采购付款及发票管理制度

第一篇：采购付款及发票管理制度

采购付款及发票管理制度 总则

1.1 为规范公司各类采购货物（或劳务）申请单、付款及采购（或劳务）发票的管理，维护公司利益，结合

公司实际情况，制定本制度。内容

2.1 公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：采购申请单、采购合同规定，付管理，付款方式，发票管理，对账管理。2.1.1 采购申请单、采购合同规定

2.1.1.1 《采购申请单》、《费用类报销单》单比1万以下、月累计5万以上由常务副总王青春签字审核，此金额

以上由总经理签字有效。

2.1.1.2 研发样品及工具采购，根据分管经理或总经理签字审批过的《采购申请单》，研发样品采购申请中，必须填

写批量价格，转入批量采购后，采购价格不得高于研发要求的批量价格，样品价格则可以不受批量价格的约束，但是偏离太多时（批 量价格的2倍）需要附有情况说明。

2.1.1.3 办公用品、固定资产采购，根据分管经理和总经理签字审批过的《采购申请单》，实际采购中不得高于

行政交由财务部存档的价格，如果高于这个价格必须附有情况说明。2.1.2 付款管理规定

所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经

办人出具，并不得涂改。2.1.2.1 预付款业务

无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部

价款。

（1）预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的合同书、采购申请单，到财务办

理支付款项手续。

（2）对于预付货款的经济业务, 各采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正

常执行对于财务帐面“应付账款”中连续三个月出现未发生变化负数金额的业务单位, 由业务经办人负

责将款项追回,为避免公司利益受到损失，从付款后第四个月开始，每延迟一周，对经办人罚款20元。

直寄追回预付款项为止。2.1.2.2 货到付款业务

（1）对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收 到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，并在U8结 算后附到货库单等单据交财务部审核入账。为避免多开重开发票现象，发票所附的到货单与U8的入库单的内容必须一致。财务根据采购合同、采购申请单或《采购分工及付款清单》审核付款。

（2）对货到付款，发票未到的规定（此情况有税务风险，无特殊情况，财务有权拒绝）： 对于货到入库、发票

未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单、由品管验收签字的材料到货单、采购合同号。2.1.2.3 劳务服务业务

委外服务业务，业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的委外服务申请或合同书、服务发票、付款申请

单，到财务办理支付款项手续。分期付款的可以要求对方分批开具发票，但必须先到发票再申请付款。否则，财务可以拒付。

2.1.3 付款方式及收据的取得要求

付款方式主要有现金、银行转账、转帐支票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和

纠纷，款项的支付主要以银行转账或转账支票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。

2.1.3.3 对单笔业务口径一致性的要求

每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必须一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业

务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同

时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款

后来发票的业务，在结算时，发票出具人与收款人不符的，财务将不予受理该发票，并停止付款。2.1.4 各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定 2.1.4.1 采购（或劳务）发票标准要求及处理

（1）所有材料物资、劳务服务（含固定资产、运输服务、设备租赁、研发技术服务、信息技术服务、快

递服务、鉴证咨询服务）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有

效认证期为自发票开具之日起180天内），财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能

出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；

（2）采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同

单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经

财务确认总经理批准的除外。

（3）对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业

务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后

方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业

务发票。2.1.4.2 发票的取得时限管理规定

（1）所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业

务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起60日内取得，并在 U8系统里结算后交财务部办理入账手续；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳内

容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。

（2）对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一周给予业务经办人5元罚款，直至取得发票为止。

（3）如因经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在10000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在10000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票

日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。如经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报

或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人100元。2.1.5 定期对帐制度

为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，业务经办人应设立业务备查账，财务部将实行定期

对帐制度：

2.1.5.1 与公司业务经办人备查帐核对时间周期为一月一次，时间为次月3-10日；次月5日之前财务把当年的供应

商往来明细提交采购部，次月10日前采购部把对账核对情况结果反溃财务部。

2.1.5.2 业务经办人在离职时，账目必须对清，填写供应商账务交接单，并要求相互交接的业务员在其负责的每家供

应商核对后的账目进行确认签字，否则财务部不得在离职单上签字。2.1.6 本制度由财务部负责解释及修订

第二篇：采购合同、付款及发票管理制度

湖北武铁山桥轨道装备有限公司

采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度

目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。

内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。

第一条、财务对合同管理规定

公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同），具体规定如下：

（一）、合同的签订及审批

1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。

《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购

2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。

（二）、合同内容填写要求

（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。

（三）、合同的报送及执行

（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。

（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购，劳务合同由行管部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。

（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。第二条、付款管理规定

采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→

1、计财部往来会计核实→

2、申请人分管领导签字→

3、财务负责人签字→

4、总经理签批→

5、财务出纳员付款

所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。

1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款

（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。

（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。

2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：

货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款

（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。

(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。

（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。

第三条、付款方式及收据的取得要求：

付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：

1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：

（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。

（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。计财部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经总经理批准的除外。

（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要计财部以现金打卡方式加急支付的，计财部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。

2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。

退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：

（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。

（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。

（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。

3、承兑汇票付款

（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。

（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。

（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至计财部出纳员处。

4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。

5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经总经理特批处理的，应有总经理在该单据上的亲笔签批说明。

对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。

6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。

7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。

第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定 计财部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。由于工厂地理位置的特殊性，车辆紧张，计财部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。具体的付款时限及责任划分如下：

（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“用款申请”，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款的“用款申请”，遇法定节假日、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款的“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前计财部不受理该用款申请。

（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；（3）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，计财部不承担责任。

（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。

（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到计财部的，视同无效申请，计财部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至计财部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。

（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。

（8）、所有传递到计财部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。

第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：

（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理

1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内），计财部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。

2、采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。

3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，计财部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。

4、发票处理：对经常性的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转帐处理，对同一业务单位非经常性的业务（内业务不超过2万元的）单笔业务金额不超过5000元的，可以凭发票付款，除此以外的所有采购及工程业务发票均做转帐处理，在付款时，由收款人（收款人必须是出票人）提供收款收据，避免同一业务单位的业务既有现金业务，又有转帐业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊情况下经财务确认，总经理批准的业务不受此限。

5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具的不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。如发现有不符合规定的发票及附件传递到计财部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。

注：（1）、如劳保或低值易耗品采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；

（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。

（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。

（二）、发票的取得时限管理规定

1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送计财部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交计财部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至计财部。结合公司目前材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。

2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报计财部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，计财部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以计财部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。

3、对于特殊业务发票的取得时限，如经总经理特批处理的，可按特批时限为准，需由计财部处理的由业务经办人将业务移交计财部处理。

4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。

5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至计财部，并在计财部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。

6、会计终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至计财部。

第六条、定期对帐制度

为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，计财部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于次月10日前交计财部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日内规范备查帐；对未按规定时间取得供应商对帐单的，按单个供应商计算，每个次处罚业务经办人10元，并限定在规定时间（10天内）完成对帐手续，过期仍未完成的，每日处罚5元，直至对帐业务手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，计财部确认的除外。

第七条、补充规定

（1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象。与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。

（2）、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经计财部验证来人出具的加盖对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，计财部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。

（3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。

（4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，计财部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。

（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。

（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。

（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。

（9）、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。

（10）、公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。

（11）、对经总经理批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按总经理批复处理。

第八条、本制度经总经理签字批准之日起执行 第九条、本制度由计财部负责解释及修订 附件：

附件

1、“用款申请单”使用方法 附件

2、收款信息确认函。

附件

1、“用款申请单”使用方法：

1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。

2、本单的开具：

（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由计财部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。

（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格内标示明确，对于申请付款依据选择为：“

1、采购（或劳务）合同”或“其它”的，要在横线内详细注明使用部门、品名、数量及单价或劳务内容等业务内容信息。

3、本单签批及传递流程：申请付款人持内容填写完整的用款申请→（1）、财务往来会计核实往来余额→（2）、部门负责人、分管领导审签→（3）、财务负责人审核→（4）、总经理签批→（5）、交出纳员办理付款手续。

附件

2、收款信息确认函格式

收款信息确认函

*********有限公司： 请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：

户 名：

开户行： 帐 号： 贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件内容一致，具有法律效力！

现金打卡手续费由收款方承担。

谢谢合作！

经办人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

第三篇：采购、付款及发票管理制度(工业实用)

药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

采购货物（工程劳务）合同、付款及

发票管理制度

**财字2009第[005]号

目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。

适用范围：**公司

内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。

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分管副总批准后实施采购

2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。

（二）、合同

内

容

填

写

要

求

（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。

（三）、合同的报送及执行

（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处

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存，同时实施采购。

（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由工程设备部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函（各类包装材料采购业务，供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。月中如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案）。

（3）、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。

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果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。

1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。

预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款

（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。

（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。

2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：

货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款

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（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。

(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。

（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。

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人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：

（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。

（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。财务部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司财务部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司财务部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经董事长批准的除外。

（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现

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金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。

2、银行电汇付款：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。

退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：

（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；

（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。

（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理

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汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。

（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。

3、承兑汇票付款：

（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经财务部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。

（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经财务部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。

（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出

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纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至财务部出纳员处。

4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。

5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经董事长特批处理的，应有董事长在该单据上的亲笔签批说明。

对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。

6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经董事长、总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。

7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。

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款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。

（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调财务部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；（3）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，财务部不承担责任。

（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。

（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。

（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。

（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。

（8）、所有传递到财务部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细

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记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。

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5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具的不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联]、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。如发现有不符合规定的发票及附件传递到财务部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。

注：（1）、如制剂材料采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；

（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。

（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。

（二）、发票的取得时限管理规定：

1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交财务部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。结合公司目前制剂产品包装材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。

2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定

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时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报财务部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，财务部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以财务部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。

3、对于特殊业务发票的取得时限，如经董事长特批处理的，可按特批时限为准，需由财务部处理的由业务经办人将业务移交财务部处理。

4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。

5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务

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发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。

6、会计终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至财务部。

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对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，财务部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。

（3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。

（4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，财务部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。

（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。

（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误

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（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。

（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。

（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。

（9）、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。

（10）、公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。

（11）、对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长批复处理。

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********药业有限公司

财务部 2009-01-01

附件

1、“用款申请单”使用方法：

1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。

2、本单的开具：

（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由财务部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。

（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格内标示明确，对于申请付款依据选择为：“

1、采购

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（或劳务）合同”或“

3、“其它”的，要在横线内详细注明使用部门、品名、数量及单价或劳务内容等业务内容信息。

3、本单签批及传递流程：申请付款人持内容填写完整的用款申请→（1）、财务往来会计核实往来余额→（2）、部门负责人、分管领导审签→（3）、财务负责人审核→（4）、董事长或总经理签批→（5）、交出纳员办理付款手续。

附件

2、收款信息确认函格式

收款信息确认函

*********药业有限公司：

请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：

户 名：

开户行： 帐 号：

贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件内容一致，具有法律效力！

现金打卡手续费由收款方承担。

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谢谢合作！

经办人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采购及付款业务流程图：

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车间、部门

1、物资采购计划单分管领导签批采购部入库已单核第价三的联货3采到、购付用计款款划业申单务请

2、比价单、合同单[采购部实施采购] 保管员将临时收料单第三联报财务部 保 管 员 将 “报验采收购入部库核单价第三联”机务保操，管作货员员物将录入入数库库后单直报第转财二单务联单部附第质二检联单报报财微财务部

5、批准付款核4的、用经款财申务请审分管领导签批3现、采款附购及用业预款务付申款请到货（需质物量）检验的货通知质检检验质量董事长总经理（将不订需货质通量知检单验传的仓货管物）部质检部可采（收购如货及不并分合确管标签领准的导的质，货检经物单批，）准报货物检验合格的质检报告单开具[货物验收入库单] 过磅单或[直转单][临时收料单]质检部出具质检单后保管员参照“临时收料单”开具入库单仓管部 开具质检部不能实时出具质检单时

2009-01-01

第四篇：采购付款管理制度

采购付款管理制度

第一章总则

第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。

第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险:(一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；

(三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构

第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。

第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：

(一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；(三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；(四)配合物资采购、监造和检验；

(五)负责职责范围内的其他有关工作。第七条公司采购管理的具体目标是：

(一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；(二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；(三)尽可能实现采购物资的标准化；(四)发展优质的供应商合作伙伴；(五)加强公司各部门之间的合作；

(六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。

第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：

(一)请购与审批岗位分离；

(二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

(三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；(四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；(五)采购、验收与记录岗位分离；

(六)付款申请、审批与执行岗位分离。第三章需求及采购管理

第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。

第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。

第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度 第十二条物资采购执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。

第四章选择和管理供应商

第十三条公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。

第十四条采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。

第十五条每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。

第十六条采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。

第十七条采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，应当更换供应商：

(一)原有供应商在定期评审中被淘汰；

(二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；(三)原有供应商拒绝供货；

(四)新供应商的物资更适合公司的需求。

第十八条物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作。采购付款管理制度 第五章采购价格管理

第十九条采购归口管理部门执行采购时，应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。

第二十条需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部门签订正式合同后进行物资采购。

第二十一条需进行现场零星物资采购的，采购人员应2人或2人以上同行，在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价格进行审查。第二十二条采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。

第二十三条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。第六章合同和采购供应管理

第二十四条采购价格确定后，应与供应商签订采购合同，签订合同的具体规定，按照《合同管理制度》执行。

第二十五条采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与采购申请单所列内容一致。

第二十六条采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、货源紧缺状况、采购生产周期等因素，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。第二十七条仓库管理员应定期报送库存物资报表，反映现有库存物资的名称、规格、单价、数量、储存位臵和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购。采购付款管理制度 第二十八条对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门通报。第二十九条仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。第七章采购付款管理

第三十条采购物资未经验收人员验收合格，确认数量、质量、价格、规格型号完全符合采购订单要求，并完成入库手续，不得办理采购付款。第三十一条采购付款流程如下： 采购货到付款

采购人员提出付款申请（付款申请须附有采购合同、入库单、发票）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。采购预付款

采购人员依据采购合同提出付款申请—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。第八章附则

第三十二条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。第三十三条本制度由公司董事会负责解释和修订。

第三十四条本制度自公司董事会通过之日起实施。采购付款管理制度

二〇一七年十月

第五篇：采购与付款管理制度

采购付款管理制度

第一部分

总 则

第一条

为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。

第二条 本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。

第二部分

采购审核与批准

第三条 采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。

采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。

第三部分

付款结算控制

第四条

付款审核

财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。

第五条 应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××­—­××万元的，由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××­—­××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。

审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第六条 财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

⒈真实性审核

应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

⒉完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

⒊合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

⒋合规性审核

审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限

会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的

应当及时向总经理汇报

第七条 付款控制

在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

⒉一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。

⒊ 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

⒋ 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

⒌ 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

⒍ 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批。

⒎ 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

⒏ 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。

⒐ 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。

第四部分 账务处理

第八条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第九条

对账

财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。

第五部分

付账控制中的现金使用

第十条

现金使用范围。

1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第十一条

现金使用方法。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3．财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第六部分

预付账款的管理

第十二条

原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批。

财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。

第十三条

公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在×%以内。

第十四条 公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第七部分 应付账款管理制度

第十五条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第十六条 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。

第十七条 付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

第十八条 应付账款的确认和计量应真实和可靠

应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第十九条

应付账款必须及时登记到应付账款账簿

应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第二十条 及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第二十一条 确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

第二十二条 应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

第二十三条 应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第二十四条 应付账款的检查

财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

第二十五条 财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

第二十六条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总经理按权限批准。

第二十七条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第二十八条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第二十九条 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

第三十条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第三十一条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

第八部分

采购预算的管理

第三十二条 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算

第三十三条

采购预算管理的含义

采购预算是采购部门为配合企业销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。

预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。

采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

第三十四条

编制采购预算

编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

根据企业销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批。

第三十五条 执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2对预算执行过程进行监控。

第三十六条

分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第三十七条

采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。

⒉对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

⒊对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。

第九部分 采购中的退货管理

第三十八条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第三十九条 退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第四十条 采购中的折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。