物业公司物资采购管理

第一篇：物业公司物资采购管理

物资采购制度

一、目的

为进一步规范物业公司采购工作，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合公司规定的要求，以保证公司利益。结合本本公司实际，特制定本制度。

二、适用范围

物业管理所需要的所有物资（如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等）的采购活动。

三、职责

1.公司采购部：督促区域项目部提交物资采购申请计划表，对程序符合性进行审核。

2、区域项目部：项目经理部负责制订采购计划，对所列物资清单签认后上报公司集中采购。

四、物资采购规定：

采购实行集体和区域项目部采购制。

（一）集中采购物资范围：

实行集体采购制应遵循“品质、规格对路，价格合理，品质优良，数量适当，交货及时”的平等采购原则选择供货商，严格执行采购工作流程。

1、办公用品（附清单）

2、劳保用品（如工装、身体防护用品、其他涉及形象的VI类等）。

3、低值易耗品：a清洁类（药水、工具等，附清单）

b修缮配件类价值大于等于一千元的（附工程配件配备标准清单）

4、第三方外包服务合同中的中央空调、智能化系统、电梯、消防等。

5、所有的固定资产设备。

（二）区域项目部物资采购范围：

1、防暑用品：由公司统一制订各项目配备标准，项目自行采购。

2、绿化养护用品。

3、低值易耗品中的部分清洁用品用具类（附清单）：协商确定各区域采购点及制定合格供应商名录。

4、宣传看板类：标识标牌由公司统一设计。

5、修缮配件类（一千元以下）。

6、第三方外包服务合同中的化粪池、生活垃圾等。

7、凡一次性采购1000元以上的物资由公司采购部区集中采购。

（三）物购流程：

1、各个区域项目部应在每月28日前，确定次月集中采购物资清单经物业运营总监 处审批后于次每月2日前提交公司采购部。

2、采购部确认订单符合要求后即进入采购周期，一般情况下15个工作日内货到项目；

3、审批权限：一次采购物资累计金额一千元以下，由各区域项目经理负责人审批。一

次采购物资累计金额一千元以上，则应上报公司审批。

4、报销流程（详见附件）

5、紧急采购频次：每月最多两次，且每次金额小于一千元。

五、采购、入库、报销流程

1.提出采购申请

各物业区域项目部责人，根据下月的物资预计用量及月末库存情况，在每月25日之前以《采购申请单》的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊情况，须备注说明）。

2.审核采购计划

月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，依据采购物资的类别分别送交物业公司运用总监审批后提交公司采购部。

3.供应商的选择

采购部在采购物资时尽可能地选择价格合理、信誉度高、可以月结的供应商。如公司有指定商，应在供应商名单内进行采购活动。

对新型、首次购买的物资，在公司没有指定供应商的情况下，采购人员需配合公司管理部人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新供应商的确定。

4.物资的采购

各物业区域项目部批准后的《采购申请单》提交给负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。费用开支安排严格控制在计划范围内。

所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。

如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的，应由各物业区域项目部管理处提出追加预算申请，并详细说明原因。

5.物资入库

采购回来的物资由提出采购计划的物业区域项目部负责人、物资管理员验收，验收合格后办理入库手续并填写物资入库单，留下记录。

物资采购入库后，领用物资时，填写物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。6.报销

经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以《费用报销单》的形式于每月28日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。

第二篇：物业公司物资采购管理办法

公司物品采购、验收、领用管理办法（暂行）

第一章 总则

第一条 为规范物品管理，加强物品采购价格监督管理，降低物品采购成本，降低库存，增加企业效益，特指定本办法。

第二条 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。

第三条 物品采购要树立采购经济批量观念，物品验收要坚持独立原则，物品的领用要树立需用原则。

第二章 物品采购的管理

第四条 各部门每月应根据部门需要，编制部门“采购计划明细表”（一式两份，部门一份，仓库保管员一份，见表一），经各部门主管签字确认后，报综合管理部（以下简称综合部）。综合部每月（25日前）应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制“采购计划汇总表”（一式两份，综合管理部一份，仓库保管员一份，见表二），采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。“采购计划汇总表”必须经仓库保管员、物业公司经理确认后，审批方可生效。对采购计划外的物质需求，必须填写“用品特批单”（见表三），经上述人员确认同意，财务审批后方可采购。

第五条 综合管理部每月应编制采购计划，并建立采购明细台帐（保存期限为二年），接受主管领导检查，定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提，坚持“先利库，后采购”的工作程序，谁提供采购依据，谁承担经济责任。

第六条 综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定，并建立供应商档案，对于评审不合格的供应商予以淘汰，补充新的合格供应商。

第七条 综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。

第三章 物品验收的管理

第八条 所采购的货品到达公司前，采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。

第九条 采购的物品到达公司后，必须由采购人员、负责检验人员（使用部门、工程部技术人员）和仓库人员一起根据供货方发货单（或发票）上所列物品进行逐一验收。

第十条 采购物品的入库验收包括数量（直观上物品的完好度）、质量（规格、型号、产地等）、价格三个方面。数量和价格验收由仓管人员负责，质量验收由使用部门（或公司专业技术人员）或仓管人员负责。

第十一条 公司所采购的物品到达后，应在当日办理完验收入库手续和财务入库手续。

第十二条 公司购进物品，经验收合格后，仓管人员必须及时填制有编号的入库单，一式三联。对验收不合格的物品，仓管员不得办理入库手续，由采购员办理换货或退货；对入库后发现不合格的，仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货，给公司造成损失的，追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单，应以独立保管的实体作为入库单位。

第十三条 物品入库后，应当按照种类分区摆放整齐，按种类设置货物标识，严禁将不同种类的货物混放。

第十四条 付款时必须持合同、入库单、发票经总经理（或其授权人）审批后，方可到财务部办理付款手续，手续不全财务有权拒绝付款。

第四章 物资领用管理

第十五条 确需领用物品的人员、部门，必须填写公司统一印制的“领料单”及“采购计划明细表”并经部门负责人签字，领用人持“领料单”“采购计划明细表”到仓库领料，领料单的有效期限为3天。保洁用品，办公用品等日常使用频繁的物品，由各部门凭“领料单”、“采购计划明细表”按月一次领出。

第十六条 仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写一式四联出库单，按照出库单上的项目逐一发放，并在各部门“采购计划明细表”上盖“已领用”章，定期将出库单传递给财务部门。

第十七条 保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制，并经主管签字后，报项目经理审批。由月领料计划分解产生的旬计划、日计划由其主管审批后连同物业经理审批过的月领料计划应于计划月上月末送至仓库管理员，仓管人员严格按第二十条和二十一条的要求发料。

第十八条 每月末，由仓库管理员对保洁部领用物料汇总，与月领料计划进行核对，若有差异报其物业经理并责成其说明原因。

第十九条 工程部主管根据历史数据、经验，编制维修用料月计划，对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等，由工程部主管提出申请，经财务部审核并经物业经理审核批准后，可实行定额备用量，一般保证7天的库存量。根据批准后的申请填写“领料单”（见表四），一次领出备用。并指定专人负责，建立明细台帐，月末工程部应将库存量结出，报仓管人员核对，财务部定期或不定期检查领用、库存情况。

第二十条 对于不经常使用的物料，凭完备、有效的手续领用。第二十一条 需要维修的客户或公司部门，工程部必须根据客服中心填制的“报修单”（一式三联，财务、工程、客服各一联，见表五）进行维修，所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认，月末客服中心应将报修单汇总后交仓管部门、财务部进行核对、核算。对于虚假的报修，一经发现予以严肃处理，工程部主管应承担相应的责任。

第二十二条 实行“以旧换新”领用物料的部门或人员，必须持旧物料和完备、有效的“领料单”，到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明“以旧换新”字样，对回收废旧物料有变卖价值的，仓管人员应归类存放，无使用价值的，也应独立存放，定期按程序由综合管理部处理。

第五章 附则

第二十三条 采购必须按上述规定的程序办理，指定专人负责采购、验收和保管，公司将定期或不定期的进行全面检查（包括价格、合同、程序等），并将检查结果以书面形式上报公司领导；同时将此作为部门及个人的考核指标之一。

第二十四条 本管理办法自下发之日起试行，原与此办法有抵触的，以本办法为准。

第二十五条 本办法由财务部负责解释。

第三篇：物业公司物资采购管理制度

物资采购制度

一、目的

规范物业公司采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合公司规定的要求，以保证公司利益。

二、适用范围

物业管理所需要的所有物资（如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等）的采购活动。

三、职责

1.各物业管理处：物业主任负责制订采购计划申请，并协助进行物资核对、清点入库；

2.管理部：负责审核采购计划，包括计划内和计划外物资采购申请。

四、采购物资的分类

A类：办公、劳保用品以及各物业下属部门日常耗材（如维修材料、农药等）,单价＜1000元

B类：办公设备、办公家具等固定资产，单价≥1000元或≤5000元

特殊类：大金额固定资产，单价＞5000元

五、采购、入库、报销流程 1.提出采购申请

各物业管理处负责人根据下月的物资预计用量及月末库存情况，一般情况在每月25日之前以《采购申请单》的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊情况，须备注说明）。

2.审核采购计划

月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，依据采购物资的类别分别送交社区书记、街道主任审核批。根据各类物资情况，审批流程如下：

A类物资：

各物业管理处负责人提出申请后，社区书记对各物业管理处负责人上报的采购申请进行审核，社区书记审核通过后转至采购专员下单采购。

B类物资：

除履行A类物资审批流程，在社区书记审核通过后流向街道主任处进行审批，审批通过后方可下单采购。

特殊类物资：

除履行B类物资审批流程，在街道主任审批通过后流向处进行审批，审批通过后方可下单采购。

3.供应商的选择

采购人员在采购物资时要选用符合要求、可以月结的供应商，并在公司指定的合格供应商名单内进行采购活动； 对新型、首次购买的物资，在公司没有指定供应商的情况下，采购人员需配合公司管理部人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新供应商的确定。

4.物资的采购

各物业管理处将批准后的《采购申请单》提交给负责采

购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内安排开支。

所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。

如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各物业管理处提出追加预算申请，并详细说明原因。

采购人员在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，经街道主任审批后，财务部根据相关合同、协议办理借款。

5.物资入库

采购回来的物资由提出采购计划的物业负责人、物资管理员验收，验收合格后办理入库手续并填写物资入库单，留下记录。

物资采购入库后，领用物资时，填写物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。

6.报销

经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以《费用报销单》的形式于每月28日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。

第四篇：物资采购管理

物资采购管理

加强物资采购管理，保证质量、节约资金、减少成本，提高公司经济效益，制定以下物资采购管理制度。

一、公司种类物资的采购,实行用料单位请购、公司领导审批,供应部采购的方法。否则，任何单位和个人均不准购买物资。

1、用料单位在请购前,首先要到仓库查明情况，在确认仓库无货的情况下，方可填写“请购单”，并注明材料的品名、规格、数量、需求、日期及其他注意事项。

2、紧急请购时，用料单位要在“请购单”上说明“紧急采购”字样。

3、“备品备件”及“试车用料”须在“请购单”上加以说明。

4、免开“请购单”的物品，包括办公用品书报、文具、名片，贺奠用品：如毛毯、太空被、花圈、花篮，招待用品：如香烟、饮料、水果等，均委托办公室办理。

二、在物资采购时，必须采取“货比三家、招标择优、竞价采购”、“大宗物资、关键、大型设备直接由厂家订货”“就地、就近择优订货”方法进行。一笔业务签订一份合同，并附“货比三家报价表”。合同经公司负责人、供应部长、采购人员“三会签”方可有效。

三、物资采购合同的签批权限：由公司领导或供应部长签批。

四、公司财务部应按以上规定执行的订货合同，视资金平衡情况予以付款。否则，财务部有权拒绝受理。

五、在物资采购过程中，各有关人员要增强责任心，坚持“谁订货谁负责”和“适时、适量、经济合理”的原则，严格按公司有关规定开展工作，要逐级负责，并承担连带责任。

六、各有关人员在物资采购供应工作中，如发现弄虚作假、营私舞弊、以权谋私，造成采购物资各环节出现问题，要追究当事人的责任。

第五篇：物资采购管理规定

物资采购管理规定

1.总则

1.1为加强物资采购管理，降低产品成本，提高企业的经济效益，建立一套行之有效的价格管理体制，规范物资采购行为，堵塞物资采购环节的漏洞，特制定本规定。

1.2采购原材料（包括老产品、新产品零部件）燃料、辅料、备品备件、设备、低值易耗品、办公用品，劳动保护用品以及其他物资均实用本规定。

1.3物资集中采购和比价采购应遵循科学有效、公开公正、比值比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，加强基础管理。

2.决策管理

2.1根据采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理，明确各级管理者，各有关部门的责任权限。

2.1.1采购部负责公司产品生产经营所需的原材料、配套件、燃料、辅料及备品备件、低值易耗品、办公用品、劳动保护用品等采购业务。

2.1.2生产部负责设备的采购业务。

2.1.3技术中心负责新产品新供方样件的技术确认和新产品开发所需样机及零配件的采购。

2.1.4开发部负责对定型产品进行技术改进的新供方样件的技术确认，对了解到的配套信息，向采购部门提供信息，由采购部按程序对供方进行评价、选择并实施样品提供等。

2.1.5销售公司应及时将用户反映的零部件质量问题及时提报给采购部，以便采购部反馈给供方改进或重新选择供方。

2.1.6任何单位或个人都有采购建议权，对所有了解到的有关公司产品配套情况，可及时向采购部门提供信息，由采购部按程序对对方进行评价、选择并实施样品提供等。

2.1.7根据公司生产经营的实际情况，总经理有确定供方的权限。

2.2物资采购部门要与财务部、开发部、质量管理等部门在“货比三家”择优选择供应商的基础上，结合企业ISO9001质量保证体系中确定的合格供方，确定主要物资的定点单位，为规模小，无质量保证的企业进行淘汰，最终形成具有较强能力且相对稳定的配套体系，公司主要生产用物资应从这些定点单位进行采购，原则上关键的采购物资的供方应至少确定二家，采购部根据比质量比价格的原则和供方的质量、交货期等因素影响而不能去定点单位进行采购时，经有关领导批准，可以去非定点单位采购，物资集中采购部门需在《采购物资价格申报单》中“申报部门货比情况”一栏中注明“非定点采购”字样，并注明原因。

2.3各种物资的采购核决权限，生产用材料、燃料、辅料等物资（按公司下达的生产计划大纲申报）设备、样机、样件、备品备件、低价易耗品、办公用品、劳动保护品以及其他物资，报审管副总经理审定、总经理批准，所有采购物资无论金额大小必须接受价格审计和监督。原则上审计价格必须低于申报价格，采购人员严格按照审计价格进行采购。

3.采购工作流程

3.1采购材料

3.1.1采购文件的要求。采购文件应清楚的说明采购产品的要求，包括以下内容：

3.1.1.1标准产品应注明产品的名称、类别、等级质量要求、型式以及标准版本

3.1.1.2费标准产品应注明产品的规范、图样过程要求、检验规程以及其他有关技术材料（包括产品、程序、设备和人员的认可或鉴定要求）的名称或其他明确标识和适用版本。

3.1.1.3有质量保证要求的应写明使用的质量体系标准的名称、编号和版本。

3.1.2采购材料的构成①技术中心向采购部提供产品的图样、技术文件、检验规范、检验标准以及技术协议等资料②生产部向采购部提供外协件、原材料、辅料等采购计划。

3.2采购

生产部依据当月生产计划大纲和临时追加的销售合同，并在以适当库存为生产安全保障的前提下制定当月采购计划。

3.2.1每月的月度计划下达后，由于生产调整或车间急需的，制定追加采购计划。

3.2.2采购部把生产部下发的采购计划进行具体分解，然后传递给供方进行采购。

3.2.3对于关键物资A类、重要物资B类必须从合格供方中进行采购，对于一般物资C类可以直接从市场采购。

3.2.4需要时，公司可提供出在供方货源处对采购物资进行验证，其验证的安排及产品的放行的方式在采购合同或协议中加以规定。

3.2.5根据比质比价的原则，采购部应该选择更佳供方，让供方提供样品，样品到公司后应立即写出技术确认申请，包总经理审批。

4.集中采购

生产用物资有生产部依据生产计划大纲及仓库各种物资的储备情况，编织物资采购计划（含零配件才后计划）；办公室根据办公用品额定，编制办公用品采购计划，各计划报采购部，经审计部审计人员审核分管副总经理批准后，采购部门集中采购，特殊情况临时追加采购计划，应做到快速传递，可先实施后审核。随着公司的发展，设备及产品成批零部件定点，大宗物资原则上采用招标采购的办法，不能招标的要确定定点采购单位；设备采购由生产部和开发工艺人员进行调研和论证，经分管副总经理审定，总经理批准后，有生产部门负责签订合同，使用部门协助采购。

5.比质比价采购

5.1建立信息网，审计部采用现代化办公手段，广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握物资信息变化，建立质量、价格信息网络和台帐。

5.2主要生产用原材料可根据生产计划大纲和经审定的物资采购价格实施，如遇物资市场价格发生较大变化，采购部门应申报新的采购价格，审计部应进行重新审计。

设备、新产品零部件、备品备件、低值易耗品、办公用品、劳动保护品以及其他物资采购计划批准后，物资采购部门将采购计划下达各分管业务员，业务员将所分管采购的物资根据质优价廉及“货比三家”地方法，联系货源和进行市场询价，并填制一式两份《采购物资价格申报单》到审计部进行审核，审计人员根据掌握的市场价格情况及制定的价格审核标准、方法，必须在两个工作日内审计并签署最高控制价标准和意见，送达采购部门，采购部门按程序经分管副总经理审阅，总经理审批后实施。

5.3采购物资价格申报单经批复后，采购部门在最高控制价以下标准内，到定点单位或则有选择供方与之签订采购合同进行采购，严禁未经批准从非定点单位采购物资。

采购部门对每个合格供方从质量、交货期、质量状况等事项做好记录，建立合格供方的质量档案。

采购部门每年12月对合格供方从质量、交货期和售后服务三个方面作出评估意见，填写《合格供方资格格年审表》采购部门和质量管理部门负责人分别审定。对发现合格供方在年审评估中有两个方面表现为差时，采购部门应通知供方进行限期整改，并让供方提出书面的整改措施；对整改无效的，由采购部门上报分管副总经理，经副总经理批准后撤销器合格供方资格新增供方必须经总经理批准后实施。

6.质量检验监督

6.1所有采购物资应进行质量检验或验证，未经质量检验或验证的物资不能办理正式入库和结算手续

对采购物资质量检验或验证时，可能影响公正检验的部门和个人不得介入。

6.2采购物资到厂后，有仓库保管员通知质量管理部门派人到现场抽样，进行封闭式检

验，检验合格后，保管员方可点收并填写《物资入库单》入库，质量管理部门如发现供货单位有欺诈行为或以次充好达两次者，应建议采购部立即取消其定点供货资格。

物资采购到厂后，采购员要办好采购物资的入库、入帐手续。全程办理相关手续直至财务冲账为止，否则，签章不清，财务不支付货款。

7.采购物资货款结算

7.1采购部在申请资金时要明确经办业务员并在申请单上签字，取得发票时必须按财务部门的要求填写完整，否则财务部门有权拒绝入账，供方开具发票后，保管员、检查员、采购员及采购部门负责人签字后，凡事先未有审计价格标准和意见的，再持有票据到审计部审核采购物资的运费结算原则上用公路交通运输发票或车票。

7.2直接支付集中采购物资款的，以发票为结算依据；先转帐后支付，已采购部门签发的“付款通知单”为资金支出凭证。以上资金开支均需总经理审批后，由经办人，采购部门负责人、分管副总经理、总经理签批，财务负责人审核后，按规定的结算方式办理结算。

7.2.1在支付货款时应采购员与客户充分协商，尽可能的用承兑结算。

7.2.2在于配套户签订合同时，必须要求客户留有质量保证金，可按采购额的一定比例录取，也可双方协商数额。

7.2.3为了降低采购环节的风险，原则上要长期留有欠付货款，可双方协商或按一定比例留取，以便采购环节出现问题时，能较为主动的妥善解决。

8.考核奖惩

8.1企管办作为对物资集中采购和比价采购的考核奖惩的归口部门，主要对物管、采购部门考核物资采购数量低于最高控制采购价的节约额、采购物资的质量、采购费用等指标进行考核。

8.2《采购物资价格申报单》经审计后确认最高控制价，采购部门若超过最高制价进行采购，超过部分则全额考核惩罚。

一个月连续2次经审计超过5%，由审计人员报总经理及综合部对负责任考核5分。因采购物资市场价格上涨，采购物资将超过最高控制价时，需另行申报，经批准后方可进行采购。

8.3对实际采购价低于或等于最高控制价的5%区间内不奖不罚；低于5%以下的部分，可按该采购资料低于5%以下部分实际节约额的10%--20%提取采购部门奖金，对在物资集中采购和比价采购的审计工作中，成绩突出者，经公司办公会研究，可给与适当的物质奖励；若发现审计部在物资采购计划和价格审计中差错明显，考核2-10分。

8.4因采购物资质量差影响产品质量或影响生产进度和生产计划完成，而又没采取积极措施造成损失的，则根据损失额的10%（财务部提报）或考核2-10分的标准进行处罚，质量管理部门负连带责任，一并处罚（新产品试制阶段除外）。

8.5如采购部门或个人采取谎报、隐瞒等欺骗手段，已达到其价格申报目的的者，一经查出，对责任人考核2-10分。

8.6采购人员外出采购物资，不得借出差之机，为其他人或组织采购物资，如有违规者考核10分并调离工作岗位。

9.本规定由财务部负责解释。

10.本规定自下发之日实施。