企业邮箱管理制度

第一篇：企业邮箱管理制度

企业邮箱管理制度

为保证公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全运行，便于干部员工正确使用企业邮箱收发电子邮件，特制定如下管理制度：

一、申请人员管理

建立企业邮箱目的主要是方便外联岗位人员进行对外联系，为合理有效的使用邮箱账号，经决策委员会研究决定，符合以下要求的部门、人员才可以申请使用企业邮箱：

1.总公司所有人员，分（支）公司、基地部门副经理以上干部； 2.各分（支）公司营销、客服、项目经理及法务； 3.各单位财务、统计与客户对帐岗位人员；

4.分（支）公司、基地各部门以部门名义申请，申请后由内勤负责管理； 5.分（支）公司、基地各科室对外联系业务的，以科室名义申请； 6.项目部、科、组以项目名称申请；

7.特殊岗位需要申请企业邮箱的经分（支）公司总经理审批同意后予以开通。

二、申请流程

申请开通企业邮箱帐号的人员,先提交相关申请给本单位信息人员进行审核和记录备案，经分（支）公司总经理或部门总监审批同意后由信息部网络处创建邮箱帐号。如果是实习员工,需要在申请中注明,在创建帐号时,设定帐号到期时间。

三、邮箱容量

每个邮箱大小为3072MB, 即3GB 大小，邮箱使用人员要定期清理邮箱，以免邮件达到邮箱容量上限后影响邮件收发。如果需要增大邮箱容量，需提交申请给信息部网络处,由信息部网络处审核通过后进行扩容处理。

四、邮箱使用规范

1.宅急送企业邮箱的地址统一为: @zjs.com.cn，各级干部员工在工作交

流中凡是需要使用电子邮件的,都必须使用企业邮箱来收发邮件。

2.企业邮箱只限工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。

3.使用企业邮箱的用户客户端必须安装正版杀毒软件，防止通过企业邮箱传播病毒。

4.在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律和法规，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。信息部有权撤消违法乱纪者的企业邮箱使用权，并交由有相关部门处理。

5.任何人不得擅自将邮箱密码透露给他人。

6.企业邮箱使用人员必须经常接收邮件，及时清理邮箱垃圾邮件，并在每次登录时,关注邮箱的容量使用情况,如果邮件所占容量达到80%以上或收到系统容量满的警告信息时,要及时清理邮箱或申请扩容,避免邮箱因容量满而不能正常收发邮件的问题。

7.登录企业邮箱时，如果从http://mail.zjs.com.cn 进行登录，在登录时,必须勾选“ ssl 安全登录”复选框；在退出邮箱时必须点击”退出”按钮安全退出，以保证登录信息的安全。

8.企业邮箱使用人员离职后,其所属部门的主管领导必须在第一时间通知信息部网络处,由信息部网络处及时修改邮箱密码,并将邮件设置转发给接替其工作的人员,以保证业务的正常延续。该账号在保留1个月之后,可以根据业务需要,将邮件用Outlook Express或者Foxmail等客户端方式下载到本地保存,然后删除此帐号,回收邮箱资源。如果需要继续保留此帐号,可以将此帐号做为相关人员的邮箱smtp别名使用。

9.如果采用Web mail的方式来收发邮件,应该注意不要把重要的邮件移入垃圾邮件或已删除文件夹,因为这两个文件夹会定期自动清空。

10.企业邮箱使用人员不得利用企业邮箱发送垃圾及诈骗邮件,并要定期修改邮箱密码及检查邮箱的自动转发列表是否有非法设定的自动转发及邮件过滤规则, 以防止他人将邮件通过自动转发转走,保证信息的安全。

11.建议采用Microsoft outlook 2003 /2007、Outlook Express、Foxmail等客户端软件收发邮件,并将这些软件加注PST 口令及OE 的标识口令。

12.企业邮箱的初始密码必须修改为复杂密码,长度为 6-16位(必须包含数字、字母)，严禁采用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。13.如果忘记邮箱密码,需由部门主管领导出具正式的邮件或书面证明，报信息部网络处,由信息部网络处负责修改；修改后通知使用人员本人,在收到初始密码后必须在2小时内更改为复杂密码。

14.本制度自发布之日起实行，此前相关制度与本制度相矛盾的以本制度为准。

第二篇：企业邮箱管理制度

企业邮箱管理制度

1、目的

为规范化企业邮箱的管理与使用，保障邮件系统的高效运行，特制订本制度。

2、权责 2.1 总经办

2.1.1 负责企业邮箱系统运行维护及安全管理。

2.1.2 负责企业邮箱的创建、收回、群组划分、密码重置等账户相关的管理工作。

2.1.3 负责企业邮箱管理员、分级管理员的授权管理。2.1.4 负责企业邮箱使用过程中的答疑与技术支持工作。

2.1.5 负责对已收回的企业邮箱进行后期监管，并有权对有效信息进行分发、处置。

2.1.6 负责企业邮箱使用情况的监控、信息统计与发布，对长期不使用或者违规使用的邮箱有权停止使用。

2.1.7 负责企业邮箱相关制度的制定、修订与解释。2.2 人力资源部

2.2.1 负责为新入职的员工登记《网络资源申请表》再交由总经办统一开通

2.2.2 负责及时统计离职（含辞退）员工信息交接，通知总经办注销相关人员邮箱，并定期通知总经办相关的人事信息更新。2.2.3 负责安排新员工学习企业邮箱相关的制度、规定及使用。2.3 部门 2.3.1 负责企业邮箱相关规章制度的落实，确保员工按要求规范化使用邮箱。

2.3.2 负责部门内员工分配的企业邮箱账户及信息安全。

3、账户管理 3.1 个人邮箱开通

3.2 新员工正式入职后，人力资源部门应及时登记《网络资源申请表》再交由总经办统一开通

3.1.1 新员工登陆网站平台后，自主激活企业邮箱账户。首次登陆即修改个人密码。

3.1.2 现有员工需申请注册企业邮箱的，由本人填写登记《网络资源申请表》交由主管或部门负责人批准后再交由总经办开通 3.3 账户收回与密码管理

3.2.1 员工经过人力资源部办理完成离职手续后将收回其使用的个人邮箱账户。被辞退或自动离职的人事部门应第一时间以书面通知向总经办提交注销申请。

3.2.2 有权使用对外公共邮箱的员工转岗或离职后，邮箱管理员应及时更新密码；若邮箱管理员离职，则由部门负责人指派新邮箱管理员，并重置密码。

3.2.3 邮箱密码遗忘或者被遭他人恶意篡改后，员工本人应及时与总经办联系进行密码重置。

4、使用规定 4.1 使用范围

4.1.1 企业邮箱为员工工作交流时的唯一指定邮箱。4.1.2 公司内部的工作交流包括：通知、通报、通告、新闻、工作报告、会议纪要、决议、资源请求、征求意见等。

4.1.3 公司对外的工作交流包括：信息发布、客户联络、客户关怀，技术答疑、资料传递等。

4.1.4 除工作交流之外的其它用途不得使用企业邮箱。4.2 基本要求

4.2.1 使用企业邮箱必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的，社会的，集体的利益和他人的合法权益。

4.2.2 使用企业邮箱必须遵守公司的相关制度与规定，不得从事危害公司安全、泄露公司秘密、损毁公司声誉等不利于公司的行为。4.2.3 个人企业邮箱仅限本人使用，不得擅自授权他人使用。4.2.4 公共企业邮箱仅限对外包括__________的相关人员使用，且发送邮件时应附带发件人具体的联系信息。

4.2.5 员工应对其使用邮箱的账户安全负责，防止用户名、密码信息泄露。

4.2.6 用户应及时查看邮件，保证每个工作日至少查看两次，或者配置邮件客户端软件及时收取邮件。5 附则

5.1 对违反企业邮箱使用相关规定的员工，公司有权停用其账户，情节严重者将向公安机关举报追究其相关责任。5.2本制度自发布之日开始实施。

第三篇：企业邮箱管理制度专题

企业邮箱管理制度

一、总则

为保证集团信息交流的畅通，提高工作效率，规范集团企业邮箱的使用行为，确保系统稳定、安全地运行，特制订本规定。

二、适用范围

本规定适用于集团全体员工。

三、开通与维护支持

由集团行政部统一开通管理、集团技术部维护支持。

四、管理规定

1．员工在工作时须注意经常查看企业邮箱，并对相关信息做出及时回复。及时清理过期邮件，保证邮箱正常使用。

2．企业邮箱可向社会公开，作为集团与客户联系的窗口，员工印制名片应统一使用企业邮箱（xxx@bjyunrui.com）作为联系邮箱。

3．为减少垃圾邮件的接收，请勿使用公司邮箱进行各类网站注册。

4．集团各事业部内部及各事业部之间进行工作上的沟通时，要求均使用电子邮件形式发送文本或确认结果，利于事后再查阅，可以进入备忘录，也便于管理，归档等。

5．集团员工应根据工作需要，依照集团行政部的电子邮箱申请流程，申请开通电子邮件服务。

6．不要打开一些不知名的、或有可疑的邮件，给集团造成直接的经济损失。7．严禁使用电子邮件群发与工作无关或带有娱乐性质的邮件。如确实需要在集团内召集、组织集体娱乐活动譬如球赛、集体出游等等，请将该邮件发送集团行政部负责人，由其负责群发。

8．员工收到集团群发的邮件后，严禁全部答复该邮件组群，以免给其他人员的工作造成干扰。

9．员工应及时修改初始密码，并对邮箱帐号和密码的安全负责。

10．员工不得自行把自己的邮箱帐号提供给他人使用，须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知集团行政部及技术部妥善处理。

11．员工的电子邮箱只限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的以及淫秽、反动等违犯国家法律法规的内容。

12．集团各级员工应根据岗位需求，在获得相关领导批准后，可以向集团行政部申请开通特定邮件组群的收发权限，并在调离该岗位或离职时，由事业部领导及时通知集团行政部注销此权限。

13．严禁员工利用工作之便，向内外部无关人员发送涉及岗位或公司机密的信息资料。

五、违纪处理

1.未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500-1000元的罚款。

2.转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现降薪500元处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。3.在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。

4.任何使用电子邮件泄露集团商业秘密，一经发现视情节严重，处以扣除全年绩效奖金直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，集团还将已发追究其法律责任。5.任何违犯上述规定的行为，视为破坏集团正常的工作秩序，一经发现并核实，给予通报批评，并给予行政处分。

六、附则

本制度由集团行政部负责制定、实施、修改和解释，经集团总裁批准后实施，修改时亦同。本制度自发布之日起生效。

第四篇：企业邮箱管理制度

一、集团及下属各公司在对内的工作交流、对外的商务活动中必须使用集团企业邮箱。集团及各公司印制名片公布的E-Mail地址必须为企业邮箱地址。

二、集团及各公司企业邮箱域名后缀如下：

1、华博集团 @jshuabo.com2、江苏蜂星 @cellstar.net.cn3、南京宁网 @nw5566.com4、南京问学 @a-l.com.cn5、江苏正博 @zhengbo.com

注：各公司如有新申请的域名需加入企业邮箱，请与物业管理中心邮箱管理员联系。

三、企业邮箱的开通与注销：

集团人力资源管理中心以每周一次的频率向物业管理中心提供最新人员变动情况，物业管理中心根据此变动名单对邮箱用户进行管理。原则上集团公司每位正式员工都将分配一个邮箱。

四、企业邮箱资源：

1、浏览器访问：

http://mail.jshuabo.com、http:///hbmail.htm

相关指导：http:///tech/webmail.htm2、邮件客户端软件访问（Outlook、Foxmail）：

接收服务器（POP3）地址：pop3x.sina.net

发送服务器（SMTP）地址：smtpx.sina.net

相关指导：http:///tech/foxmail.htm

五、集团物业管理中心负责企业邮箱的管理、运行、维护工作：

1、物业管理中心负责甄选企业邮箱服务提供商，以最优质服务、最优惠价格为原则选择本集团的服务提供商。

2、企业邮箱用户的初始容量为10兆。用户分配到邮箱后可以根据实际需要向管理员申请空间增加，增加额度不限，以实际需要为度。

3、禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，用户应至少每周清理一次邮箱。

4、长期不活动（指60天内对邮箱没有任何访问行为）的帐户，管理员有权将其暂时封闭，经本人申请后于当日激活。

5、邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件做备份、初始化密码。

六、服务与支持

1、邮件列表：邮件列表地址是一个包含一组邮箱地址的地址。各公司、部门、项目组可以申请邮件列表信箱地址方便联系。注：发往每一个邮件列表地址的邮件相当于群发，所以应严格控制所发邮件的大小。

2、超大邮件的发送与接收：本企业邮箱发送、接收邮件最大附件容量为30兆，对外发送时应考虑对方邮箱接收的最大容量限制，对于企业邮箱内部用户禁止群发超大容量邮件，如有这方面的问题以及需要协作事宜，请与企业邮箱管理员联系。

七、本规定解释权属于集团物业管理中心。

物业管理中心

二〇〇五年九月十五日

第五篇：企业邮箱管理制度（范文）

XXX有限公司

企业邮箱使用规范及管理制度

为使公司的制度及管理流程更加规范，现就广州翁般扎信息科技有限公司企业邮箱的使用做如下规定：

1、公司为每一位员工配备企业邮箱。

1)、默认安装设置邮箱客户端为：Foxmail。

2)、用户名为：“员工姓全拼+名字首字母”@XXX.com”。（如“刘老根”，他的邮箱名称即为 “liulg@XXX.com”，初始密码统一为：系统随机生成）,用户名严禁改动与调换。

3)、邮箱密码修改：第一时间登陆邮箱网页地址mail.XXX.com根据页面提示进行密码修改

4)、邮箱帐户属性中个人信息为：本人真实全名。例：刘老根。

5)、默认信纸设置规范如下：(不会设置的请找网管协助)：

姓名(10号字体，加粗，深灰色)

职务 手机号(10号字体，加粗，深灰色)

XXX有限公司(10号字体，加粗，深灰色)

XXX平台网址：(10号字体，加粗，深灰色)

地址：(邮编：)(10号字体，深灰色，下同)

英文地址：

T:+86 20 XXXXXXXX+86 20 XXXXXXXX

F:+86 20 XXXXXXXX2、各类、各级的任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成，否则不予办理。

3、各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。

4、各级、各层收到邮件后，主接收人必须立即予以回复（在本权限范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在本权限范围无法解决的，附上自己的意见），严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。

5、为保证邮箱使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件，并设置成每5分钟自动收取，有新邮件要及时查看。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严肃处罚。

6、不得在邮件系统内设置除公司企业邮箱外的个人邮件收发。

7、邮箱的使用与管理由人事行政部负责。

XXX有限公司

8、企业邮箱地址导入文件指引：

1)、最新企业邮箱地址导入文件在群共享中，请及时下载更新本地邮箱地址。

2)、首次导入：在地址薄中点击新文件夹设置文件名选中新建文件点击工具导入CSV文件选中下载的最新导入文件下一步“全选”完成。

3)、更新新地址时，建议按首次导入方式导入，导入后将原来的地址文件删除即可。

本制度将于2010年12月1号正式颁布实施，XXX全体员工必须严格执行。该制度的最终解释权归公司所有。

全休员工签名：