工作邮件书写注意事项

第一篇：工作邮件书写注意事项

发工作邮件注意事项

1、发文格式

主送(TO)：要求收件人处理邮件中所属内容；TO的人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人，要对邮件给以相应回复。

抄送(CC)：通常CC相关领导、协助人员，要求知晓邮件内容，但不是主要处理人；CC的人，只要知道有这个事就行了，不需要回复邮件，如果CC的人有建议，可以回邮。

密送(BCC)：我想悄悄的告诉你邮件内容，但又不希望主送及抄送人员知道。邮件主题：事件概述/附件内容 描述 + 目的

如“关于**的方案，请审阅”、“某项目近期交流，需技术支持”“某型号产品已按期生产完毕，请知悉”等。

邮件内容：邮件开始永远要说，“TO:XXXX”，XXXX可为部门职务或姓名，邮件最后永远都要说，“谢谢”，然后署名和日期，或者设置自动签名档。应尽量简明、扼要，相关表格应以附件形式发送，尽量不在正文中粘贴。有附件的邮件，请在正文中说明，“ＸＸ在附件中，请查阅”，以告诉别人这是一封有附件的信。

2、其他事项

A、多人协作的事情，记得回复（转发）邮件的时候，选择带原文回复，让别人清楚整件事情的来龙去脉。但一定要更改主题，避免出现RE:RE:RE B、如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。重要的事情，麻烦的事情——发邮件，追电话，或者打电话，追邮件。C、使用及回复时间

使用时间：为保证邮箱使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件，并设置成每5分钟自动收取，有新邮件要及时查看。

回复时间：收到邮件后，主接收人必须立即予以回复（在本权限范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在本权限范围无法解决的，附上自己的意见），严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。最迟不得超过24小时。

第二篇：关于书写邮件的若干注意事项

知识库·邮件常识

关于书写邮件的若干注意事项

一、如何区分写邮件时的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你邮件的主要接收人，也就是和事件直接关联的人，收件人不一

定就是领导。越高级别的领导越少出现在收件人序列，除非你投诉其他人员。

2.“抄送人”指的是你邮件的另外接收人，是和事件有一定关系的人。抄送人可以认

真、也可以大致浏览邮件，对邮件本身不承担责任。

3.“密送人”指的是你邮件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特

别是给客户写邮件时，公司内的项目无关的人员（无论是普通员工还是各级领导）禁止出现在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能够看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每个“密送人”之间也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你发邮件时，对一些特殊的收件人的地址进行保密，不让“收件人”和“抄送人”知道你还给哪些人发了邮件。

三、指定邮件接收人的注意事项

1.收件人

(1)给客户发送邮件时，收件人一般是直接办事人员。

(2)内部发送邮件时，收件人一般是给你办事的人员。例如：需求专员、开发人员

等。

2.抄送人

(1)给客户发送邮件时，抄送人一般是收件人的主管或者领导，也可以是收件人的并列相关的部门的人员。例如给自营部门的邮件可能需要抄送给信息部门。

(2)内部发送邮件时，抄送人一般是事件关联、但又不是直接干系的“公开”的成员。

3.密件抄送

(1)自己的直接领导、主管领导

(2)自己的团队的其他成员

四、撰写信件内容的注意事项

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1.“标题”要明确且具描述性

电子邮件一定要注明标题，因为大部分邮件接收人是按照邮件标题分类来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

2.书写格式应清晰、易读

邮件的正文是有一定格式的，就像写信一样。禁止一气呵成，搞成连衣裙。收件人很难阅读这种邮件，如果写邮件的人再搞一点错别字，就更难于阅读和辨别。以一般的中文信件撰写而言，一行最好维持不要超过50个汉字，并以Enter键结束每一行文字。

3.注意邮件正文的质量

时代发展了，纸质的信件越来越少，取而代之的是电子邮件。因此电子邮件是比较正式的办公、交往的文字载体。由于电子邮件的特点，它既可以被转发，在网上传播，又可以被打印，作为档案被永久保存下来。因此，在撰写邮件正文时应字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、书写邮件的常见错误或者现象

1.电子邮件应当认真撰写

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不

尊重对方，也不尊重自己的。

2.邮件没有主题或主题不明确

一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

3.邮件正文中有错别字

一封邮件本身的内容就要简洁、明了，尽量不要用生僻字、异体字。如果出现错别字不但会造成收件人的误解而且还会闹不必要的笑话。

4.使用的字体不一致

邮件字体格式统一设置为新宋体、10号字，但是如果内容是从其它地方复制

过来的，字体就会不一致，因此在发邮件的过程中，需要仔细检查。

5.各类收件人使用不当

各类收件人的区分在前面已有介绍，如果使用不当，会造成不知道谁才是正确的接收人，应当避免这种情况发生。

6.邮件内容不简洁

网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

7.邮件内容不整齐

撰写邮件时要注意不要一行内容写到头，应当正确使用“Enter”键，这样可

以避免看邮件时费力。

8.正文语言不流畅

电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。引用资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

9.签名不正确

不同的发件人要设置不同的邮件签名，签名就好象名片，可以让收件人对你有一个大致的了解，应该避免没有签名或是签名不正确的邮件发出。

10.要确认邮件有没有发送成功

邮件并不是点了发送就算完成了，有时候网络故障或是服务器故障，会造成邮件存在发件箱而未发出去的现象，因此要在已发送里面确认邮件有没有发送成功。或者可以暗送一份给自己看能否收到。

11.要设置邮件回执

设置邮件回执，就可以确认邮件发出去之后对方有没有收到。

12.要避免滥用电子邮件

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。因此，不要轻易向他人乱发电

子邮件。

六、客户服务中心员工最常见的10种邮件种类的收件人、抄送人、密送人的书写实例

1.投诉信

收件人：一般是你要投诉对象的直接领导或上级领导

抄送人：可以抄送给你要投诉对象的上级领导或公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司

2.感谢信

收件人：一般是你要感谢对象的直接领导或上级领导

抄送人：可以抄送给你要感谢对象的上级领导或公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司

3.通知

通知一般以部门名义或公司名义发出，但也有以个人名义发出，具有公开性

收件人：一般是部门或公司全体员工

抄送人：一般是其它部门领导或公司领导

密送人：既然通知具有公开性，密送人就不需要填写

4.项目会议纪要

收件人：一般是指定的项目专员

抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的领导

禁止抄送给与项目无直接关系的部门领导、公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给组内的同事、直接领导或关注该项目的有关领导

5.晨会纪要

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的全体人员

密送人：根据情况，一般不需要填写

6.周报

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导

密送人：根据情况，一般不需要填写

7.培训计划

收件人：一般是发送给需要培训的所有人员

抄送人：可以抄送给需要培训人员所在部门的领导或公司领导

密送人：根据情况，一般不需要填写

8.日常维护申请

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导

密送人：根据情况，一般不需要填写

9.邀请信

收件人：一般是发送给需要邀请的一个或多个人的邮箱

抄送人：可以抄送给自己所在的部门或小组的领导

密送人：根据情况，特殊情况下可以使用

10.建议书

收件人：一般是发送给需要提建议的某人或某部门的邮箱

抄送人：可以抄送给自己所在部门或小组的领导

密送人：根据情况，特殊情况下可以使用

《全文完》

第三篇：关于书写邮件的若干注意事项

知识库·邮件常识

关于书写邮件的若干注意事项

一、如何区分写邮件时的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你邮件的主要接收人，也就是和事件直接关联的人，收件人不一定就是领导。越高级别的领导越少出现在收件人序列，除非你投诉其他人员。2.“抄送人”指的是你邮件的另外接收人，是和事件有一定关系的人。抄送人可以认真、也可以大致浏览邮件，对邮件本身不承担责任。

3.“密送人”指的是你邮件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特别是给客户写邮件时，公司内的项目无关的人员（无论是普通员工还是各级领导）禁止出现在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能够看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每个“密送人”之间也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你发邮件时，对一些特殊的收件人的地址进行保密，不让“收件人”和“抄送人”知道你还给哪些人发了邮件。

三、指定邮件接收人的注意事项 1.收件人

(1)给客户发送邮件时，收件人一般是直接办事人员。

(2)内部发送邮件时，收件人一般是给你办事的人员。例如：需求专员、开发人员等。

2.抄送人

(1)给客户发送邮件时，抄送人一般是收件人的主管或者领导，也可以是收件人的并列相关的部门的人员。例如给自营部门的邮件可能需要抄送给信息部门。(2)内部发送邮件时，抄送人一般是事件关联、但又不是直接干系的“公开”的成员。

3.密件抄送

(1)自己的直接领导、主管领导(2)自己的团队的其他成员

四、撰写信件内容的注意事项

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1.“标题”要明确且具描述性

电子邮件一定要注明标题，因为大部分邮件接收人是按照邮件标题分类来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。2.书写格式应清晰、易读

邮件的正文是有一定格式的，就像写信一样。禁止一气呵成，搞成连衣裙。收件人很难阅读这种邮件，如果写邮件的人再搞一点错别字，就更难于阅读和辨别。以一般的中文信件撰写而言，一行最好维持不要超过50个汉字，并以Enter键结束每一行文字。3.注意邮件正文的质量

时代发展了，纸质的信件越来越少，取而代之的是电子邮件。因此电子邮件是比较正式的办公、交往的文字载体。由于电子邮件的特点，它既可以被转发，在网上传播，又可以被打印，作为档案被永久保存下来。因此，在撰写邮件正文时应字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、书写邮件的常见错误或者现象 1.电子邮件应当认真撰写

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。2.邮件没有主题或主题不明确

一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。3.邮件正文中有错别字

一封邮件本身的内容就要简洁、明了，尽量不要用生僻字、异体字。如果出现错别字不但会造成收件人的误解而且还会闹不必要的笑话。4.使用的字体不一致

邮件字体格式统一设置为新宋体、10号字，但是如果内容是从其它地方复制过来的，字体就会不一致，因此在发邮件的过程中，需要仔细检查。5.各类收件人使用不当

各类收件人的区分在前面已有介绍，如果使用不当，会造成不知道谁才是正确的接收人，应当避免这种情况发生。

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6.邮件内容不简洁

网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。7.邮件内容不整齐

撰写邮件时要注意不要一行内容写到头，应当正确使用“Enter”键，这样可以避免看邮件时费力。8.正文语言不流畅

电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。引用资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。9.签名不正确

不同的发件人要设置不同的邮件签名，签名就好象名片，可以让收件人对你有一个大致的了解，应该避免没有签名或是签名不正确的邮件发出。10.要确认邮件有没有发送成功

邮件并不是点了发送就算完成了，有时候网络故障或是服务器故障，会造成邮件存在发件箱而未发出去的现象，因此要在已发送里面确认邮件有没有发送成功。或者可以暗送一份给自己看能否收到。11.要设置邮件回执

设置邮件回执，就可以确认邮件发出去之后对方有没有收到。12.要避免滥用电子邮件

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。因此，不要轻易向他人乱发电子邮件。

六、客户服务中心员工最常见的10种邮件种类的收件人、抄送人、密送人的书写实例

1.投诉信

收件人：一般是你要投诉对象的直接领导或上级领导 抄送人：可以抄送给你要投诉对象的上级领导或公司领导 密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司 2.感谢信

收件人：一般是你要感谢对象的直接领导或上级领导 抄送人：可以抄送给你要感谢对象的上级领导或公司领导 密送人：根据情况，可以暗送给自己的直接领导或上司 3.通知

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通知一般以部门名义或公司名义发出，但也有以个人名义发出，具有公开性 收件人：一般是部门或公司全体员工 抄送人：一般是其它部门领导或公司领导

密送人：既然通知具有公开性，密送人就不需要填写 4.项目会议纪要

收件人：一般是指定的项目专员

抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的领导

禁止抄送给与项目无直接关系的部门领导、公司领导

密送人：根据情况，可以暗送给组内的同事、直接领导或关注该项目的有关领导 5.晨会纪要

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员

抄送人：可以抄送给主持会议或参加会议的全体人员 密送人：根据情况，一般不需要填写 6.周报

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员 抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导 密送人：根据情况，一般不需要填写 7.培训计划

收件人：一般是发送给需要培训的所有人员

抄送人：可以抄送给需要培训人员所在部门的领导或公司领导 密送人：根据情况，一般不需要填写 8.日常维护申请

收件人：一般是指定的部门邮箱或专员 抄送人：可以抄送给所在部门或小组的领导 密送人：根据情况，一般不需要填写 9.邀请信

收件人：一般是发送给需要邀请的一个或多个人的邮箱 抄送人：可以抄送给自己所在的部门或小组的领导 密送人：根据情况，特殊情况下可以使用 10.建议书

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收件人：一般是发送给需要提建议的某人或某部门的邮箱 抄送人：可以抄送给自己所在部门或小组的领导 密送人：根据情况，特殊情况下可以使用

上海铭创软件技术有限公司 第 5 页/共 5 页 《全文完》

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第四篇：英文邮件注意事项

英语电子邮件发送程序有很多的缩写

“Reply to all”表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，“cc”(carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道– b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封邮件，他们意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成“fw.”

2.Use the Right Greeting:尽管用“Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式来给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白“Dear Sir” 也已经越来越过时了。最好是写“Dear Mr./ Ms.” 然后那个人的姓。如果你们一起工作的话，那就写他们的名字也没有关系。（例如“Dear John”）。

3.Keep it Short and Clear:其他种类的语言可能需要用精美的词汇和复杂的句法来显示你的聪明才智和教育，而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的并条理清晰，每一段都有中心句。使用类似“first, second, next, and finally”的词引导读者你将表述一个新的观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用象“If you have any other questions please feel free to contact me,”这样的短语来结束邮件，这样一来让读者有更多的机会询问更多的信息。

4.Be polite and tactful:在你写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容，到底是邮寄鞋子的费用折扣还是一次工作面试，最好不要用象 “I want.”的词表示要求，“I would like”显得更尊重对方，并且“I am interested in”是提出请求建议或寻求意见的好选择。

5.电子邮件正确结尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是给收信人留下好印象的结尾方式。

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。

How are you? 你好吗?

How is the project going on? 项目进行顺利吗?

2.Initiate a meeting 发起会议

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十号(周三),老时间,开会。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?

What do you think about this?

这个你怎么想?

Feel free to give your comments.请随意提出您的建议。

Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。

Any question, please let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。

Please contact me if you have any questions.有任何问题,欢迎和我们联系。

Please let me know if you have any question on this.有任何问题,欢迎和我联系。

Your comments and suggestions are welcome!

欢迎您的评论和建议!

Please let me know what you think?

欢迎您的评论和建议!

Do you have any idea about this?

对于这个您有什么建议吗?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能负责这件事情。

4.Give feedback 意见反馈

Please see comments below.请看下面的评论。

My answers are in blue below.我的回答已标蓝。

I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注,仅供参考。

5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。

Attached please find today’s meeting notes.今天的会议记录在附件里。

Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里,请评阅。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。

6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我们要完成的任务:1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….声明中涉及的一些问题:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是对你们团队的一些问题:1…….2…….The current status is as following: 1……

2……

目前数据如下: 1……

2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提请注意:1…….2…….7.Raise question 提出问题

I have some questions about the report XX-XXX

我对XX-XXX报告有一些疑问。

For the assignment ABC, I have the following questions:…

就ABC协议,我有以下几个问题:……

8.Proposal 提议

For the next step of platform implementation, I am proposing…

关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……

Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。

9.Thanks note 感谢信

Thank you so much for the cooperation感谢你的合作!

Thanks for the information

谢谢您提供的信息!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。

Thanks for your attention!

谢谢关心!

Your kind assistance on this are very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。

Really appreciate your help!

非常感谢您的帮助!

10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

对造成的误解我真诚道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。/via

现在的贸易合作讲究迅速快捷，于是产生了电子商务，e-business。而电子商务的其中一个重要的实现途径就是电子邮件e-mail了。

相关词汇：

Attachment 附件

Junk mail 垃圾邮件

CC-Carbon Copy 抄送

BCC-Blind Carbon Copy 暗抄送

I want to set up an-mail account.我想申请个电子邮件帐户。

What’s wrong with my e-mail? It can’t get through.出什么问题了？我的邮件怎么发不出去了？

Could you please check the e-mail for me?

能帮我查收一下邮件么？

The e-mail you sent yesterday was returned as undeliverable.Maybe you should check the address.你昨天发的邮件被退回来了。你是不是应当查查地址是否正确。

英文书信四大类常用语

一、开首语

Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to address you these few lines.As I have not heard of you for long, I feel anxious.I must apologize for not having written to you previously.Please pardon my long in writing to you.Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.Having mislaid your address, I have not been able to reply sooner.Your letter of the 4th this month was duly received.I have the pleasure to tell you that.I have just received your kind letter.Your kind letter of Saturday arrived this morning.二、结束语

Please notify me soon.Looking forward to a prompt reply.Please do not fail to write to me.I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.I look for your answer in a few days.Let me hear if you receive the parcel safely.As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.With kind regards to your family.Please give my compliments to your family.Pray give my best remembrances to Mr.Brown.My parents ask also to add their best thanks to mine.Adieu till then.Thanking you for the past favour.I think you for the trouble you have taken.Hoping you will have a pleasant trip.Wishing you a pleasant journey.The help you sent is sincerely valued.三、社交用语

The bearer of this letter, Mr.Chen, professor of...,(an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance.I am very grateful for your kindness in permitting me to...I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.I have some important business matter to communicate to you.Anything further will be discussed when we meet.I regret that a prior engagement will prevent me from a tending.I think you for your kind entertainment last evening.I shall have great pleasure in accepting your invitation.Accept my thanks for our handsome present.四、祝愿语

I wish you a happy New Year.Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.Presenting the compliments of the season with every good wish.恭贺佳节

Pray allow me to congratulate your most heartily on your success in your examination.I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.I congratulate you upon your success.I wish you still further success.

第五篇：写邮件注意事项

职场邮件的十大忌讳，你犯了吗？

每天收到许多邮件，虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起来，但是跟基数相比，写得很符合职业规范的却寥寥无几，甚至有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知道什么原因。

基于多年在职场的经验，总结了受欢迎邮件的写法，供大家参考。

一忌不称呼

不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。

正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。

二忌乱称呼

比较忌讳的是管所有人都叫经理，普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理职位高的人。

通常称呼他人可省去“副”字，但尽量不要跳级，更不可给别人降级。例如对方是副经理，可以称呼“姓氏+经理”，但不要称呼“姓氏+总”；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。

三忌回复所有人

通常只需要答复发件人，很少有需要全部回复的情况，尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦，用“回复”功能即可；如果很有必要抄送给其他人，则尽量自己根据实际需要有选择性地写上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。当然，那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。

发件人为了避免出现对方随意点击“回复所有人”的不职业情况，可以把大批量的收件人地址放在“密送”处，然后在正文起始位置写上收信人的群体名称，例如“致：各事业部

经理”等，有利于收信人清晰了解与自己同时收到邮件的还有哪些人，同时避免了垃圾邮件的产生。

四忌把老板列为收件人之一

常见人们写信，几个收信人中，自己的老板是其中一位，这通常会被老板认为不太尊重他。

如果是写给老板的信，则需要单独写给他，无须抄送其他人。当然，更不能写给老板的同时，抄送其他人。我曾在不少培训的场合问过学员，如果他们是老板收到类似的信会有什么反应，他们认为有不被信任的感觉，甚至有威胁的味道。

如果需要老板了解某个相关的事项，则致他人的同时，抄送给老板比较妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议，则可以写给大家抄送老板；若需要同时征求老板的意见，则需单独写给老板，或在抄送的同时，在正文中单独写一段“请老板指教”的话。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。

最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。

有内外之别时，以客为先。

六忌不分段

有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。

推荐的方式是，尽量在一个显示页面完成全文，一段一个核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议加上序号，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。

当然，如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等，则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导，可以适当调大字号，以便对方阅读，从而也提高了回复效率。

七忌重点不突出

现在的职场压力和信息的充斥已很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把最核心的词用突出标识加以强调，包括加粗、增大字号或换字体、颜色等。但公文中通常只允许黑色和蓝色，只有相当于海报作用时才可以适当用彩色。

邮件的标题至关重要，要行动性很强，只用核心词，去掉虚词。与行动、结果相关的字眼可放在句首的【】内，然后再写具体内容，例如标题可写为“【请9日前确认】xx会议日程”。

八忌不感谢

有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作，说句感谢只能表明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。

九忌多重结束语

常见不少人在信的结尾同时写上几种问候，诸如“祝好”、“祝一切顺利”、“祝工作愉快”等等（还有用英文写best regards,all the best,have a nice day）。其实，一句最恰当的结语即可。

有时候，很明显地可以看出发件人事先设置好了签名档，里面已有问候，那么在发送之前务必仔细检查，否则会给人留下粗心的印象。

避免上述情况的方法，可以在签名档中去掉问候语，只留签名和联络方式，因为大多时候的问候是因人而异的。

十忌不署名

不署名，言外之意，对方应该能从邮件地址判断出自己是谁，或者“不用那么客气”，而这样做会给对方造成很多不便，也较影响办事效率，想打电话沟通具体事宜时，还需要再查找。

发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件（更不用说现在有那么多酷极了的网名），耽误了事情。

署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档，附上自己所有方便的联络方式，一劳永逸。

以上的一些规则同样适用于写短信，例如要称呼对方、要署名，要一次性地站在对方角度写清楚具体内容（最常用的恐怕是见面具体地点、周围明显建筑物、联络人及电话等）。