采购与付款内控管理制度

第一篇：采购与付款内控管理制度

采购与付款内控制度

第1章 总则

第1条 为加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据国家有关法律法规，制定本制度。

第2条 本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。

第3条 本制度适用于公司以及各成员单位。

第4条 单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施负责，主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第2章 岗位分工与授权批准

第5条 公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

1、请购与审批；

2、询价与确定供应商；

3、采购合同的订立与审计；

4、采购与验收；

5、采购、验收与相关会计记录；

6、付款审批与付款执行。

不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

第6条 公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位，其他部门和个人办理采购和付款业务时，必须经采购部经理批准，并执行本制度规定的执行程序和办法。

第7条 公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第8条 公司的物流部门应建立内部的职责分工权限，确保采购与审批人员分开，采购与货物验收或保管员分开。

第9条 公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。第10条 采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。

第11条 物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价值计量准确，以便于成本核算的准确性。

第12条 公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行：根据生产部门下达的采购计划做采购准备，对采购计划进行审核，然后进行询价、比价，由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商，签订合同，采购、办理验收入库，登记账簿、支付采购货款。

第13条 物流部门负责编制请购单、询价与价格谈判、签定合同、采购物资、请求付款等。

第14条 财务部门负责结算采购款项，登记存货及应付款项账。

第15条 财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后，积极组织资金付款。

第16条 付款及审批执行公司的货币资金管理制度：

1、采购资金支出需要先编制物资采购计划，经主管副总、财务副总和总经理审批后履行借款审批程序。

2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式（现金、支票、电汇）,要求经手人本人签字确认。

3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。

4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超标准使用资金需要特殊说明。

5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全，对资金的支出计划做出审批。对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。

6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求解释。

7、因特殊情况审批单审批手续不健全的，由财务副总负责对总经理进行沟通，财务副总不在，由主管会计负责对财务副总及总经理进行沟通并在借款单中标明沟通结果，并请授权人补批签字。

8、采购资金支付严格按公司审批权限审批。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

9、财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金，对于审批不健全的借款单拒绝支付。

10、要求现金和支票当天支付，电汇在24小时内支付。因资金控制或资金协调调整，财务部有权决定进行一次性支付或分批支付。

11、原则上不允许使用现金进行物资采购，特殊情况需要财务副总审批，并作特殊说明。

12、财务部将采购资金分别按供应商挂“应付账款”，个人领用的备用金或现金零星采购挂申请人“其他应收款”。

13、采购物资要求必须使用税务正规发票。

14、发票报销的手续：已经借款报帐的，要求经手人签字、部门经理审核，财务总监审批；未借款直接报账，要求经手人签字、部门经理审核，然后按公司的审批权限执行本。

15、经手人凭发票冲回自己的资金欠据或要求财务部核销往来。没有往来的由财务部付。

16、个人往来欠款超出3个月期限的，财务部有权从其工资中清回欠款，必要时追究资金的使用利息。

17、对不能收回的欠款，由经手人承担连带责任；审批人承担审批责任。

18、负责为成员单位采购物资的采购员按采购物资索要发票。要求发票户名为成员单位名头，走公司审批程序。将审批后的发票传递到成员单位，成员单位认证采购的物资与发票是否相符，如相符，由成员单位回一张转账财务收据，采购人凭收据到财务部门核销自己的往来款项申请。如果接到货物与发票不相符，需要成员单位财务部门同采购部门采购员协商解决。

第3章 货物采购验收控制

第17条 加强采购与验收环节的管理，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。

第18条 应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。公司及各成员单位大宗原材料采购由公司物流部统一负责。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。

第19条 应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由物流、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。

第20条 采购物资到达后，采购人员尽可能的做初步检查，检查物资与合同是否相符，然后由质检人员对采购物资质量进行检查。

第21条 采购人员及质检员检查后，应及时送交仓库。仓库保管人员接到物资后，须检查所购物资是否附有供方合格证，到货数量是否正确，是否有破损，经检查无误，在《到货登记簿》上进行登记。交货人员要在登记簿上签字。

第22条 检查合格的物资，仓库保管员要及时填写材料物资入库单，入库单一式三联，第一联，存根联，仓库记账用，第二联，财务联，财务记账用，第三联，稽核联，采购员报账用。材料物资入库单必须连续编号管理。

第23条 入库单的传递程序如下：

1、仓库保管员接到检验合格的货物后，由保管员填制材料入库单，由质检员签字，保管员填写入库单时，应确保一个供货商的原辅材料，一名采购员采购的原辅材料填到一张收料单上。

2、保管员填写入库单时，要填写供货单位、材料名称、规格、计量单位、数量及金额。

3、保管员根据填好的入库单第一联登记入账。

4、材料入库单经采购部门经理签字后，将第二联联同供货商发票一同返给财务报账，第三联留给物流部门统计用。

5、入库单第二联留财务部门做登记材料明细账用；月末成本会计需要去库房稽核，核对材料入库单和保管账是否相符。

第24条 保管人员要根据收料单及时登记仓库物资保管账，保证会计人员及时进行稽核。对于检验不合格的物资，要及时通知采购人员，由采购人员与供应商联系，办理换货或退货等事宜。

第4章 应付账款入账

第25条 财务主管会计负责应付账款入账，应付账款的入账必须取得的凭证有：供货单位的发票（增值税发票包括发票联和抵扣联）、物流部门的请购单及入库单等；对于材料已入库发票未到的采购业务，财务部根据材料入库单暂估价入账，待发票回来时用红字冲回原来暂估入账数，按发票金额重新入账。财务部在做暂估入账时，根据材料入库单上的购买厂家登记应付账款明细账，以便随时掌握应付款情况、采购员报账情况以及供货方开发票情况。

第26条 财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第27条 会计人员对所收到的购货发票及相关凭证按规定检查无误后，方能进行会计处理。

第28条 公司财务人员、采购人员应定期和供应商核对应付账款往来账。第29条 公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第5章 监督检查

第30条 公司应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

1、采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不 相容职务混岗的现象。

2、采购与付款授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

3、应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

5、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全。

6、使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。

第二篇：采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

1总则

1.1 目的为了加强对公司采购与付款的管理与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规，结合本公司的业务特点和管理要求，制定本制度。

1.2 适用范围：本制度适用于子公司的所有商品采购与付款业务。

1.3 管理部门：本制度由公司财务中心组织并监督实施，各业务部门部门配合实施。2岗位分工与授权批准

2.1 公司必须建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。不相容岗位至少包括：

（1）采购与审批；

（2）供应商评审及确定；

（3）采购合同的订立与审计；

（4）采购、验收入库与相关会计记录；

（5）付款审批与付款执行。

2.2 公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。并且根据具体情况对办理采购与付款业务的人员定期进行岗位轮换。

2.3 公司必须对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

2.4 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

2.5 公司对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

2.6 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

2.7 公司必须按照采购、审批、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强采购订单（或采购合同）、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

3采购与审批管理

3.1公司必须建立采购与审批的管理制度，对采购合同确定、供应商选择等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

3.2公司必须加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理采购手续；对于超预算和预算外采购项目，应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理采购手续。

3.3 公司必须建立严格的采购审批制度。

格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商务专员审核，财务负责人审核即可。

非格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商务专员审核，财务负责人审核，法律顾问审核（重大经济合同或非正常贸易），最后报总裁审批。对于超预算和预算外采购项目，严格按照《预算管理制度》中的审批流程及审批权限进行审批。付款管理

4.1 公司必须按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和公司现金管理制度的规定办理采购付款业务。

4.2 公司财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

4.3 公司必须建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

4.4 公司必须加强应付账款和应付票据的管理，由商务专员按照约定的付款日期、付款金额等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

4.5公司必须定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。商务专员应定期与公司核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理，处理不妥及时汇报。监督检查

5.1 公司必须建立对采购与付款管理和控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

单位监督检查机构或人员应通过实施实地检查采购与付款业务的管理与控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

5.2 采购与付款管理与控制监督检查的内容主要包括：

（一）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

（二）采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

（三）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

（四）有关合同、单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查合同及凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。

6附则

6.1由本制度由集团财务中心负责编制，解释权、修改权属集团公司财务中心；

6.2本制度经集团公司董事会批准后，自批准公布之日起实行。

第三篇：采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

第一章总则

第一条 为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规，制定本管理制度。

第二条 本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款，包括原材料、配套（外协）件等。

第三条各物资采购采购部门可根据本制度，结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法，并组织实施。

第四条 各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章 岗位分工与授权批准

第五条 相关部门要明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

[一]请购与审批；

[二]询价与确定供应商；

[三]采购合同的订立与审核；

[四]采购与验收；

[五]采购、验收与相关记录；

[六]付款审批与付款执行。

公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

计划部：采购计划管理；确定请购物资清单；跟单采购；协助供应商办理验收手续。

成本科：体系优化；签定采购合同；确定采购比例并录入系统；对现结、预付业务办理付款申请手续；小批物资、辅料采购。

品技部：对来货质量进行判定，并出具判定结果。

仓库：打印验收单；根据验收单清点物资；办理物资验收、验退；

财务部：负责月结业务的对帐、付款；审核所有采购发票；对现结、月结付款价格审核；对签批的资金支付申请进行付款。

其他部门：涉及其他物品采购（如办公用品）的，使用部门为经办部门，提

出购买申请，办理付款手续等。财务部对其进行审核监督。

第六条 公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第七条 公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度，明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第八条 审批人应当根据采购与付款业务批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人或上级领导报告。

第九条 对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关部门进行论证，实行集体决策和审批（例如：超过最高库存备货等），防止出现决策失误而造成严重损失。

第十条 严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务。

第十一条 各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单[或采购合同]、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章请购与审批控制

第十二条 采购人员具有请购权，部门分管副总行使审批权。采购人员根据生产计划安排和各部门实际需用，在考虑合理储备的基础上核算出计划采购数量，填制请购表，由部门负责人审核，交分管副总审批后实施采购。

在销售订单、生产计划或实际需用发生变动时，相关部门必须及时通知采购部门，采购人员必须及时调整采购计划，对正在采购的要调整采购数量，对已采购回厂的，采购部门和相关部门必须对多余部分明确处理办法，避免造成积压。

特殊物资采购须经总经理或公司办公会决定。

第四章采购与验收控制

第十三条 采购部门应当根据审批后的请购物资及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第十四条 成本科应负责市场调研，将供应商的信誉、价格、质量等级、供应量等列表备选；对采购市场价格进行分析，并对价格合理性负责；并将以上情

况和市场情况进行综合，通过比质比价的程序确定供应商。小额零星采购也应由价格部门事先对价格等有关内容进行审查。采购部门对正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质等级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经采购、质检、技术等部门联合考核后才能进入。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。

第十七条采购合同应按合同评审流程进行评审，应对采购合同进行审核，对于审批手续齐全，合同条款符合规定的才同意盖章。

第十八条 检验部门或检验人员应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制与流程

第十九条 财务部门应当按照《资金管理制度》、和《企业内部控制基本规范》等规定办理采购付款业务。特别要求： 严禁办理现金交易，所有交易一律通过银行转帐或银行承兑汇票完成，而且银行转帐仅限于对公转帐，不得转入个人名下帐户。

第二十条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、入库单相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。对于已支付的款项，必须有收款单位和收款人的收款证明。

第二十一条 财务部应根据已经签批的资金付款申请进行付款。

第二十二条 财务部门应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。财务部对于应付账款，应根据资金状况、付款政策，审核采购部门的付款计划后，办理结算与支付。

第二十三条购进的各类物资、材料，原则上实行合同规定时间进行付款，严格控制提前付款。对确需提前付款的物资，由物资部门提出申请报告，财务部门严格审定供货合同或有关凭证后，按照资金审批要求办理手续后，方可办理提前付款。

第二十四条采购人员根据采购计划、供货合同，以及物资验收入库单、发票等单据，填制“资金支付申请单”，即：供货单位名称、开户行、账号、采购

员、或“零星采购”、物资名称、与发票相同的金额和税款及合计，并经部门负责人及有关领导签字后向财务部办理付款手续。

月结资金支付由财务部负责汇总制表，交相关部门及相关领导签字后方可支付款项。

第二十五条财务部对采购人员送来的单据审查无误后，经办人在付款单上签字，然后根据平衡后的资金状况，严格按照合同约定付款条件项下后实行滚动付款”的原则采用汇款、承兑汇票等不同的支付形式进行资金结算。

第二十六条对手续齐备的购进材料（指已收到发票及已验收入库的物资），财务人员应在当月作应付账款挂账处理，付款后直接冲减应付账款。

第二十七条 采购的各类物资必须取得国家规定的增值税专用发票。对于确实不能开具增值税专用发票的物资，在定价时要扣除税点后定价。

第六章 物资入库与检验流程

第二十八条采购的物资到达后，经办人员应通知品技部进行检验。品保部根据材料质保书或合格证等检验依据，在规定的期限内完成。其检验期限由品技部门与采购部门协定。品技部检验样品后，应及时出具检验报告。

第二十九条采购人员在取得所采购物资的检验报告后，应填制“物资验收入库单”，检验人员应在“物资验收入库单”签字确认”，仓库根据验收入库单办理入库或退货手续。

一、如材料验收不合格，检验人员必须在“材料判定书”上加盖“材料验收不合格专用章”作退货和拒付货款的依据。

二、各物资仓库管理人员根“物资验收入库单”及材料验收的检验报告，对物资进行过磅、点数。如有不符，应及时协调相关人员落实原因。

第三十条各类物资在到达后，要检验合格，办理完入库手续后，按资金管理办法要求进行付款。

付款期限的确认：

1、合同要求；

2、按发票提交时间。月结厂家在材料入库后按规定时间提交发票的则依据合同时间付款；超出提交发票时间的则以提交发票时间进行计算付款时间。

第三十一条为了保证会计核算质量，要做到认真复核外来原始凭证的真实性、完整性，及其价格、数量、金额与付款相符后及时报账、记账，确保采购物资的足额入库，做到账物相符。

第三十二条对帐：财务部负责与各供应商核对核对往来帐，如有不符，及时查找原因并做出处理，保证双方帐务一致。

第三十三条 采购部门应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货

物出库、退货货款回收等做出明确规定。采购部门负责及时收回退货货款。

第七章采购物资的管理及考核

第三十四条材料采购入库后，各物资管理部门要保持材料、物资的完整性，收入、发出要有凭据，做到日清月结，做到账、卡、物三者相符；月底进行盘点、清查，如有盈亏应随时报告。对盘盈、盘亏物资，物资主管部门应写明原因，分清责任，明确责任人后提出处理意见。

第三十五条年终如有材料物资发生盘盈、盘亏、毁损（报废）等情况，须由物资主管部门填写明细资料并交财务部门审核。财务部门汇总后，向公司领导报批，根据核准数作账务处理。

第三十六条对毁损、报废物资，应由物资主管部门牵头，列出相应物资明细、数量、原因等报物资小组，物资小组织品保部、技术等相关部门进行技术鉴定，并出具书面鉴定及处理意见。

第三十七条财务部、配套部要对材料价格认真审核，确保合同、发票、ERP系统三者相符，保证材料成本核算的准确性。

第三十八条在物资采购支款、验收、报销业务中，对工作不认真负责，不按规定的时间报账，造成呆账、死账及因未主动自查造成未达账的人员建议有关部门停发效益工资，在当年内账目报清才予补发，跨年者不予补发。

第三十九条在物资采购、验收、报销业务中，工作极端不负责任，玩忽职守，给公司造成严重经济损失的，由当事人负责赔偿直接经济损失的1%-80%，并报请公司给予相应行政处分。

第四十条在物资管理过程中，工作不负责任，造成物资毁损、遗失、偷盗、报废及盘亏的，由物资管理部门分清责任，明确责任人，由当事人赔偿直接经济损失的50%-100%，并报请公司给予相应的行政处分。

第八章 监督检查

第四十一条 公司财务部负责对各部门的采购与付款内控管理工作定期或不定期地进行检查。检查人员将对各部门的采购与付款业务内部控制制度是否按规定效执行。

第四十二条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

[一]采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

[二]采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点是大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

[三]应付账款和预付账款的管理。重点是应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

[四]有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点是凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三条 对在实施过程、或者是在监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，财务部及各部门应当采取措施，及时加以纠正和完善。

第四十四条

第四十五条

第九章 附则 本制度由财务部负责解释。本制度自发布之日起施行。

第四篇：采购与付款管理制度

采购付款管理制度

第一部分

总 则

第一条

为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。

第二条 本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。

第二部分

采购审核与批准

第三条 采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。

采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。

第三部分

付款结算控制

第四条

付款审核

财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。

第五条 应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××­—­××万元的，由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××­—­××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。

审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第六条 财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

⒈真实性审核

应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

⒉完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

⒊合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

⒋合规性审核

审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限

会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的

应当及时向总经理汇报

第七条 付款控制

在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

⒉一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。

⒊ 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

⒋ 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

⒌ 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

⒍ 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批。

⒎ 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

⒏ 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。

⒐ 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。

第四部分 账务处理

第八条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第九条

对账

财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。

第五部分

付账控制中的现金使用

第十条

现金使用范围。

1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第十一条

现金使用方法。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3．财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第六部分

预付账款的管理

第十二条

原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批。

财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。

第十三条

公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在×%以内。

第十四条 公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第七部分 应付账款管理制度

第十五条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第十六条 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。

第十七条 付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

第十八条 应付账款的确认和计量应真实和可靠

应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第十九条

应付账款必须及时登记到应付账款账簿

应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第二十条 及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第二十一条 确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

第二十二条 应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

第二十三条 应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第二十四条 应付账款的检查

财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

第二十五条 财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

第二十六条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总经理按权限批准。

第二十七条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第二十八条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第二十九条 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

第三十条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第三十一条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

第八部分

采购预算的管理

第三十二条 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算

第三十三条

采购预算管理的含义

采购预算是采购部门为配合企业销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。

预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。

采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

第三十四条

编制采购预算

编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

根据企业销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批。

第三十五条 执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2对预算执行过程进行监控。

第三十六条

分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第三十七条

采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。

⒉对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

⒊对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。

第九部分 采购中的退货管理

第三十八条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第三十九条 退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第四十条 采购中的折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

第五篇：采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

第一章

总则

第一条

为规范公司的采购与付款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司采购与付款管理制度。

第二条

建立公司采购与付款管理制度应达到以下基本目标：

（一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现；

（二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行；

（三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整；

（四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。

第二章 标准采购作业程序

第一节 请 购

第一条 请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

(一)常备材料：生产管理部门

(二)预备材料：物料管理部门

(三)非常备材料：

1.订货生产用料：生产管理部门

2.其他用料：使用部门或物料管理部门

第二条 请购单的开立、递送

(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(依事业部别编订)，“请购单(内购)(外购)”送采购部门。

(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

(三)紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章。

(四)总务用品由行政管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

第三条 免开请购单部分

(一)下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托行政部门办理，但其核决权限为金额xxx以下（xxx元以上者仍需开请购单），其列举如下：

1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。

2.招待用品：饮料、香烟等。

3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。

4.打字、刻印、报表等。

（二）金额为xxx元以下的零星采购免开请购单。

第四条 请购核决权限

(一)内购：

1.原物料：

(1)请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。

(2)请购金额预估在xx万元至xx万元者，由xx核决。

(3)请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。

2.财产支出：

(1)请购金额预估在xx元以下者，由xx核决。

(2)请购金额预估在xx元至xx万元者，由xx核决。

(3)请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。

3.总务性用品：

(1)请购金额预估在xx元以下者，由xx核决。

(2)请购金额预估在xx元至xx万元者，由xx核决。

(3)请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决。

附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

(二)外购：

1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由xx核决。

2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由xx核决。

第五条 请购案件的撤销

(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

3.原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门，由原请购部门提出相应处理意见。

第二节 采购一般规定

第六条 采购部门的划分

(一)内购：由采购部负责办理。

(二)外购：由采购部下单，进口部门负责办理。

(三)磁业公司管理层对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由磁业公司管理层指派专人或指定部门协助办理采购作业。

第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列方式进行采购：

(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，依据使用部门的使用计划制订和月度购买计划并通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。同时采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

(二)由采购部牵头进行采购合同或是框架协议的谈判与签定，所有合同与框架协议必须报磁业公司管理层审批后才能签定。

1．采购合同的谈判应该由至少两个部门参加，除采购部外，物品使用部门和财务部都可以参与合同的谈判，大额采购应由三个部门同时参与谈判。大额采购合同必须报法务部会签同意。

2．大型设备的采购应该坚持技术谈判和商务谈判分离的原则，由使用部门牵头进行技术谈判，采购部门牵头进行商务谈判，谈判结果报磁业公司管理层决策。

3．采购部根据签定的合同，要求供应商按时、按质、按量提供采购物品。第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第九条 价格复核与市场行情资料提供

(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。

第十条 质量复核 检验部门与质量部门应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。

第三节 国内采购作业处理 第十一条 询价、比价、议价

(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，如已与供应商签定框架协议的，按照框架协议办理，如需询价的，则需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

第十二条 呈核及核决

(一)采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。

(二)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。

第十三条 订购

(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话、传真或合同确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”。

(二)需与供应厂商签订长期合同或框架协议者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。

(三)若属分批交货者，采购经办人员应于“订购单”上加盖“分批交货”章以资识别。

(四)采购经办人员使用暂借款采购时，应于“订购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

第十四条 进度控制及事务联系

(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购控制表”和“物料订购跟催表”控制采购作业进度,同时通知仓库收料日期以便办理收料。(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应编制进度异常反应报告，并注明异常原因及预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

第十五条 退货或退换

(一)内购材料须予退货或退换时，质量部门应适时提出折让或退货建议，交磁业公司管理层审核后交采购部门办理。 第十六条 整理付款

(一)一般情况下的付款参照第三章“付款一般作业程序”进行。

(二)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款，并参照第三章“付款一般作业程序”进行。

(三)超交应经主管核示始得依照实收数量参照第三章“付款一般作业程序”进行整理付款，否则仅依订货数付款。

第四节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)

第十七条 询价、比价、议价

(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，如已与供应商签定框架协议的，按照框架协议办理，如需询价的，以电话或传真方式进行询价作业，除因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。

第十八条 呈核及核决

(一)比价、议价完成后，采购部门应填制“订购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送相关领导依采购核决权限核决。

(二)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。

第十九条 订购与合同

(一)“订购单(外购)”经核决送回采购部门后，即向厂商订购并将相关材料递交进口部门办理各项手续，递交财务中心办理信用证。

(二)需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。

第二十条 进度控制及异常处理

(一)采购部门应以“订购单(外购)”及“采购控制表”和“物料订购跟催表”控制外购作业进度。

(二)采购部门于每一作业进度延迟时，应主动编制进度异常反应报告记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

(三)采购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并制进度异常反应报告记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

第二十一条 采购部门应准备全部文件送进口部门向政府机关申请核准进口。外购材料订购后，采购部门应即准备“订购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理报告”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口部门办理签证。进口部门应依预定日期向政府相关部门办理签证，并于“进口许可证”核准时通知采购部门。

第二十二条 进口保险

(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口部门应依“订购单(外购)”采购部门指示的保险范围办理进口保险。

(二)进口部门应将承保公司指定的公证行在“订购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口部门凭以联络该指定的公证行办理公证。

第二十三条 进口船务

(一)FOB、FAS的进口案件，进口部门(船务经办人员)于接获“订购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。

(二)进口部门(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“开发信用证申请报告”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。

(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，采购部门应于“订购单(外购)”上注明，避免在信用证上指定船公司而改由委托发货人代为安排装船。

第二十四条 进口部门应依“订购单(外购)”标示的“开发信用证日期”办理结汇，并于信用证(L／C)开出后以“开发L／C快报”通知采购部门联络供应厂商。 第二十五条 免税申请进口的货品可申请免税者，进口部门应于“进口许可证”核准后，准备必需文件，向税务局申请，经取得核准函后向海关申请免税。

第二十六条 进口许可证、信用证的修改 供应商要求本公司修改“进口许可证”或“信用证”时，采购部门应开立“信用证、进口许可证修改申请报告”经呈核后，准备修改申请文件送进口部门办理。

第二十七条 装船通知及提货文件的提供

(一)采购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知进口部门、请购部门、物料管理部门及有关部门。

(二)进口部门收到供应商的装船及提货文件时，应准备“进口许可证”及有关文件，办理报关提货。

第二十八条 进口报关

(一)进口部门收到“订购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时通知仓库收料日期以便办理收料。

(二)不结汇进口物品，进口部门应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会采购部门确认需要提货者再行办理报关提货。

(三)关税缴纳前进口部门应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。(四)海关估税的税率如与进口部门估列者不符时，进口部门应立即通知采购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口部门应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。

(五)船边提货的进口材料，进口部门应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。

第二十九条 报关进度控制 进口部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。

第三十条 公证

(一)各事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口部门于材料进港时，会同公证行前往公证。

(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口部门应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。

(三)进口货品办理公证时，进口部门应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。

第三十一条 索赔

(一)采购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时，应立即填制“损失索赔通知书”连同索赔资料交索赔经办部门办理。

(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口部门办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由采购部门办理索赔。

(三)索赔案件办妥后，“损失索赔通知书”应依原采购核决权限呈核后归档。

第三十二条 退货或退换

(一)外购材料须予退货或退换时，质量部门应适时提出折让或退货建议，交磁业公司管理层审核后交采购部门办理，采购部门应适时通知进口部门依政府规定期限向海关申请。

(二)复运出口、进口的有关事务，采购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托进口部门配合办理。

(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。

第三章 付款一般作业程序

第三十三条 发票管理

(一)仓储部门于办理收料手续完妥并经检验部门检验合格后，应将各项单据转送采购部门。

（二）采购部门每月定期发出发票申请单至供货商处要发票

(三)采购部门收到仓储部门转来之单据，批上采购材料单价，经主管签核后会同发票转磁业公司财务部审核价格，磁业公司财务部审核价格后递交财务中心审核入账。

第三十四条 应付款入帐

(一)财务中心根据采购部提供的发票每月制作应付款分析表和应付款清单，经财务中心会计部主管审批后依应付款清单控制付款。

第三十五条 请款

(一)采购部门填制付款申请单，报财务中心资金管理部审批（或财务中心提供额度建议），财务中心资金管理部提交磁业公司管理层审批。

第三十六条 记帐

(一)请款条件审批通过后，财务中心开立“应付凭单”，记入账册。(二)财务中心于每月固定日期整理“应付凭单”交由出纳单位开出支票。第三十七条 开立支票

(一)出纳单位收到应付凭单后，应注意其支付程序是否已齐备。(二)支票送盖印鉴时，应在应付凭单注明银行账号、支票号码及日期。(三)支票之到期日应与付款条件相符。第三十八条 盖印

(一)将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字。(二)印鉴保管人员须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章、签字。第三十八条 领款 付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式为定期（如每个月之5、20日等）或随时

第四章 附则

第三十九条 本制度呈总经理核准后实施，增设修订亦同。第四十条 本规定自2006年1月1日起执行。