某某局档案管理办法

第一篇：某某局档案管理办法

某某局档案管理办法

第一章

总

则

第一条

根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及于洪区档案局《于洪区档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我局党群、行政类档案工作的业务建设，使之更好地为局各项工作服务，特制定本办法。

第二条

凡是我局在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

第三条

按照业务类、党建类、办公文书类分别归档，并确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条

文件归档工作应纳入各科室的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围

第五条 布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条

各科室要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同局档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

第七条

大力开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。

第八条

贯彻执行党和国家保密、保卫制度，严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。

第二章

归档范围

第九条

确定的原则

1．归档的文件材料必须对局机关和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2．归档的文件材料必须反映局机关职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同中部门不同特点。文件材料必须用A4纸。

第十条

归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括党务、某某、国企、金融、办公文书四个系统的内容。

2．归档的重点以本局形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对局的指令性、指导性文件为主。

第十一条 不归档的文件材料

1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2．上级机关发来供工作参考的抄件；

3．上级机关征求意见未定稿的文件；

4．重份文件；

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6．未经会议讨论，未经局领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次局对稿（局主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

9．局内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10．本局负责人兼任外机关职务形成的与本局无关的文件材料；

11．为参考目的从各方面收集的文件材料；

12．非隶属机关抄送的不需要办的文件材料。

第十二条

对不归档材料的处理意见

1．局各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料暂存。

2．对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门领导批准后，由局党委办公室负责送往指定的造纸厂预以销毁。

第三章

归档要求

第十三条

局各科室等均为归档部门。

第十四条

局每一个归档部门的兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

第十五条

兼职档案员在对本单位所有应归档材料进行收集整理时，应遵循如下原则，即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类归档，以能准确、全面反映局真实面貌和部门的主要职能活动，同时便于今后查找利用为原则。

第十六条

为避免各部门发生重复归档或遗漏，各部门分工如下：

1．中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、局下达的文、电材料，综合性的，由局务办公室收集整理归档，专业性的或具体业务性的，由各相关单位归档。

2．以党、局名义的发文，由局务办公室分别整理归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门整理归档，重要的也应有两份以上。

3．党委和局召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由局务办公室分别整理归档。职能部门以党委和局名义召开的全局性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门整理归档。

4．局内各部门向党、局的请示、报告政文及相应的批复、批转的原件，由局务办公室整理归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门整理归档。

5．两个以上部门共同办理的文件，由主办部门整理归档，非主办部门只保存复制本。

6．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交局档案部门保存，任何人不得带入其他部门或单位。

7．重要的人民来信来访材料，由承办部门整理归档。

第十七条

按照归档时间要求，各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

1．检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

2．检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件组卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3．检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

4．检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单

一、文件数量少者可组薄卷。

第十八条

各归档部门的兼职档案员应负责做好本部门材料的归档工作，按类目，将档案文件为单位整理要求如下（详见业务指导中的《档案立卷归档流程》）：

1．档案文件分类应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；

分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

2．装在一个盒内的文件材料排列顺序：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其他文件材料按时间顺序排列。

3．破损的文件材料，以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠，拆除文件材料上的金属。

4．填写以“件”为单位的归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

5．填写备考表

（1）盒内文件情况说明。文件收集的齐全完整程度、文件本身状况，文件变化情况。

（2）整理人。填写负责整理该盒档案文件的人员姓名，以明确责任。

（3）检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

6．归档验收

文件归档部门整理好，局档案部门派人检查合格后，填写归档文件目录，在次年四月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

第四章

档案管理

第十九条

区档案馆负责接收全局各部门送交的档案，并检查合格的档案整理入库。

第二十条

按《于洪区档案实体分类法》档号的编制原则，我局党群，行政类档案的分类由一、二级类目代号组成。

案 卷 号

党、政类档案二级类目代号

党、政类档案一级类目代号

年度号

分类号

19××—DQ00—1～n

第二十一条 档案、档号编排由年度号+党政档案分类号+件号，其模式如下：

案卷号按二级类目流水。年度用自然年度。

第二十二条

局档案馆对已接收的档案，要认真搞好编目。

在档案盒的脊背处填写年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

第二十三条

党群、行政类档案按年度——二级类目横向排列；并将档案按档号顺序在档案内依次自上而下，从左到右竖立排放。

第二十四条

与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。

第二十五条

档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学业局档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。

第二十六条

档案馆应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并做好借阅、利用效果的登记。

第二十七条

要充分发挥档案丰富的优势，加强内外各处的综合开发利用工作，主动提供利用，做好领导和有关部门的助手和参谋作用。

第二篇：市委老干部局档案管理办法

铜陵市委老干部局档案管理办法

（2010年5月20日）第一章 总 则

第一条

为加强我局档案工作的业务建设，逐步实现档案管理规范化、科学化，并富有成效地为单位和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合单位实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称的“档案”，是各科室形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括：文书、基建、设备、会计、声像、电子等各种门类和载体的档案。

第三条 档案管理的要求和目的是：进行档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、销毁、移交、利用，确保档案的完整和安全，充分发挥档案的作用，更好的为今后工作服务。

第二章 档案工作体制和主要任务

第五条 我局档案工作隶属开发区办公室领导，综合档案室设兼职档案员，各科室在工作活动中形成的档案，应按本办法的规定集中向综合档案室移交管理。

第六条 档案工作人员应忠于职守，保守秘密，专研业务，努力调高自身政治和业务素质。

第七条 综合档案室的主要职责是：

(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规,建立健全局机关档案工作各项规章制度，加强档案工作管理，不断提高科学管理水平。

(二)统一管理，集中保管、接受、整理和统计各科室档案，确保档案的完整与安全。(三)组织各部门人员进行档案法律法规学习，并按时组织有关人员对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。

(四)按规定向市档案馆移交档案。

(五)积极做好档案利用工作，努力开发档案信息资源，为我局各项工作服务。

第三章 归档材料的形成与归档

第八条 归档材料的形成要遵循各项工作的处理程序，任何部门或个人均不得将公务活动中形成的文件材料据为己有。

第九条 各门类归档文件材料按《铜陵市委老干部局材料归档范围及档案保管保管期限表》执行。

第十条 各类文件、材料归档要求：

1、归档的文件材料（含声像）必须完整、准确地反映开发区的各项活动的内容和历史过程。

2、归档的文件材料必须层次分明、分类准确，并根据文件材料的形成规律，予以科学系统的整理。

3、市委老干部局拟发的文件材料归档时必须正件与原件、请示与批复、重大问题的方案历次修改稿应分别放在一起归档。

4、外出参观、学习、考察、各种会议带回的文件材料，也应归档。

5、归档的文件必须准确地划分保管期限，做到文件排列有序，准确填写目录、封面、备考表，编号正确，文件装订整齐、美观、牢固。档案排列上架利学合理。

6、归档的声像资料，必须声音清楚，图像清晰，并由承办部门编写文字说明，应载明时间、地点、中心内容和责任者，并连同底片一起归档，数码成相的需洗印一份存档。

7、凡归档的文件材料，必须书写规范，文件材料整齐美观，字迹工整清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹拟文、审批、编写等。对不规则或破损的归档文件材料应予以裱糊或复制。

8、归档文件材料一式二份。一份随底稿归档保存，一份按文号顺序排列组成发文资料汇编，以便备查使用。

第十一条 归档时间

1、各科室必须在第二年三月份将上一年的文件材料收集、整理，并移交给综合档案室。

2、外出参观、学习、考察、参加各种会议带回的文字材料，必须交到办公室及时处理。

3、基建档案，待该项目竣工后三个月内由项目责任部门整理，编制分类目录一式两份，移交综合档案室保管。

4、设备仪器档案，待安装调试完毕后由设备管理部门整理，编制分类目录一式两份，移交综合档案室保管。

5、声像档案，待会议、活动结束后，由摄制人整理，编制分类目录一式两份，移交综合档案室保管。

6、会计档案，在会计终了后，可暂由财务会计部门保管一年，期满后，于次年五月底前连同档案目录，一并移交综合档案室保管。

第四章 档案管理

第十二条 按照档案分类原则和要求，制定切实可行的分类大纲，正确分类，区分其价值，做到便于保管，便于利用。第十三条 我局在工作活动中形成的各种档案为一个全宗、档案室应分门别类、科学管理、建立全宗卷，将有关全宗历史发展情况的文件材料集中立卷保管。

第十四条

综合档案室必须积极妥善地管理档案，维护档案安全，做到：

1、排列科学、统一，便于检索。

2、档案库房是机要重地，除档案室工作人员外，其他人员未经许可，一律不准入内。

3、档案工作人员调动时，应办理交接手续。

4、档案工作人员对档案室保存的档案应根据工作需要，定期清查核对，做到帐物相符，发现问题，及时报告，及时解决。

5、档案库房必须安全坚固，具备良好的卫生环境和通风条件，具备防火、防水、防鼠、防光、防潮、防虫、防盗、防高温、防污染等功能。

6、具有永久、长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，应及时修补或复制，确保档案完整无损。

第十五条

制定档案库房管理制度，定期对库藏档案进行清理核对，做到帐物相符。

第十六条

档案的鉴定与销毁：

1、根据档案行政管理部门规定和工作实际，编制市委老干部局文书档案保管期限表，作为鉴定档案的依据，并报市档案局备案。档案保管期限表分为永久、定期﹙30年、10年﹚二种。确定保管期限的基本原则是：

（1）有长远利用价值的档案，永久保存。

（2）在一定时期有利用价值的档案，分为定期保存。

2、档案鉴定工作，由档案室视库藏情况，提出方案，经领导批准后，由有关部门负责人组成鉴定小组进行鉴定，写出鉴定报告。无利用价值的档案，在销毁前，必须抄出销毁目录，经鉴定小组负责人签字后，安排两人以上进行销毁，监销人员应在销毁清册上签字，在原目录备注栏内注明“xx年销毁字样”，并在备考表作出总的移出说明。

第十七条 档案统计。

1、建立登记、统计制度。档案收进、移出、销毁必须及时进行登记，建立各门类档案台帐。

2、档案统计工作，要以原始记录为依据，统计数据做到及时、准确。档案的统计，主要指档案人员、库房面积、设备、管理情况、数量、利用及其效果的统计。

第十八条 档案保密

1、档案工作人员必须认真执行《保密法》，自觉遵守保密规定。

2、严禁携带机密文件和档案资料出入公共场所。

3、对密级文件和保密的档案材料，未经分管领导同意不得擅自复印、抄录。

4、制订保密制度，正确划分档案保密范围，使之符合定密、解密规定。

第十九条 奖惩措施

1、局机关领导应支持档案工作，将其业绩纳入评选先进的条件。

2、档案人员（含兼职）工作积极，对文件、材料收集、整理、保护、利用工作成绩突出者给予表彰、奖励。

按照档案法及有关规定，对有下列行为之一的，根据情节轻重，给予批评教育、行政处分直至依法追究刑事责任。

（1）将应当移交给档案室的档案据为已有，拒绝向档案室移交的；

（2）借阅档案屡催不还的；

（3）未经同意，私自将档案带出档案室的；

（4）隐匿、损毁、泄密、丢失或者擅自销毁档案的；（5）涂改、伪造档案的；

（6）档案人员玩忽职守，造成档案损失的。

第五章 档案的利用

第二十条 提供档案利用是档案管理的目的，档案工作人员应端正态度，熟悉室藏档案情况，编制检索工具，汇编参考资料，积极提供利用，为老干部局各项工作服务。并做到热情、迅速、准确。

第二十一条 利用范围和批准手续

1、综合档案室保存的各类档案，只供本单位使用，外单位查阅档案必须经分管领导批准。

2、借阅工作范围外的档案材料须经办公室主任批准。第二十二条 利用档案，必须严格遵守供阅制度，做好档案借阅登记，填写利用效果。

第六章 档案管理岗位责任制

第二十三条

档案现代化管理是机关现代化管理的组成部分，要纳入局机关自动化的整体规划，积极创造条件，逐步采用微机管理档案。

第二十四条

分管档案工作的领导职责

1、负责组织全体干部职工和档案管理人员学习、贯彻档案行政管理部门关于档案工作的方针、政策和法规，及时了解掌握上级机关关于档案工作的新要求、新规定。

2、加强对机关档案工作的领导，把档案工作纳入机关整体发展规划，并列入领导议事日程，督促分管部门按档案行政管理部门和综合档案室要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和综合档案室的建设和发展，从人力、财力、物力给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与政协机关各项工作协调发展。

第二十五条 分管档案工作的办公室主任职责

1、在分管主任的直接领导下，对综合档案室和档案工作全面负责。

2、带领档案人员认真贯彻执行党和国家方针、政策和法令，遵守档案管理规章制度。

3、组织办公室人员学习档案法规，执行市委老干部局档案工作规章制度，把档案工作纳入本办公室议事日程。

4、负责制定和完善各项档案管理制度，督促检查各项制度的贯彻执行情况。

5、协调档案部门与其它业务部门的关系，确保档案资料归档完整。

6、负责组织编纂本校大事记、组织沿革、全宗介绍等其它参考资料。

7、做好文秘人员和档案人员的工作，提出具体要求帮助他们解决工作中的实际困难。

第七章 附 则

第二十六条 本办法由市委老干部局办公室负责解释。第二十七条 本办法自2010年6月1日起施行。

第三篇：档案管理办法

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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第四篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。

第五篇：档案管理办法

档 案 管 理 办 法 目 的

为了规范国网*******公司负责管理建设的电力基建工程的档案管理，本着有利于工程建设、明确职责、规范工作程序、明确服务范围的原则特制定本办法，从而保证建设工程项目档案管理的产品满足质量、环境和职业健康安全的要求。2 适用范围

本程序规定了工程建设档案管理的整个流程,适用于******工程建设有限公司各部门及工程建设部。编制依据

3.1《 中华人民共和国档案法》 3.2《 中华人民共和国档案法实施办法》

3.3 DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 3.4 GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3.5国家档案局2001年颁发《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》 3.6能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》 职

责

4.1主管档案工作的副总经理领导档案工作的整个流程； 4.2公司档案室的职责包括：

a)贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关标准；

b)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件；

c)及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；

d)建设项目立项后，按公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各部门完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作；

e)负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行指导、监督、检查；

f)参加公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作；

g)参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；

h)对工程建设部实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理；

i)负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4.3计划与物资部、换流站管理部、线路管理部各部门在拟定施工合同时，应明确归档内容、归档要求、归档时间、归档数量并实行归档保证金制度；负责做好各自职责范围内，按《档案实施细则》和合同规定本部门负责管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、物资供应及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件预立卷工作，并填写单项工程归档清单，按规定时间向档案室移交，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交手续；合同结算前审核工程档案是否验收合格；

4.4工程建设部负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；参加工程初验和竣工预验收工作；负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图；对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交公司档案室。5 内容与要求

5.1各个工作阶段应该存档的文件如下： 5.1.1可研报批阶段

前期可研结果；发改委批复文件； 5.1.2初步设计阶段

初步设计结果；初步设计报批文件； 5.1.3工程准备阶段

主设备供应合同；监理、施工招标流程文件；监理、施工合同；征地的相关文件； 5.1.4施工阶段

施工阶段安全、质量、进度、物资、信息管理会议记录、相关文件；转序验收资料；图纸现场交底、会审记录；设计修改、设计变更记录；质量验评记录；物资设备到货及开箱记录；网络进度计划报批及实施记录；施工方案报批及实施记录；安全文明规划、二次策划报批及实施记录；施工记录； 5.1.5调试、试运行阶段

启委会工作纪要及文件；站系统、系统调试、试运行方案、试验记录；工程预验收相关文件；设备单体及分系统调试记录；工程初步验收相关文件；设备带电签证；向生产移交相关文件；厂家资料； 5.1.6竣工验收阶段

工程验收相关文件；竣工决算相关文件；备品备件移交记录； 5.1.7移交运行、达标投产阶段

达标投产检查相关文件；各单位工程总结、声像资料； 5.1.8后评估阶段 工程后评估相关资料 5.2存档文件要求

a)所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；

b)合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。

c)提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。

d)进口设备资料编制中英文对照目录。

e)凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。f)打捆招标的文件要按单项工程移交。

g)单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交

不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。