人事档案管理规定[合集五篇]

第一篇：人事档案管理规定

人事档案管理规定——关心自己的档案

杨大跃：中加商学院并获美国华盛顿州、西亚图城市大学MBA学位。课程：《职业经理人必备的八大素质》

《现代企业战略管理》

《企业领袖与管理精英领导力模式》

《中国中小企业面临的机遇与挑战》 《项目管理的战略规划》

一、档案事关个人切身利益

《企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。

这个文件对职工档案转递规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。

我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调换单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。

这个文件对职工转递档案管理规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。

我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调动单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。

二、企业无权扣押人事档案

不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，企业以扣押个人（人事）档案作为手段威胁劳动者的做法，是错误的。现实中，经常会有企业以员工在离开公司时不交培训费、不退住房、不交纳违约金等为理由扣住员工的档案不放，也不给办理有关手续，这种以非法的手段来纠正员工的违法行为，也是错误的。

应该说，企业无权以任何理由扣留已离职的员工档案。如果员工因为拒绝承担违约责任或赔偿企业的损失不辞而别，企业正确的做法应该是，通过劳动争议仲裁等法律手段来恢复自己的合法权益，而不应该扣押其个人档案。

三、遗失或拒退人事档案怎么办

上海市劳动和社会保障局在《关于用人单位遗失或拒退人事档案劳动者退工登记备案手续处理意见的通知》规定如下：

档案遗失的处理

1、用人单位遗失人事档案，应负责为劳动者补建人事档案和《劳动手册》，并由上级主管部门按照有关档案管理规定，对直接责任者予以处理。

2、用人单位遗失劳动者的人事档案且又注销营业执照的，可由上级主管部门按上述第一条档案管理规定补建人事档案和《劳动手册》，并出具证明代为办理劳动者的退工登记备案手续。

3、对无上级主管部门的用人单位且已注销营业执照或虽未注销营业执照，但业主逃匿的，可由受委托档案管理规定部门办理劳动者的退工登记备案手续。

用人单位拒退人事档案的处理

是指用人单位与劳动者已没有事实劳动关系，且用人单位没有正当理由，而不为劳动者办理退工登记备案手续，拒退人事档案。

1、用人单位无正当理由拒退人事档案的，劳动者本人可以在法定期内向各级劳动争议仲裁委员会申请仲裁，由仲裁委员会裁决用人单位为其办理退工退档手续。

2、用人单位仍拒绝办理退工手续的，劳动者本人可以凭已生效的仲裁文书（复印件）及本人身份证、户口簿、一寸证件照两张等相关材料到户口所在地的街道、乡镇劳动服务所进行失业登记，重新申办《劳动手册》。

四、人事档案查阅档案管理规定

(一)查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由，管档单位根据档案管理规定和需要确定需提供的档案材料。

(二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合档案管理规定条件的，人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

(三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。

(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

五、如何保护自己的权利不受侵犯

因个人档案造成劳动者损失的问题，原来只能通过向上级部门投诉来协调。由于没有上级主管单位的“新企业”越来越多，加上档案涉及劳动者许多切身利益以及劳动者维权意识的提高，“档案官司”开始出现了。这类由档案引起的劳动纠纷由于性质特殊，劳动者要维护自己的合法权益比较困难。那么，读者如何才能维护自己的权利呢？

第一，不要让档案成为“死档”。

要知道自己的档案保管在什么地方，其中特别要注意是委托人才服务机构保管的，必须保存好档案保管的证明，及时缴纳费用，不要让自己的档案成为“死档”。

第二，处分材料入档须经本人认定。

根据《流动人员档案管理规定》，档案中“收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案”的档案管理规定，单位放入档案的材料，特别是对劳动者处理、处分的材料要求经本人签字认定。

第三，劳动关系解除及时转移档案。

根据国家有关档案转移的档案管理规定，在解除劳动关系后，单位必须在一个月内将该员工的档案转移到所在的街道、新的工作单位。因此当我们结束了前一个工作时，应当关心自己的档案是否及时转移到位，防止在调换工作中档案的丢失。

第四，档案材料与事实不符，可要求单位认定并修改。

如果发现单位在自己档案里塞进“黑货”侵犯了自己的就业等合法权利时，必须注重搜集足够的证据，并通过法律维护自己的合法权益。

第二篇：人事档案管理规定

人 事 档 案 管 理 规 定

第一章 基本原则

第一条 为了规范干部人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部人事档案有关规定，特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人力资源处人事档案管理工作的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人力资源处根据中共中央组织部《干部档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关要求，经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各二层机构、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委 建筑工程有限责任公司

（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人力资源处归档。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，使用16开型或国际标准A4型规格的公文用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人力资源处对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡人员档案、专业技术人员技术档案进行分类、编号、排架。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，不准以任何借口涂改、伪造档案材料，不准将虚假材料和不符归档要求的材料归入档案，不准私自、指使他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人力资源处办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“广西建工集团第三建筑工程有限责任公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。借阅单位主管必须先填《人事档案借阅单》，并经人力资源处处长签核，始得借阅，借阅单位持签核的借阅单办理人事档案 — 2 — 的借阅登记手续。借阅单位应按期归还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源处得以进行跟催。借阅单位在归还档案时，档案管理人员应依照借阅的内容逐条核对，并检查档案资料的完整性，经确认后在备注栏内注明归还日期。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人调动材料或技术档案转入人力资源处，按分类目录装订，由人事档案管理员统一转递。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案管理员，由人事档案管理及时归档。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人力资源处保管，并设立专门的档案柜存放，依离开时间的先后排序存放。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合公司人力资源处做好员工档案的转递工作，招录学生或新员工的人事档案要及时办理人事档案的转递工作，以使档案能正确投递。

附：人事档案材料收集归档范围

1.履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

5.审计材料：经济责任审计结果报告。

6.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明； — 3 —

选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

7.培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

8.职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

9.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

10.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

11.政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

12.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

13.党、团组织建设工作中形成的材料。

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

（2）中国共产主义青年团入团志愿书。

（3）加入或退出民主党派的材料。

14.表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16.招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

17.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

18.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

19.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

20.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

22.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

23.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

24.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

25.其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

第三篇：人事档案管理规定

国泰能源制度文件GT/JB/RZ 014-2013A

人事档案管理规定

编号：GT/JB/RZ 014-2013A

第一条 目的：

为了将公司人事档案管理工作制度化、规范化，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，防止档案丢失、损坏，便于公司对人员的在职管理，特制定本规定。

第二条 适用范围：

本规定适用于66公司及下属煤业公司。

第三条 职责：

1、公司人事档案管理部门归口人力资源部，各煤业公司人事档案管理部门归口综合办公室，人事档案管理须指定专人负责。

2、公司人员和煤业公司中层及以上人员的人事档案由人力资源部管理；煤业公司普通员工的人事档案由各矿综合办公室管理。

3、公司人事档案管理员负责维护和完善人力资源管理系统。

4、人事档案管理员负责人事档案的归档、整理、借阅、销毁等工作。

第四条 人事档案的分类：

1、入职档案：

（1）人员应聘登记表、面试评价表、录用审批表、招聘洽谈记录、身份证复印件、学历学位证书复印件、职称证书复印件、体检表、上单位解除劳动关系证明、英语/计算机等级证书复印件、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

（2）劳动合同、保密协议、补充协议等。

2、培训档案：

（1）新员工入职培训试卷、培训心得等。

（2）培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。

（3）培训服务协议等。

3、职位档案：

（1）聘书、职务任命书。

（2）职务变动申请、职位职务变更记录。

4、薪酬考核档案：

（1）试用期考核表、员工试用期总结表。（2）考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。（3）调薪申请单、调薪记录。

5、其他档案：

（1）个人党、团相关资料。（2）各类奖励、处罚记录。

（3）离职申请、移交清单、解除劳动关系证明、离职证明、补偿金协议、其他补充协议等。

第五条 管理规定：

1、归档管理：

（1）归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

（2）归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。（3）及时将新材料归入档案中。

2、人事档案的查（借）阅：

（1）查（借）阅人事档案须经公司人力资源部/分管领导审核、总经理审批后方可查（借）阅，特殊情况下须经董事长审批。

（2）使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由档案管理人员向证明人核实情况后，可以出具证明材料。

（3）档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。

3、人事档案的保密及保存期限：

（1）档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

（2）档案管理员要定期对档案进行检查，防治霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。

（3）人事档案原则上永久保存，对于已辞（退）职人员的个人档案，原则上自离职之日起3年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。

4、电子档案：

（1）人事档案管理员须及时维护和管理人力资源管理系统。

（2）为便于查阅和管理，档案管理员应建立电子档案。电子档案内容要与第四条档案材料保持一致。第六条 奖惩规定：

1、档案管理员在管理过程中提出创新办法的，给予提报人200元的奖励。

2、因保管或借阅导致档案丢失的，给予责任人200元-1000元的罚款。

3、查阅或借阅档案时，擅自涂改、抽页、拆毁、剪裁、增删档案的，给予责任人200元-1000元的罚款。

4、在规定时间内未按要求提供相关人事档案的，给予责任人100元的罚款；若经多次催缴仍未上交的，给予责任人200元-500元的罚款。

5、未及时建立、更新人事档案的，给予档案管理员200元的罚款。

6、利用档案资料或借助自身权利进行谋利的，给予责任人200元-2000元的罚款，并有权追究其经济和法律责任。

7、未履行借阅手续、未填写借阅登记表的，给予责任人200元的罚款。第七条 本规定由公司人力资源部负责解释。

第八条 本规定由公司总经理办公会审批后生效，修改时亦同。第九条 本规定自下发之日起实施，旧制度同日废除。附件：

1、《人事档案借阅登记表》

2、《人事档案借阅申请单》

3、《人事档案销毁审批单》

附件1

员工档案借阅登记表

年月日

附件2

人事档案借阅申请单

此表单人事部门存档。

附件3

人事档案销毁申请单

此表单人事部门存档。

第四篇：人事档案管理规定

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，同时监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2.步骤： A.收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B.整理

根据分类和成立时间整理。C.分类

根据下述分类方法分类。

D.立卷

区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第九条 过程管理：

1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案； 2.擅自向外界提供、抄摘企业档案； 3.涂改、伪造档案；

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于公司各子公司、各部门及各员工。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。

第五篇：人事档案管理规定

人事档案管理规定

根据国家《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》，根据公司现有人员人事档案管理的实际情况，及时、真实地反映公司人员的职业状况、工作业绩、专业能力和流动状态，完善公司人员人事档案内容，规范人员档案材料归档工作，现将公司人员主要归档材料目录通知如下：

一、履历材料

1、个人履历表；

2、员工应聘登记表、近期个人简历及自传性材料。

二、鉴定考核材料

1、转正定级表、考核表、民主评议材料；

2、政治历史审查、复查材料；

3、任免考察材料；

4、出国出境考察材料；

5、更改民族、年龄、国籍、入党及参加工作时间材料。

三、学历培训材料

1、学历学籍材料（考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学历、学位证明材料）；

2、行业培训、专业机构、单位内训等培训结业成绩表（证书复印件）；

3、毕业实习、实践鉴定材料。

四、录（聘）用、招工、调动材料

1、干部任免、聘任、聘用、录用文件等；

2、工人招工审批表、登记表；

3、干部调动、人才引进材料;

4、聘用协议书、劳动合同书。

五、专业技术职务、职业资格材料

1、专业技术职务申报、考级、审批表，聘任、晋升专业技术职务资格审批表;各种职称证书复印件；

2、工人技术等级考核鉴定审批材料、工人技术等级证书复印件；

3、论文（获奖公开发表）、著作、科研成果、发明创造等目录；

4、外语、计算机等级资格证复印件;国家职业资格证复印件。

六、参加党派、社团组织材料

1、入党志愿书、转正申请书、党员登记表；

2、加入民主党派、社团材料；

3、参加党团代表大会各种资格证、代表证。

七、表彰奖励材料

1、政府、行业系统对个人科技发明、英雄模范事迹、业绩突出方面的表彰材料及证书复印件；

2、单位表彰先进文件。

八、处分材料

1、司法部门判决书，行政部门、单位内部的处分材料；

2、甄别、复查给予处分的意见等。

九、工资待遇、身份、工龄材料

1、全日制大中专毕业生派遣证（报到证）；

2、非普通院校毕业生就业报到证；

3、工资、待遇变动表；

4、城镇青年下乡、士兵入伍材料；

5、军队转业干部审批表、自谋职业材料。

十、解聘、辞退、流动等材料

1、国有企业转制分流人员：《西安市失业保险金发放登记表》、《西安市失业人员认定表》、《职工自谋职业申请表》、《劳动合同终止审批确认表》等材料；

2、辞职、辞退、自动离职、除名、解除劳动关系文件。

十一、婚育住房材料

1、单位出具的婚姻材料；

2、计生部门出具的生育材料；

3、福利住房职工单位出具的住房证明。

十二、劳动保障方面材料

1、劳动工伤、伤残鉴定材料；

2、加盖社保局公章的首次参加养老保险登记表；

3、加盖医保办公章的医疗保险转移单；

4、单位出具的缴纳养老、医疗保险证明材料。

十三、其他材料

1、人事关系、工资关系介绍信；

2、农转非审批表；

3、上岗前体检表。