第一篇:材料采购及出入库管理制度
材料采购及出入库管理制度
为了加强公司材料采购和出入库的管理,充分发挥经费使用效益,减少不必要的支出和浪费,按照节省节约的原则,规范材料的采购、入库、出库的工作程序,建立科学有效的管理制度,特制定本规定。
一、采购
(一)采购原则:
公司设专职人员进行材料采购,采购员在对材料市场进行调查了解的基础上,保证以低价购入,并要保证材料的质量。对于易耗材料和常用物品要进行集中批量采购,每月集中采购1—2次,其他零星使用的材料,尽可能做到按批次采购。公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划。在填写《材料采购申表》时要注明材料用途。采购员要严格按照领导审批的《材料采购申请表》进行采购,未经审批的不得私自采购。材料需求部门要配合采购员进行采购,以保证采购的材料的种类和型号相符。
(二)采购程序:
1、材料需求部门必须填写《材料采购申请表》,须履行部门主管和总经理审批签字手续,然后交给采购员,由采购员安排统一进行采购。
2、采购员在采购前必须持《材料采购申请单》与保管员的库存帐核对,确定库中没有留存方可进行采购。
(1)采购计划审批:采购资金每次在5000元以上原料或辅料,应提前10天提出采购
计划,经总经理审批。采购资金每次在1000元以上原料或辅料,应提前5天提出采购计划,经总经理审批。
(2)确定供应商:采购资金每次在5000元以上,至少要确定没有关联关系的供应商3
家以上;采购资金每次在1万元以上或每月累计在20万元以上的单项原料或辅料,至少要确定没有关联关系的供应商5-8家。同时,将所有供应商的名称、地址、联系电话、联系人、负责人、销售的产品名称等详细资料交物资主管存档。
(3)确定采购价格:选择性价比最高的供应商,经公司总经理审批后签订合同,实施采
购。
(三)审批权限:凡申请进行采购的,填写的《材料采购申请表》先由部门主管批准后,然后报总经理签批;对于急需材料,可先报总经理,同意后先行采购然后再补办手续。
二、入库的办理
采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员,仓管人员对照《材料采购申请单》和采购发票按类进行数量清点,确定无误后在发票上签字,然后按品名、型号、单价等进行详细入帐。填写入库单(一式二联)一联由库管保存,一联交给财务做账。
(一)、采购后进行入库登记。
1、货物验收:采购回库房的货物,至少有2人参加验收并签字。库管员负责验收数量,并保存相关技术资料,经办人负责货物质量并验收。供货商的送货单上必须有以上二人的验收签字,货物在验收的二人到齐(如因公出差,则可由其主管代替)以后方可下车。
2、货物入库:到库房的货物,填写入库单,登记入账。只有入库以后的物资,方可投入生产使用。财务才可入账和支付货款。入库单一联由库房保管,一联由财务保管。
(二)、货款支付:
1、单次购货金额在1000元以下的,填制付款申请单据经会计审核→公司总经理审批→出纳付款。
2、单次购货金额在5000元以上的,填制付款申请单据经会计审核→公司总经理审批→出纳付款(优先转账方式付款)。
三、材料领用出库的办理
材料需求人员根据施工项目或维修项目填写 “出库单”,凭“出库单”到仓库领取材料,领料单上必须有材料领取人、部门主管和总经理签字,手续不全一律不允许办理出库。如遇特殊情况需要与部门主管和总经理以短信的形式报备,同意后方可领取材料,在领用材料后的2个工作日内补全相关手续,否则造成的经济损失当事人个人承担。
四、相关要求
(一)维修应急材料,备用量未经允许不得超量,如有发现,追究当事人和部门领导的责任。
(二)工具类材料各部门要建立档案记录,保管员在出库时也要建立备查帐。
(三)对于易损材料和工具出库时,要严格执行以旧换新制度。
(四)要严格执行材料采购审批手续,凡不按审批权限履行审批手续而私自采购的,在发票上不予签字。
(五)材料采购,正常情况下,至少有两位经办人参加,其中一位应是材料需求部门业
务精通人员,采购员要做到货比三家,优中选优,严禁将质次价高的材料购入公司。
(六)采购工作中,要严禁虚开发票,抬高价格吃回扣等损公肥私现象,如有发生,要
严厉处罚。
(七)材料采购要在5日内结算,要履行完所有签字与报销手续,对借款余额及时返回
财务。
(八)仓库保管员一定要严格履行出入库手续,切实做到帐物相符,未经主管负责人允
许,不得将材料占为己有或转借他人使用,否则,要进行严肃处理。
(九)领料人员严格履行领取手续,不得虚领、冒领,更不能占为己,否则,需进行经
济处罚。
(十)各部门人员要以身作则,注意把好采购、入库、出库、使用等各个关口,否则,要追究相应的领导责任。
第二篇:物资采购及出入库管理制度
洛阳五羊三轮摩托车有限公司 LWY/QG/ZD/1803/002-0
1.0 目的
物资采购及出入库管理制度
为加强公司物资采购及物资出入库管理,特制定本制度。2.0管理内容及要求
2.1本制度所指物资包括固定资产、办公用品、低值易耗品、原材料等一切以实物形态存在的资产。供应部为公司所有生产及生产辅助类物资的采购管理部门;除大宗物品和专业性设备等由公司指定专门部门办理外,其他资产、办公用品和低值易耗品的采购由企管部指派专人办理采购。
2.2 物资的管理必须贯彻“专人负责、分工管理、合理调配、节约使用”的原则,对物资的采购、保管、使用和回收都要有专人负责,做到验收严肃认真,进出手续清楚,定期核对帐、物,做到帐卡相符、帐物相符。
2.3 采购流程对于办公用机器设备、办公用品、低值易耗品等日常事物物资,需求部门应填写《物品采购申请单》,经相应权限领导批准后,报采购部门采购。2.4 采购部门在收到《物品采购申请单》后,应充分了解市场情况。必要时应将可供选择的两至三种购买方案,(如品牌、价格、数量、功能、供货商)提供给物品需求部门选择确定。物品需求部门在确定最终购买方案后,根据方案所涉及的购买金额按照相关权限领导批准后,即可由物品采购部门凭《物资采购申请单》到财务部领取资金购买物品。
2.5 采购人员在物资采购时应注意如下事项: 2.5.0 注意采购物资的售后服务和供应商信誉; 2.5.1 尽可能选取价低、质优的供货商; 2.5.2 建立供货商档案,以备调阅; 2.5.3 参考历史购货资料。
2.6 对于生产经营用机器设备、原材料等大宗物品的采购,应采用公开招标方式或竞争性谈判的形式进行,避免只有一家供应商的情况。
2.7 财务部有权对采购物资采取直接或组织外部专家对大宗物品的采购实行随机调查,一经发现私拿回扣或虚报价格的情况,公司将视情况严肃处理。2.8 物资入库程序
公司对所有购入物资实行归口负责制。物资入库由专人负责,业务办理相关人员如下:
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洛阳五羊三轮摩托车有限公司 LWY/QG/ZD/1803/002-0(1).办公用具(含会计用具、清洁用品、办公用品、书籍、礼品等及单价在 500 元以下办公用具),由企管部指定的人员专管。
(2).低值易耗品(单价在 500 元至 2,000 元之间的办公用具),由企管部指定的人员任库管员。
(3).计算机设备(计算机、打印机、传真机等单价在 2000 元以上的固定资产及价值低于 2000 元的所有计算机辅件)由企管部指定的人员任库管员。
(4).任何物品的采购均须办理入库手续,填写明细入库单(由经办人、审核人、库管人签字)。
(5).采购人员及库管员为同一人时,由部门负责人办理入库审核签字。
(6).采购人员报销采购费用时应将审核后的采购入库单记账联与正式发票一并粘贴报销。2.9 物品出库程序
2.9.1任何物品的领用均须办理出库手续,在物品出库登记表上登记并签字;物品的出库由库管员负责。
2.9.2企管部、物资部应指定专人定期(一般为一个月)与库管员、财务人员共同核对物品库存,并共同填写“盘点表”。3.0 领用物品的保管与维修
3.0.1领用物资办理完出库出续后,应由领用人负责保管和使用。领用人在保管物品时应做好防盗、防损的工作,并合理使用领用物品。
3.0.2领用物品因正常磨损需修理,领用人在填写《保修申请单》,并经相关权限人批准后,可交由采购部门联系维修。
3.0.3领用物品因非正常磨损须修理(如未按规定使用或损失发生频率高于公司平均水平2 倍以上等),公司将视物品的损害程度按不低于维修金额的 20%向物品使用人收取维修费用。
4.0领用物品的转移、变卖及盘存
4.0.1员工因工作需要,发生出库物品使用人部门之间转移,相关人员应到库管员处重新办理登记;不得未经库管员监交,直接将物品转移。
4.0.2员工已领用的物品在减损、报废、丢失、变卖时,应提交《物品报废/丢失 /变卖处理申请》,经上级部门审批通过后,在库管员处登记备案;根据该物品的购入金额大小按照财务部规定的报相关权限人批准后,由公司指定部门负责变卖,并将款项交至财务部。
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洛阳五羊三轮摩托车有限公司 LWY/QG/ZD/1803/002-0 4.0.3每年年末,库管员应与财务部人员按照资产盘点管理办法,对已领用物品的使用保管情况进行清查盘点,编制《资产盘点表》。
5.0本制度自颁布之日起执行,由企管部负责解释、修订。
洛阳五羊三轮摩托车有限公司 二〇一八年三月十三日
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第三篇:物资采购及出入库管理制度
物资采购及出入库管理制度
说明:本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的采购管理以及出入库管理。其目的是为了规范公司的物资采购,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购以及物资出入库的监督与管理。
相关管理制度:生产物料管理制度、办公用品管理规定等。制度中涉及到的附件内容,例如采购计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等,详见物料采购管理或者项目采购管理中相关管理工具。
1、总则
1.1为了规范公司的物资采购,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购的监督管理,特制定本制度。
1.2本制度是公司物资采购管理的基本规范,适用于公司物资的采购以及出入库管理。
1.3采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购,同时,在付款方式上,做到货到付款,或分期付款,减少采购风险。
2、采购部职责以及工作原则
2.1采购部岗位职责
(1)负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定;(2)负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理;(3)负责物资采购计划的制定,采购合同的签订及保管;(4)负责物资采购的询价、议价、比质、比价;(5)负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作;
(6)负责管辖范围内的卫生、安全工作。
(7)负责做好各项档案的管理工作,如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件;
(8)负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款,定期与财务部对帐并协助实施物资盘点。
2.2物资采购原则
(1)未经审批的物资一律不得采购;(2)仓库内的库存物资应优先使用;
(3)建立合格供应商名录时,采购远近搭配的原则;(4)采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算;(5)在比价过程中,严格执行同类产品比质量,同样质量比价格,同样价格比服务的原则,择优确定采购单位;
(6)对于先试用的物资,必须由使用部门出具试验报告,并由审批后,方可采购。
(7)尽量避免当日使用,当日采购,一定要做到提前采购。
3、物资采购管理
3.1物资采购一般规定
3.1.1为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购计划,避免物资积压损失。
3.1.2公司各部门要按程序报物资采购计划,在每月的日前向采购部报下月的采购计划,然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公室。
3.1.3各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整,如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责%的经济损失,所在部门承担%;同时,采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。
3.1.4物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,做到不错订、不漏订,及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下,按照公司标准合同文本签订合同,如有特殊情况,与公司律师顾问联系后,再签定合同。
3.1.5物资采购时,如使用单位出具的原材料出现短缺现象,采购部应征求使用单位意见,在使用单位同意,并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购部负直接责任。
3.1.6采购部未能及时完成的采购任务,应及早报主管生产副总经理说明原因,拟定补救措施。
3.1.7《生产物资采购计划单》、《非生产物资采购计划单》一式联,各部门审核签批齐全后,必须交到每联上的指定部门,以便统计核对。
3.2物资请购
3.2.1生产物资的请购:由采购部采购人员针对需采购的物资,依公司存量管理基准、用料预算、参酌库存情况,进行市场摸价、货比三家后,如实逐项填写“生产物资采购计划单”,并按“计划单”下方所设会签部门依次审核签批后,将“计划单”分交给相关部门统计备查。具体流程如下:
部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 部门采购员 →交财务科和办公室统计→采购。
3.2.2非生产物资的领用及请购:非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求,每月初预报,填写《非生产物资申领计划单》,经相关部门依次审核签批后,交由采购部门进行汇总采购后,凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领计划单》向物资管理部门领用。非生产物资的申领与采购流程如下:
部门人员编制《非生产物资申领计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 办公室统计 → 采购部按汇总好的申领计划,编制《非生产物资采购计划单》→ 财务科 → 总经理 → 交办公室统计→采购。
3.2.3紧急请购:对于紧缺、急用物资,应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资采购申请单”与采购人员取得联系,以便及时备货、保证使用。如遇总经理外出,由请购部门电话请示总经理同意后,如实逐项填写“物资采购计划单”,并在“备注栏”注明原因,方可采购,凡紧急请购的物资,必须在1-2天内补办审批手续。具体流程如下:
部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人电话请示总经理同意后 → 部门采购员 → 1-2天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续。
3.3采购程序
3.3.1采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。3.3.2采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。3.3.3采购员要如实、认真、工整、逐项填写“物资采购计划单”中的各项目,不得虚填,不得空项,无法填写的应在“备注”栏内注明。
3.3.4总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资采购计划单》上的“总经理审批意见”栏确认合适供应商,并在下方“总经理”处签名。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)
4、物资验收入库管理
4.1 物资验收入库一般规定
4.1.1采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况。物资入库时,采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或质量管理部门办理验收手续,核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字,以履行其职责。
4.1.2仓库保管人员在验收过程中发现的问题,要及时通知物资使用部门和物资采购人员,并同时做出记录备案,分清责任,责任不清时严禁验收入库。
4.1.3验收中的不合格物资,严禁接受,如出现工作失误或故意验收,保管人员负全部经济责任。
4.1.4采购人员对款已付而货未到,或货到发票未到,应及时通知对方经办人,尽快查实情况。
4.2物资验收入库程序
库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收,核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资,库管员须到现场进行入库验收,并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。具体流程:
采购员或供应商送货到库 → 库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》 → 部门负责人核实《入库单》签字 → 库管员入账。
4.3采购物资的发票入账流程
发票 → 库管员将《入库单》附在发票后 → 部门负责人在发票上签字 → 财务部 → 总经理 → 财务入账。
5、物资出库管理(本部分也可以单独列出,企业根据实际需求拟定)
5.1物资出库一般规定
5.1.1物资的领用、发放,需按“先进先出,计划供应,节约用料”的总原则进行发料,发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序,对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管人员承担全部经济责任。
5.1.2各部门领用材料时,必须填制“领料单”,由经办人和部门负责人签字,仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货,并将领料单附在出库单的后面,填写出库单时必须按出库单规定的格式填写完整。
5.1.3保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货。
5.1.4各部门领用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在领料单上作任何改动,如填写错误必须重写。
5.1.5各种物资材料的转让和外售时,需经公司分管领导和总经理审批,(经办人按购入物资成本,(含运费,采购费用等)另加管理费,进行对外报价),仓库保管人员凭财务部收款凭证,方可办理出库手续。
5.1.6办公用品的领用:各部门在领用办公用品时,一律凭部门月底填写的办公用品申请表中明细,由办公室主任审批,办理领用登记手续。
5.1.7生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用:领用部门负责人审批,领用后做登记管理,工具统一采用“交旧领新”制。
5.1.8物资出库后仓库保管员要及时登记账簿,仓库保管员按月要与成本会计核对账目,确保货物数量准确无误,成本会计按月向财务部填报物资进、销、存月报表,财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点,做到账账相符,账物相符,账卡相符,卡物相符。
5.1.9所有发料凭证、原始单据应由保管人员妥善保管,按月装订,发料凭证、原始单要按财务制度的保管时间和销毁程序办理,不可丢失,否则,应承担全部经济责任。
5.1.10退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资;借领、借发物资;车间小库多余物资。退库时,物资必须完好,物资退库单与原领料单内容要相同,物资退库时保管员要认真进行验收,因物资质量不合格退库,必须进行技术鉴定,出示有充分数据的检查证明方能退库,以便与生产厂家交涉退货。
5.1.11对超储物资应积极调剂,正常存储物资一般不予调剂,凡对外调剂的物资必须由物资采购人员申请,分管领导或总经理审批,其他任何人无权处理。5.1.12严禁将物资借给外单位(个人)使用,违者罚款元,同时追回外借物资,追回物资磨损、损坏的,由责任人按价赔偿。
5.2物资出库程序
5.2.1领用部门必须持有符合规定、符合制度、签字齐全的领料单前往仓库领用。
5.2.2仓库保管员严格执行凭领料单发货,《领料单》上所列领用各项(货物名称、数量等),必须与《非生产物资申领计划单》、《生产物资采购计划单》上所列各项完全一致,核实无误后方可发货。领用流程如下:
使用部门填制领料单 → 部门负责人签字 → 库管员核实→开出库单发货→台账登记。
6、附则
6.1本制度解释权归属本公司,由部门具体负责解释与修订。6.2本制度自动列入公司规章制度序列中。6.3本制度自总经理签字后即生效。
签发人:
日
期:
第四篇:出入库管理制度
出入库管理制度
一、物品入库有关制度:
(一)物品采购回来后首先办理入库手续,由采购人员向仓库管理员逐件交接。库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量,并检查好物品的规格、质量,做到数量、规格、品种,价格准确无误,质量完好,配套齐全,并在接收单上签字(或在入库登记簿上共同签字确认)。
(二)对于在外加工货物应认真清点所要入库物品的数量,并检查好物品的规格、质量,做到数量、规格、品种准确无误,质量完好,配套齐全,并在接收单上签字。
(三)物品进库根据入库凭证,现场交接接收,必须按所购物品条款内容、物品质量标准,对物品进行检查验收,并做好入库登记。
(四)物品验收合格后,应及时入库。
(五)物品入库,要按照不同的主机型号、材质、规格、功能和要求,分类、分别放入货架的相应位置储存,在储存时注意做好防锈,防潮处理,保证货物的安全。
(六)物品数量准确、价格不串。做到帐、标牌、货物相符合。发生问题不能随意的更改,应查明原因,是否有漏入库,多入库。
(七)精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放.严禁挤压、碰撞,倒置,要做到妥善保存,其中贵重物品应入公司内小仓库保存,以防盗窃。
(八)做好防火、防盗、防潮工作,严禁与我公司无关的人员进入仓库。
(九)仓库保持通风,保持库室内整洁,由于仓库的容量有限,货物的摆放应整齐紧凑,作到无遮掩,标牌要醒目,便于识别辨认。
二、物品出库有关规定:
(一)物品出库,仓库管理员要做好记录,领用人签字。
(二)物品出库,数量要准确(账面出库数量要和出库单,实际出库实际数量相符)。做到帐、标牌、货物相符合。发生问题不能随意的更改,应查明原因,是否有漏出库,多出库。
(三)仓库管理员严格执行凭发货单发货,无单不发货,内容填写不准确不发货,数目有涂改痕迹不发货,发生上述问题应及时的与相关的责任人做好货物的核对,保证发货的正确性,及时解决,及时供货,保证合同的完整履行。
(四)保管员要做好出库登记,并定期向主管部门做出入库报告。
(五)为了防止出现出库货物差错,要严格遵守出库制度,应先写好出库单并且相关责任人签字后,交仓库管理人员进行出库登记工作,完成后才可以到仓库拿取货物。
(六)对于对外加工我方应提供的组件专用物品领用必须要有经理签字方可出库,及时交于加工方,以便我方加工货物的及时完成,交加工方时,应请主办人员签字接收。
第五篇:材料出入库管理制度
材料出入库管理制度
为了加强公司材料出入库的管理,充分发挥各部门工作职责,按照保质节约的原则,规范材料的入库、出库的工作程序,建立科学有效的管理制度,特制订本制度。
一、入库的办理:
1、货物验收:采购人员购回公司货物,应及时通知材料管理人员。特殊需专业人员验收的货物还需通知相关部门负责人或指定的人员,参加验收并签字。材料管理人员负责验收数量,使用部门人员负责验收质量,并保存相关技术资料。货物在验收的人员到齐(如因公出差,则可由其指定专人代替)以后方可开始办理验收。供货商的送货单上必须有以上人员及送货人员签字。
2、验收人员如发现所购材料与合同不符且不能使用、材料质量验收不合格及数量与合同不符的情况,收货人员不得办理验收手续。
3、入库单据的填写:送货人员将验收合格并签字后的材料到货清单及发票等资料一并带到材料会计处办理相关手续。材料会计依据实际到货数量填写入库单数量,依据合同金额或明细单价(无合同)填写入库单金额。
二、材料领用出库的办理:
材料领用人员根据施工项目或维修项目填写 “领料单”,凭“领料单”到仓库领取材料,领料单上必须有材料领取人、部门主管签字,手续不全一律不许办理出库。如遇特殊情况需要与部门主管进行电话报备,经同意后方可领取材料,同时领用人员在领用材料后的2个工作日内补全相关手续,否则造成损失的由领用人员个人承担。特殊材料领用:
工具类材料各部门要建立档案记录,保管员在出库时也要建立备查帐。直接领用的急需使用的材料在办理入库手续后,材料使用部门及时办理出库手续。
工程使用的混凝土等材料由工程部门做好使用记录,月末进行一次性出库手续办理。
材料管理员一定要严格履行出、入库手续,切实做到账实相符,同时领料人员严格履行领取手续,不得虚领、冒领,一经发现进行相应的经济处罚。
各部门人员要以身作则,把好入库、出库、使用等各个关口确保项目建设保质、高效进行。
交城县久鑫房地产开发有限公司
2017.9.15