员工人事档案管理

第一篇：员工人事档案管理

**产开发有限公司

人事档案管理办法

1目的为规范员工档案的管理，为公司在选人、育人、用人等方面提供基础人事资料依据，特制定本办法。

2适用范围

适用于公司员工档案的管理（包括建立、编目、保管、处置等）。职责

行政人事部门负责员工档案资料的收集、分类、编码、整理、更新、归档、保管、借阅、处置等工作的归口管理。

4档案管理

4.1建立档案。

4.1.1 人事行政部门从员工入职之日起，对该员工建立员工档案。

4.1.2员工档案包括的资料为（详见《员工人事档案明细目录》）： 个人简历与《应聘人员登记表》（贴有一寸免冠彩照）、身份证复印件、学历证复印件、职称/职业资格复印件、个人基本情况更改资料、调动材料、鉴定材料、考核材料、奖惩材料、任免/聘用材料、薪资变更材料、培训相关资料、其他材料。

4.1.3 人事档案包括的资料内容可适当简化，但至少需要包括以下内容：《应聘人员登记表》（贴有一寸免冠彩照）、身份证复印件、学历证复印件、个人基本情况更改资料、调动材料、奖惩材料等。

4.2员工档案的分类和编目。

4.2.1 分类。行政人事部门首先按员工是否在职将员工档案分为在职员工档案与离职员工档案。在职员工档和离职人员案的分类依据是，按部门分类。

4.2.2 编目。行政人事部门按人员入职先后顺序，填写《员工入职登记一览表》。

4.3员工档案的利用。

4.3.1 员工档案的利用主要指档案的借阅、查阅及出具证明等用途。

4.3.2 查阅/借阅规定。

4.3.2.1员工因个人需要经所在部门负责人批准后可由行政人事部门提供本人档案资料复印件。

4.3.2.2部门经理级及以上人员可以查阅/借阅本部门下级员工档案，而不能查阅/借阅本人、上级和其他部门人员的档案。

4.4员工档案资料的归档。

行政人事部门应每月补充维护员工档案资料。

4.5 人事档案的销毁。

离职人员档案需保存三年后方可销毁，未经录用的应聘人员档案需保存一年后方可销毁。

4.6电子档案。

行政人事部门应每月及时更新员工电子档案资料，表格见（《员工电子档案表》）。附则

5.1 本办法由公司人力资源部起草、报批并负责解释。

5.2 本办法经总经理审批后生效，原有与之相抵触的各类规定即行废止。6 相关文件

《招聘与录用管理办法》附录

《员工人事档案明细目录》

《员工入职登记一览表》

员工入职登记一览表员工人事档案明细目录

第二篇：员工人事档案管理规定

员工人事档案管理规定

第一条员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料，其主要内容包括以下几个方面：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程履历、自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴定和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工受到各级各类表彰、奖励的认识材料。

第二条公司人事部对接受员工所填资料或原单位转递而来的人事档案材料内容一概不得加以更改、删除或销毁，并妥善保管，严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条关于员工人事档案中个人情况变更的规定

1、员工进入公司后，由员工本人填写好《员工信息表》中各个项目；

2、项目内容如有变化，员工应以书面形式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应的更正，确保人事部掌握正确无误的资料；

3、人事部门应当及时地将员工的学历、职称、晋级、奖励、处罚等相关情况的变化如实记录、登记，列入员工人事档案。

第四条员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为认识统计分析提供资料。公司人事决策人员可以

通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制订公司人力资源发展规划提供依据。

第五条公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管及利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

第三篇：员工人事档案管理规定

员工人事档案管理规定 第一章 总 则

第一条 人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条 贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条

归档范围

（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料：

1、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安臵工作中形成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。第六条 收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布臵填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

第七条 归档要求

（一）收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。

（二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理，凡销毁材料（三年处理一次），必须详细登记，经人力资源部经理检查，并报请公司主管负责人审查批准。

（三）归档的材料必须是办理完毕的正式材料原件，材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。

（四）凡规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

（五）员工人事档案材料的载体，一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订线，文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（六）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

第三章 人事档案工作岗位职责

第八条 档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人力资源部档案专管员负责保管与整理。

第九条 负责人力资源部工作的部门领导职责

（一）组织本部门人员学习档案法规，认真执行公司员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

（二）与公司各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导，检查工作，保证归档档案质量。

（三）关心和支持兼职档案工作人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十条 负责管理员工人事档案工作人员的职责

（一）自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全 保密制度，确保员工人事档案的安全保密，保守党和国家秘密。

（二）认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。

（三）做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。

（四）认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。

（五）归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。

（六）积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。

（七）做好员工人事档案的统计工作。

第十一条 档案整理工作规定

（一）在整理档案时，严禁吸烟、以确保档案安全。

（二）不得私自涂改、抽取或伪造档案。

（三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。

（四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

（五）加强档案管理，提高档案的保存价值，应做到每月归档材料一次。每年整理档案及装订一次，不得存在有档案未整理、未装订的现象。

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条 借阅规定

档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源部经理签字为准，方可查阅。

（一）凡因需要查阅人事档案的，要经过公司人力资源部负责人批准后，方可查阅。

（二）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

1、查阅人员必须是中共党员，并填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。

2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容；不准查阅本人及其亲属的档案。

3、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

4、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续，复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

6、对查阅人员，审查阅档材料，一看查档理由是否充分；二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

7、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。

第十三条 档案转递规定

（一）员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

（二）转递档案应遵守下列事项：

1、员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取，不准邮寄或交员工本人自带。

2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

3、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记，严密包封。

4、收到档案的单位，经核对无误后，应在回执及登记本上签名（盖章）后立即退回。逾期一个月未退回者，应写信或电话催问，以防丢失。

（三）严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到员工下落的应留公司档案室保存。

第十四条 借用规定

（一）员工档案一般不外借。

（二）本公司或本部门内部需要借用时，必须做好登记；能当天归还还必须做好当天入库归位；借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

（三）借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

（四）每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

第五章 人事档案保密要求

第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何机密。第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人 员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明，由档案管理工作人员填写并 加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安 全。

第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点：

（一）配臵必要的档案存放、保管等设备。

（二）认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。

（三）每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防 范工作。

（四）每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫 工作。

（五）建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

（六）凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

（七）每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查，并定期做 好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章 附 则

第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触，应及时修改补充。第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。

第四篇：人事档案管理

至于办理，毕业时学校会给你一张户口迁移证和报到证，查看一下户口迁移证和报告证的地址正不正确的，一般户口迁移证的地址就是你高中时户口所在地的派出所，报告证的地址应该是你高中时所在地的人事局，毕业后带上你的报告证去人事局报到，人事局会给你开具报到证明，之后拿这个报到证明和户口迁移证去派出所入户，这样手续就全了。

如果回原籍，也不要让学校给你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但户口回自己上学前的街道

档案也要回街道，人事身份就失去了，按失业处理，除非再考学等特殊渠道

否则无法恢复干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收单位

让学校和接收单位给你做正式的派遣和接收手续（如果学校现在还给你做派遣的话）

做了正式的派遣和接收手续以后，你的人事身份就是干部了

或是说保住了自己的干部身份，对于以后，无论是去事业单位还是将来退休都比较有利

有一种情况是，人才中心直接以企业的形式出面，给你做接收手续

给你干部身份，那样的话，就不用担心了，也省得自己去找接收单位了

另一种情况是，原籍的人才中心只管给你暂存档案，没有给你作正式的接收手续

这种情况对你是没有好处的，没有正式接收手续，拿不到干部身份

原籍的人才没有给你做接收手续一天，你在北京上的养老保险就白上一天

将来退休的时候，都不算数，不算工龄，而且你是迟早要找一家单位来给你的档案做接收的打回原籍等于未就业，是没有工龄的„ 找人事代理公司是计算工龄的。

但是很多大企业的职工档案也在人事局.小公司根本不具备存档案的条件.办人事代理后你的档案是在你申

请地方的人事局.存在教育局和存在人才市场待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠费他们会在你存档的时候通知你缴费，好处是如果你考事业单位（比如教育口）你可能会被优先考虑，存在人才市场不一定工龄就有效，如果你在私人企业，就和工龄没有关系了，这就是郎方面的优劣势，如果你有把握进事业单位，还是存在人才中心，如果你考教育口，还是存在教育局

打回原籍是指打回原户口所在地。如果你原籍是农村或县级，档案应该在你所在的市人事局。你手中的档案材料需要你到所在的人事

局报道时缴纳对应，如果一直没有工作单位提取你的档案，那么你的档案可以一直放在人事局，但是你需要缴纳相应的管理费。具体 情况请咨询人事局人员

最好放人才市场，那样如果考公务员什么的可以算工龄，如果时间长在自己手里可能就失效了！

档案是不可以自己保管的，必须放在正规的人才市场和人力资源中心在可以，超过一定时间的不落户的话，就是“黑档”，过期国家

就不承认了，你这么多年的学也白上了。而且如果以后你上保险和缴纳住房公积金的时候，也会受到很大影响。建议你还是赶紧去把

档案落实到人才市场的好。

到你现在工作所在地的人才中心办理档案人事代理手续，从而把

档案交给人才中心管理即可。只有这样，才能连续计算你的工龄以及保留你的干部身份。同时，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便调档。

档案如果放在人才市场是和工龄挂钩的.应该放人才或单位吧。

建议大家把档案放在人才交流中心，每年付费180元.毕业生每年付费把档案放在人才交流中心，可以省很多麻烦，人才交流中心可以为学生代办任何手续。

大型国有企业都有存放和管理员工人事档案的权利，但是很多私企都没有人事档案管理权

学校原则上是不帮毕业生托管档案的，在我们毕业之前的一个月，我们学校就叫我们要么联系好工作，把档案放在所在单位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就帮你把档案打回原籍，不知道你们学校是不是也要求你们这样！你先去问学校，档案应

该还在那里，你的档案只可能在3个地方：学校，人才中心，原籍！你去问学校就知道了！至于怎么保管，就要根据你的实际情况来分析了，找到工作了当然是放到你单位那里去，如果还没有找到但是正在找，建议你就放在

你找工作的所在地的人才中心，毕业后档案可以保存的几个地方：学校、户口原籍、就业该市的人才市场、用人单位及上级管理机构。

直接让学校寄送档案回原籍，这样出生地公安局或劳动部门回把这一批的大学生档案暂待管理。

第五篇：人事档案管理

中组部、国家人事部关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充规定

中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）下发以后，各地区，各部门采取了一些措施，为纠正流动人员人事档案管理中产生的混乱现象做了不少工作。但是，现行存在有令不行，有禁不止的现象。有一些民办公司，人才开发中心等机构还在擅自接收和管理流动人员的人事档案不按有关规定办事，有的甚至把无原则地出具出国政审证明材料和保管档案当成谋利手段。为了进一步贯彻执行流动人员人事档案管理规定，加强对流动人员的管理，促进人才合理流动，特作如下补充通知：

一、流动人员的人事档案必须严格执行中共中央组织部，人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》的规定，一律由各级党委组织部门或政府人事及其所属的人才流动服务机构按照有关规定进行管理。对于不应管理流动人员人事档案的机构，各级组织，人事部门要认真进行检查，并督促他们将其管理的人事档案按有关规定尽快移交。

二、党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位录用、聘用流动人员，必须凭管理其人事档案的党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的人事关系介绍信，方可正式办录用、聘用手续，并接收其人事档案。

三、今后，各级组织、人事部门，对脱离党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位自谋职业的流动人员的人事档案，一律凭有关党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的转档通知，办理转档手续，不得再转给任何民办机构。

四、流动人员的人事档案管理是一项重要工作，各极党委组织部门和政府人事部门政府人事部门所属人才流动服务机构，一定要认真属行职责，建立健全各项管理制度，把这项工作做好。