）议论

应用文写作常常用议论的方式进行评论、分析，探寻事物发展的规律，阐述主题。其议论有以下几个特点：

1）聘请单位在未发聘请书之前应与被聘者及其所在单位沟通，被聘者一旦接受应聘，不可随意辞聘。

（2）聘请的原因、聘请的职务、工作必须交代清楚，避免盲目应聘，给本单位、本人造成损失。

（3）聘用的期限必须写具体明确，报酬可写入聘书，也可不写，但必须洽谈妥当，以免发生纠纷。

（4）聘请书是以单位名义发出的，一定要加盖公章后才能生效。

一、启事的写作格式

（一）标题

直接写“启事”或加上启事的内容，即“招聘启事”、“开业启事”等。

（二）正文

正文的内容一般要求写清楚启事的具体事项。不同类型的启事，正文的内容应有所不同。、招聘启事

①正文应介绍招聘单位的性质、所在城市、地理位置及企业的基本经营状况。

②应聘者的条件：招聘的岗位、性别、年龄、学历、专业、工作经历等。

③应聘者的工作待遇、优惠条件。

④报名办法、需要准备的个人资料。

⑤招聘单位名称、地址、电话、联系人、网址。、开业启事

①开业企业的名称、开业时间。

②开业企业主要经营的商品介绍。

③开业期间为消费者提供哪些优惠让利服务 ④开业优惠活动起止的时间。

⑤开业企业的名称、地址、电话、联系人、网址。

3、征文启事

①征文的目的。

②征文的主题。

③征文的范围。

④征文的要求。

⑤征文起止的时间。

⑥征文评选的办法、设立的奖项及奖金标准。

⑦欢迎应征的礼貌语。

（三）结尾

一般写明企业名称、联系地址、电话、联系人姓名、日期等。

注意事项：

（一）启事的内容应具体简洁，针对性要强，有关事项陈述清楚，篇幅短小精悍，一文一事。

（二）启事的语言表达要求准确、恰当，语气掌握讲究分寸，有些启事希望获得别人的协作、帮助，语言要诚挚恳切，使人能够做出积极的反应。

注意事项：

（一）声明的目的是维护权益、信誉，将损失降低到最小限度，虽通过媒体向公众发布，但写作时应具有针对性，直接对侵权者发出警告，表明鲜明的态度与严正的立场。

（二）直截了当、郑重地宣布声明的事项，语言准确严肃，语气果断坚定，没有回旋的余地。

（三）声明可以由企业发布，也可以授权给律师，由律师代表企业发布，也可以由企业和律师共同发布。

计划 一般由标题、正文和落款构成

（一）标题通常由单位、时限和计划内容组成。

（二）正文

包括前言（导语）、主体、结尾三部分内容。1 ．前言

计划的第一自然段是前言，前言在全文中也叫导语，简要说明制定计划的依据、指导思想或重要意义。也可分析前阶段的工作、生产的基本情况、存在问题，为制定计划提供可靠的依据。．主体

主体的结构通常有以下的形式：

①条文式。就是把计划分成若干条款或部分，通过文字叙述，逐一阐明计划的内容。大型计划一般要分章、节、目来写。中、小型计划常用序码和小标题来划分层次。这是目前国家机关常用的格式。

②表格式。就是用表格来表达计划内容。表内栏目通常包括任务、执行部门、完成时间、具体措施等方面内容。这种格式适用于时间较短，内容较单一的具体计划。

③综合式。这种格式综合上面两种形式，既有文字叙述，又有表格。有的以文字叙述为主，附加表格；有的以表格为主，加以文字说明。．结尾

正文的结尾部分一般是表示期待，发出号召；也可以不写结语，在主体部分明确交代后结束正文。

（三）落款

落款要写明制订计划的单位名称或个人姓名，以及订立计划的日期。若是请求上级批转的文件计划，最后该以征询用语收结，如“以上意见如无不妥，请转各地研究贯彻”、“当否，请批示”。

总结 的结构一般包括标题、正文、落款三部分。总结的标题形式不一，要根据总结的具体内容、目标和要求来拟定。一般来说，综合性总结的标题采用公文式标题，由单位名称、时间期限、内容和文种四项组成；专题总结多使用新闻式标题，这种标题比较灵活，可根据总结内容来确定。．正文

正文通常包括四部分内容：

（1）基本概况。什么单位，什么时间，做了哪些工作，采取了哪些措施，基本过程如何和工作成绩有哪些等。

（2）经验、做法和体会。这是总结的主要内容，重在分析取得的成绩以及取得成绩的原因和做法，总结出带有规律性的经验。

（3）存在问题和教训。还有哪些问题没有解决？没有解决的主要原因是什么？有哪些教训要吸取？问题和教训要写得具体，方便今后工作中改进。

（4）今后努力的方向和工作意见。主要包括对下一步工作的设想、安排意见等。这部分要写得切实可行，文字要简洁，避免空喊口号。

．落款

标题上没有标明单位的，应该在正文结束后写上单位，个人总结的写上个人姓名，然后再写日期。3 ．落款

标题上没有标明单位的，应该在正文结束后写上单位，个人总结的写上个人姓名，然后再写日期。

（二）正文常见的格式有下面几种： 1 ．条文式

就是把总结的内容提炼成若干要点，按内在的联系排列，分条目列项，逐次安排。2 ．标题式

把总结的内容按逻辑关系分成若干部分，并在每一部分加上小标题，用来标明每部分的要点。．三块式（五段式）

就是把总结的内容根据人们的认识习惯来安排，先是概括主要内容，表明基本观点，接着陈述事实，叙说过程，对取得的成绩分析研究，比较综合出经验，最后指出存在问题或提出要求，整体上就是三块式。实际上也就是通常所说的“程式化”的写法，即按“情况——成绩——经验——问题——意见”五段顺序来写，所以又叫“五段式”。4 ．贯通式

这种写法重在考虑时间和空间的逻辑顺序、紧扣主题，顺着主线，文字前后贯通，一气呵成。往往不分条目，也不用小标题，不分章节，适用于内容比较单一的总结。首先是行文中要注意事实准，不走样；数字准，不笼统；论断准，没漏洞；文风正，不浮夸。其次也要注意语言形象生动、简明扼要。

述职报告

述职报告的基本格式

述职报告由以下几部分组成：标题、上款（称谓）、正文、落款四部分。

（一）标题 ．述职人 + 时限 + 文种，例如 《××× 2003 年述职报告》。2 ．述职人 + 文种，例如《 ×××述职报告》、《我的述职报告》。．新闻式标题，这种标题比较灵活，单行标题比如 《开拓市场，积极进取》； 双行标题如 《抓住机遇 迎接挑战——×××经理述职报告》。

（二）上款（称谓）

（三）正文

述职报告的正文结构包括三个部分：开头、主体和结尾。

1开头

述职报告的开头一般概述述职者本人所任职的情况，如职务、任职期限、任期内基本情况以及对自己任职期间的成绩的总体评价。

．主体

主体部分一般可分三部分写：履行职务的基本情况；所取得的成绩、实践经验及失败的教训；存在问题和努力方向。

．结尾

结尾部分是正文的结束语。一般用“以上报告，请领导和同志们指正”、“以上是我的述职，谢谢各位”等惯用语收束全文。

（四）落款

在述职报告的末尾落款处，写上述职者的姓名及时间即可

简报

一、简报的基本格式与写作 简报由报头、正文、报尾部分。

（一）报头

包括简报的名称、编印单位、期数和印发日期。整个报头占第一页上方三分之一的位置，中间用大字套红标明简报名称，简报名称可因内容的性质不同而不同，如《市场简报》、《科技简报》、《教学动态》等。下面是期数、编号，左下侧是编发单位，右下侧是印发日期，有的还在右上角加印标志，如“内部刊物，注意保存”、“保密”、“绝密”等。下边一般用红线把报头与正文隔开。报头一般是事先印好备用。简报样式见图 3-1 所示。

（二）正文

简报的正文通常由 按语、目录、标题、开头（导语）、主体、结尾六部分组成。1 ．按语

按语是代简报编制机关的立言，是对文稿及使用作出说明、评价，比如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下、标题前，它视需要而使用，并非每篇必有。一般在触及转引、总结或重要的报道体、汇篇性简报文章前才配用按语。2 ． 目录

简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如果是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。3 ．标题

简报的标题比较灵活，主要是醒目、简明，能吸引读者的视线，且一看就能抓住文中要表达的关键内容，形式可以是单标题，也可以是双标题，为了让文章层次清楚，还可以在文中加小标题，用来概括主要内容的几个方面或者表达几个主要观点。4 ．开头

简报中文章的开头类似于新闻报道中的导语，一般要求以精练的一句话或一段话，提出全文中心或某个主要事实要素，如时间、地点、事件、结果等内容。5 ．主体

主体是正文的中间部分，是简报的主干，一般要用富于说服力的典型材料，把导语内容

进一步具体化。主体部分主要是用来反映情况、肯定成绩、提出问题的。6 ．结尾

要不要结尾，应该根据内容而定。有的简报写到最后需要作小结，或者提要求、作指示、发号召，这样的情况下写个结尾，简报的内容相对完整，结构也会更严谨。有的简报内容单一，篇幅短小，事情写完就行了，或者已经在开头写了结论，最后又不必提出什么要求，那就没有必要写结尾。

会议记录

一、会议记录的基本格式和写法

会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。一）会议记录的写法主要有两种： 1 ．摘要记录

这是一般会议常用的方法，它不是有言必录，而是只记录要点、结论和会议上讨论的问题，以及会议上通过的决定、决议等主要内容。2 ．详细记录

这种方法一般用于重要会议。要求详细记录，尤其是对领导人讲话和重要的决议，要尽量记原话，这种记录一般采用速记法，会后还要进行整理。二）会议记录一般分为三部分： 1 ．记录会议的组织情况

包括标题、会议概况（含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人）等，这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。会议记录标题可以有以下写法：

（1）由机关、会议名称和文种构成，如“××学院教学会议记录”。（2）由会议名称和文种构成，如“党组扩大会议记录”（3）只用文种为标题，如“会议记录”。2 ．记录会议的内容

一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是我们常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。记录时应该注意以下问题：

（1）如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。

（2）记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。

（3）会议决议事项应该分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。一般由主

持人加以系统归纳。归纳结果，应逐字逐句记录。与会者无异议时，应随即写上 “ 一致同意 ” 或 “ 一致通过 ”。有持异议者，必须详细记录不同意见，有弃权者，也应如实记录上。．记录的结尾部分

先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（三）为了方便记录，提高效率，现已经有印刷好的会议记录表格，其格式见下表

公文

公文的书面格式实际上是公文全部书面内容的结构，包括眉首、主体、版记三个部分。各部分具体内容如下表：

通知

通报

一、通报写作的基本格式

（一）标题

通报标题大多采用公文的常规写法，即三要素齐全的完整标题或省略发文机关的标题，如果是张贴的通报可只写文种。

（二）正文

通报正文一般包括三部分内容： 1 ．主要事实

表彰性通报要突出主要先进事迹，包括时间、地点、人物、发生了什么事，怎么做，有何结果；批评性通报要抓住主要错误事实，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、后果等交待清楚；情况通报叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。2 ．简要评析事件

表彰性通报，指出其典型意义，或概括其主要经验；批评性通报要分析错误的性质、原因，指出危害及应吸取的主要教训等；情况通报是叙述有关情况，并对情况做必要的阐述、评价，有时还可针对具体问题提出一些指导性的看法。3 ．希望与要求

报告

一、报告写作的基本格式

（一）标题

报告标题大多采用公文的常规写法，即可以由发文机关 + 主要内容 + 文种构成的完整标题，如《 ×× 学院关于招生情况的报告》；也可以由主要内容 + 文种构成，如《关于粮食政策性财务挂账停息的报告》。

（二）正文 1 ．缘由

报告缘由，交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。缘由要能概括说明

全文主旨，开门见山，起名立意。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文，答复上级的询问。2 ．报告事项

报告事项，是正文的核心。应将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。不同类型的报告，内容上各有不同的侧重点。

工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。这类报告相对篇幅较长，一般可标出序数，分条分项陈述。

情况报告一般以 “ 情况――原因――教训――措施 ” 的结构来写。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。

答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。3 ．结束语

报告的结束语应另起一行，空两个字来写。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用 “ 专此报告 ”。因报告是单向性公文，所以类似“以上报告当否，请批示”的结束语是不妥当的。

函

一、函写作的基本格式

按发文目的，函可以分为发函和复函两种。发函，也称去函，即发文机关主动向受文机关商洽工作、询问问题、知照有关情况或向有关主管部门请求批准事项所发出的函；复函则是为答复对方所发出的函。

（一）标题

函的标题可由发文机关 + 主要内容 + 文种，如发函 《××市劳动局关于工伤确认等问题的函》，复函 《劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函》。也可由主要内容 + 文种，如 《关于毕业生分配问题的函》。

（二）正文．函的缘由

发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等；复函的缘由一般首先引述来函的日期、发文字号、标题等，如 “ 你单位×年×月×日××〔 2004 〕×号函收悉 ” 或 “ ×年×月×日《关于„„的函》收悉 ”，接着简要复述对方提出的问题和要求，然后用 “ 现将有关问题说明如下 ” 或 “ 现将有关事项函复如下 ” 等过渡语转入下文。

．函的事项

发函一般写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求，即或希望对方协助解决某一问题，或希望对方给予合作支持，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。

复函要有针对性地写答复事项，即针对发函所提出的商洽、请求、询问等问题作出具体明确的答复。

．结束语

束语，用词语气要谦和诚恳，平实得体，也不要用客套话和寒暄语。发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼 ” ；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函的结束语一般用“此复”、“特此函复”等。

会议纪要

会议纪要在结构格式上与其他公文有所不同，有的会议纪要可以省略眉首、主送机关、署名及印章。

（一）标题

会议纪要的标题常见的几种：一是由会议名称 + 文种组成，如 《开发区经济工作研讨会会议纪要》。二是采用公文标题，由主要内容 + 文种组成，如 《关于企业改制问题的会议纪要》。三是双标题，正标题表明会议主旨，副标题交代会议名称、范围、文种，如 《抓住机遇 扩大开放一—沿长江五市对外开放研讨会纪要》 二）正文

会议纪要的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。1 ．开头

开头一般介绍会议概况，包括会议名称、会议目的、会议时间、地点、届次、参加会议的人数、单位、主持人、会议议程、进展情况、主要成果以及对会议的总体评价等等。这部分表述完毕后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”等惯用语为过渡，转入主体部分。2 ．主体

主体是会议纪要的核心部分，它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的内容和成果。一般包括 会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、对今后工作的安排、会议上各种主要观点及争鸣情况等等。主体常用的写法一般有三种：

一是条文式，就是把会议的主要内容分成几个大的问题，然后加上标号或小标题，分项来写。这种写法适用于大中型会议，或议题较多的会议。

二是综述式，就是把讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项，进行整体的阐述和说明。多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。这种写法适用于小型会议，讨论的问题比较集中单一。三是记录式，就是按照会上发言顺序或不同内容的有关发言顺序，把与会人员的发言要点记录下来。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。3 ．结尾

结尾通常用来强调会议的意义、提出希望和要求、发出号召等，也可省略结尾。

第五章 经济文书写作

第一节 商品说明书

商品说明书的结构一般包括标题、正文和落款三部分。

第二节 广告文案

这一准备过程包括广告文案写作前的广告定位、广告创意、广告设计、广告制作等一系列问题的考虑。广告文案的写作格式才包括标题、正文、随文三部分

（二）广告正文

正文是广告文案的核心，起着介绍商品、灌输知识、增进了解并最终实现广告促销的功能作用。要求更深入、更透彻地表现广告的主旨和内容。一般应写明商品的名称、用途、规格、特点、产地、性能、价格、出售方式、出售时间、地点等内容。

广告正文是广告文案的主导内容，因而其结构、内涵、技巧都多种多样，从形式结构上说，一般分为开端、中心段和结尾三部分；从内容上说，可以多方面实现消费者对商品的诉求，如表明主题、提供证明、鼓励行动等；因为广告的目的是引起消费者对商品的兴趣，使之产生购买的欲望，广告更要在技巧上下功夫，要求写作者要有扎实的语言功底和较高的文字修养。

（三）随文

又称附文，指的是附于正文后面的那些较次要的、备查备用的广告信息，它是整个广告文稿的有机组成部分，是对广告文稿的进一步补充，并为广大消费者提供必要的线索、资料，起指导购买的作用。

随文的内容包括商标、厂标、企业名称、商品名称、通讯地址、电话号码、电报挂号、查询方式、银行帐号、联系人，甚至法人代表、法律顾问等。

另外，有的广告除了以上三部分以外，还有口号。口号又叫标语，通常放在广告的结尾部分，是为了达到一定目的，实现某项任务而提出的由鼓动作用的简练明确的语句，它的作用是提醒人们记住企业或商品名称，敦促消费者采取购买行动。

合同

合同的基本写作格式都包括标题、当事人名称、正文和结尾四个部分。

（一）标题

合同的标题一般由合同的性质和文种组成，即标题就要标明该合同是哪一类合同，如“购销合同”、“技术合同”等；有的标题中还可点明标的物，如“施工机械设备租赁合同”。为了进行合同的登记，标题下还应写明合同的编号。

（二）当事人名称

当事人的名称写在标题的下方，先顶格书写“订立合同单位”或“订立合同人”，后面并列写上双方当事人的名称，要使用全称，再用括号注明规定的简称，如“以下简称甲方或供方”、“以下简称乙方或需方”。

（三）正文

正文是合同的主要内容，它分引言和主体两部分。引言先点明签订合同的目的、依据和签订过程、签订方式，通常的写法比较固定，比如“为了XXXXXXX，根据XXXXXXXXX，经双方协商同意，特签订本合同，以资共同恪守。”

主体部分另起一段，逐条写明双方协议的具体条款。格式条款通常事先印好，项目比较固定，只要往里填充具体内容即可；非格式条款内容可多可少，根据需而定。它们的内容根据合同法的规定主要包括 1．标的

合同的标的就是合同关系中确定的双方当事人权利和义务共同指向的对象。它可以是物，如购销合同中出售的商品；可以是行为，如运输合同中承运人将旅客和货物运达目的地的行为；还可以是技术和成果，如技术合同中的技术、出版合同中作者的作品。2．数量与质量 3．价款或酬金 履行合同的期限、地点和方式

5．违约责任

总之，正文的主体部分是保证经济合同双方当事人合法权益的主要依据，必须明确讲清双方当事人须共同解决的问题、达到的目的，以及由此而产生的各自的权利和义务。

（四）结尾

结尾包括署名和日期、附项。1． 署名

签订合同的双方当事人单位名称、法定代表人的签名和单位盖章。用印要端正、清晰。如果需主管部门或公证机关审批、鉴证，则还需写上主管部门或公证机关的名称、意见、日期，经办人签名，并加盖公章。2．日期

以签订合同的日期为准。签约日期关系到合同的效力，必须写清楚。3．附项 一般包括双方当事人的单位地址、电话号码、电报挂号、开户银行、银行帐号、邮政编码等项内容，也可以写明合同的有效期限、注明合同一式几份、归谁保管等内容。

第七章公关与消息文书写作 第一节 欢迎词 欢送词 答谢词

欢迎词、欢送词和答谢词的结构和写法基本相同，一般都由标题、称呼、正文和结尾等部分组成。

第二篇：应用文写作备课笔记第三章

第三章 事务文书

事务文书是指法定的行政公文之外的，在国家机关、企事业单位、社会团体日常行政事务中经常并大量使用的公务文书，有时被称为“常规文书”。

特点：

第一，制发程序、行文格式无严格规定。与法定的行政公文相比，行政事务应用文有较大的灵活性，呈现出风格的多样化。例如，简报这种行政务事务应用文，既可以呈送给上级机关使之作为了解下情、正确决策的参考，又可以发给下级部门用于指导工作、沟通情况的工具。其主送、抄送单位无严格界限。写法灵活得多。

第二，行政事务应用文本身不具备法定权威。行政事务应用文一般不单独行文，它要发挥自身的作用，需要批转、转发、印发通知和实施命令等条件。否则，它只能被看作是一种参考意见。

第三，使用频率高。行政事务应用文在机关、团体、企事业中，使用很多，而且连续使用。

常见事务文书有计划、总结、简报、调查报告、规章制度等。

第一节 计划

一、概念 机关、团体和企事业单位和个人对一定时期的工作预先作出设想、打算和安排。

二、特点

写计划一类的文书，必须了解其基本特点：

1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而写计划文书这一点尤为突出。因为，规划、计划必须事前制定，所以，在制定规划、计划前，必须有超前思想，才使规划、计划立于不败之地。

2、创新性。不论是中、长期计划，还是近期计划，其内容都要有新意。如果每年的计划都是老套套，那么这个计划可以不要。对一个地区来说，在发展的规划、计划中，要有新项目、新指标、新措施、新的增长点。否则，这个地区的经济建设望洋兴叹能前进，甚至倒退。对一个企业来说，在发展的规划、计划中，要有新产品、新技术、新的经营战略，否则，这个企业不仅不能发展，而且连生存也难以为继。所以，写计划文书一定要坚持创新精神。

3、指导性。规划、计划、方案等经过上级机关审批以后，就具有权威性。它既是行动的方向，又是指导工作的根据。所以，写计划文书前一定要认真调查研究，落笔慎重，防止失误。

4、客观性。计划文书虽然是人们主观意志对未来的设想，但是，这种思想并不是幻想，或者胡思乱想，而是有依据、有实现可能的设想，符合客观事物发展的规律。一般地说，在写规划、计划前，先要深入调查，充分占有资料，了解各种因素，在此基础上，综合分析研究，提出切实可行的任务、指标和措施。因此，计划文书是主观和客观的统一，不是纯主观的产物。

三、计划的不同名称 规划: 是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目。如《××市城市建设总体规划》、《国家“十一五”科学技术发展规划》。纲要: 和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。如《××市2007年经济发展纲要》。设想: 是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用时限较长。如《××市拓展就业安置门路的设想》。打算: 也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。如《××学校争创文明校园的打算》。要点: 实际上就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划，一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式，如《教育部2007年工作要点》。方案: 从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性的计划。方案一般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。如《××市住房分配制度改革实施方案》。意见: 属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。如《××公司关于下属企业20××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见》。安排: 是短期内要做的，且范围不大、内容单

一、布置具体的一类计划。如《××系第×周工作安排》、《2008年国庆节放假安排》。

四、计划的写法

（一）标题

1、新闻式标题

2、公文式标题

(二)计划的正文

是计划的主体和核心。一般围绕着“做什么、为什么、怎样做、何时完成”几个问题展开。包括前言（导语）、主体、结尾三部分。1．前言

是计划全文的总起，一般写制定计划的指导思想、目的和依据，以引起下文。前言与后文之间常用“为此，特制订本计划如下”或“为此，要抓好以下几个方面的工作”等习惯语过渡。

前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，一般一两个自然段即可。

前言的详略长短，要根据工作的重要程度、内容的多少来确定，总体上以精练简洁为原则。

2．主体

说明计划的基本内容，是计划的核心。回答“做什么、怎么做、什么时候做”的问题，即具体的任务、目标、措施、步骤。可采用序号或小标题的方法展开内容。

任务和目标：

应写出一定时间内要完成的工作任务，要达到的目标。让人清楚“做什么”。措施和步骤：

写明采取什么方法、利用什么条件，实现计划分哪几个步骤、计划的进展程度及完成期限。要具有科学性、具体性。使人明白“怎么做”。

这部分是计划文书的重点，也是任务部分的延伸。没有任务，就谈不上措施；没有措施，任务就是空中楼阁。

所以，写计划文书两大部分最重要：一个是任务，一个是措施。这是相互依存、不可缺少的两部分。

写措施可梳理几条写，可用一二三四序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，将要的放后面，尽可能写细写实，便于执行单位操作。至于不太重要的措施，可概括写，一笔而过，也可省略不写。因素分析：

这部分是对完成任务的各种有利因素和不利因素的分析，也可以说对完成任务的可能性进行评估，说明完成任务的有利条件有哪些，不利条件或困难有哪些，从而充分利用有利条件，正视不利因素与困难，达到趋利避害，完成与超额完成计划任务。

写这部分时可梳理成几条写写，即有利条件几条、不利条件几条，对于那些不稳定的可变因素还要估计在内。

既不要把各种因素写得过分具体，也不能写得空洞抽象，点明了，说到为止。因为因素分析，毕竟属于依据客观情况推断出来的认识，难免不含有个人的意志，决不能把话说死了。注意事项：

写明实施计划应该注意的问题。要写得周全、简明、有条理，便于执行。3．结尾

即结束语。可提出希望，发出号召，以鼓励本单位全体人员为实现计划而努力。但也可视情况省略此部分。

计划在结尾之后，还要署明单位名称和制定计划的具体时间，如果以文件的形式下发，还要 加盖公章。

五、写计划文书应注意三点

1、基础材料要准确。计划文书中的设想是建筑在各种材料基础上的，是科学的设想，符合客观事物发展的规律，并不是毫无根据的天方夜谭。因此，写计划文书的各种基础材料，包括数据、信息、资源情况、历史资料等凡是需要参考的资料，一定要准确、真实、不能有假。如果以假材料为依据，推测出来的设想，将使规划、计划很难实现，还会造成重大失误。

2、任务指标有余地。计划文书里所提出来的任务、指标和各种措施要求，一定要实事求是，既不能脱离现实、好高骛远，也不能因循守旧、停滞不前。否则，不是保守，就是冒进。所以，在任务、指标、措施上应留有余地，允许上升的空间。就是说，在充分调动群众积极性的基础上，经过努力，可以实现和超额完成计划。

3、使用朴实的语言。计划文书与总结、调查报告不同，不需要生动、形象的语言，也不要更多的修辞方法，一般使用相实、庄重的语言。因为计划文书的内容，都是要求人们未来做的，只有理解明白，才能做，才能执行。所以，语言要朴实无华，不能似是而非、模棱两可，特别是任务指标决不能含糊，一定要清清楚楚，表达准确，这是计划文书对语言的要求。

第二节 总结

一、概念

总结是单位或个人对自己前一阶段一定时期的工作、学习或思想进行回顾和分析研究，从中找出经验或问题，做出有指导性结论的一种应用文体。

二、特点

回顾性理论性客观性 目的性

三、应用领域

供上报或递交领导人、领导部门用；供大会发言用；供报纸、杂志刊登用

四、种类

全面性的综合总结；单一性的专题总结

五、写法指要

（一）标题：

陈述式标题。即一般公文式标题，由“单位+时限+种类+文种”构成。

论断式标题。由正、副两个标题组成，正标题概括总结的内容或基本观点，副标题标明单位名称、内容范围、时间和文种。

概括式标题。根据内容概括出题目，多用于经验性总结。

（二）正文：一般包括——

1、前言

即导语。

2、主体

这是总结的核心部分。

3、结语

也称结束语或后语。

前言

概述基本情况。一般是交代在什么情况下做了什么工作，取得了哪些成绩等，写明工作依据、指导思想、综合成果等。要写得简明扼要、高度概括。

一般采用“××××的领导下，认真贯彻„„关于„„的精神，开展了„„工作，实现了„„”这种导语式的开头，能起到提纲挈领的作用。

主体结构

1、全面性的综合总结的写法

第一部分，介绍成绩和经验。常用如下词组来标注小标题：“简单做法”、“基本做法（几点做法）”、“几项主要工作”，或“主要成绩”等等。

其内部层次结构通常是按时间先后顺序，或按主次逻辑顺序，依次而叙。

第二部分，提出存在的问题及其原因。

这一部分的标题可用“存的问题及原因”等词语来标注小标题。其内部层次结构通常按主次顺序介绍。

第三部分，明确今后努力的方向。

“今后打算”或“今后意见”等词组来标注小标题。

其内部的层次结构必须按照主次顺序排列相关内容——重点。

2、专题性的经验交流总结的写法有二种写法

一是“三段式”逻辑结构 ：

第一部分，归纳成绩，介绍做法。常用如下词组来标注小标题：“简单做法”、“基本做法（几点做法）”、“几项主要工作”，或“主要成绩”等等。

其内部层次结构通常是按时间先后顺序，或按主次逻辑顺序 第二部分，主要成效。即上述做法或成绩产生的效果。

效果：效益、影响、作用、意义等。经验总结，效果必须单独作为一部分予以突出介绍。这部分的标题常用“主要成效”或“效益和效果”等来表注小标题。

层次安排，可按时间或主次顺序排列。

第三部分，分析提炼经验。即谈体会、讲道理。

这一部分的标题常用“基本经验”或“几点体会”等词组来标注小标题。层次结构一般按照主次逻辑顺序，即先主而次、由重到轻的顺序来安排——重点

二是 “并列式”结构写法。

即按所做事情（做法、效果、经验）的主次或所做事情的时间先后安排顺序，归纳出若干方面的内容，每一个方面里有做法、有效果、有经验。

这种结构多发表在专业性期刊上，当作研究性论文用。

这种结构只有在成绩、经验不很突出的情况下才能采用。

而成绩、经验很突出，效果很明显，应当采用“三段式”逻辑结构写法：

一、简单做法，或基本做法（几点做法）或几项主要工作，或主要成绩

二、主要成效，或效益和效果

三、基本经验，或几点体会

至于个人的先进事迹介绍和思想认识方面的总结，更是灵活多样，可以参考上面介绍的写法。

（三）落款和日期

写在结束语右下方。

注意：如果总结上报给上级领导机关，要加盖公章，以示慎重。

六、撰写总结应注意的问题

（一）首先要有实事求是的态度

实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原 则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜 不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何 益处，必须坚决防止。

（二）总结要写得有理论价值

（三）总结要用第一人称

（四）总结规律，不记流水账

七、总结与计划的关系

联系：总结是前一阶段计划执行情况的检查、评价以及规律性认识，也是制订下一阶段计划的依据。

区别：

1.时间上：计划是事前就完成某项任务提出的安排，总结则是事后对计划执行情况的总检查、总评价。

2.内容上：计划主要回答在某一时期“要做什么，怎么做，做到什么程度”，总结主要回答在某一时期“做了什么，怎样做的，做到了什么程度”。

3.性质上：计划是总结的前提和依据，总结是计划落实后的认识和评价。

第三节 简报

一、概念

简报是机关、团体及企事业单位自编的内部刊物，是反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的内部文件。

简报是用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息而制作编发的简明扼要的带有新闻性质的书面材料。

二、特点

快，指及时性 新，指新鲜性 实，指真实性 短，指简明性

三、种类

工作简报会议简报信息简报

四、格式

（一）报头：

简报名称、期数、编印机关、印发日期、密级、编号

（二）报核：按语、目录、标题、正文、署名

（三）报尾：注明主送单位或个人姓名、抄送单位和印发份数

五、简报的写作要求

（一）灵敏

（二）准确

（三）迅速

（四）简短

（五）有效

第四节 调查报告

一、概念

为了某一目的（如了解情况、发现问题、树立典型、总结经验等），对某项工作、某个问题或某个事件、某个地区进行调查，收集资料，加以分析，概括、提炼出规律与本质，提出观点与对策的书面材料。

二、种类

（一）描述基本情况的调查报告（描述型）

如后面的例文：《关于我省公路建设情况的调查报告》、《华中理工大学理工科大学生文化素质调查报告》、《大学生膳食调查及建议》等均是。

（二）解释因果关系的调查报告（解释型）

如例文《平原绿化的成功探索江苏省新沂市调查》（经验型）；《关于湖北省7县农民税费负担情况的调查报告》（问题型）。

三、特点

调查报告是非当事人写的。其特点是：

1.直接调查与间接调查相结合。到现场进行实地考察、访问、勘探，包括发放问卷，查看当地统计报表和公文资料等。查阅与调查内容相关的文献资料，包括查阅公开发表或出版的一二三次文献资料（报纸、电视、杂志、网络）等。2．量化、数据化。一篇有价值的调查报告必定是定量化和实证化。3．以第三者的身份，运用第三人称来叙述。

四、应用领域

调查研究是一种工作方法、思想方法，一种科学研究方法。

从传播范围、读者角度看，调查报告的应用领域较广： 1．权力部门。包括政府机关、企事业、司法部门领导层等。2．舆论部门。包括新闻单位、咨询公司、网站等。3．学术部门。包括科研院所、教育领域等。

五、写法指要

（一）标题： 1．新闻式标题

单行标题，如《药价为何居高不下？》；

双标题，如《靠高质量低成本开拓市场——春兰集团调查》 2．公文式标题

这类标题往往重在表现调查报告的主题，一般都使用“调查对象或主要事由+文种”的模式，如《关于大学生消费问题的调查报告》。

（二）正文

描述基本情况调查报告的正文写法（描述型）

1、前言

①调查的目的意义，即为何调查该题目？想要从中知道什么？知道了之后有何用处？

②调查对象的基本情况，如调查对象的种类、数量、分布、地理位置、气候等自然或社会条件；

③调查的基本情况，说明调查的时间、地点、范围、方式方法、参加人员等。

2、前言的写作形式

开门见山，揭示主题。文章开始先交代调查的目的或动机，揭示主题。

结论先行，逐步论证。将调查结论写出来，然后再逐步论证，这种开头形式，观点明确，使人一目了然。交待情况，逐层分析。

文章开头可先介绍背景，然后逐层分析，得出结论。也可交待调查时间、地点、对象、范围等情况，然后分析。

3、主体部分的写法

一是“三大块逻辑结构”，即

一、主要成绩

二、存在问题

三、意见与建议 ”——权力部门用

二是标准的科技论文结构，即

一、调查地点和方法

二、结果与分析

三、几点建议。” ——学术领域用

三是并列式结构——学术领域用

如：《华中理工大学大学生文化素质调查报告》（提纲）开头：交代为何做这项调查、调查的地点、时间

一、调查方式及调查对象的基本情况。（调查的方式方法、人数、年级、男女比例等）

二、阅读专业以外书籍和选修人文社会科学课程一般情况

三、掌握文化知识的一般情况（文学、历史、哲学）

四、学生掌握艺术知识的现状（乐器、乐谱、剧目）

五、学生科学素质的基本情况（知识、思想、方法）

六、大学生思想道德观念的现状（爱国、合作、责任感）最后：是作者提出的几点建议。

改“并列式结构”为“科技论文式”结构 ：

华中理工大学大学生文化素质调查报告

一、调查的地点与方法

1、调查的意义、调查的地点、时间

2、调查方式及调查对象的基本情况。（调查的方式方法、人数、年级、男女比例等）

二、调查结果与分析

1、阅读专业以外书籍和选修人文社会科学课程一般情况

2、掌握文化知识的一般情况（文学、历史、哲学）

3、学生掌握艺术知识的现状（乐器、乐谱、剧目）

4、学生科学素质的基本情况（知识、思想、方法）

5、大学生思想道德观念的现状（爱国、合作、责任感）

三、几点建议。

解释因果关系调查报告的正文内容和结构安排之一：经

验

型

1、开头（前言）的写法。

开头一般是用对比的方式（调查对象自身前后变化对比或此一事物与彼一事物对比）概括交待调查对象取得的成绩或思想、工作基础。

2、主体部分的写法

首先，从若干方面介绍其具体做法和经验，即取得上述成绩的原因； 其次，介绍由此做法产生的效果（包括效应、作用、意义、影响等）； 最后，结合取得的经验和效应，提出进一步完善推广的设想或应注意的问题。

如： 《郑州市农业双向承包调查》（提纲）

一、主要经验

（主要做法和经验）

1、搞好试点

2、宣传推广

3、检查兑现

二、承包效应

（效果、作用、影响、意义）

1、激发了农民种粮的积极性，完成了合同定购任务

2、进一步完善了家庭联产承包制

3、转变了政府部门的职能

4、推动了农业内部经营机制的改革

三、值得注意的问题

（进一步完善或推广的意见、建议）

1、搞好几个关系

2、不同地方双向承包可以不同

3、签定承包合同的时间

解释因果关系调查报告的正文内容和结构安排之二：问

题

型

1、开头（前言）的写法。二种写法：

一是用对比方式提出问题，引出调查的原因和目的，并交待调查的时间、地点、方法等情况。

如：《吉林省榆树县大豆生产下降原因调查》

《还我美好河山——桂林风景区污染和破坏情况的调查》

二是直接提出问题，并交待调查的原因、目的、调查的时间、地点和方法等情况。如：

《1991年——1992年福建省果树冻害调查》

2、主体部分的写法。

问题型调查报告的写作重点在“原因和解难良策”上。

首先，概括活列举调查对象存在的具体问题，包括问题的表现和程度；

其次，归纳并阐述问题产生的主要原因；

最后，提出解决问题的措施。措施既要切实可行，又要简便易行。

如《关于湖北省7县农民税费负担情况的调查报告》 再如：

还我美好河山——桂林风景区污染和破坏情况的调查

一、桂林风景区遭受污染和破坏的现状

1、桂林及其所辖四县排放工业和生活污水给漓江造成的污染

2、桂林市废气、废渣给漓江及其上空造成的污染

3、桂林的园林风景、文物古迹遭到人为的破坏

4、漓江两岸秀丽的山峰被恩为的破坏

二、桂林风景区遭受污染和破坏的原因（用事实说明桂林市和桂林地区领导干部负有不可推卸的责任）

三、引用群众的反映（主要是园林、文化、旅游、环保人员），说明桂林风景区的保护急待加强。

结语

结语一般有三种形式：

（1）概括全文。综合说明调查报告的主要观点，深化文章的主题。

（2）形成结论。在对真实资料进行深入细致的科学分析的基础上，得出报告结论。（3）提出看法和建议。通过分析，形成对事物的看法，在此基础上，提出建议或可行性方案。

附件

附件是对正文报告的补充或更详尽的说明，包括数据汇总表及原始资料、背景材料和必要的工作技术报告。例如，在写的调查报告里，我们可以把相应的问卷选一部分作为我们调查报告的附件。

六、调查问卷的设计

（一）调查题设计方法：

填空式、开放式、封闭式、是否式、编序式等。

（二）问卷设计的原则要求

1、问题的选择

要选择切合调查目的的问题，可问可不问的不必问。

不触及“社会禁忌”问题或人们的“生活隐私”。不提“困窘性”的问题以及估计被试不愿意回答的问题。

对一些敏感性的问题、个人不愉快的经历或可能不愿意真实回答的问题，要尽量采取委婉的方式来问。

复杂的、难度大的问题不问。

2、问题的表达

措辞应客观严谨、语气亲切。

文字通俗易懂，不使用生涩字眼，不超出被试者的理解能力。

提问客观公正，不带主观倾向性、暗示性。如不要提“你愿意„„吗？”“你会干„„吗？”，而应问“你是否愿意„„？”“你会不会干„„？”

所给出的供选择的答案应意思明确，界限清楚。如：你喜欢怎样的进修方式？A、函授 B、脱产 C、半年 D、一年 E、短训。这里的答案之间界限模糊。有的从时间分，有的从是否脱产分，令回答者不知如何选择。

3、问题的数目与安排

问卷中的问题的数目没有统一规定，但总的来说不能太多，应以30分钟内能答完为度。

问题排列的顺序应是先易后难，先封闭后开放，敏感性问题放在后面。

问题要按一定逻辑顺序排列。如时间顺序、类别顺序。

答案的设计、安排要有利于数据处理。比如一些评估性问题，其答案应依等级顺序排列：①很喜欢 ②喜欢 ③一般 ④不喜欢 ⑤很讨厌。统计时，答案的序号数码既有类别意义，表示不同答案的类别，又有大小意义，表示厌恶的程度。

（三）调查问卷设计的常见错误

1、问题定义不准确

一个问题对于每个被调查者而言，应该代表同一主题，只有一种解释。定义不清的问题会产生很多歧义，使被调查者无所适从。例如：“您使用哪个牌子的洗发液？”

这个问题表面上有一个清楚的主题，但仔细分析会发现很多地方含糊不清，假如被调查者使用过一个以上的洗发液品牌，则他对此可能会有4种不同的理解或回答：

①回答最喜欢用的洗发液品牌 ②回答最常用的洗发液品牌（最常但并不一定是最喜欢用的，例如受支付能力的影响）

③回答最近在用的洗发液品牌

④回答此刻最先想到的洗发液品牌；另外，在使用时间上也不明确：上一次？上一周？上一月？上一年甚至更长时间？都可由被调查者随意理解，这样的问题显然无法搜集到准确的资料。如何避免定义不准确的问题？

采取六要素明确法，即在问题中尽量明确Who，When，Where，What，Why，How。问题的含糊往往是对某个容易产生歧义的要素，缺乏限定或限定不清引起的。因此在设计问题或在检查问题时，可以参照这六要素进行。

2、问题形式不妥当

问题的形式多种多样，大的可分为开放式、半开放式、封闭式；小的则涉及到一些语言技巧的运用和处理。不恰当的形式选择会导致被调查者不愿意或不能够提供问题所要求的信息。

①“请问你家每人平均每年的食品支出是多少”？②“请问你个人每月的工资收入是多少”③“人们都说Ａ牌电视机比Ｂ牌电视机好，您是不是也这样认为？”这3个问题都存在形式运用不当的问题。第一个问题要求被调查者付出额外的努力，进行复杂的计算。第二个问题涉及敏感的个人隐私，直接的提问容易遭拒绝。第三个问题则带有引导性倾向，会影响被调查者的选择。• 问题形式的选择应注意以下几点：

1．避免问题中包含过多的计算。问题的设计应着眼于取得最基本的信息，计算应在数据处理阶段通过计算机程序进行，这样可以减少被调查者的负担。

2、避免单纯依靠被调查者的记忆回答问题，应提供一定的提示或选择。

3、避免直接提问窘迫性问题。窘迫性问题指应答者不愿在调查人员之前作答的某些问题，如私人问题、不为一般社会道德所接纳的行为或态度或有碍声誉的问题。这类问题直接提问往往会遭拒绝，因此应改为采用非直接、联想式提问。4．避免出现诱导性倾向，提问尽量客观。在有外界压力存在的情况下，被调查者提供的是符合压力施加方偏好的答案，而不是他自己真正的想法。因此，提问应创造被调查者自由回答的气氛，避免诱导性倾向。

3、问题顺序不正确

问题顺序的安排有一定的规律可循。正确的排序应该合乎问题之间的逻辑，前后连贯，先易后难，避免因顺序的安排不当而导致访问被调查者中止。现在有很多问卷在顺序安排上存在错误，比如问卷开始就要求被调查者填写姓名、性别、年龄、婚否、职业等等，好像在填申请表，而不是调查，这样很容易遭致被调查者的反感和拒绝。这就是明显的顺序安排上存在的错误。• 在进行问题顺序安排时可参考以下几点：

1．基本信息应安排最前，分类信息居中，鉴别性信息放在最后。调查信息主要包括了3种信息类型：一类是基本信息，是达到研究目标所必带的信息；一类是分类资料，即将被调查人按年龄、性别、职业等予以分组归类的资料；第三类是鉴别性信息，如被调查人的姓名、住址等。一般来说，应将最主要问题（基本信息）置于最前面，然后列举后两类问题，只要前面的问题得到回答，那么后面的问题如果被调查者不愿回答或因事中止也就无关大局了。

2．先易后难。容易、直观、清楚的问题置前，困难、复杂、敏感、窘迫的问题置后。随着调查的进行，调查人员与被调查者交流的深入，被调查者可能降低或消除原有的戒备心理，愿意回答一些复杂、敏感的问题，从而使调查获得尽可能多的信息。

3．总括性问题应先于特定性问题。总括性问题指对某个事物总体特征的提问。①“在选择冰箱时，哪些因素会影响你的选择”？就是一个总括性的问题。特定性问题指对事物某个要素或某个方面的提问。如②“您在选择冰箱时，耗电量处于一个什么样的重要程度？”总括性问题应置于特定性问题之前，否则特定性问题在前会影响总括性问题的回答。

4、问题取舍不合理

问题的数量必须合理，应该既能保证搜集到全面的资料，又尽量保持问卷的简短，同时也尽力使问卷整体连贯、和谐、生动，能调动被调查者的积极性。现在有的问卷过于冗长，其中充斥着一些与调查主题毫无相关的问题；有的虽然短小，却不能全面搜集所需资料，而且过于严肃、死板，全文贯穿一问一答的形式，压抑被调查者的主动性。问题的取舍应注意以下几点：

1．按调查主题组织问题，每个问题都应有益于调查信息的取得。首先要明确调查的主题是什么，这是整个调查的基础，也是问卷设计的灵魂和核心所在。应绝对避免为节省费用而附带调查主题之外的问题。问题东拉西扯，会使被调查者产生调查组织不严密的印象，影响他们的答卷态度。

2．为了融洽调查气氛，不至于过于严肃、呆板，可以设置一些表面上与调查主题无关，但实质上有益于调查的问题。当问卷的调查主题较为敏感时，这点尤其有效。如在问卷开始，可以设置一些轻松的开放式问题，请被调查者畅述自己的看法，有利于调动被调查者的积极性；在各类信息的连接处，可以设置一些过渡性问题，顺畅被调查者的思维。

3．为节省调查时间，保证被调查者符合调查对象的标准，可以在问卷开始设置一个“过滤性”问题，检查被调查者的合格性。

第三篇：应用文写作备课笔记第二章

第二章 行政公文 第一节 行政公文概述

一、行政公文的概念

何为行政公文？国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）指出：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间、空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类。

为使国家行政机关的公文处理工作制度化、规范化、科学化，提高公文处理的效率和质量，经过几年的实践，国务院办公厅对原有的《国家行政机关公文处理办法》进行了再次修订，于2001年开始施行。

二、行政公文的特点

公文由法定作者颁发 公文的制发具有程序性 公文具有法定效力 公文具有规范的体式

三、行政公文的分类

《办法》中规定的行政公文有13种，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在社会公务活动中，我们只有准确地使用和撰写行政公文，才能确保政令畅通，使上下左右声息相通，步调一致，正常有序地工作，体现出新时代的新特点和新要求。

四、行政公文的格式

公文格式是指公文的外形结构组织及安排。为了保证公文的权威性、合法性、完整性及准确性，在《办法》第三章对公文格式作出了规范性的规定。

“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

（一）眉首

置于公文首页红色反线以上的部分统称眉首，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关表识、发文字号，签发人等五个因素。

1秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。秘密公文分为绝密、机密、秘密三级；其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

秘密等级顶格标识在版心右上角第一行；如需同时标识保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如“机密★一年”。

份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。

2紧急程度

这是对公文送达和办理时间要求的标志。目的是引起充分注意，确保紧急公文限时优先处理，以免延误工作

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

紧急程度顶格标识在版心右上角第一行。如果此份文件还有机密等级的要求，则紧急程度在下，秘密等级在上。

3发文机关标识

由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“国务院文件”、“北京市人民政府文件”。发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25mm。

联合行文时应主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧居中排布。4发文字号

发文字号是指发文机关对其制发的公文编排的顺序代码，以便引用和管理。 发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成，在发文机关标识下空两行用三号仿宋体字居中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用方括号“［］”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

5签发人

签发人指代表机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，以表明对此份公文的责任。一般的公文，领导人都要在公文稿纸上签字；但正式文本只有上报的公文才需要标注签发人姓名。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋体字，后加冒号；签发人姓名用3号楷体字。

（二）主体

置于公文首页红色反线（不含）至主题词（不含）之间的部分统称主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等八个因素。

1、标题

《办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”这就说明，完整的公文标题由三个要素组成，即制发机关名称、事由（公文的主要内容）和文种。例如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》（国发［1992］31号），制发该文件的机关是国务院，事由是成立经济贸易办公室，文种是通知。其中用介词“关于”和事由组成介宾短语作为文种的定语。

标题的位置在红色反线下空两行，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

在标题的制作中需要注意以下问题：

（1）完整规范的公文标题由三要素组成，但在处理上有时有特殊的情况。如有的公文标题由两项组成。一种是省略了制发机关名称，如《关于增加选举工作干部编制名额的请示》，这种情况一般是在有眉首的文件中出现。另一种是省略了事由，常出现在令、公告、通告等告示性公文中，如《北京市公安局通告》。在答复性公文的标题中还有的用四项式标题，即发

文机关、事由、主送机关和文种，如《国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区划给河北省人民政府的批复》。

（2）标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号

2、主送机关

公文的主送机关是指负责办理和答复公文的受文机关。 标识主送机关应注意以下要求：

（1）标注位置在标题下空一行，靠左顶格书写，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（2）普发性、周知性的下文，是一种需要所属的各机关都要了解和执行的公文，可以主送两个以上的下级机关。如北京市人民政府下发的普发性文件，主送机关可以是“各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各总公司，各高等院校”。这类公文中，有涉及对象的范围十分明确，可以做到不标自明的，也可以不标出主送机关，如公告、通告等。

（3）下级机关向上级机关报告和请示工作的上行文，一般只写一个主送机关，不能多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。下行公文中专门针对某一下级机关而发的（如批复），其主送机关也只能是一个。

3、正文

正文是一篇公文的主体，位置在主送机关名称下一行。其格式要求同一般文章，需注意的有以下两点：

（1）正文以自然段为最小的结构单位。每自然段第一行左空两字，回行顶格。最后一句写完要提行另起一段。一篇公文的正文部分，可以只有一段，也可以由若干自然段组成。

（2）篇幅较长的公文可划分为若干层次，每个层次下又包含若干自然段。层次前可加小标题。小标题的书写格式有以下几种：占一行，居中排印，题前加或不加序码皆可；占一行，靠左侧空两格排印，一般要加序码；不单占一行，加序码，置于一段首句位置。层次前也可以不加小标题，层与层之间自然过渡。

4、附件说明

附件是附属于公文正文的文字材料。附件一般有两种：一是补充说明正文的或作印证参考的某方面材料、数字、图表等。另一类是公文所发布的法规、规章或批发、转发的文件。这类附件，比正文还要重要，反倒是主体。如《中共中央国务院批转〈国家教委关于加强高等学校思想政治工作的决定〉的通知》，附件是《国家教委关于加强高等学校思想政治工作的决定》，通知是因它而发的。

公文如有附件，需先在正文之后加以说明。其标识要求是，在正文下空一行左空两字标识“附件”，后标冒号，然后说明附件顺序和名称。附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

5、成文日期

成文日期即公文的生效日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期有三种情况：

一是一般公文，以负责人的签发日期为准。

二是联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

三是电报，以发出日期为准。

成文日期标注在正文右下方，右空四字。

成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。如“二OOO年十月一日”。

（三）版记

置于主题词以下的部分统称版记，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。置于主题词以下的部分统称版记，包括主题词、抄关机关、印发机关和印发日期三个要素。1主题词

凡公文都应标注主题词。主题词是确切表达公文主题的规范化名词或短语。标注主题词，应当使用主题词表。近年来党和政府的领导机关都编制了自己的公文主题词表，撰稿人应根据表达公文主题的需要，从主题词表中挑选组配。 在主题词栏下要加一条反线。

2、抄送机关

抄送机关指主送机关外需要协办或知晓公文的其他机关。

抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称，标识在主题词下一行。标识方法是：左空一字用三号仿宋体标识“抄送”，后加冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后加标句号。 在抄送机关栏下要加一条反线。 3印发机关和印发日期

印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占一行位置。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

第二节 决定 意见

一、概念

决定是适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。

二、种类

• 根据其适用范围，决定可分为以下几类：

•（1）法规性决定。适用于发布权力机关制定、修订或试行的法律文件以及由政府部门制定的行政法规。如《国务院关于修改〈全民所有制工业企业承包经营责任制暂行条例〉第21条的决定》。

•（2）指挥性决定。适用于对某一问题、事项、行动作出决定性指挥。如《国务院关于加强档案工作的决定》。

•（3）知照性决定。适用于受文单位知照重大事项。如《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》。

•（4）奖惩性决定。适用于表彰或处分有关人员。如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》。

•（5）变更性决定。适用于上级机关变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

三、特点

（1）具有权威性。决定所涉及的事项或行动必须是“重要”或“重大”的，如涉及事项或行动的重要程度稍次一些，则可用通知行文。

（2）具有法规性。制发“决定”的目的是用于规范受文机关及人员的行为，受文机关及人员必须坚决遵守执行。

（3）具有指挥性。决定所涉及的问题意义重大，影响深远，对全国或一个地区、一个部门具有战略的意义，要求受文机关明确此项决策的重要意义和执行的原则、措施。具有明确的指挥目的。

（4）具有稳定性。重大事项一旦作出决策，往往带有战略意义。决定中所规定的原则、措施以及有关事项，需要在较长的时间内发挥作用。因此，决定了的事项不能朝令夕改，也不能频频改动制发。

四、文体结构 1标题 决定的标题由制发机关、事由、文种三部分组成。如果是会议通过的决定，还要在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议通过的日期。 2发文字号

决定的发文字号为完全式写法：即机关代字、年号、序号齐全。例如：国发［2002］20号。 3主送机关

决定的主送机关为应知照的单位或群体。4正文

正文一般由决定原因、决定事项和执行要求三部分组成。

（1）决定原因。即写决定的依据。有以下两种写法：一种是概括介绍作决定所面临的形势和任务；一种是从道理上阐述开展某项工作的重要意义和依据。

（2）决定事项。这是决定的主体部分，写对重要问题或重大行动所作出的决定的具体内容。包括决定的具体事项、实施原则、方法步骤等。若是事件处理，人员表彰、处分的决定，还必须写明事实和组织处理决定。决定事项要求层次分明、条理清楚，每个层次可用数量词或分标题、标点符号、专用词标明。

（3）执行要求。这是决定正文部分的延伸，内容包括：提出希望和号召，落实决定的措施，具体的执行要求等。 5落款

即在正文右下方写明发文机关的名称和成文时间。若标题上已有发文机关的名称，则签署时可省略。若是会议通过的决定，日期须用圆括号置于标题之下；若是领导机关的决定，日期一般放在落款之后。

四、写作要求

1决定原因要明确充分

决定所作的工作布置、提出的工作要求，需要受文机关认真贯彻

执行，而贯彻执行的前提是思想明确、认识清晰，所以决定的原因部分必须说明理由、陈述目的、摆出根据，使受文机关充分理解决定的重要性和必要性。 2决定事项要明确具体

决定事项是决定的主体，是其核心所在，要求对重大事项或行动作出决策或安排，因此，决定事项要明确具体，以便受文机关理解并贯彻执行。

第三节 公告 通告

一、概念

意见是适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文，既可以作上行文，也可以作下行文。2000年颁布的《办法》将该文种定为行政公文。1987年2月28日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》没有“意见”这种文种，但实际上该文种在行政机关中早已作为通用文种应用。

二、文体结构

标题 发文字号主送机关正文落款

三、公告和通告的区别

1重要程度不同

公告宣布的是重要事项或法定事项，多为国内外关注的大事；通告宣布的是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，除法规性通告外，多属一般事务性质的事项。这也体现在文字篇幅上，公告内容单一，篇幅较短；通告内容复杂，篇幅较长。 2发文机关不同

公告由国家行政领导机关或政府有关职能部门发布，发文机关级别较高；通告由国家各级行政机关、有关部门发布，不受发文机关级别的限制。 3受文对象不同

公告渉及范围较广，面向国内外公众；通告限于国内某一领域、某一地区的群众和有关人员。 4发布形式不同

公告主要采用登报形式，也可在电台、电视台播出。通告发布形式灵活，既可以登报、广播，也可以张贴，还可以用文件形式下达。 5写作要求不同

公告语言严肃庄重，一般采用篇段合一写法；通告语言通俗易懂，语气平和，多采用条文式写作。

第四节 通知 通报

一、通知(一)概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。是公文中使用频率最高、使用范围最广的文种，一般为下行文或平行文。

（二）种类

（1）发布性通知。（2）转发性通知。（3）批转性通知。（4）传达性通知。（5）告知类通知。（6）任免通知。

二、通报

（一）概念

通报是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文

（二）种类

表彰性通报。批评性通报。情况通报。事故通报。

三、通告和通报的文体结构

标题发文字号主送机关正文一般由通报缘由、通报事项、分析概括、处理决定四个部分组成。落款

四、通报与通知的区别

1告知对象不同

通报的告知对象为制发机关的所属单位或部门；通告的告知对象为全部组织或群众；通知一般只通过某种渠道传达至有关部门、单位或人员，告知对象有限。

2制发时间不同

通报制发于事后，通告、通知制发于事前。

3行文目的不同

通报的目的在于通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息，以指导、推动今后的工作；通知的目的在于通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理；通告的目的在于在一定范围内公布必须遵守的事项，有着较强的约束力。

4功能效用不同

通报可以用于奖惩有关单位或人员，通知、通告则无此功能。

第五节 报告 请示 批复

一、报告

（一）概念

报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文，是机关工作中一种常用的上行公文。

（二）种类

工作报告。情况报告。答复报告。报送报告。

（三）报告的写作模板

二、请示

（一）概念

请示是适用于向上级机关请求指示、批准的公文，是党政机关在公务活动中广泛使用的一种上行文种，目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。请示具有强制回复的性质。

（二）种类

求准性请示。解答性请示。批转性请示

（三）特点

请示性。先行性。专向性。

（四）请示的写作模板

三、批复

（一）概念

批复是用于答复下级机关的请示事项的公文。批复为下行文。

（二）种类

• 审批法规的批复。• 阐述政策的批复。• 审批事项的批复。

（三）特点

（1）回复的针对性。（2）极强的指导性。（3）效用的权威性。（4）行文的被动性。

（四）批复的写作模板

第六节 函 会议纪要

一、函

（一）概念

函是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

（二）种类

商洽函。询问函。请准函。答复函。

（三）函的写作模板

使用的广泛性。行文的多向性。功能的多用性。写作的灵活性。

二、会议纪要

（一）概念

会议纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。

（二）种类

办公会议纪要。专项会议纪要。

（三）特点

提要性。纪实性。系统性。权威性。

（四）会议纪要写作模板

病文修改

病文修改1：[报告]

(1)标题错误(3)“应对一九八六„„”语气不对。(4)分条列项的序号不规范。(5)“每平方公里约„„”，语意含糊。(6)报告中夹带请示事项。(7)“以上报告妥否”表达错误。(8)附件在公文中位置不当。病文修改2：[请示]

(1)标题，应去掉“报告”(2)发文号不应加“0”(3)结尾应改为“以上请示当否，请批示”。(4)发文时间应大写：二○○二年二月十日。(5)加盖印章。病文修改3：[批复] 1.标题：可改为：“关于给予××行政记过处分的批复”。

2.发文字号：发文字号由机关代字、年份、序号依次组成。应改为：“×发〔2006〕12号”。

3.引语未针对请示批复问题：应针对请示的问题批复问题，所以该文无必要再陈述××犯错误的事实，可删去第二自然段。4.执行的可行性有问题：“免奖半年，”模糊概念，拟改为：“免奖半年，自2006年6月9日始至2006年12月9日止”。

5.缺少落款： 落款是公文重要内容，是生效标识。因此，落款不能省略。全文拟改为：

乐山市万胜食品公司

关于给予××行政记过处分的批复

×发〔2006〕12号

万胜雨花路食品店：

你店报来《关于给××行政记过的请示》（发文字号）已收悉。

关于××再次贪污销货款问题，经公司经理办公会议讨论决定：同意你店意见，为再次给其改正机会，给予行政记过处分，免奖半年（自2006年6月9日始至2006年12月9日止），以观后效。

××市万胜食品公司

二○○六年六月二十日

第四篇：教案—— 实用应用文写作

实用应用文写作中级

教学对象：中级阶段留学生

教学人数：10人以内

教学内容：实用应用文写作专题

教学专题：感谢信、邀请信、寻物和招领、投诉、便条等

教学安排：

1、2次课1个专题；

2、教师在课前准备所有专题相关资料（相关词汇、句型以及例文）；

3、每个专题前发放所有专题资料让学生讨论选择本次课学习哪个专题（3分钟）（这个部分关注了学生的学习自主权不错，但是，可能只需要告诉学生需要学习的所有专题题目就可让他们自由选择了，而不需要发放所有专题资料）；

4、发放所选定专题的相关资料，教师讲解该专题，并与学生讨论如何仿写（20分钟）；

5、学生集体讨论并选定自己所要写内容（也就是说，每个专题教师都要涉及若干个写作任务？），教师旁听有错误时加以纠正（15分钟）；

6、教师总结该专题的特点、用法、写法（5分钟）；

7、布置作业：课后写一篇该专题类型的应用文（2分钟）；

8、下次课点评

第二次课：

1、复习上次课内容（5分钟）；

2、让学生把所写的应用文相互交换，阅读后分成两组进行点评（具体如何操作？是分成两大组进行综合点评还是一对一互相具体点评？教师是否需要提供具体的评估标准），教师走入学生中参与讨论（25分钟）；

3、教师在黑板上列出普遍存在的问题（也就是说需要教师在之前的环节注意搜集相关内容？），与同学们讨论并进行纠正（10分钟）；

4、总结复习该应用文的特点、写法等。（5分钟）

建议：虽然学生之间已经互相进行了点评，但因为学生的水平有限，最后教师能再把每个学生修改后的文章收上来仔细修改批阅，以帮助学生更好的提供写作水平。

总体设计还是较清晰的。

第五篇：应用文写作教案

第一章：绪论

应用文写作教案

第一节：应用文概念、特点

教学目标：了解一般应用写作的概念；应用写作的文体特点；

初步了解应用写作；

教学重点：掌握应用写作的基础知识点，了解应用写作的特点 教学难点：理清应用写作的文体特点 教学方法：讲授法；互动教学法

一：什么是应用写作 １.什么是应用文？

其实应用文古已有之，其历史最早可追溯到文字的产生时期。目前我们所能见到最早的应用文是殷商时期的甲骨文，即殷墟甲骨文，它多为占卜之辞。最早的文章总集《尚书》，则是我国第一部以应用文为主体的文集。

相较于应用文的产生，“应用文”这一概念的确立则晚得多。“应用文”一词最初出现在宋代。只是此时，“应用文”这一名称不是专用的文体概念。真正将“应用文”作为文体概念提出的是清代学者刘熙载。此后，关于应用文研究的文章及著作越来越多，对“应用文”这一概念的界定也越加明确。

“应用文”这个概念传到今天，简单来说，就是“凡个人、团体、机关相互之间，公司往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字，都叫应用文。”

2.应用文的种类

Ⅰ。公务应用文，指人们在办理公务中普遍使用的文书。

（１）法定公文，指公文法规中明确规定的公文。†国家行政机关公文处理办法‡（国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施）规定，行政机关公文种类为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。†中国共产党机关公文处理条例‡（经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发）规定，党的机关公文种类为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。一般指†国家行政机关公文处理办法‡中所规定的文种。

（２）事务公文，指除法定公文以外的公文。包括工作计划、工作总结、调查报告、述职报告、简报、公示、规章制度、大事记、会议材料（开幕词、闭幕词、会议报告、会议记录、领导讲话、提案）等。

Ⅱ.日常应用文，指人们在日常生活、事务中使用的文书。（1）宣传类：演讲稿、发言稿等。（2）说明类：启事、声明、海报等。

（3）礼仪类：请柬、贺（祝）词、题词、感谢信、慰问信、讣告、悼词等。（4）书函类：申请书、倡议书、建议书、承诺书、证明、聘书等。（5）个人事务类：简历、自荐信、辞职信、日记、读书笔记等。Ⅲ、行业应用文，指专业性较强的文书。如经济（合同、可行性报告等）、法律、新闻传播、科研、外交、军事类等文书。

二：学习应用写作的目的和意义

它具有很强的实用性和工具性。

（应用文具有怎样的实用性）

首先，应用写作时社会生活必要组成部分。在学校，工作单位里，我们要写通知、公告、计划、简报等应用性文体。在工作上，要制定计划、总结经验；反映情况、提出建议；在日常生活中，写东西要写借据，双方合作要签协议、订合同，有事不能上学上班要写假条，邀请他人参加活动要写请柬，寻找丢失的东西要写启事„„生活中种种都离不开应用文。

其次，应用写作是信息时代人才的基本素质与能力。现代社会各方面高速发展，瞬息万变，要求人们快节奏、高效率的工作。应用文的写作水平在很大程度上反映了管理部门、机关单位处理事务的质量和效能，各行各业对应用文的需求都非常迫切。因此，能否得心应手的撰写应用文成为衡量工作能力高低的重要标准之一。

三：应用写作的文体特点

1.实用性

实用性是应用文区别于其他文体的根本特征，也是应用文最重要的属性。也就是 说应用文首先是用来办事，解决实际问题的。由此可见，应用文则应用理论文体的逻辑思维，运用叙述、说明、议论等方法，以事实和道理反映具体问题，表述对某一事件或某一现象的认识和判断，从而解决实际存在的问题。（举例）2.程式性

应用文一般具有相对固定的体式，这是实用性在表现形式上的体现。它以惯用的文体格式、篇章结构和文书处理程序服务于实用性内容。这些相对固定的体式，是人们在长期实际工作、日常生活中约定俗成的。目的是为了更好的发挥实际效用，便于写作，交流与执行。（举例）

程式性在表达上还体现为具有一套相对稳定的习惯用语，既有特殊的含义又有较为固定的用法。（举例）3.时效性

应用写作的最终目的是处理事务，解决实际问题，使办事有依据。现实生活中的种种问题只存在于特定的时间、空间中，要求应用文必须在限定时间内行文，及时处理特定的问题，否则将失去使用价值。4．简明性

应用文的语言要求简洁明了，要求用最简约的文字说明事由，陈述事件，分析事理，提出建议，制定方案，以达到顺利处理公司事务的目的。

第二节：应用写作的基本功

一：应用文语言的特点 练习一：对比下面两个例子，说说两者的不同之处。（应用文语言和散文语言）

1、春夏之交，滕格里沙漠东南的中卫县呈现出一派生机盎然、朝气蓬勃的景象，天气晴朗，微云淡抹，暖意宜人。但是，在下午六时许，沙漠东北部的天际突然竖起一道黑墙，越升越高，迅速向前推进。黑色的帷幕很快向两边拉开，帷幕后边窜起无数沙、云，转眼将夕阳吞没，同时，地面上升起黑色的、灰色的、黄色的尘云交织在一起，翻滚着、变幻着，出现千奇百怪的景象。接着帷幕四合，一声巨响，一瞬间白昼变成黑夜，强大的气流卷着沙尘横扫过来。室内尘上弥漫，呛得人喘不过气来，这就是黑风！沙暴！

2、这次强沙暴主要是西伯利亚强冷空气侵入造成的，强冷空气前锋于五月四日八时进入新疆西北部，风速逐渐加大，在北疆地区和东疆北部形成第一片沙尘暴；五月五日八时在新疆哈密以东、猩猩峡至甘肃安西—带形成第二片沙尘暴；五月五日十四时以后．在阿拉善盟、甘肃酒泉以东至宁夏北部形成第三片，也是最大的一片沙尘暴。沙尘暴风力达8～12级，能见度大多仅在200米以内，局部地区能见度为零。沙暴所到之处，地表土层风蚀厚度一般这10—30厘米，沙丘前移1—8米．每平方公里降沙量达166多吨。有的地区出观高达300～700米的沙尘暴壁，1公里以外都能听到轰鸣声

答案：后者是应用文的语言，与散文语言不同，应用文语言的特点是：

（一）明白。应用文的目的不在让人欣赏，而在让人理解并接受，故必须把明白放在第一位。

1、要求观点明确，思路清晰 

2、用词造句应平实、规范

（二）准确。要求语言能精确无误地表达作者要表达的理论和观点。准确表达，辨清细微差别

练习二：下面这篇短文符合应用文语言的特点吗？为什么

“ 这是我第一次在这种场合讲话。在我的印象中，在这里讲话的人应该是德高望重、学术精湛的学者，所以接到这个邀请有点诧异。但无论是什么原因，至少说明一点，那就是我的年龄也不小了。”—————XX级毕业生在毕业典礼上的讲话

答案：正确范文。

今天是文学院2009级研究生的开学典礼，我是中文系1981级的研究生，二十八年时光，蓦然回首，弹指一挥间。“子在川上曰：逝者如斯夫，不舍昼夜。”汉代人说“人生一世间，如白驹过隙耳”。这些人生格言，相信在座各位都耳熟能详，但真正有所体会和体认，往往在时过境迁之后。清朝人有两句诗：“人无哀乐头难白，座有婵娟眼易青。”面对洋溢着青春生命光彩的朝气蓬勃的各位，面对将承担二十一世纪中国学术命运的各位，我这个白头学长如何能不“眼易青”？

①专用词语 1.称谓词

即表示称谓关系的词 第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。

第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。

第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。2.领叙词

领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的有： 根据 按照 为了 接„„ 前接或近接„„ 遵照 敬悉 惊悉 „„收悉 „„查 为„„特„„ „„现„„如下

应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。3.追叙词

追叙词是用以引出被追叙事实的词。如： 业经 前经 均经 即经 复经 迭经 在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。4.承转词

又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有： 为此 据此 故此 鉴此 综上所述 总而言之 总之 5.祈请词

又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有： 希 即希 敬希 请 望 敬请 烦请 恳请 希望 要求

使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系 6.商洽词

又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有： 是否可行 妥否 当否 是否妥当 是否可以 是否同意 意见如何

这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即 在确需征询对方的意见时使用。7.受事词

受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如： 蒙、承蒙。属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。8.命令词

命令词即表示命令或告诫语气的词语。以引起受文者的高度注意。如： 表示命令语气的语词有：着 着令 特命 责成 令其 着即 表示告诫语气的词语有：切切 毋违 切实执行 不得有误 严格办理 9.目的词

目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如： 请批复 函复 批示 告知 批转 转发 用于下行文，如：查照办理 遵照办理 参照执行 用于知照性的文件，如：周知 知照 备案 审阅 10.表态词

又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如： 应 应当 同意 不同意 准予备案 特此批准 请即试行 按照执行 可行 不可行 迅即办理

在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。11.结尾词

结尾词即臵于正文最后，表示正文结束的词语。用以结束上文的词语。如： 此布 特此报告 通知 批复 函复 函告 特予公布 此致 谨此 此令 此复 特此

再次明确行文的具体目的与要求。如： „„为要 „„为盼 „„是荷 „„为荷 表示敬意、谢意、希望。如： 敬礼 致以谢意 谨致谢忱使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。

二：表达方式

（一）叙述 1.讲究顺叙 2.多用概叙 3.追求真实

（二）说明

1.说明与叙述结合

2.多种说明方法综合运用

（三）议论

练习：

下列事项是否都需制发公文？

1、人事处部署本学校各类人员的考核工作。

2、某学生多次殴打同学，学校对其进行处分。

3、中秋节当天，下午放学时间提前半小时。

5、经管学院王立老师生病住院，其担任的课程暂由李吾老师代替。

反例：

××省财经学校给××大学的函 ××大学校长办公室：

首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候，我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。事情是这样的：最近，我校经与××学院磋商，决定派几位教师到该院进修学习，只因该院刚开办不久，大部分宿舍未修盖完毕，以致本校进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，起头并进，培养人才，时不我待，我校这几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

为此，我们在进退两难的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，于是我们抱一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。

以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望谅解，并希望尽快得到贵校的答复。

此致 敬礼

20××年×月×日（公章）

范文案例：

××省财经学校致××大学的函 ××大学：

我校×教研室有三位教师在×学院进修，但住房问题未能得到妥善的解决。他们提出愿在贵校租住教工宿舍，我们希望贵校能考虑这一要求，解决这一困难。约定面谈。

如蒙允诺，敬表谢意。

此致 敬礼

二O××年×月×日（公章）

范文案例二：

证明

福建师范大学文学院：

兹证明温志拔同志系本校人文系教师，经其本人申请，学校研究，现同意该同志在职脱产进入贵校文学院中国语言文学博士后流动站，进行合作研究。特此证明

福师大福清分校人事处

二○一二年六月七日（公章）

第二章：法定公文

教学内容：公文的概念；公文的特点；公文的作用；公文的种类；行文关系与行文规则。

教学目的：理解公文的概念；了解公文的特点和作用；掌握公文的种类；理解公文的行文关系与行文规则。

教学重点：公文的概念及种类；行文关系与行文规则 教学难点：公文的行文关系与行文规则。

教学方法：讲授法、互动教学法

一、公文的概念

公文，即公务文件，习惯上称为文件，是党政机关、社会团体、企事业单位为了管理国家、处理政务，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成的，作为传达贯彻党和国家的方针、政策，颁布法律和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验和记载公务活动的一种工具。

广义的公文包括收发文件、电报、表册、会议文件、调查材料、图片、图纸、录音带、录像带等。我们通常所说的文件，一般是指具有固定格式并带有版头和发文字号的正式公文。

二、公文的特点

1.由法定的作者制发

法定的作者是指依法成立并能以自己的名义行使法定职权的组织及其领导人。如各党政机关、团体、企事业单位就是法定作者。它们的领导人是上级机关任命或经过选举后报上级机关批准产生的，也是法定作者。2.具有法定的权威性 3.具有特定的体式 4.具有很强的政策性

三、公文的作用

1.公文是传达贯彻党和国家方针政策及各项指令的有效形式，在机关公务管理中发挥领导与指导作用。2.公文用于发布行政法规、规章与采取行政措施，在国家行政管理、维护社会主义管理秩序方面发挥行为规范的作用。

3.公文是请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上的纵向联系的基本手段。4.公文是沟通机关间横向联系的纽带。

5.公文具有较强的政策性、理论性与对实践活动的指导性。6.公文是机关行政管理的真实记录，具有依据与凭证的功能。

四、公文的种类

（一）公文的分类方法

1.从公文的性质分，可分为党内机关公文，国家行政机关公文，社会团体机关公文以及企事业单位的公文。

2.从公文的来源和使用范围分，公文可分为收文和发文。收文是指其它机关发送或传递到本机关的文件。如上级机关发来的通知，下级机关报送的报告文件、请示等。发文是由本机关制发的，一部分是发送给需要用它进行工作联系的其它机关，一部分是下发给本机关或本系统内部使用。

3.从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文和泛行文四种。

4.从公文发送与处理的时间要求上分，可分为特急件、急件、平件三类。

5.从公文件的机密性分，可分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通公文等。6.从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。

五、公文的行文关系与规则

（一）什么叫行文关系 所谓公文的行文关系，是根据组织系统，公文法定作者的职权与行文单位间的隶属关系来确定的。

根据行文制度的规定，机关之间的行文可分为三种：上行文、平行文、下行文。

（二）处理行文关系的基本原则 处理行文关系的基本原则，总的说是必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定。具体要求注意以下几点：

1.一般不越级向上行文请示问题。因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关，以免引起行文混乱。

2.‚条条‛一般不对‚块块‛下命令作指示，但可在业务管辖范围内向下行文。3.经批准在报刊上、计算机网络上发表的公文，应当视为正式公文，具有正式公文的同等效力。4.上行文不必同时抄送下级；下行文如有必要，可抄送上级。

5.受双重领导的单位，向上请示问题，应当写明主报单位与抄报单位，而不能出现两个以上的主报单位，以免公文无人负责受理。

6.上级的公文，未经许可与没经过一定手续，下级不能任意翻印、转发。7.国家机关的公文，不得对党的组织作指示，交任务。(三)下行文规则

1.政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

(四)上行文规则 1.请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

2.“报告”不得夹带请示事项。3.一般不得越级请示和报告。

4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。(五)联合行文规则

1.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 2.政府与同级党委和军队机关可以联合行文； 3.政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； 4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。(六)其他行文规则

1.属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。2.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

练习：

不定项选择：

1、应用文的骨架是（）

A、主题B、材料C、结构D、语言

2、下列属于点明主题，揭示文章中心内容的标题是（）A、《请示》B、《启事》C、《聘请书》D、《全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面》

3、应用文语言的特点是（）

A、平实B、华丽C、朴素D、隐晦

4、应用文主要运用的表达方式有（）A、记叙B、抒情C、议论D、说明

答案：C D

AC

ACD

判断题

1．报告、请示、通知都属于上行文。

（）2．某大学和某县城小学之间的行文关系是上下级关系。（）3．某市国家税务局与所在省工商行政管理局是平行关系。（）

4.平行文只能在同级机关之间使用。（批改说明：不相隶属机关也可以使用）

第三章：公文的格式

教学内容：公文格式的概念；公文格式的内容。

教学目的：了解掌握公文格式的内容。

教学重点：公文的书面格式。

教学难点：公文格式和各要素及排列。教学方法：讲授法、互动教学法

一、公文的排版规格与印制装订要求

(1)排版规格：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文文字从左至右横写、横排，采用三号仿宋体。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

(2)用纸要求：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1 mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。张贴的‚通告‛、‚命令（令）‛用纸幅面尺寸可根据实际需要确定。

(3)装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。

二、公文书面格式

通常，我们将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首（亦称文头部分）；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体（亦称行文部分）；臵于主题词以下的各要素统称版记（亦称文尾部分）。

（一）眉首

眉首的特点是位臵相对固定。一般由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等部分组成。

１.公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需要标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第１行。并不是所有的公文都需要编制份数序号，†办法‡规定带有密级的公文必须编号。如果发文机关认为有必要，也可以对不带密级的公文编制序号，如国务院文件都编有份数序号。

编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来，应根据公文的份数来决定所编份数的位数，但至少应不少于两位，即‚1‛应编为‚01‛，如果单编‚1‛，会使人不知其意，以为是误印上去的。

2.秘密等级和保密期限

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据†办法‡的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明‚绝密‛、‚机密‛和‚秘密‛。‚绝密‛是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；‚机密‛是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；‚秘密‛，是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照†国家秘密保密期限的规定‡(国家保密局1990年第2号令)•第九条执行，即“凡未标明或者本通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年秘密级事项十年认定。”在秘密等级和保密期限间用‚★‛隔开。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‚★‛隔开。应该注意的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间不空1字距离，以使该字段不致过长。

3.紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据†办法‡规定，紧急公文应当分别标明‚特急‛、‚急件‛。电报的紧急程度分为‚特提‛、‚特急‛、‚加急‛、‚平级‛等四种。具体‚特急‛和‚急件‛的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。

公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。在表示紧急程度时应注意：一是不要随意将公文的紧急程度升格。确定与标明文件的紧急程度，是一项严肃的工作，是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意，以保证文件的时效，确保一些紧急问题能得到紧急处理。所以不要随意将公文的紧急程度升格，防止滥标急件。如果把平件也标成急件，形成急件太多，就会造成急件不急，以致影响了真正急件的处理。二是紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。

4.发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加‚文件（电报）‛组成；‚函‛只标识发文机关全称或规范化简称，不加‚文件（电报）‛字样；‚命令（令）‛、‚会议纪要‛除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种名称。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关向上级机关申报，也有由本机关自定的，但一定要明示其他行政机关，不能只是自己使用而别人不认同。

发文机关标识上边缘至版心上边缘距离一般为25mm；上报的公文，发文机关标识的上边缘至版心上边缘为80mm。‚函‛的发文机关标识上边缘上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两线长均为170mm。命令（令）标识上边缘至版心上边缘距离为20mm。

发文机关标识原则上应使用小标宋体字，一般用红色标识。小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。电报的发文规定用黑色标识，字号以醒目美观为原则酌定，但应小于22mm×15mm。

联合行文在排列时应注意：

第一、同级机关联合行文时，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头。第二、联合行文的同级别机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行，居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‚“”‛括入；序号不编虚位，不加第字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。联合行文，只标明主办机关发文字号。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。

6.签发人

上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序排列，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（二）主体 公文主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等项。1.标题。

指标明某一公文主题的概括性名称。公文标题与文章标题的显著区别，在于公文标题有固定的结构，而文章的标题基本无定规。

（1）标题的位臵。放在正文上方的正中最醒目的地方，使读者首先通过标题对公文的性质、要求与反映的主要问题，有一个概括的了解，同时便于文书的处理工作。

（2）标题的组成。一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。发文机关，放在标题之首；事由放在发文机关和文种之间。通常在事由前加介词‚关于‛，组成介词结构，使事由更加鲜明、突出；文种，放在标题的末尾，在事由和文种之间加助词‚的‛。

公文的标题，按要求一般应写成全结构，即具备发文机关、事由和文种三部分。但按照惯例，有些公文省去了发文机关，只有事由和文种，尤其是上行文。有的省去了事由，只有发文机关和文种，有极少数公文省去了发文机关和事由，只有文种，称不完全结构标题。但不论在什么情况下，均不能省去文种，否则就不成其为公文了。

（3）标题的要求。标题是公文的具体名称，起到画龙点睛的作用，既不能冗长，也不能笼统含糊，字数一般不超过50个字。字数如不多，可居中排一行。如果字数较多，可排成两行或三行，最多不要超过三行。各行的字数一般不相等，一般有‚正梯形‛、‚倒梯形‛、‚除号形‛等。总之，各行之间应对称，并注意其中最长的行一般不要超过正文一行字的五分之三。分行时，不要把两个字以上的词分割开。标题结尾处不加标点符号，标题内除批转法规性文件处，一般不加书名号。标题采用二号宋体字，其中的数字要用汉字小写。公文如为经会议讨论通过或批准的，应在标题下加题注，即在圆括号中居中排出‚某年某月某日经某会议通过（或批准）‛，字号是三号宋体。

2.主送机关

即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关的全称、规范化简称或统称。又称上款或抬头。其作用在于概括表明公文的空间效力范围，明确对公文负法定办理或答复责任的机关。除普发性文件外，通常一份公文（特别是上行文）只能选择一个机关为主送机关，且一般不要报送领导个人（领导者本人有要求者除外）。

主送机关，于标题之下空一行靠左顶格书写，末尾用冒号。如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号分隔。

3.正文

是公文的主体部分。于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

4.附件

附件指附属于公文正件的其它公文或材料，可分为两类：一是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；二是公文正件已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解执行公文提供参考数据。

附件说明，标注于正文下空一行，左空2个字用3号仿宋体字标识‚附件‛，后标全角冒号和附件名称。如有序号使用阿拉伯数码，附件不加书名号，名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‚附件‛，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应有附件左上角第1行顶格标识公文的发文号并在其后标识附件（或带序号）。

5.发文时间

公文必须写明成文时间，以表明公文从何时生效。一般的公文，成文日期就是它的生效日期。法规性公文，有的从发布之日起生效，有的专门规定了生效和开始执行的日期。

发文时间一般以机关领导签发的日期为准。如果缮印时间较长，也可以以印发的日期为准。几个机关联合发文，以最后一个会签机关所签发的日期为准。经一定会议讨论通过的公文，以通过日期为准。

发文时间的位臵，写在正文末右下方。其位臵、距离根据发文机关的数量及机关印章的大小而确定。必须用汉字小写完整写明年月日。

6.公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式，它包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时期，成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正，居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；主办单位印章在前，均压成文日期，两印章不相交或相切，相距不过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下1行右空2字标识成文时间。

如确需党政机关联合行文，应将党的机关排列在前。以机关领导人名义行文时，应在姓名前同时冠上职务身份。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时期上。两个或两个以上印章的排列要统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。

7.附注

附注一般是对公文的以放范围、使用时需注意的事项加以说明，如‚此件发至县团级‛、‚此件可见报‛等。

公文如有附近注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识，在成文时期下1行。

（三）版记

版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。

1.主题词

指用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语。主题词的作用在于与标题相配合进一步简要而精确地揭示公文内容，为主题检索法的运用提供检索标识，为实现公文处理的标准化、现代化奠定基础。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如†国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知‡，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”•、“破产 ”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目间空1字。

2.抄送机关

抄送机关是指虽不由这个收文机关主办，但需使其了解这份公文的内容或应协同办理这份公文的机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识‚抄送‛，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，与抄送机关的标识相同。

3.印发机关和印发日期

印发说明是对公文承印单位、印发日期、印刷份数等情况的介绍。其作用在于明确公文印刷质量、时限的责任归属并便于受文者直接与公文印发单位取得联系。

承印单位一般为机关的办公室，用三号仿宋体字左空一字。有的发文机关没有专门的办公（厅）室或文秘部门，也可标识发文机关。

印发日期以公文会印的日期为准，用阿拉伯数字，右空一字。印发份数是党的机关公文所需标注的。

4.版记中各要素下均中一条反线，宽度同版心，一是为了显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。

5.版记的位臵

版记应臵于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素臵于最后一行。（1）公文主体之后 的空白容不下版记的位臵，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。（2）公文如有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，该页又正是4的倍数，此时版记应臵于空白处。如附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。

参考说明(例子图片选取多个)：

练习题：

不定项选择题 ：

1、需用请示行文的情况是（）

A、权限不够 B、能力不足 C、认识不清 D、资源匮乏 E、问题特殊

2、发文字号年份的正确写法是（）A、〔97〕B、〔1997〕C、〔’97〕D、〔1997年〕

3、不属于通报适用范围的是（）

A、表彰先进B、传达情况 C、申请批准D、批评错误

4、公文的秘密等级应标于文头的（）

A、左上角 B、右上角 C、左下角 D、右下角

5、任免人员应使用的文种是（）A、通报 B、批复C、通知D、通告

6、公安局向市政府请求批准办某件事用（）

A、报告 B、函 C、请示 D、意见

7、公文中使用频率最高的文种是（）

A、函 B、通告 C、通知 D、通报

8、市政府把省政府文件以通知的形式发至县政府，这种形式叫（）A、印发 B、批转 C、翻印 D、转发

9、目前国家行政机关公文共有（）A、13种 B、11种 C、12种 D、14种

10、不符合用印要求的是（）

A、位置在发文时间上方 B、上不压正文 C、上可压正文 D、下要压年月日

1、ABCDE

2、B

3、C

4、B

5、C ６、C

7、C

8、D

9、A

10、C

判断题

1、越级请示时，不必将文件抄送被越过的上级机关。（）

2、若是联合发文，主办机关应排列在前。（）

3、公告和通告行文时，都要写上主送机关。（）

4、批复只限于答复请示。（）

5、会议纪要和一般公文一样，不能设正副标题。（）

1、×

2、√

3、×

4、√

5、×

第四章：通知

教学内容：通知的概念、种类、特点、结构写法和写作要求。

教学目的：理解通知的概念，了解通知的种类、特点以及写作要求。能够拟写通知。教学重点：通知的概念、种类和写作要求。教学难点：通知的拟写；通知和通报的区别。教学方法：讲授法、案例分析法、互动教学法

一、通知的适用范围及特点

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。

通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中最常用的一种公文，使用范围相当广泛。

通知具有三个特点：

1．使用范围具有广泛性。通知不受发文机关级别高低的限制；对通知的行文路线限制不严，主要作上级机关对下级机关、组织对所属成员的下行文，但平行机关之间、不相隶属的机关之间，有时也可使用通知知照有关事项；通知写作灵活自由，使用比较方便。

2．文种功用多具有指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署和布臵工作、批转和转发文件等，都需明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么，怎样做，达到什么要求等。一部分通知对下级或有关人员有约束力,起指挥、指导作用;另一部分通知则主要起知照作用。

3．有明显的时效性。通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。有的通知如会议通知，只在指定的一段时间内有效。

二、通知的主要类型 根据内容与作用，通知可分为以下几种类型：

1．指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施，不宜用命令(令)发布的，可使用这种通知行文。指示性通知往往带有强制性、指挥性和决策性的特点。2.知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章，更改电话，更正文件差错等，都可用这种通知行文。3．批示性通知(批转、转发性通知)。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。批转性通知，适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发，需在标题中加‚批转‛两字；转发性通知是‚转发‛有关文件的通知，同样需在标题中注明‚转发‛字样。

4．事项性通知(工作通知)。要求下级机关办理某些事项，除交待任务外，通常还提出工作原则和要求，让受文单位贯彻执行，具有强制性和行政约束力，这种通知，便属事项性通知。有些工作任务，不宜采用命令和意见行文的，可使用这种通知。

5、会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。

三、通知的结构和写法

各种类型的通知各有不同的写法。以下介绍各类通知标题和正文的一般写法： 1．标题。通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。

省略式标题有如下三种情况：

(1)省略发文机关。如果标题太长，可省略发文机关。如‚关于县级市经济管理权限的通知‛，这个标题便省略了发文机关。省略发文机关的标题很常见。如果是两个单位以上联合发文，不能省略发文机关。

(2)省略多余的‚关于‛和‚通知‛字样。发布性和批转性通知的标题由‚发文机关＋发布(批转、转发)＋被发布文件标题＋通知‛构成。被发布、批转、转发公文为法规、规章时，一般应加上书名号，有时由于被批转、转发公文标题中已有‚关于‛和‚通知‛字样，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可保留末次发布(批转、转发)文件机关和始发文件机关，省略去多余的‚关于‛和‚通知‛字样。否则，就会出现一个标题中有多个‚关于‛和‚通知‛的现象，显得很长，读起来也拗口。如：‚××县人民政府关于转发†××市人民政府关于转发„××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知‟的通知‡‛。这个标题有四个层次，用了三个‚关于转发‛，两个‚的通知‛，很不顺口。可把这个标题简化为‚××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知‛。至于被省、地区等转发过的内容，可在转发意见中交待清楚。

(3)省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只写文种‚通知‛二字。

2．正文。通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法：

(1)指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。

指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。

(2)批示性通知。(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为‚批语‛，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三个方面：

1)说明批转的目的或陈述转发的理由； 2)对受文单位提出贯彻执行的具体要求； 3)根据具体情况做出补充性的规定。用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关的公文时，对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可或推荐的作用。从构成上看，这种通知由批语部分和批转或转发文件组成，批语和被批转或转发文件都不能单独作为一份文件。如果批语脱离被批转或转发文件，没有实际依托内容，不能单独行文；如被批转或转发文件离开批语则不能纳入通知的内容，不能体现发文单位的意图，没有批语予以的权威性和合法地位。

(3)事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。

第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。

第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布臵的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布臵工作，因此也有人称之为‚工作通知‛。

第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如‚请遵照执行‛，‚请认真贯彻执行‛，‚请研究贯彻‛等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。

写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。

(4)知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。

(5)会议通知的写法。会议通知依据其不同类型，有不同的写法。通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。

供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，正文开头可不写受文对象，应在通知事项中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。语言力求简短、明白。

(6)任免通知的写法。任免通知的写法比会议通知更为简单，一般的固定格式是：按任免决定写上任免人员即可。

第五章：请示

教学内容：请示的概念、种类、特点、结构写法和写作要求。

教学目的：理解请示的概念，了解种类、特点以及写作要求。能够拟写请示。教学重点：请示的概念、种类和写作要求。教学难点：请示的拟写

教学方法：讲授法、案例分析法、互动教学法。

一：请示的适用范围及特点

请示是“适用于向上级机关请求指示、•批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。

具体地看，请示的适用范围主要包括如下几方面：

1、对上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不同理解，需要上级机关做出明确解释和答复。

2、从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定做出变通处理，有待上级重新审定，明确作答。

3、在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法可依，需要上级机关做出明确指示。

4、需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难。

5、按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题。

6、工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。

值得注意的是，凡自己职权范围内的工作，经过努力能处理和解决的问题、困难，都应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。与报告比较，请示的特点更鲜明地表现为：

1、行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质；而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述性质。

2、行文目的的求复性。请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题，要求做出明确批复；而报告的目的则在于让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复。

3、行文时机的超前性。请示必须在事前行文，等上级机关作了批复之后才能付诸实施；报告则可在事后行文，也可在工作进行中行文，一般不事前行文汇报方案。

4、请求事项的单一性。请示要求一文一事；报告可以一文一事，也可以一文数事。

二、请示的主要类型

请示类型有多种分类。根据请示的不同内容和写作意图，将其分为两类：

1、请求指示的请示。请示上级机关对有关的方针、政策、规定中的难以理解或不明之处，以及在执行过程中需作变通处理的问题或涉及其他机构职权范围的问题予以回复。前面所提请示的适用范围之1、2、3项，属这种类型。

2、请求批准的请示。这类请示多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题，前面所提4、5、6项即属此类。

三、请示的结构及写法

请示包括标题、主送机关、正文和落款几部分。

1、标题。请示标题内容包括发文机关、事由和文种。标题中尽可能不要出现‚申请‛、‚请求‛之类词语，不宜写为“关于请求×××××的请示”，“请示”中本身就含有请求的意思了。不能将‚请示‛写成‚报告‛或‚请示报告‛。

2、正文。请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。(1)原由。请示的原由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要写在正文的开头。先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由是写作请示的关键，写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。如果原由比较复杂，不能为简要而简单化，必须讲清情况，举出必要的事实、数据，实事求是,具体而明白。

(2)事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白，并做出具体的分析。如果请示的事项内容比较复杂，则要分清主次，一条一条地写。

请示事项，不能出现不明确、不具体的情况，也不能把原由、事项混在一起写。否则，容易使上级不得要领，不明白下级要求解决什么问题。

(3)要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。如：‚以上请示，请批复‛，‚以上意见当否，请指示‛，‚以上请示，请审批‛等等，虽然是很简单的一句话，但却是请示必不可少的内容。不要用“可否（妥否、当否），请批准”之类不合逻辑的用语。

四．请示的写作要求

1、一文一事。一份请示只能写一件事，这是†国家机关行政公文处理办法‡的规定，也是实际的需要，如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复。如果性质相同的几件事确需写在一份请示中，则必须是同一机关可以批复的。

2、单头请示。一份请示，只送一个上级领导机关，不能同时主送两个或两个以上机关。如有需要，对有关的单位可用抄送的形式。这样，可以避免出现推诿、扯皮的现象。受双重领导的机关向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个领导机关。

3、不越级请示。请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导个人，容易误事，甚至会造成领导者之间的矛盾。

4、不得抄送下级机关。请示是上行公文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。

第六章：报告

教学内容：报告的概念、种类、特点、结构写法和写作要求。

教学目的：理解报告的概念，了解种类、特点以及写作要求。能够拟写报告。教学重点：报告的概念、种类和写作要求。

教学难点：报告的拟写

教学方法：讲授法、案例分析法、互动教学法。

一、报告的适用范围及特点

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告主要有三个特点：

1、内容的实践性。这一特点集中表现在工作报告上。工作报告是对本单位所做过的工作的回顾和总结，只有做过的工作，才能写进报告，没有做过的、只停留在计划里和口头上的豪言壮语，不能作为报告的材料。怎样做就怎样写，做得好的总结经验，做得不好的吸取教训，不能弄虚作假，也不能抄几段文件搪塞。其他类型的报告实际上也以实践为依据。

2、表述的概括性。这是报告的文体特点。报告是以叙述和说明为主要表达方式的文种，但它的叙述和说明是概括性的，要求作粗线条的勾勒，而不必详述过程，更不要求铺排大量的细节，制作者只有领会了这个特点，才能写出篇幅短小而又有分量的报告来。

3、选材的灵活性。报告选材的自由度很大，写什么、不写什么，选择权掌握在发文单位手里。了解了这个特点，发文单位就可以根据实践挑选最有特色、最有价值、最有新意的题材和材料来写。当然，答复报告必须按上级的要求实事求是地写。

二、报告的主要类型

1、工作报告。指汇报工作的报告。工作报告可分为：综合工作报告，如下级机关向上级机关汇报某一阶段工作的进展、成绩、经验、存在问题及打算；专题工作报告，即针对某项工作或问题所写的报告。

2、情况报告。指向上级机关反映情况的报告。例如，及时汇报本地区、本单位发生的重大事件，在一定范围内带有倾向性的情况，包括会议的情况等。

3、答复报告。答复报告是指答复上级询问事项的报告。例如，上级领导对群众来信来访中反映的问题或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关，此时使用的公文就是答复报告。

4、报送报告。指向上级机关报送物件或有关材料的报告。

三、报告的结构及写法 报告有多种写法，这里只介绍一般的结构和写法，同时指出实际写作中常见的一些毛病。报告的结构包括标题、正文、落款三部分。报告的正文一般包括原由、事项和结尾三部分。

1、标题。报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种不能省略。另外，报告的标题容易出毛病的部分是事由，对事由要注意概括、提炼。

2、各类报告正文的写作要点。

(1)工作报告。正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。可标出序数，分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。

基本情况可简要交代时间、背景和工作条件；写主要成绩应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会主要是指对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作；写存在问题要写出工作中的缺点与不足；基本教训是指工作失误的原因和值得吸取的教训；今后意见指改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。

(2)情况报告。

情况报告常用于向上级汇报下列事项： 1)严重的灾害、事故、案情、敌情；

2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众的反映等；

3)督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果；

4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等； 5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思； 6)其他重要的、特殊的、突出的新情况。

情况报告写法不强求一律，但都要力求做到：

1)内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况； 2)把情况和问题讲清楚，把事情的经过、原委、结果、性质写明白；

3)提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的角度，不能在报告中夹带请示事项；

4)理顺文章的思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明； 5)写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。

（3）答复报告。答复报告的内容要体现针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。答复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。

(4)报送报告。这类报告正文极为简单，有的甚至只有三言两语，把报送物件、材料的名称、数量说明就行。结尾常用“请收阅”、“请查收”等结束。

四、报告的写作要求

报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述。具体要求做到：

1、立意要新。提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而提炼出能反映出本质的、带规律性的主题。

2、内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的，尽管选材具有灵活性，但也要实事求是，一是一，二是二，有喜报喜，有忧报忧，绝不能编造假情况，欺骗上级。所以，起草报告的人员，要深入调查研究，尽可能亲自调查了解，掌握第一手材料，然后进行分析归纳，去伪存真。材料要具体，既有概括性的材料，也有典型的具体事例。

3、重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重。重点的、主要的内容，要安排在前面，应详写；非重点的、次要的内容，可略写；可写可不写的内容就不写。同时，要注意处理好点和面的关系，比如既要有典型的事例，又要有面上的综合性的情况，做到点面结合，眉目清楚，说服力强。

4、报告中不能夹带请示事项。对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事项，不但不便处理，甚至还会贻误工作。

5、注意情况报告与工作报告的区别。工作报告反映的是经常性的常规工作情况，而情况报告汇报的是偶发性的特殊情况；工作报告的内容相对确定，而情况报告的内容多不确定，因时因事而异；工作报告的写法基本稳定，而情况报告的写法灵活多样；有的工作报告有不同程度的说理，而情况报告重在叙述、说明有关情况。

五．请示和报告的不同之处

(1)行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，不需上级答复，重在呈报。

(2)行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。(3)主送机关数量可以不同。请示只写一个主送机关。报告有时可写多个主送机关，如在情况紧急需要多级领导机关尽快知道灾情、疫情时。正式印发请示报送上级时，还应在‚附注‛处注明联系人的姓名和电话，以利主送机关在必要时查询，而报告没有此项要求。

(4)受文机关处理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告多属阅件，除需批转的建议报告外，收文机关对其他报告都可不行文。

(5)涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可以请示行文。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。

(6)写作侧重点不同。虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点只在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项，而请示中所陈述的情况只是作为请示的原因，即使反映情况以及阐述原由所占的篇幅再大，其重点依然是请示事项。