XXXXX转正论文(浅析提高办公室工作效率的途径)[最终定稿]

第一篇：XXXXX转正论文(浅析提高办公室工作效率的途径)

2012年大中专学生转正定级论文

题目：浅谈提高办公室工作效率的途径

姓名： XXXXX 毕业学校： XXX大学 时间： 二○一二年六月二十三日

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浅谈提高办公室工作效率的途径

目 录

摘要................................................Ⅱ 关键词..............................................Ⅱ

一、办公室的职能.....................................1(一)上传下达、检查监督与综合协调..................1(二)辅助决策，服务领导............................1(三)做好后勤，服务员工............................2(四)对外窗口职能..................................2

二、办公室管理中存在的问题...........................2(一)政治思想素质..................................2(二)业务能力素质..................................2(三)工作作风......................................3(四)工作人员的责任心不强，积极性不高.............3

三、提高办公室工作效率的途径........................4(一)变被动为主动，提高服务意识....................4(二)完善制度，形成良性运作机制....................4(三)努力提高管理人员的综合素质....................4(四)“软硬兼施”，运用现代化办公设备...............4

四、结论.............................................5

摘要：本文从综合办公室的职能、效率入手，提出当前综合办公室管理中存在的问题及解决方法。即工作人员责任心不强、积极性不高、分工不明确、工作压力大和年龄结构断层等问题。在办公室日常工作中，每位员工都应该在做好自己本职工作的同时，还应做到眼勤、手勤、耳勤、脑勤。提高办公室工作的执行力，落实责任制和相应的考核制度，协调办公室其他人员做好综合办公室的整体工作、提升办公室的整体形象。办公室管理部门应从提高工作人员的思想认识、健全公司规章制度、鼓励探索新的工作方式、提高管理人员综合素质和改善办公条件等方面入手，提高综合办公室的工作效率。

关键词：办公室 工作效率 职能

针对现在综合办公室的职能、效率入手，提出当前综合办公室管理中存在的问题及解决方法。即工作人员责任心不强、积极性不高、分工不明确、工作压力大和年龄结构断层等问题。办公室管理部门应从提高工作人员思想认识、健全规章制度、鼓励探索新工作方式、提高管理人员综合素质和改善办公条件等方面入手，提高办公室的工作效率。

一、办公室的职能

办公室作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证单位工作正常运作的作用。

(一)上传下达、检查监督与综合协调

办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受各职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对于领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现;针对相关部门提出的意见和建议，办公室要及时汇总，向领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。

(二)辅助决策，服务领导

办公室在执行领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，要能够准确把握企业发展过程中存在的问题、员工工作的重点和难点。

办公室除了协助领导处理日常党务、政务工作之外，还

应当当好领导的参谋，为领导献言献计、出谋划策，为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，促进企业发展。

(三)做好后勤，服务员工

办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、人事聘任、物资采购、重要文件收发、接待各种来访、组织学院相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够各司其职、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。

(四)对外窗口职能

办公室还负责学院对内、对外宣传工作;负责回答职工疑问;组织、协助院领导接待重要来访，处理信访等。

二、办公室管理中存在的问题

办公室工作人员年龄结构出现断层，综合素质良莠不齐，对办公室工作具有决定性的影响。工作人员综合素质主要表现为政治思想素质、业务能力素质、工作作风。(一)政治思想素质

要树立政治意识，要善于从政治的高度认识问题和处理问题，坚决贯彻相关的路线、方针、政策；要有较强的政治敏锐性和政治鉴别力；要有大局观念，自觉站在全局的高度思考和处理问题；要有高尚的道德情操，用先进文化、先进思想武装头脑，淡泊名利，甘于清贫，经得起形形色色的诱惑。

(二)业务能力素质

在科学技术高度发展的今天，要使我们的办公室成员适应新形势的要求，就必须增强办公室成员的业务能力。一是要求有合理的知识结构，包括掌握事物的发展规律，文秘知识，力争实行办公室成员执业资格上岗制；二是掌握技术，要求办公人员精通计算机、网络技术，具备一定的外语听说读写能力。(三)工作作风

正确的工作态度，高度的工作责任心，是做好办公室工作的前提。每个办公室同志都应当发扬“四种精神”，改进工作作风：一是发扬爱岗敬业精神，热爱本职，烙尽职守，在党组织指定的工作岗位上，尽心尽力干好本职工作；二是发扬艰苦奋斗精神，保持共产党员本色；三是发扬团结协作精神，部门之间、上下之间、同志之间，既有分工，更要合作，要保持精神上互相鼓励，工作上互相支持，生活上互相关心，努力作到目标上同向，工作上同步；四是发扬开拓创新精神，运用新思维、新方法，激发新思路、新观点，总结新经验、新办法，创造新成果、新业绩。(四)工作人员的责任心不强，积极性不高

由于办公室的工作比较零碎，很多人认为这仅仅是跑腿打杂的事务，没有技术含量，谁都可以胜任。在工作态度方面，有些工作人员自身工作抱着“不求有功，但求无过”的

心态，认为“多做多错、少做少错，不做无错”，工作上只是被动地完成领导交给的事务，积极性不高。

三、提高办公室工作效率的途径

改善传统的运作模式，引进新的竞争机制，开发新的途径，以实现提高效率的目标。根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高办公室的工作效率，应该从以下方面入手：

(一)变被动为主动，提高服务意识

首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对企业发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体职工服务，使服务工作既及时周到又不出差错。

(二)完善制度，形成良性运作机制

办公室工作要适应改革的需要，一是必须加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。二是制定完备的工作程序，照章办事。面对如此繁琐的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，所以必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。

能否调动员工的积极性，是提高整个企业办事效率的前提，因此领导要善于激励，赏罚分明，并将它上升到规章制度，在工作中通过某种外部的激励，激发被管理者的工作积极性。

(三)努力提高管理人员的综合素质

员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的政治修养，良好的沟通能力和协调能力，良好的文件管理能力，较强的文字功底，能够熟练操作计算机，扎实的专业知识等，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，所以对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要，通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，提高工作人员的整体素质。另外，尽快推广管理职员制度，根据管理干部的资历和实际工作能力，合理确定管理人员的级别，对不同级别、不同岗位的工作人员，提出不同的岗位要求和工作内容，进行规范管理。

(四)“软硬兼施”，运用现代化办公设备

办公现代化是国有企业改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为公司节省大量人为和物力。先进和办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。总之，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。

四、结论

随着企业规模的扩大，机构设置会越来越多，这对企业的综合管理部门来说是一个挑战。如何应对这个挑战，协调好各个部门之间的关系，做好服务工作是摆在管理者面前的一个难题。本文从办公室管理中存在的问题入手，有针对性地提出提高工作效率的途径，请领导批阅。

参考文献：

1、张文元.高校二级学院办公室人本管理问题探析[J].赤峰学院学报，2010（7）。

2、朱耀红.提高独立学院系办公室工作质量和效率[J].高教论坛，2009（6）。

3、光辉，享受工作的员工才是好员工，北京西城区百万庄大街24号（100037），新世纪出版社，2011，133-177.4、周三多，管理学（第三版），北京市新城区徳外大街4号，高等教育出版社，2005,37-56.5、中国学术期刊网论文写作发表指导中心

7、何辉.新形势下如何做好办公室工作[J]，管理学论文，http://www.xiexiebang.com/i257951，2010-9-27

第二篇：浅谈如何提高办公室工作效率

浅谈如何提高综合办公室工作效率

【摘要】综合办公室是公司的一个窗口，也是联系上下左右的桥梁和纽带，在整个机关中处于非常重要的地位。办公室的工作效率、精神面貌、执行力如何，不仅对领导工作而且对整个机关工作有着十分重要的影响，努力提高整个队伍的执行力和服务力，充分发挥办公室中心枢纽的作用，对公司的发展起着重要的作用。

关键词： 办公室工作效率

阳光物业公司综合办公室负责公司政务文秘、信访接待、档案管理、后勤保障等各项工作。办公室工作没有最好，只有更好，随着公司的发展壮大，给办公室工作也提出了新的更高的要求，在新形势下办公室工作一定要紧跟发展步伐，以与时俱进的开拓精神，主动适应公司发展的需要。下面结合结合多年办公室工作经验，对如何提高办公室工作效率谈一些粗浅认识。

一、树立大局意识，凝聚团队力量

要干出一流的业绩，必须拥有更高的思想境界，树立更高的目标定位。要有争先创优干事创业的激情，不达目的誓不罢休的拼劲，树立任劳任怨的奉献精神，把办公室的事、领导交付的工作当作自己的工作去落实。办公室工作人员的-1-

形象直接影响到整个单位的形象，这就要求办公室工作人员，要做到自尊、自爱、真诚、团结。上下之间、部门之间在日常工作中不可能没有矛盾，在协调、处理各类矛盾问题时，一定要相互理解，求同存异；要严谨慎行，不要随心所欲。汇报工作、处理公文、接待来访、现场协调等是办公室工作人员的经常性工作，说话办事一定要言之有据、行之有序、动之有规，绝不可口无遮拦，草率行事；要待人真诚，不要欺上瞒下,既不能欺骗上级部门和领导，不能愚弄基层，更不能在背后搞不利于团结不利于集体的动作。办公室工作犹如一台机器，缺少哪个零部件，运转都会出问题。大家相互补台，才能好戏连台；相互拆台，最终只能一起垮台。同事之间要注重协同作战，互相尊重，互相理解，互相支持，形成一个宽松和谐的环境，同时，办公室的工作也需要发扬刻苦钻研、勤奋敬业、无私奉献的精神。只有这样，才能在平凡的岗位上不断提供优质的服务，为公司的发展作出贡献。

二、立足本职工作，提高整体素质

自己有一桶水，才能送给别人一杯水。这就要求办公室人员不断学习，充实自己，有了“金钢钻”，才能揽“瓷器活”。毛主席说过：我们的队伍里边有一种恐慌，不是经济恐慌，也不是政治恐慌，而是本领恐慌。这种本领恐慌，会“倒逼”着办公室人员学习新知识、掌握新本领。办公室在建设学习型机关、学习型组织中理应发挥表率作用，把学习作为推进工作的总抓手，引导办公室同志多读书，多掌握知识，让学习成为办公室人员的一种时尚，使学习工作化、工作学习化。办公室工作的好坏，具体体现在“人”的工作质量上，坚持“上为领导分忧，下为基层服务”的原则，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，从而使工作目标更明确，重点更突出。多考虑如何更好地创新管理，开源节流，保证办公室工作正常高效运转。

三、突出工作重点，强化服务意识

办公室工作千头万绪，任务十分繁杂。要提高办公室的服务水平，说起来不难，但要真正体现出来，我认为还是要非常努力的。因为工作性质和岗位的不同，对于不同的办公室工作人员来说，有些事会很多也很繁杂，甚至有的时候会出现大事小事、临时性，紧迫性的任务接踵而至的情况，这个时候如果你没有一个合理的计划与安排，不分轻重主次，眉毛胡子一把抓，理不出头绪，工作起来东抓一把，西扯一下，必然会出现丢了西瓜捡芝麻，结果是竹篮打水一场空。在实际工作中，要使办公室的服务工作做到既周到又服务好，要强化“细节决定成败”的理念，以高度的政治责任感和强烈的工作事业心完成好每一项任务，做到高标准、高质量、高效率，力求一丝不苟、精益求精，要严格按照“三个不让”的要求做好自己手中的每一项工作。即：不让领导布置的事情在自己手上耽误；不让领导批件在自己手里延迟，不让办公室的形象因自己受损。

四、超前计划求主动，当好参谋助手

办公室工作就是要做到知之在早，思之在先，谋之在前。现在公司领导工作节奏越来越快、标准越来越高、要求越来越严，如果办公室人员不自加压力、抢抓主动，就很难跟上政府领导的节奏，就不能很好地搞好服务，就会出现掉链子的现象。办公室同志要有“抢”的意识，服务抢在前、调研抢在前、预案抢在前、措施定在前、协调抢在前；要围绕“公转”抓“自转”，在被动中寻求主动、在被动中争取主动，在被动中创造主动，善于从纷繁的事务中解脱出来，想领导之所想，想领导未曾想，主动为领导提供超前服务。办公室是参谋部，为领导决策出思路，供信息、提建议是办公室人员分内职责。在工作过程中，要自觉做到：请示工作有方案，汇报工作有依据，贯彻指示有措施，紧贴中心提建议。坚持“辅助政务而不主持政务，服务于决策而不作出决策，主动而不过限，积极而不越权”的原则，扮演好参谋助手的角色，力求吃透上情，摸清下情，根据实际情况，认真分析问题，提出解决问题的方法和对策，及时供领导参考。

第三篇：如何提高综合办公室工作效率

如何提高综合部办公室的工作效率

关键词：项目综合管理；办公室；工作效率

随着项目工程进度的不断加快加大，综合部办公室已成为项目部一个日益重要的部门，承担着项目综合管理的重任。综合部是整个项目运作的中枢，作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证项目部各项工作正常运作的作用。随着项目工程进度的加快加大，办公室的任务也越来越繁重和复杂，为了更好地发挥其督察、协调和服务的职能，恰当地处理好项目各个部门之间的关系，解决好项目的各项事务，综合部办公室必须改进工作方式，努力提高工作质量与工作效率，以此来满足项目工程进度发展的要求。

一、综合部办公室的职能

要改进工作思路，提高工作效率，必须对项目综合部办公室的工作职能有一个准确的定位，只有权责明确，才能各司其职，提高效率。办公室职能总的来说，有以下方面：

（一）上传下达、检查监督与综合协调

项目部办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受项目职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对项目领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现；针对项目部职工的意见和建议，办公室要及时汇总，向项目领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。由于

办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样，在繁杂的行政事务中，势必出现不同意见和各种矛盾，这时办公室工作人员必须在协调、沟通上下功夫，协助领导协调各个部门间的关系，保证项目各项工作顺利开展，保障项目部拥有一个良好的工作环境。

（二）辅助决策，服务领导

项目部办公室在执行学院领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，能够准确把握项目中存在的问题，职工工作的重点和难点。此时，项目部办公室除了协助院领导处理项目日常工作之外，还应当为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，从而使项目职工更好的工作。

（三）做好后勤，服务职工

办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、重要文件收发、接待各种来访、物资采购、调派车辆、伙食保障、组织项目部相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够尽其所能、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。

（四）营造良好的工作环境的职能

项目部办公室必须在营造良好的工作环境中起到主导作用，主动承担营造良好的工作环境的职能，努力为项目部营造一个团结、健康的工作环境。

（五）对外窗口职能

项目部办公室还负责项目部对内、对外宣传的工作；负责回答

负责编发简报，项目信息的宣传与监管。组织、协助项目领导接待重要来访，处理信访等。

二、项目部办公室管理中存在的问题

（一）项目公务用车数量不足，个别司机对办公室用车安排有疑义

随着近来项目工程进度的不段加快加大，项目领导和职工对车辆使用的需求也越来越大，项目部仅有的六辆公务用车已无法满足日益加大的用车需求。由于项目部日益加大的用车需求，导致办公室对公务用车安排变得日益频繁，项目司机的工作量也随之日益加重，这也就使得个别司机对办公室用车安排存在不理解，对办公室用车安排有意见，对工作可能变得不积极。

（二）食堂管理复杂，工作难度大

作为项目领导和职工前线工作的伙食来源，食堂是一个很重要的部门，如何合理规范的管理好食堂，为项目领导和职工提供良好的伙食就尤为重要。然而项目部人员众多，大部分人口味又各不相同，使食堂饭菜无法满足每个人的口味。项目部食堂的工作人员手艺各有不同、有好有坏，这也就使食堂饭菜的味道无法得到更好的保证。项目部食堂作为一个有偿部门，他不仅要考虑到项目伙食的提供还要考虑到各种伙食来源的花费，这也就使得食堂管理更加复杂。

三、提高项目部办公室工作效率的途径

根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高项目部办公室的工作效率，应该从以下方面入手：

（一）：努力提高办公室工作人员的综合素质

员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的工作能力、良好的沟通能力、良好的服务意识、不怕麻烦的工作心理等。项目办公室一概通过不断的沟通、学习知识，提高办公室工作人员的整体素质。随着办公室工作人员的素质不断提高，办公室的工作效率也会随之不断提高。

（二）：变被动为主动，提高服务意识

首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的工作职责，认真地服务项目领导和职工。其次，要提高服务的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让领导和职工满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。

（三）：增加项目公务用车，做好用车安排

随着近来项目工程进度的不段加快加大，项目部仅有的六辆公务用车已无法满足项目领导和职工的用车需求，办公室讨论研究，决定应该向领导反映当前用车需求情况，请求项目领导及时增加公务用车，缓解用车压力。做好与司机的沟通工作，及时向司机讲解当前项目领导和职工的用车情况及用车安排，做好各个司机的思想工作，解除司机对安排用车的疑义，提高司机的工作效率。

（四）：做好食堂管理工作，改善食堂伙食状况

项目部人员众多，每个人的口味有所相同，为改善食堂伙食状况，办公室会汇报工程局安排炊事员的培训和相互交流工作，提高炊事员厨艺，使我项目伙食做到花样繁多，营养均衡。另外关于食堂花费问题，经办公室讨论研究后提交领导，项目上决定尽其所能，就算食堂亏损也会保证食堂的伙食提供，确保食堂饭菜质量和花样，为领导和职工前线工作做好准备。

四、结论

随着项目工程进度的加快加大，项目工作繁杂事情也会逐渐增加，这对项目的综合管理部门来说是一个挑战，如何应对这个挑战，协调好各个部门之间的关系，做好服务工作是摆在综合和管理部面前的一个难题。本文从办公室管理中存在的问题入手，有针对性地提出提高工作效率的途径，希望能为决策者提供一些参考。

第四篇：如何提高办公室的工作效率

提高办公室的工作效率

在办公室工作，工作效率时高时低，对于计划性、统筹性和自我控制力不强的人来说，降低了工作的效率……如何提高办公室的工作效率呢？在有效的时间做你应该做的事，带着一颗愉快的心完成工作，定完成工作任务又获得意外收获。我觉得提高办公室工作效率应该从以下几点做起：

工作要有计划性，分清主次

办公室的工作，会有临时性、紧迫性的任务接踵而至的情况，办公室人员就是要做好计划、有统筹性，应做到心中有数，排出个轻重主次及先后顺序，该休息时休息，该工作时工作。注意情绪的控制，保持心态平衡

在工作中保持好的情绪是对做好一天的工作是非常重要的。工作就是工作，在工作中要控制好自己的情绪。平时参与一些集体活动，保持一颗平常心，遇到事情时，换个角度来思考，就可以了。

建立良好的人际关系排除人为的阻力

办公室是很多的人员来组成的，每个人性格爱好决定了其的行为方式。人际关系的恶化你将是得不到同事的帮助。现在社会关系复杂，应该特别注意男女同事关系的处理，搞好了人际关系，你做起事是如鱼得水、事翻功倍。所以说建立良好的人际关系排除人为的阻力，也是提好工作效率的好方法

以上只是如何提高办公室工作人员工作效率的几点意见。

第五篇：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

编号： 0607011143

扬州环境资源职业技术学院人文科学系

毕业论文

论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

专 业： 文秘与办公自动化

班 级： 0611文秘

姓 名： 张耀

指导老师： 陈洁

2009年5月

浅谈秘书日常工作效率提高的途径

摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。关键词：秘书 工作效率 工作计划 途径

如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢?我将着重从以下几个方面展开论述。

一、提高秘书日常工作效率的重要性

（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人

随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。

为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。所 谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。

(二)秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用

秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。

由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗 口”的地位。

（三）秘书是公司领导的代言人

有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。

从上述观点可知秘书在企业中占据重要地位，提高其日常工作效率势在必行。

二、秘书日常工作效率低的原因

（一）需要当机立断处理的事情多。

秘书虽是辅助上司工作，但需要自己当机立断处理的时候也很多。面对这类情况，秘书应事先与上司协商处理的方式，以便发生情况时能及时处理。如果事先未予协商，则应及时请示。

某天，李总正在主持一个小型会议，这时秘书于雪接到李总的一个老朋友打来电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果于雪机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总早就在等对方的电话。于雪考虑了一下，决定悄悄走近李总身边将情况告诉他，听听他有什么吩咐。果然此人找李总是为了一个大客户进货的事，如果当时于雪拒绝了这个 电话，公司很可能损失上百万。

（二）工作中的变数多。

秘书工作的内容不仅繁杂而且变数多，需要秘书随时根据实际情况恰当调整。秘书面对变化要沉着冷静，及时与各部门联系协调，以促进工作顺利进行。

（三）一心几用的时候多。

秘书常常必须同时处理好几个工作，对于哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能“捡了芝麻丢了西瓜”，把工作搞得一团糟，令上司大失所望。

（四）忙闲不一的情况多。

秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的。如遇到上司长期出差或外出学习等情况，秘书就可稍微清闲一会儿。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲。

我在从事秘书工作时发现：每天总有一两个小时非常忙，工作很多，一个电话接着一个电话，感觉连喘气的时间都没了；每天也同样会有一两个小时非常清闲，甚至看了半本文学杂志都没人打扰。

（五）需要广博的知识面

秘书是上司的参谋、助理，每天要为上司收集、整理大量的信息，还要接待各种各样的来访者，其接触面比较广。秘书因此能学到很多知识，但同时由于信息的更新快又必须要求自身快速进步，正所谓“逆水行舟不进则退”。

如今的秘书工作不仅仅是端茶倒水、接电话那么简单，而是逐渐 向决策层转移。很多秘书人员的专业知识不足，非专业的知识不广博，影响上司决策的及时性与准确度。有时秘书的一个疏忽、一个过错会导致企业严重亏损，甚至倒闭。

三、提高秘书日常工作效率的途径

（一）强调质量意识

有很多秘书在工作中非常主动，来客人时，他会迅速的去泡茶；别的部门的人让他去复印，他会立刻帮忙复印。但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是递茶时把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件不完整，边上内容没印到，要么是页码混乱，衔接不上。

作为秘书，工作应当积极主动，但光积极主动还不够，工作还必须有质量，即对自己完成的每一项工作成果确保无误后再交给上司或同事。工作质量反映工作态度，如果对自己的工作不能精益求精，没有质量意识，那么自己在别人心中的形象就会变差，同时工作效率会下降，甚至影响到别人的工作效率。为此秘书要增强质量意识，采取质量管理方法：

1、不断完善

质量的不断完善是指个人或组织不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，个人或组织总可以做得更好。当一项计划由十个人赞成增加到二十人时，还可以再让更多的人赞成。一个人或组织一旦采纳了不断完善的方法，就踏上了没有终点的旅程：必须不断努力完善、学习、成长。

秘书工作的质量可以提高效率和上级的满意度，但质量必须建立 在需求者的需要上。例如领导让你在十点之前完成一份文件，你即使在十点半写出了一份百年不遇的好文章，那也是没有价值的。

2、再造

工作中的变数多，是秘书工作的一个特点，因此秘书要感觉到变化的需求，要在变化到来时做出有效反应，对工作过程彻底的进行再思考和再设计，以便在效率衡量标准（如成本、质量、服务和速度等）上取得重大突破。“再造”首先确定必须做什么，然后确定如何去做。

再造中最关键的部分是在理论和经验的基础上确定它应该做什么，即确定它能做得最好的是什么。之后确定需要做的事最好是由自己做还是由其他同事来做。采取再造方法的结果是自己工作量的减少和转办的工作增多。

（二）做好工作计划，合理安排时间

秘书工作不仅范围很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂，容易带来混乱，影响效率。有些秘书总是觉得自己很忙，时间不够用，但忙了一天却不知忙了些什么。解决此问题就必须做好工作计划，合理的安排时间。

1、工作程序化

秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤形成书面文字，这样不仅可以在平时工作时参照应用，加快任务处理速度，保持任务完成质量的一贯水准，而且使工作调动时接替自己工作的人能很快顺利的开展工作。

2、分清工作轻重缓急

面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备随机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。

例如：用ABCD法则排出工作的优先等级。A类，重要并紧急的，必须立即做、优先做；B类，重要而不急的；C类，紧急而不重要的，有时间才做；D类，既不重要又不紧急的，可以暂时不做。每日从A类依轻重缓急，循序着手，这样就会使工作完成的更加科学、合理，就能充分利用时间，取得最佳效益。

张清是某集团公司新来的秘书，某天早上一进办公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，说下个星期开会要用。他看了一下，有20多页，共3万多字。他还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午两点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让张清通知与会人员。刚放下电话，机要室就给他送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。他刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下个月初到电视台做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让张清打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知他，让他填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，张清觉得头都大了，一下子不知如何着手。

一位年长的同事看他措手不及便教他ABCD法则，分清工作的轻重缓急。之后，张清用这种方法把早上的工作划分为：通知几位总监 开会是A类工作，交传真与写报告属于B类，打电话和填写报名表是C类。最后张清根据这种划分依次去做事，有条不紊，很轻松的完成了任务而且质量很高。

3、明确自己的工作性质

明确工作的任务和职责。当上司给你安排工作时，要想一想哪些工作应由自己亲自完成，哪些工作应协助他人做，哪些工作不参与。

要区分常规工作和非常规工作。秘书要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，如果你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。

明确工作性质可以合理的分配精力，精明的利用时间，以提高工作效率。如有时可以合并同类任务、集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

4、使用办公辅助手段帮助组织工作

办公辅助手段包括工作日志、时间表、计划表等，在上面编制日安排和周计划等。它们能帮助个人管理时间，使工作有条不紊；有助于分析、评估自己利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。

（三）提高个人素质

1、做好情绪管理 秘书日常工作压力大，减压就要运用情绪管理。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。所以，无论遇到什么情况，都要控制好情绪，以理性的态度对待自己的工作和上司，不把低落的情绪表现在脸上。一个喜怒哀乐皆形于色的秘书会让人觉得很幼稚，以致很难得到上司和同事的信赖。所以，作为秘书，无论什么时候都应管理好自己的情绪，展现出开朗和朝气蓬勃的一面。

2、增强专业知识，扩大非专业知识

随着企业的发展以及市场竞争的加剧，企业领导人面临的各种压力也越来越大，它们对自己的助手—--秘书的要求也越来越高，因此，秘书必须在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电，增强专业知识，扩大非专业知识，做一个复合型的人才。科技是第一生产力，知识是个人发展的基础。只有努力学习，增加知识量才能从根源上提高秘书工作的效率。

陈建是一家大型企业销售部张经理的秘书，一次，张经理带着陈建去和一个很有学识的大客户洽谈，本来成功的希望不大，所以双方便随便聊了起来。这位客户喜欢看《红楼梦》，字里行间总不免带上几个书中人物。张经理从不看小说，所以二人总聊不到一起。陈建从小就爱读书，虽然只看过两三遍《红楼梦》，但书中情景仍记忆犹新，便在一旁提醒张经理，自己不时背两句诗、说一些自己的见解给客户听。客户大为欣赏，在临别时居然答应要购买一批产品。此后，经理每次洽谈商务总要带着陈建。结束语

秘书是各行业很重要的一个“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系各单位的“纽带”。面对市场经济与金融危机，秘书要积极主动的提高日常工作效率，为自己所在企业单位做出贡献，以求企业总体利益最大化和个人需求的满足。致谢辞

我由衷地感谢陈洁老师对我论文的悉心指导，从论文选题到论文的写作过程给予我真诚的鼓励、中肯的建议和指导。陈老师一直以来对工作认真负责，在实习期间及时督促我毕业论文的写作进程。她严谨的治学作风深深地影响了我，使我在论文写作上不断改进和完善。对陈老师的辛勤指导，呈上我最诚挚的谢意！同时,也感谢大学三年以来教诲我的老师们！谢谢你们给予我的一切！

参考文献：

(1)谭一平《现代职业秘书实务》 中国人民大学 2007年(2)孔昭林 《实用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中国就业培训技术指导中心 《秘书国家职业资格培训教程》 中央广播电视大学 2006年

(4)周三多 《管理学》 高等教育出版社 2000年