内部控制四 采购与付款概要

第一篇：内部控制四 采购与付款概要

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•在企业里,采购部门的重要,有那 些因素呢? • 1.物料或设备无法以合理的价格 购入时,那么会影响公司的经营, 如果所购得的价格过高那么会直接 影响到销售与利润,进而影响到市

场,反之购的单价偏低其材料品质 过差,会影响到市场的竟争,甚至 造成公司关门倒闭。

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3.一个好的供应商应包括哪几项? 3.1 优秀的企业领导人:企业才能稳定成长 3.2 高素质的管理干部:企业才会有效率与活力 3.3 稳定的员工群体:才有良好的品质 3.4 良好的机器设备:品质更可以保正

3.5 良好技术:才能使产品品质更有保障与成本降低

3.6 良好的管理制度:才会激励员工士气 3.7 良好的互动:可以使双方更紧密的配合 原版文件来自:中国房地产采购联盟 中国房地产采购联盟.群号:59471284

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6.报价﹑比价﹑议价

6.1.新品(旧品材料﹑配件都须经过 供应商的报价后,再议价。6.2.任何报价都须三家供应商以上, 才不会吃亏.6.3.每家供应商报价单上,应要求成

本分析,未能分析者,我们必须给 予说明,尔后可依照我们的思路完 成,那么应给予单价与质量,双方 都能有保障与共识。

6.4.当各供应商报价,采购部必须进 行比价,议价。

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6.8.13.要有耐心、耐性,不要期望对方 立刻接受你的新构想;6.8.14.不要逼对方走投无路,总要留点 余地;6.8.15.到供应商要降价,不要立即说降 价的事;

6.8.16.大幅的降价最好到供应商公司去, 不要请他到自己公司,才是上上策,除 非不得已。6.8.1 7.要降价时男老板由女采购员先上 阵,老板娘由男采购员上阵;6.8.18.不能王见王;6.8.19.要有退一步进二步的谈判技巧。原版文件来自:中国房地产采购联盟 中国房地产采购联盟.群号:59471284

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2、不允许任何部门以任何理由对原材料和零部件进行指定。

如,不允许技术人员在产品设计过程中对零部件供应商进行指定。该厂曾经的一个最大的冷却器供应商,产品价格要高出其它同类产品的20%左右。属于客户直接指定的供货商,该厂要收其货款10%的配套费。

3、与竞争对手不断联系以监督供货商。

在该行业中,不同的厂家所使用的原材料和零部件是相同的,因此,同一供应商经常同时是好几家电机制造厂的供应商。如果发现在同样的付款方式,相同原材料和

零部件的同一供应商,销售给其他厂的价格低于其销售给本厂的,将拒付货款,并不再与其在今后发生业务往来。

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第二篇：采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度

1.目的

为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度.2.适用范围

2.1集团总部

2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。

3.采购与付款内部控制目标

3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。

3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。

4.采购与付款控制的主要凭证和记录

4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。

4.2凭证和记录的设计和编制要求：

4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。

4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。

4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。

4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种：

4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。

4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。

4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。

4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用）

4.4.5卖方发票。4.4.6付款申请单。4.4.7业务台账。

4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。

4.4.9卖方对账单。

5.采购与付款控制的不相容职务

5.1请购与审批

采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。

5.2询价与确定供应商

采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计

采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收

采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。5.5采购、验收与相关会计记录

采购、验收、保管人员不能同时兼任账务记录工作。5.6付款审批与执行

5.6.1付款审核人、审批人与付款执行人相分离

5.6.2付款审批人、执行人不能同时办理确定供应商和价格业务 5.6.3记录应付账款不能办理付款业务。

6.业务操作要求

集团对各公司的采购和付款具体要求如下： 6.1采购

采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

6.1采购作业方式包括；

6.1.1定期合同采购：主要用于采购生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料。

6.1.2特约厂商采购：主要用于采购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。

6.1.3一般采购：不适用以上两种方式的采购由采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。

6.2期限

6.2.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部门应召集有关部门按照材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。

6.2.2原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。

6.3询价

6.3.1采购部门收到“请购单”时，即加盖受件章，转采购经办人员办理询价。

6.3.2采购经办人员收到“请购单”，先判断请购材料的名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详

者，注明“填单异常，说明欠祥”等字样后退请购部门修订。

6.3.3对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。

6.3.4询价完成后，采购经办人根据全部报价资料进行议价。6.4议价

6.4.1议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款。

6.4.2议价完成后，由经办人员拟订合作对象，呈请集团主管领导核批。6.5订购

6.5.1由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单”

6.7.2对于未达到公司标准的材料，采购部门应开发新供应厂商。6.7.3新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应商的生产设备，工艺流程、生产能力、产品质量后，填制供应厂商资料卡呈主管领导核准后通知对方。

6.7.4对于交货质量不良或无法按期缴获或停止营业的供应商应予撤消。届时由采购部门说明原因，送生产管理部门复查，并呈主管领导核准后，通知对方。

6.8验收

6.8.1验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门需比较所收商品与订单上的要求是否相符，包括：商品的名称、说明、数量、到货时间等。然后再盘点商品，检查商品有无损害。

6.8.2验收后，验收部门对已经收货的每张订购单编制一式多联、预先连续编号的验收单。

6.8.3验收人员将货品送交仓库或其请购部门时，应取得仓库或请购部门签收的验收单副联

凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字付款，并及时加盖“款已付讫”戳记，以免重复付款。

6.9.3确认与记录负债的控制

6.9.3.1对按合同约定先货（或劳务）后款的业务，采购部门必须审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票是否一致，然后据以填制应付凭单（连续编号）经批准后通知财务确认应付账款入帐。

6.9.3.2财会部门应对采购部门提供的各种原始凭证进行审核，复核单据和凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字确认入帐。

6.9.3.3对货已收，未收到发票，财务应审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明是否齐备、是否相互一致、是否与合同相符，然后暂估入帐。

6.9.3.4对已确认的负债付款的控制：采购部门根据合同约定的付款期限打付款申请单、财务人员确认应付账款和付款期属实、单位负责人和财务负责人联签批准付款、财务付款。

7．对采购部门台账管理要求

采购部门应设置台账，反映供应客户、合同编号、发票登记编号、发票传递记录、未到发票情况、付款和欠款情况，并定期与财务核对。

8.本制度解释权归集团财务管理中心，自颁布之日起执行。

第三篇：采购与付款内部控制制度（定稿）

第一条 第二条 第三条 第四条 湖南赢利达城市建设工程有限公司

采购与付款内部控制制度

为了加强对公司采购与付款的内部控制，对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司内部控制指引》等法律法规，制定本规范。

本制度适用于湖南赢利达城市建设工程有限公司及下属子（分）公司。

采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制，其中请购与审批控制、验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。

公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第五条 建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，以保证对采购与付款业务实施有效控制。

1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务，应当实行职务分离控制的岗位有以下几个方面：

（1）物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出，经授权人员审批，由采购部门负责采购；（2）采购合同的订立与审计；

（3）采购订单的订立与审批职务必须分离；

（4）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务；

（5）物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作；（6）物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作；

（7）审核付款的人员应同付款人员分离；（8）记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。

2、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

第六条

公司的所有采购业务归口采购部进行管理，非采购部门或个人不得采购各类物资，采购部门也不得采购申请门没有需求申请的物资。

第七条

采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案，加强对采购业务的控制，降低公司风险。

第八条

各子公司在编制经营预算的同时应当对公司生产经营活动中主要物资及劳务编制采购预算，加强采购业务的预算管理

采购预算编制的程序：

生产经营活动中主要物资及劳务由使用部门负责提出预算申请；非生产经营活动中耗用的常备物资与劳务以及非常备物资与劳务，由总经办负责提出预算申请。

第九条 各归口管理部门应明确相关人员的职责权限及相应的请购程序。

物品或劳务的归口部门： 物流部：原材料、油漆、化学品、燃料、包装物、外协件、劳保用品、小五金及装卸、运输、配送劳务等 规划部（工业工程部）：固定资产、备品备件 总经办：办公用品

第十条 公司采购的验收控制包括数量验收、质量验收两个方面

数量验收：由接收部门责任人进行数量清点，对物资的规格、型号是否与采购订单相符进行验收，与供应商送货单上确认数量，同时录入U8系统；

质量验收：生产物资采购由质量部进行质量检验，出具验收

合格报告，固定资产由规划部(工业工程部)进行质量验收，出具资产验收报告，电脑及办公设备由信息部门进行验收，出具验收报告；

第十一条 采购入库后，采购部经办人员收集相关凭证交财务部，财务人员检查采购合同、U8系统记录、供应商发票、入库单、验收报告是否齐备且相符，据此按规定办理相关会计手续。财务人员还应检查采购业务是否符合采购实物预算。如果采购业务超过采购预算限额，财务经办人员报请财务总监审批。第十二条 采购物资发生退货与折让情况，由采购部经办人员与供应厂商进行协商，提出退货或折让要求，同时通知财务暂停支付相关款项，协商结束办理相关手续。财务部凭采购部、验收部门共同填写的退货退款通知单记录退货、退款。

第十三条 公司在办理采购付款业务时应当遵守《湖南赢利达城市建设工程有限公司财务管理制度》的相关规定。

第十四条 财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并检查付款业务是否符合采购资金预算。如果付款业务超过采购预算限额，财务经办人员应报财务总监审批。

第十五条 公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

第十六条 应付帐款及应付票据应由专人管理，按照约定的付款日期、折扣条件等要素进行分类管理，对于已经到期的应付款项必须经有关授权人员审批后，方可办理结算与支付。

第十七条 财务部应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第十八条 公司审计部门应当定期或不定期对采购与付款内部控制的执行情况进行检查，以确定相关内控制度是否健全并得到有效执行。

第十九条 采购与付款业务控制审批过程中，授权审批人必须在职权范围内进行，不得越权审批。

第二十条 经办人必须在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人越权审批业务，有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。

第二十一条 公司建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，公司审计部，定期或不定期地进行检查。审计部应制定相关监督检查规范，明确监督检查人员责任和权利以及监督检查工作的内容和频度。

公司审计部应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

采购与付款内部控制监督检查的内容至少应当包括：

(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

(三)应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

(四)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，审计部应及时向总经理汇报，并提出相应的解决措施。

第二十二条 本制度自发布之日起施行。

第四篇：4采购与付款内部控制制度

第三章 采购与付款内部控制制度

第一节 总则

第一条 为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行为，付款是指支付与上述物资有关的款项的行为。

第三条 采购与付款内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第四条 请购依据应当充分适当，请购事项应当明确，所有采购与付款事项应当严格按照本流程执行。

第二节 分工与授权

第六条 公司采购与付款业务相关人员职责：

（一）生产总监，负责以下工作：

1、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同制定公司采购预算。

2、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同审批公司大宗商品的采购工作，包括确定供应商、洽谈采购合同等。

3、对采购部提供的合格供应商名单进行审批，并报总经理审批。

4、组织和管理公司物资采购及保管工作，确保物资采购正常进行。

5、制定并贯彻执行本部门和下辖各岗位职责和规章制度，确保采购物资和原、辅材料的质量符合公司标准。

（二）采购部主管，负责以下工作：

1、按照采购计划，与财务总监共同审批各部门的采购申请单。

2、按各部门的采购申请单，按时、保质、按量采购价格低、品质好的商品。严格执行公司对各种商品库存量的规定，防止商品积压造成不必要的损失。

3、监督和做好物资的验收工作。所有物资必须由使用部门、仓库管理员、采购员、质检部进行验收。不需要质检的物资，质检部可不参与。严格把好品种、数量、质量和价格关，督导及配合仓库管理员做好签收、进仓及保管工作。

4、经常进行市场物资行情调查，搜集市场新资料，及时了解货源供求和价格动向，对供应商的资质、信誉、供货的质量保证能力进行调查和评审，并向生产总监、总经理提供合格供应商名单，所有采购应在经总经理批准的合格供应商中采购，在非合格供应商中采购需事先经公司总经理批准。

5、严格执行财务制度，及时办好结账报销工作，采购物资以及有关费用开支必须取得有效的报销凭证，并在当月报销入账。

（三）仓库管理员，负责以下工作：

1、负责与采购员、质检员、物资使用单位指定的负责人做好入库商品的验收工作，填写验收单。

2、所有库存物资必须做好其收入、发出、盘存记录手续，建立完备的物资薄记，收、发货凭证、单据齐全。

3、随时掌握库存物资动态，对低于最低库存量的物资及时提醒生产部主管等相关部门领导进行申购，并报知生产总监。

4、必须具备一定的商品知识，正确处理物资的储存保管方法，做好物资的防火、防潮、防腐、防鼠、防盗窃，以保证所保管物资的完整、完好及安全。

5、定期进行清仓盘点，按时完成月度仓库盘点表及其他报表。

（四）采购员。按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施招投标或询比价程序，跟踪供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议，合理建议付款安排并及时催收货物和增值税专用发票。

（五）出纳员。办理按照经审批后的付款申请单办理货币资金支付业务；

（六）会计。负责稽核采购申请、付款申请与验收单等是否相符，审批手续是否齐全等。并依据验收单、发票、付款申请单等原始单据填制记账凭证。可根据需要参加物资验收。

（七）财务总监。负责与生产总监审批采购申请单、付款申请单。第七条 公司根据具体情况（一般不超过三年）对采购主管进行岗位轮换。采购人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法。严禁收受商业贿赂行为。

第三节 请购与审批流程控制

第九条 公司采购部门应根据不同物资的具体消耗情况制定主要物资最低库存量，对低于最低库存量的物资应当及时提出采购申请单。无采购申请单的物资，仓库不得验收入库，财务部不得给予报账。

第十条 公司物资采购权由采购部集中行使，未经公司总经理授权，其他部门一律不得自行采购。

第十一条 公司物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。

第十二条 公司建立供应商档案制度，由采购部负责维护。在选择供应商时，应当考虑的主要因素包括：

（一）价格

物美价廉的商品是每个企业都想获得的。各个供应商提供的价格连同各种折扣是最明显的比较，价格的高低是选择供应商的一个重要指标。

（二）质量

质量的选择应根据实际情况而定，公司应用最低的价格买到最适合本企业的质量要求的产品。

（三）服务

选择供应商时，服务也是一个很重要的考虑因素。例如，更换残次品，指导设备使用，修理设备等。类似这样的一些服务在采购某些项目时可能会在选择过程中起到关键作用。

（四）位置

供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急定货与加急服务的回应时间等都有影响。当地购买有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。(五)供应商存货政策

如果供应商的存货政策要求自己随时持有备件存货，拥有安全库存则将有助于突发事件的解决。

生产总监每季度对档案中的供应商进行一次业绩评价，以便确认合格供应商，优胜劣汰。

第十三条 请购与审批流程：

1、制定采购计划。公司采购计划由采购部会同生产部、财务部，根据下月物资的消耗情况并结合相关物资的实际库存制定，报生产总监、财务总监、总经理批准后执行。

2、提出采购申请单。公司凡需要购买物品的均需要填写采购申请单，相关部门负责人签批后交给采购部门进行采购。

3、审批。采购申请单首先由部门领导审核签字，生产总监在采购计划内审核批准，在采购申请单上签字，对大额的非经常性物资采购应当及时向总经理汇报。对超出采购计划的采购申请报财务总监批准，如果超出计划，应当经公司总经理批准。

4、确定供应商。采购部根据需求说明在供应商档案中选择成绩良好的供应商，通知其报价，或登报公告等方式公开征求供应商，采取竞标、邀标等方式确定供应商。

5、核价、签订供货合同。确定可能的供应商后，由采购部主管与其进行价格谈判，金额超过十万元的采购合同生产总监应参与谈判。公司财务部、审计部应定期到市场了解价格，并根据政府公布的市场价格及其它价格信息进行核价，对于公司长期使用的物质财务部应根据实际对市场的调查制订物资采购价格限定表。价格谈妥后，应办理定货签约手续。公司采购合同由生产总监或总经理签署，合同签署程序按照《合同管理办法》执行。

6、合同追踪。合同签订后，为保证供应商的如期、如质、如量交货，采购部主管应依据合约规定及时督促供应商按规定交运，如发现对方有违约现象，及时向生产总监报告，以便控制违约后果。

第四节 采购与验收流程控制

第十四条 公司采购的物资内容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。

（一）原材料、半成品、成品采购的要点

1、遵照采购部的工作方针及工作原则开展工作，以市场为导向，做到价比三 家，货比三家，保质、保量、保供应。

2、严格执行采购计划，根据物资使用部门的使用要求，保证质量和数量，不超计划采购。

（二）低值易耗品采购的要点

严格执行采购计划，质高、价低，及时满足供应。

第十五条 所有物资验收应有采购员、仓库管理员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）进行验收。

第十六条 参加验收的人员应严格把关，不得徇私舞弊、弄虚作假，发现问题及时上报生产总监或审计部。

第十七条 采购与验收流程：

1、发出订单。采购部根据物资管理使用部门提出的采购申请单向已签定合同的供应商发出订单，订单应当明确交货的时间、地点。若合同已约定上述事项的，可不再单独发出订单。

2、验收。物资到达后，应当由采购人员、仓库管理员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）一同对供应商提供的物资进行现场验收。所有参加验收人员应当在验收单上签字。验收单一式三联。一联由采购部自存，一联交财务部，一联交供货单位。如果验收时发现有不符合要求的原料，由物资使用部门负责人填写退货单并注明退货原因，当即退货，并通知采购员补买。

3、登记库管账。仓库管理员对仓库保管的货物登记收、发、存明细账。

4、制单。会计根据现场验收确认的验收单以及供应商提供的发票编制记账凭证。每月底，会计应当将本月已验收入库但发票未到的采购物资暂估入账。供应商提供发票时再红字冲销。

5、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。

6、对账。会计应当每月按原材料大类与采购部门核对本月的出入库金额和月末余额。

第五节 付款流程控制

第十八条 公司按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和本流程的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计准则的规定进行核算和报告。第十九条 按合同约定需要预付购货款的，由采购人员提供合同复印件并填写付款申请单，注明付款事由、合同编号、项目编号及名称、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号等，按批准物资采购的权限经财务总监、总经理批准后，交出纳办理预付货款业务。

第二十条 公司每月末由会计与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

第二十四条 采购付款流程：

1、申请。采购物资结账由采购人员填写付款申请单，经生产总监审核，交财务总监、总经理依次审核、批准。

付款申请单后应当附上采购申请单，验收单、合法发票、合同等原始单据。

2、限额内批准。生产总监、财务总监、总经理根据其职责、权限和相应程序对付款申请单进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，批准人应当拒绝批准。

3、审核。会计应当对批准后的货币资金付款申请单及其附件进行审核，审核货币资金付款申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关合同或证明资料是否真实完整、合法合规，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，由审核人在货币资金付款申请单上签字并交由出纳人员办理支付手续。

4、支付。出纳人员应当根据审核无误并经审核人员签字的付款申请单，办理货币资金支付手续。

5、制单。会计应当根据审核无误的支付申请编制记账凭证。

6、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。

第六节 监督检查

第二十五条 公司审计部、财务部在各自职权范围内对本公司的采购与付款内部控制情况进行检查监督。

第二十六条 对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：

（一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。

（二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。

（三）物资采购合同的订立情况，合同要约是否完整、规范、合法有效。

（四）物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由采购部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经采购部门授权。

（五）付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款申请单支付购货款。

第二十七条 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。

第二十八条 对严重积压物资超过规定的限额，扣发采购申请部门当月奖金，次月仍未控制住的，取消年终奖。

第二十九条 对违反上述有关岗位职责及流程控制相关规定的人员，除有特别规定外，发现一次扣罚奖金50元，并提出警告，累计3次以上者报总经理办公会决定予以处罚。

第五篇：内部控制具体规范--采购与付款

企业内部控制具体规范——采购与付款

第一章 总 则

第一条 为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。第二条本规范所称采购与付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。第三条 企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：

（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；

（二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；

（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；

（四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。第二章 职责分工与授权批准 第四条 企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审核；

（四）采购、验收与相关会计记录；

（五）付款的申请、审批与执行。

第五条 企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。

有资源整合条件的企业或企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

第六条 企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。第七条 企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同，下同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第三章 请购与审批控制

第八条 企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。

请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。

第九条 企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

第十条 企业应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及企业实际需要对请购申请进行审批。第四章 采购与验收控制

第十一条 企业应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。企业应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。同一企业（或企业集团）下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。

第十二条 企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。企业应当成立由企业管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会，明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。

第十三条 企业应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应当由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。

对单价高、数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制度。

第十四条 企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。第五章 付款控制 第十五条 企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《企业内部控制具体规范第xx号——货币资金》的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。第十六条 企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。

第十七条 企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

第十八条 企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第十九条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。第二十条 企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。