关于邮件往来正确书写格式的通知

第一篇：关于邮件往来正确书写格式的通知

关于邮件往来正确书写格式的通知

各位同仁：

为规范公司内部邮件书写格式，提升办公效率，现对所有往来邮件书写做如下通知，请所有人严格按照此格式书写邮件。

1、所有往来邮件应有主题、称谓、内容、落款、时间。

2、邮件主题应简洁易懂,方便收件人查看；

3、所有邮件（包括公司内部邮件）往来都必须写上称谓；

4、邮件内容根据实际情况详细或者是简单明了的书写，但要突出重点；

5、所有没有设置签名档的人员请收到此通知后即刻设置好公司固定格式签名档；

6、邮件结尾要有落款与日期。

以上通知请即刻实施！

第二篇：英语回复往来邮件格式

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$!object.feedback Dear，#if($!object.draftDateStr)We have received your letter of $!object.draftDateStr showing your interest in our complete product information.#end Our product lines mainly include high quality $!object.memberCategoryName products.To give you a general idea of the various kinds of $!object.memberCategoryName now available for export, we have enclosed a catalogue and a price list.You may also visit our online company introduction at Http://$!{object.domain}.en.alibaba.com which includes our latest product line.We look forward to your specific specifications and hope to work together with you in the future.Sincerely, $!object.salesname

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First Contact email Dear，#if($object.customerCategoryName)We learn from Alibaba.com that you are in the market of $!object.customerCategoryName.We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.#end We are

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第三篇：邮件往来规范标准

邮件往来规范标准 目的

为了更好地提升工作效率，塑造和谐文化，树立良好的办公及沟通形象。根据公司标准化的战略要求和领导要求，特制订往来规范标准，规范公司的语言及格式。2 适用范围

本标准适用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 内容与要求 3.1 称呼

3.1.1 开头需称呼收件人。

3.1.2 如果收件人有职务，应按职务尊称对方，如“X主任”、“X主管”等。

3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。

3.1.4 多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”。3.2 问候语

3.2.1 开头可使用“您好”、“来函收悉”等问候语。3.2.2 结尾可使用“祝工作顺利”等问候语。3.3 主题

3.3.1 主题应简短、明确，不宜冗长。

3.3.2 主题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。3.3.3 一封，只针对一个主题，不在一封内谈及多件事情。

3.3.4 回复对方时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE:RE一大串。

3.3.5 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出主题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。3.4 正文

3.4.1 正文要简单扼要、重点突出，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

3.4.2 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

3.4.3 选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语。3.4.4 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句。尽可

能避免拼写错误和错别字。

3.4.5 合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用。

3.4.6 最好在一次中把相关信息全部说清楚，说准确。不要轻易发“补充”或者“更正”之类的。3.4.7 发送至多人时，如有必要，需在正文中明确指定一个收件人给出回复。3.4.8 正文字体大小要适中、字体应统一。3.4.9 不要向上司频繁发送没有确定结果的。3.5 附件

3.5.1 如果带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件。3.5.2 附件命名应概括附件内容。

3.5.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。3.5.4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，请在正文中说明打开方式，以免影响使用 3.6 结尾签名

3.6.1 在结尾一般应有签名。

3.6.2 根据接收对象的熟络程度，合理选择签名信息。可包括姓名、职务、电话、时间等发件人的信息。对于熟悉的收件人，签名应该简化，避免生分。3.7 发送和抄送

3.7.1 发送的人，是需要受理并回复所涉及的主要问题。3.7.2 抄送的人，是有必要知道内容，可根据情况回复。

3.7.3 发送、抄送中的各收件人，应遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。3.7.4 发送,必须明确发送人与抄送人，不遗漏需要发送的人，杜绝发送与内容无关的人。3.8 回复

3.8.1 收件人应及时查看，并根据事件的优先级及时回复，最迟不应超过24小时。

3.8.2 如果事情复杂，无法及时确切回复，需及时回复“收到了、正在处理，一旦有结果就会及时回复，等”，不应让发件人一直等待无果。

3.8.3 回复应针对性进行回复，不可笼统。最好把相关的问题抄到回件中，然后附上回答。回复不能太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.8.4 回复字数，一般不得少于10个字。

3.8.5 不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，应采用电话

沟通等其他方式进行交流后再做判断。

3.8.6 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人。如果是对发件人提出的要求作出结论性响应，应该群发给相关人员，让大家都知道。

3.8.7 如果对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

3.8.8 为避免无谓的回复，可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。3.9 转发

3.9.1 转发，应对转发的内容进行修改和整理，以突出信息。

3.9.2 转发之前，确保所有收件人需要此消息。只给需要信息的人发送，不要占用他人的资源。3.9.3 转发敏感或者机密信息，要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

3.10其他注意事项

3.10.1群发只适合于公司公告、通知等事项，除此类外，不应群发。3.10.2

工作时间勿发与工作内容无关的。

3.10.3

只是沟通方式的一种，日常沟通不要完全依赖。应保持必要的面对面交流和电话沟通。3.10.4

对重要沟通事项，在发送后最好电话提醒对方关注或确认。3.10.5

除常规报表外，发送以外的信息，需发领导审核后方可发送。

3.10.6

应灵活使用的自定义群组功能，在选择自定义群组功能时，应点开，将所有人姓名显示。当有员工发生异动时，应及时重新自定义群组。

本标准主要起草人：XXXX 本标准主要修订人：

本标准审核人：

本细则批准人：

第四篇：德语邮件书写格式

电子邮件 : 信头

尊敬的主席先生，尊敬的先生，尊敬的女士，尊敬的先生/女士，尊敬的先生们，尊敬的收信人，尊敬的史密斯先生，尊敬的史密斯女士，尊敬的史密斯小姐，尊敬的史密斯女士/小姐，亲爱的约翰 史密斯，亲爱的约翰，我们就...一事给您写信。我们因...写这封信。

因贵公司...鉴于贵公司...我写信，想询问关于...的信息。我代表...给您写信。...诚挚推荐贵公司。

电子邮件 : 正文

Sehr geehrter Herr Präsident, 非常正式，收信人有代替姓名的特别称谓

Sehr geehrter Herr, 正式，男性收信者，姓名不详 Sehr geehrte Frau，正式，女性收信者，姓名不详 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信者姓名性别不详 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，用于写给几个人或整个部门

Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信人姓名性别完全不详

Sehr geehrter Herr Schmidt, 正式，男性收信者，姓名详 Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，已婚，姓名详

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，未婚，姓名详

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，姓名详，婚姻状况不详

Lieber Herr Schmidt, 不很正式，曾和收信人做过生意

Lieber Johann，不正式，和收信人是不很熟悉的朋友

Wir schreiben Ihnen bezüglich...正式，代表整个公司 Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...正式，代表整个公司 Bezug nehmend auf...正式，就联系公司的相关事宜 In Bezug auf...正式，就联系公司的相关事宜

Ich schreibe Ihnen, um mich nach...不很正式，以个人身份代表整zu erkundigen...个公司

Ich schreibe Ihnen im Namen von...正式，为他人写信 Ihr Unternehmen wurde mir von...sehr empfohlen...正式，礼貌的书信开头方式

请问您是否介意...? 您是否能够...如果您能...，我将不胜感激。

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen，正式请求，非常客气

wenn...Wären Sie so freundlich...Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn...正式请求，非常客气 正式请求，非常客气

如果您能给我们发送更多相关详细信Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie

正式请求，非常礼貌 uns ausführlichere Informationen 息，我们将不胜感激。

über...zusenden könnten.如果您能…，我将非常感激。

Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie...könnten...您能将…发送给我吗？

Würden Sie mir freundlicherweise...zusenden...我们对接受/获得...很有兴趣。我必须问您是否...您建议...吗？

您能将...发送给我吗？ 请您尽快按要求将...如果您能...，我们将不胜感激。您目前的价格清单是...样的？ 我们对...感兴趣，我们想进一步知道关于...的信息。

从您的广告宣传中我们知道，您生产...我们的意向是...我们仔细考虑了您的建议...Wir sind daran interessiert,...zu beziehen/erhalten...Ich möchte Sie fragen, ob...Können Sie...empfehlen...Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...Sie werden dringlichst gebeten...Wir wären Ihnen dankbar, wenn...Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...正式请求，非常礼貌

正式请求，礼貌

正式请求，礼貌 正式请求，礼貌 正式请求，直接 正式请求，直接 正式请求，非常直接 正式请求，礼貌，代表公司 正式特殊要求，直接

Wir sind an...interessiert und würden

正式请求，直接

gerne wissen,...Wir haben Ihrer Werbung

entnommen, dass Sie...herstellen...Wir beabsichtigen...Wir haben Ihr Angebot sorgfältig geprüft und…

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…

正式请求，直接

正式意向声明，直接 正式，关于生意交易的决定 正式，拒绝生意交易或对交易不感兴趣

正式，详细说明收信人打开附件的程序 很抱歉地通知您...附件是...格式的。

Der Anhang ist im...-Format.我无法打开您发来的附件，我的杀毒Ich habe Ihren Anhang heute Morgen 软件检测出附件带有病毒。

nicht öffnen können.Mein

正式，直接，说明附件问题

Virenscanner hat einen Virus entdeckt.Bitte entschuldigen Sie die verspätete 很抱歉没有尽早转发这封邮件，但是由于拼写错误，您的邮件以“用户身份不明”被退回。

Weiterleitung der Nachricht, aber

aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre 正式，礼貌 E-Mail mit dem Hinweis “unbekannter Nutzer” an mich zurück.Weitere Informationen erhalten Sie 如需进一步信息请查阅我们的网站...auf unserer Internetseite unter...正式，用于留写网站地址

电子邮件 : 结束语

如果您需要任何其他帮助，请联系我。Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen

正式，非常礼貌

gerne zur Verfügung.如果我们能提供任何进一步的帮助，请告诉我们。

提前谢谢您。

如果您需要任何进一步的信息，请随时联系我。

Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.Vielen Dank im Voraus...Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.正式，非常礼貌

正式，非常礼貌

正式，非常礼貌

如果您能尽快查看相关问题，我将不Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, 胜感激。

wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten.麻烦您请尽快回复，因为...如果您需要任何进一步的信息，请直接联系我。

我很期待合作的可能性。

Bitte antworten Sie uns umgehend, da…

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.谢谢您在这件事上的帮忙。

Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.正式，礼貌 正式，非常礼貌

正式，礼貌

正式，礼貌

正式，礼貌

我期待着和您就此事进一步商讨。

Ich freue mich darauf, diesen

正式，直接

Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.如果您需要更多信息...和您做生意，我们觉得很愉快。

请联系我，我的电话号码是...Falls Sie weitere Informationen benötigen...Wir schätzen Sie als Kunde.Bitte kontaktieren Sie mich.Meine Telefonnummer ist...期待着尽快得到您的回复。

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.正式，直接 正式，直接 正式，非常直接

不很正式，礼貌

此致

此致 敬礼

祝好

Mit freundlichen Grüßen, 正式，收信者姓名不详 正式，广泛使用，收信者姓名详

非正式，用于知道彼此姓名的商业伙伴之间

不正式，用于经常在一起工作的商业伙伴间

Mit freundlichen Grüßen，Herzliche Grüße, Grüße, 祝好

第五篇：公司往来邮件发送礼仪

公司往来邮件发送礼仪

关于主题

1.2.3.4.5.6.7.一定不要空白，这是最失礼的 简明扼要，不宜太长 写明来自“云智通”，不用注明时间

标题要反映文章内容和重要性，切忌使用含糊不清的标题，如“王先生收” 一封邮件只针对一个主题

回复邮件时，应根据回复内容更改标题，不要RE：RE：太多 千万不可出现错别字和不通顺

关于称呼与问候

1.恰当称呼收件人：先尊称对方职务，不清楚职务尊称“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的话不要都用“Dear xxx”.2.最简单的开头可用“Hi”，“您好”“你好”问候语是称呼后换行空两格 3.结尾常见“Best Regards”“祝您顺利”“此致敬礼等

正文

1.2.3.4.5.若是第一次通信，首先说明自己身份，然后说明事由，然后简明扼要说清楚事情。

如果事情复杂，最好用1.2.3.4的罗列几个段落进行明确说明，确保每段简短表达明确。一次邮件把相关信息全部说清说准确，避免再发“补充”“更正”之类的邮件。

尽可能避免拼写错误和错别字，发送之前务必自己仔细阅读一遍，这是对别人的尊重。在较长的邮件中，重要信息如：时间、金额、需要确认的信息用粗体或醒目的颜色进行提示，但不要过多，影响阅读。6.不要使用：）等字符表情，除非你确实需要强调轻松气氛的场合。

7.字体要用系统自带字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用五号或10号，不要用稀有字体，不要用背景信纸。

附件

1.如果邮件带附件，应在正文中提示收件人查看。2.附件名应按内容命名。

3.如果多个附件，正文中应对附件内容做简要说明，如果特殊格式文字，正文明说明打开方式。结尾签名

1.设置电子签名档 2.不要只用一个签名档

回复技巧

1.及时回复邮件，销售人员设置手机邮箱，技术人员设置来件提醒，理想回复时间是2小时内，最晚不要隔天。

2.如果无法及时确切回复，应及时回复邮件说明“邮件收到，我们正在处理，有结果会及时回复”，要及时作出响应，哪怕只是确认收到了。

3.如果出差或休假，应设定自动回复，或事先把相关工作转交给其它人代理。

4.针对性回复，在一个事件上回复邮件时要确保之前的往来邮件内容信息完整，在对方列出问题时，需要把问题复制再在后面加上你的回答，最好用颜色区分一下。

5.回复内容不得少于10个字，但对于较为复杂的问题也不要内容太多，可用电话沟通。6.区分回复Reply和回复全部Reply All，如果对方邮件发送你还抄送了其它人，提出要求作出结论响应，应该回复全部，不要让对方帮你完成这件事情，如果问题不清楚或仍有不同意见，则应与发件人单独沟通，不要把你们沟通过程发给他人。7.主动控制邮件的来往，回复时在正文末加上“盼复”“全部办妥”“仅供参考，无需回复”等语句。

正确使用发送TO、抄送CC、密送BCC及转发FW

1.TO是受理这封邮件所涉及的主要问题的人，应对邮件做出回复响应。

2.CC 是只需要知道这回事，没有义务对邮件做出响应，一般是发件人的团队同事、直属领导或邮件内容相关的人。

3.BCC 是不想让收件人知道这封邮件发给了BCC的人。

4.TO和CC中各收件人应遵循一定规则排列，按部门、职位等级从高到低。5.只给需要信息的人发送邮件。

6.转发邮件要突出信息，转发前要确保所有收件人需要此信息，此外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，如商业信息、公司信息、帐户信息等。不要把公司内部消息转发给外部人员，转发前要进行修改和整理。

工作邮件往来利于信息的留存和查询，更是事情进展的记录，发送邮件时要明确邮件的目的，重要事情一定要邮件确认，以避免口头沟通后期无证可查，如需要同事或领导知晓、支持可CC给他们，事情开始、阶段性发展和结论一定要CC直属领导和相关同事。养成良好的收发邮件习惯是一个人专业程度的直接体现，也是一个公司整体形像的重要组成部分。