王府井会计档案管理制度

第一篇：王府井会计档案管理制度

会计档案管理制度

1.总则

1.1为保证北京双安商场有限责任公司（以下简称“商场”）会计信息、资料的完整、准确，根据国家相关部门及集团公司对会计档案的管理要求，按照商场经营管理、财务管理要求，制定《北京双安商场有限责任公司会计档案管理制度》。

1.2会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映商场经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1.2.1按照会计资料分类：

会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括：会计报表、附表、附注及文字说明，其他会计报告。

其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

1.2.2按照存储介质分类：

纸质会计档案：按照财务制度取得、填制、打印的纸质会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。

磁质会计档案：按照财务制度，在磁盘上存储的会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。光盘会计档案：按照财务制度，在光盘上进行刻录存储的会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。

硬盘会计档案：按照财务制度，存储在计算机硬盘上的会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。

1.2.3商场会计档案由财务部负责管理。2.会计档案的立券、保管

2.1商场每年形成的会计档案，应按照归档要求，进行整理立卷、装订成册并编制会计档案保管清册。

2.1.1会计凭证类按月立卷： 2.1.1.1财务部收银业务组、结算中心按照财会票据流程规定，对取得的会计原始凭证进行分类、整理后，转交核算制单组。

2.1.1.2财务部核算制单组进入财务系统编制记账凭证后，按照财会票据流程规定，将收银业务组、结算中心转来的原始凭证转交稽核组。

2.1.1.3财务部稽核组在财务系统中对记账凭证进行确认、记账后进行打印，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证进行整理，加具封面、封底，装订成册，并在装订线处加贴封签。

2.1.1.4每卷封面上须填写凭证编制日期、会计凭证数量、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.1.5会计凭证每册一卷，按月连续编号。2.1.2会计账簿类分期立卷：

2.1.2.1现金日记账、银行存款日记账按月立卷，按年度连续编号。

财务部稽核组负责每月打印账簿，加具封面、封底，装订成册，并在装订线处加贴封签。每卷封面上须填写账簿使用日期、页数、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.2.2各分类账按季度立卷，按年度连续编号。

财务部稽核组负责每季度打印账簿，加具封面、封底，装订成册并在装订线处加贴封签。每卷封面上须填写账簿使用日期、页数、各分类账名称、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.2.3总账按年立卷。

财务部稽核组负责打印账簿，加具封面、封底，装订成册并在装订线处加贴封签。每卷封面上须填写账簿使用日期、页数、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.3财务报告类按月立卷：

财务部稽核组负责按月打印各种财务报表，加具封面、封底，装订成册，并在装订线处加贴封签立卷，并按年度连续编号。每卷封面上须填写报表日期、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.4电子档案定期立卷：

2.1.4.1业务营运部指定专人负责存储在服务器计算机硬盘中的，电算化会计档案的安全防护、定期备份及其他维护工作。

2.1.4.2财务部稽核组每月进行财务系统数据备份。

2.1.4.3财务部部系统管理员每年负责制作年度会计档案光盘，移交财务部稽核组归档保管。2.1.5其他财会档案按照规定立卷：

2.1.5.1会计移交清册，由移交责任人负责编制、立卷，移交完成后，交会计档案管理人员保管。2.1.5.2财务部稽核组负责年末会计档案保管清册的编制、立卷，随会计档案一同保管。2.1.5.3会计档案销毁清册由财务部稽核组档案管理人员负责编制、立卷、保管。

2.1.5.4银行对账单及银行余额调节表，由财务部结算中心负责编制、立卷，交稽核组随会计账簿一同保管。

2.2商场会计档案须按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》中的要求及商场有关规定进行保管。

2.2.1商场当年形成的全部会计档案，年度终了后，在财务部稽核组办公室保管一年。第三年转入财务部档案库保管。

2.2.2商场全部会计档案按照如下期限进行保管： 2.2.2.1会计凭证类： 原始凭证：15年。记账凭证：15年。汇总凭证：15年。2.2.2.2会计账簿类： 总账：15年。明细账：15年。

日记账：15年；现金日记账、银行存款日记账须保管25年。固定资产卡片：固定资产清理报废后保管5年。辅助账：15年。2.2.2.3财务报告类：

月度（季度）财务报告：3年。年度（决算）财务报告：永久。2.2.2.4其他类： 会计移交清册：15年。会计档案保管清册：永久。会计档案销毁清册：永久。银行余额调节表：5年。银行对账单：5年。2.3会计档案的立券、保管由财务部稽核组具体管理。3.会计档案的销毁

商场会计档案须按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》中的要求及商场有关规定进行销毁。

3.1 商场会计档案保管期满后，稽核组档案管理人员提出销毁申请上报财务部部长，并编制会计档案销毁清册。

会计档案销毁清册须注明：销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度及档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

3.2 财务部部长审核后，上报商场总经理审批。

3.3 商场总经理审批后，由财务部部长指定专人进行会计档案的销毁，并由商场派人监销。3.4 监销人在会计档案销毁前，须按照会计档案销毁清册核点所要销毁的会计档案。销毁后，须在会计档案销毁清册上签字，并将监销情况上报商场相关领导。

3.5 保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，须单独立卷，直至未了事项终了。

单独抽出立卷的会计档案，须在会计档案销毁清册及会计档案保管清册中列明。4.会计档案的调阅

4.1商场会计档案仅限商场财务人员查阅。财务部以外人员进行查阅，须报财务部部长批准后，由相关财务人员陪同进行查阅。

4.2复制会计档案，必须上报财务部部长批准。

4.3特殊情况，需将会计档案借出，必须上报财务部部长批准，并由财务部部长指定专人持所需会计档案前去办理。

4.4财务部须稽核组须建立《会计档案调阅登记簿》，对会计档案的各种使用情况，均需进行明细登记。每次使用，均须经手人签字。

5.附则

5.1本制度自发布之日起实行。

5.2商场以前发布、执行的有会计档案的管理制度、规定，与本制度相抵触的，以本制度为准。

制度编号：046

第二篇：会计档案管理制度

会计档案管理制度

1.目的

为了加强公司会计档案管理，保证公司经济档案的完整，确保公司商业机密性，规范会计档案工作管理程序，特制定本制度。2.适用范围 公司会计档案 3.管理范围 3.1建档

3.1.1会计记帐凭证：月度结账后，由各公司会计岗位于每月18日前打印会计凭证后将原始凭证及会计凭证移交档案管理员，由档案管理员按照类别，顺序编号粘贴及整理，装订成册，于每月月末前进行归档。凡属调整帐务的凭证，须在计算机打印的会计凭证后附调帐人手记说明。装订时应加具封底，封面。封面上按照规定格式注明：凭证所属，月份和日期、编号、以及各类凭证的起止号码。装订人要盖章、归档。

3.1.2核算资料：企业内部核算资料，月末财务报告结束后，应由成本会计按照排列的顺序装订成册。核算资料包括①成本核算资料②各种原始记录（如：盘点表、生产统计报表等等）成本核算资料要求留电子版。每册的封皮上要注明资料名称、、月份。负责人和经办人签字。次年1月末前一次性归档。

3.1.3帐簿：年底由会计打印各种帐页、清点并在首页写明本帐簿会计科目名称及并贴花后次年2月末前一次性归档。

3.1.4财务报表：每月财务报表批准底稿原件，由会计装订成册，并加具封面，署明年份及加盖公章后由会计保管。次年1月末前一次性归档。4.保管

4.1当年的会计档案

4.1.1会计凭证：装订成册的会计凭证，以月份编制顺序号，由档案管理员负责保管。每月进行归档。对当年档案如出现保管不当造成丢失、毁损、要追究直接责任人责任。4.1.2核算资料，按月进行装订，由成本会计保管年终一次归档。4.1.3年终财务档案管理员验收合格后入档案资料室。

4.1.4移交资料时会计档案管理员要办理会计档案移交清册。移交人、接交人、监交人签字。

4.2前一年及以上的会计档案

4.2.1由会计档案管理员统一清点查收，分装会计档案盒。集中在财务部档案资料室存放

本制度起草人： 本制度审核人： 本制度批准人：

第三篇：会计档案管理制度

公司会计档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强公司会计档案管理，保证资料完整，使会计档案基础工作规范化、制度化，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及《集团档案管理办法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条 会计档案是企业在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，它既是本单位档案的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。

第三条 会计档案管理，是企业管理的一项很重要的基础工作，各级领导应高度重视，加强对会计档案管理工作的领导。档案部门和财务部门要互相支持，密切配合，共同做好会计档案管理工作。各级机关的档案部门和财务部门负责对所属单位的会计档案管理工作进行业务指导、检查和监督。

第四条 本办法适用于公司所属各单位、各部门。第五条 每年形成的会计档案(包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料和电算软盘资料)，应由财务部门按照归档的要求负责整理立卷或装定成册。

第二章 会计档案的分类及编号

第六条 会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

第七条 会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

第八条 会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。

第九条 其他会计档案包括 ：(一)文书部分：

1、各种经济合同、协议、担保书契约及其附件；

2、财务计划，财务工作计划，财务工作总结，财务决算编审工作的要求，财政、财务工作会议文件及资料；

3、各种财务分析资料(包括资金分析、经济活动分析、成本情况分析)；

4、各种调查报告和典型经验；

5、资信证明；

6、重点工程决算资料；

7、各种投标保函；

8、城建制划转、撤销、合并单位的全部交接资料。(二)表单部分：各项经济技术指标完成情况报表(包括统计、质量、劳动工资、安全生产、设备情况、科技成果及效益等)；财务检查报告；国库券和其他债券分配和统计报表；会计人员统计表、会计人员考试情况统计表；会计人员考核资料；会计证登记表；职称评定审批表；会计达标升级申报、验收、审批表；先进会计审批表；报废后的固定资产卡片；各种台账、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。

（三）电算化部分：会计电算化存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

第十条 会计档案的整理立卷。会计终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用“三统一”的办法，即：分类标准统一（一类凭证、二类账簿、三类报表、四类其他会计档案）、档案形成统一（案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一）、管理要求统一（建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按排序汇编装订成册），并分门别类按各卷顺序编号。第十一条

会计档案编号级次：2/2/2/4，即大类//类别/流水号。

第十二条

大类是指会计内容的大类：01凭证、02账簿、03报表、04其他档案……。

第十三条

是指会计内容发生的年份，如08、09……。

第十四条

类别是指大类下的分类，凭证类别以月份划分01一月、02二月……；账簿类别分为01资产类、02负债类……；报表类别分为01主表、02附表、03内部管理报表……；

第十五条

其它档案类别分为： 99其它。

第十六条

流水号是指按会计内容的发生时序，连续编制号码。如2008年2月份第25本凭证，应编为0108020025；2008年第50份合同应编为0408020050。

第三章 会计档案的装订

第十七条

会计凭证的装订。每月装订一次，须在次月10日前装订完成，按年分月妥善保管归档。

（一）会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

（二）会计凭证装订时的要求：用“三角两针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上两个针眼，实行两眼一线并在凭证上方和左侧面各走两次线后再到背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮的里面。记账凭证装订完成后，要根据三角装订的大小进行完全包角，由装订人在记账凭证侧面注明年、月、凭证种类和起始号码，并在包角处的装订线封签处签名或者盖章。装订凭证厚度一般为2-2.5厘米，保证装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

第十八条

会计账簿的装订。各种会计账簿结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

（一）基本要求：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

（二）活页账簿装订要求：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

（三）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，由会计主管人员和经办人签章。

（四）账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整，并注明所属及账簿名称、编号。编号一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

第十九条

会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、按会计报表的编号顺序排列各种会计报表、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。

第四章 财务信息化档案

第二十条 数据资料管理与保密。计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

（一）现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员将审核无误后的原始凭证按分录当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

（二）银行记账凭证、账册的输出与保管。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证按分录输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

（三）转账凭证的输入、输出与保管。有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证按分录输入计算机。并打印输出，装订成册，妥为保管。

（四）科目汇总表、账簿打印时间。现金、银行日记账每天打印。银行余额调整表每月打印一次。总分类账和各种明细分类账每月打印一次。现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

（五）其他。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

第二十一条 数据备份管理。会计核算数据必须经常进行备份工作。在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

第二十二条 信息化会计档案管理。会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。随计算机配置的操作系统、各类应用程序软件、购买的商品化会计核算系统软件，软件的备份磁盘，作为会计档案保管。各类会计档案的出借，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

第五章 会计档案的移交

第二十三条 负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。点交清楚后应由双方在移交表上签字。

第二十四条 撤销单位的会计档案移交。被撤销单位的会计档案应经上级审计和财务部门审查后，编制会计档案移交清册，上交上级档案或财务部门保管。

第二十五条 被合并单位的会计档案移交。被合并单位应编制移交清册移交给并入单位。双方经办人按移交清册进行点交后，双方经办人和负责人在移交清册上签字，上级档案和财务部门派员监交。

第六章 会计档案的保管 第二十六条 公司级以上机关应设会计档案室。没有条件设立会计档案室的单位，应设会计档案专柜，并指定专人负责保管。会计凭证、会计账簿、会计报表每年会计终了，暂由财务部门保管一年，期满后移交档案部门保管。终了时填制的会计档案目录送档案部门一份备查。其他会计档案，由财务部门自行保管。

第二十七条 会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。

第二十八条 会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防鼠、防霉变质。不允许随便堆放，保证会计档案完整无损。

第二十九条 会计档案的保管年限，按«会计档案保管年限表»执行。保管年限期满后方能销毁。会计部门保管的其他会计档案，各种契约、重点工程决算资料，会议记录本永久保存；其他档案按其使用价值各单位自定保管年限：

会计档案保管期限表 序号档案名称

一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证其中：涉及外事和对私改造的会计凭证 2银行存款余额调节表

二、会计账簿类3日记账其中：现金和银行存款日记账4明细账5总账6固定资产卡片7辅助账簿8涉及外事和对私改造的会计账簿

三、会计报表类 9主要财务指标快报10月、季度会计报表11会计报表(决算)

四、其它类12会计移交清册13会计档案保管清册14会计档案销毁清册保管期限15年永久3年15年25年15年15年 包括日记总账固定资产报废清理后可存5年15年 永久包括各级主管部门的汇总会计报表3年包括文字分析5年同上永久 同上15年25年25年备 注

第七章 会计档案借阅的批准权限

第三十条 公司财务部门内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，档案保管人员应及时提供；会计档案存在档案部门档案库的，到档案库借阅，档案保管人员应及时提供。

第三十一条 本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，要经财务部门负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案部门和财务部门负责人批准，方能借阅。

第三十二条 外单位人员查阅会计档案。要持单位介绍信，经单位主管领导批准，方能借阅。第三十三条 借阅会计档案应在财务部门或档案部门的档案库(室)内查阅。须拿出档案库(室)时要经档案部门和财务部门负责人批准，必须携带出单位的要经单位主管领导批准。

第三十四条 需要借出财务部门或档案库的会计档案，必须办理借阅手续，在“会计档案借阅登记簿”上进行登记，归还时还应注明归还时间。

第八章 会计档案的销毁

第三十五条 公司级单位会计档案的销毁。由档案、审计和财务部门共同对应销毁的会计档案进行鉴定，经本单位主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经总公司档案部门和财务部门批准并派人监销时，方能由档案管理部门销毁。

第三十六条 总公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部门对应销毁的会计档案共同进行鉴定，经总公司主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经市档案局、财政局和建设银行市分行批准并派人监销。方能由档案管理部门销毁。

第三十七条 会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经档案、审计部门鉴定、审批和监销。

第三十八条 基层单位会计档案的销毁。应由财会人员编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。经本单位负责人审查后，报经公司档案部门和财务部门审查批准，并派人监销，方能销毁。

第三十九条 会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，例如未了结的债权、债务业务的凭证，应单独抽出另行立卷保管。直保管到确无使用价值时再销毁。

第九章 附则

第四十条 本制度由公司财务资产部负责解释。第四十一条 本制度自印发之日起执行。

附：相关账表

第四篇：会计档案管理制度

会计档案管理制度模板

第一章 总则

为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。

第二章 会计档案管理部门

1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章 会计档案归档的范围

1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5、增值税专用发票和普通发票。

第四章 会计档案的整理

会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1、会计凭证。

(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2、会计账簿

各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。

(1)会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

(3)活页账簿支空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面—账簿启用表—账户目录—按本账簿页数顺序装订账页—会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人的印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

3、会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。

第五章 会计档案的归档保管

1、当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，按管人员逐一接收。

第六章 会计档案的借阅使用

1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章 各种会计档案保管期限

1、会计凭证保管XX年。

2、会计账簿保存XX年，其中现金和银行存款日记账保25年。

3、会计报表保存XX年，其中决算表永久保存。

4、发货票保管5年。

第八章 会计档案的销毁

1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

第五篇：会计档案管理制度

会计档案管理制度

第一条会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计数据、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等五个部分。

1、会计凭证

包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

2、会计数据

主要指电算化中的会计数据，包括以光盘存储的记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；会计软件系统运行中编制的各种文档和其他会计资料。

3、会计账簿

包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿。

4、会计报表

指按要求由财务部门上报的各种会计报表、统计报表、劳资报表等。包括月报、季报、年报及其他临时报表。

5、其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第二条主要会计档案的生成

1、记账凭证

根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证，由计算机打印输出。

2、会计账簿

现金、银行存款日记账由出纳员根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔顺序登记。各账户的明细账由计算机按月打印输出。总账由计算机按月打印出科目余额表替代。

3、会计报表

会计报表由计算机按报表填报的要求打印输出。第三条会计档案的装订

会计凭证的装订

会计凭证每月装订一次，装订好的凭证按年分月归档。装订前的准备工作：

①分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；

②摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅时保持数字完整；

③整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列。发现缺号要查明原因。再检查附件是否漏缺；

④记账凭证上有关人员的印章是否齐全。装订时的要求：

①用“三针中引线”法装订；

③凭证外面要加封面；

③装订凭证厚度一般为1.5厘米。装订后的注意事项：

①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并在显露处标明凭证种类编号。

4、会计帐簿及报表的装订

各种会计账簿由计算机打印输出后，按月装订成册。各类报表在报送后将留存的报表按月装订成册。第四条会计档案的保管

1、存储在计算机中的会计数据要每日进行机内数据库备份，每半月进行光盘刻录。

2、账表打印和日常核算同步进行，记账凭证、刻有数据的光盘、打印出的各种账表（经会计主管和系统管理员签章后）按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

3、会计档案保管人员依据会计岗位工作职责的规定，对所保管的档案内容及范围负相应的责任。

4、各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的光盘等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。