档案管理重点[共五篇]

第一篇：档案管理重点

第一章

1.档案实体管理：档案实体管理是指针对处于实体状态的档案（广义上来说，包括档案及其复制品）所进行的一系列管理工作。（根据事物现实存在的状态及情况对其实施管理。）

2.档案：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的原始信息。档案的构成，一般地讲有两个部分，即载体与内容。

3.档案实体管理的原则：来源原则；全宗原则；有机联系原则；保管和利用方便原则。

4.来源原则：来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。第二章

1.档案保管期限表：是用表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。

2.档案价值：档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。

3.档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准、和方法，判定档案的价值，确定档案保管期限的一项工作。简单的说，就是判定档案的价值、决定档案存毁（生死存亡）的工作。4.影响档案价值的因素：其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会），客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。承载知识、信息的档案——客体，也只有与主体的需要发生关系才能产生或表现出价值。主、客体之间是一种满足与被满足、需求与被需求的关系。档案的价值不是由单方面决定，而是相互作用的产物，即取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。5.鉴定档案价值的原则：

必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。

1.从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。2.分析主体和主体本身的需要。

3.全面的观点。4.历史的观点。5.发展的观点。6.效益的观点 6.论述档案价值鉴定的标准：

一、档案属性标准

（一）档案的来源标准1.分析文件的价值，应站在本机关的角度。

2.分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用。

3.在本机关制发的文件中，具体的撰写者，制发机构也对档案价值产生影响。

（二）档案的内容标准1.看文件内容的重要性。2.看文件内容的独特性。

3.看文件内容的真实性。4看.文件内容的综合性或集中性。

（三）档案形成的时间与时效标准1.文件形成时间。2.档案的时效性。

（四）档案的形式特征标准1.文件的名称。2.文件的文本。3.文件的外形特点。

二、社会需求标准1.社会需求方向。2.社会需求面（广泛性）。3.社会需求时间。

三、相对价值标准1.相关档案的保存状况。2.保管条件和费用。第三章

1.归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。

2.归档制度：主要包括归档范围；归档时间；归档案卷（或保管单位）的质量要求；归档手续等内容

3.简述优化档案馆藏的原则：完整性原则；系统性原则；实践性原则；价值性原则；特色性原则。第四章

1.全宗：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

2.全宗卷：是档案馆（室）在整理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

3.档案汇集：用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件，按照一定特点集中起来的混合体。4.全宗汇集：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。5.组织全宗立档单位的构成条件：

A：1.可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。

2.设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

3.设有管理人事的机构或个人，并有一定的人事任免权。6.简述复式分类法及其适用范围：

A：1.年度—组织机构分类法：立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件。多用于现行机关全宗。

2.组织机构—年度分类法：立档单位内部组织机构分工明确，基本稳定，且具有一定数量的文件。多用于历史档案和撤销机关档案。

3.年度—问题分类法：立档单位内部组织机构分工不明确，变动频繁，或文件已混淆。多用于现行机关全宗。

4问题—年度分类法：多用于历史档案和撤销机关档案全宗。7.试比较传统的立卷方法与以件为单位的方法：

采用传统的立卷方法的时代背景及其合理性：手工检索，保密和安全。A：传统立卷方法的优点：1.保持了文件之间的有机联系，使之排列有序；

2.便于对档案实体的管理；

3.使单份文件不易散失、磨损。

传统立卷方法的缺点:1.主观随意性大，案卷质量难以保证

2.不适应计算机管理的需要

3.对档案的利用、开放、保密、鉴定和销毁工作也有影响 B：新方法的优势：1.简化了工作程序，避免了人为因素造成组卷的主观随意性；

2.管理程序设计简单，能够快速、准确地进行文件级检索；

3.能够适应随办随归、文档一体化管理的需要。

新方法的不足之处：1.保管单位大幅度增加，整理、清点、统计时工作量加大；

2.单份文件的磨损问题比原来突出；3.档案有机联系的特点将淡化。第七章

1.档案信息资源开发：档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。

2.档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措施： A：

一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍。

（一）社会环境方面1.封闭落后的传统观念的束缚。2.全民族文化素质还不够高。

3.受经济发展水平的制约。

（二）档案部门自身方面1.档案人员观念上的障碍。2.工作上的障碍。

（三）用户方面的障碍1.社会档案意识淡薄。2.受利用者获取信息习惯的限制。

3.用户获取档案信息能力的制约。

二、档案信息资源开发应采取的措施。

（一）创新观念1.发展观念。2.被动服务与主动服务并举观念。3.社会观念（或称开放观念）。

4.文化观念。5.信息共享观念。

（二）做好宣传，改善环境

（三）优化丰富馆（室）藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系

（四）充分利用现代化技术

（五）以市场为导向，以创造名牌产品为目标

（六）走特色开发之路 第九章

1.档案编研工作：是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。2.组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。

3.统计数字汇编：又称基础数字汇集。是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。

4.档案编研工作的内容：

1.汇编档案文集和编辑专题史料。2.熟悉与研究档案内容，编写参考资料。

3.编辑档案文摘汇编。4.参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作。5.信息时代档案编研工作创新：

一、完善编研模式1.传统的编研模式 2.新型的编研模式

二、优化编研工作的组织方式。1.馆际联合 2.馆、室联合 3.档案馆与社会各界联合编研

4.国内外联合编研

三、广泛应用新技术。

四、全面创新档案编研：1.选题社会化 2.成果多样化 3.传播方式多途化 4.功能作用扩展化，5.编研主体多元化 6.人才专业化。

第十章

1.档案提供利用工作：是将档案馆（室）收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业和人民大众服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中占有突出的地位。2.开放档案：开放档案指将已满一定保密期限的和可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必要限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。3.简述档案提供利用的主要方法：

1.按其提供档案信息加工深度的不同：一次档案文献服务，二次档案文献服务，三次档案文献服务

2.按其服务设施和方法的不同：档案阅览、档案外借、档案宣传报道、档案复制、档案信息咨询、制发档案证明、档案定题服务等

3.按档案利用服务人员的参与的程度：可分为被动式和主动服务。4.如何正确处理档案提供利用与档案保密之间的关系：

A：1.提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。

2.澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。

3.要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。

填空题：

1.档案保管的八防： 防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。2.中央档案馆（在北京）保管的档案类别：党

中国第一历史档案馆（在北京）：清代

中国第二历史档案馆（在南京）：保存民国时期的档案。3.保管期限分为永久、定期两种。定期有30年、10年。

第二篇：档案管理--重点二

1.档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志是兼具原始性和记录性于一体的特点。

2.档案来源于一定的单位和个人，1、机关团体、部队、企业和事业单位等；

2、个人，主要是比较著名的和具有代表性的人物、家庭和家族。

3.文件转化为档案一般需要具备的条件：1.必须是办理完毕的文件；2.对日后具有一定查考和保存价值价值的文件；3.按照一定的规律保集中存起来的文件。

4.档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。5.档案的载体：古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等。6.国家全部档案的分类方法：按形成时间分，按内容性质划分，按形成领域划分，按载体划分。

7.公务档案必须按照国家规定无条件向国家档案馆移交。8.档案的作用有：凭证作用、参考作用。

9.档案之所以有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。

10.对于内容不真实的档案，不能用现实的观点去涂抹勾划改造它，对于内容有疑问的文件，只能在考证后在卷内备考表内附以必要的说明。

11.档案作用发挥的主要条件有4个方面：档案利用价值与社会实践，社会发水平，社会档案意识，档案管理水平。12.从档案工作各个环节的相互作用中，可以看出一条最基本的关系：即基础工作和利用工作。

13.从档案工作的作用和特点来看，档案工作是一项服务性、政治性和管理性的工作。

14.档案工作的机要性事由档案本身的特点和国家利益所决定的。

15.档案工作的基本原则是：档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

16.统一领导，分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。17.维护档案的完整要求

1、数量上的完整，2、质量上的完整。

18.维护档案的安全要求

1、实体安全，2、信息安全。19.便于社会各方面对于档案的利用，体现了档案工作的最终目的和服务性质。

20.档案室是各机关统一保存和管理本机关各部门形成的档案的内部组织机构。

21.综合档案室成为目前最普遍、数量最多的一种机关档案室形式。

22.联合档案室是将同驻地的两个以上机关的档案室联合起来设立的一个档案室。

23.档案馆与档案室同为直接管理档案的机构。24.我国的新型档案机构，有文件中心，档案寄存中心，档案中介机构等。

25.三大主要机构之间的关系是：

1、业务指导、监督和检查的关系，2、档案交接关系，档案工作协作关系。26.档案收集工作的内容，从收集的手段上可以分为档案的接收和档案的征集两个方面。

27.归档是指各单位在工作活动中产生的文件材料处理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷。

28.归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷质量要求和归档手续等内容。

29.国家规定的文件材料的归档范围是：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有参考价值的文件材料。

30.不归档的具体范围：

1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，共工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录、机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

31.文件的归档时间是在文件形成后的第二年上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交。

32.归档文件要进行基本的编目，要依次编定页号或件号，并逐件填写卷内文件目录和卷末备考表，案卷装订后，按规定逐项准确填写案卷封面，并对案卷进行排序，编制案卷移交目录一式两份。

33.档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好立卷归档前的准备工作：

1、协助选择正确的立卷环节，2、划定科学的立卷范围，3、协助编制立卷类目。

34.划定科学立卷范围的目的是为了避免重复立卷和防止遗漏文件。

35.立卷类目通常是由文件立卷人员、机关档案室、文件承办人员和秘书部门共同在当年年初或上半年，按照立卷的要求和方法及预计可能产生的文件种类而拟制的详细而具体的立卷方案。36.平时收集的内容：

1、零散文件的收集，2、“帐外”文件的收集，3、专门文件的收集。

37.档案馆馆藏的档案主要来自于以下四个方面：

1、对现行机关档案的接收，2、对撤销机关档案的接收，3、对社会散存档案的征集，4、档案馆之间交接和交换档案。38.省（直辖市、自治区）级档案馆接收本级机关及其所属企事业单位需要永久保管的现行机关和撤销机关的档案，并接收和征集具有全省（市、自治区）意义的各种历史档案。39.省辖市（州、盟）和县级档案馆接收本级机关及其所属企事业单位需要永久保管的现行机关和撤销机关的档案，并接收和征集本地区的各种历史档案。

40.现行机关档案的接收要求，立档单位编制的组织沿革、全宗介绍、有关检索工具和与全宗相关的各种资料应随同档案一起接收。

41.档案馆接收现行机关的档案，有两种方法，逐年接收和定期接收。接收期限分别为：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

42.档案整理工作的原则：保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于档案的保管和利用的原则。43.文件在形式方面的联系：形式一般是指文件存在和表达的方式，如文种、载体材料及记录方式等。

44.便于保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的。

45.基本职能的非根本性变化：立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部机构的调整、工作地点的变动等变化，以及由于某种原因暂时停止工作一段时间等，均属于非根本性变化。

46.全宗可以分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。

47.联合全宗形成原因是因为：

1、由于工作联系紧密，档案难以分开，2、合署办公或职能联系紧密的机关，文件无法区分。

48.档案汇集的原因：

1、所属全宗不明，2、所属全宗不复存在。

49.立档单位与全宗历史考证，一般有“立档单位沿革”和“全宗状况”两个部分组成。

50.立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责撰写。51.问题分类法的适用范围：

1、立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂，不宜按组织机构分类，而适用于按问题分类；

2、各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起，难以按组织机构分类，从而只能按照问题分类；

3、在选用了组织机构作为第一或第二级的分类法后，由于类内档案数量较多，确实有必要细分，这时就可以结合采用问题分类标准。

52.只有在不便于按组织机构分类时。

53.档案的保存价值是由档案自身的特点和社会利用的需求两个方面的因素决定的。

54.档案地重复性大致有两种情况：

1、重复文件，2、文件内容重复。

55.按国家档案局第8好令规定，文书档案地保管期限分为永久和定期两种。

56.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复批示，重要的报告、总结、综合统计报表属于永久保存；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料属于永久保存。一般问题的定期保管。57.机关的档案价值鉴定工作，应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组。58.直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案材料。

59.永久卷内混有少量的内容联系密切的仅需要长期保存的文件，可以不拆卷；但混有较多的长期文件，则应拆卷，将长期文件剔除。

60.长期卷内混有较多的永久文件，可不拆卷，整卷上升为永久保存。

61.以磁带、磁盘、光盘等为载体的档案，可以采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。

62.档案损毁外因是指：不适宜的温湿度、光、空气污染及害虫、霉菌等有害生物。

63.档案保管的主要物质条件是：

1、档案库房，2、档案装具，3、档案包装材料，4、档案保管设备。

64.目前我国包装纸质档案地基本材料有3种，卷皮、卷盒、包装纸。

65.档案管理制度以实现档案保管的制度化、规范化、标准化。

6.档案存放位置索引有两种编制方法：

1、以全宗为单位的档案存放位置索引，2、以库房和装具为单位的档案存放位置索引。

67.做好全宗卷文件材料的形成积累工作，必须将7个方面的文件材料按照准确、齐全、规范的要求归入全宗卷。68.档案收集，包括档案交接单，移交目录，接收和征集记录，档案来源和价值说明等。

69.档案整理，包括档案整理工作方案，分类方案，案卷目录说明，整理工作小结等。

70.档案鉴定，包括鉴定小组成员名单，档案保管期限表，鉴定档案分析报告，销毁档案的请示与批复，销毁档案地清册等。

71.档案管理新技术的应用，包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

72.全宗卷卷内文件材料按“问题-时间”进行系统排列，全宗介绍、立档单位大事记在前，有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和现代化管理等方面的文件材料按顺序排列。

73.档案检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。

74.主要著录项目有：正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。

75.档案检索工具按载体类型分：

1、卡片式2书本式

3、缩微式

4、机读式。

76.档案检索工具按检索功能分：

1、查找性检索工具：分类目录、主题目录、专题目录、全宗文件目录、人名目录（索引）、地名目录（索引）、文号目录；

2、报道性检索工具：全宗指南、专题指南、档案馆指南；

3、馆藏性检索工具：案卷目录、卷内文件目录。

77.全引目录将案卷目录与文件目录合二为一。

78.全宗指南通常分为三个部分：立档单位历史沿革、全宗简要历史及档案内容和成分介绍。

79.档案目录中心应当具有四中基本功能：录入汇集功能、检索利用、传输出版、协调管理。

80.熟悉家底，是指对馆（室）藏档案的成分、内容和数量以及存放的库架位置了如指掌，了解各个全宗形成集整理状况，熟悉全宗内档案的利用价值。特别对于重点全宗和珍贵档案更赢如数家珍。（全选）

81.档案提供利用的主要方法：

1、档案阅览

2、档案外借

3、制发档案复制本

4、制发档案证明

5、档案咨询

6、档案展览。82.阅览室的规章制度，利用者必须爱护档案，不得在文件上作任何记号，禁止涂改、撕裂和污损档案。

83.制发档案证明的编写方法，要以引述和节录档案原文为主。

84.开放档案的具体内容：

1、确定开放范围，2、确定了用户对象，3、简化了开放档案的利用手续。

85.除了涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益及公民隐私、到期不宜开放外，都应当自形成之日起满30年分期分批的向社会开放。

86.经济、科学、技术、文化等方面的档案进档案馆后可以随时开放。

87.档案参考资料种类有，大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要和会议简介等。

88.大事记的正文通常由大事时间和大事记述两部分组成。89.组织沿革的编写可以采用文字叙述或图表的形式。90.制发档案复制本为档案原件的长远留存创造有利条件。91.在制发档案复制品时，1、对复制珍贵及易损档案应严格控制，2、复制应履行一定的审批手续，3、对制发范围和审批权限等应作出明确规定。

第三篇：档案管理

档案管理小谈

说起档案管理，可能有些人会比较陌生，但对于一个安全培训机构来说，档案管理却是一个重中之重。俗话说的好，没有规矩不成方圆，培训机构如果没有做好档案管理，就不能很好的开展安全培训。

根据《安全生产培训管理办法》第四章安全培训的考核中的第二十四条规定：安全生产监督管理部门、煤矿安全监察机构和生产经营单位应当制定安全培训的考核制度，建立考核管理档案（教师考核档案、学员考核及管理档案）。当然不止培训机构需要建立档案管理，一些生产经营单位也需要建立健全从业人员安全培训档案，详细、准确记录培训考核情况。

作为×××××的一员，我个人认为就档案管理这方面是做的比较好的。在这里我简单介绍一下，在我们这里学员档案都是一期一档，一期不超过100人，每期装订成册，然后分类编号，最后放入档案柜。每期学员档案的内容包括：办班计划表、办班通知、学员名册、考勤表、课程表、教师讲义、教师评估表、考试成绩表、培训班总结等。然后每个学员的档案我们也是一人一档，主要包括学员登记表、身份证复印件、学历复印件、考试实际能力考核表、补考记录。在这里有一点需要补充一下，就是由于各种各样的原因，学员的学历复印件好多都遗失掉了，因为学员一般都是中年人了，有些都是小学毕业的，实在是找不到毕业证书了，这也是没办法的事。除了这点外，其他方面的资料都是比较全的。另外，我们这里还专门有一个档案室，教师考核档案资料也比较齐全，关于教师档案包括：安全培训教师岗位证书、教师质量评估记录、授课情况登记表、学历及职称证书复印件、劳动关系证明等。

在教学档案这方面做的也比较齐全，主要包括：教学管理测评小结、培训工作总结、培训班座谈会议记录、课程表、办班计划表、有分数的花名册、原始报到手册、考勤表、教学测评表。这里的表格都按规范设计，简洁明了，让人一目了然。

当然，想要做好档案管理这一块内容，仅仅凭以上的这些我个人所知道的内容是远远不够的，我想通过此次的学习培训让我能够学习到更多的有关档案管理方面的知识，以便能够更好的做好档案管理这方面的工作。

第四篇：档案管理规定（共）

池州九华山机场分公司档案管理规定

一、总则

1、为加强公司档案管理工作，有效地保护及利用档案，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，特制定本规定。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案的收集

1、档案管理工作由综合管理部负责。

2、综合管理部专（兼）职档案管理员负责文件材料收集、管理和归档工作。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、归档的文件材料应齐全完整。

2、归档的文件材料应准确地反映本单位的各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料应书写清楚、字迹工整、图样清晰，文件书写和载体材料能耐久保存，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写。

4、归档的电子文件材料，原则上应有相应的纸质材料一并归档保存。

5、各部门档案归档时需严格办理移交手续，由相关部门和档案管理员共同会签移交清单，会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门各保存一份。

6、移交的档案材料应严格按照要求进行整理、编号入档、分类存放。

五、档案的保管

1、综合管理部应当指定专（兼）职档案管理员保管档案材料。档案材料应放置于专设的档案室内，并且达到防火、防盗、防虫、防潮的要求。

2、档案管理人员应注意档案的保密，不得遗失。如有遗失，应立即向部门领导汇报。

3、档案管理人员如调离或者离职，应在调离或离职前做好档案的交接工作，避免档案遗失、泄密现象的发生。

六、档案的查阅和使用

1、公司各有关部门可以根据工作需要，按照使用权限，经档案管理部门批准并填写档案查阅单后到档案室查阅使用。

2、查阅档案的人员应按照查阅权限办理登记使用手续，查阅完毕后及时归还。需要将查阅资料复印或者摘抄的需经相关领导批准后方可执行。

3、档案资料原则上不予外借。如因工作需要，经主要领导批准并填写借阅表后方可外借。

七、违反档案管理规定的处罚措施

1、损坏、涂改、伪造或擅自销毁具有保存价值的档案的，给予责任人行政处分。

2、工作中玩忽职守，造成档案泄密或者丢失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究法律责任的处分。

3、其他违反公司档案管理规定的行为依照公司相应的处罚制度执行。

八、本规定自发布之日起施行。

第五篇：出生证档案管理

《出生医学证明》档案管理

一、责任主体

各级管理和签发机构为《出生医学证明》相关资料管理和归档的责任主体，应按照档案管理的要求，负责对本机构的《出生医学证明》相关资料进行管理和归档。

二、归档范围

《出生医学证明》的归档范围按内容可分为管理机构的管理类资料和签发机构的管理类资料、签发类资料。《出生医学证明》的归档范围按载体形式可分为纸质资料和电子文件两类。

三、归档要求

纸质资料按照档案管类进行分类、整理、组卷、归档，编写案卷目录，库房配备必要的设备，做到防盗、防火、防潮、防尘、防高温等。

利用计算机进行管理和签发产生的电子文件等按国家相关要求进行保存，保管设施要符合档案管理的要求。

签发机构应当按照档案管理的要求，将《出生医学证明》存根及相关资料按照首次签发、换发、补发分类进行归档，永久保存。

2012年元月