商洽性公文和公文的商洽性功能

第一篇：商洽性公文和公文的商洽性功能

商洽性公文和公文的商洽性功能

机关单位之间为了更好地履行职能，或者根据组织原则，往往要商询某些问题或事项，这时使用的公文，称为商洽性公文，有些公文不是商洽性公文，往往具有商洽功能。商洽性公文主要是函，意见、通知有时具有商洽性功能。

第一节 概 述

一、商洽性公文的特点

1．商议性。商洽性公文往往是希望收文者提供某种帮助的，但收文者提供帮助的前提是自愿的，所以，发文者往往需要与收文者进行必要的协商，才能获得收文者的支持。

2．事务性。商洽性公文往往是为了解决具体事务而使用的，或者是为了办好某件具体事项，或者是为了商洽某个人事的调动，或者是请求对方协助了解某个具体的人。总而言之。商洽性公文往往不涉及重大原则性问题。

二、商洽性公文和具有商洽性功能的公文的主要区别

商洽性公文主要是函，具有商洽功能的公文主要是通知。当通知被用来商洽工作时，一般是指以团体、协会等名义向其他机关单位发出邀请等出现的商洽行文，是一种邀约行为。

三、商洽性公文主体部分的基本写作思路

1．基本思路

（1）依据事项型。主要用在复函中，开头介绍发函的依据，再写发函的具体事项。答复性函、审批性函、政审性函一般采用此种格式。参阅例文。

（2）事实事项型。先交代具体的事实、事件，再介绍商洽的内容。这种形式常见于交涉具体事项的商洽函。参阅例文。

（3）目的事项型。在交代结束发文的目的原因后，再商洽具体事项。可见例文。

2．信函式格式

函使用的格式一般为信函式格式。

具体内容可见公文格式和答批性公文的有关内容。

第二节 函

一、函的性质

《国家行政机关公文处理办法》规定：“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”《中国共产党机关公文处理条例》规定：“函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。”两者的区别是非常明显的。行政机关的函只在“不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题”，并没有界定相隶属机关单位之间商洽工作、询问和答复问题一定要使用“函”，而党的公文所说“机关单位之间商洽工作、询问和答复问题”，这里的“机关单位”，应该包括“有隶属关系的机关单位”和“没有隶属关系的机关单位”两种情况。至于“请求批准和答复审批事项”，行政公文既有“请求批准和答复审批”，而党的公文只有“请求批准”，并没有“答复审批”。两者的使用对象则基本相同：“不相隶属的机关单位”。

函是机关单位之间用来商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种具有商讨性和往来性的公文。

函主要用于同级机关和不相隶属机关单位之间联系、商洽工作，有时也用来委托其他机关单位代办公务或告知代办工作情况。

上级机关对下级机关询问一般性的问题，也用函。不相隶属的下级机关单位答复上级机关询问用函，但有隶属关系的下级机关单位答复上级机关的询问不用函，而用报告。

由于函具有“向无隶属关系的有关主管部门请求批准”和“答复审批”的功能，这种主管部门尽管存在着上下级关系，但不能因为主送机关单位行政级别高于发文机关单位。为了“尊重”主送机关而将“函”改用为“请示”或者“报告”。

对函的性质必须有明确的认定，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》明确界定：“关于‘函’的效力。‘函’作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”这里强调了函是主要公文文种，具有公文的法定效力。

二、函与相关文种的区别

1．函与通知。在公文中，函与通知所起的作用有相同之处，因而容易混用，两者的区别有：（1）性质不同。函主要属于商洽性公文，通知则主要属于部署性、知照性公文。

（2）行文关系不同。函主要是在同级机关或不相隶属机关单位之间使用，通知除“会议通知”外，一般用于上级机关单位对下级机关单位的行文，函主要属于平行文，通知主要属于下行文。

（3）效力、作用不同。函作为商洽性公文，一般没有领导作用，没有指挥部署功能，只具有由制发机关权限决定的法定效力，这是公文“函”作为公文区别于“便函”而言的。通知则可以传达要求办理、周知的事项，可以用于部署工作、安排事项，具有领导作用和法定约束力。由于通知可以用于发布党内法规，企事业单位有时也用通知发布行政规章，如果通知用于随文发布某一法令或法规文件，它还具有法律作用，这是函所不具备的。

2．函与请示。

（1）请示是上行文，函是平行文。

（2）请示一般用于下级机关单位向隶属关系、领导关系的上级机关单位请求批准、指示，而函一般用于向没有隶属关系的机关单位请求批准、审批。

（3）请示只具有请求批准与请求答复功能，而函除此而外，关键是商洽工作等。

三、函的分类

作为公文的函一般可以分以下几类：

1．问函。问函主要用于询问或商洽具体工作或具体事项。问函又分两种：一种是商洽性函，主要用于机关单位之间商量、商洽、商讨和接洽工作。一种是询问性函，即用于向对方询问有关问题，也可以上阐述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求对方给予答复。这两种均属于主动性公文。

2．复函。也称答复函。用于答复对方来函所询问的问题，是一种被动性公文。

3．报请函。即用于向无隶属关系的主管部门请求批准。报请函是一种主动性公文。

四、函的写作

公文函的结构一般包括标题、主送机关、正文、落款等。1．标题。函的标题一般由发文机关名称、事由、文种构成，如：《国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函》，也可以只有事由和文种构成，如：《关于商洽皮鞋质量问题的函》。需要说明的是：

一、如果是复函，一般不能省略“复”字；

二、函的标题中的动词使用比较宽泛，没有请示等文种严格，如可以使用“商洽”、“报请”、“询问”、“请求”、“请求批准”等，这是因为，这些词没有与函重复的意义。

2．主送机关。商洽性函的主送机关比较宽泛，询问性函、答复性函、报请性函一般需要考虑行文机关与主送机关的关系，如人事商调函，一般发文者是人事部门，收文者也是人事部门，入党、提干的外调函，一般由党的机关发送，主送机关也是党的机关或单位。

3．正文。主动性函和被动性函的主体部分稍有不同。

主动性函。主动性函一般由原由、事项、结尾组成。原由部分，主要写出商洽、询问或请求的理据、目的、意义等，也可以结合事实写作，这一部分开门见山、理据充分得体、内容干练俭省。事项部分，写明商洽、询问或请求的具体事项、提出的要求等，要写得明白具体，使对方接函后，很快了解意图，明了自己的工作要求，以便迅速、准确地作出回答。结尾一般另起一段，用“盼复”、“即请复函”、“请研究复函”等惯用语收尾。

被动性函分答复性和审批性两种。

审批性函的写法类似于批复。正文由审批依据和审批事项组成。审批依据即引用报请性函的标题和文号，按照先引标题，后引发文字号的要求，常写作“你单位《×××××××××的函》（×函〔××××〕×号）收悉”，再以“函复如下”、“现批复如下”之类的过渡语过渡到审批事项。审批事项，是复函的主体部分，主要是对来文报请的事项给予明确的答复，表明自己的态度、立场、观点。审批时要有针对性地表态，针对报请内容答复，要求具体明确，内容较多时可分条列项一一作答。结尾部分，一般以“特此函复”“此复”等惯用语，单独成段，后不加句号。也可自然收尾。

答复性函相对询问性函而言，写作方法基本与审批性函相同，写作要求要简单一些。与审批性函相比，审批性函在审批事项后可以提出一些要求和希望，而答复性函一般是问什么答什么，不要提要求，谈希望。其针对性要强于审批性函。4．落款。写明发函机关单位和发函时间。

五、函写作的注意事项

1．无论何种类型的函，都要写得明确具体，一般一函一事，内容、事项开门见山，直截了当，不拐弯抹角。

2．一般不作议论或说理，语言要求朴实、恳切，无需寒暄，无需对对方过于奉承，要掌握用语分寸，以示礼貌，便于问题的解决，不管是收文者还是行文者，都要诚恳合作、平等待人。

3．函的格式一般采用政府函件的格式，发文字号为函号，即机关代字一般用“×函”，放在武文线右下角，如有密级和保密期限、紧急程度，一般标注于武文线左下角。

[例文一] 商洽事宜函

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所（盖章）

一九九五年×月×日 [例文二] 通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日

[例文三] 征求意见函

国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

国办函 [1999] ××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅 一九九九年×月×日 [例文四] 请求批准函

广州××局销售公司请求批准函 ××局销办函 [1996] 5号

广州××局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司（盖章）一九九六年一月十日

[例文五] 答复事宜函

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函 [1996] 40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下： 《中华人民共和国行政处罚法》于××××年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。„„你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

此复

××市人民政府 一九九六年十月七日

[例文六] 报送材料函

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××函字 [199×] ××号

××市××分行：

现呈报〈 ××公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。附件：××公司二期改造项目评估报告。（略）

×××工商银行（盖章）一九九×年十一月五日

[例文七] 转办函

××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

×人函 [1999] 2号

省人民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

附件：××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见

××省人民代表大会常务委员会（盖章）

一九九九年×月××日

[例文八] 催办函

交通部广州救捞局催办函

××造船厂：

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。

交通部广州救劳局（盖章）××××年×月×日

[例文九] 邀请函

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长：

最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、联系人及电话（略）

特邀请您届时出席。

××××研究中心

二○○×年三月×日

【思考与练习】 1．

××市发展改革委关于增加编制的函

省编制委员会：

为了进一步做好节能降耗工作，根据市政府机构改革方案，拟成立市节能办公室，需要增加人员编制10人，根据编制规划管理权限，需征得你委同意。

妥否，请审批。

××市发展改革委 ××××年×月××日 请问：

⑴市发展改革委与省编制委员会并不是平级单位，却使用文种“函”，这里是否是“请示”的错误使用？

⑵省编制委员会用什么方式答复？

2．有一个固定资产数亿元的国有特大型企业，与企业所在地镇政府商洽自备电厂渣场临时急需用地，该厂原来准备用“函”行文，但怕镇政府认为他们是大厂沙文主义而影响临时用地，最终选择了“请示”行文。

请问：该厂的做法是否正确？如果用“函”行文，镇政府如何理解？

3.某百货公司最近从某制衣厂订购的一批服装存在严重的质量问题，要求该厂速派人处理。请代百货公司拟写该文稿。

某百货公司关于商洽服装质量问题的函

某制衣厂：

我公司最近从你厂订购的一批服装存在严重的质量问题，主要集中在产品标识、安全指标、纤维含量不合格等三个方面。请你厂速派人来我公司处理。

盼复。

某百货公司

二〇〇八年九月二十日 4.××职工大学因施工需要，拟砍伐五棵树龄在10年左右的桂花树，需向市园林局行文。请代该职工大学写一份公文。要求格式完整，缺项内容补充。

××职工大学关于请求批准砍伐树木的函

××市园林局：

我单位因施工需要，拟砍伐5棵树龄在10年左右的桂花树。根据该项工作的管理权限，需得到你局同意。

妥否，请审批。

××××职工大学 ××××年×月×日

第二篇：商洽、纪要性公文的会议纪要及范例

商洽、纪要性公文的会议纪要及范例

一、会议纪要的含义、特点和类型

(一)会议纪要的含义

行政公文和党的机关公文，都以会议纪要为主要公文文种。

《国家行政机关公文处理办法》规定，会议纪要：好范文版权所有

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

《中国共产党机关公文处理条例

》规定，会议纪要：

用于记载会议主要精神和议定事项。

会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下三个方面：

首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。

其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。

其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。

会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。

(二)会议纪要的特点

1．纪实性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更动会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。总之，会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。特别是一些重要的会议纪要，多年后还会作为人们确认那段历史的依据。

2．概括性

但是会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。在一个会议上，与会代表的话题涉及面是宽泛的，观点也是多种多样的，水平也是有高有低的，这些内容全部进入会议纪要，不现实也不必要。会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，就可以把会议的基本情况如实反映出来，不必像记流水帐一样事无巨细一律照录。所以，会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。

3．指导性

除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。

二、会议纪要的分类

会议的内容和目的不同，产生的会议纪要性质也有所不同。有人按会议类型的名目来称呼会议纪要，将会议纪要分为办公会纪要、专题会议纪要、经验交流会纪要、学术会议纪要等等，这种分法重复了会议名称，对写作来说并无太大意义。我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要三种类型，这三种不同类型的纪要，其写法是很不相同的。

(一)决策型纪要

以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型纪要。这种会议纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要，除大家共同遵守的内容外，还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。如《关于改革北京、太原铁路局管理体制的会议纪要》，就议定了成立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，不再设铁路分局。确定山西煤炭运输主要由北京、太原及相关的郑州铁路局承担，有一些具体的分工，并对各方如何协调工作进行了安排。由于最后议定的事项是与会单位的共识，这样的指导性公文落实起来应该是比较顺利的。

(二)交流型会议纪要好范文版权所有

以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。它的主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。一些理论务虚会、经验交流会形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则

问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。

(三)研讨型会议纪要

这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了，各家的观点也发表过了，但是并没有形成统一意见，当然更谈不上确

定什么议定事项，在这种情况下，仍然有必要发会议纪要，以便让更多的人了解会议的情况，了解不同的观点及其争鸣过程。这对启发和活跃思想，对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。

第三篇：商洽函

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××复印机公司维修部:

我公司去年购入贵公司复印机一台，由于使用不当，造成故障，希望贵部能派员工上门予以维修，如能及早得到你们的帮助，将令我们感激不尽。

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发函者：

年月日

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第四篇：商洽函（定稿）

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商洽函

范例

张先生：

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第五篇：商洽函

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关于选派员工到××大学进修的商洽函

××大学校长：

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我公司为了提高专业技术人员的业务水平和科研能力,拟定选派张××,王××,李××去你大学进修英语和计算机,员工进修费用由公司支付,望你公司能协助。

特此函达，请复。

XXX公司﹙印章﹚

二Oxx年xx月xx号

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