第一篇:印章管理办法
印章管理办法
1、凡需盖局公章的文件、函件及其它有关文电,除不加具贯彻意见和非密级的转发文以及调研方面的有关通知由科室领导签发外,一律由局领导签发。经局领导授权,科室领导可签发业务类的函件和批件,授权证明复印件要交由办公室存档备查。批准人都应有文字批准手续,并在用印登记表上登记。文字批准手续和用印登记,要妥善保存备查。重要的事项须复印局领导亲笔签批及有关内容,交保密存查。
2、向系统外的行文,根据公文管理有关规定,作为内设机构科室的印章不能对外,只能盖局或办公室印章。
3、局领导已签批的各类文件、函件和批件等材料,如要盖局公章的,应由科室经办人员办理,如有外来办事人员的,主办科室也应该派人员一起到局办公室盖公章。
4、对于新成立、改变名称、改变隶属关系后,印章暂未刻制出来而急需使用印章的,或属临时组成的非常机构,可以采取代章的办法,即用其它的印章代替。代章要在落款的后面或下方注上“(代章)”字样,另外,党政之间代章必须是同级或是上级代下级。下级或是没有任何关系的单位一般不能代章。代章使用手续与盖印章相同。
5、盖科室公章的文件和函件由科室负责人签发,无须送办公室复核。
6、局公章由办公室专人负责管理,应放置在安全可靠的地方。公章一般不得外借,也不准携带出办公室使用。如确因工作需要,必须经局长批准。
7、凡使用局公章的都要认真登记,以备核查。登记内容包括用印单位、时间、经办人姓名、内容、批准人、盖印人姓名等。
8、一般情况不准开具盖有公章的空白凭信、介绍信,确因工作需要开具,必须经局领导批准,并作登记。
第二篇:印章管理办法
印章管理办法
印章管理办法
为加强和规范公司印章管理,维护公司合法权益,结合公司印章管理、使用的实际情况,特制定本办法。
一、印章的管理
1、公司印章名称:正式印章指公司章;各类专用章指财务专用章、合同专用章;人名印章指公司法定代表人印签章;部门印章指工程部章。
2、公司法定代表人印签章由总经理保管。
3、采购部为公司印章的主管部门,负责保管(指定专人)公司正式印章、合同专用章。其主要职责是:拟订公司印章管理规章制度,经批准后组织实施;管理公司各类印章的申请刻制;对公司各类印章管理和使用的监督;公司各类停用印章的封存和销毁。
4、财务部是公司财务专用章的使用和保管部门。其主要职责是:在授权范围内使用上述印章,并按公司印章管理规定妥善保管印章。
5、工程部是公司工程部门印章的使用和保管部门,需按公司印章管理规定有关原则妥善使用和保管印章。
二、印章的使用
1、公司各类印章必须指定专人妥善保管,并存放于加锁的铁皮柜或加锁的专用箱内,以确保安全,不得随意转借他人。
2、使用正式印章必须严格履行审批手续,用印经办人要认真填写《印章使用审批单》,经部门经理签证、公司领导核准后交印章保管员,印章保管员应逐项核对文本内容和印章使用审批单上载明的情况是否一致,经确认无误后方可盖章。发文及合同需用印的,须凭相应的签发单。
印章管理办法
3、使用正式印章必须严格执行用印登记制度。用印时,印章保管员必须在《印章使用登记表》上做好记录,并保存《印章使用审批单》,作为用章备查依据。
4、用印后用印部门必须保存原件或复印件及发文和合同的签发单,作为备查依据。
5、正式印章盖章的位置一般应盖在文本的落款与日期之间,骑年压月处,印迹要端正、清晰,印章名称要与文本的落款一致。
6、使用公司正式印章,原则上一律在公司内部办理;如确因工作需要将印章带出使用的,须填写《印章借用审批单》,办理借用手续,经公司主要领导批准后,将印章密封由专人负责保管,用毕后立即送回并消签。
7、其他各类印章要参照上述要求办理用印手续,规范管理和使用。
三、印章的停用和销毁
1、印章内容需要变更或机构终止时,应停止使用有关印章,并予以封存或销毁。
2、印章损坏,应停止使用,由采购部负责销毁并刻制新印章。
四、其他
1、本规定的解释权归公司采购部。
2、本规定自2013年9月9日起施行。
第三篇:印章管理办法
印章管理办法
第一条 为了保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法违纪行为发生,特制订本办法。
第二条 公司印章分类
1.公司印鉴,包括公司公章、公司财务专用章; 2.法定代表人名章,公司总经理名章;
3.公司党委(支部)公章、工会公章、团委公章; 第三条 印章的刻制
(一)公司印章刻制均须报总经理批准,由公司行政人事部凭公司介绍信到公安机关指定单位办理刻制手续。
(二)印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定,数量满足使用要求。第四条 公司行政人事部全面负责公司的印章管理工作,负责印章的发放、回收并监督印章的保管和使用。
第五条 印章的保管
(一)公司印章必须分类由专人保管,其中:
1.公司行政公章、总经理名章由行政人事部保管;
2.公司财务专用章、发票专用章、法定代表人名章,由计划财务部保管;
3.公司党委(支部)公章、公司工会公章、公司团委公章由行政人事部暂行代管;
(二)印章保管必须安全可靠,公司印章要放在保险柜或有锁的抽屉内,严禁随意放置,用后及时归位。
(三)行政人事部建立“印章控制清单”,对公司印章的发放、移交、变更、回收等进行登记控制。
(四)印章保管人必须妥善保管印章,不得随意转交他人;因出差或离职等原因确需转交他人保管的,应向分管领导办理印章移交手续。
第六条 印章的使用
(一)印章的使用范围 1.公司公章的使用范围:
(1)以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等;
(2)以公司名义对内行文,包括决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见、函等书面文件;
(3)以公司名义签署合同、协议等。
2.财务专用章:由计划财务部签署支票时使用。
3.法定代表人名章:由计划财务部出具支票时与财务专用章同时使用;对外签署合同、协议时与公司公章同时使用。
4.总经理名章:在总经理同意但未能亲自签名的情况下由行政人事部代为使用。5.公司党委(支部)公章、工会公章、团委公章:以公司党委(支部)、公司工会、公司团委名义对内、对外发文。
(二)公司实行印章使用审批制度。经办人填写《用印申请单》,由公司部门负责人或分公司负责人签字,经公司总经理批准后,到印章保管处登记盖章。印章保管人应按以下程序谨慎使用印章:
1.公司公章:(1)审阅、了解用印的内容;(2)查看《用印登记表》;(3)用印。2.财务专用章:(1)查看《付款审批表》;(2)用印。3.法定代表人名章:(1)支票已加盖财务专用章或法人代表已在合同、协议上签字;(2)用印。
4.总经理名章:(1)审阅、了解用印的内容;(2)向总经理确认;(3)用印。5.公司党委(支部)公章、工会公章、团委公章:(1)审阅、了解用印的内容;(2)查看《用印登记表》;(3)用印。
(三)使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。
(四)严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。特殊情况下,经总经理批准可在指定用途的特定格式的空白凭证上盖章。
(五)盖章时要集中精力,用力均匀,盖出的印章应端正、清晰、美观、便于识别,防止盖歪或颠倒。
(六)带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章,一处盖在落款处,一处盖在连接线上。
(七)在合同、协议书上盖章时,要在落款处、骑缝处和修改处盖章。
(八)凡是在公司落款处加盖印章的,要端正盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下不压成文日期。没有公司落款的,要压成文日期。
(九)公司印章原则上不得带离公司。确因工作需要必须将印章带出公司的,应经总经理同意,并妥善携带,防止遗失或被盗。
第七条 下列情况下应停止使用印章:
(一)公司名称改变;
(二)有关部门通知改变印章图样;
(三)印章损坏;
(四)印章遗失或被窃,声明作废。第八条 印章停用后,保管人应将印章交公司行政人事部封存或销毁。印章销毁须由两名以上的人员上缴相关部门进行销毁。
第九条 印章遗失或被窃后,必须立即向总经理及公司行政人事部报告,由行政人事部负责印章的挂失公告和重新刻制、发放。
第十条 未按本办法要求使用、保管印章造成丢失的或者盗用、仿制印章的,公司依情节轻重对责任者分别警告、罚款直至追究法律责任。
第十一条 分公司、项目部印章管理 分公司、项目部的公章由分公司行政人事部负责刻制并送印模备案,分公司行政人事部门负责保管。
分公司印章管理可参照本办法制定相应管理办法,并报公司行政人事部备案。
第十二条 本办法由公司行政人事部负责解释,本办法自颁布之日起执行。
第四篇:印章管理办法
印章管理办法
第一章 总则
第一条为加强**印章管理,维护印章使用的严肃性、权威性及法律效力,杜绝违规使用印章,维护**的声誉,根据广东省人民政府办公厅《关于修订广东省国家行政机关和事业单位社会团体印章、衔牌管理规定的通知》和国家有关规定,结合**的实际情况,特制定本办法。
第二条本办法适用于本单位及单位内设各科室印章的刻制、启用、建档、变更、缴销等管理活动。
第三条本办法所称印章分为具有法律效力的单位印章、不具法律效力的单位业务章及各部门业务印章。
(一)本办法所称具有法律效力印章是指**印章,该章已向公安机关办理印章备案并冠以法定名称的合同、财务、税务、发票等用途的印章。
(二)本办法所称不具法律效力的印章是指**及各部门的业务印章,用以日常相关业务工作。
(三)财务专用印章、印鉴、工会法人印章、印鉴参照相应的财务法规、工会法等执行。
第二章 印章管理条例
第四条印章制发
申请刻制单位印章,由单位按省编委批文并在公安机关备案后进行刻制。单位业务印章及部门业务印章,由办公室统一制发,如有特殊情况需要印制统一制发以外的业务章,需由部门提出申请并经**领导同意后,再由办公室按规定统一制发,印章刻制申请书留办公室存档。
如因更改名称或印章磨损等原因,需要更换印章时,应向办公室提出书面申请,经审批同意后,由办公室按规定统一制发,印章刻制申请书留办公室存档。印章刻制完毕应由负责人及时取回,并交回旧章注销。
第五条印章启用 印章使用前,办公室应提前向有关部门发出正式启用印章的通知。启用印章的内容包括:启用印章的依据、名称、时间、印模等。如系变更机构名称或原印章磨损更换新印章,在启用新印章的同时,声明旧印章作废。
第六条用章流程
使用单位印章及单位业务章的使用部门或使用人,需先在办公室办理用章登记手续;办理完登记手续后,将需盖章资料及用章登记表交由**领导或部门负责人、分管领导确认,得到**领导或部门负责人、分管领导签名或授权后,由办公室盖章;办公室根据**领导或部门负责人、分管领导签名或授权意见给予盖章;签发的文件应按归档要求整理齐全后再行用印,如有未及时签批的特急件,在得到**领导或部门负责人、分管领导同意后可先行用印,再补签手续。
印章的使用要求:
1、凡在单位红头文件、账目款项、重要数字及以单位名义与我单位签订的各类合同、项目协议、授权书、承诺书等重要材料上加盖公章的,必须由**领导同意签字后,方可盖章。
2、凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、报告、申请、便函、介绍信等必须由**领导签字后,方可盖章。
3、凡涉及个人事项需加盖公章的材料,如贷款、担保、落户等一律由**领导同意签字后,方可盖章。
4、一般报送的业务材料、便函等需加盖公章的,由所在部门负责人及分管领导同时签字后,方可盖章。
使用各部门业务印章,可由该部门负责人审批并加盖,同时做好登记工作。第七条规范使用
要建立完善印章使用、登记备案等各项制度,严格审核把关,对不符合要求的,应退回补办有关手续。印章使用要实行一事一单制度,一个事项要多次用印的,需注明一式几份。
印章经管人员盖印的位置要恰当,印迹要端正、清晰。印章名称要与用印件的落款一致,不漏盖,不多盖。
严禁在各类空白证书、奖状、证件、协议、便笺上用印;严禁加盖空白印章;需使用印模套印的,有关责任人必须负责将印模收回,交由办公室销毁。印章经管人员要认真负责,确保印章安全规范使用。对违反规定使用印章者,视情节给予严肃处理,对于造成严重后果的,要追究单位领导及有关人员的责任。
现阶段电子印章只适应于公文用印,不得用于其他事项盖章。第八条印章保管
单位印章、单位业务印章统一归**办公室保管;各部门业务印章由各部门负责人保管。
各印章必须确定政治可靠、工作认真负责的专人保管,并且按规定做好印章保管登记工作。
印章经管人员要确保印章的正常使用和绝对安全,防止印章被滥用或盗用。印章用完后要随手锁好。一旦发现保管的印章有异常或丢失,要保护好现场,及时报告领导,并查清原因和责任。必要时,应报告公安机关。
使用印章要在办公室内,原则上不允许将印章携带出单位使用或者外借。确需带出使用或者外借的,需请示**领导同意后,并指定专人监督使用,需确保印章的安全。
印章经管人员因有事外出或暂时离职,应将所保管印章交由指定负责人监管、使用。
印章经管人员应注意印章的日常清洁保养,要定期清洗印章,确保盖印清晰。第九条印章停用
因启用新印章或机构撤销而作废的旧印章在停止使用时,要发文给有关部门,通知已停止旧印章的使用,说明停用的原因,标明停用的印模和停用时间,并及时将印章送交颁发单位处理。
第十条本办法由**负责解释,自发布之日起施行。
第五篇:印章管理办法
印章管理办法
第一章 总则
第一条 为保证印章的法定作用、权威作用、凭证作用和效力作用,规范印章使用和管理,有效地维护公司利益,杜绝违法、违纪行为的发生,制定本办法。
第二条 本管理办法适用于公司及各职能部门。
第三条 本办法所指的印章包括公司的行政章、合同专用章、财务专用章、法定代表人和其他领导、岗位人员公务私章以及公司内部部门印章。
第二章 职责分工 第四条 公司综合管理部职责
一、负责制定《印章管理办法》。
二、负责指导、监督、检查、考核各部门的印章管理工作。
第五条 公司各部门负责规范、管理、使用部门专用章。第三章 内容分类和样式 第六条 印章的种类主要有:
一、通用印章。也称正式印章或公章,是企业最重要的印章,代表企业或单位的权力、凭信和职责。通用印章是上级机关正式批准后,公司刻制的。
通用印章分为公司印章、部门印章,如:公司行政章、综合管理部章等。
二、专用印章。专用印章是企业为使下属机构或部门能履行自己专门性的业务,颁给部门使用的印章。
专用印章,一般刊有企业名称及印章的专用用途,如:销售合同专用章或财务专用章等。
三、领导人名章。领导人名章可分为两种,一是以领导手写体刻制的签名章;另一种是普通领导人名章,它一般用楷书或宋书刻制企业领导人姓名,多是方形。
领导人名章代表企业下属部门或单位的领导者身份,是行使职权的标志。
四、其它印章。指钢印、个人名章等。钢印是专门用来加盖各种证件的模印,用钢制材料制作。
个人印章指企业一般干部的印章,如文秘人员、出纳员、会计,对自己负责的事项加盖个人印章,以表示对自己经手的文件、票据、报表等负责。
第七条 印章刻制按1979年9月颁发的《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》严格执行。
一、企业所用印章一律为圆形。
二、国有企业所有印章,直径为四点二厘米,最大不超过四点五厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环形,或者名称的前端自左而右环形、后段自左而右横行。
三、印章应刊出企业名称,如字数过多,不易刻印清晰时,可适当采用通用的简称,但应报上级主管单位批准。
四、印章的印文,应使用宋体字和国务院公布实行的简化字。
第三章 印章启用、使用、保管与停用
第八条 印章的颁发和启用。
一、应有颁发的实际需要。
二、填写《印章刻制申请表》(见附件一)
三、所有部门印章启用,均需由综合管理部下发《印章启用通知》,填写《印章启用下发登记表》(见附件二)记录备案,方可启用。
第九条 颁发印章严格履行印章的交接手续
一、上级领导机关向下级单位颁发正式印章必须正式行文,通知所属下级单位派可靠人员领取。
二、颁发机关接待取印人,并认真验证,以防印章被冒领。
三、取印人在验明印章后,严格履行登记、交接、签收手续。
四、启用印章,需在收到上级机关发出的正式启用通知后才能进行。启用通知的发放和范围视印章的使用范围而定。公司应将印模和启用日期报送颁发机关,并立卷归档,以备查用。
五、综合管理部负责发布印章启用通知。
六、由领印部门印章管理员填写《印章收存登记表》(见附件三)
第十条 印章使用程序:
一、由申请人到印章保管部门印章管理员处领取《印章审批登记表》(见附件四)并按内容填写。
二、申请部门负责人在《印章审批登记表》签字后,由申请人到总经理处签字,或根据公司领导的发文或介绍信原稿(契根原稿)上书面签批为依据。
三、向上级报送的报表应先由本部门主管负责人审核、签署意见,经公司主管领导签署意见后方可用印。
四、颁发的奖状、证书等应出具表彰的正式文件或其他批准手续方可用印。
五、介绍信或证明信必须写清楚具体事项,不得在空白介绍信及未填写内容的表格上用印,如遇特殊情况必须使用空白介绍信的,应经公司领导批准。
六、保管部门印章管理员审核申请人提交的《印章审批登记表》和文书,无误后由印章管理员用印,发现问题或疑点,应请示领导,切忌不审阅发文稿而糊涂盖印,并有权拒绝不符合公司规定的用印要求。
七、用印后由申请人和印章管理员填写《用印登记表》(见附件五)相关内容留存备案。第十一条 印章的保管。企业的正式印章、专用印章、钢印、企业领导手章,都应由各管理部门指定专人作为印章管理员进行专项管理,并由综合管理部组织填写《印章管理员登记表》(见附件六)
一、明确印章保管、使用的制度和纪律。
二、印章管理员不得擅自让给他人保管,一般印章加锁管理,重要的印章应置于保险箱内。
三、印章管理员调离本职岗位需移交他人时,可由部门领导指定专人接管,需办理移交手续,并填写《印章移交登记表》(见附件七)。
四、印章只能在保管者办公室内使用,严禁携章外出,严防丢失。确因工作需要的,经由印章保管部门负责人、公司主管经理签字批准,同时由印章保管人持章与经办人共同办理相关业务。
五、如发生印章丢失,除上报领导外,还应向当地公安机关登记,并声明作废。
六、领导人名章由领导人自己保管或由印章管理员保管,与正式印章一样加强管理。
第十二条 印章的停用。企业机构或名称发生变化,或上级机关要求企业改变印章式样,印章需停止使用。印章停止使用后,由印章管理部门填写《印章停用登记表》(见附件八),并应对其做好停用后的管理工作。
一、按照要求停用印章,并查清所有的印章,不得遗漏。
二、按上级的规定和领导的指示,做好印章的上缴、清退、存档或销毁工作。
三、做好印章停用登记工作。将通知停用的单位、时间、原因、处理情况等登记清楚,报上级领导机关,并将停用印章上缴管理机关,填写《回收上缴停用印章登记表》(见附件九),归档备案。
四、做好换用新章的通知工作。在作废旧章启用新章的通知或声明上,把作废章印在“「」”内,用红色印泥;启用的新章印在“□”内,用蓝色印泥,以表示刚启用。
五、印章的销毁。销毁旧印章应填写《销毁印章登记表》(见附件十),并经公司主管领导批准,综合管理部审核后,由部门领导和印章管理员双人监销。所有要销毁的印章,都要留下印模存档,以备查阅。
第四章 使用范围和要求
第十三条 销售业务一律使用“ 销售合同专用章”。在销售业务中,涉及债权转让、债务转移、仓储、保管等重大民商事行为不得使用销售合同专用章。
第十四条 物资采购合同专用章的使用必须经审计管理部门审核批准;未经审计管理部门批准的合同、协议等,严禁加盖合同专用章。
第十五条 新建、改扩建项目单位是指由公司全资及控股的新建、改扩建项目单位。新建、改扩建项目单位的合同专用章原则上由项目单位管理;必要时,在工程建设期间,可在公司审计管理部门留存一枚,待工程正式投产后,再由审计管理部门将其退回。
第十六条 公司留存的项目单位合同专用章用于公司有关部门受项目单位委托订立合同时的使用。
第十七条 财务专用章只限于在各种财务单据中使用。第十八条 对于银行、资产管理公司、非银行金融机构及其他单位要求盖章确认债务的重大事项,财务部门在对帐无误,召集审计管理部门及有关部门共同研究,请示主管领导审批后,方可加盖财务专用章,出资合同、协议、章程等应加盖公司行政章。
第十九条 以公司名义进行的诉讼、仲裁等活动及与民商事活动有关的公告、声明等文件可加盖公司行政章。
第二十条 公司对外签订的各类经济合同(协议)不得使用行政印章。
第二十一条 在银行留印的法定代表人名章由财务部门负责管理,只限于财务制度规定的有关票据的用印。
第二十二条 法定代表人其他公务私章用印于以公司名义参加的各项经济活动、诉讼活动所需文件等,应经私章管理部门审核确认。其他领导公务私章对外用印时,必须经有关职能部门审核确认。第二十三条 法定代表人公用私章的使用审批程序按对应行政章、合同专用章审批程序执行。
第二十四条 公司内部各部门印章一律不准用于对外业务。
第二十五条 公司内部各部门应加强对本部门印章的管理,制定管理规范,明确印章审批手续。
第五章 用印要求
第二十六条 盖印标准
一、有固定或指定盖章处的文件应加盖在规定盖印处,如未指定,盖印人应参照有关规定,选择适当位置盖印,通常盖在文章末尾与年、月、日之间。具体位置要求:上部不压正文、下部骑年跨月;同时要求图案清晰、字组端正。
二、严禁在空白公文、介绍信和稿纸上用印,确因工作需要,经公司总经理签批后,方能用印,工作完成后将原稿或复印件交用印人存档。
三、如果文件需盖多个印章,各印章不能交叉重叠,不能压正文,不能盖出纸边。如对文件、材料错盖或多盖,应按规定及时销毁。
四、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印;原则上先由对方签字盖章后我公司才予以签字盖章。同时,经办人员应对合同或协议对方印章的合法性、合规性进行审核。
五、两页以上的合同、协议等必须加盖骑缝章。第二十七条 严禁涂改印章,如将部门专用章改换成公章使用。
第六章 考核
第二十八条 未经规定审批程序或签字不全而用印或在空白公文、介绍信等处盖章的,对责任人或负责人罚款500元,并通报批评,造成严重后果的承担相应法律责任。
第二十九条 不登记或漏登《用印登记表》的,对责任人罚款300元。
第三十条 擅自带规定印章外出的,对责任人罚款300元,造成丢失的罚款1000元并通报批评。
第三十一条 将部门专用章改换成公章使用的,对责任人和负责人罚款1000元并通报批评。
第七章
附则
第三十二条 本制度解释权归公司综合管理部。
第三十三条 本制度自下发之日起执行。
附件:
1、《印章刻制申请表》
2、《印章启用下发登记表》
3、《印章收存登记表》
4、《印章使用审批登记表》
5、《用印登记表》
6、《印章管理员登记表》
7、《印章移交登记表》
8、《停用印章登记表》
9、《回收上缴停用印章登记表》
10、《销毁印章登记表》