如何提高办公室人员的工作效率

第一篇：如何提高办公室人员的工作效率

如何提高办公室人员的工作效率

在办公室工作了很长时间的人，一般都会有这种感觉：工作的效率时高时低，这其中的原因又很多，不是简单的说几个就能够说清楚讲明白的，感觉一切都顺的时候，效率确实很高，但有时候，但感觉不对了，事情不顺了，效率也会低的吓人，甚至有的人还会整天都昏昏沉沉，而这对于一个计划性、统筹性和自我控制力不强的人来说，更是如此，由于连锁反应，此时人们的心情会变得十分焦虑、烦躁不安，又反过来又进一步降低了工作的效率„„那么究竟该如何来提高办公室人员的工作效率呢？其实很简单-----在有效的时间做你应该做的事，带着一颗愉快的心快乐的完成所有的工作，那么你一定会在出色的完成工作任务的同时又能够获得它给你带来的意外收获。具体说来，可以从以下几个方面加以改进：

工作要有计划性，分清主次

因为工作性质和岗位的不同，对于不同的办公室工作人员来说，有些人事会很多也很繁杂，甚至有的时候会出现大事小事、临时性，紧迫性的任务接踵而至的情况，这个时候如果你没有一个合理的计划与安排，不分轻重主次，眉毛胡子一把抓，理不出头绪，工作起来东抓一把，西扯一下，必然会出现丢了西瓜捡芝麻，结果是竹篮打水一场空，徒劳无功；长此以往，当然就会使你的精神和思想感到很重的压力了，整天除了应付这些工作，除了忙还是忙，还经常的出现加班，没有一点可以休息的时间。曾经看到过这样的一个故事，也是关于工作计划性的。故事内容大致是这样的：一个做销售的业务员，整天都被那些订单、客户电话、公司日常事务忙得昏头转向，一天下来，忙忙碌碌，感觉工作效率还比较低，有做不完的事，于是也开始抱怨了，烦恼了。一天，碰到一位高人，就为他分析个中原因，这位高人从销售开始分析，问了这样一句话，你每天工作的目的是什么？这个业务员回答，是将商品销售出去。这位高人说，这就对了，你知道每天的工作目标后，你的一切工作就要围绕这个目标来进行，促成商品的销售，所以你将一天的事情逐条理出来，并将其排序，按照哪些能够直接导致你商品很快销售的顺序排。这位业务员按照这位高人说的话去做了，理出了一天中最能导致商品销售的最重要的10件事，并一一对照着进行工作，这样一天下来，自己的目标更明确了，工作起来也有了头绪，一天下来所达成的销售订单也多了起来，成就感也有了，不再像以前那样忙忙碌碌了。

所以说，提高办公室人员效率关键的一点就是要做好计划，有统筹性，每天该干什么，哪些是最重要的，应该做到心中有数，排出个轻重主次及先后顺序，该休息时休息，该工作时工作，这样才能做到愉快工作，快乐生活。

不要将时间无谓的花在浏览网页上

经常喜欢上网浏览网页的人，也要注意了，不要把一整天的时间都花在这上面。曾和一位朋友聊天时谈到，每天在网上浏览网页占去了他很多时间，因为他很喜欢浏览网页，比如那些时事新闻、军事、体育、娱乐等等。所以说浏览网页，要选择好一个相对固定的时间，选择在一天的某一段时间，选择好适合你浏览的网站，比如选择在早上上班的时候，快速的浏览下，或者下午下班之前，了解下国内外的时政要闻和那些奇闻怪事，这些都是不可少的；比如我就选择在早上上班的时间快速浏览下“凤凰网”关于一些时事要闻。其实网页上的内容一天有的是滚动的，但其主要内容基本都差不多，如果你养成了有事没事都上网浏览，这样就浪费了你大部分的时间。写到这里，也明白了一点，为什么有些公司将公司的外网给关了，或者就明文规定上班时间不准上与工作无关的网站，估计也与这点也有很大的关系吧。

正确用好现代交流工具，不要“群困聊倒”

那种BP机呼叫时代已成为历史了，甚至有些时候电话也显得多余了，用的频率也低了，因为网络带给我们的方便与快速，QQ、QQ群、MSN、移动飞信、邮件、论坛等现代交流工具层出不穷。这些现代而快捷的沟通交流工具的使用，使用得当，会使我们的工作达到事半功倍的效果，既省时还又省力的，然而如果你适用不当，会影响到我们的工作效率和质量。也是在与朋友的一次聊天中谈到，他说他的QQ群多达30个，自己建的群，与工作有关的群、学习的群、聊天的群„„。朋友讲有时候真的很烦恼，这群信息的闪动或者要关注群的信息，要浪费很多时间，也影响到了工作。朋友建的群，就给拉进去了，不接收又不好，退出吧，又怕伤感情的，所以就这样，现在真是“群困聊倒”。

是的，现在因各种原因所建的群很多，各种各样的交流工具都很受不同人群的青睐，我们在使用的时候，就要有所选择了，根据不同的需要和用途，我们选择适合自己的交流工具，比如在上班时间，如果要用到QQ群，那我们就选择QQ群来进行交流，就不要选择MSN；对于QQ群很多的人来说，怎么办呢？建议这样来处理比较好，将那些与工作无关的群，群消息设置成接收但不提示消息，这样在你有空的时候，可以点开看看，选择时机进行交流。那些无聊自己不感兴趣的群坚决退出，不要因为是朋友的，碍于面子而影响到你的工作。

注意情绪的调节，保持心态平稳

有这样一句话“不要把生活的情绪带到工作中来，也不要把工作中的不愉快带到生活中去”，可见在工作中保持一个好的情绪是对做好一天的工作是非常重要的。人都有心情不好的时候，但关键是你怎样来调整，不要因为你的心情不好而影响到你的工作，工作就是工作，生活就是生活，对工作要有激情，只有你对你的工作有了那份激情与责任，你才会不因某些事情而影响到你的情绪，也不会影响到你的工作效率。那如何来保持一颗平稳的心态呢？笔者认为平时在工作中要多参与一些集体活动，多与同事进行思想交流，同时多给自己充电，对自己的职业有充分的认识，给自己一个准确的定位，不能好高骛远，更不能自暴自弃，保持一颗平常心，能够化压力为动力，遇到事情时，换个角度来思考，就可以了。

列宁说过：“不会休息的人就不会工作。”这句话很有道理，大脑是人们从事各种活动的“总指挥”、“总调度”，劳动时大脑努力地工作着，它在工作了一定的时间以后，必须有适当的休息来消除疲劳，这样才能工作、休息两不误，才能做到愉快工作，快乐生活。

以上只是笔者关于如何提高办公室工作人员工作效率的几点愚见。正所谓仁者见仁，智者见智，但我相信只要你肯改变，你愿意改变，以上的建议就会让你有意想不到的收获和感触的。

第二篇：浅谈如何提高办公室工作效率

浅谈如何提高综合办公室工作效率

【摘要】综合办公室是公司的一个窗口，也是联系上下左右的桥梁和纽带，在整个机关中处于非常重要的地位。办公室的工作效率、精神面貌、执行力如何，不仅对领导工作而且对整个机关工作有着十分重要的影响，努力提高整个队伍的执行力和服务力，充分发挥办公室中心枢纽的作用，对公司的发展起着重要的作用。

关键词： 办公室工作效率

阳光物业公司综合办公室负责公司政务文秘、信访接待、档案管理、后勤保障等各项工作。办公室工作没有最好，只有更好，随着公司的发展壮大，给办公室工作也提出了新的更高的要求，在新形势下办公室工作一定要紧跟发展步伐，以与时俱进的开拓精神，主动适应公司发展的需要。下面结合结合多年办公室工作经验，对如何提高办公室工作效率谈一些粗浅认识。

一、树立大局意识，凝聚团队力量

要干出一流的业绩，必须拥有更高的思想境界，树立更高的目标定位。要有争先创优干事创业的激情，不达目的誓不罢休的拼劲，树立任劳任怨的奉献精神，把办公室的事、领导交付的工作当作自己的工作去落实。办公室工作人员的-1-

形象直接影响到整个单位的形象，这就要求办公室工作人员，要做到自尊、自爱、真诚、团结。上下之间、部门之间在日常工作中不可能没有矛盾，在协调、处理各类矛盾问题时，一定要相互理解，求同存异；要严谨慎行，不要随心所欲。汇报工作、处理公文、接待来访、现场协调等是办公室工作人员的经常性工作，说话办事一定要言之有据、行之有序、动之有规，绝不可口无遮拦，草率行事；要待人真诚，不要欺上瞒下,既不能欺骗上级部门和领导，不能愚弄基层，更不能在背后搞不利于团结不利于集体的动作。办公室工作犹如一台机器，缺少哪个零部件，运转都会出问题。大家相互补台，才能好戏连台；相互拆台，最终只能一起垮台。同事之间要注重协同作战，互相尊重，互相理解，互相支持，形成一个宽松和谐的环境，同时，办公室的工作也需要发扬刻苦钻研、勤奋敬业、无私奉献的精神。只有这样，才能在平凡的岗位上不断提供优质的服务，为公司的发展作出贡献。

二、立足本职工作，提高整体素质

自己有一桶水，才能送给别人一杯水。这就要求办公室人员不断学习，充实自己，有了“金钢钻”，才能揽“瓷器活”。毛主席说过：我们的队伍里边有一种恐慌，不是经济恐慌，也不是政治恐慌，而是本领恐慌。这种本领恐慌，会“倒逼”着办公室人员学习新知识、掌握新本领。办公室在建设学习型机关、学习型组织中理应发挥表率作用，把学习作为推进工作的总抓手，引导办公室同志多读书，多掌握知识，让学习成为办公室人员的一种时尚，使学习工作化、工作学习化。办公室工作的好坏，具体体现在“人”的工作质量上，坚持“上为领导分忧，下为基层服务”的原则，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，从而使工作目标更明确，重点更突出。多考虑如何更好地创新管理，开源节流，保证办公室工作正常高效运转。

三、突出工作重点，强化服务意识

办公室工作千头万绪，任务十分繁杂。要提高办公室的服务水平，说起来不难，但要真正体现出来，我认为还是要非常努力的。因为工作性质和岗位的不同，对于不同的办公室工作人员来说，有些事会很多也很繁杂，甚至有的时候会出现大事小事、临时性，紧迫性的任务接踵而至的情况，这个时候如果你没有一个合理的计划与安排，不分轻重主次，眉毛胡子一把抓，理不出头绪，工作起来东抓一把，西扯一下，必然会出现丢了西瓜捡芝麻，结果是竹篮打水一场空。在实际工作中，要使办公室的服务工作做到既周到又服务好，要强化“细节决定成败”的理念，以高度的政治责任感和强烈的工作事业心完成好每一项任务，做到高标准、高质量、高效率，力求一丝不苟、精益求精，要严格按照“三个不让”的要求做好自己手中的每一项工作。即：不让领导布置的事情在自己手上耽误；不让领导批件在自己手里延迟，不让办公室的形象因自己受损。

四、超前计划求主动，当好参谋助手

办公室工作就是要做到知之在早，思之在先，谋之在前。现在公司领导工作节奏越来越快、标准越来越高、要求越来越严，如果办公室人员不自加压力、抢抓主动，就很难跟上政府领导的节奏，就不能很好地搞好服务，就会出现掉链子的现象。办公室同志要有“抢”的意识，服务抢在前、调研抢在前、预案抢在前、措施定在前、协调抢在前；要围绕“公转”抓“自转”，在被动中寻求主动、在被动中争取主动，在被动中创造主动，善于从纷繁的事务中解脱出来，想领导之所想，想领导未曾想，主动为领导提供超前服务。办公室是参谋部，为领导决策出思路，供信息、提建议是办公室人员分内职责。在工作过程中，要自觉做到：请示工作有方案，汇报工作有依据，贯彻指示有措施，紧贴中心提建议。坚持“辅助政务而不主持政务，服务于决策而不作出决策，主动而不过限，积极而不越权”的原则，扮演好参谋助手的角色，力求吃透上情，摸清下情，根据实际情况，认真分析问题，提出解决问题的方法和对策，及时供领导参考。

第三篇：如何提高综合办公室工作效率

如何提高综合部办公室的工作效率

关键词：项目综合管理；办公室；工作效率

随着项目工程进度的不断加快加大，综合部办公室已成为项目部一个日益重要的部门，承担着项目综合管理的重任。综合部是整个项目运作的中枢，作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证项目部各项工作正常运作的作用。随着项目工程进度的加快加大，办公室的任务也越来越繁重和复杂，为了更好地发挥其督察、协调和服务的职能，恰当地处理好项目各个部门之间的关系，解决好项目的各项事务，综合部办公室必须改进工作方式，努力提高工作质量与工作效率，以此来满足项目工程进度发展的要求。

一、综合部办公室的职能

要改进工作思路，提高工作效率，必须对项目综合部办公室的工作职能有一个准确的定位，只有权责明确，才能各司其职，提高效率。办公室职能总的来说，有以下方面：

（一）上传下达、检查监督与综合协调

项目部办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受项目职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对项目领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现；针对项目部职工的意见和建议，办公室要及时汇总，向项目领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。由于

办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样，在繁杂的行政事务中，势必出现不同意见和各种矛盾，这时办公室工作人员必须在协调、沟通上下功夫，协助领导协调各个部门间的关系，保证项目各项工作顺利开展，保障项目部拥有一个良好的工作环境。

（二）辅助决策，服务领导

项目部办公室在执行学院领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，能够准确把握项目中存在的问题，职工工作的重点和难点。此时，项目部办公室除了协助院领导处理项目日常工作之外，还应当为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，从而使项目职工更好的工作。

（三）做好后勤，服务职工

办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、重要文件收发、接待各种来访、物资采购、调派车辆、伙食保障、组织项目部相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够尽其所能、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。

（四）营造良好的工作环境的职能

项目部办公室必须在营造良好的工作环境中起到主导作用，主动承担营造良好的工作环境的职能，努力为项目部营造一个团结、健康的工作环境。

（五）对外窗口职能

项目部办公室还负责项目部对内、对外宣传的工作；负责回答

负责编发简报，项目信息的宣传与监管。组织、协助项目领导接待重要来访，处理信访等。

二、项目部办公室管理中存在的问题

（一）项目公务用车数量不足，个别司机对办公室用车安排有疑义

随着近来项目工程进度的不段加快加大，项目领导和职工对车辆使用的需求也越来越大，项目部仅有的六辆公务用车已无法满足日益加大的用车需求。由于项目部日益加大的用车需求，导致办公室对公务用车安排变得日益频繁，项目司机的工作量也随之日益加重，这也就使得个别司机对办公室用车安排存在不理解，对办公室用车安排有意见，对工作可能变得不积极。

（二）食堂管理复杂，工作难度大

作为项目领导和职工前线工作的伙食来源，食堂是一个很重要的部门，如何合理规范的管理好食堂，为项目领导和职工提供良好的伙食就尤为重要。然而项目部人员众多，大部分人口味又各不相同，使食堂饭菜无法满足每个人的口味。项目部食堂的工作人员手艺各有不同、有好有坏，这也就使食堂饭菜的味道无法得到更好的保证。项目部食堂作为一个有偿部门，他不仅要考虑到项目伙食的提供还要考虑到各种伙食来源的花费，这也就使得食堂管理更加复杂。

三、提高项目部办公室工作效率的途径

根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高项目部办公室的工作效率，应该从以下方面入手：

（一）：努力提高办公室工作人员的综合素质

员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的工作能力、良好的沟通能力、良好的服务意识、不怕麻烦的工作心理等。项目办公室一概通过不断的沟通、学习知识，提高办公室工作人员的整体素质。随着办公室工作人员的素质不断提高，办公室的工作效率也会随之不断提高。

（二）：变被动为主动，提高服务意识

首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的工作职责，认真地服务项目领导和职工。其次，要提高服务的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让领导和职工满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。

（三）：增加项目公务用车，做好用车安排

随着近来项目工程进度的不段加快加大，项目部仅有的六辆公务用车已无法满足项目领导和职工的用车需求，办公室讨论研究，决定应该向领导反映当前用车需求情况，请求项目领导及时增加公务用车，缓解用车压力。做好与司机的沟通工作，及时向司机讲解当前项目领导和职工的用车情况及用车安排，做好各个司机的思想工作，解除司机对安排用车的疑义，提高司机的工作效率。

（四）：做好食堂管理工作，改善食堂伙食状况

项目部人员众多，每个人的口味有所相同，为改善食堂伙食状况，办公室会汇报工程局安排炊事员的培训和相互交流工作，提高炊事员厨艺，使我项目伙食做到花样繁多，营养均衡。另外关于食堂花费问题，经办公室讨论研究后提交领导，项目上决定尽其所能，就算食堂亏损也会保证食堂的伙食提供，确保食堂饭菜质量和花样，为领导和职工前线工作做好准备。

四、结论

随着项目工程进度的加快加大，项目工作繁杂事情也会逐渐增加，这对项目的综合管理部门来说是一个挑战，如何应对这个挑战，协调好各个部门之间的关系，做好服务工作是摆在综合和管理部面前的一个难题。本文从办公室管理中存在的问题入手，有针对性地提出提高工作效率的途径，希望能为决策者提供一些参考。

第四篇：如何提高办公室的工作效率

提高办公室的工作效率

在办公室工作，工作效率时高时低，对于计划性、统筹性和自我控制力不强的人来说，降低了工作的效率……如何提高办公室的工作效率呢？在有效的时间做你应该做的事，带着一颗愉快的心完成工作，定完成工作任务又获得意外收获。我觉得提高办公室工作效率应该从以下几点做起：

工作要有计划性，分清主次

办公室的工作，会有临时性、紧迫性的任务接踵而至的情况，办公室人员就是要做好计划、有统筹性，应做到心中有数，排出个轻重主次及先后顺序，该休息时休息，该工作时工作。注意情绪的控制，保持心态平衡

在工作中保持好的情绪是对做好一天的工作是非常重要的。工作就是工作，在工作中要控制好自己的情绪。平时参与一些集体活动，保持一颗平常心，遇到事情时，换个角度来思考，就可以了。

建立良好的人际关系排除人为的阻力

办公室是很多的人员来组成的，每个人性格爱好决定了其的行为方式。人际关系的恶化你将是得不到同事的帮助。现在社会关系复杂，应该特别注意男女同事关系的处理，搞好了人际关系，你做起事是如鱼得水、事翻功倍。所以说建立良好的人际关系排除人为的阻力，也是提好工作效率的好方法

以上只是如何提高办公室工作人员工作效率的几点意见。

第五篇：如何提高销售人员的工作效率

据了解，年初的营销培训中，多数公司都将提高销售团队的执行力和工作效率作为重点来强调。关于业务人员的工作效率问题，会后往往也可听到销售经理们诉说他们的难处，比如案子报批、结案、报支等流程过长，一些后勤职能部门服务意识缺乏等等。这些不但会影响业务人员工作效率的提高，一些操作市场的好机有时也会在等待中而错失掉。一些销售管理人员也因此也常拿管理规范的国内外公司作对比，报怨自家公司的管理上的缺陷。

就此问题，我与国内外的一些同行做了交流，而美国朋友所反馈信息表明，其实大多美国公司同样也存在着销售人员工作效率难以让人满意的问题。据佛罗里达傲行管理咨询公司新近所做销售效率专项调查显示，销售人员仅有10%的时间投入在了有效的销售工作上，其它绝大部分时间花在了：处理行政类事务31%，旅途耗时18%，私事（含打私话）处理17%，帮客户处理杂事14%，时间控制不紧密的市场开发、客户开发工作等10%。报告的评述说，这些数据足以让企业管理者忧心忡忡的了。但更值得让人思考的是，当问及销售人员时间的大约分配情况时，几乎所有人都误以为自己的有效销售时间应在50%以上。

至于国内企业销售人员时间分配情况，从一些销售管理高层朋友所提供的估算数据来看，行业和营销模式的不同，分配比例也会有些差异。比如说，实施经销制或代理模式的销售团队，与执行网络分销和通路精耕的销售团队相比，有效销售时间的分配一般来讲也会依次略有递增，但总体上销售人员工作效率的提高都存在很大的空间。同时大家也一致认可，销售人员有效销售时间的提高，销售业绩也会相应地有所提升。

至于怎样才能够提高销售人员的有效销售时间，从目前普遍存在的问题来看，我想应同时从以下几个方面来考虑。

首先是销售管理理流程的合理化和高效化。一些经营上了规模的企业（民营企业最为典型），在引进职业销售管理团队和逐步放权的初期，为防范经营风险，常常配套出台一系列的销售管理制度，尤其是在涉及销售费用的使用上，往往表现出申报、审批环节过多，且环环相扣，流程过长。销售团队在沟通申请和结案审批报支过程中常常耗掉许多宝贵的时间，甚至会错过不少销售机会。从老板的角度出发，为控制费用和风险，将流程设计的环环相扣，滴水不漏，将心比心，应是无可厚非的。所以要想对流程进行简便化和高效化的改造，职业管理人员首先要抛弃报怨，从现行流程执行的问题点入手，艺术地与老板沟通，渐进式地推行适合本企业实际情况的销售管理系统。比如，制订、季度直至月度的费用使用计划，并设计细化到月度的具体项目的台账，嵌入月度费用使用超标的预警系统，并配套出台费用使用的稽核和奖惩制度。做到费用事前有钢性的预算，事中有执行监控和预警，一切都在按计划跑。老板在得到专业的管理系统同时，也会从中感受到你的专业管理能力，再与其沟通流程的简化时，障碍自然也就会少多了。

其次是设法尽量减少销售人员在行政性事务上的耗时。这首先需要公司的行政、财务、物流等系统要有较强的服务销售、服务市场的服务意识，要能主动了解和协助解决销售人员所急和所需。我们常看到，销售人员为订机票、车票而打上两三个甚至更多个小时的电话，为报支差旅费用到审计室、统计室和出纳室楼上楼下地跑腿和等待。如果票务类的事情由行政部门统一办理、报支事项由销售内勤统一代办，他们的时间又会节约出多少？据一些专业分析，简化一些不必要的流程并将一些行政性的事务交由服务部门去做，销售人员的销售时间会得到30%以上的提高。

再者，就是销售人员的职业素养和工作态度问题。工作积极主动、善于时间管理、遇到效率障碍能积极提出合理化建议的销售人员，与工作被动、消极、拖拉以及虽有积极性但不善时间管理的销售人员相比，在销售工作效率和工作绩效上肯定会有很大的不同。所以身为销售人员，在谈及工作效率时，也应懂得先找找或者反省一下自身工作态度及时间管理技巧的问题。

另外，一个销售团队成员的工作效率问题，与其团队的管理者（销售经理）也有很大的关联。作为一名销售经理，能建立一支团队意识强、善于相互沟通的销售队伍，并懂得关注下属的销售工作效率问题，相信下属肯定也都会有积极的反应，这样，在销售经理为提高团队的工作效率而做内外部沟通时，自然也就会容易得多。