员工档案管理规定

第一篇：员工档案管理规定

员工档案管理规定

员工档案是企业人事部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。为规范员工的档案管理，避免因员工档案遗失或职工隐私泄漏，给企业和员工带来的风险，特制定本规定。

一、机构和职责：员工的档案由公司的人事部负责管理，人事部设专人管理员工档案。

二、人力资源档案管理员的职责：

1.保管员工档案；2.收集和整理员工档案资料；3.办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；4.登记员工工作变动情况；5.为有关部门提供员工情况；6.做好员工档案的安全、保密、保护工作；7.办理其他有关事项。

三、员工档案的内容：

第七条公司员工档案的内容和分类

1.应聘人员登记表；

2.个人简历；

3.身份证复印件（或户口本复印件）；

4.学历证明、职业资格证书复印件；

5.安全教育单；

6.薪酬认定书；

7.参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

8.员工所受的奖惩情况的资料；

9.劳动合同。

第四章档案的收集、保管和销毁

第八条 人事部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。

第九条 人事资料收集、归档后，人事管理专员在档案袋上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。

第十条 人事部档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要时能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。

第十一条凡是归档的材料必须经各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖章后归档。

第十二条按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。

第十三条档案目录和档案袋的样式、规格实行公司统一的制作标准。

第十四条严禁档案管理员之外的任何人保管他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，严肃处理。第十五条档案管理员忠于职守，严禁出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。

第五章档案的提供利用

第十六条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

1.查阅档案须经过部门负责人的同意，并签字或盖章。

2.档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

3.任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

4.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。

5.因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。

第六章档案的转递

第十七条公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保存期限的档案进行统一销毁。

第十八条转递档案应遵循以下规定：

1.通过专门渠道或专人送取，不准本人携带。

2.对转出的档案，必须按统一规定的企业职工档案转递通知单的项目登记，并密封包装。

3.对转出的档案不得扣留或分批转出。

4.接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执退回，以免员工档案丢失。

第七章附则

第十九条本规定自下发之日起执行。

第二十条本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善。

第二十一条本规定由公司人事部负责解释。

第一章总则

第一条第二条第三条

第二篇：员工档案管理规定

员工档案管理规定

第一章总则

第一条 为加强和规范员工档案的管理，根据《档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案工作条例》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定，特制定本规定。

第二条 档案材料形成部门和员工档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。

第二章档案管理人员职责

第三条 坚持四项基本原则，认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和党的各项方针政策，努力提高政治思想水平。

第四条 热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好员工档案。

第五条 钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及整理档案的有关规定，积极主动做好员工档案材料的收集、鉴别、整理工作，及时登记员工职务、工资变动情况。

第六条 坚持原则，严格执行员工档案整理工作的有关规章制度，认真做好员工档案的查阅、借阅和转递工作。

第七条 做好员工档案的安全、保密、保护工作，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

第八条 调查研究员工档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好员工档案的业务建设和业务指导。

第九条 熟悉计算机基本知识，熟练掌握计算机操作技术，能根据人事工作的需要，建成员工档案管理信息数据库，并能定期进行分析、预测，为人事工作和领导决策提供优质服务。

第十条 工作调动时，必须做好档案、档案材料和业务文件等移交工作。

第三章员工档案材料的收集与补充

第十一条 明确收集范围，做好档案材料的收集与补充工作，为组织人事部门考察了解员工和正确选拔使用人才提供依据。

第十二条 员工档案材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，及时收集反映员工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩等材料补充归档。

第十三条 建立档案材料收集网络组织，由员工档案管理人员牵头，组织网络成员共同收集档案材料，并及时补充员工人事档案的内容。

第十四条 形成员工档案材料的部门，应主动配合，积极支持，按要求将材料送交员工档案管理部门归档。

第十五条 员工档案管理部门发现有关部门送交归档材料不符合归档要求，应及时通知形成材料的部门补送材料或补办手续，有关部门应按规定认真办理。

第四章员工档案材料的送交归档

第十六条 主动送交员工档案材料归档是档案材料形成部门的职责和义务，任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为己有。

第十七条 建立送交档案材料网络体系。各有关部门确定一名兼职的员工档案材料收集工作人员，及时收集、提供员工归档信息材料，保证送交文件工作的顺利进行。

第十八条 组织人事部门形成的档案材料，在形成后10天内送交档案管理部门；其他部门在材料形成后20天内送交归档。

第十九条 处级干部的材料送交一式两份，以备副本使用；其他员工的档案材料送交一份。第二十条 有关部门的兼职员工档案员，按照员工档案归档范围，填写《收集员工档案材料登记表》一式两份，一并送交档案管理部门。档案管理部门应按照《收集员工档案材料登记

表》的项目，认真核对，检查无误后，签字盖章，一份留存备查，一份返回送交部门。

第五章员工档案材料的鉴别归档

第二十一条 对收集的员工档案材料，要认真鉴别，严格审核。对内容不实、字迹不清，不能真正反映甚至歪曲员工历史面貌、德才情况和现实的材料，不能归档；对重复、多余的材料，应清理出来；发现伪造、篡改的材料，要坚决清除，并对当事人严肃处理。

第二十二条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整齐全（主件、附件齐全，请示、批复齐全）、真实、文字清楚、对象明确。对残缺不全、头尾不清等不符合要求的材料，不能归入员工档案；对来源、时间和对象不明的材料要进行核实、补办手续后再行归档。

第二十三条 归档材料手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，须由组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字；对干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。

第二十四条 归档材料的载体一般应统一使用16K规格用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写或用复写纸复写。

第二十五条 对应归档的材料，要严格按照台帐制度进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别视情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，经档案鉴定领导小组鉴定，组长签字后，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁员工档案材料。

第二十六条 员工档案的整理，应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，做到完整、真实、条理、精练、实用。

第六章员工档案的保管保密

第二十七条 为确保员工档案的安全，保管员工档案的库房应满足公司《档案管理制度》

第六章的要求。

第二十八条 员工档案是公司重要机密，员工档案库房是机要重地，非员工档案管理人员不得进入档案库房，员工档案管理人员不准违反规定向他人提供档案或泄露员工档案内容。

第二十九条 严禁使用普通电话索取或提供有关员工档案内容，严禁任何人携带员工档案进入公共场所和娱乐场所。

第三十条 严禁任何人私存其他员工的档案材料，对私自保存、拒不交出，或者利用私存的档案材料进行整人的，应视情节轻重，予以严肃处理。

第七章员工档案的查借阅

第三十一条 查阅员工档案必须严格履行登记审批手续（由组织人事部门档案员经办）。查阅公司（处）级干部的档案，需由公司党委主要负责同志签署意见，加盖公章，到组织人事部门办理手续后，方可查阅。

第三十二条 持不符合查阅员工档案的联系信函，组织人事部门不予查阅员工档案，对因出国、出境、入党需了解其亲属情况的，组织人事部门可摘要提供有关证明材料。

第三十三条 查阅员工档案时，必须严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、折叠、损坏员工档案材料。档案查借阅过程一般不应脱离档案管理员的视线。

第三十四条 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要从档案中取证的，必须经组织人事部门领导同意后，方可办理。复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。

第三十五条 员工档案一般不外借（脱离档案管理人员视线视为外借）。特殊情况需要外借的，由借用单位写出借阅报告，经员工档案主管部门同意，报公司分管领导批准后方可借出，外借时间一般不超过三天。借阅的档案，要妥善保管，不得交无关人员翻阅，用完后应立即归还。

第三十六条 员工不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

第三十七条 查阅员工档案必须是中共党员，非中共党员领导干部因工作需要，必须了解

员工情况时，应由员工档案管理部门酌情介绍或提供所需了解的情况。

第八章员工档案的转递

第三十八条 转递员工档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交员工本人自带。

第三十九条 转递员工档案必须统一使用“员工档案转递通知”，按所列项目详细登记，严密包封，加盖密封条并盖密封章。

第四十条 转出的员工档案必须完整齐全，并按规定认真整理，不得抽留材料分批转出。第四十一条 接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执返回，逾期一个月未返回执，要立即进行查询，以防丢失。

第四十二条 要防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。员工档案要随着员工解除劳动关系同时转递，凭档案转出证明办理有关劳动关系解除手续，否则组织人事部门不予办理。公司如未接到新进员工的档案，应及时向对方单位催要。

第四十三条 严格执行档案转递制度。造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等情况，应视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。

第九章员工档案的检查核对

第四十四条 在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与摆放位置相符，档案目录与档案材料相符。做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收、漏转和错装等现象。

第四十五条 接收档案时，应检查是否属于本公司管理员工范畴，姓名、单位、职务等是否相符，档案内容是否与档案转递单所列材料项目相符，发现差错及时查对。转出档案时，应认真清点材料，注销名册，并办理转递手续。

第四十六条 接待阅档时，要先清点材料，后提供档案，收回档案时要清点后再归档。

第四十七条 每月检查一次借出档案归还情况，逾期未还者，要及时催还。

第四十八条 每年年底进行一次档案总核对工作，必要时可半年一次，将不该管的档案及时转出，应管的档案及时索要。

第三篇：员工档案管理规定

员工档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加快建设现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄露，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制订本规定。

第二条 员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。

第三条 本规定适用于公司全体员工。

第二章 机构和职责

第四条 员工的档案由公司的人力行政部负责管理，人力行政部设专人管理员工档案。第五条 公司员工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由公司人力行政部管理。第六条 人力资源档案管理人员的职责

（一）保管员工档案；

（二）收集和整理员工档案资料；

（三）办理员工档案的查阅、借阅和传递手续；

（四）登记员工工作变动情况；

（五）为有关部门提供员工情况；

（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；

（七）办理其他有关事项。

第三章 档案的内容

第七条 公司员工档案的内容和分类

（一）岗位招聘申请单；

（二）应聘者登记表

（三）个人简历

（四）初试评估表；

（五）复试评估表；

（六）部门接收确认单；

（七）《聘任书》；

（八）《员工试用期报告单》；

（九）身份证复印件（或户口本复印件）；

（十）学历证明、职业资格证书复印件；

（十一）（十二）

（十三）（十四）

（十五）第四章 档案的收集、保管和销毁 《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》； 《员工手册》签收单； 《离职证明》；

包括但不限于员工入职后的各类人事变动及奖惩情况等相关资料； 《劳动合同》。

第八条 公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。

第九条 人事资料收集、归档后、人事管理专员在档案目录上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。

第十条 人力资源档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要的时候能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。

第十一条 凡是归档的材料必须各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字后归档。

第十二条 第十三条 第十四条 按规定需要销毁的档案材料，必须经公司主管档案工作的领导批准。档案目录和档案的样式、规格实行公司统一的制作标准。

严谨任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。

第五章 档案的提供利用

第十六条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）查阅档案须经部门负责人的同意，并签字确认。

（二）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

（三）任何个人不得随意查阅或借用非本人的档案。

（四）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。

（五）因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。

第六章 档案的转递

第十七条 公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保管期限的档案进行统一销毁。

第七章 附则

第十八条 本规定自下发之日起执行。

第十九条 本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善。第二十条 本规定由公司人力资源部负责解释。

第四篇：员工档案管理规定

员工档案管理制度规定

一、管理目的1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。

二、人员定义

公司所有员工划分为四种：

档案依据四种人员采取相应的管理。

三、档案文件定义

1．员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。、、、、、及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）

2．员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。简称员工协议文件。依据不同类人员有不同的合同与协议

以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。

四、档案收藏工具

在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。档案袋之间以工号顺序排列。

五、档案管理细则

1、档案的封面： 在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据档案内容作标注，即有则打勾。《档案管理清单》见附件一。

2、档案内容的放置顺序

不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。

员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→

员工协议文件：劳动合同→

→转正资料 →合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。

3、档案资料的规格

资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。

4、在职人员管理权限

A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；

B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。

5、档案管理需建立电子档及给相关人员复印件的。

若员工协议文件有存在以下较特别的内容时，需建立电子文档以方便的查询及工作衔接，如果这些内容有涉及到第三方的，原则对方应保存一份复印件。a)薪酬福利，即在相关协议中约定特别的薪酬福利，如：住房补贴、探亲

假的车费报销、电话补贴、住房补贴（公司帮忙付房租的）、合同期满兑现的福利等，这些需复印一份给薪酬专员或人力总监并建立在电子文档； b)竞业协议，需备注在电子文档并写明竞业的年限；

c)个人有涉及到薪酬福利的申请如住房公积金缴费比例申请，需备注在电

子文档；

d)培训协议，复印一份给培训专员，并把培训的后应增加的服务期及金额

备注在电子；

e)签订其他特别相关协议的并有必要建立电子档或给第三方人员的；

6、复职人员及返聘人员

复职人员及返聘人员应把原先的资料抽调出来，单独一叠夹好并放入新的档案中，为了便于SAP管理，复职人员及返聘人员的工号与原先的一致。

7、离职人员档案管理

1、员工办理离职时，负责办理离职手续的HR应查看档案及电子档案是否有特别规定会影响到目前离职事宜或离职后的事项规定。若存在特别的规定应及时反馈给上级及相关人员。

2、离职人员离职时签订的协议、离职移交表、离职申请的相关文件应放入其档案。

3、每月初3号前对上个月离职人员的档案进行分列管理：

A类人员及B类人员中的部门经理的离职档案，用文件夹装好，文件夹第一张增加张清单，注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。如果人数不多以一年或半年为一个季度为宜，并在文件夹的侧面贴上离职的年月。A类人员的离职档案由人力资源总监保管，保管期限原则上为永久保管；

B类人员除部门经理外及D类中的顾问、科室的离退休返聘人员的档案，按月份归集，同样用原档案袋装好，以工号为顺序放置。在工号为第一个人的档案上面放一张清单注明离职人员的工号、姓名、部门、职位、离职日期，侧面用一纸写上离职年月后，用一条绳子扎紧后再放入档案柜，保管期限至少为五年，十年为佳。

C类人员及D类的临时工、一线二线离退休返聘人员，他们的档案自离职日期起保管期为两年，按离职人员的月份抽出其档案逐份装订并放入统一的档案袋中，其档案袋封面贴上这些人的工号、姓名、部门、职位、离职日期信息。

六、档案借阅权限

1、员工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出人力资源部查阅时，应事先提交报告，说明理由，经人力资源部总监或分管领导批准后，严格办理登记手续，并按期归还。

2、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。借阅档案人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

3、若相关部门需要从档案中取证的，须分管领导批准后才能复制办理。

七、档案管理员的职责

保证员工档案的资料及齐全完整、安全保密和使用方便。

八、档案销毁

1、公司任何个人非经允许不得销毁员工的档案资料。

2、.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交分管领导批准后执行。

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，必须派人力资源部的其他人监督销毁。

制订：人力资源部

批准：

生效日期：

第五篇：员工人事档案管理规定

员工人事档案管理规定

第一条员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料，其主要内容包括以下几个方面：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程履历、自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴定和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工受到各级各类表彰、奖励的认识材料。

第二条公司人事部对接受员工所填资料或原单位转递而来的人事档案材料内容一概不得加以更改、删除或销毁，并妥善保管，严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条关于员工人事档案中个人情况变更的规定

1、员工进入公司后，由员工本人填写好《员工信息表》中各个项目；

2、项目内容如有变化，员工应以书面形式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应的更正，确保人事部掌握正确无误的资料；

3、人事部门应当及时地将员工的学历、职称、晋级、奖励、处罚等相关情况的变化如实记录、登记，列入员工人事档案。

第四条员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为认识统计分析提供资料。公司人事决策人员可以

通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制订公司人力资源发展规划提供依据。

第五条公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管及利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。