会计电算化档案管理制度

第一篇：会计电算化档案管理制度

会计电算化档案管理制度

为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订本规定：

（一）单位应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。

（二）报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表，表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管帐务的领导，会计主管和制表人签名盖章。

（三）单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计作主会计帐簿和会计报表。

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总由数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份罗盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

（五）必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借。

（六）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。

（七）磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

第二篇：2会计电算化档案管理制度

会计电算化档案管理制度

为了加强电算化会计档案管理，确保会计档案的安全，特制定本规定：

(一)单位应严格按照《会计档案管理办法》的规定，专人管理电算化会计档案。

(二)单位的会计档案包括存储在磁盘(硬盘和软盘)上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式,未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上,其中会计科目和 汇总数据(包括和月度汇总数据)必须永久保存,明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

(三)必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的,每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作,如

要对磁盘会计数据进行加工,必须使用备份罗盘的副本,不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

(四)必须妥善保管好会计数据的备份软盘,备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封,或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

（五）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在两个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数据不得

清理删除。

(六)磁盘会计档案的管理工作,包括数据备份,数据恢复和清理硬盘等,由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

朝阳区卫生局财审科

2005.7.19

第三篇：会计电算化档案管理制度答案

ＸＸ公司会计电算化档案管理制度

会计电算化档案定义

主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等，并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行 中的全套文档资料。

档案管理任务

1、收集和整理应存档的会计资料；

2、保管和利用好会计档案；

3、遵守会计档案的保存期限。

档案管理内容

一、会计凭证的收集、整理和存档

1、收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原

始凭证是否齐全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；

2、与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；

3、应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时

应按适当厚度统一装订；

4、认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查

阅。

二、会计帐簿的收集、整理和存档

1、各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；

2、会计终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐

等都统一打印输出，并整理装订；

3、档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿

是否有残缺、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥善保存；

4、会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

三、会计报表的收集、整理和存档1、2、3、4、各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管； 会计终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员； 档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归档； 会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

四、软硬盘数据的收集、整理和存档

1、每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备

份；结帐后，再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的安全；备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；

2、备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；

3、备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份的软盘应存放于不同的地点。

档案的保管和使用

1、只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经财务经理、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才能作为正式的书面档案资料保存。带有“查询”字样的会计核算资料不能作为正式的书面档案资料保存；

2、会计电算化档案发生缺损时，应重新打印补充，操作人员在打印出的资料上注明此种情况并签字，经会计主管和系统管理人员签字认可后归档；

3、查阅已存档的会计核算资料应填写《档案查阅登记表》并经财务主管

批准后方可查阅，查阅时不得在会计档案上做任何记录、勾删和修改，更不能抽取单据；

4、对于存储在硬盘上的会计数据及其备份数据，不得做任何删除、修改

操作。

5、对于已存档的会计档案一律不得外借

档案保存期限

1、对打印出的会计档案，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执

行；

2、软盘形式的会计档案保管期限必须在五年以上。储存在硬盘中的会计

数据，可在两年后根据需要进行存毁。

制度的制订与执行

1、本制度由ＸＸ公司财务部制订，自颁布之日起开始执行。

ＸＸ公司财务部

ＸＸ年Ｘ

Ｘ月XX日

第四篇：会计电算化系统会计档案管理制度

会计电算化系统会计档案管理制度

单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

一、数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。

银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

3、转帐凭证的输入、输出与保管

转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记帐每天打印。

（2）银行余额调整表每月打印一次。

（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

5、其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

第五篇：电算化档案管理制度

会计电算化档案管理制度

为保证会计电算化凭证、会计账簿、会计报表的安全性，按照《会计档案管理办法》的规定制定本制度。

一、会计电算化档案是指用会计软件输入的会计数据由计算机对会计数据进行处理，打印输出的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它记录和反映了企业的经济活动和管理过程，对企业的未来起着参谋作用。

二、会计电算化档案的整理。原始凭证输入计算机生成的记账凭证，要立即打印并将原始凭证附在记账凭证后定期装订成册。磁盘专柜保管;在当期所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户产生本期发生额及余额对照表”类替代当期总分类账。

三、会计档案的保管。必须妥善保管当年会计电算化档案，在会计终了后，必须装订成册统一保管。

四、按以下期限保管会计电算化档案

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管15年，银行存款余额调节表保管3年。

2、会计账簿：现金和银行存款日记账保管25年，明细账保管15年，总账保管15年，固定资产卡片账，待固定资产报废清理后保存5年，辅助账保管15年。

3、会计报表：月季度会计报表，包括文字分析保管15年，会计报表包括方案分析永久保管。

年月日