举办学术会议要哪些要求

第一篇：举办学术会议要哪些要求

举办学术会议要哪些要求

国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序 为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。第一条

申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；

（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（四）会议经费有保证。

第二条

申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。

2、申办内容

（l）会议名称、举办日期；

（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；

（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；

（5）会议联系及筹划进展情况；

（6）会议活动的初步安排；

（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；

（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；

（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

会议批件下达后，主办单位在会议举行前 40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 会议总结

（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。

（二）会议总结的内容：

• 会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；

• 会议的收获和成果以及存在的问题和建议；

• 与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

• 会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；

• 会议论文集出版情况；

• 是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 举办海峡两岸及港澳台地区学者参加的学术会议适用本办法

关于邀请国关于邀请国关于邀请国关于邀请国（境）外人员来我院讲学程序外人员来我院讲学程序外人员来我院讲学程序外人员来我院讲学程序。为规范我院邀请国（境）外人员来我院讲学的申办工作，加强涉外事务管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第二篇：学术会议举办详细流程

一、会议前期通知

1.定会议日期，请专家（包括嘉宾和授课专家）。

2.拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议时间、低点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程，参会回执。

3.通知发放四种方式：邮件、微信H5动态网页（带报名功能）、信件、电话。

4.应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。

二、专家联系（专人负责）

1.联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。

2.专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等

4.专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。

三、会场前期准备

1.会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资料袋、胸牌。2.会场横幅，背景墙，展架，指引牌等 3.根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。

4.会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置）。5.会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围桌）

四、会议前一天准备

1.会场布置完毕。可准备一些背景音乐。

2.茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等（备茶杯、开水）3.调试投影、舞台灯光控制（留工作人员电话，以防现场故障）、PPT（激光笔）、话筒（至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦）等。

4.台签。上主席台的台签要准备2份，主席台1份，第一排1份。5.签到表、笔等

6.人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇 7.嘉宾是否准备讲稿

五、会议当天

1.报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。

2.专家接待组：接待专家入场

3.现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排好台签顺序。4.开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介（或提前给主持人）、水等。讲台更换讲者台签。5.准备茶歇

六、就餐

1.如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。2.专家围餐需有人引导。

会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。

第三篇：举办学术会议流程

对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会，在此简要介绍以方便于后来者。

一、会前准备

1.拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等（常常由总会在前一年11月份前后征求各分会意见确定），确定特邀嘉宾（含专题讲座专家）和赞助商；②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容（如委员会议、换届选举会议等）；③排出会议作息时间及注意事项；④做出会议经费预算和筹资方案；⑤成立会务组，明确会务分工。

2.发出会议通知：①会议征稿(各委员、委员单位、杂志社)；②第一轮通知（告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等）；③正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。

3.准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单；②编辑出版论文集（包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等；③确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿；④编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；⑤准备会议纪要和通讯录。

4.准备会议标识：①代表证；②会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；③参展商的展览布置（宣传标语、广告牌、充气拱门等）；④壁报。

5.安排会议生活：①预定交通工具；②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场；③联系安排参观、访问、旅游活动；④确定财务、接待、保卫人员；⑤安排茶歇和娱乐活动。

6.选定布置会场：①排定会议座次；②布置环境；③检查并配置电化设备；④展台安排。

二、会议接待

1.会议报到：①接站；②填写报到单；③分发会议材料，安排住宿；④收取代表费用；⑤通知有关事项。

2.会场组织：①检查会议设备；②接待嘉宾；③保证会议主持人、发言人到位；④调动与会者提问和讨论；⑤会议记录；⑥评选优秀论文或优秀壁报。3.会议生活服务：①及时定购代表回程票；②印刷并分发会议代表通讯录；③检查住房设施；④征求膳食意见；⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。

三、会后安排

1.整理会议文件：①整理会议记录；②形成会议决定（简报、纪要）；③写总结向上级汇报情况或发布；④将会议材料分类、立卷、归档；⑤向总会和情报信息单位提交论文集。

2.送别会议代表：①分发回程票；②结清会议费用；③根据返程时间安排车辆；④发放会议学分、照片和通讯录。

3.会后工作：①结算会议开支费用；②归还会议所借物品。

召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议水平和质量的基本保障。学术论文的征集通知应至少在开会前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在12个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例，以及开会时间、地点等内容，以便投稿和确定参会否。同时还要根据会议需要，选定一些专家或学者进行专题讲座。

学术会议的主体是与会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小（因为会议频繁），参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者，也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会，尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区，往往开幕式人数不少，闭幕式则寥寥无几，成为典型的虎头蛇尾。

学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主题，对会上所作的大会报告和宣读的主要论文，要围绕重点议题认真组织评议，通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针，倡导学术民主，提倡各种不同学术观点的碰撞，对与会者应一视同仁，努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才，参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才，并向有关部门进行举荐，使优秀人才更好地成长。学术会议期间，除进行学术讨论外，还要根据情况，组织专家针对科学发展问题（如诊疗规范、共识等）提出意见和建议。在会议的形式上，也要力求多样化，要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式，营造学术会议的宽松氛围，提高交流成效。

第四篇：国际学术会议举办程序

国际学术会议举办程序

为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条 申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；

（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（四）会议经费有保证。

第二条 申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；

（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。

2、申办内容

（l）会议名称、举办日期；

（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；

（5）会议联系及筹划进展情况；

（6）会议活动的初步安排；

（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；

（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；

（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

会议批件下达后，主办单位在会议举行前 40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 会议总结

（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。

（二）会议总结的内容：

•会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；

•会议的收获和成果以及存在的问题和建议；

•与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

•会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；•会议论文集出版情况；

•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 举办海峡两岸及港澳台地区学者参加的学术会议适用本办法。

关于邀请国（境）外人员来我院讲学程序

为规范我院邀请国（境）外人员来我院讲学的申办工作，加强涉外事务管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条 申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（三）经费有保证。

第二条 申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；

2、申办内容

（l）讲座的名称、举办日期；

（2）举办讲座的背景、主要议题与内容、讲座的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）讲座的规模、与会代表人数，负责筹备讲座人的姓名、职务；

（5）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

收到有关单位的申请后，我办向学校领导请示。如有必要，将会行文向我院上级主管部门上报。会议批件下达后，主办单位在讲座举行前 40天提交国（境）外人员的姓名、性别、出生年月及相关职务职称，由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 总结

（一）讲座结束后，主办单位应在15天内撰写讲座总结报送国际交流办公室。

（二）总结的内容：

•讲座名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人；

•讲座的收获和成果以及存在的问题和建议；

•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 邀请海峡两岸及港澳台地区学者来我院讲学适用本办法。

第五篇：某大学举办国际学术会议统计表

XX 大学举办国际学术会议统计表 填表人

填表日期

会议名称 批件文号 主办单位 会议日期 注 册 费 标 准 国内代表（人民币元）

注册费收入 经费来源情况

人民币（元）

学术牵头人 会议主席 境外代表（美元）

美

元（元）

与会 学者 情况 总

计 中

国 美

国 加拿大 澳大利亚 德

国 英

国 法

国 意大利 俄罗斯 日

本 韩

国

国外代表数 外国代表国别数 大

陆 台 湾 省 港 澳 地 区 人数

论文 篇数

XX代表数

XX 论文数

对举办国际学术 会议管理工作的 意见和建议

备

注

留学人员

特邀报告 篇

数

代表数