加强医院档案管理工作存在的问题及对策建议思考

加强医院档案管理工作存在的问题

及对策建议思考

新医改背景下医院内部体制进行深刻的改革，医院档案管理也要适应新医改的政策，改进档案管理工作方法。在实际工作中，医院档案管理中存在着诸多问题，给医院的档案管理工作带来了许多困难。医院档案管理工作要适应新医改政策，就必须进行相应的改进工作，促进医院档案管理工作的完善和发展。

医院要适应新医改背景下的改革，就要重视档案管理工作。档案管理工作对医院经营状况的发展和改进有重要的作用，是医院运营发展的重要记录，加强档案管理工作，改进档案管理工作方法，能够使医院更加适应新医改的发展和革新，保证医院在新医改背景下顺利开展档案管理工作。

一、医院档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作的受重视程度与其它工作存在差异

在新医改背景下，医院的管理人员和工作人员对档案管理工作的重视程度与其它工作存在差异。医院的档案管理工作中，现今的档案管理人员多为兼职，也缺少相关的硬件设施建设，相关档案在收集、整理和存档过程中经常出现存放不当、遗失、损坏等现象，影响了档案管理工作的效果，也使医院档案的利用率下降。新医改背景下医院的经营模式是医院改革中的重点，但是医院还没有真正意识到档案管理工作对医院的重要性，投入资金不足，在新医改中档案管理工作改革程度较低，导致档案管理工作人员积极性不高，在档案管理工作过程中又缺乏严格的工作程序，经常处于被动应付的状态，从而使档案管理质量低下，医院档案利用率低，难以发挥档案应有的作用。

（二）医院档案管理的工作模式不规范

新医改背景下，医院还没有建立相应的规范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分档案管理人员的工作人员缺乏更高的工作素养和综合素质，受档案管理工作的特点的影响，缺乏量化管理的基础，在档案管理工作中，工作人员没有及时做好档案信息的收集、整理和存储，使得医院档案的利用率一直不高。

（三）医院档案管理人员缺乏专业素养培训

由于医院档案管理工作的职业门槛比较低，基础设施条件差，导致医院档案工作人员对档案的管理仅限于纸质档案信息的收集、整理和放置，或者电子信息化档案信息的录入和检索等，缺乏专业的管理手段，导致档案管理工作效率低下，不能满足新医改背景的相关要求。档案管理人员工作频繁变动，对医院档案的收集整理归档等缺乏了解，对工作环境和工作流程都不熟悉，影响到档案管理的工作质量，管理人员普遍缺乏专业知识和综合素质的培训，业务能力不熟练，也不能很好地适应现代化管理工作。

（四）医院缺乏对管理人员的专业培训

由于档案管理人员的入职门槛低，管理模式落后，医院的档案管理工作效率低下，档案利用率低。新医改背景下，医院档案管理的工作范围不断扩大，涉及到医院的各个科室，现今的医院档案管理一般使用信息技术和相关的档案管理软件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保证档案信息的安全和完整。因此在档案管理工作中，医院必须对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的工作责任感和专业素养，引进信息技术，使档案管理人员可以熟练掌握新的档案管理工作模式。

（五）不利于适应新医改的要求

现阶段，受新医改的影响，医院的医疗、行政体系都拥有一套完整的管理制度和规范，但是档案管理制度还不完善，医院还没有在档案管理的相关制度中作出具体的规定和要求，对档案管理缺乏统一的管理标准和模式，部分医院缺乏档案管理工作完整的考核制度，导致档案管理工作管理缺失，缺乏监督，使得医院档案管理工作无法适应新医改的要求，不利于医院在新医改背景下的发展。

二、新医改下医院档案管理的相关措施

（一）提高对医院档案管理工作的重视

新医改背景下，医院管理层要提高对档案管理工作的重视，明确档案管理工作对医院的良好发展和新医改的顺利推行的重要作用，将其纳入到医院新医改工作中来，强化档案管理意识，加大资金投入，改变医院上下对档案管理工作的认识。使医院的档案管理工作人员可以意识到自身的重要责任，能够有效完成自己的工作任务，及时做好医院各科室档案的收集整理工作，保证档案的真实和完整，使其按照顺序归档，便于档案的查询检索。在使用电子档案和数据库时，要及时录入新的档案信息，对原始资料做好整理，保证医院档案信息的安全性和保密性，提高工作效率。

（二）改善医院档案管理工作模式，健全医院档案管理制度

新医改背景下，医院可以改善档案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人员安排，使工作人员各负其责，减少档案管理岗位上的兼职现象，档案管理逐渐条理化、规范化。在档案的收集管理等方面，医院也要制定完善的收集、整理和存储制度，规定各科室的原始档案信息及时整理并上交，减少原始档案的缺损和遗失现象，提高档案信息的利用率。明确档案管理人员的职责和工作范围，做好档案管理部门工作内容的指导和规范，与现代医院管理方式相结合，在医院中对档案的重要性进行宣传，转变思想观念，加强对档案信息的利用。定期对档案管理人员进行考核，将工作內容与奖惩机制挂钩，加大对档案管理工作的投入力度，建立医院各科室之间的信息共享机制，保证档案管理工作的规范化和制度化。

（三）开展档案管理人员培训工作

新医改背景下，信息技术逐渐进入档案管理工作中。档案管理人员要做好大量档案的整理工作，还要及时检索出有用的信息，就必须掌握专业的计算机技能。医院要定期开展档案管理人员的综合素质的培训工作，提高档案管理工作人员的责任感，提升他们的专业素养，及时向他们传授信息技术和数据库相关的知识，帮助他们学习先进的管理经验和工作模式。医院也可以聘请相关管理专业的人才，带动管理工作人员改工作方式，促进信息技术在档案管理工作中的深化。档案管理工作的效率与档案管理工作人员的专业水平和综合素养有很大关系。档案管理工作人员要及时更新知识，提高自身业务能力，医院要建立一支档案管理人才队伍，与时代发展接轨，不断创新，建立档案管理创新激励机制，建立更加科学高效的档案管理机制和人才培养机制。

（四）引进信息技术和现代化的管理方式

医院要提高档案管理工作的工作效率，改进档案管理的工作方式，就要引进信息技术对档案进行管理。加大相关软硬件等基础设施建设的投入，更新升级计算机的软硬件设施，定期更新防火墙和杀毒软件，注意档案的保密性和安全性。对档案信息进行数字化处理，既可以提高工作效率，减轻工作量，又可以节省档案储存的占地空间，使档案得到完好保存，便于查阅。促进工作管理方式的现代化改革，設置严格的考核制度，将责任落实在个人，各科室要重视档案管理工作中，做好原始资料的整理工作，设立科室中的档案管理工作。

（五）提高医院档案信息的利用率，加大基础设施建设

新医改背景下，医院可以扩大档案的利用领域，使档案管理的利用率不断提升。医院可以制定档案使用的不同等级的权限，在各科室开放档案使用，可以通过档案了解患者的个人信息和患病信息，各科室间要打破传统的壁垒，多进行沟通，加强科室间档案信息的联系，促进资源共享，患者也可以通过数据库查询自身的档案信息，了解自己的病症。制定严格的档案保管、检索和借阅程序，保存好借阅记录，在档案遗失或损毁后可以追责到人。各科室也要做好线上检索，利用信息共享平台，做出远程、快捷、全面地查询工作。档案管理人员也要积极深入实际的科室生活中，及时对档案进行收集和整理，了解档案中的内容和信息，找出档案中的缺陷并及时予以改正。医院要加强相关的基础设施建设，加大资金投入，引进先进的信息技术设备，设立独立的档案储存室，并做好设备的维护保养工作。对以往的纸质档案要做好存放工作，防潮防火，并及时向信息数据库中转移。引进必需的档案设计和数据库系统，营造信息化的档案管理环境，有效保证档案的安全性和完整性，使其适应新医改的要求[6]。建立完善的信息化档案管理体系，对各科室的档案文件进行统一的信息化管理，在医院内网中上传和分享资料，促进医院档案的利用效率，加强安全管理，定期杀毒和升级防火墙，增强档案信息系统的安全性。注意突发事件对档案管理的影响，预防为主，可以组织人员提前进行演练，应对档案信息安全问题，提高档案保存安全系数，减少档案遗失或损坏的因素。

（六）完善档案的收集、整理和归档流程

在新医改背景下，医院的档案载体也发生了变化，当下医院的原始档案包括手写病历、照片、录音录像和电子文件等等多种形式，为档案管理的收集、整理和归档提出了新的难题。档案信息的载体不同，更加容易遗失，也不便于管理人员的分类。档案管理人员要及时收集原始档案，减少原始档案的遗失和破损。收集档案后要在规定的时间内做好整理工作，分门别类进行整理和归档，对档案信息进行扫描、保存，并及时录入电子数据库。做好档案入档的责任机制，档案管理工作人员可以分别专门负责各自的科室，确保档案完整收集后，及时归档，科学分类，便于档案信息的检索。

三、结语

新医改背景下，医院管理层要加快档案管理工作的革新，抓住档案管理工作中的各种问题，加强档案管理工作人员的专业技能的培训，提高管理人员的工作责任感。通过先进的信息技术的引进，提高工作效率，提升档案信息的利用率，从而加快改进档案管理工作的管理模式。