公司档案管理规定

第一篇：公司档案管理规定

**有限公司 档案管理制度（试行）

第一章

总 则

第一条

为加强对公司及公司领办各合作社的档案管理，提高企业档案利用效率，为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本制度。

第二章

档案管理

第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，公司行财部负责全公司档案的管理，并对各部门及基地的当年在用待归档档案资料的日常管理工作进行监督、检查和指导。

第三条

行财部履行下列档案管理职责：

1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

2、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作；

3、监督、指导本企业各部门的档案管理工作。

第四条

各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间及时交行财部集中管理。

第五条 档案工作人员应当忠于职守，保守机密，遵纪守法。

第三章

档案的归档

第六条 档案资料范围：

1、公司行政法律文档资料：

1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各类会议形成的文件材料； 3）各种行政组织方面的文件材料； 4）各种合同、制度、资质证件。

2、公司财务文档资料

1）财务、会计管理方面的政策、法规、文件资料； 2）财务管理制度；

3）财务各类凭证、账册、报表。

3、人力资源管理文档资料

1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件； 2）员工人事管理资料、证件； 3）员工个人绩效管理资料； 4）员工社保管理资料； 5）员工培训资料；

6）人力资源管理制度。

4、生产经营管理方面的文档资料

1）基地生产、物资消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产管理技术方面的文件资料； 3）仪器、设备方面的文件材料； 4）维修、维护方面的文件材料；

5）物资采购、价格等信息管理资料； 6）物资流动凭证与帐册、台帐；

7）物资管理制度/生产经营管理制度。

5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料； 4）技术管理制度。

6、市场信息、情报方面的文档资料

1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料； 3）市场调查信息资料；

4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料；

7）其他具有利用和保存价值的信息资料。

7、销售管理文档资料

1）营销前期资料； 2）销售合同；

3）售后服务记录。4)客户档案资料 第七条 机要档案资料

1、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

2、划分标准：

1）绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。

2）机密档案资料包括： ○1财务资料； ○2重大合同； ○3公司经营情况；

○4薪资性档案资料、劳动合同； ○5技术资料； ○6重要项目资料； ○7项目合同协议；

3）秘密档案资料包括： ○1公司重要会议纪要； ○2重要项目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事档案资料；

○5公司登记信息 第八条 归档的时间:

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后5日内归档至行财部。

2、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后15日内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完成后5日内归档。

4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束回公司后7日内归档。

5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，并进行妥善保管。

6、电子文件归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后5日内归档。

第九条 下列文件材料应随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料。

2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件

材料。

3、企业产权变动过程中形成的文件材料。

4、土地流转、粮食交售、农资物资及资产采购/销售等的各种合同、协议等

5、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章

档案资料整理装订编号

第十条 档案资料编号分类原则

1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；

2、文档分类编码（英文字母）：行政、人事、财务、资产设备、技术、采购、销售、土地租用等；

3、文档期间编码（数字）：年份；

4、文档顺序：月份；

5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；

6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第十一条 文档装订

1、线订为原则，右上角标明档案资料编码；

2、如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

3、文档资料封面有目录表；

4、文档资料应做好电子目录及重要备份；

5、应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；

6、档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。

第五章 保管部门及保管责任

第十二条 财务专项机要档案资料由行财部负责按会计制度规定整理装订存档保管。

第十三条 人事档案资料由行财部负责按规定整理装订存档保管。

第十四条 公司各类会议纪要、决议及其他会议资料等由行财部按本制度规定整理装订存档保管。

第十五条 种植、销售、采购、服务等过程中产生的合同协议等各项档案资料均由各部门负责按本制度规定整理交行财部一份存档；

第六章 档案的鉴定

第十六条

公司每年对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。

第十七条

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第七章

档案的销毁

第十八条

档案销毁的具体工作由行财部档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十九条条

公司对拟销毁案卷的清册进行初审，经分管负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第二十条

档案销毁时要有二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章

档案的保密安全

第二十一条

档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公

司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登

记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第二十二条

借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第二十三条

任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和擅自公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第二十四条

非档案管理人员，未经批准不准进入。

第七章

档案的利用

第二十五条

凡需利用档案者，均须填写文件查/调阅申请单，依据查/调阅

权限和档案密级，经公司领导签批后方能凭单阅档。

调阅权限及审批流程：绝密档案由总经理提出经董事长审批方可查阅；

机密档案由部门领导提出经总经理批准方可查阅

秘密档案由办事人员提出经部门分管领导批准方可查阅。

第二十六条

案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十七条 查阅文书、人事、财务、科技档案等档案须经分管负责人审核报总经理签批。抄摘档案内容须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有分管负责人批准并在查阅单中注明复印内容，由行财部安排。

第二十八条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总经理批准。

第二十九条 借阅期限最长不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第三十条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并对借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整

性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十一条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章

附则

第三十二条 公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的

补充。

第三十三条 本规定从印发之日起执行。

附表一

一、党群类资料

1、请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结束、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、简报，快报、会议记录等文件材料。（永久）

2、讨论未通过的文件（10年）

3、公司党支部会议和行政办公会议纪要、会议记录（永久）

二、公司召开工作会议、专题会议的文件材料

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

三、公司联合召开会议的文件材料

本公司为主办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本公司为协办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

四、上级部门颁发的文件材料

1、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的重要文件材料（永久）

2、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的一般文件材料（10年）

五、上级部门、上级领导检查、视察公司工作时形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作汇报材料（30年）

六、本公司业务文件材料

1、本公司制定的方针政策性、法规性、中长期规划、纲要等文件材料（永久）

2、本公司的请示与上级机关的批复、批示

3、土地流转合同、物资采购销售合同、各类固定资产定购合同及其他生产经营过程中一般业务产生的合同、协议、资料等（30年）

八、同级、下级部门的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料

1、重要业务问题的（永久）

2、一般业务问题的（30年）

九、公司联合行文文件材料

1、本公司为主办的

（1）、重要业务问题的（永久）（2）、一般业务问题的（30年）

2、本机关为协办的

（1）、重要业务问题的（30年）（2）、一般业务问题的（10年）

3、本公司编辑、编写的文件材料（10年）

4、大事记、组织沿革等（永久）

5、简报、情况反映、工作信息等（10年）

十、经营管理活动中形成的文件材料

1、经营管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

2、检查、审计、审核情况汇总、通报，整改通知等（永久）

3、经营管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（永久）

4、固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

5、不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8、经营管理工作中形成的备案文件材料（10年）

十一、处罚、处分、复议等工作中形成的文件材料

1、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料（10年）

2、年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）

3、年度以下的计划、总结、统计材料（10年）

4、重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

5、一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

十二、出国或出境访问考察、接待来访等活动形成的文件材料

签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

附表二

企业会计档案保管期限表：

一、会计凭证类

1、原始凭证 15年

2、记账凭证 15年

3、汇总凭证 15年

二、会计账薄

1、总账15年包括日记总账。

2、明细账 15年

3、日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。

4、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。

5、辅助账簿 15年

三、财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。

1、月、季度财务报告3年

2、年度财务报告（决算）永久（包括文字分析）

四、其他类

1、会计移交清册 15年

2、会计档案保管清册 永久

3、会计档案销毁清册 永久

4、银行余额调节表 5年

5、银行对账单 5年

第二篇：公司重大项目档案管理规定

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

重大项目档案管理规定

第一章 总则

第一条 目的

为加强和规范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下简称“公司”）重大项目档案管理工作，确保其收集齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案管理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条 适用范围

本规定适用于公司及其各级全资、控股子企业及所管辖的单位（以下简称“各单位”）等。

第三条 名词解释

（一）重大项目指经政府及投资主管部门批准的和列入公司重点项目，包括重大基本建设工程、重大科研、重大产品研发、重大技改、重大改制重组及股权投资项目等。

（二）重大项目档案是指重大项目在规划、建设、实施、验收及管理过程中所形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。包括实体档案、声像材料及实物档案等。

（三）子企业是指公司根据发展战略规划和突出主业、提高公司核心竞争力需要依法设立、投资的、具有独立法人资格主体的企业。包括：

1.公司直接或间接独资设立的各级全资子公司；

2.公司直接或间接与其他公司或自然人共同设立的、控股50%以上，或未达到50%但能够解决其董事会半数以上成员的组成，或者通过协议或其他安排能够实际控制的各级控股子企业。

第二章 重大项目档案管理组织机构、职责

第四条 组织原则

公司及所属各单位重大项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理的原则。

第五条 主要职责

公司办公室为重大项目档案主管部门和管理部门。主要职责：

（一）贯彻执行公司重大项目管理方针、政策及实施方案，制定重大项目档案管理制度；

（二）统筹、协调公司重大项目档案管理工作，负责对重大项目进行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）对公司及所属各单位重大项目档案管理工作进行监督、指导与检查，协调解决项目档案管理业务工作中遇到的问题；

（四）接收公司全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，实行集中统一管理；

（五）组织或参加公司及所属各单位项目档案管理验收工作；

（六）对所属各单位重大项目档案管理工作进行表彰和奖励。第六条 公司及所属各单位项目承办单位（或部门），要根据本单位实际情况，明确重大项目档案主管部门和档案管理部门，明确工作职责，设专、兼人员负责重大项目档案日常管理工作。项目承办单位专、兼职档案人员主要职责负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交。

第七条 公司及所属各单位重大项目档案主管部门，应将重大项目档案管理工作纳入本单位、本部门工作计划，加强对重大项目档案工作的领导，听取其工作汇报，并为开展业务管理工作提供保障。

第八条 公司及所属各单位重大项目档案管理部门，负责本单位重大项目档案管理工作。其主要职责负责接收项目承办单位（或部门）移交的重大项目档案；负责对项目档案进行编目、保管及提供利用等。

第三章 重大项目文件（档案）的形成与管理

第九条 项目文件（档案）的归档范围

重大项目承办单位的档案主管部门或档案管理部门应制定本单位重大项目文件材料归档范围（见附件2）；

公司及其全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，包括重大建设、改制重组、股权投资等所形成的全部档案。

第十条 项目文件管理

重大项目承办单位的项目承办部门，应设专职或兼职档案管理人员，依据重大项目文件材料归档范围，负责对项目文件进行收集（必须是原件）和整理。

第十一条 重大项目承办单位的档案主管部门专职或兼职档案人员对已列入归档范围，但项目实施过程中确需利用的项目文件进行跟踪，制定归档时间，确保项目文件收集齐全、完整。

第十二条 重大项目承办单位档案主管部门专职或兼职档案人员，要将收集到的项目文件做分类目录，并上报本单位档案管理部门备案。

第四章 重大项目文件的移交与归档

第十三条 公司及所属各单位重大建设项目、科研、技改、改制重组及股权投资等项目主管部门，应设兼职档案人员负责对其所形成的项目文件进行收集、分类、整理、立卷，按时间或按阶段向本单位档案管理部门进行移交归档。

第十四条 移交归档时应符合下列要求：

（一）移交归档时间：项目文件应当在办理完毕相关手续后实时或定期归档。定期归档应为项目开工（或立项）后三个月、半年、一年或项目竣工；

（二）移交归档内容：凡与项目有关所收集到的全部文件。

（三）移交归档要求：移交归档的项目档案，应将保管期限划分准确，卷内（文件）目录填写清晰，编号正确，附件齐全；

（四）涉及改制重组、股权投资或在一定期限内保密的涉密文件应按《公司保密工作条例》有关规定办理移交归档手续。

第十五条 重大项目档案移交时，应由项目承办部门兼职档案人员编制移交目录，向本单位档案管理部门进行移交。移交目录一式二份，由移交和接收相关人员签字后，双方各存一份。移交目录应包括：序号、文件编号、责任者、提名、文件形成时间、页号等。

第十六条 公司及所属各单位档案管理部门对接收的重大项目档案进行系统整理，拟写案卷标题，编制案卷编号和案卷目录，填写备考表，完成案卷归档入柜。

第十七条 公司及全资、控股子企业所管辖的单位在完成对项目档案的收集、整理、编目及归档后，以完成项目档案验收，签署正式通过验收意见之日起，在本单位档案部门保管2年的项目档案，按照有关管理规定按时向公司档案部门移交，实行集中统一管理。

第五章 公司重大项目档案的验收

第十八条 公司重大项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。凡重大建设项目、技改项目等未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十九条 按照上级单位有关重大建设、技改项目档案验收的有关规定：一般项目档案验收应在项目竣工验收前一个月内完成；重大项目的档案验收应在项目竣工验收前三个月内完成；如特殊情况项目档案验收也可与项目验收同步进行；项目档案如不能按时验收，需提交申请延期报告，并经项目档案主管部门领导核实批准。

第二十条 档案验收由项目承办单位档案主管部门提出申请，填写《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表》（见附件1），由公司项目主管部门及档案管理部门共同组织重大项目档案的验收，必要时由档案行政主管部门等组织验收。

第二十一条 法律规范中对验收有特别规定的，应服从法律规范的规定。验收结束后，要形成验收意见并签署日期，反馈项目承办单位作为建设项目总体竣工验收的依据之一。凡在规定时间内未向本单位档案管理部门移交档案资料或档案资料移交不齐全的，且未经上级档案主管部门重大建设项目专项验收合格和终验未经档案验收人员签字认可的，上级建设主管部门应不予出具竣工验收合格证明。

第二十二条 重大项目档案验收不合格的项目，由上级或上级委托公司档案主管部门向项目承办单位提出整改意见，要求项目承办单位在项目竣工验收前对存在的问题限期整改并进行复验。复验后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，由上级或上级委托公司档案主管部门提请对项目承办单位通报批评。如由于管理不当，造成档案损失的，应依法追究项目承办单位及有关人员的责任。

第六章 重大项目档案的保管与利用

第二十三条 由于公司档案库房空间有限，可以充分利用各单位资源作为公司档案馆分馆（室）。将待移交的重大项目档案仍然保存在原单位，由原单位档案人员负责日常管理并向公司档案部门移交项目档案目录，管理将对标公司。

第二十四条 公司及所属各单位档案管理部门应本着安全保管的原则做好重大项目档案的保管工作。存放项目档案的库房，应符合“八防”要求，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防鼠、防虫。库房内应设有空气调节设施，温度控制在14—24℃之间，相对湿度控制在40%—65%之间。

第二十五条 公司及所属各单位档案管理部门应建立重大项目档案借阅制度，严格借阅手续，规定借阅时间。借阅重大项目档案一般要在三个工作日内归还。

第二十六条 公司及所属各单位档案管理部门在借阅公开范围的重大项目档案时，应当执行档案借阅制度；借阅不公开范围的重大项目档案时，应由主管部门领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。

A.公司重大项目形成部门因工作需要需查（借）阅重大项目档案时，可直接到公司档案部门查（借）阅；非重大项目形成部门需查（借）阅重大项目档案时，须经主管领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。查（借）阅重大项目档案，需填写“档案借阅利用效果登记”；

B.公司所属各单位需查阅公司重大项目档案时，须由所属单位档案部门有关人员持本单位介绍信，到公司档案部门查阅。查阅后需填写“档案借阅利用效果登记”。

第二十七条 公司各全资、控股子企业及所管辖的单位在查阅本单位已移交至公司的重大项目档案时，可由本单位档案部门有关人员直接到公司查阅。

第二十八条 公司及所属各单位在利用重大项目档案时应妥善保管，不得损坏或遗失；未经档案管理部门同意，任何部门及个人不得任意拆卷，不得复印，不得转借。

第七章奖励与惩处

第二十九条 公司及所属各单位档案主管部门，应定期对本单位重大项目档案收集、归档进展情况进行自查，并将自查报告上报公司档案主管部门。第三十条 公司及所属各单位档案主管部门，应在各单位上报自查报告的基础上进行抽查，对在项目档案管理工作中成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。

第三十一条 有下列情形之一的，重大项目档案主管部门将责令限期整改；情节严重的，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按规定收集项目文件；

（二）不按规定移交或者接收项目文件；

（三）违反规定对外提供项目档案；

（四）损毁、丢失项目档案；

（五）擅自复制、公布项目档案；

（六）玩忽职守，造成项目档案损失；

（七）其它违反本规定的行为。

有前款第三、四、五、六项情形，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分。

第八章 附注

第三十二条 本规定由公司办公室负责解释。第三十三条 本规定自印发之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案归档范围 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收内容及要求

附件4：《重大项目档案管理规定》项目档案移交流程 附件5：项目档案移交流程说明书 附件6：《重大项目档案管理规定》重大项目验收流程 附件7：重大项目档案移交流程说明书 附件8：重大项目档案利用申请表

附件9：《重大项目档案管理规定》档案利用流程 附件10：重大项目档案利用流程说明书

第三篇：公司档案管理规定

#####公司档案管理规定

一、纸质文件存档 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】

存档文件接收——存档文件打印/备份——文件传阅——文件存档 ——文件借阅——文件移交 【操作标准】

1、文件接收

行政专员负责本公司各类存档文件的接收，各类文件接收后要在规定时间内反馈发件人。外单位发往我处的文件要在 2 个工作日内电话回复；其他部门转交的各类文件在接收时签字确认；各类经济合同要在加盖公章时保留一份原件。

2、文件打印/备份

行政专员负责将接收到的电子版文件打印保存，将接收到的纸质文件复印，打印及复印份数视公文传阅人数而定。

3、文件传阅

行政专员将纸质文件原件存档，复印件按照文件发送范围进行传阅，对保密文件需控制复印份数，并在传阅后按时收回。

4、文件分类存档

行政专员负责将各类文件按照档案类别编号、登记，分别存放在不同的类目盒内。

5、文件借阅

行政专员负责存档文件的借阅，借阅原则上只能在月度，如员工需借阅其他部门文件或对存档文件进行复印，必须经公司总经理批准。【相关规定】 存档文件范围：

1、公司上报下发的正式文件，除部门专项业务范畴外，均由人事行政部统一负责存档。

3、公司下发的各类公文、发出的通知、报告、指示、决定、决议、通报、会议纪要、工作总结、营销方案、培训资料等均由人事行政部统一负责存档。

4、参加各种会议带回来的文件和资料及公司的大事记等记载性的文字资料，均由人事行政部统一负责存档。

5、公司对外签订的经济合同，均由人事行政部统一负责存档。

6、公司工程竣工图纸等项目资料均由人事行政部统一负责存档。档案盒设置：

按照如下标准设置档案盒及文件夹分类，行政专员按照档案类别将文字档案保存在不同档案盒内。档案盒类别名称分设 6 个。档案的编码：

公司行政专员对不同文件夹内的文字档案按照部门名称编码——文件编码的格式进行编码，每份文字档案均需在页眉上粘贴编码。

1、公司名称编码采用公司汉语拼音首字母进行编码，用连接符“-” 进行连接；

2、部门名称编码采用各部门名称节选的两个首字母。

经理办公会—JB、人事行政部—RX、财务部—CW、采购部—CG、工程部—GC、开发部—KF。档案的归档方法：

1、归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

2、归档文件应按类别放在资料盒内存档。

3、文件夹内的文件要附文件目录和备考表，并按规定的要求填写。

4、备考表置于文件夹文件的第一页，项目包括文件夹文件的情况说明、整理人、检查人和日期等；对文件夹内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明。档案的借阅及保密规定

1、员工需要查阅已保存的文件，需要履行正常的审批手续并明确授权。

2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借他人阅看，不得泄露尚未传达的文件的内容。

3、阅读档案时时不得抄录全文，不得取走文件夹内的任何文件，对于公司下发的各项管理制度手册等其他重要资料要严格做好发放、借阅、查询等登记手续。其他文件的分类保管

公司人事行政部不属于档案管理范畴的各类日常文件，保存在人事行政部文件柜内，文件柜设运营档案类、营销管理类、行政管理类、人事管理类四个类目。挂捞柜内文件保存及编码参照档案编码原则。

二、纸质档案电子化备份 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】

纸质文件扫描——文件分类存储——电子文件加密——电子文件移交 【操作流程】

1、纸质档案扫描

行政专员负责将公司所有纸质档案扫描编号，形成电子版，储存在相关介质（光盘、异动硬盘）上。

3、文件分类存储

电子文件分类存储标准参考纸质文件分类原则，在储存介质上设立不同文件夹予以分类。

4、电子文件加密

存储在光盘、硬盘上的电子档案需进行加密，设置解锁密码，解锁密码由行政专员掌握并定期更换。【相关规定】

1、人事行政部准备一个存储量在 320G 以上的移动硬盘用于存储公司各类电子文件。

2、电子文件除储存在异动硬盘上外，还需按照类别刻制光盘备份。

3、文字型电子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 为通用格式，图像型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式，音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式，视频和多媒体文件以 MPEG、AVI 为通用格式。

4、每份电子文件均应在“电子文件登记表”中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存，并附有纸质登记表的拷贝件。

5、归档电子文件的封存介质不得外借，未经批准公司任何人不得擅自复制，经总经理批准后，行政专员可以将单个电子文件拷贝给借阅人，但须监督借阅人按时删除。

三、声像档案管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】

声像档案的收集——声像档案分类整理——档案文字说明的编写 【操作标准】

1、行政专员负责收集本公司各类声像档案，声像档案包括视频光盘、影片、照片和文字说明，主要为反映公司主要活动的声像资料（如员工活动照片、领导视察照片等）。声像资料应在形成后一个月内归档。

2、声像档案应保存在移动硬盘内，并刻制光盘备份。声像档案按照如下标准设置文件夹：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音频文件，PPT—培训用幻灯片，DATABASE—曲库。各个文件夹科目内按 照“年代—事由”分类，同类照片按时间顺序编号。影像和声音则可以按内容编号。

3、行政专员负责为每份档案撰写文字说明，内容需包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者等事项，文字说明要准确揭示档案材料的内容，概况全部信息。

四、制度管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】

制度接收——制度发放——制度回收——制度销毁 【操作标准】

1、制度接收

中赫集团定期修订管理制度并下发给各部门，各部门负责人负责制度的接收、宣达。

2、制度发放

行政专员在接到公司管理制度后，三个工作日内将管理制度发放给相关人员，发放标准为：每个部门一本、经理办公会成员每人一本、人事行政部存档一本；领取人须在“制度领用登记表”上登记后方可领取。

3、制度回收

如员工离职，岗位调动，需将制度交还行政专员，由行政专员负责保管。

4、制度销毁

在公司发新版管理制度后，行政专员负责将原有版本制度回收，在公司领导监督下予以销毁。

五、合同管理 【时 间】例行工作 【责任人】合同签订者 【工作步骤】 合同签订——制度保存 【操作标准】

1、各业务部门负责其部门合同的签订，采购部负责采购类合同的签订；

2、业务部门签订合同时，我方保存合同至少要一式三份，分别由财务部、行政部、业务部门保存；

3、业务部门把合同交于财物部、行政部保存时需填写合同接收单；

4、工程类合同还需提供工程部一份合同，工程部接收合同时需填写合同接收单。

第四篇：公司之前档案管理规定

档案、资料管理规定 1.1 范围

为加强公司文书档案、声橡档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

1.2 2 2.1 本规定适用于公司各部门及员工。档案、资料管理要求

公司设档案管理员（简称档案员，下同。），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

2.2 坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人（以下称兼职档案员）负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。3.1 3.2 文件资料的收集管理

凡公司缮印发出的公文一律由总经理办公室统一收集保管。

一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

3.3 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续，兼职档案员签字认可后，财务部方给予核报差旅费。

3.4 3.4.1 各部门兼职档案员的职责：

了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

3.4.2 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份

前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。

3.4.3 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。4.1 文件资料归档范围

重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

4.2 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

4.3 4.4 4.5 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 信访工作资料。

公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.11 4.12 5 5.1 公司保密制度中规定的保密范围材料。

公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。文件平时归档

各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。

5.2 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

5.3 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。

5.4 兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。6.1 6.2 文件立卷

立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

6.3 6.4 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

6.5 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

6.6 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.7 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

6.8 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

6.9 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

6.10 6.11 6.11.1 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

6.11.2 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。7.1 声像档案管理办法

公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

7.2 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。

7.3 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.2 8.2.1 声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。声像档案资料的收集 收集范围：

反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料； 公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。涉及公司权益的声像资料。

其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。其它具有保存价值的声像资料。收集时间：

声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档；

8.2.2 8.3 8.3.1 档案员有责任随时征集具有保存价值的声像档案资料。收集要求：

录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

8.3.2 8.3.3 8.4 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。声像档案费用的报销：兼职档案员按第三十八条规定形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字后会计部才给予报销费

用。9.1 声像档案的整理

声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

9.2 9.3 9.3.1 声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。分类、编号：

照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。

9.3.2 录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

9.3.3 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

9.4 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

9.5 9.5.1 9.5.2 9.5.5.1 9.5.5.2 文字说明的编写：

文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。编写文字说明的要求：

准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； 照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

9.5.5.3 9.5.5.4 9.6 9.6.1 文字简洁、语言通顺； 时间用阿拉伯数字表示。编制格式：

照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

9.6.2 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

9.7 案卷要求：

9.7.1 9.7.2 将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

9.7.3 9.8 10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。编目：声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案著录规则》进行。声像档案的保管

声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。保存条件：

底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%； 照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

10.2 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

10.3 10.4 对库存的照片档案，要两年检查一次。

归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经总经理审批，登记造册。

10.5 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。11.1 11.2 声像档案的开发利用

编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。

11.3 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

11.4 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经总经理办公室主任批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由总经理办公室主任批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。

11.5 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。12.1 12.2 12.3 附则

本规定由总经理办公室制定和解释。

本规定报总经理批准后施行，修改时亦同。

本规定自颁布之日起施行，已有与之相抵触的相关规定自行废止。

第五篇：公司人事档案管理规定

公司人事档案管理规定

第一条 为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条 中层以上管理人员档案由总裁办公室负责管理，派专人负责；其余员工的档案均由办公室档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。总裁办公室和办公室的档案管理人员的档案实行交叉管理。

第三条 员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条 人事档案管理员的职责

（一）、保管员工档案；

（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；

（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；

（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；

（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；

（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；

（七）、定期向档案室等部门移交档案；

（八）、办理其它有关事项。

第五条 人事档案的内容及分类归档

（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；

（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

（四）、政治历史审查及甄别复查材料；

（五）、员工参入党、团材料；

（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；

（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；

（八）、处分、取消处分的材料；

（九）、任免、工资、职称等材料；

（十）、学历和评定的技能等材料；

（十一）定期考核成绩

（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条 人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材 料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条 人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由办公室负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、办公室可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人未经批准，不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接

收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十一条 本管理细则由公司总裁办公室负责解释。