教学秘书复习资料

第一篇：教学秘书复习资料

“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。

一、教学秘书的工作职责有哪些？

1．上令下达，下情上报，要客观公正，及时准确

教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，原原本本地传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、停课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语四、六级考试通知，补考、重新学习考试通知，期中、期末考试安排等。同时也要及时的将学生反映的情况上报给老师、领导等。比如，教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。

2．配合主管领导处理日常工作，使教学、管理合理运作 每学期开学初，教学秘书要协助学院领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助学院领导进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见，再写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。3．日常教学管理

包括三个方面，教师方面的管理，如专业教学计划；教学、实验大纲；专业教学计划调整；教学任务安排；教师课表；教学日历；调、停课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励与处分的材料等。学生方面的管理如专业分流；新生名单；注册；选课组织；教材征订；学生课程表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试；学生四、六级考试；计算机等其他考试；学生期末成绩；学籍异动材料；学籍处理统计；学籍档案；学生获奖材料；学生处分材料；毕业生资格审查；毕业生电子学籍；毕业论文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生质量调查；毕业生证书发放；实习教育；学生座谈会记录等。其他方面还有品牌、特色专业建设；精品课程建设；教学、实验改革项目；教学成果奖申报与审批；教学评估；教改、教学会议记录；期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统；各类表格等。4．各种档案材料管理

档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文，等等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。

二、教学秘书的特点有哪些？ 1．奉献与服务性

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。2．综合性

教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，还要完成教务处和领导临时交办的工作，因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。

3．时效性和繁杂性

教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，讲究效率，不做无效劳动，不做重复工作，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作重、责任大。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面，既繁又杂，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。4．灵活性

教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作，院领导是决策人，而教学秘书是决策执行者。作为院领导，在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理。如临时调课、停课等。当然，这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上，要使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书善于协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。

三、教学秘书必须具备哪些意识？

在现代教学管理中，教学秘书必须具备法律意识、责任意识、学习意识、、服务意识和质量意识。法律意识

教学秘书在教学管理过程中承担着起草相关文件和方案的任务，因而必须具有鲜明的法律意识，用以指导自己的教学活动和约束自己的社会行为，要把强化法规观念的学习，变成工作渴求和自觉行动。教学秘书处于教学管理的重要位置，能接触到重要的管理文件，掌握许多教师和学生的个人信息，若信息利用不当，就会给工作带来损失，也会产生法律纠纷。学习意识

现在是知识经济时代，作为一名高校教学秘书，应强化学习意识，养成不断学习的习惯，这样才能使自身的综合素质得到不断提高，才能真正胜任教学秘书工作。教学秘书应该系统的学习各种有关高等教育管理知识，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等等，加强理论研究和创新能力，提高文化素质和业务素质，使个人素质显著提高。定期或不定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，取长补短，以不断提高业务水平。责任意识

哲学家爱默生说：“责任具有至高无上的价值，它是一种伟大的品格，在所有价值中它处于最高的位置。”教学秘书的工作要常和老师、学生打交道，很多工作都牵扯到学生的切身利益。因此要把岗位作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力做到“干一行，爱一行，精一行”。如果没有责任意识，就会影响到工作效率和工作质量。教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关联到正常的教学秩序，如果做不好，将会造成严重的教学事故。因此，教学秘书必须树立较强的责任意识。服务意识

教学秘书是协调者与沟通者，作为学校教务处和院（系）主管领导、教师及学生之间开展教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是为分管领导服务，为老师服务，为学生服务，也包括间接为机关服务。教学秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去。质量意识

教学质量是学校的生命线，也是教师根本价值的体现，管理质量是保证教学质量的基础。教学秘书在教学管理中同时扮演着两种角色：一方面是严肃的执法者形象，严格执行学校的各项规章制度和实施教学管理措施；另一方面又是热心的服务生形象，需要解答师生提出的问题，解决他们在教与学中的问题。教学秘书必须同时扮演好这两种角色，将管理与服务有机地结合起来，实现教学管理职能。

做好高校教学秘书工作

一、要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神 教学秘书的工作主要是服务性工作,很多是琐碎的, 不仅任务繁重, 而且头绪多, 牵涉到高校各个部门, 有时任务急, 还得同时完成几项任务,需要经常加班才能完成。因此, 教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神, 如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神, 是绝对做不好秘书工作的。教学质量是高等学校生存和发展的基础, 是高校的生命线，为此, 教学秘书更要增强使命感和责任感, 深刻明确肩上的重任, 绝不可放松对教学管理质量的要求, 更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神, 甘作无名英雄, 兢兢业业地、脚踏实地地努力工作, 在实践中提高分析问题和解决问题的能力, 不断提升服务质量。

二、必须加强学习, 不断提高政治、业务素质

高校教学秘书工作需要具备一定的理论功底, 因此, 必须加强学习。第一, 学习理论, 才有方向。认真学习党的路线方针政策, 学习党的“十八大”精神, 认真学习并践行“三严三实”的重要思想, 并自觉运用于实践, 提高政治理论水平, 自觉运用理论武装头脑。第二, 学习业务, 提高水平。学习各项业务知识, 提高处理各方面问题的能力, 才能提高水平。高校教学秘书的工作涉及面广、综合性强, 这就要求既当专家, 又当通才。要充分认识到提高业务素质的紧迫感, 学习运用现代化的办公技术, 使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势, 能够跟上时代的步伐。在此基础上, 还要广开视角, 向群众学习, 在实践中打牢理论、业务和文字功底,努力提高自身素质, 迎接时代的挑战。

三、要有良好的生理、心理素质 21 世纪的竞争, 归根到底是人才的竞争。心理素质的好坏, 心理承受能力的大小, 对每个人的学习、工作和生活都会产生很大的影响。所以, 作为一名高校的教学秘书, 不仅要有较强的业务工作能力,更应该具有良好的心理素质, 要在繁琐的日常工作中, 不断地培养开朗豁达的性格, 时常保持轻松平静的心态, 遇事不慌、不烦、不怕, 除了心理素质之外, 还有一点非常重要，那就是身体素质。人们常说, 身体是革命的本钱, 有了健康的身体, 才能做一切我们想做的事情。这就要求我们要不断地坚持锻炼身体, 保持健康的体魄, 这样才能更好地完成组织上交给自己的任务。

四、要想很好地驾驭高校教学秘书工作, 还应具备几种能力(一)具备较强的协调和沟通能力

现代教学管理活动处处离不开有效的协调和必要的沟通。在日常的教学管理中, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾,融洽关系, 统一认识和行动, 保持良好的教学秩序, 取得较好的教学效果。(二)具备较强的创新能力

创新是一个民族的灵魂, 也是学校的灵魂。创新是学校兴旺发达的不竭动力,作为高校的教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势, 解放思想, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法, 不断创新, 与时俱进, 在工作中发挥主动性、积极性和创造性, 具备较强的创新能力,才能适应知识经济时代的发展需要, 才能推动教学管理工作。(三)具备计算机操作能力和外语沟通能力

计算机操作能力和外语沟通能力是新时期教学秘书应具备的工作技能。现代教学管理要运用先进的教学管理系统软件, 计算机字表处理、数据库、网上办公等, 目的在于为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度, 提高工作效率。中外合作办学的开展, 对教学秘书的管理技能提出了更高的要求, 越来越多外籍项目负责人和教师对教学的参与, 增加了教学秘书协调沟通的对象, 在教学任务安排和教学事务日常管理上同样要联系他们, 同他们解释有关事宜, 协调有关工作, 如果没有一定的外语沟通能力, 很难开展管理工作。(四)具备良好的写作能力和表达能力

教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如教学通知、教学事务报告、申请、记录等, 就要有一定的写作能力;在调整课表、考试管理、预订教材、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商, 贯彻领导的教学决策, 传达师生对教学的建议, 在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中, 做到简明扼要、语言得体、表达清楚, 应有良好的语言表达能力。

(一)坚定的政治方向

教学秘书要认真学习政治理论，并将之运用到实际工作中去，不断提高自己的思想政治觉悟，坚持贯彻执行党的教育方针、政策，忠诚党的教育事业，热爱本职工作，树立全心全意为教育事业服务的思想，为高校教学工作开创新局面。正确看待得失，要有无私奉献精神和高度的责任心和事业心，顾全大局，严守教学机密、坚持原则，严格按照规章制度办事。

(二)良好的沟通能力

高校教学秘书应具有运用自己的知识解决工作中出现的各类问题的能力。我个人认为提高沟通的效果应该具有“四心”：虚心、热心、细心、耐心。虚心就是要主动去听取领导和各位教师以及其他教学秘书的意见和建议，不懂的问题要多向大家请教。热心就是要不管工作多么繁杂、多么辛苦，都要积极、主动、热情的为教师和学生服好务。细心是教学秘书工作不可缺少的，每件工作都要细致地完成，保证不出差错，保证教学工作顺利进行。耐心要求教学秘书要心态平和、不急躁。

(三)扎实的业务技能

教学秘书要熟悉自己的本职工作，明确工作职责，具备良好的沟通协调能力和办事能力，具有一定的写作能力和计算机应用能力，工作能耐心、细致、周到，善于在工作中不断吸取新的知识，了解前沿的教学相关知识和动态，不断总结、完善工作，不断提升自己的综合业务水平，做真正的适应社会需要的管理型人才。

(四)实践创新的能力

创新是时代的要求，有创新才有发展。信息化时代要求教学秘书要有现代化的管理方法和手段，能迅速、准确地收集信息，处理问题。这就需要教学秘书不断更新观念，收集好的经验和做法，勇于改革创新，为领导提出好的建议，给领导的决策提供科学的依据，使教学管理制度更加合理化、规范化和科学化。

第二篇：秘书史复习资料

秘书史复习资料

1．简述甲骨文书。

答：甲骨文是刻写在龟甲或兽骨上的文字。是我国已发现的最早的成熟的古文字。甲骨文书是商王室用甲骨文写下的，记录以商王室的各种活动的文书，已初步具备文书的基本要素

2．简述周代的“史官文化”。

答：先秦的史官作为我国秘书的鼻祖，表现出时代特点，有的特点被日后历朝的秘书官员发扬光大，成为传统。概括起来，他们具有以下一些特点：宗教色彩由浓至淡，史官的分工、分层次由浅至深，产生了职业道德，形成了职业个性，文化素质优秀。

春秋初期，情况发生变化，史官地位衰落，新秘书官职出现，大批士加入秘书队伍。这些都说明，我国秘书工作的初创时期，秘书是统治阶级中的一部分优秀分子，表明了秘书工作的重要性和其职业要求的严格性。

3．分析“士”担任秘书的积极意义。

答：（1）春秋战国时期，大批士加入秘书行列，壮大了秘书队伍，为原有的秘书队伍注入了新鲜血液，带来了新观念、新思想，提高了秘书工作的质量，开创了秘书工作的新局面。

（2）对社会发展起了促进作用，同时，提高了秘书的地位和声誉。（3）使古代秘书工作中文书档案和参谋咨询业务相对分离为独立性较强、各由专门秘书承担的两大部分，对日后的秘书工作产生了深远的影响。

4．简述秦汉中枢秘书机构的确立和演进。答：秦汉中枢机构的演进是从丞相府到尚书台。秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺为政府的中枢机构，其秘书工作以丞相府为主，御史大夫寺为辅。至汉代先后经历削弱相府、起用尚书，而后设立尚书台。尚书台的设立，标志着新的秘书机构形成，最终尚书台取代相府，成为皇帝的办公厅。这标志着从汉武帝开始的将相府的秘书职能转移至皇宫的任务已经完成。

5．结合尚书台取代丞相府的过程分析中枢秘书机构变更的主要原因。答：汉代时，丞相的地位有所提高，丞相府也演变成为政权实体，为了巩固统治，汉武帝开始削弱抑制丞相的职权，并设立尚书台。丞相府被尚书台逐步取代的过程，说明封建社会中，皇帝设置秘书机构的目的是集国家大权于一身，保证其实行君主独裁。一旦该秘书机构职权扩大，威胁到皇权，皇帝就予以抑制、削弱，或直接解散，重新设立一个听命于他的新的秘书机构。

6．简述曹操、诸葛亮任用秘书的原则及方法。

1）曹爱才敬才，不计私怨，不拘小节，唯才是举，广纳天下之士，而且知人善任，根据这些人才的特长，分别将其用为不同类型的秘书。

（2）诸葛亮用人不注重门第资历，只要有真才实学，德才兼备者，一律任用，任人唯贤。诸葛亮的用人之道别具一格，在任用之前，从七个方面进行考察：一是“问之以是非而观其志”，二是“穷之以辞辩而观其变”，三是“咨之以计谋而观其识”，四是“告之以难而观其勇”，五是“醉之以酒而观其性”，六是“临之以利而观其廉”，七是“期之以事而观其信”。诸葛亮除了要求秘书忠于职守以外，还非常注意听取他们的意见，为此，他专门建立了“参署”制度，让秘书能充分发表意见，实行“纳言之政”。“参署”制度的主要内容有三条，即“违覆”、“直言”、“进人”。

7．简述“九品中正制”及“寒门掌机要”。

答：（1）魏晋南北朝时期选拔官吏（包括各级秘书官吏）的基本制度是自曹丕起始的九品中正制。所谓“九品中正制”是曹丕称帝后，根据吏部尚书陈群的建议设立的，即令中央的一些官员兼任其原籍所在州郡的中正，根据“以论人才优劣，非谓世族高卑”的原则，察访本州郡的人才，列为九等，以备选用。（2）九品中正制设立的原意是为了网罗天下贤士，为国所用。然而，它很快就演变成以门第划分等级，按等级高低授官的腐败制度，从中央到地方的高官都由门第显赫的世族担任，这些人垄断各级政权，而出身低微的寒门子弟只能充任僚属和低级官吏，造成“上品无寒门，下品无世族”的状况。这一腐败制度使大量人才受到压抑、埋没，没有机会理政。担任高官的世族往往自鸣清高，不屑从事具体事务，且常常身兼数职甚至数十职，实际上连一职也不能胜任。所以，这一时期，在公府和地方政府中，主官位尊而大权旁落，秘书位卑而权力膨胀，形成了名实相反的主从关系。造成了“寒门掌机要”的状况。8.简牍文书

简牍文书是刻写在竹片或木片上的文书，是先秦时期使用最多的文书形式。

9.上书：臣下向天子或国君陈述政见的文书是后代奏、章、表、疏等的前身。上书往往就一件事，运用铺陈、排比的手法，依据确凿的历史事件，纵横议论，逻辑性很强，富有说服力，而且语言形象、生动，音节铿锵有力。其代表作如李斯上秦王的《谏逐客书》

10.奏：臣子向君王进言上书的统称。臣下评议政事、陈述政见、弹劾官员的文书。

11.章：官员受封赠后向皇帝谢恩的文书

12.表：官员向皇帝陈述事情的上行公文。用处广泛，凡论陈、劝请、进献、荐举、庆贺、请安、讼理、弹劾均可用表。

13.疏（上疏）：官员对政事的建议以及弹劾官员的上行公文，类似表。

课件中的重点：第一章中国秘书工作的起源

1、我国秘书工作的起源：

孕育于部落联盟的昌盛时期，萌发于夏朝，形成于殷商。

2、秘书工作产生的社会条件：社会组织的领导部门；文字和公务文书。

3.秘书工作产生的社会条件

秘书工作是领导部门的辅助性工作，因此，只有出现了领导部门，才会随之而产生秘书和秘书工作。

文字是人类文明的标志，是表意的工具，也是书写文书的先决条件。

文书是人类在社会实践中形成的材料，它只有在文字出现后才可能产生。

领导部门为了颁布命令、制定规章制度、记录事件，以便实施管理，需要制作文书，因此产生了公务文书。

公务文书需要有人拟制、处理、传颁、保管，由此产生了以文书工作为主要业务之一的秘书和秘书工作。4.纳言 官

进善旌、华表木（诽谤之木）、敢谏之鼓是我国信访工作的原始形态和早期表现。

5.《史记·五帝本纪》载：黄帝设史官 6.商朝的史官

（一）史官的分工与名目

就作用而言，贞卜史官、作册史官偏重于在政务方面为商王服务；

祭祀史官、记事史官则偏重处理事务，而作册史官和记事史官的职能与现代秘书最为相近。7.史官的来源：贵族（殷商）

8.太史寮：是至今我国历史上最早诞生的中央秘书机构。这种秘书机构到西周时得到发展，臻于成熟。

9.甲骨文是刻写在龟甲或兽骨上的文字，是我国已发现的最早的成熟的古文字。

10.卜辞的基本结构： 前辞——某日某人卜问，史官姓名

命辞——卜问何事 占辞——“兆”显示的答案

验辞——日后是否应验

第二章： 两周的秘书工作

11.史官的特点 12.史官衰落的原因

13.士加入秘书队伍的历史背景、特点、意义 14.甲骨文书 简牍文书 檄文 上书

15.西周时期，中央秘书机构太史寮成形，最早的中央档案机构——天府设立，两周时期，是我国秘书工作的初创时期。16.太史寮的“五史”：太史、小史、内史、外史、御史 17.史官的特点

（一）宗教色彩由浓至淡

（二）史官的分工、分层次由浅至深 18.产生了职业道德

“书法”

“秉笔直书”的行为规范和“君举必书”的行为准则 19.形成了职业个性 ： 刚正不阿、威武不屈 20.文化素质优秀：

学校“六艺”

秘书人员是统治阶级中的一部分优秀分子

秘书工作的重要性

职业要求的严格性 21.史官衰落的原因

（一）人治观念继续增长 春秋五霸、战国七雄

（二）史官与国君在观念上发生冲突

“礼乐征伐自诸侯出”、“政出私门”

“君举必书”

（三）选官制度的变化

商鞅变法后废除了世卿世禄制 22.士充实秘书队伍

（一）士加入秘书队伍的历史背景

私学的兴办，政治的需要

（二）士担任秘书工作的特点 1.职能单一：参谋顾问，辅助决策 2.作用大、地位高

3.任期短，流动性大 24.士充实秘书队伍的意义

1.壮大了秘书队伍，为原有的秘书队伍注入了新鲜血液，带来了新观念、新思想，提高了秘书工作的质量，开创了秘书工作的新局面。

2.促使文书档案和参谋咨询业务相对分离为独立性较强、各有专业秘书承担的两大部分。25.两周时期的文书表现形式：

甲骨文书、金文文书、简牍文书、缣帛文书

26.甲骨文书：甲骨文书是迄今发现的最早的官方文书实物，广泛应用于商朝后期，西周的甲骨文书绝大部分是贞卜文书，后被简牍文书和金文文书逐渐替代。

27.王命文书（下行文）誓、诰、命、策、典、训、令、檄文 28.上行文：谟、上书、事书 29.中央档案机构----天府 的设立

第三章、秦汉的秘书工作

30.秦汉时期是我国秘书工作的确立时期 秦代： 1.在全国范围内建立起统一的秘书机构 2.建立起全国划一的各项秘书工作制度

汉代： 秘书工作制度趋于稳定，并确立下来。其基本内容为以后的历代王朝所仿照、沿袭，被视作基本模式

31.秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺为政府的中枢机构，其秘书工作以丞相府为主，御史大夫寺为辅。

32.尚书台的设立，标志着新的秘书机构正式形成。

33.尚书台取代相府所揭示的规律：P81 丞相府被尚书台逐步取代的过程，说明在封建社会中,皇帝设置秘书机构的目的是集国家大权于一身,保证其实行君主独裁。一旦此秘书机构职权扩大,威胁到皇权,皇帝就予以抑制,削弱,或直接解散,重新设立一个听命于他的新的秘书机构。这种现象自西汉武帝开始,在以后两千多年中反复出现,形成一条规律。我们称之为“膨胀——回位”现象。它导致封建社会中央秘书机构处于反复建立、兴盛、削弱、解体的周期性演变之中,致使秘书官员的职称处于不断变更,秘书人员处于不断的流动中,具有明显的不稳定性。

34.西汉武帝时，将中央官员划分为“外朝”和“中朝”两大体系，中央秘书机构随之划分为“皇宫”和“朝廷”两部分。

35.察举制：察举即皇帝诏命大臣，依据标准推荐人才进京，由皇帝提出各种政治问题，考其学识、才能，凡对策（书面考试）、射策（抽签考试）成绩合格者，即分等授官。察举是汉代选官的主要形式 36.秦朝的“五善”、“五失”考核法 37.汉朝的“常课”和“集簿 38.文书种类：秦代：制、诏

汉代：“一曰策书，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。” 制：皇帝颁布重大政治制度的命令性文书。

诏：又称“诏书”，是皇帝发布一般性命令、训示、答复臣下上奏，或皇帝即位、逝世时颁告天下的文书。

39.臣下上呈皇帝的文书有：奏、章、表、疏、议、状、书 40.文书工作制度

1.避讳制度：是指文书中涉及皇帝名字以及与皇帝名字相同或相近的字时，必须换用其他字来代替。公文避讳制度被封建社会历代所沿袭。第四章、魏晋南北朝时期的秘书工作

知识点：中央秘书机构初步发展为中书、门下、尚书三个相互监督、相互制约的部门。领导和秘书关系协调发展。

公文写作开始和其他文体分流，成为一种独立的应用文体。纸张成为公文拟写的主要材料，新的公文制度形成。魏晋南北朝时期，是秘书工作大发展的时期 42.中央秘书机构的演进过程： 1.以中书省取代尚书台。

（一）曹操设立秘书令

（二）曹丕设立中书监、中书令 2.设门下省分散中书省之

3.初步形成了中书、门下、尚书三个相互配合、相互制约的中央机构 43.秘书令、秘书左丞和秘书右丞是中国历史上首次出现的 名实相副的秘书官职。以秘书令为首的秘书机构也成为我国历史上首次出现的名实相副的秘书机构。

44.曹丕设立中书监、令： 首开亲信幕僚转化为朝廷秘书首脑的先例。官署称作中书省，负责起草诏书，掌管章奏、记录朝廷大事，参与政务。

45.中书、门下、尚书：三省的分工是“中书出令，门下审议，尚书执行。

46.一、曹操招揽人才：《三国志》作者陈寿总结：曹操精于谋略，曹操善于用人。47.诸葛亮与秘书工作

（一）诸葛亮选用秘书的方法：问之以是非而观其志。穷之以辞辩而观其变，咨之以计谋而观其识，告之以难而观其勇，醉之以酒而观其性，临之以利而观其廉，期之以事而观其信 48.）诸葛亮对秘书的“参署”制度：违覆、直言、进人 49.、寒门掌机要

50.九品中正制的含义：所谓“九品中正制”，是曹丕称帝后，根据吏部尚书陈群的建议设立的，即令中央的一些官员兼任其原籍所在州郡的中正，根据“以论人才优劣，非谓世族高卑”的原则，察访本州郡的人才，列为九等，以备选用

51.中正官根据国家颁布的世、状、品三个标准（家世、道德、才能）把本地人才评为上上至下下九个品级。

52.寒门掌机要p122：这一时期，在公府和地方政府中，主官位尊而大权旁落，秘书位卑而权力膨胀，形成了名实相反的主从关系。造成了“寒门掌机要”的状况。

53.曹操公文的写作特点：

1、以叙事为旨，开门见山，直叙其事；

2、权威严肃，指令性强；

3、篇幅简短；

4、表述明确，指示具体；

5、文辞朴实。

54.改造文章的祖师”（鲁迅《魏晋风度及文章与药及酒之关系》）55.出现了专写公文的“手笔”。沈诗任笔：沈约为诗赋大家，公文写作却不及任昉。其余如陈琳、阮瑀、王粲等。56.刘勰 对公文研究最有贡献

57.《文心雕龙》论著初步构成了我国古代公文的理论体系。58.文书制作制度：公文用纸制度、连署制度、一文一事制度 59.60.61.62.

第三篇：秘书考证复习资料

病文修改：

■105页37 下面的公文有8处错误，请一一指出

XX市府公文„

(03)x府发2l号

XX市人民政府严厉打击非法出版活动的通知：

当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊音象制品，这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明建设，破坏了社会治安，已成为社会一大公害。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。

(以下略)

附件：如文

主题词：出版通知

﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍报：(单位略)

送：(单位略)

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XX市人民政府办公厅

二oo三年X月X日

要点：(1)发文机关名称应为‚XX市人民政府‛；(2)发文号为：X府发(2003)2l号，并应移至中间位臵；

(3)‚紧急‛应在标题中；(4)标题应在‚严厉打击‛前加‚关于‛；

(5)缺收文机关，应在标题下、正文前注明(6)‚音象‛应为‚音像‛；

(7)附件后应标注出具体的文件名(8)应在发文机关后加(印章)。

■101页26关于修建新办公楼请示的批复

XX字[2005]24号

xX厂：

有关请示已悉。关于修建新办公大楼一事，经研究，还是以不建为宜。此复。

XX公司(章)

二00五年五月五日

要求：阅读上述原文，指出公文存在那些错误与不妥，并说明理由或提出修改意见。

要点：这篇批复的主要问题有：

(1)发文缘由交代不清。文中首句：‚有关请示已悉。‛究竟是有关什么问题的请示，没有表示清楚；也没有引

述来文的发文字号、标题等，缺乏明确的发文依据，直接影响批复的效力。

(2)态度含糊不清。文中提出：‚还是以不建为宜‛，语气不坚决、不明确，使人以为还有进一步讨价还价的机会，从而有损公文的庄重和严肃，使受文单位难以执行。

(3)缺乏对所持意见的说明。对于不同意修建新办公楼这一事项，应说明其依据和理由。

■ 109页49分析下文，指出并改正其中的错误。

讣告

中国作协XX省分会理事、XX市文联主席XXX先生因病医治无效。于一九XX年x月 X日上午十一时在XX医院

逝世，享年六十八岁。XXX先生生前曾任地委办公室秘书、办公室主任、地委统战部部长、地区文联副主席等职务。出版小说五部，为党为人民做了许多有益工作。XXX同志的逝世，是我党的一个损失。为了表示对XXX同志的哀悼，特定于上午八时举行追悼会，有赠送花圈、挽联和吊唁者，欢迎届时前往。

XXX治丧委员会

200X年X月X日

要点：1)缺少举行追悼会的日期、地点；(2)‚XXX先生生前曾任地委办公室秘书……‛应另起一段；

(3)结尾‚欢迎届时前往‛使用不当，应改为‚请按时前往‛。

■ 109页50评析下面的公文有什么错误

关于XX市民政事业费管理使用问题的通报

XX市任意挪用、占用和滥用民政事业费的问题，是非常严峻的。民政事业费是体现党和国家对广大优抚、救济对象生活疾苦的关怀，任何人挪用、侵占和占用民政事业费必须限期如数追回。为了严明党纪国法，对挪用、占用民政事业费的有关人员，要按党纪政纪严肃处理，并将处理结果报省人民政府。各地要把XX市的问题引以为借鉴，加强民政事业费的管理，杜绝XX市问题再度发生。

二oOX年X月X日

要点：这一批评性通报，主要错误在：

①标题缺少发文机关；

②没有把通报的事情介绍清楚，介绍事件只有一句话。‚XX市任意挪用、占用和滥用民政事业费‛，过于简单，还应介绍挪用的时间和数量等；

③个别语句不通顺。

■111页56 指出下面一则“祝词”中格式和内容的错误并改正。

祝词

正值我市大力调整产业结构之际，贵物贸商场落成开业，这是我们商业界，也是全市人民的一件喜事。

商业部门是搞活经济的中坚力量。作为营业面积居我市前列的的贵物贸商场的开业，对扩人商业销路，满足人民群众的物质需求，繁荣我市经济贸易，推动市场结构调整，都会产生巨大作用。

此致

敬礼

2007年3月4日

要点：(1)缺少称谓。应加上‚各位来宾女士们、先生们、朋友们‛。(2)内容中祝贺的内容成分不明显，应明确祝贺内容。

(3)要写明结语。(4)缺少落款，应加上单位的名称或个人姓名的全称。

■ 112页60阅读下文并提出修改建议

关于拨付法制教育经费的报告

XX市财政局：

按照市委、市政府的部署，我市近期将在广大干部和群众中开展依法治市、依法行政的教育。根据X委发【2007)12号文件的规定，请你局拨给我局法制教育经费25万元。

可否，请批准。

XX市司法局(印章)

2007年9月25日

要点：修改建议：

①文种应为请求式的函；②成文日期书写错误；

③引述来文不全，应包括文件标题；④结尾用语不正确；)

⑤理由叙述不充分；⑥语气不谦虚、委婉。

■.100页23原文

县人民政府关于批转《X省人民政府关于学习宣传<中华人民共和国森林法>的通知》的通知

各乡、镇人民政府，县直各单位：

现将《X省人民政府关于学习宣传<中华人民共和国森林法>的通知》印发给你们，请认真贯彻执行。

今年以来，我县连续发生森林大火，是由于生产用火造成的，各乡、镇要从中吸取教训，严格管理生产用火。如果再发生类似事情，要追究主要领导的责任。

XX县人民政府(印章)

零四年X月X日

要求：阅读上述原文，指出公文存在哪些错误或不妥并说明理由或提出修改意见。

要点：(1)结构方面：第一，标题拟定不当。首先，制文机关必须使用全称或规范简称。其次，当被转发的公文标题中事由部分已有‚关于‛时，现标题的事由部分应省略‚关于‛，以避免重复。再次，批转是用来转发下级机关的公文的，作为县人民政府不能批转省人民政府的公文，只能用转发。另外。只有当被转发的文件是规章制度或条例时才能用书名号，除此之外，任何被转发的文件在标题中不能用书名号。最后，当被转发的公文是通知时，为避免‚通知套通知‛，一般省略现公文的标题文种。故其标题可考虑改为‚x县人民政府转发X省人民政府关于学习宣传《中华人民共和国森林法》的通知‛。第二，成文日期拟定不当。作为法定行政公文，其成文日期应采用汉字，并应将年、月、日标全，其中‚零‛ 需写为‚O‛。故，其成文日期应改为‚二00四年x月X日‛。

(2)语言方面：第一，作为转发性通知其正文一般应为‚某文件已经某部门同意，现予以转发，请认真贯彻执行‛。首先，这是应该某部门同意才能转发此文件。其次，不能用‚现予以印发‛。印发是用于发布本机关制定的规章制度或办法。故应改为‚《x省人民政府关于学习宣传<中华人民共和国森林法>的通知》已经省人民政府同意，现予以转发，请认真执行。‛第二。行文语言口语化。公文语言应严肃端庄，一般不能使用口语，中文‚如果再发生类似事情，要追究主要领导责任‛使用不当。

(3)逻辑方面：第一，受文对象不统一。本文收文机关为‚各乡、镇人民政府，县直各单位‛，但在正文中为‚各乡、镇要从中吸取教训〃〃〃〃‛，前后不一致。第二，逻辑关系不严密。本公文中进一步阐明的具体要求与该公文的主题无明显逻辑关系。可改为‚今年以来，我县由于生产用火不慎，造成多起森林大火。各地区、各部门应吸取教训，加强管理，认真学习宣传《中华人民共和国森林法》，杜绝此类事件再度发生‛。

■ 102页28原文

xx县经委今后八个月工作计划

为了完成县委、县政府下达3．1亿工业总产值(力争3．5亿)的任务以及各项工作指标，我们计划在今后八个月主要抓好以下几方面工作：

(一)进一步深化企业改革。我们在全面推行厂长(经理)任期目标责任制的基础上，从实际出发，有针对性地分别实行租赁、承包、百元工资锐利制和工资总额与企业经济效益包干等经营方式，把权、责、利全面落实到企业及其经营者身上，使企业真正成为相对独立的经济实体，成为自主经营、自负盈亏的社会主义商品生产者和经营者，较好地调动企业厂长职工的积极性，增强企业活力，促进生产发展，并使这一些改革能够健康发展，深入持久地坚持下去，采取有效措施加以保证。

(二)加快新项目和技术改造项目的建设速度，确保这些项目预期投产，发挥效益。主要抓好苎麻、印染工程等项目，并实行目标责任制管理，使这些项目预期投产，早日发挥效益。

(二)进一步加强企业管理，提高企业经济效益。我们坚持以改革为动力，促进企业的发展，加强管理，提高企业经济效益，把增产节约、增收节支的工作作为提高企业经济效益的重要工作来抓，要求企业产品总成本、企管费及车问经费都要下降。具体措施：(1)调整企业产品结构，大力增产适销对路产品，实现多产快销。(2)加强企业管理，挖掘企业潜力．调整定额，向管理要效益。

要求：阅读上述原文，指出文稿存在哪些问题或不妥，并说明理由或提出修改意见。

要点：这篇文章存在的主要问题：

(1)措施、办法、步骤、指标含糊不清。‚实行租赁、承包、百元工资税利制和工资总额与企业经济效益包干等经营方式‛并‚采取有效措施加以保证‛：具体采用什么方法加以保证，由谁负责都没有说清。‚确保这些项目预期投产‛没有大体的时间要求，而‚加强企业管理。挖掘企业潜力，调整定额‛，既缺少具体可行的方法措施，又缺少明确的指标。这样的计划，就失去了制定的意义，指导性就谈不上了。

(2)空话、套话太多。‚把权、责、利全面落实到企业及其经营者身上，使企业真正成为相对独立的经济实体〃〃〃〃〃〃加以保证‛、第三点的‚我们坚持以改革为动力〃〃〃〃〃〃经费都要下降‛都是‚通用语‛，缺乏具体实际的内容。

(3)制定时间不标准，标题里只说‚今后八个月‛，应在正文右下方明确日期。

■101页24 原文

关于王XX的通报

各系、处、室，各班级：

我院04级计算机班学生王XX，2005年11月30日中午到学校饭堂吃饭的时候，看到排队打饭的人多，就要强行插队打饭，有同学劝

他要遵守纪律时，他还大声说：“关你屁事!”一位纠察队员走过来阻止他，他不管三七二十一，拿起搪瓷饭碗打在纠察队员头上。致使那位纠察队员头部受伤。王XX的行为引起了在场其他同学的公愤，有人甚至叫嚷要把他拉到派出所关押起来。

据查，王XX平时学习也不刻苦，上学期其末考试有一科仅得61分。经院领导研究决定，给予王XX记大过一次的处分。

希望广大同学以次为戒，努力学习，争取在学年考试中取得好成绩。

XX职业技术学院

2006年5月20日

要求：阅读上述原文，指出公文存在哪些错误与不妥，并说明理由或提出修改意见。

要点：这篇文章的通病有：

(1)有些材料不是主题需要的。通报的主题是想通过对王XX严重违纪伤人的事例的处分，教育学生增强纪律性和道德

修养。但其中却写入了‚王XX平时学习不刻苦，上学期期末考试有一科仅得61分‛的事实，这显然是不合适的。如果王XX在平时也有违纪的事实，则可以作为背景材料写上，因为这有利于突出主题，增强教育意义。

(2)对王XX错误的性质没有给予明确的评价。

(3)语言欠提炼修饰。如‚他还大声说：‘关你屁事!‛’、‚不管三七二十一‛等，都比较粗俗，不符合公文语言的简练、庄重的要求。

(4)标题不够具体明晰。应该把事由写完整、写清楚。改为‚关于王XX违纪打人的处分通报‛较好。

(5)制发不适时。王XX打人发生在2005年11月30日，但到了2006年20日才通报处分。显然是太迟了。

■ 111页55指出下列总结中存在的问题，并予以修改。

2006学年我的个人总结

炎日当空，天上没有一丝云彩，火辣辣的太阳简直叫人不敢出门，空中没有一点风，只有知了在树上不停地叫着。好像再说：“放假啦，放假啦”。又一学年过去了，我应该利用暑假对这一学年的学习情况做一些总结，以迎接新学年的到来。

在这一学年里，我学习了成本会计、管理会计、审计原理、经济法、计算机应用、外贸会计、大学英语、应用文写作、体育、职业道德、概率论等课。其中成本会计82分，管理会计86分，审计原理77分，经济法89分，计算机应用90分，大学英语72分，应用文写作68分，体育是中，职业道德是优，概率是中。总的来说成绩还是可以的。在班上属中等水平。其中计算机应用和外贸会计成绩好些，而大学英语、概率论和应用文写作差些。下一学期，我要继续努力，争取取得更好的成绩，最好都在80分以上，这样就可以获得奖学金，减轻家庭的经济负担，更可以在择业时增加自己的实力。

文秘一(1)班XXX

要点：(1)标题不当。应该为‚2006学年个人学习总结‛；

(2)正文内容不当，应该分前言、。主体、结尾三个部分写。前言开门见山．切入内容；主体是总结的血肉所在，主要写成绩和经验，问题和教训：结尾写今后的打算及努力方向；

(3)语言表达不当，应当用书面语，不能口语化；

(4)落款没有日期。

第四篇：秘书学期末复习资料

1．简述秘书工作基本特征是什么。

秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。

（一）被动性和主动性的对立统一

（二）综合性与专业性的对立统一

（三）常规性与随机性的对立统一

（四）思想性与事务性的对立统一

（五）机密性与沟通性的对立统一

2．秘书机构的特征是什么

 辅助功能的综合性。其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的。 所处位置的中枢性。所谓中枢机关，就是在决策管理系统中起主导作用的机关，秘

书机构是最贴近中枢机关的办事部门。

 组织关系的封闭性。只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关负责.3.简述对秘书与领导的关系的认识。

1、人格地位上的平等关系

2、实现工作目标的同事关系

3、工作职能上的上下级关系

4、工作过程的主从关系

5、工作沟通的双向交流关系

6、工作绩效上的一体关系

4.秘书机构的基本职能是什么

1.参谋职能表现在：（1）有意识地为领导收集、整理信息。

（2）随时为领导提供参谋性服务。

2.助手职能

3.信息沟通职能

4.关系协调职能

5.公关职能

5.秘书应具备怎样的职业道德规范

1、忠诚忠诚的内涵比较丰富，忠诚于秘书岗位、事业，忠诚领导，忠诚于国家、人民。

2、廉洁 清廉是秘书人员的立身之本。特别对公务秘书尤为重要。

3、谦和是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则。

4、谨慎秘书工作须细致谨慎，这是秘书工作性质，内容所决定的。

5、守密是秘书人员应加强守密的道德意识，培养成良好的保密习惯

6.简述调查计划的基本内容

 ⑴ 调查的目的要求⑵调研的内容

（3）调研的的对象、范围（4）调查的方式方法

 〔5〕调查的时间和步骤〔6〕确定调查的组织和分工

（7）调查的经费预算

7.简述调查研究的基本程序

一、确定课题

二、确立调查的对象、类型和方式

三、拟定调查项目和题型

四、规定调查的时间和地点

五、制订调查研究计划

六、组织调查研究实施

七、研究调查资料

八、撰写调查研究报告

8.组织集体访谈应注意什么

开始前——

1、确定人数和人选；

2、事先通知，明确内容

3、根据目的和要求列出调查提纲。

进行中——开始时，容易冷场，要善于启发引导；中期发言热烈，要善于抓住中心，防止海阔天空；后期注意发现新动向，抓住遗漏。

不宜过早表态，不要随便打断发言者。

调整记录方式。

言而未尽者，会后个别交谈。

9.问卷调查的优缺点分析

优点：

1、调查人数不受严格限制

2、节省开支。

3、回答环境自由

4、容易量化。

缺点：1问卷内容控制在一定范围内

2、不能用于文化程度教低的人。

3、如果设计出问题，较难补救。

4、回复率较低。

10.调查研究有哪些类型



一、问卷法问卷调查，是采用一种事先设计好的结构化、标准化的问卷作为资料收

集工具的一种调查方式。

二、访谈法 访问法是调查者通过对调查对象的访问交谈来了解情况，收集材料的方法。

三、观察法 调查者到现场实地考察，运用自己的感觉器官或借助科学的工具和手段，通过对社会现象或问题的描述记载来收集资料的方法。

四、文献法文献法是指调查者查阅有关的书面资料（包括报刊、文件、档案以及照片、图表、录音、录像、影片等）以获取所需要的材料。

五、实验调查法①概念：指经过特殊安排，适当控制某些条件，使一定的社会现象发生以揭示其产生原因或规律的方法。

11.会前的准备工作有哪些？



一、协助领导确定和协调会议议题



二、成立会议组织机构



三、确定会名、规模和规格，提出与会人员名单



四、会议经费的预算



五、拟定会期以及议程与日程



六、制发会议通知



七、会议文件和用品的准备



八、会场的选择和布置



九、落实后勤工作（吃住行）



十、做好会前检查工作

12.会议文件的类型有哪些？请举例说明。

1．指导性文件，如上级下发的政策性和工作部署性文件，会议上所做的开幕词、闭幕词、领导讲话、主题报告等。

2审议性文件，如工作报告、述职报搞、议案以及决定、决议、议程、日程、主席团名单、任免名单等会议文件的草案。

3．成果性文件，如决定、决议、会议纪要、会谈纪要、合同、协议书等，其中一部分是从审议性文件转化而来的。

4．记录性文件，如各种会议、会谈、会见的记录。记录性文件以文字记录为主，辅以音像记录。

5．交流性文件如事迹报告、经验介绍、学术论文、会议简报等。6．参考说明件文件如统计材料、调查报告、说明和其他背景性材料。

7．传达宣传性文件，如会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息以及配合会

议宣传广告、招贴等。

8．程序规范性文件，如议事规则、会议议程、会议日程、会议保密规定、选举办法、表决程序等。

9．会务管理性文件：如会议预案、会议通知、出席人员名单(包括分组名单)、签到簿、报到登记表、作息时间、文件消退表、会议总结等。

13.谈谈会场的选择和布置

事先划好座位区域大门贴指示牌、座位图

出席证注明座位号

主席台座次安排

 依职务高低和选举结果

 会议主持人的位次

原则：依职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右、前高后低的顺序依次排列。

主席团座次图表贴休息室

摆放座位台签

秘书引导入座



1、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会人员顺利

入座。



2、表彰、总结类型大会上，应将被表彰、受奖励对象安排在前几排，最好贴上座

位名签。



3、要注意分清上、下座。

 会场：会议室、会客厅、会议厅

 布局：半月形 圆形

椭圆形 方拱形

长方形 T字形

 作用：坐得比较紧凑，便于讨论和发言

 人大会：庄严隆重党代会：朴素大方

 庆祝会：热烈喜庆追悼会：庄重肃穆

 座谈会：和谐融洽纪念会：隆重典雅

 日常工作会议：简单实用

 主席台的装饰

会标会徽背景

花卉台签

 会场四周的装饰

会场四周和会场口，悬挂横幅标语、宣传画、迎宾牌、广告、彩色气球

14会议记录的重点是什么？

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

权威人士或代表人物的言论；

会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

会议已议决的或议而未决的事项；

对会议产生较大影响的其他言论或活动

15.会议通知的拟写和发布

会议通知的格式

通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明：

召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等，通常采用条文式写法。

供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知：

正文开头可不写受文对象，应在通知事项中说明：

会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。

语言力求简短、明白。

还可以采用卡片式、表格式等。

按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等

16.开幕典礼的准备工作

 1.做好舆论宣传工作。2.准备好开幕词。3.拟定典礼的程序。4.做好来宾邀请工作。 6.做好场地布置。7.做好物质准备。（用品和设备）8.做好礼品馈赠。

17.画出签字仪式的流程图

双方助签翻揭文本，指明签字处

主签人员签字

助签人员交换文本

主签人员签字

主签人交换文本

握手庆贺或举杯同贺

18.简述信访工作的基本原则。



1、调查研究，实事求是的原则



2、按政策法规办事的原则



3、处理实际问题与思想疏导、法制宣传教育相结合原则



4、属地管理、分级负责的原则。



5、及时，就地依法解决问题的原则

19.集体上访的特点和处理原则

 集体上访指5人以上联名信或集体上访，具有行为的群体性，意愿的同一性，组合暂时性，这类信访社会影响较大，人多势众，有共同意愿，信访试图通过集体信访达到目的，它是信访矛盾激化的一种表现形态。

处理集体上访的原则：

 首先，应坚持预测信访与解决问题相结合；

 其次，“归口处理”与“就地消化”相结合，既要坚持“属地管理，分级负责”又

要注意因势利导；

 再次，坚持原则与灵活性相结合。

20.来信的处理程序

 ㈠收信 包括“收、拣、拆、订、盖”

 ㈡阅信阅看是正确处理信件的基础

 ㈢登记



1、形式：登记簿、登记卡和活页登记单三种形式。

2、基本项目：收信日期、来信

编号、来信人姓名、单位、内容摘要、办理情况、办理日期（还可以有附件份数、寄发类别、备注等项目）

 内容摘要，简明扼要，文件标题般概括，要求能概括地反映出信访实质问题。㈣处理

 ㈤复信 函复、面复、电复

将处理情况和结果给来信人作答复，复信一般使用公文语体，叙述严密，不能

含糊。

 ㈥存查

 1.留存：信访部门留存信件的范围尽量要小，①已作结案处理，本人要求过高，并

明显不符合政策规定的。②精神痴愚者的来信。③无具体内容和情节的匿名信。④个别不宜处理转的信件，如打油诗。这些信件不再承办，可作些登记和统计。 2.查信：为保障人民群众通信自由，原则上不受理查信，21简述周计划表编制的注意事项。

 1.应按领导意图制定2.用纸以一张为限



 3.除内容、事项、日期外还须有时间、地点。4.日程不能排得太满 5.变动要及时调整和落实6.计划表应归档保存

22简述如何做好秘密文件的保密工作？

（1）文件撰制的保密：标明密级，确定发放范围；印制过程中的清样、废页、铅

版、蜡纸的保密；草稿和修改稿的保密；复制时须履行手续，严格把关。

（2）文件传送的保密：不通过普通邮政，不用普通传真机传递秘密文件；专程取

送，严格履行登记、签收手续。

（3）文件的办理的保密：收发、分送、传阅、借阅均须有严格的登记制度。

（4）文件的保管的保密：存放在有保密保障的地方；及时清理、清退秘密文件；

按规定立卷归档；

23值班的主要工作内容



1、接收处理上报下发的文稿和信函

2、承接上级的指示、通知和下级报告事宜。

3、接待来访人员。

4、处理突发事件。

5、承办临时事项。



6、编写值班材料和大事记。

7、做好单位的安全保卫工作。简述印章的使用和管理工作。



1、使用印章必须经与印章权力相称的领导人批准，保管人员不能自己决定是否用

章；

2、用印前，印章管理人员应了解用印内容和目的，确认符合手续规定后，方可盖章；（管理人员对用印有监督权，必须进行认真的审查，对有疑问的或不符合规定的，有权拒用或提出异议，即使有领导签字，也可请求复议。不能有求必印）；不能将章带出办公室。

3、用章登记。内容包括：用章时间、用章单位、内容摘要、批准人、经办人、用印人、用印数和留存份数等。留存件和登记簿年终要存入档案。



4、盖章位置正确。公文应盖在落款和年、月、日处，“骑年盖月”，即印章左椽与

落款日期的“年”字相齐，月、日应压于印章之下。盖印要清楚，不可歪、倒、偏、糊。其他凭证按习惯位置盖章。

5、不在空白凭证上盖章。却因工作需要，经过领导人批准，逐份编号盖章后，由使用人签名领用。

6、保证印章的绝对安全。做到专人专柜保管。存放印章的箱柜要牢固，防止被盗。印章如果被盗，应立即报告上级部门和公安机关，及时采取措施，防止造成损失。印章被盗造成不良后果，保管人员要负法律责任



7、废止后的印章应就地封存或缴回制发机关，不得重新启用。

第五篇：三级秘书考试复习资料

三级秘书考试复习资料

第一章 商务沟通

1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节 2.录像中可能出现用餐礼仪：注意

3.馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）与阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商务交往中，日本人不太尊重女性。

5.谈话礼仪中，（1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。（4）男士不问钱包，女士不问年龄。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P335 8.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。P335 9.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食 P336 10.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。

答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第339页上中要点的第一点。（3）书上第339页上中要点的第二点。（4）进行岗前培训的基本原则和要求：①.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。②依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P339（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339下

11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上 12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中 13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低

14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）

15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P342 16.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中 注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题

17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中

18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工—知识拥有者、网络沟通的环境P344 19.网络沟通的环境有三个网：企业内部的Intranet、企业的供应商间的Extranet、企业外部的Internet P344下

20.基于Internet的网络技术的公司内部网，不仅提高了企业信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。P345 21.Intranet模式以浏览器/Web服务器和数据库服务器为核心。P345 22.Intranet的应用有两种形式：发布内部文件、内部通信 P345中 23.Extranet是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。Extranet通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息 P345下

24.选择题：Extranet的作用是：三点（书上第346上）25.多选题：网络沟通的主要形式：四个 书上第346页

26.网络沟通的原则：主要考试前三点：交流面对面，管理最有效；信息传递前，深思又熟虑；注重影响面，圈内与圈外。P347 27.网络沟通存在的问题：常考第一和三点：沟通信息呈超负荷态；纵向沟通弱化，横向沟通扩张。P348和P349 28.人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板 P349上第四行

第二章 办公环境的管理

1.办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ； 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性（把书第353页上表格看一下）

2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P352 3.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现

4.发生事故时，秘书要填写《事故情况记录表》；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情况报告表》，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。

答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第356页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。6.选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。P358上

7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P358 8.选择办公设备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P359 9.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？

答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第360页中间），最小库存量是（定义，在书上第360页），再订货量是：（定义，在书上第360页）

第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。(P261)进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P260）

第三：最后（书上第360页下）①检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。

10.小题：租用或租借合同无法提前终止，否则可能是昂贵的.P361 11.办公用品的采购，①由购买货物的人填写《购买申请表》，经部门领导批准后交给采购人员。并复制一份给会计部门。②采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库③会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，要做到三单一致，经财务主管签字，支付款额或支票。P362 12.做时间表应按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序。(P363中)并指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人 13.行动计划的内容：书上第364页第一、二、三、四点 14.现代企业管理要求工作的时效性。制定承办周期的内容和期限要考虑：（1）时间期限（2）确定多长的时间期限做标准适宜，包括能体现组织的形象。P365中

15.承办周期是企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。P365下

第三章 常用事务文书的拟写

1.选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性；其二是真实性；其三是时效性。P367中

2.市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。P367 3.市场调查报告的主体由三部分：书上第368页下 4.市场调查报告最重要的是实事求是。P369中

5.计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p369 6.计划的特点：其一是针对性；其二是预见性。P369 7.从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。

北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。（注明：背景是老师举的例子，未必是考题）仔细看一下书上第370页，例文分析2 8.总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等；按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。（选择题）P372 9.总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等 10.选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P374 11.在总结中的注意事项：第一、二、三、四点 P374 12.述职报告的特点是：一是个人性；二是真实性；三是通俗性。P375 13.重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。P376下 14.第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第377页的招标书例文

15.第六题：可能是请柬写作题 参见第191页请柬的格式与写法

16.投标书也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378 关于投标书的结构和写法同学看一下即可。第四章 会议与商务活动

1.会议前我们应该做好哪些方面？（1）确定会议的议题（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排 P382 2.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的事迹；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 P382 3.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。P382下 4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用

5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？答案：报告会、表彰会、联席会 P385中

7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P385 8.第七题：秘书如何做好会议协调？

答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题；另一列的标题是：落实日期

在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言（1）着装要得体，注意表情（2）在时机成熟时，适时引导（3）发言时要与领导导向相同。秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八题：某公司开业。请你做好开业典礼的前期准备

答：书上第392页到393页，一共9个点。其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。

典礼的程序包括：1——7点（书上第394页），其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立 以上用自己的语言组织一下。即为答案

12.信息发布会的主题大致有两类：（1）说明性主题（2）解释性主题 P395 13.选择：信息发布会的时间选择要注意：（1）避开节日与假日（2）避免与重大社会活动相冲突（3）防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395下

14.选择：确定信息发布会的地点要考虑：（1）本单位所在地（2）事件发生地（3）当地著名的宾馆、会议厅等 P395下

15.信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司、客户、同行业是受邀请的对象 P396上

17.信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。P396 18.选择：图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。P396中

19.信息发布会上要注意：（1）讲话重点突出（2）各发言人口径统一（3）对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397 第五章 信息与档案

多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）1.多选：信息开发的主要形式：P401下

2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402上 3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。P402中

4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘 P402 5.多选题：信息编写的类型：5点 书上第403页下面

6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法）P404中

7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等 P405中 其考察方式是：从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中

10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项

11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408 了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P408 12.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中

13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）出具档案证明 P411 14.开架阅览的做法是：（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题P411 15.档案外借的制度：（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还 P411 16.档案复制本分为副本和摘录两种 P411 17.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。P412中

18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种 P412 20.“提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言 P412下 21.档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413中

22.把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第415页的第八点、第九点和第十点。因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。

23.大事记的概念 P413中

秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。在编写的时候，具体要求是：（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要 P413 大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。

23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（）选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P414 24.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414中

25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416中的四个大标题

关于录像答题技巧：

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

（一）关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。