公文写作技巧与案例分析讲课提纲

第一篇：公文写作技巧与案例分析讲课提纲

公文写作技巧与案例分析讲课提纲

教学设想

一、教学目标：通过案例分析，学习并掌握公文的性质、特点、写作要求和表达技巧；培养思维和表达能力，提高公文写作及处理能力。

二、讲授方法：一个中心（启发）两个基本点（基础知识、基本能力）。结合实例，注重实践，利用多媒体教学，讲授和讨论结合，理论与实践结合，讲究现场互动。本课件不包含具体案例

全课件案例约50个，为全国各地各单位真实案例 禁止公开、上网和外传 写作要素

主题——文章的“灵魂”、材料——文章的“血肉”、结构——文章的“骨架”、表达——文章的“窍门”、语言——文章的“细胞”、公文一讲就懂，一写就错

男子劫色不劫财，女律师三句话化解危机 表达得好就是将问题“想清楚了”：

多一点、细一点、深一点、新一点、全一点 心理法理

欲望转嫁、停止强奸、犯罪中止、围师必阙、并不抢劫、后顾之忧、给人台阶

主题意图、表达效果、结构层次 写作的意义

办文与办事：杨尚昆与汪东兴比较

杨尚昆（1907年8月3日——1998年9月14日）

伟大的无产阶级革命家、政治家、军事家，坚定的马克思主义者，党、2(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)。

党政机关公文处理工作条例

（六）决议、（二）决定、（三）命令（令）、（四）公报、（五）公告

（六）通告、（七）意见、（八）通知、（九）通报、（十）报告、（十一）请示、（十二）批复、（十三）议案、（十四）函、（十五）纪要

（一）适用范围

1.行政机关使用：决议、命令（令）、决定、公报、意见、通知、通报、通告、公告、报告、请示、议案、批复、函、纪要。

2.党的机关不使用：议案、命令（令）、通告、公告。

3.企事业单位、社会团体不使用：公报、命令（令）、议案。

（二）行文方向

1.上行文：议案、报告、请示；（意见）。

2.下行文：决议、决定、命令（令）、公报、通知、通报、批复、纪要；（意见）。

3.平行文：函；（意见、通知）。

4.泛行文：公告、通告

事务文书与党政公文比较

事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务时用来沟通信息、总结经验、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书：调研报告、计划、总结、领导讲话稿、会议记录、简报等。

事务文书属于广义的公文范畴，处理的日常事务亦为公务，具有较强的从政策性和规范性，但对推动实际工作，解决实际问题仅具有参考和指导作用，而不具有法定作用。事务文书与狭义公文区别：

第一，作者；第二格式；第三写法；第四，行文。文头部分：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志（文件名称），发文字号，签发人等6项；

行文部分：正文部分，标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等9项；

文尾部分：抄送机关、印发机关、印发时间等3项。《条例》第9条规定公文格式有18项要素

指定性要素10：发文机关标志、发文字号、主送机关、标题、正文、发文机关署名、成文日期、印章、印发机关和印发日期、页码。选择性要素8：份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、附件说明、附注、附件、抄送机关。

文体比较

公告和公示：性质、功能、权限

决议和决定：程序、范围、格式、重要程度 通告和通知：受文对象、写作内容、发布形式

公告和通告：知晓范围、重要程度、使用权限

通报和通告：范围、形式、内容

会议纪要和会议记录：性质、成文时间、写作内容、会后处理 请示和报告：成文时间、内容、答复 公文主题与材料

主题：正确、鲜明、集中、深刻 材料：理论材料、事实材料 公文材料的选择：真实、典型、现实 逻辑结构

总分式：总分、分总、分总分、总分总 ；

分述可以是并列关系、层递关系、对比关系等等，但不能是包含关系或交叉关系

6习无益，反而可能会动摇学习写作的信心。

第二篇：公文处理基础知识讲课提纲

公文处理基础知识讲课提纲

公文处理是秘书部门一项最常见、最经常的基础性工作，也是秘书部门最原始和永恒的职能。古往今来，统治阶级执政掌权，无不需要公文手段和工具，公文处理不管是现在还是将来仍然是为执掌政权、实施领导服务的秘书部门最基本的任务之一。1996年5月，中央办公厅在1989年《条例》的基础上又发布了新的《中国共产党机关公文处理条例》，2000年8月，国务院办公厅在1993年《办法》的基础上也出台了《国家行政机关公文处理办法》（以国务院文件形式发布）。公文处理分收文处理和发文处理。收文处理指收到外部送达本机关、单位公文后，对其进行拆封登记，直到阅办完毕立卷归档的整个过程。发文处理指公文从拟稿到审批直至发出和立卷归档的整个过程。

一、公文处理基本知识

所谓公文，就是公务文书，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《条例》和《办法》规定了党政机关公文的法定性质。《条例》第一章第二条指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”党政机关公文的法定性决定了它的固有特性，在实际工作中必须严格遵循其内在规律。公文有五个特点：一是特定的作者（必须是依法成立并能以其名义行使权力和担负义务的组织和个人）、二是特定的读者（公文的阅知者是定向的）、三是特定的属性（鲜明的政治性和强烈的政策性）、四是特定的体式（它是从维护党政机关文件的严肃性和处理公文便利的角度确定的，包括统一的文种、结构、用纸、文面格式及文书处理的程序和制度等）、五是特定的权威（体现的是党和国家机关的意志，一经发布，就具有约束力，有的还具有和法律同等的权威，任何组织和个人必须严格遵守，不得违背）。公文处理是一个动态的过程，它包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作，也就是我们平时所说的文电工作。公文处理要坚持实事求是的原则，严格按程序和有关规定进行，做到准确及时、安全保密。公文处理工作是各地区各部门办公（室）厅系统的一项基本业务（日常工作），是确保机关正常运转的一项很重要的工作，长期以来，各地区各部门对公文处理工作高度重视，制度完善、管理严格、运转高效。电子公文按电子公文收文处理。

（一）收文处理

收文处理（办理）是各级党政机关秘书部门的一项经常性、基础性工作。我们收到上级机关或相关单位送达本机关的公文（文件、机要信函、内部刊物等），要经过签收、清点、登记、拟办、呈批（传阅）、交办转办、办复、归档等办理过程。

1.签收。文件管理人员从机要投递员或本单位收发员手中接收给本机关的文件（上级平级下级）时，应在对方的送文登记簿上签字。签收前，要对投递单上写的收文单位和编号与文件袋（机要信封）上的收文单位和编号进行认真核对，看它们是否一致。电子公文签收后应按要求向发文机关反馈信息。

2.清点。文件管理人员拆开文件袋（机要信封）后，要对照发文通知单，对收到的文件进行认真清点核对。一是核对文号、份数、密级、起止号与发文通知单是否一致；二是核对发文通知单编号是否相连，以及文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象等，如发现问题要及时与来文单位或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法。3.登记。收文单位要配置专门的收文登记本（网上办公要有可靠程序），对收到的来文最好能分门别类及时、准确、完整地进行登记，包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、密级、份数、阅读范围等等。

4.拟办。收文单位要印制专门的“收文处理单”，负责公文处理的秘书人员就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在“收文处理单”上，连同文件一并报分管领导和主管领导审定。如：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件、本机关所属部门或下级机关机关主送本机关的请示件、平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件，还有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，但要提出阅读或分发意见。已固定或文件中已明确分发范围和处理办法的文件，按原规定或惯例办理，不需另提出拟办意见。

5.呈批、传阅。公文处理人员提出拟办意见并经分管领导审批后，就要按拟办方案或主管领导批示意见，呈送有关领导同志审阅审批。还有一些阅知性文件份数不够时，相关领导同志看文件就需要传阅。传阅文件要使用文件夹和文件传阅单，阅文单上要写明阅文对象的姓名、文件字号、阅文时间和领导批示栏目，阅文单末位要注明联系单位和电话。阅件一般先送主要领导、分管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，一般先送分管领导，再送相关领导、主要领导。特殊情况下可按实际需要调整传阅顺序。文件送阅切忌横传，即阅文对象之间互相传阅。呈送、传阅文件要做好有关记录（传阅过程、领导批示情况等），以免遗忘，最好当天下班前进行一次清点回收，密件、重要件要入保险柜。

6.交办转办。领导同志有批示的呈批、传阅件，公文处理人员要根据拟办方案和领导批示意见及时进行交办转办，同时做好有关记录备查考。

7.办复。办复也叫答复。请示性公文必须进行办复处理，有些平级来文来函需要回复的，要认真做好办复工作。办复有3种方式：一是函复，二是复印领导批示，三是电话答复。8.归档。处理完毕的文件，根据档案部门要求要及时进行立卷归档工作。

（二）发文处理

发文处理（办理）即文件从拟稿（翻印、复印）到发出的整个运行过程，就叫发文处理。发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。发文处理和收文处理一样，也是办公室工作的重要组成部分，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策，具体实施领导的重要方式。

发文是办公室（厅）向外发出的包括本机关制发和翻印、复印转发的公务文件和材料。收文经承办之后的复文，也系发文，从这个层面讲，收文处理的最终结果也是发文。发文主要包括8个方面：一是向下发的指导性文件；二是向上级的请示性文件；三是请示件办理结果的答复函；四是向上级机关反映本地或本部门工作的情况报告（工作汇报）；五是对上级机关交办事项的回复；六是对平行机关或不相隶属机关商洽工作的回函；七是代上级机关翻印或转发的文件；八是本机关编印的刊物、简报等。

发文处理包括：拟稿、审核会签、送审签发、编号登记、印制、施印、分装、投送、归档等环节。

1.拟稿。拟稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、讨论和审阅。一个机关或部门要制发文件有两情形：一是被动制文，这是针对本机关收文办理结果形成的文件，如贯彻落实上级文件精神和工作部署及报告情况、对下级请示事项的答复、对平级或不相隶属的机关来文来函商洽工作和询问事项的复函等，这也可视为收文处理的继续；二是主动制文，就是根据本机关工作需要而主动形成的文件，如向上级的请示、报告，向下级部署工作的通知、决定、意见、命令等，向平级机关商洽、询问事项的公函，还有会议纪要等等。拟稿时要注意的问题：1.在文稿前边要加本单位公文函头纸，公文格式要写清楚，如标题、主送单位、版记（主题词、抄送单位、印发单位和时间、份数）等；2.文件发文范围要写得明确、具体，如主送单位是一个或几个（约定束成名称）、所各地区各部门。3.拟稿人要把形成文稿的有关依据和背景资料附在文稿后面供领导审定时参考；4.转发或批转文件，要在拟好的转发或批转稿件（报告、意见、规定等）的同时代拟好批语一并送领导机关审核；5.主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及相关单位问题的要与相关单位协调或进行会签。

2.审核、会签。文件审核即公文处理人员对需要发文的文稿进行审核办理的过程。它包括文稿接收、初审、征求意见、调研论证、文字把关等。凡要求以党委政府或党委政府办名义行文的代拟稿，我们在接收代拟稿时应弄清以下情况并请来文单位提供有关文件资料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依据，如文稿起草背景、起草部门意图和党委政府领导批示精神；三是上级机关有关文件精神及部署要求或对同类工作或处理同类问题是否行过文；四是是否有相关会议纪要；五是有无所需背景材料；六要留下联系人姓名和电话。经审阅确实需要行文的代拟稿，应抓紧办理；不宜行文的应提出退文建议，如：拟发文件与有关已发文件内容相似，不具有普遍指导作用，或上级有关文件已发至拟受文范围；文件内容属职能部门业务范围，不需以党委发文；未与相关部门协商达成共识等。

文件正文是文件的主体，也是我们审核工作的重点，具体注意从以下几个方面：一是文件主题；二是文件的层次结构；三是语言表述；四是语病和错别字；五是标点符号；六是人名、职务、地名、时间、引文；七是数字。文稿审核总的要求是：文稿中涉及的所有法律法规、政策必须认真查对原文，做到表述准确，引文一致；语言文字规范；人名地名、计量单位、数字、标点符号等符合国家统一标准。

政策性文件一定要在文稿审核时征求相关单位的意见，也就是我们常说的文件会签（特别是涉及经费、机构、人员编制之类的文件）。征求意见一般采用送初审后的定稿件或文件清样正式征求意见的方式，按程序报主管领导批准后发送相关单位（规定反馈时间），相关单位反馈的意见要加盖单位公章或单位领导签批意见。如有必要也可采用召开座谈会形式征求意见，重要政策性文件或分歧较大的经请示有关领导同意后，可采用座谈或书面方式，约请有关专家学者对拟发文稿进行深入研究论证。对政策性、规范性等涉及面比较广、执行时间较长、文件审核人员又不熟悉情况的文件，应进行论证调研。对需要调研论证的文件，应提出拟办意见报主管领导审定后实施。论证调研要拟定好调研方案，精选调研单位，确定调研方式（与主管部门联合、单独进行均可，视情况而定）。论证调研要深入实际，深入基层，深入群众，采取召开座谈会、个别访谈访问等形式，认真进行调研，论证政策、措施的正确性和可行性，作好记录，及时修改文稿，确保文件质量。

基本合格的文稿按公文处理规定进行审核，对文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否具备科学性和可行性，对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门认可，文稿结构是否合理，语言文字、文种、格式、密级、印发传达范围、主题词等等是否准确规范。对不符合要求行文的，要撰写拟办意见，提出不宜行文的理由，报有关领导批准后退稿，同时做好协调工作。

3.签发。文稿审核完毕便进入文件送审签发环节。文件正式《送审稿》形成后，经办人员对文件办理过程要提出拟办意见，以便于领导决策时参考。

签发是指机关或部门领导人对拟以机关或本部门名义发出的文件“送审稿”签署核准的意见，它是文件形成的最后一个关键环节，文件经领导核准签发后即生效，领导签发时间就是成文日期。文件法定签发人一般视文件内容重要情况而定，有的由主要领导人签发（全局重要工作），有的由分管领导人签发（某一方面工作），有的还需要由多位相关领导人审签。党委政府或两办联合行文须经两家或两办主管负责人分别签发，秘书长、办公室主任任何文件都应审签。两办文件或函件原则上可由办公厅（室）主任或秘书长签发，重要文件应报机关分管领导，甚至主要领导签发。

签发的程序是先审后签，重点看是否需要行文，该以谁的名义行文；内容是否符合国家的法律法规（地方法规），是否有与上级机关同类文件不协调或相抵触的地方；看是否经主管部门负责人先行审核，是否需与有关单位、地区协调协商会签等。

签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期。现在许多文件审核人员一般对文件审核后直接写上了领导姓名呈报领导人签发，领导只要写上核准意见和日期并在姓名上画圈即可，也有领导这方面意思强在批示意见后还写上姓名的。也有的机关是核稿后领导直接在文件上签发的。我们主张由核稿人员按文件格式呈报签发（直观效果好）。如发现领导同志签发文件时没有落款或日期，公文处理人员要及时提醒领导，不然不好处理成文时间和文件签发责任。

4.印制、发送。公文领导签发后，即进入公文印制和发送环节。公文印制一般按机关特定版式进行，并按要求发送。

5．归档。文书档案是一个机关在其职能活动中形成的各类纸质文件，能真实反映党委和党委办历史沿革和面貌，具有长期利用和保存价值。公文办理完毕，必须做好文件的立卷归档工作。

（三）公文格式

公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可或缺的重要组成部分。它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。公文格式一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式三部分组成。目前党政机关通用公文的格式大体相同，文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发文（报）序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。1.版头（报头）。它是发文机关的标识，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共××市委文件”；“中国共产党员××县委员会（通知）”等。行政机关的发文机关标识主要有3种：一是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“湖南省人民政府文件”；二是由发文机关名称加“令”字组成；三是由发文机关名称加武文线组成。报头（电报头），电报是一种快速传输、发布公文的有效形式，一般由报头文字和两条横隔线组成，常用报头有两种：一是特定报头；二是通用报头（内部传真电报、密码电报）。2.份号。就是公文印制分数的顺序号。在党政机关，用特定版头印发的秘密级以上公文均应标注份号，不用特定版头的有条件也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页的左上角。

3.密级及保密期限。公文密级一般分为绝密、机密、秘密3个等级。党的机关的公文，密级标注在首页左上角的份号下方，两字之间空1字；行政机关公文，密级标注在公文首页右上角。同时标注秘密等级与保密期限的，党政机关都标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★3年”。4.发往地址。用于标注电报发送地点或单位，有的简化为“发往”。“发往地址”栏设在报头下方左侧，如公文有主送机关可标注为“见主送机关”。没有主送机关的应写明发往地址或发往单位。报头左下方设有“发往地址”栏，有的简化为“发往”（电报发送地点和单位）。公文有主送机关的也可简化为“见主送机关”。没有主送机关的应写明发往地址或发送单位。5.紧急程度（等级）。是对公文送达和办理的时限要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，印发紧急公文应标注“特急”、“加急”于公文首页的右上角。用电报方式发布的公文办理时间要求叫等级（特提、特急、加急、平急）。行政机关的紧急公文标“特急、急件”。6.发文字号（部委号）。用特定版头印制的公文叫“发文字号”，用特定报头制发的电报叫“发电字号”，用通用报头制发的电报叫“部委号”。发文字号是公文的代号，通常称“文号”，它由发文机关（行政区地方）代字、发文和发文顺序号3部分组成，主要便于登记、管理和使用。发文和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文要全称标注在六角括号内，例如：湘发〔2008〕6号、湘办发〔2010〕9号、湘政发〔2005〕10号、湘政办函〔2010〕15号等等。党委政府联合行文编注党委发文字号，几个单位联合行文一般只标注主办机关“字号”，必要时可并用各联署机关的发文字号。发文顺序号自当年发出的第1件公文起依次编排，不能随意跳号、空号。发文字号的确定要遵循公文文种特点，不能随意编写，如向上级机关呈报请示或报告工作就不能用“函”发文字号。用特定版头印制的公文，发文字号标注于版头与红色横隔线之间偏下位置。下行文、平行文居中标注；上行文标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。用特定报头印制的电报，其发文字号标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报，标注在“部委号”栏内；联合行文的电报，只标注主办机关的发文字号。

7.签发人。签发人由“签发人”加冒号与签发人姓名三字组成。上报公文应标注签发人姓名。“签发人”栏设在发文字号右侧，与发文字号对称。电报的签发人姓名标注在“签批”栏内或在“发往地址”栏右侧加设“签发人”栏目。

8.收发报序号。是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号，它设置在报头部分两条横隔线的最右端，由机要部门按、分类别依次编号。9.标题。标题一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于版头红色横隔线下方居中排印。回行时要注意词意的完整，间距恰当，排列对称。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。联合行文时各联署机关名称均应列出。复合性文种应尽量简化标题。标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

10.主送机关。即公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。它位于标题下方正文上方左侧顶格排印，后面加冒号。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注也可不标注主送机关。普发性公文，主送机关名称应规范、稳定。

11.正文。正文是公文的主体，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯数字和年份不能回行。正文中的结构层次序数的使用：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”；第四层为“（1）”。正文层次不多时，也可以第一级用“

一、”，第二级用“1.”（不能用“（1）”）。公文应尽量避免采用多层次结构。

12.附件及附件名称。附件是公文的组成部分，是主件正文的说明、注释、补充、证实、参考等文字材料或图表，置于主件之后，另起页排印，并与主件装订在一起。公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件的名称。目前党的机关的公文附件不空行，行政机关的公文附件空一行排列。多附件应用阿拉伯数字标注附件序号，如“附件1：”“附件2：”。被批转、转发、印发的公文不属附件。

13.发文机关署名。发文机关署名应用机关全称或规范化简称，位于正文的右下方。党的机关公文，一般与正文的末行空两行排印。联合行文时，各联署机关名称一般应纵向排列。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。县级和基层党的机关，因公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于不需署名的文种可采取变通形式，即在正文之后署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文应署名。

14.成文日期。成文日期一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定及干部任免文件等，以会议通过的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。目前党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关的公文成文日期是用汉字标注的。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名低两个字右下方排列；不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

15.印章。党的机关（省市州）公文，除会议纪要和有特定版头的普发性公文及特定报头印制的电报之外，其他公文均应加盖发文机关公章。县市区党的机关和基层党组织的公文均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应加盖公章。行政机关公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，其他均应加盖发文机关的印章。联合上报公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联署机关都应加盖印章。

印章用红色，用印端正清晰，位置在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版较满无用印位置时，应采取调整行距、字距加以解决，不能采取标识“此页无正文”的方法处理。

特定报头的普发性电报一般不再加盖发文机关印章，但上行文和非普发性的下行文、平行文的电报应加盖发文机关印章。如使用通用报头的电报一律要加盖发文机关印章。紧急情况下可标注签发人及其姓名，不再加盖发文机关印章。县市区党的机关和基层党组织制发的公文，如无主送机关的文种，应先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。16.印发传达范围（附注）。公文印发传达范围（行政机关叫附注）一般用于普发性公文，它标注在成文日期的下一行，居左空2字加圆括号，如“（此件发至县）”、“（此件发至乡镇）”等。有主送机关的公文，如对印发传达范围另有要求的，可在此处加以说明；“请示”公文可在此处注明联系人和联系电话。

17.主题词。公文主题词一般按主题词法标注，党的机关按中办秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注；行政机关按公文主题词分类标引法标注（国办词表）。主题词位于公文末页下端“抄送机关”或“印制版记”上方。一篇公文最多不超过10个主题词，行政机关原则上不超过5个主题词。主题词的每个词目之间空1字排列，一行排不完时另行与第一个主题词第一个字对齐。

18.抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关，使用全称或规范化简称和统称。特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词的下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字加冒号左顶格。抄送机关名称排列按机构排序依次排列，中间用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号，回行时与冒号后的机关名称对齐。如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。

19.印制版记。版记是印制公文的标记，它由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码的上方，与公文页码不空行。党的机关公文，两条横线之间的左右侧各空半个字（4号），分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个字（宋体5号）并加圆括号标注印制份数，即“（共印××份）。行政机关公文只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体。印发时间均用阿拉伯数字，均以付印时期为准，年份不能简写，如“2010年10月9日印发”。印发时期必须在成文日期之后或与成文日期同一天；用电报传送的公文，印发日期必须与成文日期是同一天。

（四）公文用纸格式

目前党的机关的公文普遍用纸幅面规格为16开型（长260毫米，宽184毫米），也有采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的，因新的党政公文处理条例还未出台。行政机关许多部门都已采用国标A4型纸幅面。

（五）公文排印、装订格式 党的机关公文处理条例规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印的公文，除版头（报头）用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。国家行政机关公文处理办法规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关公文字体除机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、主题词（3字）用黑体字，份数序号用（2号）黑正体字外，其余文字均用3号仿宋字体。

公文用16开型纸排印，正文用3号仿宋字体，一般每页排21行，每行排25个字，特殊情况下可作适当调整。公文要求双面印刷，页码套正，误差不超过2MM。页码编号用阿拉伯数字标注。公文装订与公文排印一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订。

二、行文规则

（一）行文关系

行文就是指公文制发单位印发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与受文单位之间的公文往来关系，就叫行文关系。它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。正确处理行文关系，是一切机关工作人员特别是从事公文把关的人员必须具备的基本素养之一。公文的行文关系主要有以下6种：

1．领导与被领导的关系。它指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其他所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。

2．指导与被指导的关系。它指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关之间与下级机关之间的公文往来；上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来；同级机关、单位和部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导关系比较，其行文方式和所用文种不尽相同，上下级之间用下行文或上行文文种(请示、报告、通知等),平行机关之间用“函”行文。

具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关部门向下级的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。

3．综合管理与被管理的关系。它包括归口管理与被归口管理的关系，前者指党政机关、事业单位的综合部门与其他部门之间工作上的联系而进行的公文往来关系；后者指党政机关的综合部门，也就是领导机关授权给他管理同级有关部门与直属单位的公文往来关系。综合部门与其他部门之间在行政级别上和法律地位上虽是平等的，没有隶属关系，但综合部门根据自己的职权范围和工作需要或接受领导机关及领导的受权，对其他部门实施综合管理和归口管理，如收集工作情况、交办领导批示或指示事项、接受领导或机关的授权开展有关公务活动、进行催办督办等。

综合部门与其他部门之间的公文往来，是综合管理与被综合管理、归口管理与被归口管理的关系。其他部门、单位必须服从，不得因本部门、本单位的级别与综合部门相同或比综合部门的级别还高而不服从管理。这是因为各部门的职权范围和业务分工不同，并由综合部门的工作性质、职能和任务决定的。目前，我国党政机关和企业机关的职能部门分为两大类：一类是综合性的，如党政机关的办公厅（室）；另一类是专业性的，如党委组织、宣传部门，政府的教育、农业、林业、卫生部门等等。

4．属地管理中统一管理与被统一管理的关系。这是指党和国家的某些工作按照属地管理的办法进行管理，地方党委、政府及其各部门与其管辖范围内没有隶属关系的机关、单位之间的公文往来关系。在我国，不少工作进行属地化管理，所有机关、单位必须接受所在地党委、政府就有关事项的统一管理。他们与当地党委、政府的部分公文往来，是一种统一管理和被统一管理的关系。

在党的机关，有些是中央和其他上级领导机关垂直管理的机构，党组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应接受所在地党委的统一管理。党组织关系不在地方的机关、单位，有关事项，也应接受所在地党委的统一管理。

5．监督与被监督的关系。这是监督机关和有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制，监督机关和具有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来，其中一种重要的关系是监督和被监督关系。

监督机关、部门与被监督机关、单位之间的公文往来，主要是监督性和被监督性公文往来，如通报政策、法律和有关规定及有关决定执行情况，提出对违纪违法行为的处理建议或法律文书，作出质量鉴定结论等。所有监督机关与被监督机关之间保持着密切的监督与被监督的公文往来关系。

6．平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。（1）平行机关之间的协作关系是指没有隶属关系的机关、单位之间因工作上的相互联系而进行的公文往来关系。一般以公文为媒介，请受文单位予以支持、帮助或予以协助、批准等。在处理平行机关之间的协作关系时最常见的错误有：一是因行文对角级别高，就认为本机关与行文对象是上下级的领导与被领导关系；二是行文对象因有管理实权，而给这样的部门、单位行文时，作本单位的上级对待，以示尊重。实际上这两种行为都是不符合行文规则的。（2）平行机关之间业务上的管理与被管理的关系，这是指没有隶属关系的机关、单位之间，其某些业务工作应接受业务主管部门的统一管理。如干部工作应接受干部管理部门的管理；财务工作应接受财政部门的管理等。平行机关之间业务上的管理工作往来行文应使用“函”，如报请批准及批准后答复、监督管理、下达管理规范等。现在有许多单位在与业务主管部门行文时把其当作自己的上级机关，经常使用“请示”“报告”文种，这是不正确的。

（二）行文方式

党政机关的行文方式有三种，即下行文、上行文和平行文。企业应该也是这三种。下行文。它指上级机关给所属的下级机关的行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级。上行文。它指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。上行文分一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。上行文只主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门，如需其他相关上级机关阅知，可以抄送；上行文一般不可同时发下级机关，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。

平行文。是指同级关系和不相隶属的机关之间的行文。平行文没有级别、地区之分，文种原则上只能使用“函”。

（三）行文规则

行文规则是各级党政机关、企事业单位和一切社会团体制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。现在各级党政机关遵循《中国共产党员机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的行文规则。行文时要掌握好：一是行文确有必要；二是行文须注重实效；三是必须控制行文数量，公文力求简明精当。具体要遵守以下规则：

1．行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。这是公文处理工作中实事求是的原则在行文规则中的具体运用，也是行文的总原则。具体讲做到以下几点：

（1）行文必须确有必要。就是有必要性和可行性。贯彻上级文件精神，如没有新的具体措施，仅是表态性的或照抄照搬的，可不再行文；已开会作了布置，可用电话或当面议定的事项也可不再行文；会议文件、会议纪要和领导人在会议上的工作报告、讲话等，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应再由党委或政府行文。（2）行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等要切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，不符合国情和本地本单位实际，或超越了干部群众的承受能力，行不通和收不到实效的，违背人民群众的长远利益和根本利益，以及不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，都不能行文。

（3）必须控制行文数量，所发公文力求精炼、简短。公文必须进行总量控制，科学、民主、依法决策，做到该发的文高质量发，可发可不发的文要严格控制，不该发的文坚决不发。应发的公文提倡写短文，语言文字上要反复推敲锤炼，力求简短，精益求精。2．根据隶属关系和职权范围确定行文关系

（1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（2）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。政府各部门根据部门职权，可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。党委、政府的各部门在自己的职权范围内可以分别向下级党委、政府的相关部门发布指导性、批复性、规范性、周知性等公文，但无权发布指挥性公文。

（3）党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委其他部门不得对下级党委发布指示性公文；如对有关工作作出的决策必须由下级党委执行时，必须经党委同意后由党委办公厅（室）转发。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府发布指示性公文。

（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（5）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应明确主办机关。

（6）属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文，须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，但文中要写明经政府同意。（7）部门的内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（8）受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送上级机关，由主送机关负责承办和答复事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。（9）不相隶属机关之间一般用函行文。

（10）除特殊情况外,不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，特殊情况必须越级行文时应同时抄送被越过的上级机关。

3．必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作。对于请示、报告公文的撰写和办理，《条例》和《办法》都作出了明确规定，但在实际工作中，请示、报告的撰写和办理还存在不少语法、逻辑、结构、文种和内容、办文程序等方面的问题。“请示”公文是下级机关向上级机关请求指示、批准、协调帮助解决问题的文种；“报告”是下级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问等使用的文种。“请示”与“报告”比较，行文的目的和作用不同，内容和结构不同，行文时限和批转的重点不同。由于一些行文弊端的存在，直接或间接地增加了请示公文办理的难度，影响工作效率。正因为如此，近年来一些机关都采取退文制度来解决这一问题。（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。请示问题应一文一事，不能在非请示公文中夹带请示事项。向上级机关的请示，不能同时发下级机关；向上级机关的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；如特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。

（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明情况。

（4）除特殊情况外，请示应送上级机关的办公厅（室）按规定程序办理，不应直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人人报送“请示”、“意见”和“报告”。特殊情况一般指突发事件和上级机关负责人直接交办的事项。（5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送主管部门处理。向上级机关请示问题，如果是主管部门职权范围的具体问题，不涉及全局和重大决策事项，一般报送上级主管部门处理即可，不需报送上级党委和政府。

（6）党委各部门应向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（7）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关重新呈报。不符合行文规则的上报公文，主要指不符合行文规则的请示、报告和不符合行文规则及办文规定的“代拟稿”等。2010年专门发文规定程序

4．公开发布的公文一般不再印发。公开发布的公文指直贯到底行文。有的先作内部文件后公开发布；有的在附注处标明“（此件公开发表）”或“（此件可公开公开发表）”。它与用特定版头印发的文件具同等效力。公开发布的公文一般不另行文。公开发布的政策性公文，为便于存查和利用，可印少量份数发有关单位存档备查（电子公文形式发文也适用）。

三、公文的起草

公文一般由发文机关起草。起草重要公文，要进行深入地调查研究和充分论证，征求有关部门的意见。起草公文应做到：一要符合党的路线方针政策、国家法律法规及上级机关的有关文件精神和指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接；二要全面准确地反映客观实际情况，提出的政策措施切实可行；三要观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；四要文字清炼，用语规范，篇幅简短，文风端正；五要人名、地名、时间、数字、引文准确，汉字、标点符号和数字用法符合国家语言文字工作委发布要求，计量单位用法符合国家标准；六是文种、格式正确。下级机关代拟文稿和要求上级机关批转公文，应对公文的准确性和可行性负责，并在报送文稿或公文的同时提供有关背景材料。

四、公文的管理（另专讲）

五、怎样提写拟办意见

拟办意见是指文秘部门负责此项工作的经办人员对所办理公文提出的初步处理意见，拟办意见是公文处理的重要环节，它是领导同志对文件和呈批件审批时的重要参考，也是文秘部门和经办人员发挥参谋助手作用、协助领导同志提高工作效率的有效措施。从某种意义上说，拟办意见是公文处理运行方向的“显示器”和办理方案的“说明书”，经办人员提出的拟办意见准确恰当，公文办理起来就快捷，效果也好；反之，就会对办理起误导作用，甚至造成公文旅行、决策失误等。因此，准确提出拟办意见是优质高效进行公文处理的关键环节。拟办意见的质量如何，也衡量秘书人员参谋服务水平高低的重要标志之一。

1、报告、情况汇报拟办意见的提写。主要是下级机关向上级机关和主管部门报告工作情况，上级机关办理时可根据《报告》内容及所反映的问题，直接提出呈请有关领导同志审阅，如“请××、××同志阅”或“请××同志阅示”；涉及有关职能部门的也可提出请有关单位负责同志阅知，如“请××同志和×××单位负责同志阅”、“请××同志阅；报请××、××同志阅”等等。中办和省办使用专门印制的“中央收文”、“湘收文”专报版头，编写收文字号形式承办的，这种方式可分别呈报有关领导同志审阅。如领导同志有批示反馈按领导批示意见及时处理。这种呈报方式的好处是有关领导同志都能在最快时间了解审阅到下级机关报告的内容，同时也减少了经办人员来回呈送有关领导同志审阅的环节，呈批件办理快捷（双赢）。

2、请示性公文拟办意见的提写。《请示》主要是指下级向上级机关请求解决问题的公文，相对《报告》的承办复杂一些，承办时在内容上要注意把握几个要点：一是要明确办文的主体，即根据机关各部门和领导同志的职责分工情况，有的放矢地确定请示的承办者和承办意见的审批者。如请××同志阅示、“建议请××单位阅处”、“拟请××部门研究办理。“请××、××同志审示”、“请××同志审阅；报请××同志批示。”或“请××同志审定。”等等。二是要做好呈报领导同志审批前的协调工作。对于请示事项比较复杂、政策性强、涉及面较广的请示公文，经办人员在提出拟办意见时，要考虑解决问题的依据，内容涉及主管部门或相关单位的，要先征求主管部门和相关单位的意见（可采取口头询问、协商，书面往来形式）。征求意见要突出重点，简单明了，既要了解相关政策依据，又要商议解决问题的办法。如采用书面形式征求意见，可直接提出拟办的初步意见，如“建议请××单位先研究提出意见。请××同志阅示”等。待有关单位反馈书面意见后，再综合提出正式拟办意见呈请有关领导审示。对涉及部门多、处理意见不一致的请示，要对各种意见进行综合分析，必要时可请主管领导同志出面召开协调会确定处理原则，以免因各方面意见不一致而导致扯皮推诿的局面。经过充分协商仍不能达成一致意见的，可对各种意见进行详细综合后，提出倾向性意见，并附上协调过程的有关情况及背景材料，供领导同志决策时参考。三是需要几个职能部门共同承办的请示公文，提出拟办意见时，要写明由谁牵头主办。如“建议请××单位商××单位阅处”、“建议请××单位牵头，会同××、××部门办理”等。四是要交待清楚有关的注意事项和要求。提出拟办意见要特别注意从政策上把关，注意政策的连续性，防止被人钻空子。同时，要坚持从实际出发，实事求是，在政策、法律和客观条件许可的情况下，尽力为来文单位和群众解决实际问题。五是请示事项的审批权限完全属于有关职能部门或上级机关和有关部门的，应直接提出转办意见或先报请上级机关审批。如“建议请××单位研办，并直接答复来文机关，并将办理结果告我们”等；审批权限在上级机关的，要先报请上级机关审批后，再提出拟办意见。审批权限在上级有关部门的，要先征求上级有关部门的意见或直接致函上级有关部门审批。有的请示公文由于请示事项较复杂一时没有把握，难以提出拟办意见的，应先作好调查，审慎研究有关法律、法规、政策或惯例，待确有把握时再提出拟办意见。如“根据××文件精神，此事应××××处理”或“按惯例××办理”等。请示公文提出拟办意见具体操作上可把握几点：

1、请示事项较复杂、涉及单位较多的，应分门别类提出拟办意见；

2、请示事项有理有据的，应积极提出支持性建议；

3、请示事项可行、但在一些细节上需要完善的，应主动提出合理化建议；

4、请示事项不符合有关规定的，应果断提出否定性意见；

5、请示事项与现行政策、法律法规相悖、不宜报批的，应在切实把好关的同时，提出解决问题的正确途径；

6、请示事项属有关职能部门职责范围的，应明确提出转办意见；

7、请示事项必须函复的，可先草拟好“批复”或“复函”稿一并呈请领导审批。

3、函件办理拟办意见的提写。函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题往来的公函。函的办理主要看函的内容反映的是什么，再根据情况提出拟办意见。仅仅是函告或通报情况，注请相关领导阅知即可，如“请××、××同志阅。”若是会签函件，就注请相关领导阅示，如“请××、××同志阅示。”内容重要的要注请主要领导阅示，如“请××同志审阅；报××同志阅示。”如是协商有关工作，就要先了解有关情况，再提出办理方案报领导审定。可提出“请××单位先研究提出意见。”待意见反馈后再报有关领导审定，这时可提出这样的拟办意见“××单位已提出意见，请××、××同志审定。”如函的内容涉及多个部门，要写明一个牵头单位，拟办意见可为“请××单位牵头，会同××、××单位研究办理。”等等。“感谢电”根据内容可复印发有关领导，同时报主管领导阅知，如“已复印给××、××同志，请××同志阅。”

“慰问电”也可根据内容复印发有关领导，同时报主管领导阅知。但对有实质性内容的要报至主要领导阅示。

有的来函，须由党委反馈意见的，先提出“由主管部门研办”的拟办意见，待意见反馈后进行综合，再以办公厅（室）名义函复。

4、公文审核拟办意见的提写。就是对“代拟稿”审核的拟办意见，包括两部分内容：一是承办情况说明，二是报请哪些领导审发。对部门“代拟稿”审核是一个重要的过程，它决定文件的质量，前面在“审核”中已有详细的阐述。比较简单的《通知》在弄清有关情况后可直接提出拟办意见，如“此件由××单位根据××起草，××同志已审阅同意。请××同志审阅；报××、××同志审发。”党委政府联合行文时拟办意见可写“此件由××单位起草，××、××单位已分别提出意见，我们商××单位作了一些修改。请××、××和政府办公厅负责同志审阅；报请××、××同志审发。”审核办理过程较复杂的文稿要作出简单说明供领导同志决策时参考，拟办意见如“此件由××单位起草，××同志牵头召开座谈会议对文稿进行了认真讨论。会后文稿起草小组根据座谈会讨论情况进行了修改，并送有关领导和××、××单位征求了意见。我们又补充征求了××、××等相关单位的意见，并商××单位作了进一步修改。请××同志审阅；报××、××同志审发。”拟办意见提出后，连同我们的修改审核的正稿和所有背景材料一并呈送领导同志审定签发。提出拟办意见立论要有依据，措辞办求简明精当。拟办意见一定要有经办人对处理有关问题的建议和报经有关领导同志、有关职能部门协调后的意见，必要时应将来文反映的情况、协调过程及结果、相关背景材料综合归纳或内容摘要等一并附上。若来文与上级文件、本机关或呈报机关以前处理文件、事项有关，参考外单位同类规定内容的，应将原文件等一并附上，供领导同志决策时参考。拟办意见的表述，文字要准确，观点要鲜明，既要准确具体又要言简意赅，在实际工作中，领导同志对于拟办意见一般都比较重视，而且多数是赞同的，因此，文秘人员在提出拟办意见时一定要慎之又慎。

六、公文处理人员素质

鲜明的政治理论素养，优秀的思想作风素养，高尚的职业道德素养，较宽的知识面，较深的文字功底，较强的协调能力。具体应具备以下素质：

1．基本了解党的方针政策、国家法律法规和地方政策法规； 2．对本地经济社会情况心里大致有一本账；

3．对各部门和单位及本机关内设机构的职能要熟悉； 4．对机关领导同志的工作分工要全面掌握； 5．思考问题、草拟文稿立意要高。公文处理程序示意图 签收 登记 拟办

呈批、传阅

1．收文处理批办 交办转办 催办 办复 归档 拟稿 审核、会签

2．发文处理签发 印制（排版、校对、装订）发送受文单位 立卷归档 公文处理 收文管理 发文管理 利用管理

3．公文管理撤销管理 会议文件管理 密级文件管理

机构变动时公文管理 收集

整理、立卷

4．立卷归档编写卷内文件目录 拟写案卷标题、编制案卷目录 编写立卷说明

第三篇：公文写作讲课提纲

公文写作讲课提纲 襄阳纪委程元银

开场白

先说一声对不起，本人讲不好普通话，是道地的河南方言，但是能够听懂。

今天讲的内容只是一家之言，是本人对写作问题的一些理解，同别人的观点不完全一样。因为讲学历来是有争论的，但是那些基本的东西不会有太大的改变。

写作是个大题目，既有专门教材，网上也有不少资料，更是大学文科的一门课程。有书，但我绝对不是背教材，来糊弄大家。今天不可能全面讲，也不可能讲得很透彻，只就有关方面有关知识做些介绍。有的地方点到为止，有的地方稍微详细一点。姑妄言之，姑妄听之吧！讲四大内容，再加一个有关话题和个人体会。

一、公文定位

我把所有的文字作品分为两个大类，一是文章，二是文学。当然，这只是麻子照镜子——自我观点。这两个概念有交叉之处，犹如妇女、儿童的概念一样。

1、文学四大类：散文、诗歌、小说和戏剧(指的剧本，是综合文学)。

2、文章四大类：记叙文、议论文、说明文和应用文。公文应该属于应用文一类。

3、公文释义：从事公务的文章，又可以叫做文书、文件，是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，或者说是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的文书。

4、公文的作用：为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达上级决策服务。一有上传下达、互通情报的作用，二有工作依据和凭证的作用，三有宣传教育的作用，四有规定人们行为的作用。

5、公文的特点：一是法定的权威性，二是法定的现实执行效用，三是有规范的格式，四是履行法定的程序。

二、公文类别

说到公文，人们首先想到的是红头文件。其实公文不仅仅是红头文件，有不少种类，大约有一二百种之多。我把它归纳为8个大类，有的分了9个或者10个大类。1981年2月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为9类15种。当然，不同的书不同的人有不同的归纳法。

1、红头文件：带有机关名称的红色印刷体的公文，如××××委员会文件。包括通知、通报、命令、议案、布告、公告、通告、请示、批复、条例、意见、决定、会议纪要、请示、批复、意见、函件等等。

2、领导讲话：内容分综合性的和单一的。

3、工作报告：有专题报告、综合报告、总结报告、工作进程报告。一是对领导、对上级所交办的任务、所布置的工作的完成情况的汇报；二是反映本地本部门工作中遇到的困难和问题。

4、工作总结：

5、经验材料：正面的。

6、新闻通讯：二者区别——时间差异、长短差异、容量大小之别。介于新闻与通讯之间的最常见的是工作简报：信息、动态、简讯、要情、摘报、工作通讯、情况反映、内部参考等。在一定范围内发行，不是完全公开的。特点是简、精、快、新、实、活和连续性。

7、公函便函：一是正式的公务活动往来，一是事务工作的处理。便函不要字号，不要标题。包括工作督办、介绍信、合同书、便条等一般应用文。函就是信，公函就是公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

8、其他文体：规章制度、工作计划、启事、开幕词、闭幕词、证明信等。

还有几种分类是：上行文、下行文、平行公文；通用公文、专用公文；平件、急件、特急件；或者对外公开、内部使用、秘密、机密、绝密等等。

三、公文写作一般要领

公文属于特殊文种，一般写作课的理论或者要求对公文也是适应的。就是说公文写作的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，只在某些方面有些特殊规定。

今天只讲四个问题，一是写作过程，二是对公文格式的要求，三是对公文结构的要求，四是对部分公文内容的要求。写作书上有句话，叫做“文无定法”，还有一句是“大体则有，定体则无”，这是关于写作的辩证法。

1、写作过程 ①明确写作意图

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来撰写的。因此在动笔之前，首先要弄清写作意图，即文章的主题与目的，一是文件的中心内容是什么，或者说提倡什么反对什么。二是根据文件内容，准备采用什么文种。三是文件的发送范围和阅读对象是什么。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达，如此等等。

②收集写作素材

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行调查研究。这也要具体情况具体处理。对那些内容简单、篇幅短小的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确写作意图之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题复杂，内容较多的文稿，如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往需要搜集材料和开展调研。

③列出写作提纲（结构）

在收集素材的基础上，草拟一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么，再写什么，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。

④动笔写作 ⑤检查修改

2、公文格式要求

公文的格式指的公文的书面表现形式。关于这个问题，1996年5月，中央办公厅发布了《中国共产党公文处理条例》，2000年8月国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，后来省政府、市政府分别制定了《实施细则》，都讲得很详细。特别是对红头文件的格式规定了20多个标准：文种、文号、字体、字号、份号、标题、排头称呼、落款、盖印、主题词、密级、紧急程度、附注、附件、编号、印制份数、印制版记、传达范围、主送单位、抄报单位、签发人、成文日期、纸张……

现在常见的公文格式还包括：B5的纸，或者是16开的，正文是3号仿宋字，主标题用小2号宋体字，标题居中排列，二级标题可以居中也可以不居中，三级标题不居中，这些标题文字要使用不同的字体，或者加粗，以示区别，每页20行，每行25个字，共计500个字，落款用机关全称，日期使用阿拉伯数字，如果是红头文件并且有排头的，排头的字一定要顶格，如此等等。

3、公文结构要求

①层次分明，用序号表示，一目了然。

公文的结构讲的是公文的层次，它的表现非常突出。公文不像小说、散文那样，顺着情节发展一直写下去，而是层次特别分明，线条异常清晰，结构非常严密。用大一二三四小一二三四甲乙丙丁ABCD等，毛泽东同志曾经把它们叫做“开中药铺”，把各种不同内容严格区分开来。

②逻辑严谨，不得交叉、重复和遗漏。③标题文字紧扣文义，高度概括文章内容。

结构或者说层次是通过标题反映出来的。公文的标题有突出的意义，一个标题就是一段，就说明一个观点或者叫做论点。一看标题就一目了然，就知道了整篇文章的内容，或者说掌握了文章的精髓。大块文章的标题，还分为一级二级三级等。

④基本格局为三块以上，分量上大体均匀。

三点决定一个平面，三具有稳定的作用，而两块构不成一篇文章。三块可以是递进式，开头中间结尾；也可以是并列式。详略得当，大体均匀，有话则长，无话则短。

4、部分公文的内容要求

对内容的有关要求，只讲6个文种。①通知

红头文件中最常见的是通知.通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。要是把通知学会了，别的公文都可以照葫芦画瓢。通知又分指示性、知照性(发布性)、事务性、批转(转发、印发)性及会议通知、任免通知等。

今天只讲解一般性的常见的通知。上级机关有关事宜需要使下级机关知道或办理时，就要制发通知。比如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都要使用通知。写作通知，一是交待清楚所通知的事项，二是办理的方式方法，三是有关要求，比如时间要求、参会人员要求，食宿要求等等。以会议通知为例，要交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料、食宿及费用以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

通知的标题一般包括三大要素，即发文机关、事由、文种，使人一看标题就知道是那个部门通知的，通知什么事情或要求做什么事情。比如《中共襄樊市委关于学习贯彻党的十七大文件的通知》。

②工作总结 按时间分：每月小结，季度总结，半年总结，总结；或者单项工作结束后的总结。

工作总结主要有7项内容，就是干了哪些工作，是怎么做的，成效如何，有哪些不足，原因是什么，怎样改进，下一步工作计划等。简称为干了啥、咋干的、啥效果、哪不足、啥原因、咋改进、还干啥。对这7个啥啥啥……外语中叫做5个W：Who（何人）、What（何事）、Where（何处）、Why（何故）、When（何时）。了解这五个W，然后再解决一个H（How如何）。用随州话说就是——么人么事么场，再加几个——么时么因么果。如果是单项工作，就只有前面3个内容。重点是要写好怎么做的，要站在一定的理论高度，要总结出几条经验来，就是从感性认识上升到理性认识。

③经验材料

经验材料是从正面反映工作成效的公文，和工作总结有些相似，区别在于：一是单项，不像总结那样面面俱到；二是只从正面写，只突出你的经验，就是做法，不谈问题或者不足，这样能给别的单位以启发，以教益；三是经验材料虽然是单项的，但是比工作总结的要求高，总结只交给领导或者上级主管部门，而经验材料是用来交流的，要让别人认为你的做法有独特之处，经验确实好，的确值得借鉴。那么写经验，就是要提炼出几个观点来，并且上升到理性，有一定的理论性。在写法上，基本上是一条经验就是一个自然段，或者就是一部分。

2005年，市委党校有一个培训班，培训结束后要求写篇经验材料，反映学员们学习与生活情况，该怎么写呢?有个学员概括了这么几条经验——学习特点，我觉得很好：一是学习刻苦，二是方法创新，三是遵守纪律，四是团结互助，五是生动活泼，六是收获很大等等。④调查报告

调查报告属于常见的工作报告，主要用于反映问题揭露矛盾。毛泽东的《湖南农民运动调查报告》是最典型的。写调查报告重在调查研究，没有调查就没有发言权。要求情况真实，数字准确，事例典型。一是综合性，有面上的情况，要不然，容易以偏概全；二是典型性，就是一般与个别的关系，要生动，能够打动人；三是对比性，正反对比，前后对比，优劣对比等等。用事实说话，材料和观点要统一起来。

调查报告的写法，一般分为四大快，就是一写存在的问题，二写这些问题的危害性，三写出现问题的根源，第四谈整治措施。我在《楚天风纪》上有一篇调查报告，其格式可供大家参考。（略）

⑤领导讲话

特点：指示性、指导性、总结性或者号召性，所发表的意见体现领导机关的意图或者旨意。一是统一思想认识，针对糊涂认识和错误认识；二是提高思想认识，比前面的要求更高；三是安排工作任务；四是告知工作方法；五是点出存在的问题，六是对完成任务提出要求。大致上六个方面，但不是都写，而有所取舍。还有的讲一讲会议的重要性，对有关问题重点阐发；有的把工作总结也安排在领导讲话里面；有的会议有好几个领导讲话，注意分工，而不要都去讲同一个话题。

⑥竞争上岗演讲稿

现在这是挺时兴的。演讲要有激情，能够打动听众；文字要华美，听起来清新悦耳。一是自我介绍。自我介绍得三五百字，对自己的形象、爱好、特长、性格等做一描述。开头第一句话非常重要，有的引经据典，有的背一句古诗。

例一：拿破仑的话“不想当将军的士兵不是好士兵”。例二：俗话说“是骡子是马，拉出来遛遛”。二是工作成绩。工作成绩包括近几年的工作表现、受表彰情况、领导肯定或者赞赏的事迹，其他感人事迹等。三是岗位设想。岗位设想既要有新意，又要使人觉得目标不是太空。四是表明态度。表态就是对竞争上和竞争不上怎么办。这是结束语，也要有激情。可以看一看中央电视台挑战主持人的自我介绍和总结。

四、公文语言有关要求

对外语的翻译，清朝人林抒讲了三个原则，叫做信、达、雅，信就是准确真实，达就是通顺，雅就是有文采。后来翻译古文，人们也使用这三个标准。这三个标准对于写作公文也是必须的，但是不能完全套用。

1、公文语言特点

公文语言要求的是准确、通俗、严谨。准确讲的真实性，要正确，要简洁明了；通俗指的语言流畅，使用规范的现代汉语，不能有病句，不能使用生僻的字词，一般不得使用文言，不得使用方言土语，不得用欧化的语言；严谨说的是逻辑性强，不能模棱两可似是而非，不能含糊其词。公文语言的特点是庄严郑重，朴实无华，简明扼要，通俗易懂，做到文如其事，恰如其分。

说两个反面例子(略)：中央电视台《开心辞典》中王小丫的“完全正确”，调查材料中出现“公尺”一词。

2、语言表达方式

写作有五种基本的表达方法，即叙述、说明、议论、描写和抒情。公文对抒情和描写用得较少。其中叙述有的是按时间的先后顺序，有的按逻辑排列顺序；说明要抓住被说明事物特征；议论要有论题、论点、论据，要讲论证方式等，这都是大家熟悉的，就不重复了。

3、专业术语 公文中除了通用语之外，也还使用不少专业术语，或者叫做职业用语，也就是行话。比如纪检监察部门、组织部门、新闻宣传部门等，都有各自的专业术语。再比如法律文书用“之”不用“的”，红头文件不能有比喻、拟人、拟物、反问等修辞手法。这些基本知识都应该有所了解。

4、语言美

这里我要专门谈一谈公文中的“雅”，雅就是讲的文采问题。公文不是文学作品，对文采没有太多的要求。但是要有可读性，就必须讲文采，不然的话，味同嚼蜡，是没有读者的。一般来说，除了红头文件，其他公文都还是要有文采的。

所谓文采也应该叫做语言美，它主要表现在三个方面，一是较多地使用修辞手法，如比喻、拟人、拟物等；二是使用典故，比如成语、故事、古诗、俗语、名人名言，三是对语言的精雕细刻，咬文嚼字，用些华美的辞藻。

下面举例说明公文中的语言美。

一是红头文件多用排比句，对偶句，以增添气势，增加说理的分量。2004年9月，党的十六届四中全会关于《加强执政能力建设的决定》，有大量的排比句。我给大家读几段：使党成为立党为公、执政为民的执政党，成为科学执政、民主执政、依法执政的执政党，成为求真务实、开拓创新、勤政高效、清正廉洁的执政党，成为执行三个代表、经受考验、保持先进性的执政党。一连4个动宾结构的排比句，每个排比句里又用几个四字短语，很有气势，有说服力。再读一段：全党要立足现实，着眼长远，抓住重点，整体推进，不断研究新情况，解决新问题，创建新机制，增长新本领，使党的执政方略更加完善，执政体制更加健全，执政方式更加科学，执政基础更加巩固。这段排比文字用了4个“新“字，4个副词“更加”，读起来不仅工整严谨，同时给人美的享受。

二是领导讲话。一不要刻板地板着脸在那儿教训人，二不要搞老一套，千篇一律，什么提高认识、加强领导、加大力度等。有时候也需要风趣幽默，这才能调动听众的积极性。毛泽东的一些讲话就引用了很多民间故事、对联等。在《整顿党的作风》中用解缙的对联：墙上芦苇，头轻脚重根底浅，山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空。讽刺华而不实、不学无术人员。江泽民有个讲话，用郑板桥的诗：衙斋卧听萧萧雨，……。告诫各级领导要关心群众疾苦。这比那些干巴巴的政治说教更能打动听众。

三是经验材料、调查报告或者新闻通讯要有好标题。俗话说，看书看皮儿，看报看题儿。好标题对眼球是有吸引力的。

举几个例子。去年的《襄樊日报》登了我一篇文章，题目是《公开公务公正务公》，共8个字，就有4个“公”字，两个“务”字。文章的几个小标题也是精雕细刻：该公开的就公开，公开之后好办事，办事之中好监督，监督之下好执法。像是修辞中的连珠。《襄樊日报内参》有一篇反映行业协会和中介机构的文章，指出存在的问题时其小标题用了“十个不”：姓公姓私不清，发展环境不优，职能定位不明，专业素质不高，自律意识不强，政府扶持不够，行业竞争不公，规模发展不足，开展活动不多，行政事业不分等。作者使用语言精雕细刻，达到了炉火纯青的地步。《襄樊晚报》1997年刹吃喝风时有一篇通讯，《既生瑜必生亮——我市出重招惩治违纪吃请受礼者》，几个小标题是：违纪者捣鬼有术，众市民举报有勇，监督岗拒礼有道，“刹风办”惩处有力。2007年10月19日《中国日报》关于法国总统撒克齐离婚的新闻，那个副标题很有意思：无可奈何花落去，多情总被无情恼。新华社有一篇庆祝杭州湾跨海大桥开通的消息，题目是：一桥飞架杭州湾，沪甬不再杭州弯。还有，中央电视台抗震消息标题:与时间赛跑，为生命接力。湖北日报文章：主标题——《南修武当还看今朝》；副标题——山上妙似仙景 山下湖光水景 满眼文化胜景；二级标题——1融合内力：勾勒辉煌愿景2积聚财力：还原仙山古景3依托国力：打造武当水景4倾尽全力：织就文化胜景5凭借外力：展望美好前景。

五、写作有关话题

主要是扩大知识面。

1、灵感问题：爱因斯坦谈自己成功的名句，百分之九十九的汗水加上百分之一的灵感才等于成功。这句话有两层含义，一是说汗水，就是说勤劳就是说付出的重要性；二是说汗水是灵感的前提，是灵感的基础。写作是需要灵感的，但是灵感才百分之一，所以不好捉摸，有些神秘，叫做只可意会，不能言传。我只说一个观点，那就是长期寻觅，一朝迸发(8个字)。有时候“众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在灯火阑珊处”。有时候“踏破铁鞋无觅处，得来全不费工夫”。灵感就像捉迷藏一样，不好把握。

2、咬文嚼字：古诗文中最讲咬文嚼字，如“两句三年得，一吟双泪流”，“吟安一个字，捻断数根须”，还有贾岛的“推敲”诗……说一个咬文嚼字的例子：“可以清心也”（写作故事，略）。

3、文章四要素：主题——思想，题材(内容)——肌肉，结构——骨骼，语言——血液。这是打比方。

4、写作四步曲：就是解决四个问题，谁来写，写什么，怎么写，为谁写。还有一说是：提出问题、分析问题和解决问题。

5、卖苹果者演讲词（写作故事，略）：写论文，其一般形式是：总－分－总。

6、凤头熊腰(猪肚)豹尾说：开头要精彩，中间要饱满，结尾要干脆。有个好的开头，马上抓住了读者的心。中间是文章的骨干部分，一定要内容充实，下大力气把它写好。结尾应该干脆有力，不拖泥带水。有的是言尽意不尽，不把话说满，给读者留下一个想象的空间。

下面举一个文章开头的例子。题目是《我是个大学生》（略）。

7、要有画龙点睛的观点、语言或者细节，就像电影或者电视中的看点、亮点，给人一个震撼，使人们很快把它记住。讲几个例子：开国大典毛泽东语、莫里哀写胖子（不用大腹便便、肥头大耳、肠肥脑满、一脸横肉）、《儒林外史》中写严监生的死、《卖柑者言》中的金玉其外……（以上例子均省略）。鲁迅致许广平《两地书》：眼泪鼻涕，胡同四条。四条小巷子，新颖、别致而有趣。某人打麻将时开头光输别人光赢，后来他光赢别人光输，由是套用了范仲淹的一句名言“先天下之输而输，后天下之赢而赢”。某人包饺子，将冰箱里的冻肉拿出来，一点一点地切成片儿，切成条儿，再剁碎，他说他这是“反几何法”，不是点线面体，而是由体到面再到线最后到点。

8、数字缩略语—―一组相关概念被压缩后的数字表述语。合并同类成分，压缩枝叶，保留主干。一是语言简练，二是节奏协调，三是便于记忆。如“五讲四美三热爱”，“中纪委书记五六七和六七八”（事例略）……

9、语序问题

语序问题。汉语习惯，两句话中，后面一句是重点，类似于语法中的“虽然……但是”句型。比较这样几组：屡败屡战与屡战屡败，徐娘半老风韵犹存与风韵犹存徐娘半老，事出有因查无实据与查无实据事出有因，辉煌的十三年与十三年的辉煌。

10、值得注意的几个问题 不要有特别长的句子，不要一句话几十个字才有一个标点，不要有错别字、有不通的语言、有逻辑错误，不要意思不明确。下面点几个常见的错误：

“同志”的使用，如市委书记某某某同志。

“进行”的使用，进行学习、落实等，这个宾语带的不好。例如：我们对党的十六大文件进行了深入学习。有些欧化的痕迹。

“关于”的使用，多用做标题，文字一多容易出问题，后面带有动词，再就是烂用，“关于某某某同志的考核材料”。

时间的使用：知道阴历阳历，晓得月大月小，明白初一和一号的区别等等。

再补充一例：某乡村医生为妇女刘某开药后告诉她怎样服用，并且在药包上写了个2×3。刘某后来忘记了用法用量，不知道是每天两次每次服三颗，还是每天三次每次服两颗，便询问当数学教师的丈夫。她丈夫说根据数学上被乘数与积的名数一致的道理，2×3应该是每次喝两颗。

六、个人体会

1、第一个体会是：重要的是熟悉情况，包括文字材料和听来记来的情况，烂熟于心后形成几个观点，也就是先弄几个标题，然后来填空。我的体会是三个词，叫做咀嚼、吸收和释放。

2、我的第二个体会是“四多”。一是多学习，看看别人怎么写的，杜甫说读书破万卷，下笔有如神。二是多练笔，熟能生巧，光说不练，永远也学不会；谚语：“百闻不如一见，百见不如一干。”三是多请教，与君一席话，胜读十年书；有时候冥思苦索多少天，还搞不懂的问题，经别人一点就通了。四是多修改，文章是改出来的。有时写不下去了，就放一放再说；有时写好了，有意地放一段时间。“干饭炒三遍，拿肉也不换”吗！放在电脑里，今天改个词，明天换个句子，有个五六次七八次，文章就改好了。

今天听课的肯定有很多文坛高手，我在这里是班门弄斧。谢谢！

第四篇：常用公文写作技巧

常用公文写作技巧

常用公文写作技巧

省政府办公厅秘书一处 张茂叶

一、请示的写作要求

概念与分类

请示“适用于向上级机关请求指示、批准的事项”。

请示正文一般分为三个部分:①请示的理由。这部分十分重要,它是请示的依据和出发点,是能否得到满意批复的关键,一定要充分说明理由。②请示的具体事项及要求。这部分有什么就写什么,要明确、具体。③结语。一般用“妥否,请批示”等语。

写作要求

1、请示的理由要充分有力,请示的

事项和要求要明确。对请示事项的理由要实事求是,具有说服力,不能虚报。注意行文语言,选用词语要谦敬、分寸得当,一般不用请马上、请立即等词语。

2、请示要一文一事。切忌在一篇请示中同时请示若干个不同性质、不同类别的问题,如在一个请示件中罗列了很多不相关的请示内容,请示的事项无法分清主次缓急,上级机关无从审批或因请示中某一件事不能解决,使得整个请示搁置下来,影响请示事项的及时批复。

3、切忌多头主送。请示要根据机关隶属关系向上级主管机关或主管部门行文,一般只报一个主送机关。如多头主送,容易造成责任不明,互相推诱,或领导机关的批复不一致。如县妇联向省妇联写请示,同时也让设区市妇联知悉,则可用抄报的形式。请示不能送领导个人,不抄送下级机关。

4、请示和报告的内容不能混淆。请示与报告是两个不同的文种,请示适用于向上级机关请求指示、批准;报告适用

于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

请示与报告的区别

请示与报告的相同之处在于它们都是上行文。其区别是:

行文目的不同。请示需要上级对下级有明确的批复;报告

则是下情上达,上级领导机关只作为阅知件,不作答复。

行文时间不同。请示必须事前行文,不允许先斩后奏;报

告可根据实际情况随时行文。

行文内容不同。请示主要写带有迫切需要上级批示的事项;报告只是汇报事项。请示中可以有报告事项,但报告中不可夹带有请示事项。在行文过程中请示与报告这两个文种混用和不分的情况经常发生。有的该用请示用了报告,有的报告中夹带请示事项,有的请示件标题用“关于xxx的请示报告”,这都是极不规范的。

二、报告的写作要求

概念与分类

报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关 的询问。”

报告一般分为三部分:一是报告的原由,即为什么写报告;二是报告的事项,用

“现将??报告如下：”之类的转接语引出报告的事实和问题,这部分要突出重点,做到点面结合;三是结束语,可根据报告内容的不同写明”特此报告”、”专此报告”等。

报告分为综合报告、专题报告、随文报告、答复报告和建议报告。

综合报告。是下级机关为了使上级机关全面了解下级机关各方面情况,便于上级机关掌握全局,指导工作而写的公文。综合报告的主要特点是:汇报的情况和反映的问题比较全面,一般和工作总结结合起来。综合报告的正文,一般包括报告起因和报告内容两部分。报告起因即说明为什么要写报告,报告起因一定要集

中、概括、简要直陈。有时就是几句话,报告起因与报告内容之间的承上启下用语,往往用“现将??情况报告如下”。报告内容,是报告正文的主体,一般要写明完成任务、进行工作、处理事情的依据、过程、措施以及结果、成效与存在的问题,今后的打算与安排。报告正文的结尾用语一般用“特此报告”表述。

专题报告。是为了向上级着重汇报某项工作和某个问题,以使上级了解情况,做出指示而写的公文。专题报告的显著特点是,报告的内容专一。专题报告可分为:反映某项工作

及其存在问题,并提出解决问题意见的专题报告;为总结某项工作而形成的经验性的专题报告;为研究和解决某一问题或工作而召开会议所形成的会议专题报告;工作中有了错误,需要向上级机关检讨所形成的检讨性专题报告;对某一事情或某种情况进行周密的调查,在分析研究基础上形成的调查,专题报告。

各种专题报告的格式大体一致。正

文内容,由于专题报告种类不同,在写法上有所差异。一般说来,专题报告的正文大体包括三部分:一是工作开展情况,二是存在问题及其原因,三是解决问题的意见和办法。正文开头一般先详细叙述新情况产生的缘由、情况和问题等作为“依据”,然后用“为了??”等句式点名主题,再用“现??如下”句作为过渡语,转入分旨部分,提出解决问题的具体措施。

随文报告。是指报送文件或物件时随件附文。它的范围

比较明确,写法也较简单,一般只对报送的文件、物件作简要说明。

答复报告。是被动回答上级询问的一种随机性呈报,正文开头一般先引用上级来文作为“依据”,然后用“现将??报告如下。”一句点明”意图主旨”兼作过渡语,转入分旨部分的详细叙述。答复报告结尾处常用“以上报告如有不妥,请指示”做结语。

建议报告。是主动向上级提出建议要求批转的一种祈使性上行文,一旦被批

转后,便可作为下行文下发。正文开头应先逐一说明本建议的“事实依据”、“理论依据”、“目的主旨”和“意图主旨”等,然后用“具体建议如下”一句过渡语转入用“一、二、三”序号列项,或用小标题分列的分旨要素。建议报告的结束语常用“以上报告如无不妥,请批转各地各部门执行”。

写作要求

1、重点突出,中心明确,详略得当,即使是综合报告,也要重点突出几个问题,对其他问题简略带过。

2、要有分析,不能只罗列现象,要着力揭示问题的实质,分析

发展趋势。

3、要注意反映新情况、新问题即报告的内容要有新意,要注

意时效性。

4、内容要真实可靠,实事求是,要一分为二,报喜也要报忧,讲成绩也要找出差距和不足。

5、注意一文一事,不要夹带请示事

项,简明扼要,文字精炼。

三、通知的写作要求

通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”

通知按内容性质和写作方法不同可分为:①用于颁布行政法规的公布性通知,②用于批转下级机关来文的批转性通知,③用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关来文的转发性通知,④用于对下级机关发布指示的批示性通知⑤告知一般事项的一般性通知,⑥会议通知。其内容构成一般由“原由”和“具体事项”组成。“原由”要讲清目的；“具体事项”的内容要直截了当明确具体,有的很简短,另起一段写明所要求的事项即可。

通知的适用范围广泛使用频率高灵活及时不受单位级别限制,无论机关、学校、企业、部队、群众团体都可以使用。同时,它行文简便、写法灵活、种类多样,写作方式可以不拘一格,长篇、短

篇、大事、小事都可以根据需要制发通知。

四、总结的写作要求

总结是对前一阶段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,并从中归纳出某些规律性的东西,以明确努力方向,促进和指导今后工作的一种公文。

分类和作用

1、总结的分类。依据不同的划分标准,总结可以分为若干类。

按内容可分为综合性总结和专题性总结。

按性质可分为工作总结、教学总结、学习总结等。

按时间可分为月份总结、季度总结、总结等。

2、总结的作用。总结是工作中常用的一种公文,其作用具体

如下:

1、总结是推动工作前进的重要环节。任何一项工作,不论是个人或群体去

进行,都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践,都有成绩与失误、经验与教训。及时总结,就会及时取得经验教训,提高认识和工作技能。不断总结,那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻,知识越来越广,智慧越来越高,所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。

2、总结是寻找工作规律的重要手段。任何一种事物,都存在着内在联系、外部制约,都有它自身的发展、运动规律。遵循这些规律办事就能顺利达到预期的目的,否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律,就需要总结。

3、总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指这个人能否承担某项工作气执行某项任务的能力。具体表现有两个方面:一是专业知识水平,二是解决、处理实际工作中所遇问题的能力。在实践中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。运用所学到的知识，处理实际工作中的问题,并不断总结经验的过程,就是工作能力不断提高的过程。因此,总结是提高工作能力的重要手段。

4、总结是团结群众,争取领导支持的好渠道。一项工作任务完成之后,必须进行总结。总结能全面深入地回顾、检查,对成绩与不足、成功与失败、经验与教训,实事求是地做出正确评价,使大家认识统一。这样的总结群众心服口服,把群众最大限度地团结起来。同时,通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导汇报,能引起领导重视,争取领导的更大的支持和指导。

格式与内容

总结包括标题、导语、正文和落款四部分。

1、标题。标题写法有两种:一种是类似公文式的标题,由“机关名称+时间+事由+文种”构成,例如;或由“时间十事由+文种”构成,例如;由“事由十文种”构成等。另一种是新闻式标题,这种标题侧重在经验总结上,由引题、正题和副题构成，它要求切实有力地反映出总结的内容和特点。

2、导语。导语是总结的开头部分。一般是概述基本情况,包括交代总结所涉及的时间、地点、机关和背景;概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。导语要求紧扣中心,简洁精练,有吸引力。

3、正文。正文是总结的主要内容,这一部分一般要写明以下几个问题:

工作情况。即进行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步骤,有哪些效果,取得了什么成绩。

经验和体会。即工作中哪些做法是成功的,取得成绩的主客观因素是什么。这部分是总结的重点,在全文中占主导地位,写时要注意主次和详略,注意把感性认识上升到理性认识的高度。

问题和教训。即工作中遇到哪些问题,给工作带来哪些损失和影响。这部分着重分析问题、教训的存在以及产生的主客观原因。如果是着重反映问题的总

结,则应把问题和教训当作重点来写。

今后的打算和努力方向。即针对工作中存在的问题,提出切实有效的改进措施,提出一些新的奋斗目标,以表示决心,展望前景,鼓舞斗志。

4、落款。总结的落款包括署名和日期。机关总结的署名,一般不放在落款处,而写在标题中或标题下。有的总结随文发送,所以总结上不署名。个人总结署名,一般写于正文后的右下方。

写作要求

1、提高认识,端正态度。要认识总结的重要性,要坚持以党的路线、方针、政策为指导,认真做好总结工作。

2、找出规律,揭示本质。总结的目的,是面向未来,避免今后工作的盲目性。为此就必须总结出规律性的东西,这样的总结才具有指导今后工作的实际意义。

3、主次分明,重点突出。进行总结时,对主要工作或有体会的工作要有所侧重,不能平铺直叙、面面俱到、不分主次、罗列现象、堆砌材料、玩文字游戏。

4、有理有据,实事求是。总结要求内容真实。事实准,不走样;数字准,不笼统;论断准,无漏洞;文风正,不浮夸。不能凭想当

然进行总结;不能以偏概全,夸大其辞;不能先入为主,主观臆断;不能张冠李戴,拼凑编造;也不能随意拔高,借题发挥。

5、写出特色,写出新意。要总结新经验,突出特色。不能搞通用化、老一套、观点材料缺少新意的总结。

6、条理分明,结构严谨。综合性总结,内容多,篇幅长。因此,安排结构一定要严谨,层次一定要分明,通篇一定要连贯。另外还要注意语言准确,修辞方法运用恰当。

五、调查报告的写作要求

调查报告是对某一问题或某一事件调查研究后,将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告形式的公文。

调查研究是调查报告的写作基础,调查报告则是调查结果的书面形式。调

查报告的使用范围很广,凡制定方针政策,解决实际

问题,弄清事情真相,扶植新生事物,推广典型经验,都离不开调查报告。

分类和作用

1、调查报告的种类。常见的调查报告主要有以下四种:新生事物的调查报告,典型经验的调查报告,社会问题的调查报告,抨击时弊的调查报告。

2、调查报告的作用

为上级机关全面了解情况提供真实材料。调查报告不是

一般的了解情况,而是经过周密系统的调查之后,对客观事物深刻感受获得的真实情况。

为制定出切实可行的科学政策提供依据。调查报告不是对真实情况不加选择的反映,而是对调查来的情况进行科学地分析,从中找出它们之间内在的合乎规律的联系,从而达到对客观事物的深刻认识。

是介绍先进经验的手段。在调查报

告中,不仅有真实情况的反映和认识而且有包合作者对情况的判断、评价以及由此得出的相应结论,从而形成比较有实际意义的结果,有利于互通有无、相互学习。

格式与内容

调查报告由标题和正文两部分构成。

1、标题。调查报告的标题有多种形式:

单行标题。由调查对象、事由和文种构成。例如:《600名女大学生公德状况的调查研究》。

多行标题。用简明、醒目的短语概括调查报告的主题。例1:《扬长避短、发挥优势》。例2:《发展深度加工提高产品附加值xx市妇女经济合作组织小商品出口大有潜力可挖》。

提问式标题。是单行标题的特殊形式,将调查报告的主要内容或调查后的结论概括成一个问题。例如:《XX村妇女是如何

走向富裕的》。

2、正文。正文包括前言、主体和结尾三部分。

前言

①前言的表现形式。前言,即调查报告的开头,一般有四种写法:

第一种:对调查的时间、地点、对象、范围作必要的介绍,点明调查报告的主题。第二种:概述调查报告的主要内容,总领全文。

第三种:用议论开头,点明所要调查的问题的重要性。第四种:开头提出一个问题由此引出对所调查对象的介绍。②前言的写作要求简明扼要,深刻有力。

主体。主体部分是调查报告的主干部分,充分表现主题之所在。通常用小标题来显示主体部分的内容。

①主体一般有四种表现形式。具体如下:

第一种:调查多个对象时,按照调查的顺序逐点来写,既分别总结出它们各自的特点与经验又从它们各自的特点与经验中总结出共同的规律来。

第二种:根据调查对象发展过程各阶段的阐述,从事物前后情况的对比中体现出调查报告所要阐明的观点或规律。

第三种:调查某一对象的性质,按照事物的内在特点去写,从各个侧面或不同角度全面反映事物的复杂面貌。

第四种:调查两个不同的对象,按照它们的指导思想、具体表现、工作结果的不同对比去写,使读者在对比中肯定所是,否定所非。

②主体的写作要求。中心突出,观点鲜明,条理清楚。

结尾。结尾是调查报告的结束部分。有以下四种形式:①总括全文以加深读者印象。

②由点到面指出所调查问题实际的普遍意义。

③提出建议给读者以建议性指导。

④省略结尾。

结尾,无论采取何种形式,都应精练概括,明确肯定。

写作要求

1、认真调查占有材料。材料是形成文章主题的基础,对调查

报告来说,尤为重要。

2、分析材料进行研究。分析研究材料首先是对材料进行鉴别筛选,其次是对材料加以比较,分析整理后找出规律性的实质问题,使材料更加典型,更能表现主题。

3、综合材料确立主题。一是寻找材料之间的本质联系和规律,二是确定构成事物的主要矛盾,三是把结论与其他同类事物比较,从而作出评价。

第五篇：公文写作技巧

写作技巧

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。

那么，如何才能写成一篇好的公文呢？

一、留心搜集资料，善于参考借用

资料的积累、储备是快写的基础。在平时学习中就应有意识地注意搜集和积累相关资料，做搜集资料的有心人，有备而无患。平时要留心各种事情，“眼观六路，耳听八方”，凡是与公文写作有关的事情和问题都要想一想。记下来。这样日积月累，就能搜集到许多有用的资料。然后对资料进行分类整理，建立适于自己使用的资料库。当然，公文写作只靠平时积累的资料是不够的，还应该辅之以写时搜集。平时积累是基础、是保障，没有平时积累，写作行不通的。

二、明确行文目的，确立公文主旨

行文目的，即公文的制发意图。公文应实际工作的需要而制发，是为解决现实问题，为“做事”而写的，有明确的目的性。行文目的是公文写作的动力因素，表现在文本中就形成了公文的主旨，它决定和制约着公文写作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文写作之初，首先第一步工作就是要明确行文目的，确立公文主旨，弄清楚为什么要写这篇公文?写给谁?写这篇公文究竟是要做什么事?只有明确了这三个问题，才好下笔行文。这三个问题的答案就是行文目的和公文主旨的具体内涵。如果主旨含糊、目的不明确就仓促行文，结果不是写不下去就是“下笔千言，离题万里”，欲速而不达。

三、了解公文种类，选择适用文种

公文是一个文章大家族，种类很多。不同文种功能各异，适用范围也不同，因此选用文种也是公文写作首先需要解决的一个问题。只有选对了适用的文种，才能最大限度地发挥公文的效用。有人比喻：“选错了文种，等于搭错了车”，要想达到行文目的，无异于南辕北辙。因此，选用文种一定要慎重，不可马虎。有一些特点、功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文种，使用时要格外注意，不要用错。如公告、通告和通知，奖惩性决定与表彰批评性通报，报告与请示，请示与请批函，批复与批准函，报告与意见等。

四、遵循思维规律，理清写作思路

公文写作要求作者要有清晰的写作思路，主要写什么内容，分几个步骤、层次，如何开头和结尾？都要胸有成竹。

公文程式化特点明显，同一文种、类型公文的写作思路大体是一致的，它们都遵循共同的的思维程序和规律，给公文写作在构思环节奠定了基础，这就是人们所谓公文写作思维模式的功用。绝大多数公文的写作思路都可以分成前后相互关联的三个步骤，当然，这只是就大类而言，如果具体到某一文种或某一文种小的类型，写作思路还可以划分得更细一些。熟悉和掌握各类公文写作的思维模式，遵循逻辑思维规律，就能迅速理清公文写作思路，达到迅速构思、快速写作的目的。

五、掌握结构模式，迅速判断套用

文章结构是作者思路的书面物化形式，公文作者的写作思路反映在文本结构中就形成了公文的层次安排，公文结构中就形成了公文的三个大的层次，一般将其概括为：缘由——事项——要求，这就是公文内容的逻辑结构模式。它是对各公文文种结构特点的概括和总结，适用于许多文种的写作，可作为公文结构的基础范本参考、借鉴、套用。

六、学会公文惯用语，方便快捷表述

语言是文章的重要构成要素，文章的内容和形式都要靠语言来表现。文章要想写得快且好，一定要有较高的语言表达能力。要多读勤写，培养公文语感，学习和掌握公文惯用语。开头的惯用语常见的有“为了„„”、“根据„„”、“由于„„”、“目前(当前)„„”、“„„收悉”、“经„„研究”等；过渡的惯用语有“现通知(通告)如下”、“特作如下决定(规定)”、“拟采取如下措施”、“为此„„”、“综上所述„„”等；结尾的惯用语主要有“特此通知(通告)”、“特此批复”、“此复”、“特此函告”、“以上报告，请审阅”、“妥否，请批复”、“请认真贯彻执行”等。

公文写作是现代社会发展的需要，是工作的需要。公文写作并不是空想臆造的东西，而是在人们长期公文写作实践经验的基础上总结出来的带有规律性的方法、规则。它能有效地指导人们的公文写作活动，提高人们的公文写作能力，使人们能高效、快捷地写好公文。