采购与付款流程

第一篇：采购与付款流程

采购与付款业务流程

1.1 采购业务流程

1．请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。

（1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。

（2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。

（3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。

请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。

2．采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项，确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。

3．验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。

4．会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。

业务部门需求分析和市场调研提出采购申请审批财务部门采购部门采购实物预算与供应商联系确定价格编制采购订单请购单 1请购单请购单请购单 1 2 3审批请购单 2审核批准采购资金预算资金使用卡拔付款项执行采购业务提出付款申请进行货款结算将采购商品运回验收部门进行验收采购合同请购单采购订单验收单 1仓库部门编制凭证汇总表审核核对登记总账登记明细账编制记账凭证请购单请购单验收单 1 2 3验收单 2 1.2 付款业务流程

付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程，二是会计人员的核算流程。1．付款流程。（1）相关人员审核供应商发票；（2）出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票；（3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核；（4）根据记账凭证编制记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证，采购部门登记采购明细账。

2．会计核算流程。（1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式；（2）根据结算方式确定采购业务形成的负债；（3）根据出纳人员付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核；（4）会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细账。（5）定期与采购付款有关的总账和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。

采购部门提出付款申请会计部门应付账款供应商付款审核卖方发票确定结算方式编制付款单据预付账款应付票据出纳执行付款附件：付款支票采购订单采购合同验收单卖方发票附件：采购订单采购申请单验收单付款申请单编制记账凭证卖方发票采购明细账编制记账凭证审核进行货款结算核对记账凭证汇总应付账款总账物资采购总账银行存款总账登记银行存款日记账财务费用总账明细账明细账明细账明细账核对 3 2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责

2.1 不相容职务

企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审核；

（四）采购、验收与相关会计记录；

（五）付款的申请、审批与执行。2.2 采购与付款部门职责

1．采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，执行企业的采购流程，并对采购活动过程进行控制和监督。主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法。

2．财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业务活动的会计信息，进行采购资金的结算和使用控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范；传递采购资金运动的结算单据和凭证；通过设臵专门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。

3．使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定格式编制请购单据。评价供应商劳务或物料质量和服务等信息，监督采购实施过程。

使用部门要指定专门人员为申请购买人员，负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。

4．仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品在仓库内的安全。负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制。根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。

5．验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。采购与付款关键控制点及控制活动

3.1 请购

请购活动控制首先明确请购权的归属，并予以制度化，按采购商品性质和特点确定归口管理部门，给予相应的请购权，明确相关人员职责，并将请购程序化。

1．请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求，编制采购商品的有关实物和资金预算，明确采购商品的种类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采购商品的市场需求状况、企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、库存成本和采购价格区间等计算表，形成最初的采购预算单。

采购预算方案控制的主要内容有：编制所需物料的数量信息和质量标准、规格；确定物料采购过程中的业务分工，主要是进行限制接近控制，防止实物采购过程中的实物损失风险；对企业的产能进行估计，说明采购计划的可行性；分析企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。

根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限，并保持请购权与审批权的职务分离。事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金额较小的物料采购由使用部门主管批准。审批内容包括：采购预算和企业的生产、销售计划以及实际经营情况是否一致；采购预算的内容是否足够全面具体；采购预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。

2．采购资金预算的编制。财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编制。主要包括采购资金需要量的确定、采购资金来源的确定、采购资金使用监控和采购资金收付控制。

3．采购计划的编制。根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使用部门编制详细的采购计划，对采购细节进行说明，如采购合同基本要求、商品质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式等。

3.2 采购

1．采购商品实物控制。对采购过程中的重要物料，企业监督部门随时检查采购人员的业务执行情况，并核对供货商的发货单和实际到货情况，防止货物在运输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途物资进行保险。

2．供应商的评价与选择。企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。

企业应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。同一企业（或企业集团）下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。对单价高、数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制度。

3．采购方式的确定。企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。

企业应当成立由企业管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会，明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。3.3 验收及保管

1．验收过程控制。验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。验收中将发货单与订单核对，并点清商品数量；按采购合同标准对采购商品进行质量检验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。验收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单，并将商品交给仓库或使用部 门，移交时要求对方在验收单副联上签收。

2．收货控制。收货人与验收人及采购人职务应当分离。收货人检查货物后编制收货凭证，连同供应商单据作为附件一起传递。商品入库时要编制入库商品清单。

3．仓库保管。仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。对仓库保管中的实物资产，要对接近商品人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。3.4 付款控制

付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。不相容职务包括：记录和支付，往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。

1．付款申请。采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应商出具的税费和其他的付款材料，然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳人员。

2．采购及付款资料的审查。出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等。

3．会计记录控制。包括应付账款、应付票据、预付账款等业务的会计处理控制，如凭证的审核、总账明细账的核对、与供应商的对账等。

4．建立严格的退货、退款管理制度，规范折扣管理。采购商品验收发现的质量或数量问题，采购和验收部门要合作填写退货退款通知，主要内容包括：采购合同编号和内容摘要、退货商品数量质量及金额、退货原因等。

第二篇：采购与付款流程

采购与付款流程

1供应商选择

a.对新的供应商,首先物资供应部提出新供应商《物资试用申请表》报质量保证部、技术部、生产制造部、分管副总审批，签字同意后对新供应商能力进行调查，调查以我公司现场考察后，供应商填写《分供方调查表》由供应部人员带回或者以传真形式填写后回复公司。b.新供应商物资回厂试用完毕后，物资供应部填写新供应商《物料品种试用评估表》报质量保证部、生产制造部对其送货质量、送货价格、送货的及时性进行评估，最后将结果报分管副总审批。

c.审批同意后，物资供应部填写《初选供方审批表》报部门经理及技术中心领导签字确认，通过一段时间的物资采购质量、价格、送货及时性及售后服务等项目的跟踪，物资供应部填写《供方评定评分表》报技术部、质量保证部对其技术标准、售后服务及信誉进行评定，根据评定结果，如果符合合格供应商标准，物资供应部在最后填写《合格供方审批报告》报质量保证部、技术部领导签字确认。物资供应部最后将此过程中所涉及的评定表格归档，所有物料必须在已被纳入合格供应商范围内采购。

d.物资供应部负责对供应商信息进行更新，当合格供应商公司名称、地址、账号、税号、联系人等信息存在变化时，供应商会传真函件至我部，传真上必须有该单位的法人章、公章，物资供应部依照传真对供应商信息进行及时更新，物资供应部依照相关要求，对现存业务关系的供应厂家及厂家信息进行整改，现已完成信息的更新工作。并由专人负责对信息进行及时更新，一般情况为3个月核对一次。e.供应部每年或每一年半对合格供应商的资质、供货及时性等情况进行评估，并编制《供方调查表》，并由供应部、技术部、质量部、生产制造部审核后在《供方调查表》上签字确认，并根据调查结果决定是否需撤销不合格供应商。物资供应部保存合格供应商的名单。2物料采购

a.计控部每月月末根据销售合同编制《生产计划》，并根据《生产计划》编制当月的《采购计划》，《采购计划》需经技控部经理及其他相关负责人的审批签字。

b.计控部根据产品图纸制定采购计划时需对应每一笔销售合同的施工令号下达《采购计划》。供应部根据该施工令号审核该采购申请是否为采购计划内要求。

c.供应部根据经审批的采购计划进行采购，并填写《请购单》，供应部经理审核请购内容是否与采购计划相符，供应商是否包括在公司的合格供应商清单中等，成本核算室负责人审核采购单价是否合理，审核无误后签字确认。

d.公司在确定采购供应商之前均会由物资供应部及成本核算室向多方供应商进行询价，并经过比价选择最优供应商，主要物资按照价格表上与供应商协议好的价格执行采购，价格表由价格核算部经理签字确认，但供应商只和本方口头达成一致，并未在价格表上签字确认，而钢材及其它消耗性物资购进价格根据当天的市场价格来进行临时采购，供应部经理及成本核算室负责人审核比价结果。物资供应部在新物料购买前，没有指定单一供应商配套件物资的采购过程，从整改日起开始保留了两家及两家以上供应厂家的报价单。

e.计控部根据车间实际生产情况，制订出《临时物资采购计划》下达给物资供应部审核后进行临时采购，此计划为车间生产所需消耗品的采购。

f.物资供应部经理签订合同前将《采购计划》上对应物资型号、数量及采购价格和合同进行对照，审核无误后在合同上盖合同专用章，合同审批表等同于公司要求物资供应部一直以来使用的物资请购单，只是名称叫法不同，在使用过程中所起到的作用是一致的，在与工作人员交流过程中也说明过此问题。

g.物资供应部专员及时将当月归档合同录入K3系统，财务部审核合同录入信息的准确性，由合同计划管理室进行采购合同的签订和保管。当月签订的合同录入K3后，合同管理专员将当月签订的采购合同全部归档装订。

h.采购物资回厂后，经公司质量保证部检验后，如不能够满足我公司质量要求的报废退回流程参见C4.8报废流程。3采购付款及记录

a.财务部应付往来核算员接收到物资供应部门填制的《请款单》，并检查《请款单》上的核准人一栏有无供应部经理、部门分管领导、财务经理、董事长的审批签名，领款人一栏是否有供应部门经办人的签名，以上的审批签名缺一不可。如果是现金支付的单据请款单上应盖有现金付讫的红色印章；如果是通过银行支付的单据请款单上应盖有银行付讫的红色印章。

b.应付往来核算员检查《请款单》后有无附《购销合同》，购销合同是否有供需双方盖讫的合同专用章，是否有委托代理人的签名，《请款单》上的采购明细及金额、销售单位、收款单位与购销合同上所列的是否一致。

c.支票及电汇单由出纳统一保存，出纳核对《请款单》上填写的支票或电汇单上收款单位、付款金额是否与《请购单》及购销合同上一致，审核一致后出纳进行付款。应付往来核算员检查如果是用支票支付的单据，《请款单》上有无贴附支票存根，支票存根上的收款人名称与《请款单》上的收款单位是否一致；如果是电汇的单据，电汇单上的收款人与《请款单》上的收款单位是否一致，电汇单上是否盖有银行受理的红色印章。通过以上审核程序无误后，应付往来核算员在出纳的银行存款日记账上与单据对应的登记栏上签名以明确责任。

d.供应部的合同管理员将付款合同输入K3后，应付往来核算员通过接收到的付款单据所附的购销合同，对合同管理员输入的付款合同在K3上进行审核。通过对输入合同的单位与所列明细及金额跟实际合同进行逐一核对无误后在系统中签字确认审核。金蝶财务系统已设臵为不允许根据电子收料单生成的电子发票金额超过采购合同金额。

e.应付往来核算员对审核无误的付款单据进行账务处理。生成的凭证分录如下：

借方：应付账款---供应商

贷方：现金/银行存款/应收票据

每月月末，由总账会计在结转当期损益前在K3系统中对凭证进行逐一审核后在K3中点击确认完成审核。

f.物资供应部门采购员将整理好的物资采购单据交给材料核算员办理交接手续，材料核算员在确认单据所附的增值税发票未过期后双方在登记本上登记签字以明确责任。

g.材料核算员在收到物资供应部门填制的物资采购报销单后即时审核报销单上有没有报销人的签名，核准人一栏是否有负责报销手续的供应部长及部门分管领导的审批签名。

h.材料核算员检查报销单后有无付请购单、购销合同、发票及收料单（第四联），请购单上的申报部门负责人一栏是否有部门领导的审批签名，物价部门审核一栏是否有物价部门的审批签名，购销合同是否有供需双方盖讫的合同专用章，是否有委托代理人的签名。请购单上的采购明细及数量、金额与购销合同上所列的是否一致，请购单上的销售单位与购销合同上的供方及请购单上的收款单位是否一致。发票一般应为增值税专用发票，如不是专用发票应在请购单上由物价部门做特别书面说明并签字，发票上每项物料的采购单价金额应与请购单及合同一致。发票上的每一项物料的采购数量应与收料单上的一致，或者小于收料单，但不能大于收料单。小于收料单的应对收料单进行分割，将多于的数量部分返回给经办人员并签收以便后期继续报销。发票所记载的数量大于收料单的应将单据退回经办人由其查明原因后补齐、补办手续或将发票退返供应商。核对发票的合计金额与报销单上的报销金额是否一致。材料核算员在审核无误的报销单上的核准人一栏上签字并送交财务部经理审核。C3.3.8

i.材料核算员将财务部经理审核签字后的报销单收回并进行账务处理。材料核算员将K3中与实际的收料单对应的经过成本核算员审核后的电子收料单选中并生成电子发票。生成的发票的各项明细、金额、税额应与实际的发票保持一致，生成确认后保存审核，系统并与所选的收料单钩稽。

通过生成的发票生成凭证。如果是以前期间办理入库手续的单据还应先根据收料单的第四联生成暂估冲回的凭证。

暂估冲回：原材料或低值易耗品 借方红字

应付账款—暂估 贷方红字

正式入库：原材料或低值易耗品 借方金额

应交税金—进项税额 借方金额（此项如是普通发票则不会生成）

应付账款—正常应付 贷方金额

因本期办理入库手续的收料单存在发票未回无法正常报销的情况，先对发票未回的入库材料进行暂估入库。月底系统对勾稽完统计的发票未回的收料单，系统根据仓库提供的收料单第一联（暂估入账联）自动生成暂估入库凭证：

原材料或低值易耗品 借方金额

应付账款—暂估 贷方金额

在后期发票收回时再将暂估入库冲回。

生成凭证后，在每月月末，由总账会计在结转当期损益前在K3系统中对凭证进行逐一审核后点确认完成审核。

第三篇：采购付款结算流程

采购付款结算流程的规定

为规范采购对账、付款流程，加强财务核算监督，保证供应商货款支付的及时、准确，经公司研究决定特制定本规定，具体事宜通知如下：

一、先到货、后付款的账期定义

1、月结60天：整月内货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起60天内为结账期。

2、月结30天：整月内货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起30天内为结账期。

3、半 月 结：半月内货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起15天内为结账期。

4、日结：货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起X天内为结账期。

5、如有不同账期方式，按以上定义内容以此类推。

二、预付账款流程

1、采购合同

预付账款方式的结算适用于大宗货物采购，采购处与供应商签订供销合同，并要求供应商提供截止上批到货的对账明细单，确认无误后采购处填写汇款申报单送财务部审核。

2、请款

财务部审核采购处提供的合同、对账明细单及汇款申报单无误后报送总经理审批。

3、付款

财务部按购销合同的约定安排付款。如合同有约定定金，则先付定金，其余按照每批次实际经检验合格入库数量付款。

4、发票

采购处要保证在货到之日5 内，让供应商将合格的增值税发票邮寄到公司财务部核销。

以上规定自 年 月 日起执行！

XXXX有限公司

二O一二年二月二十三日

主题词： 采购付款结算

主送：财务部、采购处、仓库、行政部存档

报送：总经理

第四篇：采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

1总则

1.1 目的为了加强对公司采购与付款的管理与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规，结合本公司的业务特点和管理要求，制定本制度。

1.2 适用范围：本制度适用于子公司的所有商品采购与付款业务。

1.3 管理部门：本制度由公司财务中心组织并监督实施，各业务部门部门配合实施。2岗位分工与授权批准

2.1 公司必须建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。不相容岗位至少包括：

（1）采购与审批；

（2）供应商评审及确定；

（3）采购合同的订立与审计；

（4）采购、验收入库与相关会计记录；

（5）付款审批与付款执行。

2.2 公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。并且根据具体情况对办理采购与付款业务的人员定期进行岗位轮换。

2.3 公司必须对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

2.4 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

2.5 公司对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

2.6 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

2.7 公司必须按照采购、审批、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强采购订单（或采购合同）、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

3采购与审批管理

3.1公司必须建立采购与审批的管理制度，对采购合同确定、供应商选择等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

3.2公司必须加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理采购手续；对于超预算和预算外采购项目，应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理采购手续。

3.3 公司必须建立严格的采购审批制度。

格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商务专员审核，财务负责人审核即可。

非格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商务专员审核，财务负责人审核，法律顾问审核（重大经济合同或非正常贸易），最后报总裁审批。对于超预算和预算外采购项目，严格按照《预算管理制度》中的审批流程及审批权限进行审批。付款管理

4.1 公司必须按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和公司现金管理制度的规定办理采购付款业务。

4.2 公司财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

4.3 公司必须建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

4.4 公司必须加强应付账款和应付票据的管理，由商务专员按照约定的付款日期、付款金额等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

4.5公司必须定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。商务专员应定期与公司核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理，处理不妥及时汇报。监督检查

5.1 公司必须建立对采购与付款管理和控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

单位监督检查机构或人员应通过实施实地检查采购与付款业务的管理与控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

5.2 采购与付款管理与控制监督检查的内容主要包括：

（一）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

（二）采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

（三）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

（四）有关合同、单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查合同及凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。

6附则

6.1由本制度由集团财务中心负责编制，解释权、修改权属集团公司财务中心；

6.2本制度经集团公司董事会批准后，自批准公布之日起实行。

第五篇：采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

第一章总则

第一条 为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规，制定本管理制度。

第二条 本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款，包括原材料、配套（外协）件等。

第三条各物资采购采购部门可根据本制度，结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法，并组织实施。

第四条 各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章 岗位分工与授权批准

第五条 相关部门要明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

[一]请购与审批；

[二]询价与确定供应商；

[三]采购合同的订立与审核；

[四]采购与验收；

[五]采购、验收与相关记录；

[六]付款审批与付款执行。

公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

计划部：采购计划管理；确定请购物资清单；跟单采购；协助供应商办理验收手续。

成本科：体系优化；签定采购合同；确定采购比例并录入系统；对现结、预付业务办理付款申请手续；小批物资、辅料采购。

品技部：对来货质量进行判定，并出具判定结果。

仓库：打印验收单；根据验收单清点物资；办理物资验收、验退；

财务部：负责月结业务的对帐、付款；审核所有采购发票；对现结、月结付款价格审核；对签批的资金支付申请进行付款。

其他部门：涉及其他物品采购（如办公用品）的，使用部门为经办部门，提

出购买申请，办理付款手续等。财务部对其进行审核监督。

第六条 公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第七条 公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度，明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第八条 审批人应当根据采购与付款业务批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人或上级领导报告。

第九条 对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关部门进行论证，实行集体决策和审批（例如：超过最高库存备货等），防止出现决策失误而造成严重损失。

第十条 严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务。

第十一条 各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单[或采购合同]、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章请购与审批控制

第十二条 采购人员具有请购权，部门分管副总行使审批权。采购人员根据生产计划安排和各部门实际需用，在考虑合理储备的基础上核算出计划采购数量，填制请购表，由部门负责人审核，交分管副总审批后实施采购。

在销售订单、生产计划或实际需用发生变动时，相关部门必须及时通知采购部门，采购人员必须及时调整采购计划，对正在采购的要调整采购数量，对已采购回厂的，采购部门和相关部门必须对多余部分明确处理办法，避免造成积压。

特殊物资采购须经总经理或公司办公会决定。

第四章采购与验收控制

第十三条 采购部门应当根据审批后的请购物资及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第十四条 成本科应负责市场调研，将供应商的信誉、价格、质量等级、供应量等列表备选；对采购市场价格进行分析，并对价格合理性负责；并将以上情

况和市场情况进行综合，通过比质比价的程序确定供应商。小额零星采购也应由价格部门事先对价格等有关内容进行审查。采购部门对正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质等级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经采购、质检、技术等部门联合考核后才能进入。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。

第十七条采购合同应按合同评审流程进行评审，应对采购合同进行审核，对于审批手续齐全，合同条款符合规定的才同意盖章。

第十八条 检验部门或检验人员应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制与流程

第十九条 财务部门应当按照《资金管理制度》、和《企业内部控制基本规范》等规定办理采购付款业务。特别要求： 严禁办理现金交易，所有交易一律通过银行转帐或银行承兑汇票完成，而且银行转帐仅限于对公转帐，不得转入个人名下帐户。

第二十条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、入库单相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。对于已支付的款项，必须有收款单位和收款人的收款证明。

第二十一条 财务部应根据已经签批的资金付款申请进行付款。

第二十二条 财务部门应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。财务部对于应付账款，应根据资金状况、付款政策，审核采购部门的付款计划后，办理结算与支付。

第二十三条购进的各类物资、材料，原则上实行合同规定时间进行付款，严格控制提前付款。对确需提前付款的物资，由物资部门提出申请报告，财务部门严格审定供货合同或有关凭证后，按照资金审批要求办理手续后，方可办理提前付款。

第二十四条采购人员根据采购计划、供货合同，以及物资验收入库单、发票等单据，填制“资金支付申请单”，即：供货单位名称、开户行、账号、采购

员、或“零星采购”、物资名称、与发票相同的金额和税款及合计，并经部门负责人及有关领导签字后向财务部办理付款手续。

月结资金支付由财务部负责汇总制表，交相关部门及相关领导签字后方可支付款项。

第二十五条财务部对采购人员送来的单据审查无误后，经办人在付款单上签字，然后根据平衡后的资金状况，严格按照合同约定付款条件项下后实行滚动付款”的原则采用汇款、承兑汇票等不同的支付形式进行资金结算。

第二十六条对手续齐备的购进材料（指已收到发票及已验收入库的物资），财务人员应在当月作应付账款挂账处理，付款后直接冲减应付账款。

第二十七条 采购的各类物资必须取得国家规定的增值税专用发票。对于确实不能开具增值税专用发票的物资，在定价时要扣除税点后定价。

第六章 物资入库与检验流程

第二十八条采购的物资到达后，经办人员应通知品技部进行检验。品保部根据材料质保书或合格证等检验依据，在规定的期限内完成。其检验期限由品技部门与采购部门协定。品技部检验样品后，应及时出具检验报告。

第二十九条采购人员在取得所采购物资的检验报告后，应填制“物资验收入库单”，检验人员应在“物资验收入库单”签字确认”，仓库根据验收入库单办理入库或退货手续。

一、如材料验收不合格，检验人员必须在“材料判定书”上加盖“材料验收不合格专用章”作退货和拒付货款的依据。

二、各物资仓库管理人员根“物资验收入库单”及材料验收的检验报告，对物资进行过磅、点数。如有不符，应及时协调相关人员落实原因。

第三十条各类物资在到达后，要检验合格，办理完入库手续后，按资金管理办法要求进行付款。

付款期限的确认：

1、合同要求；

2、按发票提交时间。月结厂家在材料入库后按规定时间提交发票的则依据合同时间付款；超出提交发票时间的则以提交发票时间进行计算付款时间。

第三十一条为了保证会计核算质量，要做到认真复核外来原始凭证的真实性、完整性，及其价格、数量、金额与付款相符后及时报账、记账，确保采购物资的足额入库，做到账物相符。

第三十二条对帐：财务部负责与各供应商核对核对往来帐，如有不符，及时查找原因并做出处理，保证双方帐务一致。

第三十三条 采购部门应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货

物出库、退货货款回收等做出明确规定。采购部门负责及时收回退货货款。

第七章采购物资的管理及考核

第三十四条材料采购入库后，各物资管理部门要保持材料、物资的完整性，收入、发出要有凭据，做到日清月结，做到账、卡、物三者相符；月底进行盘点、清查，如有盈亏应随时报告。对盘盈、盘亏物资，物资主管部门应写明原因，分清责任，明确责任人后提出处理意见。

第三十五条年终如有材料物资发生盘盈、盘亏、毁损（报废）等情况，须由物资主管部门填写明细资料并交财务部门审核。财务部门汇总后，向公司领导报批，根据核准数作账务处理。

第三十六条对毁损、报废物资，应由物资主管部门牵头，列出相应物资明细、数量、原因等报物资小组，物资小组织品保部、技术等相关部门进行技术鉴定，并出具书面鉴定及处理意见。

第三十七条财务部、配套部要对材料价格认真审核，确保合同、发票、ERP系统三者相符，保证材料成本核算的准确性。

第三十八条在物资采购支款、验收、报销业务中，对工作不认真负责，不按规定的时间报账，造成呆账、死账及因未主动自查造成未达账的人员建议有关部门停发效益工资，在当年内账目报清才予补发，跨年者不予补发。

第三十九条在物资采购、验收、报销业务中，工作极端不负责任，玩忽职守，给公司造成严重经济损失的，由当事人负责赔偿直接经济损失的1%-80%，并报请公司给予相应行政处分。

第四十条在物资管理过程中，工作不负责任，造成物资毁损、遗失、偷盗、报废及盘亏的，由物资管理部门分清责任，明确责任人，由当事人赔偿直接经济损失的50%-100%，并报请公司给予相应的行政处分。

第八章 监督检查

第四十一条 公司财务部负责对各部门的采购与付款内控管理工作定期或不定期地进行检查。检查人员将对各部门的采购与付款业务内部控制制度是否按规定效执行。

第四十二条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

[一]采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

[二]采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点是大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

[三]应付账款和预付账款的管理。重点是应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

[四]有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点是凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三条 对在实施过程、或者是在监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，财务部及各部门应当采取措施，及时加以纠正和完善。

第四十四条

第四十五条

第九章 附则 本制度由财务部负责解释。本制度自发布之日起施行。