员工人事档案管理规定（5篇模版）

第一篇：员工人事档案管理规定

员工人事档案管理规定 第一章 总 则

第一条 人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条 贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条

归档范围

（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料：

1、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安臵工作中形成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。第六条 收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布臵填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

第七条 归档要求

（一）收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。

（二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理，凡销毁材料（三年处理一次），必须详细登记，经人力资源部经理检查，并报请公司主管负责人审查批准。

（三）归档的材料必须是办理完毕的正式材料原件，材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。

（四）凡规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

（五）员工人事档案材料的载体，一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订线，文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（六）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

第三章 人事档案工作岗位职责

第八条 档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人力资源部档案专管员负责保管与整理。

第九条 负责人力资源部工作的部门领导职责

（一）组织本部门人员学习档案法规，认真执行公司员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

（二）与公司各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导，检查工作，保证归档档案质量。

（三）关心和支持兼职档案工作人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十条 负责管理员工人事档案工作人员的职责

（一）自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全 保密制度，确保员工人事档案的安全保密，保守党和国家秘密。

（二）认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。

（三）做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。

（四）认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。

（五）归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。

（六）积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。

（七）做好员工人事档案的统计工作。

第十一条 档案整理工作规定

（一）在整理档案时，严禁吸烟、以确保档案安全。

（二）不得私自涂改、抽取或伪造档案。

（三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。

（四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

（五）加强档案管理，提高档案的保存价值，应做到每月归档材料一次。每年整理档案及装订一次，不得存在有档案未整理、未装订的现象。

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条 借阅规定

档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源部经理签字为准，方可查阅。

（一）凡因需要查阅人事档案的，要经过公司人力资源部负责人批准后，方可查阅。

（二）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

1、查阅人员必须是中共党员，并填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。

2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容；不准查阅本人及其亲属的档案。

3、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

4、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续，复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

6、对查阅人员，审查阅档材料，一看查档理由是否充分；二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

7、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。

第十三条 档案转递规定

（一）员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

（二）转递档案应遵守下列事项：

1、员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取，不准邮寄或交员工本人自带。

2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

3、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记，严密包封。

4、收到档案的单位，经核对无误后，应在回执及登记本上签名（盖章）后立即退回。逾期一个月未退回者，应写信或电话催问，以防丢失。

（三）严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到员工下落的应留公司档案室保存。

第十四条 借用规定

（一）员工档案一般不外借。

（二）本公司或本部门内部需要借用时，必须做好登记；能当天归还还必须做好当天入库归位；借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

（三）借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

（四）每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

第五章 人事档案保密要求

第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何机密。第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人 员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明，由档案管理工作人员填写并 加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安 全。

第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点：

（一）配臵必要的档案存放、保管等设备。

（二）认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。

（三）每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防 范工作。

（四）每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫 工作。

（五）建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

（六）凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

（七）每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查，并定期做 好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章 附 则

第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触，应及时修改补充。第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。

第二篇：员工人事档案管理规定

员工人事档案管理规定

第一条员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料，其主要内容包括以下几个方面：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程履历、自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴定和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工受到各级各类表彰、奖励的认识材料。

第二条公司人事部对接受员工所填资料或原单位转递而来的人事档案材料内容一概不得加以更改、删除或销毁，并妥善保管，严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条关于员工人事档案中个人情况变更的规定

1、员工进入公司后，由员工本人填写好《员工信息表》中各个项目；

2、项目内容如有变化，员工应以书面形式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应的更正，确保人事部掌握正确无误的资料；

3、人事部门应当及时地将员工的学历、职称、晋级、奖励、处罚等相关情况的变化如实记录、登记，列入员工人事档案。

第四条员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为认识统计分析提供资料。公司人事决策人员可以

通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制订公司人力资源发展规划提供依据。

第五条公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管及利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

第三篇：人事档案管理规定

人 事 档 案 管 理 规 定

第一章 基本原则

第一条 为了规范干部人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部人事档案有关规定，特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人力资源处人事档案管理工作的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人力资源处根据中共中央组织部《干部档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关要求，经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各二层机构、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委 建筑工程有限责任公司

（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人力资源处归档。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，使用16开型或国际标准A4型规格的公文用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人力资源处对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡人员档案、专业技术人员技术档案进行分类、编号、排架。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，不准以任何借口涂改、伪造档案材料，不准将虚假材料和不符归档要求的材料归入档案，不准私自、指使他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人力资源处办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“广西建工集团第三建筑工程有限责任公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。借阅单位主管必须先填《人事档案借阅单》，并经人力资源处处长签核，始得借阅，借阅单位持签核的借阅单办理人事档案 — 2 — 的借阅登记手续。借阅单位应按期归还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源处得以进行跟催。借阅单位在归还档案时，档案管理人员应依照借阅的内容逐条核对，并检查档案资料的完整性，经确认后在备注栏内注明归还日期。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人调动材料或技术档案转入人力资源处，按分类目录装订，由人事档案管理员统一转递。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案管理员，由人事档案管理及时归档。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人力资源处保管，并设立专门的档案柜存放，依离开时间的先后排序存放。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合公司人力资源处做好员工档案的转递工作，招录学生或新员工的人事档案要及时办理人事档案的转递工作，以使档案能正确投递。

附：人事档案材料收集归档范围

1.履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

5.审计材料：经济责任审计结果报告。

6.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明； — 3 —

选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

7.培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

8.职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

9.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

10.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

11.政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

12.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

13.党、团组织建设工作中形成的材料。

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

（2）中国共产主义青年团入团志愿书。

（3）加入或退出民主党派的材料。

14.表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16.招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

17.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

18.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

19.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

20.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

22.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

23.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

24.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

25.其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

第四篇：人事档案管理规定

国泰能源制度文件GT/JB/RZ 014-2013A

人事档案管理规定

编号：GT/JB/RZ 014-2013A

第一条 目的：

为了将公司人事档案管理工作制度化、规范化，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，防止档案丢失、损坏，便于公司对人员的在职管理，特制定本规定。

第二条 适用范围：

本规定适用于66公司及下属煤业公司。

第三条 职责：

1、公司人事档案管理部门归口人力资源部，各煤业公司人事档案管理部门归口综合办公室，人事档案管理须指定专人负责。

2、公司人员和煤业公司中层及以上人员的人事档案由人力资源部管理；煤业公司普通员工的人事档案由各矿综合办公室管理。

3、公司人事档案管理员负责维护和完善人力资源管理系统。

4、人事档案管理员负责人事档案的归档、整理、借阅、销毁等工作。

第四条 人事档案的分类：

1、入职档案：

（1）人员应聘登记表、面试评价表、录用审批表、招聘洽谈记录、身份证复印件、学历学位证书复印件、职称证书复印件、体检表、上单位解除劳动关系证明、英语/计算机等级证书复印件、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

（2）劳动合同、保密协议、补充协议等。

2、培训档案：

（1）新员工入职培训试卷、培训心得等。

（2）培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。

（3）培训服务协议等。

3、职位档案：

（1）聘书、职务任命书。

（2）职务变动申请、职位职务变更记录。

4、薪酬考核档案：

（1）试用期考核表、员工试用期总结表。（2）考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。（3）调薪申请单、调薪记录。

5、其他档案：

（1）个人党、团相关资料。（2）各类奖励、处罚记录。

（3）离职申请、移交清单、解除劳动关系证明、离职证明、补偿金协议、其他补充协议等。

第五条 管理规定：

1、归档管理：

（1）归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

（2）归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。（3）及时将新材料归入档案中。

2、人事档案的查（借）阅：

（1）查（借）阅人事档案须经公司人力资源部/分管领导审核、总经理审批后方可查（借）阅，特殊情况下须经董事长审批。

（2）使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由档案管理人员向证明人核实情况后，可以出具证明材料。

（3）档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。

3、人事档案的保密及保存期限：

（1）档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

（2）档案管理员要定期对档案进行检查，防治霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。

（3）人事档案原则上永久保存，对于已辞（退）职人员的个人档案，原则上自离职之日起3年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。

4、电子档案：

（1）人事档案管理员须及时维护和管理人力资源管理系统。

（2）为便于查阅和管理，档案管理员应建立电子档案。电子档案内容要与第四条档案材料保持一致。第六条 奖惩规定：

1、档案管理员在管理过程中提出创新办法的，给予提报人200元的奖励。

2、因保管或借阅导致档案丢失的，给予责任人200元-1000元的罚款。

3、查阅或借阅档案时，擅自涂改、抽页、拆毁、剪裁、增删档案的，给予责任人200元-1000元的罚款。

4、在规定时间内未按要求提供相关人事档案的，给予责任人100元的罚款；若经多次催缴仍未上交的，给予责任人200元-500元的罚款。

5、未及时建立、更新人事档案的，给予档案管理员200元的罚款。

6、利用档案资料或借助自身权利进行谋利的，给予责任人200元-2000元的罚款，并有权追究其经济和法律责任。

7、未履行借阅手续、未填写借阅登记表的，给予责任人200元的罚款。第七条 本规定由公司人力资源部负责解释。

第八条 本规定由公司总经理办公会审批后生效，修改时亦同。第九条 本规定自下发之日起实施，旧制度同日废除。附件：

1、《人事档案借阅登记表》

2、《人事档案借阅申请单》

3、《人事档案销毁审批单》

附件1

员工档案借阅登记表

年月日

附件2

人事档案借阅申请单

此表单人事部门存档。

附件3

人事档案销毁申请单

此表单人事部门存档。

第五篇：人事档案管理规定

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，同时监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2.步骤： A.收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B.整理

根据分类和成立时间整理。C.分类

根据下述分类方法分类。

D.立卷

区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第九条 过程管理：

1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案； 2.擅自向外界提供、抄摘企业档案； 3.涂改、伪造档案；

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于公司各子公司、各部门及各员工。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。