公司证件、印章管理制度[精选5篇]

第一篇：公司证件、印章管理制度

印章、证件管理制度

公司印章指公司公章、合同章、财务章、人名章及发票专用章，公章、合同章、财务章及人名章由综合部负责管理，发票专用章由公司财务出纳负责管理并按照相应的管理流程审核用印，未经董事长或监事长批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经董事长或监事长批准并严格办理交接手续。

证件是指企业营业执照（三证合一）等生产经营中所需的企业证件及个人证件（包括法人代表证明书等）。证件申办及年审：由综合部根据需要统一到相关部门办理。

一、印章管理与使用：

1、一般性介绍信及身份证明，须经董事长或监事长审核后，方可盖章，以备查；

2、所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《印章使用申请表》，由主管部门领导审核后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；

3、印章禁止带出企业外使用，如因特殊需要，必须经董事长或监事长批准，由相关人员2人以上携带前往，用后立即带回；

4、印章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经董事长或监事长以上领导同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；

5、印章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有董事长或监事长及相关负责人的签字，不得随意盖章；

6、印章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；

7、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如印章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；

二、公章、合同章、财务章、人名章使用流程： 1）项目负责人提出申请。填写《印章使用申请表》，;2）董事长或监事长批准签字；董事长或监事长不能及时签字的由其电话或短信进行授权批准； 3）印章保管人员审阅、了解用印内容；

4）印章保管人员对申请人资格进行核准并在《印章使用登记表》上登记，由印章保管人盖戳；

三、证件管理与使用

1、各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须登记借用，并在借用登记表上注明使用时间、事由及相关事项。经董事长或监事长同意后，到综合部办理借用登记手续。

2、各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由综合部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司公印章。

3、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向综合部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

四、责任与义务：

1、印章管理人员对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担全部经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予公处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。

2、印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。

3、公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向董事长或监事长报告。

五、本管理制度自批准签发之日起生效实施。

第二篇：公司印章、证件管理制度

公司印章、证件管理制度

公 司 印 公司印章、证件管理制度

用章由用章部门提出申请，总经理办公室审核后，报请总经理批准。

公司印章、证件管理制度

六、公司印章保管人因事离岗时，须由上级领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。公司印章、证件管理制度

一、为方便工作，公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。

二、被授权人与印章管理人员填写《公司印章使用授权书》；按授权时间、范围使用印章，并在《用印申请表》中作好登记。

三、被授权人必须在授权时间结束后把印章及《用印申请表》交回印章管理人员，并做好交接手续。

公司印章、证件管理制度

部门追究当事人的法律责任。

公司印章、证件管理制度

总经理办公室出书面说明。

第三篇：公司印章证件管理制度(201104)

上海盈投文化投资有限公司

上盈制字〔2011〕4号

公司印章证件管理制度

第一条为规范公司印章证件的管理，维护企业形象和合法权益, 实现管理的制度化和规范化, 特制定本制度。

第二条印章、证件分类

（一）公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、财务专用章、法人章、合同专用章；

（二）公司的证件根据用途、类别分为：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

第三条印章、证件的管理

（一）公司公章、证件由公司行政部负责保管；

（二）公司财务专用章、法人章由财务部负责保管；

（三）印章的使用需要填写用章申请单（附件《用章申请单》），非财务块面的文件经总经理批准，财务块面的文件由财务分管总经理批准，任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章；

（四）执照证件的使用必须履行登记手续；

（五）各类公章原则上不得携带外出，若因工作需要须经总经理批准；

（六）各类公章、证件带出期间，只可用于申请事由，并对使用承担一切责任；

（七）任何情况下，各类印章、证件不可借于其他单位，若因工作需要须有我单位人员在场。

第四条各类印章的使用范围

（一）公司对外签发的文件；

（二）公司与相关单位联合签发的文件；

（三）由公司出具的证明及有关资料；

（四）公司章程、协议；

（五）公司对外提供的财务报告；

（六）员工的调动、任免及聘用。第五条失职责任

违反印章、证件使用规定或管理人的过错行为，而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。

第六条本制度自2011年12月1日起施行，由行政部部负责解释。

上海盈投文化投资有限公司

二〇一一年十二月一日

附件：《用章申请单》

第四篇：印章证件管理制度

印章证件管理制度

第一章 总 则

第一条 目的与适用定义

一、为了保证公司印章和证件的合法性、严肃性、权威性，杜绝违法违规行为的发生，规范公司印章和证件的管理，明确使用人和管理人员的责任，实现印章证件规范化管理，特制定本规定。

二、公司办公室为公司印章和证件的归口主管部门。

三、本规定适用于公司各类印章和证件。

第二章 印章管理与使用规定

第二条 印章种类

一、公章：公司按规定程序经工商行政管理部门注册登记后，在注册地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。

二、公司业务用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、执业印章。

三、法人印章：公司法定代表人印章。

四、部门印章：刻有公司部门仅限公司内部使用的印章、公司独立项目部使用的印章。

第三条 印章刻制

一、新公司成立（和更换），基本印章（公章、合同章、法人章、财务章、发票章）的刻制，由公安机关指定的刻制机构刻制，后交公司备案，并从刻制之日起使用。

二、公司各类印章刻制的申请由印章使用部门提出，并根据要求填写“印章刻制申请表”，详细说明印章的用途、种类、名称、样式等后，上报公司行政部门，经总经理审批后，方可进行印章的刻制。

三、审批通过后由办公室存档备查，指定专人执行印章的刻制。

四、印章样式应根据国家有关规定制作。

五、未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制公司、部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事责任均由责任人承担。

第四条 印章启用

一、印章刻制完成后，专人领回，填写“印章启用登记表”存档备查；

二、新印章启用前由办公室下发启用通知，并注明启用日期、使用范围。

第五条 印章保管

一、公司公章、合同专用章由办公室指定专人负责保管。

二、公司法人印章由总经理统一保管。

三、公司财务专用章及发票专用章由财务部出纳保管使用。

四、执业印章（含项目经理章、造价员章）由公司办公室指定专人保管。

五、部门内部用章由部门负责人或指定人员保管。

六、项目部用章由项目部经理或公司办公室指定人员保管。

七、公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。

八、印章保管人如有岗位变动或离职，须交清所保管的印章和用印登记薄，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写“印章移交表”，由双方当事人及监督人签字。

九、印章管理人须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由领导或领导指定专人临时保管，以便工作需要。

十、印章保管人对所保管的印章，应经常检查，及时清洗、加油，细心保护。

第六条 印章使用规定

一、使用人填写“用印申请表”，按照公司授权报相关领导审批方可用印。

二、严禁在空白格式化文件上加盖印章，严禁出具空白证明。

三、加盖印章时严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符。用印位置恰当、字迹端正、图形清晰。

四、印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。

五、不得在审批手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况相关领导无法签字，需在电话通知授权认可的情况下盖章。盖章后出现的意外情况由批准人负责。

六、审批手续不符合规定时保管人用印的，保管人承担一切责任。

七、印章保管人应建立用印登记表台账，详细载明印章的使用日期、使用部门、使用人、内容、份数、审批人等内容，定期存档备查。

八、对已盖章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖手续。

九、公司印章原则上不得带出公司，确因工作需要等特殊情况需将公章、法人章、财务专用章带出公司时，应经总经理批准。携带公章、法人章、财务专用章三章外出的必须两人以上同行和使用。

第七条 印章的使用范围

公司所有印章必须按规定使用，不得超出范围使用。

一、公司公章：

(一)主要用于对外、对内签发的文件；(二)与其它机关联合签发的文件；(三)由公司出具的证明及有关材料；

(四)对外提供的财务报告以及与银行、税务有关业务事宜；(五)公司章程、协议、各类商务合同；(六)劳动合同、聘用协议；

(七)担保书、承诺书等重要法律文件。

二、法人印章：主要用于银行预留印鉴、银行票据及特殊情况下使用。

三、财务专用章：用于财务支出、收款证明、银行票据、涉税事宜等。

四、发票专用章：主要用于购买和开具发票使用。

五、合同专用章：用于签订工程经济合同时使用。

六、项目部章：用于与项目有关的事项往来。

七、执业印章：含建造师章、造价员章，主要用于工程招投标商务文件。

八、其它部门管理印章：一般用于内部，禁止在对外文件上使用。

第三章 印章停用、销毁

第八条 印章停止使用或因磨损而不能使用时，应及时上交公司办公室。停止使用的印章上交后保存1年，保存期满后方可销毁。

第九条 因需要更换新印章，在新印章使用时，由办公室对原有印章进行销毁处理。销毁时安排两人以上进行。

第十条 印章使用损坏、遗失或被盗，需声明作废，并由办公室下发旧印章销毁通知，并做好销毁备查登记。

第四章 证件管理

第十一条 公司保管使用证照包括：

一、公司经营资质和资格类：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全许可证书、规费和计费证、公司章程、验资报告及质量安全考核证书。

二、银行业务类：包括开户许可证、机构信用代码证及相应开户资料、卡片。

三、企业个人资格证件类：包括建造师执业证书、造价师（员）证书、九大员证书、三类人员证书、职称证书、特种作业操作证书。

四、个人证卡类：包括建造师执业印章、造价师（员）印章。

第十二条 公司专人对各类证件统一登记保管，并建立规范的领用程序、完善相应手续。

第十三条 公司商务部专人专责配合对各类证照的申办、检验、变更、登记、延期等工作。

第十四条 因工作需要携带各类证照卡原件外出的，需先申请和填制领用手续，经主管领导批准同意后方可领用外出使用（非公司人员不得单独领用），使用人必须保持各类原件的完好无缺，在规定时间内交回公司。发生遗失、损坏的承担相应的处罚。

第十五条 保管人员必须定期清点核对各类证照是否完整无缺。

第十六条 对公司证件复印使用，要在复印件上注明用途、使用范围。

第十七条 严禁任何人擅自复印公司证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖公司证书，违反规定者，公司将追究当事人责任，依法处理。

第五章 附 则

第十八条 本规定由公司办公室制定解释，自公布之日起执行。

第五篇：公司印章、证件管理制度

公司印章、证件管理制度

第一章 总则

第一条 公司印章是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度。

第二章 公司印章的种类及用途

第二条 公司印章的种类有：

一、公司印章

是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。

二、专用章

为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。

三、法人代表人名章

是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。第三条 各类印章应在本条款规定范围内使用：

一、公司公章主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件；对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其它需以公司名义证明其权威作用的文件。

二、合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件。

三、法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人名章的文件资料。

四、业务专用章是指各部门业务的专用章。

第三章 公司印章刻制和启用

第四条 公司印章刻制统一由总经理办公室负责。第五条 公章、合同专用章的刻制由总经理办公室提出申请，总经理批准；部门业务专用章由用章部门提出申请，总经理办公室审核后，报请总经理批准。

第六条 公司各类印章的刻制均需填写《刻制印章申请表》，结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件在国家公安管理部门指定的印章公司刻制。

第七条 新印章的启用。新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写《公司印章交接单》，到总经理办公室主任处办理印章领用手续，总经理办公室主任留存印模标样、登记备案。

第八条 印章的启用必须有公司总经理亲自签发的印章启用通知。该通知由总经理办公室下发，注明印模，启用日期及使用范围。

第四章 公司印章的保管、交接和停用

第九条 公司各类印章必须指定专人负责保管

一、公章、合同章、财务专用章的保管

财务部负责保管公章、合同章及财务专用章。向银行备案的印章，应由财务总监、会计人员分别保管。

二、各部门业务印章的保管

各部门业务印章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公司印章人员名单报总经理办公室主任处备案。

三、法人代表人名章

法人代表人名章由法人代表本人授权公司财务部管理。

四、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。

五、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将公司印章带出使用，需提交申请报告，由该部门直属副总经理同意并签署意见后，呈报总经理批准，并报财务部确认后方可带出。公司印章外出期间，借用人只可将公司印章用于申请事由，并对公司印章的使用后果承担一切责任。

六、公司印章保管人因事离岗时，须由上级领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。

第十条 公司印章保管必须安全可靠，须加锁保存，公司印章不可私自委托他人保管。

第十一条 公司印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

第十二条 公司印章移交须办理手续，填写《公司印章移交单》，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第十三条 有下列情况，公司印章须停用

一、机构撤销、更名或业务变动。

二、公司印章使用损坏。

三、公司印章遗失或被窃，在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人。

第十四条 公司印章停用时须经总经理批准，及时将停用公司印章送财务部，按照国家相关法律规定报印章备案机关登记销毁。特殊需要留存的，经财务部向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本制度规定的印章制发程序和要求办理。

第十五条 印章毁损或无法正常使用时，按本制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部门将原印章交总经理办公室登记按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告，销毁印章报告由总经理办公室长期保存。

第五章 公司印章管理与使用 第十六条 公司的公司印章、合同章、财务专用章由财务部负责保管，并按照相应的管理流程审核用印。各部门业务专用章由各部门负责保管。

第十七条 所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《用印申请表》，由主管副总经理审核，总经理签批后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印申请表的填写应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。第十八条 税务报表及为员工个人出具的有关证明文件用印时可以不予备案留存。其它所有用印文件必须备案留存一份。

第十九条 印章的授权使用

一、为方便工作，公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。

二、被授权人与印章管理人员填写《公司印章使用授权书》；按授权时间、范围使用印章，并在《用印申请表》中作好登记。

三、被授权人必须在授权时间结束后把印章及《用印申请表》交回印章管理人员，并做好交接手续。

第二十条 公司印章管理人员用印注意事项：

一、公司印章保管人应明确所保管公司印章的用途及使用权限，盖章前要了解文本内容，根据部门负责人和主管副总经理指示意见使用印章，建立《用印申请表》。

二、凡是超过2页以上（含）的文本必须加盖骑缝章。

三、使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖。

四、不得在空白页上加盖公司印章。

五、公司的章程、合同、协议，所有涉及公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议，以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书，未经公司法人代表审签及未经公司法律顾问审查并提出《法律意见书》的，不得盖章。

六、如主管上级出差等各项原因，无法在审批单上签字而又急需用印时，须由经办人当场通过电话向主管上级报告用印内容，征得同意后，由主管上级授权公司印章管理人员先予用印时，方可用印。同时，公司印章管理人员应将授权具体时间、内容备注于《用印申请表》上，并由经办双方签字确认，待主管上级返回时，补齐签字。

七、公司员工因公需要携带公司印章外出办事时，必须注明“携公司印章外出公务”字样，由主管上级签批后，方可用印。

八、公司用章申请表和用印留存的文件资料由公司印章管理人员于每月30日分类编目并归档。

第六章 责任与义务

第二十一条 印章管理人员对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担全部经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。

第二十二条 印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。

第二十三条 公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向人资副总经理报告。

第七章 证件管理

第二十四条 证件是指企业营业执照、税务登记证、机构代码证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件（包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等）。第二十五条 证件申办及年审：由总经理办公室主任根据需要统一到有关部门办理。

第二十六条 证件管理：

一、各分公司、场营业执照由各基层单位管理，并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由财务部统一管理，并上墙亮证经营。

二、企业办理的所有个人证件由行政人资部统一管理。

三、财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。第二十七条 证件借用程序：

一、各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经总经理同意后，到财务部办理借用登记手续。

二、各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由财务部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

三、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向财务部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

第八章 附则

第二十八条 对于本管理制度所未规定的事项，由总经理办公室依照其他管理制度执行，需要时可及时编制新的补充规定。第二十九条 本管理制度由总经理办公室负责解释，员工对本管理制度产生疑义时，由总经理办公室出书面说明。

第三十条 总经理办公室每年对本管理制度进行一次检讨和修正，确保本管理制度的适应性和有效性。

第三十一条 本管理制度自批准签发之日起生效实施。