登记归档制度

第一篇：登记归档制度

登记归档 一般规定

.1.1 登记事项登簿后，房地产登记机构应将登记申请材料、登记审核材料和具有保存价值的其他材料收集、整理、归档，定期或永久保存。除本规程第5.3.9条中列入可销毁范围的登记档案为定期保存外，均应永久保存。

.1.2 房地产登记档案存档形式应包括纸质形式和电子形式。当同时采用纸质形式和电子形式存档的，两者内容应保持一致。.1.3 房地产登记档案宜由房地产登记机构统一管理。

.1.4 房地产登记档案库房的设计和管理应符合国家现行有关标准的规定，应做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物工作。

.1.5 房地产登记机构应配备登记档案、登记簿检索工具，应实现档案目录和登记簿之间的双向查询、组合查询、模糊查询等功能，并应根据要求实现身份验证等功能。

.2 存档范围

.2.1 房地产登记档案应采用文字、图表、声像等形式，其载体可为纸介质、电子介质、磁介质等。

.2.2 登记申请材料应包括房地产登记申请书、身份证明、房地产权利来源证明材料、房地产自然状况及登记簿记载的其他事项发生变化的证明材料等。

.2.3 登记审核材料和其他材料应包括下列主要内容： 询问笔录； 2 实地查看材料； 3 登记审核结果材料； 4 其他证明材料。

.3 纸质档案管理

.3.1 纸质档案归档应包括接收、立卷、编号、装订、入库、上架等工作。

.3.2 纸质档案归档应符合下列规定： 登记工作完成后，应将列入归档范围的材料收集齐全，并应按本规程的有关要求及时归档、检查验收、保管利用； 归档的材料应为原件或为经比对确认的复制件；对不符合要求的，不得接收。

.3.3 纸质档案宜采用每办理1件登记所形成的材料立1个卷；合并办理的登记材料宜合并立卷。

.3.4 纸质档案的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和档案盒或档案袋的编写工作，并应符合下列规定： 卷内材料应按下列顺序排列： 1）目录；

2）结论性审核材料； 3）过程性审核材料；

4）当事人提供的登记申请材料； 5）图纸； 6）其他； 7）备考表。卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。卷内目录编制应符合下列规定:

1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；

2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；

3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号； 4）备注应填写需注明的内容。4 备考表的编制应符合下列规定：

1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员； 2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员； 3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。卷皮与档案盒或档案袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。.3.5 纸质档案可采用按归档流水号制定编号规则。.3.6 纸质档案装订应符合下列规定: 1 材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁； 破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后； 幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并应预留出装订边际； 卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替； 卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm； 6 应在材料左侧采用线绳装订； 材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

.3.7 纸质档案整理装订完毕，宜消毒除尘后入库、上架。.3.8 房地产登记档案保管应符合下列规定： 档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%； 档案库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查； 档案库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射； 档案密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿； 应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫； 6 应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。

.3.9 下列纸质档案可列入销毁范围： 抵押权登记已注销满5年； 2 查封登记已解除满5年； 3 地役权登记已注销满2年； 4 预告登记已注销满2年； 5 异议登记已注销满2年。

.3.10 销毁保管期届满的纸质档案应按下列程序进行： 应由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人员组成鉴定小组； 鉴定小组应对保管期届满的档案逐件进行审查，提出存毁意见。经鉴定有保存价值的档案，应重新整理编号，划定新的保管期限，妥善保管；不再保存的档案，应逐件编造清册，报本级房地产行政主管部门审批后销毁； 鉴定小组应指定2名以上鉴定小组人员监督销毁。监督销毁人员应根据销毁清册，对将要销毁的档案材料进行核对，确认无误后，方可进行销毁。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名，并应注明焚毁或打浆的销毁方式和日期。

.4 电子档案管理

.4.1 电子档案的范围应包括电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果。

.4.2 电子档案应以1次登记为1件，按件建立电子档案目录。.4.3 电子登记簿应按房屋登记基本单元建立并应与电子档案目录形成关联。

.4.4 房地产登记纸质档案宜进行数字化处理。

.4.5 数字化处理基本流程应包括案卷整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。.4.6 数字化处理过程中应建立纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并应及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时形成完整、规范的记录。

.4.7 数字化扫描处理应符合下列规定： 扫描应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面档案可采用大幅面扫描仪，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理； 对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描； 当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对档案进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率； 对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决；对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式储存，应确保照片清晰度。5.4.8 数字化图像处理应符合下列规定： 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原； 对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则； 对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像； 彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。.4.9 数字化图像存储应符合下列规定： 采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用TIF格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式； 图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子档案目录形成对应。

.4.10 档案数字化转换过程中形成的电子档案目录与数字化图像，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总，并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，数字图像的排列顺序与纸质档案相符。.4.11 电子档案数据验收应符合下列规定： 对录入的目录数据和登记簿数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3‱； 对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制； 对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3‱。

.4.12 电子档案备份和异地保存应符合下列规定： 电子档案目录、电子登记簿以及纸质档案的数字化加工处理成果均应进行备份； 可选择在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾备份的备份方式； 应至少每天1次做好增量数据和材料备份； 应至少每周1次定时做好完全备份，并应根据自身条件，应至少每年1次离线存放。存放地点应符合防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物的要求，还应采用专用的防磁柜存放； 应建立异地容灾体系，应对可能的灾害事故。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20km，在地震灾害频发地区，间隔距离不宜小于800km； 6 备份数据应定期进行检验。备份数据检验的主要内容宜包括备份数据正常打开、数据信息完整、材料数量准确等； 数据与灾备机房的设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。

第二篇：归档制度

公司文件管理制度

1． 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2． 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。3． 收文的管理 3．1 公文的签收

3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。3．2 公文的编号保管

3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。3．3 公文的阅批与分转

3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3．3．3 为加速文件运转，办公室部门在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。3．4 文件的传阅与催办 3．4．1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3．4．2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3．4．3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。3．4．4 文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

3．4．5 办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

3．4．6 按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。收文管理程序及要求

4． 发文的管理 4．1 发文的规定

4．1．1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4．1．2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司发文。

4．1．3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。4．2 发文的范围

4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

4．2．2 公司下发文件主要用于： ① 公布公司规章制度；② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； ③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项； ④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

⑤ 发布有关奖惩决定和通报； ⑥ 其他有关公司的重大事项。4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4．2．4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。4．2．5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4．2．6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。5．文件的立卷与归档 5．1 文件的归档范围

5．1．1 凡下列文件统一分别由两办负责归档： ① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、报表等；

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录； ④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等； ⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； ⑨ 公司日志和大事记；

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5．1．2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。5．2 立卷要求

5．2．1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

5．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

5．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

5．2．4 上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。6． 文件的销毁

6．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

6．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

发文程序及要求

第三篇：档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间：各部门要按时收集、整理各类文件材料。

各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数：本单位一般归档两份，且必须保存一套档案原件。

4、归档手续：各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，张贴相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按成都辰坚市场信息咨询有限公司资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按公司有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记

申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各部门有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各部门服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节论处。

第四篇：人事档案归档制度

一、人事档案保管制度

□ 目 的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案；

②在档案底账上注销；

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：

①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度

□ 目 的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

□ 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式：

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢

失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；

公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求

出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。

首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领 导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第五篇：立卷归档制度

立卷归档工作是文书处理过程的最后环节，是档案工作的基础，为了使案卷更好的利用，发挥其作用，便于管理和查找，特作如下规定：

一、归档时间：

各部门要在每年12月份把文字材料，移交本机关档案人员。

二、归档要求：

1、凡是本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和工作活动中形成的各类文件材料都应归档立卷。

2、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，并根据其性质区分保存价值，分类整理，确定保管期限立卷。案卷标题简明确切，以便保管和利用。

3、具有永久和长期保管价值的案卷内“备考表”必须按要求填写。

4、对需要归档的案卷，在装订必须认真检查。园珠笔、铅笔、复写纸的材料一律不得归卷，有者必须用钢笔重新抄写或复印。装订做到结实、整齐、美观，便于长久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前装订成册。