旗舰-邮件注意事项（推荐）

第一篇：旗舰-邮件注意事项（推荐）

发邮件的注意事项

Email 早已成为我们生活和工作中的一部分，工作上每天收发很多电子邮件，是很平常的事。但是我们如何才能更好的运用Email，经过上周五的讨论，以下是怎么运用好Email讨论的记要。

一、在什么情况下须发邮件： 1.2.3.4.方案需要领导审批、支持、配合的。部门与部门之间需要沟通的。工艺完善技术方案。

重要文件需要留下证据的。

二、邮件发送对象

1．本部门同事之间的邮件，如果很易解决，直接联系就可以了；如果觉得比较棘手或难以解决，或需要上级支持，需要将邮件抄送给直接上级。

2．寻求跨门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级；也要同时抄送自己的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。3．选择邮件发送对象的时候避免以下现象：本公司内部沟通需要解决的事，千万不要发给外公司的人员。没成形的方案不能抄送给领导。

4．不要在本公司的往返邮件中直接转发给外公司人员，最好是另写新邮件。5．对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件上回复，以便查看事件的连续性，便于追踪。

6．在发邮件前不确定是否合适的邮件，最好先讨论一下在发送。

三、怎样写邮件内容

1．例行文件或者通报可以一句话带过。

2．如果带有附件，邮件正文对附件主要内容进行总结，避免领导一一打开附件才能知悉沟通事项；附件的文件名也要能概括出文件内容。

3． 邮件正文应层次清晰、内容明确，将所要表达的内容陈述清楚。写完邮件后只要时间不是特别紧急的情况下，写完后从头到尾看一下：是否有错别字? 是否用词不当？是否有将想要说的内容说清楚？

4． 如果给领导写邮件时，有不同方案可以选择可以把自己的见意写上，并写明为什么要选择此方案的原因，方案的具体内容，选择此方案的优点。

四、沟通确认和反馈

对重要沟通事项，发送邮件时要求对方有收到后确认，并在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注。如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒。1.收件人是否正确 2.抄送是否确.主题是否合适、遗漏

4.邮件正文是否遗漏要点（时间、地点、事件、人物、结论、未来计划安排）5.附件 确认一下邮件中是否添加附件了

6.邮件写完后要署名，留下详细的联系方式。

五、不适合用Email讨论的事情和场合

1．私人的事情最好不要在Email里面说。2.如果一个Email来来回回，回复多次了，这个事可能就不适合再用Email说了。一般这就是一个比较复杂的事情，双方可能多方在扯皮、推诿，甚至可能会互相指责。对复杂事情，最好的还是当面沟通，因此设法开一个正式或者非正式的会议，大家见面沟通，最好。如果限于条件不可能见面，那也最好是电话里面沟通。一般情况下，建议一个邮件来回3次就不要再回复了，应该直接电话或见面沟通。3.发邮件必须注意信息保密，写完邮件后要自我审核一遍，避免附带上保密信息。4.发给A客户的邮件不能带有B客户的信息，发给A供应商的邮件不能带有B供应商的信息。

5.采购与供应商沟通的商务邮件，不可附带或抄送到财务、或其它领导。沟通清楚有结果后，可以转发给领导知悉！

第二篇：邮件注意事项

发邮件要注意什么

发邮件要注意什么

一.正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

二.主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。

3„„ 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。2.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

四.正文 1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 ：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－：）

五.附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，六.语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体

七.中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

八.结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

十.回复技巧 1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情.如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

给领导发邮件，要记住三点：领导希望何时何地你都要尊重他，领导永远比你忙，领导永远比你聪明。

身为一个领导，用的最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示XXX, pls.follow.简单明了。

有些事情你无法或者说超出你的权限，你不能做决定的，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写的原文转发，而是仅仅写个FYI(for your information)，领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。和领导写邮件的要点不外乎几种：

一、汇报工作。

邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。

二、请求批示。

写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉的说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。

三、转发资料

可能你做了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。再次强调主题的重要性，有的文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。

第三篇：邮件投递注意事项

电子邮件投递注意事项

1.邮件标题

越是要求不高的岗位，应聘者越多，很多时候HR是挑着看简历的，哪个标题写得好，他就决定先看哪个，所以标题怎么写至关重要！

要学会使用关键词，让别人第一眼就看到你的优势。最好的简历标题，如应聘销售岗位的“X年岗位经验诚心求职XXX部门XXX岗位姓名 139XXXXXX”；应届毕业生可以写成“XX大学XX专业应聘XX岗位姓名 139XXXXXX”；次一点的简历标题“应聘XXX岗位”；最次的简历标题“求职”。你知道吗，HR往往把应聘同样职位的简历放在一个单独收件箱，然后告诉助理通知这个收件箱里的人面试，如果只写“求职”，没有职位，很可能在通知面试的时候被漏掉。

2.附件或正文

由于HR的信箱里塞满了各种来信，通常会设置垃圾邮件的自动分类，其中，以附件形式发送的简历往往会被误当成病毒或垃圾邮件。所以除非对方有明确要求，否则你一律以正文的形式发送简历，想同时寄照片、已有作品等东西时也是一样，把它粘贴到邮件正文里就行了。不要因为简历模板很漂亮，就有些“舍不得”。粘贴过来后，如果图片尺寸、表格大小出现比例失调的情况，你就调整一下。调整后如果不确定是否美观，你可以先发到自己其他邮箱里，查收一下，看一下效果。把效果调到最佳后再发给招聘单位。

如果是对方要求以附件形式发送，邮件正文里也不要什么都不写。一封简短、诚恳的求职信能够增加简历被阅读的几率。没有求职信也至少有几句简短的问候语，例如：“尊敬的人事部经理：我很欣赏贵公司的XXXXXXX(企业文化)，我一直从事JAVA方面的项目，专注JAVA项目的开发，拥有1年中型项目经验，很强的代码规范能力……下面是我的简历，请查收！”这样会让你和别人不同。

简历的结束语很重要，说实话，不要说应届生，很多工作1、2年的人，连发工作邮件的签名怎么写都不知道。建议可以写“静候佳音、祝您心情愉快。落款XXX，联系方式，日期(要写日期哦，HR看人看细节的)”。

3.信件投递

对于特别中意的公司，可以采用信件投递纸质版的简历。纸质版的简历最好用电脑打印稿，不要使用效果不佳的复印稿。打印要确保整洁，一般的喷墨打印机打印出来的文件遇上水后字迹就会变花而导致看不清，就是没有水时间长了字迹颜色也容易挥发变淡，激光的打印机就不会。应聘一般职位，纸张选用A4的70-80g的普通打印纸为佳。应聘广告、设计类职位的个性化简历，可以使用彩色打印，选用160g的专用喷墨纸或者刚古纸，如果更好些，还可以使用印刷用的250g铜版纸，效果比一般的纸质输出好并且与众不同。

如果你的字写非常漂亮，可以附上一封简短的手写求职信。但注意信纸不要过于花哨，也不要使用其他公司、酒店的纸张，选择质地较好的没有抬头的信纸，应届毕业生用带有自己学校名称的信纸都是可以的。

4.让你的邮件永远在最前面

你要知道每天人事经理看求职者邮箱，他们其实是很懒的，100多页简历邮件他们最多只看前5页！你现在应该知道为什么你的求职简历永远没有回应！

所以发邮件到企业指定的邮箱时，怎样才能让你的邮件永远排在最前面，让人事经理每次打开邮箱都首先看到你的邮件？只要在发邮件前，把电脑系统的日期改为一个将来的日期，如2012年，因为大多邮箱都是默认把邮件按日期排序，所以你的邮件起码要到2012年以后才会被排在后面！

5.投递后几个要点要注意

一般来讲，求职者投递简历后，企业会再给适合面试的求职者打电话约面试。所以求职者在递交简历后一定要保持电话畅通，而且要知道自己究竟给哪家企业投递了简历。

毕竟投简历只是一个开始，并不代表投过去这个位置就是你的了。如果投过去一段时间没有得到回复，那也应该记住自己给哪家公司投过简历。

如果你十分中意某个企业或者岗位，但是在投递简历后一段时间内都没有接到面试电话，怎么办？业内人士不建议求职者给企业打电话，原因很简单：如果你的条件合适，企业就会给面试机会，否则你就不会接到面试通知。但是如果你

真的十分想得到一个清楚的答复，那么建议在招聘的有效时间即将结束时打电话询问。

第四篇：商务邮件格式注意事项

商务邮件 一．注意事项

写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是语言水平的体现，正常商务交流的前提。商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面5步即可轻松搞定

1.搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。接收者邮箱地址；发送者邮箱地址；主题，即这份的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，简单明了地写清楚是什么事即可。

2.明确邮件目的

一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提

醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议。

3.正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4.注意语气和措辞

除了文字不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式。5.检查文字

确保发送的邮件不要有文字上的错误。文字上虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为文稿上有错误字体而给对方造成不好的印象。

有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。

二、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

5.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

三、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。2.Email开头结尾最好要有问候语

“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

四、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。2.注意Email的论述语气

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

五、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

六、语言的选择和汉字编码

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。七．结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。注意：关于文件收件人及抄送

1、如果发给多个客户，职位高的邮箱地址放最前，再根据职位依次排列。

2、公司文档发给客户，一般收件人为客户，要抄送给公司领导或部门领导。

3、如果该邮件需要提供给公司领导知道，又不想让客户知道，可以选择添加密送给公司领导。

八、邮件的格式

1．事务邮件： XX经理/总：

您好！

非常荣幸能够代表我公司与您联系。附件是**/某某文件请查阅附件/今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，您可以联系我。

恭祝商祺！

中山龙创软件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移动电话: 地址：中山市东区亨尾大街3号三层320-323

2．问候邮件 X经理/总：

您好！

生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。

祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上

第五篇：英文邮件注意事项

英语电子邮件发送程序有很多的缩写

“Reply to all”表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，“cc”(carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道– b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封邮件，他们意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成“fw.”

2.Use the Right Greeting:尽管用“Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式来给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白“Dear Sir” 也已经越来越过时了。最好是写“Dear Mr./ Ms.” 然后那个人的姓。如果你们一起工作的话，那就写他们的名字也没有关系。（例如“Dear John”）。

3.Keep it Short and Clear:其他种类的语言可能需要用精美的词汇和复杂的句法来显示你的聪明才智和教育，而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的并条理清晰，每一段都有中心句。使用类似“first, second, next, and finally”的词引导读者你将表述一个新的观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用象“If you have any other questions please feel free to contact me,”这样的短语来结束邮件，这样一来让读者有更多的机会询问更多的信息。

4.Be polite and tactful:在你写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容，到底是邮寄鞋子的费用折扣还是一次工作面试，最好不要用象 “I want.”的词表示要求，“I would like”显得更尊重对方，并且“I am interested in”是提出请求建议或寻求意见的好选择。

5.电子邮件正确结尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是给收信人留下好印象的结尾方式。

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。

How are you? 你好吗?

How is the project going on? 项目进行顺利吗?

2.Initiate a meeting 发起会议

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十号(周三),老时间,开会。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?

What do you think about this?

这个你怎么想?

Feel free to give your comments.请随意提出您的建议。

Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。

Any question, please let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。

Please contact me if you have any questions.有任何问题,欢迎和我们联系。

Please let me know if you have any question on this.有任何问题,欢迎和我联系。

Your comments and suggestions are welcome!

欢迎您的评论和建议!

Please let me know what you think?

欢迎您的评论和建议!

Do you have any idea about this?

对于这个您有什么建议吗?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能负责这件事情。

4.Give feedback 意见反馈

Please see comments below.请看下面的评论。

My answers are in blue below.我的回答已标蓝。

I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注,仅供参考。

5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。

Attached please find today’s meeting notes.今天的会议记录在附件里。

Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里,请评阅。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。

6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我们要完成的任务:1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….声明中涉及的一些问题:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是对你们团队的一些问题:1…….2…….The current status is as following: 1……

2……

目前数据如下: 1……

2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提请注意:1…….2…….7.Raise question 提出问题

I have some questions about the report XX-XXX

我对XX-XXX报告有一些疑问。

For the assignment ABC, I have the following questions:…

就ABC协议,我有以下几个问题:……

8.Proposal 提议

For the next step of platform implementation, I am proposing…

关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……

Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。

9.Thanks note 感谢信

Thank you so much for the cooperation感谢你的合作!

Thanks for the information

谢谢您提供的信息!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。

Thanks for your attention!

谢谢关心!

Your kind assistance on this are very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。

Really appreciate your help!

非常感谢您的帮助!

10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

对造成的误解我真诚道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。/via

现在的贸易合作讲究迅速快捷，于是产生了电子商务，e-business。而电子商务的其中一个重要的实现途径就是电子邮件e-mail了。

相关词汇：

Attachment 附件

Junk mail 垃圾邮件

CC-Carbon Copy 抄送

BCC-Blind Carbon Copy 暗抄送

I want to set up an-mail account.我想申请个电子邮件帐户。

What’s wrong with my e-mail? It can’t get through.出什么问题了？我的邮件怎么发不出去了？

Could you please check the e-mail for me?

能帮我查收一下邮件么？

The e-mail you sent yesterday was returned as undeliverable.Maybe you should check the address.你昨天发的邮件被退回来了。你是不是应当查查地址是否正确。

英文书信四大类常用语

一、开首语

Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to address you these few lines.As I have not heard of you for long, I feel anxious.I must apologize for not having written to you previously.Please pardon my long in writing to you.Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.Having mislaid your address, I have not been able to reply sooner.Your letter of the 4th this month was duly received.I have the pleasure to tell you that.I have just received your kind letter.Your kind letter of Saturday arrived this morning.二、结束语

Please notify me soon.Looking forward to a prompt reply.Please do not fail to write to me.I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.I look for your answer in a few days.Let me hear if you receive the parcel safely.As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.With kind regards to your family.Please give my compliments to your family.Pray give my best remembrances to Mr.Brown.My parents ask also to add their best thanks to mine.Adieu till then.Thanking you for the past favour.I think you for the trouble you have taken.Hoping you will have a pleasant trip.Wishing you a pleasant journey.The help you sent is sincerely valued.三、社交用语

The bearer of this letter, Mr.Chen, professor of...,(an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance.I am very grateful for your kindness in permitting me to...I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.I have some important business matter to communicate to you.Anything further will be discussed when we meet.I regret that a prior engagement will prevent me from a tending.I think you for your kind entertainment last evening.I shall have great pleasure in accepting your invitation.Accept my thanks for our handsome present.四、祝愿语

I wish you a happy New Year.Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.Presenting the compliments of the season with every good wish.恭贺佳节

Pray allow me to congratulate your most heartily on your success in your examination.I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.I congratulate you upon your success.I wish you still further success.