第一篇：秘书实务核心必考复习资料
秘书实务核心必考复习资料
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1、秘书的涵义
（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位
（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）
秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。秘书活动的根本性质是辅助性。秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程
2、秘书的职业特征
（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关
（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”
（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层
（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等
（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维
3、秘书工作的内容
（1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等
（3)文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等（6)调查研究：计划、实施、分析、研究等
（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等
（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费等（15）其他临时交办事项
4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：
A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策 B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息 C、由被动服务转变为主动服务
D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调” A、强调调查研究工作 B、强调信息工作 C、强调信访工作 D、强调协调工作 E、强调督察工作
F、强调党务、政务服务工作
5、秘书的工作性质与特点
（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手
（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。他们门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任
（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德
（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性 中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。认清秘书工作的四个性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉的做好各项工作
6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用
8、秘书工作职能的转变
（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案
（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划
9、我国秘书工作方式的转变
（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展
会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作
2（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作
10、古代的秘书工作制度（1）三省制
魏晋开始形成，唐朝确定：即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既互相分工、配合，又互相监督、牵制（2）贴黄制、引黄制
A、魏晋以后，公文多用黄纸书写
B、唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄” C、此后又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是公文摘要的由来（3）条旨制
明朝规定，百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”（4）催办制度：
A、宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办
B、元代特设急传铺，遍布全国，加快了公文传递速度，同时也实行限期催办（5）文书制度：
A、秦汉时，对公文的名称、用途即有严格规定
B、唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则
C、元朝又规定了公文的署押、照刷（检查有无稽迟、失错、遗漏、违枉、埋没等）、磨勘（检查卷宗是否改正、齐全等）、注销等制度
D、清朝则进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则
（6）一文一事制、文书立卷制、限期承办制
11、我国秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用
（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理
12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点
A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化
B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，即辅助功能强，工作适应面广（2）趋势
A、由事务性转化为智能型 B、秘书工作日益专业化
C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化
13、秘书工作机构的设置原则
（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）
（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的
14、秘书工作机构的性质
（1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作
（2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手
（3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性（4）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务 这是由秘书工作机构的能决定的
15、秘书工作机构的职能
（1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
（2）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。
（3）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告
（4）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。具体表现见书
（5）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书
（6）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系
负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜 负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理 做好政府机关的人民群众来信来访工作 处理好组织与社区公众的关系 处理好组织与新闻媒介的关系
沟通、联络、协调企业与股东之间的关系
主动收集、接受并处理内部员工对组织的反映、意见和建议等 处理好顾客或客户对企业的投诉、批评等
根据组织规定或主管授意，做好对员工的祝贺、探访、慰问等工作
16、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准
4（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于职分
（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）
（1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力
（2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的不时之需
（3）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会
19、秘书的思想作风（思想修养和工作作风）
全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓 20、秘书的职业道德
（1）忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的
（3）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨
（4）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德
（5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证
（6）恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果
（7）实事求是，勇于创新 实事求是
（8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求
（9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能
21、秘书的性格
开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制
22、秘书的心理素质
（一）（1）意志的调节和控制—坚毅（2）性格的调节和控制—随和 A、豁达开朗 B、意志坚强 C、敏捷应变 D、幽默风趣 E、友爱合作
5（3）兴趣的调节和控制—应变（4）情感的调节和控制—平衡
（二）心理调适的有效方法（1）博览群书，开阔胸襟
（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪
27、秘书与主管上司的关系
（一）秘书与上司关系的特征（1）工作上的主从性
（2）知识、能力、体力、思维的补充性（3）人际关系的首属性（4）人格上的平等性
（二）秘书与上司关系的处理原则（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结
28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求 真诚地关心别人、同等友好、维护团结
29、秘书与其他业缘关系：
（1）处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名
（2）发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生
（3）记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这也是人际关系走向成功的第一步
30、秘书日常工作
（1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”
（2）办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品
31、办公室布局
（1）开放式办公室：大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪音和不同的工作部门，称为半开放式办公室。特点：
①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割 ②以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排 ③工作人员和管理人员同处一地办公
（2）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间给一 6 个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备 优点
A、比较安全
B、可以保证工作的秘密性
C、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作 D、保护私人空间 缺点
A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多 B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独
33、邮件收进
（1）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办（2）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发（3）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯
34、接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待（1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式
（2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律（3）程序
①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待三种
②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等
③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等
（4）接待规格：主要是从主陪人员角度而言
①高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好 ②对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用
③低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待（5）如何确定接待规格
①主要由上司决定，秘书仅提供参考意见 ②了解对方来宾最高身份 ③考虑与我方关系
④以前接待过的来宾参照上次标准
⑤突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉（6）接待经费：
①明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例
②了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳 ③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定
④做好保密工作，注意内外有别
（7）外宾接待
基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪
基本程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资 7 料；礼貌迎接、认真招待、热情送别
35、日程安排
富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。秘书做好这些工作能为上司节省大量精力与时间，也可使工作更有计划，更有效率
（一）日程安排的原则和要求
（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促
（5）酌留弹性、劳逸结合
（二）订约事宜：指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录
（三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作；旅途服务；随时联络。
36、督查
（1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办（2）督察工作的作用 ①督查对领导的作用
督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段； 督查是促进领导决策正确、科学的必要环节；
督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段
②督查对秘书的作用
督查是秘书的一项重要职责；
督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面
（3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效
（4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档
37、保密
（1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密
（2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结
（3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保密（4）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作
38、印信工作
（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用
（3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、8 财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）
39、值班工作、突发事件处理
（1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理（2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度
41、提供信息应注意
（1）适事：指提供信息应有针对性、适用性
（2）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间（3）适度
①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论
②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导无所适从，不得要领，最好能恰如其分
42、调查研究的作用
（1）收集原始信息，以支持领导决策
（2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据（3）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段（4）提高秘书人员自身素质的重要途径
43、会议
（1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议（2）分类
①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等 ②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等
③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等 ④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议 ⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议（3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点
议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题 议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性 议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散
议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定的（4）会议成本预算
①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借会、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这部分可以明显计算出来的，又是直接消费的 ②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人所注意的成本。计算公式：会议成本＝X+2J× N × T。X表示显性成本的总和，J代表与会人员每小时平均工资的3倍，N表示人数，T代表时间（小时）（5）与会者报到与签到方法
一是秘书点名。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉 二是本人签到。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义
三是凭证件报到。这适合大中型会议
四是电子签到。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议
（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是一场活动中最重要、最尊贵的位置。这种位置既可以是座位，也可以是站位、行位。尊位是各种礼仪活动当中的一个基点，有了这个基点就便于确定其他人的位置，包括整个活动的行进方向。前后。行进时，前面为上，后面为下。左右。右为上，左为下。中间和两侧。中间为上，两侧为下（7）会场布置方式 ①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。比较正规、严肃
②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感
③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议
④分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室（8）会议记录
第一部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等
第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。方法：摘要记录、详细记录（9）会议纪要与会议记录的区别： 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事 会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事
二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别
（10）会务要点
①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。②由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上 ③讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料
44、工作会议特点
①会议时间、地点、人员相对稳定 ②议题相对集中、具体
45、催办的形式
发文催办、电话催办、派员催办
46、修饰避人的原则
在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰
47、选择服饰的基本原则
①TPO原则：T（time，时间），P（place，地点），O（object，目的）②因人而异原则③整体性和整洁性原则
第二篇：秘书实务期末考试复习资料
秘书实务期末考试复习资料
第一章 绪论
1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？
秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？
秘书实务的研究范围包括：
①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：
文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？
秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：
实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？
秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？
直接目的是：
熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：
增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章 秘书的一天
1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？
秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？
应把握以下要点：
①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。对于在常规性工作中遇到的问题，秘书则不必事事请示。
②要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。
③要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。
④领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。
3.秘书日常事务有哪些类型？如何分别处理？
秘书应按轻重缓急将日常事务分成三类：急办、必办和缓办。
优先处理急办事项，抓紧处理必办事项，抽空处理缓办事项，做到有主有次，有条不紊。
4.秘书下班之前如何“突击未了事宜”？
秘书应本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在最短的时间内完成某项工作。
5.秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？
主要是烦躁、敷衍、抱怨等情绪。
6.如何正确认识“秘书无休息日”？
秘书的职责就是为领导工作服务，具有“无定时”的特点。虽然一般情况下应由秘书自行支配双休日和节假日，但是，如果领导工作需要,秘书在休息日也要继续工作，直至完成任务为止。领导如在节假日加班,秘书要有“奉陪到底”的精神。秘书工作的这一特点要求秘书有健康的身体和奉献精神。
第三章 文字工作
1.何谓文字与文字工作？
秘书工作中所说的“文字”指语言的书面表达形式，即文书或文章。所谓文字工作，就是秘书运用书面语言代领导者和领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。
2.秘书文字工作的意义是什么？
①秘书的文字功底，是秘书的基本素质； ??②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力； ??③秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿。
3.秘书文字工作有何职业特点？它们对秘书的素质提出哪些要求？
(l)写作活动的受动性。秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为，不是“有感而发”，而是“奉命写作”，不是“我要写”，而是“要我写”。??秘书写作活动的受动性，要求秘书一方面要注重知识的积累和更新；另一方面要随时准备接受领导者的交给的拟稿任务。
??(2)思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析、综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表述。??秘书写作活动的抽象性，要求秘书不仅要具备扎实的现代汉语知识，而且还要掌握形式逻辑的知识。
??(3)表达方式的综合性。秘书的写作主要是撰拟文书。其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论。至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写作所采用。这是因为，机关制发的公文，是用于记载和处理各种事务的书面材料，它具有很强的针对性、适用性和可操作性。??表达方式的综合性，要求秘书要熟悉记叙、说明和议论等表达方式的一般知识和操作要领，以及不同表达方式的语言风格。??(4)成文过程的程序性。秘书的写作活动，有着严格的先后次序。其中间环节既不可疏漏，又不可跳越，必须环环相扣。一般地说，一份正式文件的撰写，要经过交拟、拟稿、审核、签发等环节。如果是联合行文，还要经过会商、会稿、会签等环节。若是撰写法规性文件，还必须经过上级机关或权力机关的审议、通过、发布等环节。
??成文过程的程序性，要求秘书要懂得行文程序，严格按照有关规定行文。不能像一般文章的写作那样，强调“作者中心论”、“我手写我心”，也不能搞什么“文责自负”。
4.简述文字记录的一般过程。
文字记录一般过程为：备好笔和纸，随时准备记录；用心倾听和判断，快速做出记录；及时补充和修改，认真整理记录；需领导者阅示的记录材料应及时将整理后的文字材料上报。
5.文字记录的方法有哪些？
要点记录法；详细记录法；常用的速记法；特殊的标识法；笔记与录音并用法等。
6.简析文稿撰拟的宏观过程和微观过程。
文稿撰拟的宏观过程，是就秘书成长的一般规律而言，它包括朦胧阶段、模仿阶段和自如阶段。
文稿撰拟的微观过程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括准备阶段、起草阶段和审定阶段。
7.文稿撰拟的基本要求是什么？
文稿撰拟应该符合一般写作的要求，此外还应符合以下9点要求： ??①符合必须行文的原则；
??②符合国家现行的法律、法规； ??③符合党和政府的方针、政策； ??④符合实际情况； ??⑤符合领导意图；
??⑥提出的政策和措施要切实可行；
??⑦涉及其他部门或地区的问题要协调一致； ??⑧文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；
??⑨格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行标准。
8.文稿审核的主要内容有哪些？
文稿审核主要有以下六项：法律审核；政策审核；事实审核；文字审核；格式审核；程序审核。
9.简述文稿审核的三审制度。
文稿审核的“三审制”是指：
??①初审，即由秘书机构的专(兼)职核稿人员对初稿进行的审核； ??②复审，即由秘书机构的负责人对修改稿进行的审核； ??③终审，即核稿人员对领导者签发的定稿进行最后的审核。
10.文稿审核的方法有哪些？
(1)个人审核，即由一位专(兼)职核稿人员或秘书机构负责人独自审核；
??(2)集体审核，即由拟稿人、核稿人、秘书机构负责人或机关领导人共同参与的审核； ??(3)会商(审)，即由联合行文单位的拟稿人和领导人以会议或传阅的形式对文稿进行审核； ??(4)专家审核，即聘请专家、学者对文稿进行咨询性审核。
第四章 文书工作
1.文书工作的含义、作用和原则是什么？
文书工作，是指通过互相衔接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，亦称文书管理。
文书工作具有以下作用：提高文书的质量；控制文书的总量；加快文书的运转；确保文书的安全；促进档案管理。
秘书做好文书工作应遵循以下基本原则：
??(1)准确无误──这是对文书工作的质量要求，也是第一位的要求。准确无误包括：文书撰制中内容上的准确和形式上的准确；文书传递、分发、投送各个环节要准确；文书办理过程尤其是“拟办意见”要准确。
??(2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。
??(3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。安全原则包括两方面的含义，一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密；二是指文书物质上的安全，即保证文件完好无损。??(4)力求精简──这是对文书工作的数量要求，主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。
??(5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。??(6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。
2.简述行文关系和行文制度。
行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文的授受关系。行文关系的类型有：隶属关系的上下级机关之间的行文(上行文和下行文)；无隶属关系的 机关之间的行文(平行文，仅“函”一种)。
行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程或准则。行文制度主要有：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；公开行文制度等。
3.发文处理主要有哪些环节？
①交拟与拟稿 ②审核与签发 ③印制与校对 ④封发与传递
4.交拟、草拟、签发、印制、校对和传递公文有哪些注意事项和要求？
交拟时拟稿人必须弄清撰文背景、撰文依据、撰文意图、撰文要求。
草拟公务文书应符合有关规定和要求。
签发文书的要求：签发人对已签发的公文负有完全的责任；签发人必须明确签署意见，并写上姓名和时间；签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料。
印制公文的基本要求是：内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。
校对的要求是：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错；校对要达到一定的次数要求；校对要全面；正确使用校对符号；校对人员要在校样上签字。
传递的要求是：迅速及时；安全保密；手续完备。
5.收文处理主要有哪些环节？
①收文(含签收、分类、登记)与阅文；②筛选与传阅；③拟办与批办；④承办和催办；⑤立卷、归档与销毁。
6、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办、催办各有哪些方法和要求？
①阅文的方法有泛读法、跳读法和精读法等。阅文的基本要求是：弄清文件的性质和大体内容；弄清文件的制发机关和主送机关；弄清文件的急缓程度和时限要求；弄清文件的秘密等级和保密期限。
②筛选的方法有：按文件性质和内容筛选，可分为必阅性、批办件和参阅件三类。筛选的基本要求是，既要减轻领导者的阅文负担，又要保证领导者能看到应看的文件。
③传阅的方式主要有：直接送传；专人送传；集中传阅等。传阅文件的要求有：掌握传阅范围；严禁文件核传；及时检查传阅情况。
④对阅知文件、阅示文件、阅办文件、建议文件等不同性质的文件，拟办意见的签署形式应有区别。拟办的要求是：要认真阅读文件，根据文件内容和性质提出拟办意见，拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性。
⑤批办意见的要求是明确、具体、简要，并写明批办人姓名和日期。
⑥对上级机关来文的承办一般采用传达、转发、翻印等三种办文办法。对所有文件的承办均应要求及时、高效、保密。
⑦催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。
第五章 信息工作
1.什么是信息？信息有何特点？什么是信息工作？秘书部门的信息工作有何特点？
广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。信息具有客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性和可扩散性等特征。
息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。它是秘书工作的重要内容之一。
秘书机构的信息工作具有以下特点：服务性；综合性；针对性；适时性。
2.信息工作的意义和基本要求是什么？信息工作有哪些制度？
秘书做好信息工作具有以下重要意义：辅助领导者正确决策；协助领导者科学管理；开阔领导者与秘书的思路；提高秘书工作效率。
秘书做好信息工作必须符合以下基本要求；敏锐；准确；及时；全面；适用；经济。
信息工作有以下制度：信息专报制度；信息报送数量定额制度；紧急信息报送制度；信息稿件送审制度；信息采用通报制度；信息专题分析制度；业务培训制度；信息工作奖惩制度。
3.秘书获取信息的主要范围、渠道和方法有哪些？
秘书获取信息的主要范围包括：上级信息；内部信息；社会信息；同业信息；历史信息；国际信息。
秘书获取信息主要渠道有：信息网络；文书；书刊；调查；会议；信访；科研；档案；新闻宣传；通讯。
秘书获取信息的主要方法有：网络查询法；文字阅读法；收看收听法；会议记录法；相互交流法；专题调查法；随时观察法；索取求购法。
4.信息加工有哪些主要方法？
信息加工的方法主要有：归纳法；浓缩法；纵深法；扩充法；对比法；转换法；图表法；剪接法。
5.信息简报编写的要求是什么？
信息简报的编写应当符合以下要求：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁，用最少的文字传递最大的信息。
6.信息深加工的要求是什么？
信息深加工必须符合下列要求：有高度；抓重点；找规律；提对策。
7.怎样理解秘书部门提供信息的对象的多元性？信息提供的要求和方式是什么？
??(1)秘书机构信息提供的对象具有多元性。
??首先是为本级领导机关提供信息,这是秘书信息服务的首要对象。秘书信息工作如同其他秘书工作一样，首先是为本级领导工作服务，为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息。
??其次，是为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况、进行决策、指导工作，必须依靠下级机关为其提供充足、准确、真实、有用的信息，因此，秘书部门应把为上级领导机关提供高层次、高质量的信息作为工作重要内容之一。??再次，是为下级机关和基层单位提供信息，本级领导机关对下级机关和基层单位负有指导工作的责任，因此，秘书部门也负有为下级机关和基层单位提供信息的责任，通过提供信息指导基层工作。
??在“三个提供”中，最直接、最主要的是为本级领导和上级领导决策提供信息服务。“三个提供”也是秘书信息工作的指导思想，“三个提供”是既互相区别又互相联系的辩证统一关系。如果一定要排出顺序，那么首先本级领导机关；其次是为上级领导机关；再次是为下级机关和单位提供信息。
??(2)秘书部门提供信息服务，必须符合以下要求：针对性、多样性、适时性、保密性。??(3)秘书机构提供信息的方式主要有：简报；电报；传真；网络；电话；音像制品。
8.信息存储的意义、要求和方式是什么？
信息存储的意义是：有利于充分利用信息资源；有利于开发深层次的信息；有利于提高秘书工作效率。
秘书机构的信息存储，应当符合下列要求：认真筛选；科学分类；系统完整；坚持不懈；便于检索。
秘书机构信息存储的方式主要有以下几种：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储；信息资料存储。
9.高层次信息包括哪三个要素？高层次信息的特点和作用是什么？
(1)高层次信息应当具备以下三个要素： ??①有情况(情况要有明晰性、典型性)； ??②有分析(分析应有深刻性、明确性)； ??③有建议(建议要有创见性、可行性)。??(2)高层次信息应具有五大特点： ??①宏观性； ??②完整性； ??③典型性； ??④深刻性； ??⑤预测性。
??(3)高层次信息的作用是：
??有助于领导者作出全面性、严密性、导向性、准确性和预测性较强的决策。??(4)高层次信息应当符合四点要求： ??①要有高度； ??②要抓重点； ??③要找规律； ??④要提对策。
10.高层次信息开发的途径和方法有哪些？
开发高层次信息的途径是：对初级信息进行重点调研；对零散信息进行综合归纳；对积累资料进行升华突破。
开发高层次信息的主要方法有：中心跟踪法；热点扫描法；难点突破法；光点放大法；超前预测法；拓展延伸法。
第六章 调研工作
1.什么是调查？什么是研究？二者之间的关系如何？
调查研究是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析、研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。
调查和研究是两个内涵不同而又紧密联系的概念：调查是通过各种方式方法获取客观实际情况；研究是对调查材料进行分析归纳和思维加工，以找到解决问题的对策和方法。
调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。
2.秘书调查研究有何重要意义？
秘书调研的意义表现为：调研是做好秘书工作的基础；调研是发挥秘书参谋作用的基本途径；调研是锻炼秘书能力的重要方法。
3.秘书调研的特点和原则是什么？
秘书调研的特点是：奉命性；非常规性；补缺性。
?秘书调研除了要坚持唯物辩证法的一般原理外，还要遵循以下原则： ??(1)点上调研与面上调研相结合； ??(2)定性调研与定量调研相结合； ??(3)直接调研与间接调研相结合； ??(4)信息与调研相结合。
4.秘书如何进行调研准备？
①选择调研课题。选择的质量直接决定着调研能否取得相应绩效。调研选题的原则是：针对性原则；创新性原则；可行性原则。
②占有相关资料。围绕课题做好知识和材料上的准备，如掌握与课题有关的法律法规、方针政策、上级指示、相关理论和专业知识等。
③制定调研计划。拟定计划提纲一般包括以下内容：调研的目的和要求；调查的对象和范围；调查的时间和步骤；调查的方式和方法；调查的组织和分工；等等。
5.简述调查方式和方法的种类和要求。
调查的方式包括全面调查(普查)和非全面调查，非全面调查又包括重点调查、典型调查和抽样调查。
调查方法包括个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查和专家调查等。
选择调查方式和方法必须根据本次调查的具体目的。
6.秘书常用调查方式有哪些？它们各有什么特点？
??秘书常用的调查方式包括全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。
??全面调查是对有关范围内的全部对象逐一进行调查。其优点是能够提供全面准确的资料；缺点是花费较大，而且反映情况不够深刻、具体。??重点调查是在一定范围内，在所要了解的全部对象中选取重点对象进行调查。其优点是用较少的人力、物力、财力，调查较少的对象即可得到调查对象总体的基本情况；缺点是用重点调查的结果去认识总体，很难得到总体的精确资料。
??典型调查是有意识地选择某个或几个具有代表性的单位或个人，进行深人细致的调查，从中得出具有普遍意义的结论。其优点是既可节省人力、时间、经费，又可作深人细致的调查，掌握大量具体材料，发现问题，概括规律；缺点是因无法对典型的代表性作科学预测，不能对客观事物的总体情况作出定量分析。
??抽样调查是从全体调查对象中抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况。其优点是：与典型调查相比，因抽取足够数量的单位，所得数据可以从数量上推断全体；与全面调查相比，调查的单位少，时效高，费用省，故被广泛使用。
7.简述研究方法的种类。
??研究的主要方法有：比较方法；类比方法；分析方法；综合方法等。??这些方法既相互独立，又相互渗透、相互补充。
8.调研报告有哪些种类？如何写好调研报告？
??调研报告一般有五种类型：反映社会情况；介绍新生事物；总结典型经验；揭露主要问题；考察历史事实。
??要写好调研报告,必须做到以下三点：
??(1)内容要真。内容真实是写好调研报告的最起码要求，也是写作技巧运用的基本条件。这种真实性主要体现在以下几点：①材料要真实。其基本要求是“去伪存真”。秘书人员要将到手的材料过滤几遍后奠定素材基础。②情况要真实。秘书在调研报告中要通过事实说话。③针对性要强。④思想方法要对头，要用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法分析调研资料。⑤写作意图要清楚。
??(2)立意要新。调研报告的立意包括主题立意和用材立意两个方面。①主题要新，这样才能较好地反映现实生活中有代表性的事物发展的新思想、新问题，才能对现实生活和工作具有指导意义。②运用主题材料的手法要新，要把主题和主题材料统一起来，学会用主题材料阐明主题观点，用明确的主题观点统帅主题材料。
??(3)写作要精。①结构安排要精巧。总的要求是紧紧围绕主题架子，做到中心突出，简明扼要，层次分明，有点有面，具体生动。切忌繁琐、空洞、笼统和现象罗列。②语言运用要精练。最基本的就是提炼好比喻性语言和群众语言。此外，调研报告还可恰到好处地引用诗句、典故、名言等语言，对揭示事物的本质，阐明主题思想，增强文章的准确性、鲜明性和生动性，是很有意义的。
9.调研成果转化为社会实践的主要途径有哪些？ ??调研成果的转化主要有以下途径：以文转化；以会转化；以信息转化；以宣传转化
第七章 会议工作
1.会议有哪些类型和功能？
??依据不同的标准可划分为不同的会议类型：按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议；按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议；按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议；按会议的时间划分，有定期性会议和不定期性会议。
??会议具有以下功能：决策功能；指挥功能；沟通功能；协调功能；动员功能；控制功能。
2.会议工作的主要任务和原则是什么？
??会议工作的主要任务是：会议筹备；会议接待；会议组织联络；会场管理；撰制会议文书；组织会议选举；实施会议保密。
??会议工作的原则是：充分准备；严密组织；周到服务；勤俭节约；安全保密；提高效率。
3.会议准备阶段有哪些秘书工作？ ?? ??(1)制定会议预案 ??(2)组建会议机构 ??(3)发送会议通知 ??(4)准备会议文件 ??(5)布置会场 ??(6)人员编组 ??(7)制作会议证件 ??(8)安排食宿和车辆 ??(9)会前检查 ??(10)接站与报到
4.如何制定一次正式会议的预案(会议预案的构成)？
??会议预案，就是会议的筹备方案。
??会议预案虽然没有固定的模式，但是，一般说来，应包括下列内容：
??(1)会议名称。会议名称应根据会议的内容、主题和与会人员的范围等因素来考虑，切忌名不副实。
??(2)会议主题。会议主题就是会议的主要任务或研究讨论的主要问题，也可叫议题。一般说来，一次会议最好有一个主题，尽量避免多主题。
??(3)会议时间和地点。包括会期、会议召开和结束的具体时间，会议召开的具体地点。??(4)会议规模。主要根据领导意图和参加会议的人数多少来确定。预案中应准确写明会议人数。
??(5)参加人员。主要指参加会议人员的范围，即哪些人参加会议。??(6)会议议程和日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序。日程是对会议活动逐日做出的安排，是会议程序的具体化。
??(7)会议的组织领导。主要指会议组织机构的建立、人员组成和职责分工。??(8)会议的日程安排。指对会议各项活动按先后次序做出的具体安排。??(9)与会人员的食宿安排，包括规格和标准。??(10)会议经费预算和开支办法。
5.会场布置包括哪些内容？
??会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。
6.会议召开阶段有哪些秘书工作？
??(1)会场签到 ??(2)会间调度 ??(3)会议记录 ??(4)会议简报 ??(5)会议选举 ??(6)会议总结 ??(7)后勤保障
7.如何组织会议选举？
??选举的一般程序是：宣布参加选举的人数和选举的内容；通过选举办法；通过监计票人、总监票人名单；检查票箱；分发选票；填写选票；宣布投票顺序和进行投票；开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效；进行计票；宣布选举结果。
8.会议结束后有哪些秘书工作？
??(1)会议纪要 ??(2)清理会议文件 ??(3)组织代表离会 ??(4)搞好宣传报道 ??(5)会议工作总结 ??(6)会后催办工作
第八章 建议（提案）工作 1.什么是建议(提案)工作？
??建议(提案)工作有广义和狭义之分：广义的建议(提案)工作，就是建议(提案)的征集、审查、交办和办理工作；狭义的建议(提案)工作，即建议(提案)交办后的办理工作，它是一项重要的秘书工作。
2.什么是代表建议？什么是政协提案？
??代表建议是人大代表向本级人民代表大会或者常务委员会提出的对各方面工作的看法、建议、主张、批评和意见的总称。
??政协提案是由政协的参加单位和委员向政协全体会议或常务委员会提出的、经提案委员会审查立案后交付有关单位办理的书面意见和建议。
3.人大议案与政协提案有何区别？
??主要区别为：
??(1)性质不同，前者具有法律的约束力，后者不具有法律的约束力；
??(2)内容不同，前者的内容必须是属于人代会职权范围，而后者的内容不受限制； ??(3)产生过程和处理方式不同，前者由法定机关和代表提出，经人民代表大会或人大常委会审议后确定，后者由政协参加单位和委员提出，经政协的提案委员会审查立项； ??(4)时限要求不同，前者不得在大会闭会期间提出，而后者不受时间限制。
4.建议(提案)工作的意义是什么？
??(1)它是尊重人民群众民主权力的重要体现； ??(2)它是密切政府与人民群众关系的重要渠道；
??(3)它是人民政协发挥政治协商、民主监督、参政议政的重要形式； ??(4)它是推动企事业单位民主管理的重要途径。
5.建议(提案)工作的原则是什么？
??办理建议(提案)要遵循以下基本原则： ??(1)分级负责、归口办理的原则； ??(2)积极主动、认真负责的原则； ??(3)实事求是、调查研究的原则。
6.代表建议和政协提案必须符合哪些条件？
??代表建议须符合以下条件： ??(1)必须由代表个人或联名向本级人民代表大会或者人大常委会提出； ??(2)建议内容应是对各方面工作提出的建议、批评或意见； ??(3)建议应以规范的书面形式提出； ??(4)建议应依照法定程序处理。??政协提案须符合以下条件：
??(1)提案由政协的参加单位和委员个人或联名提出； ??(2)提案的内容应是国家机关各方面的工作或政协工作； ??(3)提案的承接单位是政协全体会议或常务委员会； ??(4)提案应以规范的书面形式提出；
??(5)提案须经提案委员会审查立案，并交付有关单位办理。
7.建议(提案)办理的程序是什么？
??(1)交办(2)承办(3)催办(4)答复(5)审查(6)复查(7)总结(8)报告(9)立卷(10)归档
8.如何撰写对建议(提案)答复的复文？
??撰写复文是答复的重要环节。对于复文的撰写应区分以四种情况：对建议(提案)所提问题已经解决的，复文应将有关情况作详细介绍和说明；对建议(提案)所提问题正在解决的，复文应将进展情况和措施加以介绍和说明；对建议(提案)所提问题已列入计划准备解决的，复文应将具体计划和方案予以介绍和说明；对于建议(提案)所提问题仅能留作参考或不可行的，复文应将有关政策规定和实际情况如实加以介绍和解释。
第九章 信访工作
1.什么是信访与信访工作？
??信访是社会成员通过书信、电话、走访等形式，向各级领导机关反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。
??信访工作是各级领导机关依照政策法规，受理信访事项、调整信访关系的活动。
??信访工作由以下五个要素构成：信访人、信访受理者、信访事项、信访工作方式、信访工作效果。
2.信访工作的特点、作用和原则是什么？
??信访工作的特点是：群众性；经常性；政策性；思想性。
??信访工作的作用是：联系群众；民主监督；调解矛盾；反馈信息；维护社会稳定。
??信访工作的原则是：调查研究，实事求是；分级负责，归口办理；执行政策，依法办事；解决实际问题与思想教育疏导相结合。
3.信访工作有哪些主要制度？ ? ??信访工作的主要制度有：领导阅信接访制度；机关分工协作制度；回音制度；回避制度；答复制度；奖惩制度。
4.如何处理匿名信、联名信、涉外信？
??处理匿名信应注意：要积极受理，对匿名信不另眼相看；要认真研究，对匿名信反映的线索不放过；要精心筛选，对匿名信中的信息不漏报。
??处理联名信应注意：处理要及时；工作要细致；预测要超前。??处理涉外信应注意：高度重视；平等相待；内外有别。
5.何为集体上方访？如何正确处理集体上访？
??集体上访，是指5人或 5人以上为反映同一问题而串联在一起，到上级机关提出共同要求的信访活动。它是信访矛盾激化的一种表现形态。
??处理集体上访，首先，应坚持预测预防与解决问题相结合；其次，应坚持归口办理与就地消化相结合；再次，应坚持原则性与灵活性相结合。??集体上访一旦发生，秘书部门应针对具体情况，采取以下方法：(1)稳定情绪，控制局面。(2)摸清情况，研究措施。(3)领导出面，协调处理。(4)区别情况，恰当处理。
6.如何做好上访老户的工作？
??对上访老户的处理方法是：要从维护社会稳定的高度做好信访老户的工作；认真解决好上访老户的思想和实际问题；加强纵横协调，集中力量联合办案；做好基础工作，在治本上狠下功夫。
7.信访案件查办的基本要求和程序是什么？
??信访案件查办的基本要求是：手续完备；案情清楚；定性准确；处理恰当；善后工作落实。??信访案件办理的程序是：初步核实；立案；转交；催办；回报；结案。
8.如何搞好综合反映？
??搞好综合反映应做到： ??定期整理来信来访情况； ??注意积累动态反映资料；
??及时了解党和国家的中心工作； ??关注群众情绪和思想倾向。
第十章 接待工作
1.什么是接待与接待工作？
??接待，就是对来访宾客的接洽与招待。接待活动由来访者、接待者、来访意图、接待方式等要素组成。??接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。
2.接待工作有何作用？
??接待工作的作用是：展示形象的重要窗口；牵线搭桥的主要形式；获取信息的有效渠道。
3.接待有哪些类型？
??按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待。
??按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待。
??按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。
4.接待工作应遵循哪些原则？
??接待工作要遵循以下原则：热情大方；细致周到；确保安全；俭省节约；内外有别。
5.秘书如何做好接待准备工作？
??(1)心理准备：要做到诚恳；尊重；合作；公平。
??(2)信息准备：通过各种途径予以了解来宾的人数、单位、姓名、职务、来意等。
??(3)方案准备：拟定出相应的接待方案，方案应包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。
??(4)布置与检查：较大规模的接待，应召开接待会议，布置接待任务，明确各自职责；还应对有关单位的准备情况进行检查，督促落实。
6.什么是有约接待和无约接待？
??接待按事先是否有约定划分，可分为有约接待和无约接待。??有约接待，即事先与单位领导或秘书部门有约定的接待工作。有约接待根据来客的身份和重要程度，分为高规格接待和日常的一般性接待。
??无约接待，即来访者没有与单位领导或秘书部门事先约定，而是临时来访的接待工作。对于临时来访客人，秘书也要有礼貌地询问客人的来意，再根据当时情况，凭借自己以往的接待经验，采取适当的处置方法，或婉言挡驾，或引介到有关部门，或报告领导者决定是否接见。
7.试述接待实施的一般程序。
??接待实施的一般程序包括：迎接及安排来宾生活；看望及商定活动日程；礼仪性会见与宴请；按日程开展活动；送别；小结。
8.接待实施有哪些具体要求？
??对上级领导机关来宾、平级机关来宾、本系统来宾、无约临时来宾等不同类型的接待，各有一些不同的具体要求。(具体阐述参见教材第274-276)
9.外宾接待有哪些具体内容和具体要求？
??外宾接待的主要内容包括：弄清来宾的情况；拟定接待方案；成立接待组织；准备有关资料；预订住房、车辆及有关事务；确定接待规格；安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质性活动；提供事务性服务和迎来送往等。
??在接待过程中，秘书应该注意以下具体要求： ??(1)严守外事纪律。??(2)坚持平等互利。??(3)尊重来宾习惯。??(4)讲究礼节礼貌。??(5)注意仪容服饰。??(6)树立时间观念。
第十一章 谈判工作
1.什么是谈判？什么是商务谈判？
??谈判有广义和狭义之分。广义的谈判，是指人们为了实现各自需要，在一切场合下妥善解决某些问题而进行的协商活动。狭义的谈判，仅指在正式场合下，人们为实现各自的需要而进行的协商活动。
??商务谈判就是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议、争端，以取得各自的经济利益而进行的磋商活动。
2.谈判的构成要素有哪些？谈判客体的含义是什么？
??谈判活动的四大基本要素是：谈判主体，谈判客体，谈判目的，谈判环境。
??谈判客体，简言之就是谈什么，是一个谈判的内容问题，它主要包括三个方面的含义：第一是谈判内容；第二是谈判议题，即条理化了的谈判内容；第三是谈判议程，即根据谈判目标所确定的谈判次序。
??(谈判客体不是指谈判对方的当事人，因为谈判对方当事人实际上也是谈判主体之一。这是一个容易搞混的问题。)
3.谈判的特点是什么？
??谈判具有以下特点：参加谈判的自愿性；构成谈判的平衡性；谈判方法的灵活性；谈判工具的言语性。
4.谈判的准备工作包括哪些主要内容？
??(1)信息准备，就是对与谈判有关的信息资料进行搜集、整理、分析或综合。
??(2)人员准备，谈判人员的良好素质和谈判班子的整体化是谈判成功的重要保证。因此，谈判人员的选择，谈判班子的组合，便成为谈判前的重要准备之一。
??人员准备的内容包括三个方面：① 谈判班子的规模。② 谈判人员的素质。③ 谈判人员的构成。谈判班子的人员构成，是根据谈判的类型和内容而定。对参加谈判的人员要进行必要的训练。
??(3)其他准备，主要包括拟定谈判方案、选择谈判时间和确定谈判地点等准备工作。??(4)模拟谈判。所谓模拟谈判，是指在重要谈判前提出各种假设和预测，并进行臆想性演练，旨在检验实施既定谈判方案产生的效果。
5.简述谈判的信息准备的内容、要求和搜集信息的方法。
??信息准备：就是对与谈判有关的信息资料进行搜集、整理、分析和综合，这是谈判取得成功的基础。
??信息准备包括三个因素：对方因素、己方因素和环境因素。??信息准备的要求是：准确、全面、适用、及时。
??信息准备的方法有文献查询法、媒体收集法和直接观察法等。
6.什么是模拟谈判？其意义是什么？
??模拟谈判是指在谈判前提出各种假设和预测，并进行臆想性演练。??谈判模拟的意义在于检查实施既定方案可能产生的效果。
7.简述谈判进行过程的三个阶段。
??(1)谈判的开局：建立洽谈气氛；协商谈判议程；主动开场陈述。
??(2)谈判的磋商：是谈判的关键性阶段，商务谈判的磋商阶段，就是讨价还价阶段，其主要内容有：提出开盘价；讨价；还价。??(3)谈判的签约：是谈判的最后阶段，对于商务谈判来说，就是成交阶段，其主要内容有：最后的总结；最后的成交价；签定书面协议。
8.秘书在受权谈判中如何把握自身的双重角色？
??秘书人员作为领导者的参谋和助手，有时要接受领导者的授权授意而独立负责某项谈判活动。在受权谈判中，秘书人员既是本次谈判的组织者、责任者，又是领导者授权授意的体现者、执行者，应具有双重角色意识。
9.什么是谈判策略？秘书在受权谈判中如何制定和运用谈判策略？
??所谓谈判策略，是指谈判者在谈判过程中为达到预定的目标，根据形势所采取的行动方针和方式。
??秘书在受权谈判中制定谈判策略的主要步骤是：(1)现象分析。(2)寻找关键问题。(3)确定目标。(4)形成假设性解决方法。(5)对解决方法进行深度分析，即对各种假设性方法依据“可能”和“有效”的原则进行选择。(6)形成具体策略。
??秘书在受权谈判中，策略的选择和运用力求理解、融会贯通、灵活机动。因此在选择策略时要考虑以下四个要素：(1)对象。(2)内容。(3)地位。(4)阶段
第十二章 随从工作
1.随从与随从工作的含义是什么？
??随从就是跟随领导者外出活动。随从工作，是指秘书在跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。
2.随从工作有哪些类型和特点？
??按领导者出差的任务可分为调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。
??随从工作的特点是：流动性大；时限性强；环境复杂；情况多变；工作要求高。
3.随从工作的意义和要求是什么？
??随从工作的意义是：有利于提高领导工作效率；有利于树立领导机关和领导者的形象；有利于锻炼秘书的才干。??随从工作的基本要求是：工作要主动；办事要细心，说话要谨慎；不要帮倒忙。
4.秘书在出差途中应做哪些工作？
??(1)周密安排领导活动； ??(2)热情接待来访人员； ??(3)认真做好各种记录； ??(4)及时上传下达； ??(5)起草文字材料； ??(6)做好通联工作。
5.秘书在出差结束后应做哪些工作？
??(1)安排返程交通； ??(2)处理出差资料；
??(3)抓紧有关问题的落实； ??(4)清理经济账目。
6.秘书的商务随从工作主要有哪些内容？
??(1)确定旅行日程和任务； ??(2)制定旅行计划；
??(3)订票和准备旅行物品； ??(4)周密安排旅行活动； ??(5)返回后的工作。
7.为领导安排商务旅行计划时应注意哪些事项？
??(1)日程表应尽量详尽、有条理，按时间顺序排列； ??(2)应考虑领导的健康状况，时间安排要留有余地； ??(3)应准备充分的旅游资料，便于领导者利用闲暇游览； ??(4)如是国际旅行应考虑“时差”问题；
??(5)旅行计划应一式三份，领导者、秘书、领导者家属各一份。
第十三章 通讯工作
1.什么是通讯工作？其作用是什么？
??通讯工作就是对通讯活动的组织、管理和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。??通讯工作能够在提高管理水平、增强办事效率、树立良好组织形象等方面发挥重要作用。
? 2.功能先进的电话有哪些？
??功能先进的电话有：录音电话、无绳电话、磁卡电话、移动电话和可视电话等。
3.简述通话的程序和原则。
??打出电话包括发话准备、通话、结束通话等程序； ??接收电话包括拿起话筒、通话、结束通话等程序。
??无论是打出电话或接收电话，都要遵循清楚、简短、礼貌、保密的原则。
4.意外电话有哪些？如何处置意外电话？
??(1)灾害电话。秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录；二是要即刻向领导者报告；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。
??(2)纠缠电话。秘书接到纠缠电话，一是要明确谢绝；二是要佯称领导者不在单位；三是可请对方留言，并表示可以转达。
??(3)匿名电话。秘书接到匿名电话，一是要以礼相待；二是要记录对方通话的内容；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导者打听。
??(4)推销电话。秘书接收推销电话，一是要问清对方有何事情；二是要婉言谢绝，或直接表示“不需要××产品”。
??(5)恐吓电话。秘书接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。
??(6)性骚扰电话。秘书接到性骚扰电话，一是要即刻挂上话机，或严厉斥责，给予警告；二是要利用录音设备进行录音，以便见机报警。??(7)错打电话。错打电话是难免之事，秘书要以礼相待，不可出言不逊，也不可简单处置。
5.秘书应掌握哪些邮政业务？
??秘书应掌握邮政业务包括：国内函件寄递、国内包裹寄递、邮政特快专递、国际邮件寄递、电子信函等。
6.简述邮政函件的处理程序。
??(1)邮件的发送程序：查对；登记；封装；交寄；结算。??(2)邮件的接收程序：点收；分拣；拆封；登记；分发。第十四章 保密工作
1.秘密与国家秘密的含义是什么？
??秘密，泛指不能公开的事项。国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。
2.保密工作的含义和特点是什么？
??保密工作，是为达到保密目的所采取的一切手段和措施。保密工作具有封闭性、排他性、利益性、相对性和技术性等特点。
3.保密工作的意义和方针是什么？
??保密工作具有重要意义：关系到国家的安全；关系到社会的稳定；关系到经济和科技的发展；关系到领导工作的成败。
??保密工作的方针是：积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作。
4.秘书工作与保密有何联系？秘书工作对秘书人员保密有何特殊要求？
??秘书工作与保密的联系主要表现在：知密时间早；知密内容多；涉密程度深。
??秘书工作对秘书人员的保密要求是：增强保密意识；遵守保密法规；讲究保密艺术。这是因为秘书人员知密时间早，知密内容多，涉密程度深。
5.秘书应遵守哪些保密纪律？
??秘书人员要严格遵守保密纪律，做到： ??(1)不该说的机密，绝对不说； ??(2)不该问的机密，绝对不问； ??(3)不该看的机密，绝对不看； ??(4)不该记录的机密，绝对不记录； ??(5)不在非保密本上记录机密； ??(6)不在私人通信中涉及机密；
??(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密； ??(8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
??(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项； ??(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
6.秘书的文书保密工作要注意哪些环节？
??文书是秘密的主要载体，文书保密是秘书部门保密的重点之一。文书保密主要包括以下环节：
??(1)涉密文件的撰制。??(2)涉密文件的传递。??(3)涉密文件的承办。??(4)涉密文件的移交。??(5)档案资料的保密。
7.秘书如何做好会议保密工作？
??秘书在涉密会议的会前、召开期间和涉密会议精神的传达等各个环节都要严格执行保密制度。
??(1)涉密会议的会前保密准备。首先，对会议的秘密程度要进行恰当的评估。其次，制定好会议保密计划和措施。第三，对会场进行安全检查。第四，要加强会前印制各种文件资料的保密管理。
??(2)涉密会议召开期间的保密管理。主要抓好以下三项工作：一是对与会者进行保密教育。二是严格执行保密纪律。三是运用先进的保密技术，如反窃听技术，反偷拍(摄影、摄像)技术等等。
??(3)涉密会议精神的传达要求。会议结束后传达涉密会议精神，应根据会议的密级和规定的传达范围，在有保密条件的地方进行，不得擅自扩大传达范围。
8.商业秘密的含义和法律特征是什么？
??商业保密，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
??商业秘密的法律特征是：秘密性、经济性和实用性等。
9.商务保密的内容和方法有哪些？
??商务保密的内容主要有：商业秘密文件和资料的保密；科研技术的保密；经营策略的保密；生产工艺的保密等。
??商务保密的方法主要有：行政方法；法律方法；经济方法；技术方法等。
10.秘书如何做好通讯保密工作？
??增强通讯保密意识；严格执行通讯保密有关制度；尽量采用先进的保密手段和技术。
11.秘书如何做好涉外保密工作？
??主要是在出国参观访问、外事接待两项活动中要严格遵守保密法规和保密纪律。(具体要求参见教材第389-390页)
12.秘书如何做好计算机信息系统的安全保密工作？
??计算机信息保密管理应注意：计算机使用前一定要经过技术安全检查；机房选址应安全隐蔽；涉密软盘由保密室统一管理；建立计算机互联网络须将保密措施列入设计方案；淘汰或报废的涉密计算机必须彻底消除机内涉密信息；加强对操作人员的保密教育和管理。
第十五章 其他工作
1.值班工作有何重要作用？
??秘书值班工作主要有：联络作用；过滤作用；应急作用；窗口作用
2.秘书如何做好值班工作？
??严格遵守值班工作制度，并做到认真负责；待人热情；细心耐烦；保持警惕。
3.印章的含义和作用是什么？ ??印章是印和章的合称，主要指各级各类机关的公章和领导人的名章，它是领导机关和领导职权的象征。
??印章具有如下作用：权威作用；代表作用；凭信作用。
4.秘书如何做好印章管理工作？ ??秘书部门在印章的刻制、印章的颁发使用、印章的保管等环节上都要严格遵守印章管理制度。
5.秘书如何做好领导日程安排工作？ ??领导日程安排要遵循以下原则： ??(1)统筹兼顾，有急有缓； ??(2)围绕中心，突出重点； ??(3)力戒排场，求真务实。
??秘书要为领导合理编制活动日程计划表。
6.秘书如何完成领导交办事项？ ??办理领导交办事项的原则是： ??(1)积极主动，千方百计；
??(2)既要符合政策，又要灵活变通； ??(3)件件有着落，事事有回音。??办理领导交办事项应注意：
??(1)要态度和蔼，协商办事，不要居高临下； ??(2)要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪； ??(3)要一视同仁，不分亲疏，不看人办事。
7.危急事件有何特点？秘书处理危急事件有何意义？ ??危急事件的特点是：
??突发性；偶然性；意外性；危害性。??处理危急事件的重要意义：
??保护组织和人民生命财产的安全，最大限度地减少危急事件造成的损害，维护组织的良好形象。
8.处理危急事件的程序和方法是什么？ ??处理危急事件基本程序是： ??现场保护和报告； ??调查和判断； ??预测和监控； ??处理和重建。
??秘书处理危急事件的基本方法是： ??查明情况；报告领导；
??通知有关部门抢救；随时掌握动态； ??写出《要事急报》；重建组织形象
第十六章 秘书礼仪
1.什么是礼仪和秘书礼仪？
??礼仪是指在社会交往中形成的、以建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。
??秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应该遵守的礼仪规范或准则，它是秘书修养的一项重要内容。
2.礼仪有何特性和功能？礼仪与道德规范有何关系？
??礼仪的特性是：社会历史性；交往规范性；继承发展性；复杂多样性。
??秘书礼仪的功能有：规范社交行为；塑造良好形象；协调人际关系；促进工作绩效。??礼仪属于道德规范的范畴，是道德规范中最浅层次的东西。
3.秘书在施礼时应遵循哪些原则？
??秘书施礼时应遵循以下基本原则：平等的原则；真诚的原则；尊重的原则；灵活的原则。
4.秘书在仪表方面应注意哪些事项？
??秘书服饰基本要求是：整洁大方；整体和谐；展示个性。??秘书美容主要是脸部的工作妆和发与手的保洁、修饰。
5.秘书在谈吐方面应注意哪些事项？
??秘书谈吐要遵循以下原则：晓之以礼，动之以情；适合语境，运用得体；机动灵活，注重实效。
??秘书还要注意礼貌用语，在与人交谈时应注意礼仪。
6.秘书在体态方面应注意哪些事项？
??秘书要熟练掌握和运用体姿规范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相。注意运用手势、目光等来帮助传递信息，避免不雅的仪态。
7.秘书常用的礼节有哪些？
??在介绍人物、交换名片、握手、致意、鞠躬、送礼等行为中均有具体的礼节要求。
8.秘书服饰如何作到整体和谐？
??不能孤立地以衣物的质量来评价人着装后的美丑，而应从整体综合的角度来体现和谐一致。具体来说，就是要求服饰做到适体、入时、从俗。
第三篇：秘书实务复习资料
礼宾次序常用的5种方法
1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。
2按字母顺序排列。
3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列
4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列
5不排列即不分先后
涉外礼宾的准备工作。
1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。
2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。
3.拟定来宾访问日程。
4.安排食宿
涉外会见、会谈的程序。
1.提前约定。
2.通知对方有关事项。
3.准备工作.4.迎接客人
4.会见、会谈
6.送别客人
接待计划与安排
1、说明接待计划的三项内容：
(1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。
2、人员安排中计划中应写明;
(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;
(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数
(5)会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划：
(1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。
4、接待经费计划(列支);
(1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费;
(5)参观费;(6)其他不可预见费用。
进行岗前培训的基本原则和要求
①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重
②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律
③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。
④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等
新闻发布会的注意事项。
1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。
2.确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。
庆典活动组织工作重点。
1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。
5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。
开放式和封闭式办公室优缺点。
1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间
2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高
选择不同办公模式的方法
1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。
3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。
5.确定新的分配制度。
办公模式发生变化的原因
1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。
2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务
3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益
4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。
5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式
6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。
7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。
8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。
制定计划的作用。
1指明办公室工作所起的作用及所处的地位
2.指明组织为实现自己的目标而确定 的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据
3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致
4指明事务顺序先后安排
5是一种主要控制手段和数量化财政计划
计划工作主要内容
1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限
2.每一项任务的数量和质量要求。
1.每一项任务所需费用和其他资源
4.每一项任务所承担的人员及负责人。
5.每一项任务完成情况的检查和监督。
安全检查的主要内容及原则
1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报
2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向
3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。
4.对预测的突发事件制定应急方案
5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置
6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能
7.配备相关设备和资源
8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。
原则：
1加强领导 统一指挥
2.快速反应 控制事态发展
3以人为本 保护公众利益
4公开透明 面对公众。
突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容
必要性：1.作为事故处理的一依据
2.作为安全教育的案例资料
3.便于应对各种赔偿案件
内容：1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人
2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人
办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序
1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。
2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。
便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。
采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支 付货款。
正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素
1.价格和费用
⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格
⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商
⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金
2.质量和交货
⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商
⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠
3.服务和位置
⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式
⑵供应商所在地点方便联络和交货
4.安全和可靠性
⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货
⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等
⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性
申请费用以及报销结算的步骤是:
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
制定采购预算方案的程序和内容
1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案
2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准
政府采购主要方式
公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式
合理调配和利用办公资源
1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。
2.建立办公资源运行档案(购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记)
3.管理办公资源的注意事项(及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况)会议筹备
1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现
2特点：全面性和具体性 计划性 明确性
3原则：严格时间 事项明确 会议必要
4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限
会议应急方案的内容
1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题
与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任
3.处理会议中意外事件的方法：同上
组织电话会议的方法
发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录
组织视频会议的方法
视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用
远程会议筹备方案特点
(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。
(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。
(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。
(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。
会议筹备情况检查主要内容
1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容
做好会务筹备情况检查的方法有两种：
(1)听取会议筹备人员的汇报
1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。
2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。
3)选择合适的汇报时间。
4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。
(2)会前现场检查
1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。
2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。
3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。
4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。
5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。
6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。
7)远程会议要加强对设备的检查
信息利用的要求
1信息利用要给组织带来效益
2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益
3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规
登记
（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。
（2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息按批分类登记；
②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。
编码：
（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数
（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
提供档案利用的要求及方式
1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作
2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览
编写大事记的工作步骤和注意事项
1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。
2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。
信息利用的要求
1信息利用要给组织带来效益
2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益
3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规
登记
（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。
（2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息按批分类登记；
②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。
编码：
（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数
（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
提供档案利用的要求及方式
1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作
2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览
编写大事记的工作步骤和注意事项
1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。
2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。
文书处理与拟写
1、文书审核的工作程序
对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。
（1）明确审核范围
（2）确定是否需要行文
（3）审核文书内容
（4）检查文字表达
（5）检查文件体式
（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备
2、档案利用的工作程序
是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
（1）熟悉库藏
（2）分析利用需求
（3）选择档案利用方式
（4）获取档案
（5）提供档案
3、电子档案管理的工作程序
在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
（1）电子档案的收集积累
（2）电子档案的归档
（3）电子档案的保管
（4）电子档案的利用
4、文书拟写
通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告
以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。
事务管理
1、礼宾次序确定步骤
亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。
（1）确定礼宾次序方案
（2）提前通知有关各方
（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
2、安排涉外迎送工作程序
（1）确定迎候人员
（2）准备迎宾的物品
（3）见面讲究礼节
（4）送行前的拜访
（5）安排送行仪式
3、会见会谈工作程序
会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。
（1）约定
（2）通知对方有关事项
（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排
（4）迎接客人
（5）会见、会谈
（6）送别客人
4、西餐礼仪
（1）赴宴前的准备
1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容
2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变
3）到别人家赴宴需要带礼物
4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装
5）要准时赴宴
（2）西餐的座次安排
主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐
（3）入席、退席礼节
1）客人要在主人的带领下顺序入席
2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖
3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上
4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席
（4）餐具的使用方法与席间礼节
1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌
2）吃鸡、虾、鱼的方法
3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中
4）吃意大利面条的方法
5）吃水果的方法
6）喝咖啡或茶的方法
7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内
8）进餐速度应该与大家一致
9）谈话声音一定要轻
（5）西餐的饮酒礼仪
1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡
2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上
5、招待会的礼仪
（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复
（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益
（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗
6、不同办公模式的特点
（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。
（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工
（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。
（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。
（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。
（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。
（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。
7、选择办公模式的工作程序
（1）深入调查现有办公模式所面临的问题
（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式
（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度
（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式
（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失
8、设计办公室的工作程序
（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求
（2）设计平面图
（3）选择办公家具、设施和装饰
（4）采光、温度和通风
9、改进办公事务工作程序
（1）定义一个需要加以分析和改进的流程
（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价
（3）寻找所存在问题和差距的原因
（4）根据以上分析提出可行的改进方案
（5）实施改进方案
10、改进办公事务的流程
（1）确定问题
（2）分析有关资料
（3）确定造成问题的可能的原因
（4）提出可能的解决方案
11、突发事件的预防措施
发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。
（1）以书面形式确定紧急情况处理程序
（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训
（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名
（4）实行紧急情况模拟演练
（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责
（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
（7）保证定期检查和更新设备
12、突发事件的应对措施
（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序
（2）用这些程序培训所有人员
（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序
（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序
（5）明确员工在紧急情况下的职责
（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员
（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
（8）保证定期检查和更新设备
13、处理突发事件的流程
（1）及早发现，马上报告，并保护好现场
（2）查找问题的原因
（3）成立临时指挥中心
（4）控制源头，釜底抽薪
（5）召开新闻发布会
14、上司交办事项督查的程序
直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作
（1）上司向有关督查人员授权转承催办
（2）很大一部分转交各有关人员具体承办
（3）有些又上司指导督查人员亲自承办
（4）转交办的事项要及时催办
（5）督办人员要对转交办事项深入的检查
（6）上司交办事项办理完毕
（7）办结回告
（8）对办结回告进行审查评估
（9）立卷和归档
15、制定工作计划的方法
（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务
（2）区别重要的任务和紧急的任务
（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序
（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息
（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求
（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人
（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表
（8）确保计划顺利实施
（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理
16、制定工作计划的程序
（1）估量机会
（2）确定计划工作的目标
（3）确定计划工作的前提条件
（4）拟订可供选择的行动方案
（5）评价各种备选方案
（6）选择方案
（7）拟订分计划
（8）编制预算
17、制定承办期限规定的程序
企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定
（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定
（2）时间期限适宜标准
（3）确定同一任务的不同承办周期
（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期
18、办公室工作评估的程序
实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。
（1）建立一套完整的目标体系
（2）制定目标
（3）组织实施
（4）检查和评估
19、办公用品与设备的采购程序
（1）提出购买申请
（2）审批，落实经费
（3）招标，选择供应商
（4）签订供货合同
（5）货物入库
（6）支付货款
20、制定采购预算方案程序
（1）确定预算的核算基数
（2）进行市场调研
（3）确定采购产品的种类及型号价格
（4）编写预算方案
（5）征求意见，完善方案
21、办公资源管理程序
包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。
（1）了解本单位所有办公资源的基本情况
（2）对本单位所有办公资源进行分类管理
（3）对办公资源建档，记录应用情况
（4）定期进行数据分析
22、信息开发的主要形式
对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。
（1）剪报
（2）索引
（3）目录编制
（4）文摘
（5）信息资料册
（6）简讯
（7）调查报告
23、信息开发的程序
（1）确定主题
（2）分析信息材料
（3）选择信息开发方法
（4）选择开发信息的形式
（5）形成信息产品
24、信息利用的工作程序
通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。
（1）熟悉信息的内容
（2）确定利用需求
（3）确定信息利用服务的途径
（4）获取信息
（5）提供信息
25、信息反馈的工作程序
将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。
（1）明确目标
（2）选择信息反馈的方法
（3）获取反馈信息
（4）加工分析反馈信息
（5）传递反馈信息
（6）利用反馈信息
第四篇：秘书理论与实务复习资料（精选）
选择题
11、在带领客人进入会4.公文的各要素划分为
1、例行会议的组织属于()客室时，通常是（）。（ABD）
4、会议记录——会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会 A.急办之事B.必办之事C.缓办之事D.可办之事
2、秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（）。A、后排右座B、后排左座C、前排右座D、后排中间
3、向距离较远的熟人致意一般采用()A、举手致意B、点头致意C、微笑致意D、鞠躬致意
4、一事一记，按日编排的是()A、会议纪录B、大事记 C、简报D、领导口授记录
5、会见合影时的礼宾次序，主人居中()A、主客双方随意站列B、主客双方前后排列 C、主客双方间隔排列 D、主客双方左右分列
6、秘书与（）的关系属于首属关系 A、上司B、同事C、客户D、记者
7、宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是（）。A、备忘B、欢迎惠顾C、务必出席 D、请答复
8、文件传阅的最佳方式是()A、直接送传B、专人送传 C、集中传阅D、轮辐式传阅
9、宴会上考虑男宾座次安排的主要依据是()A、地位高低及身体状况B、年龄大小和身体状况 C、地位高低及年龄大小D、年龄大小和出席时间
10、全国政协十届一次会议属于()
A、日常性会议B、专业性会议
C、座谈性会议D、规定性会议
A、外开门客先入，内开门己先入B、外开门己先入，内开门客先入C、外开门、内开门都客
先入D、外开门、内开门都己
先入
12、面试时，下列做法正确的是（）。A、头头是道，夸夸其谈B、议论过去领导或企业的是非C、提问时你涉及的话题最好与职业无关D、反问考官
13、秘书辅助领导进行协调的前提是（）。A、受 领导委托B、行使法定权力C、履行秘书职责D、利用领导权威
14、秘书实务研究的对象是()A、秘书工作B、文书工作 C、秘书业务活动D、秘书事务活动
15、秘书活动具有()A、预测性B、随机性 C、局限性D、规范性 1.“秘书”的涵义，有一个(C)的演变过程。
A.由人到物B.由小到大C.由物及人D.由上到下 2.秘书学，从学科大类来说，属于(A)范畴。A社会科学B人文科学C管理科学D综合科学 3.广义的公文，包括了通用文书、(C)文书与常用事务文书。A.常用B.专业C.专用D.业务
A、眉首B、主体C、眉页D、版记
名词解释（定义）
秘书定义——组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提
供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。
秘书工作基本原则——准确、迅速、求实、保密。秘书工作特点——从属性、被动性、事务性、综合性。秘书工作的作用——枢纽作用、参谋助手作用、形象作用秘书的工作环境——秘书的工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境的特点 ——复杂和多样性、差异性、变异性秘书工作的宏观环境主要有——政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境
2、办公室的空间设计——是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好的工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所做的办公室内的布置。★
3、文书——文书是国家机关、企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，洽谈工作，汇报情况，交流经验的重要工具。议决定事项执行情况的依据和凭证。
5、通用文书——通用文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书，即公务文书。
6、约会——约会也称约见，是上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。
7、秘书的工作环境——秘书的工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
8、文书处理——文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
9、会议——会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
简答题
简答题
2、发文处理程序主要有哪几个步骤？ 答：（1）拟稿；（2）审核；（3）签发；（4）缮印；（5）校对；（6）用印；（7）发文登记；（8）封发；（9）归卷
1、简述秘书接待工作的种类 ①根据不同标准，分类方式也不同，具体的有以下几种：②按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。③按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。④按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。
简述秘书的分类——
1、按服务对象划分：公务秘书、非公务秘书；
2、按从事行业和职能分：业务秘书、一般秘书、法律秘书、医学秘书、教育秘书、广告秘书、工程秘书、演艺秘书；
3、按工作内容划分：文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书；
4、按照职责划分：高级秘书、中级秘书、初级秘书。
日程安排注意事项：
①日程表编以写记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多的分析，简介具体。②月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是前两者。③所有的日程安排都按领导的意思办。④活动与活动之间要有一定的间隙时间，以避免一些时间冲突。⑤在制度日程表的过程中，应养成谦虚细心的习惯。⑥对已经处理完成的工作，一般应注明结果；对没有处理的也一样。
信访工作基本方法——送、转、办、查。
1、秘书应具备哪些能力？
答：①表达能力；②领悟能力；③办事能力；④沟通能力；⑤信息处理能力；⑥操作能力；
2、开放式办公室有哪些优点？ 答：①降低能源成本和建筑成本；②减少占地面积；③降低重新布局的成本；④由于拆除了办公室的屏障，管理者和被管理者的交往障碍减少了，有利于排除心理障碍。
3、收文处理工作包括哪些程序？
答：签收、启封、登记、分送、拟办、批办、传阅、承办、催办、注办、归档（销毁）11个环节。
4、会议发言有哪些技巧？答：①语言通俗易懂；②发言简洁明了；③节奏快慢有序；④形体语言得体；⑤保持双向交流。
6、会务工作的总体要求有哪些？★
答：①准备充分，②组织严密；③服务周到；④安全保障。
7、秘书工作的作用有哪些？ 答：①枢纽作用；②参谋助手作用；③形象作用。
8、秘书工作的宏观环境包括哪些？
答：①政治法律环境与秘书工作；②经济环境与秘书工作；③科技环境与秘书工作；④文化环境与秘书工作。
9、拟定会议预案包括哪些内容？
答：拟定会议预案包括一下内容 ①会议预案；②会议文件准备；③会议通知；④会前检查；⑤会间调度；⑥会后整理。
10、简述秘书接待工作的种类 答：按照不同的标准，分类方式也不同，具体有一下几种：1按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察
与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。
2、按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待和对本单位来人的接待。
3、按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。
案例分析：
梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。
答：王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：
(1)将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。(2)将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。
(3)在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。
(4)直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。
请你对上述4种方式判断正误，并逐条说明
理由。
2、1989年初，某单位党总支书记在疗养所用移动电话与本单位办公室主任李某通电话，问及近来学习情况，办公室主任在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点(机密级)中的部分内容。根据上述案情，分析以下问题：
李某这样做是否算泄露国家机密?为什么? 答：
复习重点：
约会安排的基本原则有哪些？
答：①要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见；②要区分轻、重、缓、急，合理安排约见；③协助领导搜索有关信息，使领导做到心中有数；④酌情弹性；⑤办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方
文书种类——按照不同的标准，文书可以分为三类：同用文书、专用文书、常用事务文书。通用文书——通用文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书，即公务文书。文书撰拟基本要求：①主题正确、鲜明；②语言准确、精练；③格式规范
文书中各要素标识规则：P11
2文书处理——文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
上行文——上行文是之下级机关或单位想所属上级机关或单位的行文。
下行文——下行文是指上级机关或部门想所属下级部门或机关的行文。
收文处理程序——收文处理程序是指文书从登记到立卷归档各个环节运转的工作程序。签收、拆封及登记、分办和传阅、传阅、归档。
发文处理程序——拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发文登记、封发、归卷。
会议——会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。★ 规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议。会议申报与会议审批形式——①口头申报形式；②书面申请形式；③会议申报形式。
拟定会议预案内容——①会议预案；②会议文件准备；③会议通知；④会前检查；⑤会间调度；⑥会后整理。
会务工作总体要求：准备充足、组织严密、服务周到、安全保障。会议主持原则：① 善于调节各方意见；②充分发扬民主；③效率优先；④集中统一。会议发言有哪些技巧？ ★
答：①语言通俗易懂；②发言简洁明了；③节奏快慢有序；④形体语言得体；⑤保持双向交流。
10、简述秘书接待工作的种类 ★
答：按照不同的标准，分类方式也不同，具体有一下几种： 按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。
按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待和对本单位来人的接待。
按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。
握手避讳：①贸然伸手；②长时间不放手；③交叉握手；④该先伸手而没有伸手；⑤出手时间慢腾腾；⑥握手后用手帕或纸巾擦手。
接电话礼仪：①电话铃声一响时，应尽快去接，最好不要让电话铃声超过五声。②听电话时要集中注意，回答问题要耐心和热情，不要生硬、讨厌、冷淡的语调说话；③接到打错的电话时候，应该说：“这是××公司，电话是„„你是不是打错了？”而不应该说“您打错了”，就“啪”地将电话挂掉。④电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，应该先向对方解释。
按信息沟通是否存在反馈分类P220
沟通的基本方法和技巧：①多使用陈述语句，避免情绪化的评论和对感情方面上不愿意接受的语言文字；②语言文字的使用力求准确，不使用产生歧义的词汇以及含混不清的、模棱两可的语言；③不要使用华而不实的语言，④与非专业人士交谈，避免使用专业术语，语言平实，通俗易懂；⑤多使用短句，少使用长句；⑥语言的逻辑和条理要清楚，人称指代要明确。
面试注意事项：①如果考官让你提问时，你涉及的问题最好与职业无关，譬如工作内容、企业对员工的要求、晋级制度等，也尽量不谈或少谈待遇问题，否则容易引起对方的反感。②回答要语调自然，态度平和，用词简洁明了，条理清晰，实事求是。③不要头头是道，夸夸其谈，也不要过分谈论自己。④不要过分讨论企业或领导的是非。⑤不要反问考官；⑥不要谈论你的家庭和恋人，也不要炫耀你的社会关系；⑦不要使用性的魅力。
案例题
1、你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?
答：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。
第五篇：《中国古代文论》期末考试核心必考复习资料
《中国古代文论》期末考试核心必考复习资料
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1.先秦“诗言志”: 最早见于《尚书·尧典》：“诗言志，歌永言，声依永，律和声。”朱自清在他的《〈诗言志辨〉序》中，认为这是中国历代诗论“开山的纲领”。关于“诗言志”之“志”，“五四”以后在解释中一直存在着分歧。朱自清认为“志”属志向怀抱，“诗言志”，即诗是抒发作者的志向怀抱的（朱自清《诗言志辨》）；周作人则认为“诗言志”就是“言情”（周作人《中国新文学源流》）；闻一多则通过对金文、甲骨文中“志”的本意，以及先秦古籍中“志”的用法的大量考证,指出早期的“志”包括着3种含意：①记事的，如《诗经》中的商《颂》及周《颂》；②记诵的；③由于早期的诗原于歌谣，因此“志”也即抒情的。即“诗言志”之“志”，包括“志”(记诵)、“事”（记事）、“情”（抒情）三重含义（《闻一多全集·甲集·歌与诗》）。
2.“思无邪”就是提倡音乐的乐曲，要中正平和，要“乐而不淫，哀而不伤”.3.与“辞达”说相联系的是孔子的文质说，他说：“质胜文则野，文胜质则史，文质彬彬，然后君子。”（《论语·雍也》）即认为文与质要兼美。
4.“大音希声，大象无形”: 中国古代文学理论中的一种美学观念。为老子所提出。语出《道德经》:“大方无隅,大器晚成。大音希声，大象无形。”其中又说：“听之不闻名曰希。”老子认为最美的音乐是自然全声之美,而非人为的、部分之美.5.《毛诗序》有所谓大序、小序之说。小序是指传自汉初的《毛诗》三百零五篇中每篇的题解，大序则是在首篇周南《关雎》题解之后所作的全部《诗经》的序言。这里所说的《毛诗序》即指大序。《四库全书总目》认为序首二语，也就是《关雎》题解的小序，为毛苌以前经师所传。小序之后的大序，为 毛苌以下弟子所附。这种看法大体近是。《毛诗序》总结概括了先秦以来儒家对《诗经》的理论主张，经汉景帝时赵人毛苌之手又有重要发展，并形成文章，其后再由毛苌弟子辈不断加以修订完善而成。6.《毛诗大序》提到“诗有六义”的说法：“诗有六义焉：一曰风，二曰赋，三曰比，四曰兴，五曰雅，六曰颂。”风，指风教臣民百姓，并且可以表达臣民心声，讥刺上政。赋，指铺叙直说比，比喻。兴，起的意思，兼有发端和比喻的双重作用。雅是正的意思。颂，周王朝和鲁、宋二国祭祀时用以赞神的歌舞。后来的经学家关于“诗六义”有更多的烦琐的阐释和发挥。7.“发愤著书”说：见于《史记•太史公自序》：昔西伯拘羑里，演周易；孔子□陈蔡，作春秋；屈原放逐，着离骚；左丘失明，厥有国语；孙子膑脚，而论兵法；不韦迁蜀，世传吕览；韩非囚秦，说难﹑孤愤；诗三百篇，大抵贤圣发愤之所为作也。此人皆意有所郁结，不得通其道也，故述往事，思来者。见于《报任少卿书》：盖西伯拘而演《周易》；仲尼厄而作《春秋》；屈原放逐，乃赋《离骚》；左丘失明，厥有《国语》；孙子膑脚，《兵法》修列；不韦迁蜀，世传《吕览》；韩非囚秦，《说难》、《孤愤》。《诗》三百篇，大氐贤圣发愤之所为作也。此人皆意有所郁结，不得通其道，故述往事，思来者。屈原《惜诵》有“发愤以抒情”，《淮南子•训齐俗》也有“愤于中而形于外”。司马迁继承了这些说法，并根据自己的切身遭遇，提出了发愤说。司马迁认为，历史上的优秀作品，都是由于作者在社会生活中遭遇到重大不幸,“意有所郁结，不得通其道”,“发愤之所为作”(《史记•太史公自序》、《报任少卿书》)8.文体说（“四科”八体说）在《典论·论文》里，曹丕还第一次正式提出了文体分类及其各自特点的思想。在分析作家才能个性各有所偏的同时，曹丕提出四科八体说的文体论：“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”“本”指文章的本质，即用语言文字来表现一定的思想感情；“末”指文章的具体表现形态，即文章在内容和形式方面的特点。他提出文体共有“四科”八种体裁的文章。并且认为文体各有不同，风格也随之各异。这当是最早提出的比较细致的文体论，也是最早的文体不同而风格亦异的文体风格论。标志着文体分类及特征的研究发展到了一个新阶段。特别是“诗赋欲丽”，说明他已看到文学作为艺术的美学特征，对抒情文学的发展，有着特别深远的影响。
9.“文气”说 《典论·论文》提出了“文以气为主”的著名论断，他说：“文以气为主，气之情浊有体，不可力强而致。譬诸音乐，曲度虽均，节奏同检，至于引气不齐，巧拙有素，虽在父兄，不能以移子弟。”这就是文论史上著名的“文气”说。可以看出，这里的“气”，是由作家的不同个性所形成的，指的是作家在禀性、气度、感情等方面的特点所构成的一种特殊精神状态在文章中的体现。“文以气为主”就是强调作品应当体现作家的特殊个性。要求文章必须有鲜明的创作个性，而这种个性只能为作家个人所独有，“虽在父兄，不能以移子弟。”这就说明了文章风格的多样性的原因。后世许多文论家、诗论家常以气论诗、论文，当或多或少是受到了曹丕“文以气为主”说的影响。
10.《典论·论文》第一段背诵原文： 文人相轻，自古而然。傅毅之于班固，伯仲之间耳；而固小之，与弟超书曰：“武仲以能属文为兰台令史，下笔不能自休。”夫人善于自见，而文非一体，鲜能备善，是以各以所长，相轻所短。里语曰：“家有弊帚，享之千金。”斯不自见之患也。今之文人：鲁国孔雿文举、广陵陈琳孔璋、山阳王粲仲宣、北海徐干伟长、陈留阮瑀元瑜、汝南应玚德琏、东平刘桢公干，斯七子者，于学无所遗，于辞无所假，咸自以骋骥騄于千里，仰齐足而并驰。以此相服，亦良难矣！盖君子审己以度人，故能免于斯累，而作论文。
11.陆机《文赋》：陆机，西晋文学家。12.西晋陆机《文赋》进一步把文体分为诗、赋、碑、诔、铭、箴、颂、论、奏、说十类。陆机提出的这个“十体”说，一是比曹丕的“四科八体”说更加细致，更加准确。二是在各类文体的具体排名次时，曹丕是将纯文学的“诗”、“赋”二体排列在八体最后，而把朝廷的应用文体“奏”和“议”放在最前；到陆机的文体论，则把这种次序完全颠倒过来了，最先排列的是“诗”和“赋”，最后才是“论”、“奏”“说”，它说明陆机对审美文学的认识和重视确实比曹丕前进了一步。三是陆机在这里概括十类文体的审美特征时，也远比曹丕具体准确，可以说是地道的文体风格理论了。
13.诗缘情而绮靡，赋体物而浏亮。碑披文以相质，诔缠绵而凄怆。铭博约而温润，箴顿挫而清壮。颂优游以彬蔚，论精微而朗畅。奏平彻以闲雅，说炜晔而谲诳。“诗缘情而绮靡”说有非常重要的意义和影响。陆机把当时最重要的文体——诗歌的审美特征概括为“诗缘情而绮靡”，成为千古名言。“赋体物而浏亮”，“体物”就是要描绘事物的形象。“缘情”、“体物”就是要诗赋的文学作品注重感情与形象，说明陆机对文学的艺术特征的了解又在前人基础上大大深入了一步。
14.刘勰（约公元465——520），字彦和，生活于南北朝时期，中国历史上著名的文学理论家。汉族，祖籍山东莒县（今山东省日照市莒县）东莞镇 大沈庄（大沈刘庄）。他曾官县令、步兵校尉、宫中通事舍人，颇有清名。晚年在山东莒县 浮来山创办（北）定林寺。刘勰虽任多官职，但其名不以官显，却以文彰，一部《文心雕龙》奠定了他在中国文学史上和文学批评史上不可或缺的地位。
15.《情采》是《文心雕龙》的第三十一篇，主要是论述文学艺术的内容和形式的关系。全篇分三个部分。第一部分论述内容和形式的相互关系。第二部分从文情关系的角度总结了两种不同的文学创作道路：一种是《诗经》以来“为情而造文”的优良传统，一种是后世“为文而造情”的不良倾向。第三部分讲“采滥辞诡”的危害，提出正确的文学创作道路，是首先确立内容，然后造文施采，使内容与形式密切配合，而写成文质兼备的理想作品。本篇是针对当时“体情之制日疏，逐文之篇愈盛”的创作风气而发的。
16.何谓“物色”?古籍上的解释各有不同。物,《说文》云:“万物也。牛为大物,天地之数起于牵牛。”色,《说文》云:“颜气也。”据此,“物色”当指天地之间万物的色彩。但《周礼·司常》云:“杂帛为物。”王国维《释物篇》云:“古者谓杂帛为物,盖物本杂色牛之名,后推之以名杂帛。”《礼记》又云:“仲秋之月,命宰祝察物色。”即察栖牲之毛色。后又引申为察访人物,也叫“物色”。《文心雄龙。物色分篇云:“春秋代序,阴阳惨舒,物色之动,心亦摇焉。”又云:“物色相召,人谁获安?”刘怨这里所说的“物色”显然与上述两种意义有所不同。《文选》是稍后于刘怨的萧统编的一部书。萧统在卷十三中将宋玉《风赋》、潘安仁《秋兴赋》、谢惠连《雪赋》、谢希逸《月赋》四篇另标名为’“物色类”。李善注云:“四时所观之物色而为之赋。”又云:“有物有文曰色,风虽无正色,然亦有声。”据此可知,刘鳃所谓“物色”当指自然景物的声色。既不同于“审察”的意义,也比“天地万物的色彩”这个意义要狭窄一些。《物色》篇就是论述自然景物的声色和人类情感的关系,或自然景物与文学创作的关系,并涉及到文学理论中的“意境”问题,是一篇不可多得文章。（论述题解释范仲淹岳阳楼记景物）
17.刘勰提出了“思理为妙，神与物游”（所以构思的妙用，能使作者的主观精神与外界物像紧密结合，一起活动。）的创作观。18.钟嵘（约468～约518）中国南朝文学批评家。字仲伟。颍川长社（今河南长葛）人。曾任参军、记室一类的小官。梁武帝天监十二年（513）以后，仿汉代“九品论人，七略裁士”的著作先例，写成诗歌评论专著《诗品》。以五言诗为主，全书将两汉至梁作家122人，分为上、中、下三品进行评论，故名为《诗品》。《隋书·经籍志》又称之为《诗评》。在《诗品》中，钟嵘提倡风力，反对玄言；主张音韵自然和谐，反对人为的声病说；主张“直寻”，反对用典，提出了一套比较系统的诗歌品评的标准。19.钟嵘把诗经分为：“《诗》可以群，可以怨。”
20.“兴寄”说：陈子昂的兴寄说是说诗歌要有充实的内容，言之有物，寄怀深远，因物喻志，托物寄情。他自己的《感遇诗》三十八首就借咏物叙事抒发自己壮志情怀和以物喻人，托物喻志，寄托自己对社会政治的主张和见解，是他对自己的“兴寄”主张的最好的实践和最明确的注解。（解释兴寄）22.“风骨”说：陈子昂的风骨说，继承了前人的风骨论。他的风骨内涵，根据他在《修竹篇序》对齐梁诗歌“汉魏风骨，晋宋莫传”的批评，应该就是指建安风力。即是指具有鲜明爽朗的思想感情和精要劲健的语言表达的艺术风格，具有风清骨峻的特点。亦即是“骨气端翔，音情顿挫，光英朗练，有金石声”的具有强烈的艺术感染力和震撼力。陈子昂的《登幽州台歌》可以说正是具有这种风格的作品。（解释风骨）23.陈子昂的诗歌理论，加上他的创作实践，终于廓清了初唐半个时纪齐梁余风的影响，迎来了以“风骨”、“气象”著称的盛唐诗歌创作高潮。他的“兴寄”、“风骨”说理论为后人继承，成为他们反对形式主义柔靡诗风的理论武器。（陈子昂喜欢怎样的诗歌？）
24.《戏为六绝句》是中国唐朝著名诗人杜甫创作的组诗。这组诗包括六首七言绝句，前三首是对诗人的评价，后三首是论诗的宗旨。这六首诗每首单独成诗，表现了不同的主题。但同时这六首诗的精神前后贯通，互相联系，又是一个不可分割的整体。
25.戏为六绝句作用地位：杜甫组诗《戏为六绝句》,开创了论诗绝句组诗体的先河,这种新的文学批评样式由此确定而盛行于世。李白、杜甫、白居易等人继承与发扬初唐陈子昂诗歌革新、反映现实的精神,直接以诗来发表对当时诗歌创作实际的观点、立场和主张。其思想倾向与艺术手法,或褒或贬,或破或立,或扬或弃,及时有效地引领唐代诗歌创作步入光耀风骚传统而健康发展的正确轨道,从而使唐代论诗诗呈现出一种承传风骚、反映时政的现实主义诗学精神,这对后世反对脱离现实的形式主义诗风起到了典范作用。
26.“气盛言宜”论：韩愈在《答李翊书》中，提出了“气盛言宜”之论。他说：“气盛则言之短长与声之高下者皆宜也。”“气盛”，是指作家的仁义道德修养造诣很高而体现出来的一种精神气质，一种人格境界，与孟子的“配义与道”而修养成的“浩然之气”含义相同。“气盛”了，就能创造出“言宜”的文章，把“养气”与作文统一起来了。特别要说明的是，韩愈强调“气盛言宜”并不忽视文章的写作技巧，而是力主在语言上要创新，对古人要“师其意，不师其辞”，要“惟陈言之务去”。
27.“不平则鸣”论：韩愈在《送孟东野序》中还提出了“不平则鸣”论。他说：“大凡物不得其平则鸣。„„人之于言也亦然，有不得已者而后言，其歌也有思，其哭也有怀。”所谓“不平则鸣”从文学理论批评上看，就是认为作家、诗人在不得志时，就会用创作的方法抒写自己的思想感，情表达自己的内心情志。这与司马迁的“发愤著书”说是一脉相承的。但他更指出，只有那些胸有块垒的不得志的文人爱“鸣”，也善“鸣”，他说：“和平之音淡薄，而愁思之声要妙；欢愉之辞难工，而穷苦之言易好。”这可以说其对司马迁“发愤著书”说的发展了。
28：韩愈思想主要继承孟子的养气说。
29.阅读白居易《与元九书》：白居易诗歌理论的核心是强调创作要有为而作，不为艺术而艺术。他说过：“总而言之，为君为臣为民为物为事而作，不为文而作也。”（《新乐府序》）他对诗歌的抒情本质是有深刻认识的，说：“感人心者，莫先乎情，莫始乎言，莫切乎声，莫深乎义。诗者，根情，苗言，华声，实义。”不过强调的重点是“义”，有强烈的现实功利性。他提出“文章合为时而著，歌诗合为事而作”（《与元九书》），提出了“为时”、“为事”而作的观点，明显继承传统儒家的诗文论思想。所谓“为时”“为事”就是主张用同情的笔触来抒写反映下层劳动者生活的苦难，揭示时政的弊端。
30.司空图（837～908）晚唐诗人、诗论家。字表圣，自号知非子，又号耐辱居士。祖籍临淮（今安徽泗县东南），自幼随家迁居河中虞乡（今山西永济）。唐懿宗咸通十年（869年）应试，擢进士上第，天复四年（904年），朱全忠召为礼部尚书，司空图佯装老朽不任事，被放还。后梁开平二年（908年），唐哀帝被弑，他绝食而死，终年七十二岁。司空图成就主要在诗论，《二十四诗品》为不朽之作。《全唐诗》收诗三卷。31.论述司空图《与李生论诗书》“近而不浮，远而不尽，然后可以言韵外之致也”的意境发展。
32.论“思”与“境”的关系，提出 “思与境偕”说；“思与境偕”说是司空图在《与王驾评诗书》中提出的：“长于思与境偕，乃诗家之所尚者。”这是讲意境的基本性质，“思”，可理解为创作中的神思，即艺术思维活动，侧重于创作主体的情志意趣活动；“境”，是激发诗意趣并且表现之的创作客体境象。“境”与“思” 偕往，相互融会，这就构成了作品的意境世界。这种意境论表述很清楚，并用“思与境偕”概言之，应是司空图独特的体会。
33：把“味”作为诗歌的第一要义，提出“韵味”说；对于诗歌意境的特殊性质，司空图从鉴赏角度，把“味”作为诗歌审美的第一要义提了出来，就是“韵味”说。他在《与李生论诗书》中强调诗歌要有“咸酸”之外的“醇美”之味。他的“韵味”说本于钟嵘“滋味”说，但有发展变化。什么是“韵味”的具体所指呢？那就是诗歌应具有“韵外之致”、“味外之旨”、“象外之象”、“景外之景”。笼而言之，都是指丰富的醇美韵味。34.追求含蓄蕴藉的诗歌意境，提出“四外”说；“四外”说，包含司空图《与李生论诗书》和《与极浦书》中“韵外之致”、“味外之旨”、“象外之象”和“景外之景”，就是司空图“韵味”说的具体内容，笼统的说，都是指丰富的醇美韵味，细分析则可分三组，内涵略有不同：“韵外之旨”，应该是指有意境的作品有表层文字、声韵覆盖下的无尽情致；“味外之旨”，则应是侧重有意境的作品所具有的启人深思的理趣；而“象外之象”和“景外之景”则是指有意境的作品在表层描写的形象之外，还能让鉴赏者联想到，但又朦胧模糊的多重境象。这种情致、理趣、境象，在作品中都是潜伏着的假存在，要依靠鉴赏者以自己的审美经验去体会、召唤、再现出来。35.“苏轼诗文论”：1）、注重文艺的自然本质，讲求创作的自然天成；2）、“空静”观；3）、“传神”的理论观点；4）、“枯淡论”。36.李清照的词“别是一家”说；李清照在《论词》中提出的一个著名观点是词“别是一家”说，力主严格区分词与诗的界线。她认为两者区别主要在于：诗、词声律要求不同。诗的声律要求简单粗疏，而词的音律、乐律规则要求严格；如果说，诗要求语言的节奏美，则词不仅要求语言的节奏美，而且要求歌唱时的音乐美，反对以诗的粗疏的格律来破坏词之音乐美。37.《严羽诗论》以禅喻诗的“妙悟”说； 严羽的诗论观点最重要的是“以禅喻诗”，提出“妙悟”说。他说：“大抵禅道，惟在妙悟，诗道亦在妙悟。”“妙悟”是严羽以禅喻诗的核心。“妙悟”本是佛教禅宗词汇，本指主体对世间本体“空”的一种把握，《涅盘无名论》说：“玄道在于妙悟，妙悟在于即真。”就诗而言，“妙悟即真”当是指诗人对于诗美的本体、诗境的实相的一种真觉，一种感悟。他说：“惟悟乃为当行，乃为本色。”由于“悟有浅深”，各个诗人悟的深浅不同，因而形成各人各派诗歌的审美价值的不同，亦即形成诸家体制的高下之别。
38.金圣叹是如何评析水浒传的？（论述题）对《水浒》的评点中，非常重视人物的性格塑造。他认为《水浒传》的人物性格都有鲜明的个性，说：“《水浒传》写一百八个人性格，真是一百八样。若别一部书，任他写一千个人，也只是一样，便只写得两个人，也只是一样。”另一方面，金圣叹也注意到，在人物个性当中，作家也概括了一类人的共同性，“任凭提起一个，都似旧时熟识”。这就涉及到了人物塑造的典型化问题。在对《史记》和《水浒传》进行比较分析时，肯定了文学作品，特别是小说的虚构性。他指出：《史记》是“以文运事”，《水浒传》是“因文生事”。“以文运事”，“事”是实际存在的，不能虚构，只能对事进行剪裁、组织（就是“运”），以此构成文字。“因文生事”，“事”本不存在，要靠作家的自由虚构去创作（就是“生”），以此产生文字。他认为这种虚构可以更自由地发挥作家的艺术创作才能。从这种角度出发，他指出：《水浒传》“却有许多胜似《史记》处”，这应该是新鲜大胆的理论。总之，金圣叹把中国古代文艺美学传统应用到小说创作的批评领域，开创了小说理论批评的新领域、新局面，清代的小说理论批评无疑受到了金圣叹的影响。
39.《王土禛诗论选录》他的诗论的核心“神韵”说：什么是王土禛的“神韵”说？“神韵”一词最早是南北朝时期对人物的评价，指的是人的风神韵致，后被引入诗论，大体上指自然神到，风神飘逸的一种诗歌境界。王土禛继承前人的诗论和画论思想，总结了王维、孟浩然以来的山水诗的艺术传统，强调兴会神到，追求得意忘言，以清淡闲远的风神韵致作为诗歌的最高境界。
王土禛神韵说的内涵：（1）其中心就是诗歌的审美表现方式问题。主张诗歌创作在表现审美对象时应该做到“不着一字，尽得风流。”即诗人对主体的情感不要直接陈述出来，对景物也不要作全面精细描绘，应像画龙只画一鳞一爪，画山水只画“天外数峰，略有笔墨”，但透过这一鳞一爪、天外数峰，却能表现整体的面貌，如镜中之月、水中之花，可具体感知，而又不可捉摸。（2）在情感和物象之间，王土禛认为物象应为表现情感服务，物象可以超越特定的时空，可以不符合现实自然的真实，王维可以画雪中芭蕉，正是如此，王土禛称这是“兴会神到”，这是诗之所以为诗的原因。（3）清和远是具有神韵的诗歌境界的审美特征。他引孔天允论诗的话说“诗以达性，然以清远为尚。”清，指的是一种超脱尘俗的情怀。这种情怀最适宜于用山水诗来体现。远，有玄远之意，也是一种超越的精神，这种精神也适合于寄托在山水诗中。清偏向于景物之描绘；远偏重于感情之抒发。王土禛认为达到这种境界就可称之为“妙悟”，就是把握了诗歌艺术的真谛，达到了艺术的彼岸。40.王土祯，书画造诣很高，顺治康熙年间。他的诗论的核心“神韵”说。
41.我古典文学名著《红楼梦 》的开卷诗.“满纸谎唐言,一把辛酸泪,都云作者痴,谁解其中味.” 【必考翻译】1.今既唱其体曰唐诗矣，则学者谓唐诗诚止于是耳，得非诗道之重不幸邪？故予不自量度，辄定诗之宗旨，且借禅以为喻，推原汉魏以来，而截然谓当以盛唐为法，（后舍汉魏而独言盛唐者谓古律之体备也）虽获罪于世之君子不辞也。
译文：现在既然提倡江西诗派就是诗正宗，那么学诗的人就会认为唐诗不过只是这个样子，这不是诗发展的又一不幸吗!所以我不自量力，从而定下诗的宗旨，而且借禅理来作比喻，推求汉魏以来诗歌的本源，而断然地认定应当以盛唐为法。即使会得罪当世的君子，也是不退避的。
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