XX大学举办国际学术会议管理办法

第一篇：XX大学举办国际学术会议管理办法

XX大学举办国际学术会议管理办法

第一条 为规范程序，加强管理，保证学校国际学术会议的办会质量，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）的通知》（教外际„2006‟105号）等文件精神，特制订本办法。

第二条 本规定的国际学术会议是指由XX大学主办或承办，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、报告会、论坛等会议以及双边会议和国际合作项目工作会议。

第三条 举办国际学术会议的单位（简称“举办单位”）为我校从事教学或科研的机构，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力。

第四条 举办单位是国际学术会议的承办人和责任人，负责会议方案拟定、会议组织、会议预算编制、会务管理、与会专家邀请及接待、突发事件处理、会议学术成果收集及应用、会议宣传报道等工作。

第五条 国际交流与合作办公室（以下简称“国合办”）负责学校国际学术会议的申报及审批工作。举办单位须提前5个月将会议计划报送至国合办，由国合办上报广东省人民政府外事办公室等相关部门审批。获得批准后，举办单位方可对外宣布或承

–– 1 –– 诺。

（一）举办单位提交申办会议的书面请示文件，内容须包括： 1.举办国际学术会议的必要性、会议预期目标；

2.国际学术会议的中、英文全称；会议举办的时间、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；会议规模及拟参会外宾人数和名单（中英文姓名、单位、职务及论文题目等）；

3.会议的主题、议题及主要内容； 4.经费来源及预算；

5.有关境外国际组织介绍（中英文名称、该组织的章程、组织机构、历次活动、政治背景、对华态度及有无“一中一台”或 “两个中国”问题等）。

6.报批所需的其它材料

（二）国合办将相关材料报上级主管部门审批。

（三）会议批件下达后，举办单位须在会议举办前40天向国合办提交拟参会的国外及港澳台代表名单（含中英文姓名、护照、证件号码），国合办协助办理国（境）外代表来华签证及入境手续。

第六条 举办单位须于国际会议举办前2周内，将会议日程安排、与会国外及港澳台代表接待方案等报国合办备案。

第七条 举办国际学术会议应厉行节约、讲求实效，从严控 –– 2 –– 制经费支出，努力做到以会养会。国际会议的收入、支出等经费管理参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行„2015‟371号)及学校财务部门的具体要求执行。

第八条 国际学术会议结束后，举办单位须在1周内向国合办提交会议总结报告，总结报告应包括以下内容：

（一）会议名称、时间、地点、主题、主办单位、承办单位和学术负责人，与会中、外代表实到名单（港澳台代表单列），收到中、外论文数量；

（二）会议学术水平评价；

（三）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

（四）会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议；

（五）印制或出版的会议论文集；

（六）是否出现意识形态问题以及解决情况。

第九条 本办法自发布之日起施行，由国合办负责解释。

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第二篇：南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。

一、申请举办国际会议应具备的条件

1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处于领先地位。

2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。

3、得到有关主管部分的同意和支持。

4、会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

二、申请举办国际会议的程序

1、凡申请举办国际学术会议，一般应在一年前由所在学院领导认真研究后填写《南京师范大学举办国际学术会议申请表》（附件一）送国际交流处，经科技处审核会签报分管校长审批后，由国际交流处拟文上报。

2、申请报告应包括以下内容：

1）举办国际学术会议的必要性以及所具备的条件； 2）会议的主要议题和组委会的主要成员；

3）举办会议的时间、地点、规模（中、外学者人数）；

4）提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址； 5）如会议需要安排专业性质的考察，要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区； 6）会议经费预算及其来源，并附相关证明材料。

3、待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。

4、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南京师范大学聘请外籍专业人员审批表》（附件二）报送国际交流处，由国际交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。

三、举办国际会议的注意事项

1． 会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。

2． 对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。

3． 原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过国际交流处报江苏省外办审批。

4． 原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。5． 一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。6． 确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

7． 一切涉外事宜，均应事先与国际交流处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。

四、国际会议总结

1． 会议结束后，承办单位要认真总结经验，按提纲要求（附件三）在一个月内写出书面总结，分别送科技处和国际交流处。

2． 会议上获得的有较大或重大学术价值的学术论文或信息应及时向科技处通报。

3． 承办单位必须将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录象、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料），于一个月内搜集、整理完毕，送国际交流处归档。

本规定自2004年发布之日起实施。宁师外（1999）第115号文作废。本规定由国际交流处负责解释。

第三篇：国际学术会议举办程序

国际学术会议举办程序

为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条 申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；

（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（四）会议经费有保证。

第二条 申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；

（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。

2、申办内容

（l）会议名称、举办日期；

（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；

（5）会议联系及筹划进展情况；

（6）会议活动的初步安排；

（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；

（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；

（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

会议批件下达后，主办单位在会议举行前 40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 会议总结

（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。

（二）会议总结的内容：

•会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；

•会议的收获和成果以及存在的问题和建议；

•与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

•会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；•会议论文集出版情况；

•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 举办海峡两岸及港澳台地区学者参加的学术会议适用本办法。

关于邀请国（境）外人员来我院讲学程序

为规范我院邀请国（境）外人员来我院讲学的申办工作，加强涉外事务管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条 申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（三）经费有保证。

第二条 申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；

2、申办内容

（l）讲座的名称、举办日期；

（2）举办讲座的背景、主要议题与内容、讲座的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）讲座的规模、与会代表人数，负责筹备讲座人的姓名、职务；

（5）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

收到有关单位的申请后，我办向学校领导请示。如有必要，将会行文向我院上级主管部门上报。会议批件下达后，主办单位在讲座举行前 40天提交国（境）外人员的姓名、性别、出生年月及相关职务职称，由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 总结

（一）讲座结束后，主办单位应在15天内撰写讲座总结报送国际交流办公室。

（二）总结的内容：

•讲座名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人；

•讲座的收获和成果以及存在的问题和建议；

•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 邀请海峡两岸及港澳台地区学者来我院讲学适用本办法。

第四篇：武汉大学国际学术会议资助管理办法2

武大研字„‟号

关于印发《武汉大学研究生出国参加国际学术会议资

助管理办法》的通知

各有关单位：

为加快研究生教育国际化进程，进一步提高研究生培养质量，特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”。现将《武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法》印发实施。

特此通知

武汉大学

二○一一年四月二十一日

武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法

第一章 总则

第一条为加快研究生教育国际化进程，进一步提高研究生培养质量，特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”，旨在鼓励和资助在读研究生出国出境参加高水平国际学术会议，拓宽学术视野，追踪国际学术前沿，促进国际学术交流与合作。

第二条武汉大学研究生出国出境参加国际学术会议资助专项经费来源：国家专项拨款；校级财力预算安排；专项捐赠和其他。研究生院负责经费的日常管理与核算，专款专用。

第三条研究生因科研工作或论文写作需要出国参加国际会议，可申请此项资助。

第二章 申请资助的条件与原则

第四条 资助对象条件：

一、原则上应为武汉大学在读全日制博士研究生（不含委培生、定向生），拟参加的国际学术会议主题应与资助对象专业研究方向紧密相关。

二、身体及心理健康状况应符合出国要求。

三、具有良好的政治素质和学术品行。

四、具有扎实的专业基础、较强的科研能力和出国学术交流的语言能力。

第五条 有下列情形之一者，不予资助：

一、在校期间受过处分，或有学术不端行为的。

二、申请材料内容不齐备、或申请材料中提供虚假信息的。

三、曾享受国家留学基金资助出国留学及正在境外学习的人员。

四、暂不接受港、澳、台地区学生及持有国外长期居留证人员的申请。

第六条 资助对象参加的国际学术会议原则上应为在国外举办的本学科领域较高级别的、有重要影响的国际学术会议。

第七条 资助对象应获得会议主办方的正式录用通知或邀请函，且以论文第 一作者（或导师为第一作者，学生为第二作者）或通讯作者身份在会议上做口头宣读或主题报告。每篇论文原则上只资助一名研究生参会。论文的第一署名单位应为武汉大学。

第八条 资助对象拟参加的国际学术会议会期应在完成学位论文答辩之前，且应在会议结束后四天内返校。

第三章资助内容与资助额度

第九条 根据资助对象的申报条件和论文录用情况，分等级择优资助：

一、对于以口头宣读形式参会者，给予往返国际旅费和会议注册费的资助；

二、对于论文被录用为大会（或分会场）特邀报告或主题发言者，给予往返国际旅费、会议注册费及参会期间的住宿费的资助。

三、双边或区域性学术会议在上述资助额度基础上减半。

第十条 根据资助对象的参会地点给予的最高资助额度如下：

一、亚洲地区：12000元人民币/人/次。

二、其他地区：25000元人民币/人/次。

第十一条鼓励培养单位和研究生导师根据会议级别及资助对象情况给予相应配套资助。

第四章 申请与审批程序

第十二条资助对象应在会议召开前一个月向培养单位提交以下材料：

一、《武汉大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》和《武汉大学研究生出访申请表》各一式两份。

二、会议正式征文通知(Final Call for Paper)，应包括会议的起止时间及相关费用说明。

三、论文正式录用通知和大会邀请函（应包括论文录用情况的详细说明）。

四、拟发表论文全文（或会议摘要）。

五、外语水平证明。

六、导师推荐意见。

第十三条资助对象培养单位应对其提交的相关材料、会议层次等情况进行核准，主管领导签署意见并加盖公章后交研究生院。

第十四条研究生院应对培养单位报送的材料进行复核，组织专家对国际会议的层次和资助对象情况进行综合评议，择优确定资助名单和资助额度，并定期公布。

第五章经费使用与管理

第十五条 资助项目获批后，培养单位、指导教师应督促资助对象根据审批 意见办理出国手续，加强外事纪律教育，并与之保持密切联系，主动了解其在外表现，及时给予监督和指导。资助对象必须购买与出国行程相关的人身保险，保险费用由本人承担，学校不负责受资助人在国外期间的医疗费用以及发生意外所涉及的各项费用。

第十六条资助对象回国后应在一周内（遇寒暑假顺延）向培养单位报到并 提交以下材料：

一、会议日程安排（Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印 件）。

二、护照首页及标有出入境日期页面的复印件。

三、参加国际会议的总结报告。

四、参会情景照片若干张（电子版）。

五、批准资助项目的相关正式发票原件（所有发票背后需有导师和本人签 名；机票原件需随发票，国外电子机票应附登机牌）。

第十七条 以上材料由培养单位审核后报研究生院审批。

第十八条 资助对象持相关审批件至学校财务部门办理报销手续，报销原则为学校资助额度内实报实销。

第十九条 资助对象应在回国后的一学期内在学院范围内做一场公共学术报告，并将相关材料（如讲义、PPT、照片等）交研究生院备案。

第七章附则

第二十条 所有资助对象应自觉遵守《武汉大学研究生出国管理规定》。第二十一条本管理办法自发布之日起实施，原《武汉大学研究生国际交流与合作专项经费管理办法（暂行）》同时废止。

第二十二条 本管理办法由研究生院负责解释。

第五篇：某大学举办国际学术会议统计表

XX 大学举办国际学术会议统计表 填表人

填表日期

会议名称 批件文号 主办单位 会议日期 注 册 费 标 准 国内代表（人民币元）

注册费收入 经费来源情况

人民币（元）

学术牵头人 会议主席 境外代表（美元）

美

元（元）

与会 学者 情况 总

计 中

国 美

国 加拿大 澳大利亚 德

国 英

国 法

国 意大利 俄罗斯 日

本 韩

国

国外代表数 外国代表国别数 大

陆 台 湾 省 港 澳 地 区 人数

论文 篇数

XX代表数

XX 论文数

对举办国际学术 会议管理工作的 意见和建议

备

注

留学人员

特邀报告 篇

数

代表数