备用金管理制度

第一篇：备用金管理制度

备用金管理制度

一、总则

1、制定目的 为了加强财务部备用金管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本办法。

2、适用范围

1)员工因公司经营需要借款：差旅费借支，车间日常费用借支，有关人员备用金借支；2)工伤借款：员工个人因工伤发生的借款;3)特别情况借款

二、支款及报销管理内容

1.支款审批管理

员工借支备用金按“个人申请——部门经理审核——财务经理审核—财务总监审核—总经理审批”流程审批。财务人员认真审核支款人提供的支款单各项内容是否正确和完整，无误后才能办理付款手续，支款人须在凭证上签字。2.报销管理

1)预借的差旅费，支款人应于返回后三日内将取得的正式发票报销。对于支款人报销超支款项，财务人员应及时退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，支款人应退回款项，以结清原支款单所借款项。

2)各部门日常费用应于每月月底前办理完报销手续，过期后不再办理报销手续，并采取上不清下不借的原则；对因特殊原因不能按时结算，须提前向财务经理说明原因，财务经理同意后，方可延期，同时支款人每月月末在财务备用金台账登记薄上签字确认。

3)因公借支的支款人应在1个月内及时报销冲账，对于无故拖延着，财务部发出最后一次催收后还不办理者，所欠款项在支款人下月工资中扣 除，直至还清。

4)工伤支备用金的支款人，应在本人出院后一周内将报销单据整理交至人力资源部张志平，以便及时到保险中心报销处理；未能在工伤保险管理中心报销的费用，在保险所结算完成后的一周内，支款人应及时回公司完成审核等报销流程。

5)所有备用金必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用，对于因特殊原因必须跨年度使用备用金的支款人，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

本制度自下发之日起实施

第二篇：备用金管理制度

备用金管理制度

为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就备用金管理规定如下

1、备用金分类

为保证日常临零支付而单独储备的现金，备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。

1.1定额备用金的指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长，比较固定的特点。

1.2临时备用金在指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。

1.3出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额大、流转快的特点，一般不超过规定限额。2备用街借支、归还手续

2.1定额备用金和临时备用金的借支、归还手续。

2.1.1借支：借款人填写《借款单》——部门负责人签字——财务人员核签备用金余额——财务负责人审核——总经理审批——会计记账——出纳审核付款。

2.1.2会计核算设置科目：“其他应收款——定额备用金——部门/姓名”；“其他应收款——临时备用金——部门/姓名”。

2.2归还：备用金需按时归还或及时报账冲销，当月超标准的借支额度，如不按时交回借支的，财务部门从次月开始从其工资中扣回。属个人特殊原因经总经理批准同意的借支不属于备用金范围，应按约交还或从工资中扣还。2.3出纳备用金的提取手续

出纳填写《资金申请单》——会计主管审核——财务负责人审批——填写基本户银行支票（或网上银行转账提现）——会计根据相关票据记账。3备用金管理 3.1定额备用金的管理

3.1.1根据工作需要、管理需要原则进行办理，额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围一年审定一次。

3.1.2定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。

3.3.3因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的必须办理变更手续，变更方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。3.2临时备用金的管理

3.2.1临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。

3.2.2具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认。

3.2.3临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。

3.2.4部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报账归还手续。3.3出纳备用金的管理

3.3.1出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员

3.3.2出纳领取备用金要求开具基本户银行支票（或网上银行转账提现），不得以收坐支。

3.3.3出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点必须符合公安、公司安全管理原则。

3.3.4保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向财务负责人报告，一边采取相应的安全措施。3.3.5出纳备用金必须日清月结，没有核对账实数据。

3.3.6出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务部负责人负有管理责任。3.4相关约定

3.4.1对未转正员工、经常性违反结算纪律的员工实行控制借支。3.4.2借支不分金额大小，均需报总经理审批。

3.4.3各部门员工变更或离职离职必须及时办理清账手续，人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清账，否则，造成的损失由相关责任单位或部门负责。

3.4.4财务部出纳于每月5号前清理临时性个人备用金借款，并以文字方式告知当事人，财务部负责人协助催收。3.4.5财务部于每月10日前编制《备用金余额表》。4罚则

4.1出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名并追究法律责任。

4.2到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣款100元。

4.3财务部负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；白玉京盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交公司财务部作挂账处理，无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。

4.4临时备用金超过规定时间不归还，逾期按银行同期贷款利率计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经主管领导证明，财务不负责人审核，总经理批准后免于罚息。

4.5若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知人事行政部相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力资源部未做扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。

4.6财务部对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款甚至取消借款资格。

4.4借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人事行政部承担借款损失。

5、本办法有行政部负责解释。

第三篇：备用金管理制度

备用金管理制度

为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。

一、备用金的管理

1．备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。

2．实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。

3．备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。

4．备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。

5．备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。

6．财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。

二、备用金的范围

备用金使用的范围：①因公出差所需的费用。②办公用品等零星的购置。③因公需要的财务费用（年检、审计报告等）④领导安排其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。

三、备用金借款和报销手续

1．工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字,王总批准后，方可到财务办 理借款手续。

2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负责。

3．借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。

4．借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人xxx）账，金额（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

6．对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注明报销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。

7.公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

四、拖欠备用金的处罚措施

1．备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接 2 分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。

2．恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。

借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度

第一章：流程

一、现金借支流程：

1、借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需附经过审核的物品申购单。

1、部门经理审核借款金额的合理性。

1、梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。

1、财务出纳支付现金。

1、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。

1、王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事后王总补签手续。

二、支票借支流程：

1、借支人填写《借款申请单》

1、部门经理审核借款金额的合理性。

1、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。

1、由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签字后领取

第二章：制度

1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。

2、现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符，3、不准个人借用公款。

4、不准公款私存。

5、当借款人需大量使用现金或汇票时，（超过1万含1万元）需提前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。

6、采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理，不得拖延。

7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。

8、借款不按时报销者不予办理新的借款。

9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部有权退回。

10、报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说明。

11、公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。

12、支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。

13、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。

14、未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票（包括：现金支票和转帐支票），使用人对空白支票使用的安全负责。）违反上述管理制度，视情节罚款50-200元。

徐州市佳谷环保科技有限公司

2013年1月1日

第四篇：备用金管理制度

公司备用金管理制度

一、备用金管理制度范围：

适用于公司内部各种涉及业务的备用金管理

二、控制目标：

a确保所有的备用金付款都在预算内，保证资金使用的计划性，提高资金使用效率。b确保所有的备用金都在个人限额内，并及时清账，以正确记录费用，控制坏帐风险。c确保所有的备用金都得到准确和完整的记录。备用金及借款管理规定。

三、备用金: 备用金是为了保证日常临时支付而准备的现金。备用金分定额备用金和临时备用金二种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；

四、定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续:

1、定额备用金只能在项目或指定岗位上使用（如项目经理、公司驾驶员）； a、借支：借款人应填写《借款暂支单》，申请人签名、副总经理和总经理批准、财务经理核准（要与总经理复核无误）、出纳审核手续齐全后再借款。

b、归还：借款人归还现款时可以以报销费用抵充，报销费用有差额，个人以现金补齐再与出纳完成结算。

c、出纳收到借款后，必须在《借款暂支单》上加盖收讫章；归还借款人的《借款暂支单》。

五、定额备用金

1、定额使用备用金的对象、用途和金额限制

2、定额备用金申请程序

a、部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行初审后；交副总经理审核。b、财务经理对职能借支必要性进行复审，并对各个部门借支款进行监督；

c、财务经理对合理性负责审核，根据前期现金使用情况作出分析，按公司备用金管理制度 作出是非判断。超出规定范围，必须报总经理审批。

3、定额备用金管理，报销管理办法

a、定额备用金报销，项目负责人借款，在每周四，将要报销的单据邮寄至公司财务部 b、报销的单据填写及发票的索取必须符合（财务报销制度及规范）c、报销审批下来的费用；由出纳以汇款或现金的方式，支付给借款人。d、保持借款人定额备用金总额不变。

e、项目完成后，要在十天内回到公司对帐和备用金结算。

六、临时备用金

1、临时备用金范围

a、因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；

b、部门临时性活动的借支； c、理赔等事故性质借支； d、押金等性质借支； e、交际费用借支

f、其他经批准的暂支款；

备注：临时备用金在事情办完后，回到公司后，七天内必须到财务办理临时备用金的报销手续。

2、临时备用金支付方式包括： 现金或其它银行汇款结算方式

3、临时备用金申请程序

a、个人提出申请，必须真实详细的注明借支事由、金额，出差时必须注明出差事由、地点（要与差旅申请单的金额一致）；

b、部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行审核后，交副总经理复审。

c、财务经理就金额的合理性进行审核，出纳对审批手续清查审核无误后方可放款。其中对未转正或经常性违反结算纪委的人员应不允许或控制借支。d、超过其岗位规定金额2000元及以上的，必须经过总经理审批。

5、临时备用金管理 及报销：

a、临时备用金申请，必须在（借款暂支单）注明为（临时备用金），临时备用金只能由各个部门负责人申请，要保证专款专用。

b、理赔、押金等性质借支，在办理转帐手续后，十天内要取回对方单位正式发票或收据。c、借支人为该借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认。

d、部门主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续。

e、以现金方式借款的，正常由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用在报销时抵冲。f、临时备用金使用完毕后，必须在每周五之前把要报销事项，交至财务报销。

g、填写报销单据，要有发票,财务要有索取发票的义务（100元以下的费用如果无法开据发票的，视凭证情况做合理的处理）。

h、报销费用时产生的金额可抵扣临时暂支单金额，有差额部分由借款人以现金支付方式补齐结算暂支单的金额。

i、前一次暂支单费用因借款人的原因没有结算清的，不得再次申请临时费用（金额不大于1000元RMB）。

七、本办法未定事项，按惯例或会计一般处理原则办理。

第五篇：备用金管理制度

备用金管理制度

备用金也称零用现金，是指那些供零星开支、零星采购、差旅费或工厂周转使用的现金。定额备用金是指对于实行备用金的个人和部门给予一个固定的额度限制。为加强备用金管理，公司实行定额备用金制度。

（一）定额备用金制度基本内容

1.由财务部根据各部门和个人岗位实际需要核算，经总经理批准，拨出固定数额的现金供其定额周转使用，并规定使用范围。

2.个人备用金由个人负责，部门备用金设立专人负责。

3.部门备用金负责人应督促部门借款人尽快带财务部报销，及时归还借款。4.具有备用金的个人和部门，一般不能再从财务部借款。5.各部门不允许坐支货款及其它款项。

6.岗位变化时，个人备用金必须交回财务部，部门备用金在财务审核下移交新负责人。7.财务部对备用金进行不定期检查。

8.领用备用金的程序为：申请人书面申请，经过部门负责人、财务经理、总经理依次批准后，到财务部出纳领取。

（二）个人备用金定额标准 1.主管销售的总经理5000元。2.预混料业务部经理5000元。3.浓缩料业务部经理5000元。

4.预混料业务部地区经理、业务员2500元，实习大学生1500元，转正后收回。5.浓缩料业务部主任、业务员800元，实习大学生800元，转正后收回。6.技术部下市场的专员800元，转正后收回。

（三）非备用金借款规定

除上述规定的定额备用金可以周转使用外，其它各部门、个人借款应尽快报销或归还，不允许占用公司资金。

费用报销财务制度

（一）报销程序

报销人员按标准填写、粘贴报销单据，由部门主管审核支出的合理性，交指定财务人员复核其数目的准确性，经财务经理审批，最后报总经理（或其授权者）批准，然后由出纳办理。

（二）报销时间 1.出差任务结束后，应尽快报销，最迟不能超过一周，连续出差按最后出差结束日计。2.业务部人员最迟不能超过两周。

3.财务部报销时间一般为每日下午4：30之前。

（三）报销单据填写与粘贴

1.业务部、营运部人员出差应使用《出差费用报销单》，除此之外人员出差应使用《出差旅费报销表》，公司费用及采购物品费用应使用《报销单》，并索要正式发票。

2.填写报销单时，由报销人员用蓝黑钢笔或碳素笔逐项认真填写，并在报销人（雇员、出差人）处签名，杜绝用纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔填写。

3.票据的粘贴方法：以报销单装订线的背面右上角对齐粘贴，顺序应以单据发生日期的先后依次粘贴。

（四）外埠出差餐费补助

1.外埠出差餐费补助的前提是没有公司或外单位招待而由自己承担。2.部门经理级以上人员（包括特例）30元/天。3.主任级人员25元/天。4.其他人员20元/天。

5.司机外出住宿10元/天（400公里以内要经营运部主任批准）。6.小车司机沈阳之外的外地出差补助10元/天。

7.货车司机总行程400公里以远应住宿而没住宿，夜间12点以后回工厂的，补助15元，押运员补助10元。

8.预混料业务部人员标准另行规定。9.浓缩料业务部人员标准另行规定。10.技术专家不受本条第一款限制。

（五）通讯费用标准

1.通讯费用只包括手机费用，住宅话费及传呼费用一律不予报销（特例除外）。2.报销前提是依据工作需要、总裁和总经理批准。

3.费用标准含义是标准以内实报实销，超过标准按标准报销。4.总裁、总经理500元/月。5.总监级人员400元/月。

6.部门经理级人员200元/月（特例400元/月）。7.主任级人员每月200元以下并且要特批。8.司机120元/月，皮卡车司机100元/月。

（六）有下列情况者将不予报销 1.弄虚作假者。

2.报销单审批签字不完全者。3.报销单据不符合规定者。4.票面金额与报销金额不符者。5.票面不整洁及使用涂改液者。6.未按规定填写、粘贴报销单据者。7.超过报销期限者。8.没有正式发票者。

付款、借款财务制度

（一）付款、借款概念

货币资金包括库存现金、银行存款和其它货币资金。公司货币资金流出形式包括借款、付款、报销和备用金借款。借款是指没有正式合法凭据，将来报销或归还而需要现在支付的货币资金流出；付款是指已经获得正式合法凭据，物品已经验收入库或劳务已经接受的货币资金流出。备用金管理制度和报销财务制度另行规定。

（二）付款、借款原则 1.符合公司财务管理制度。2.保证公司资金正常运转。3.符合国家货币资金法律法规。

（三）原料付款、借款程序

1.原料付款程序：已经验收入库的原材料，采购部协调员将发票附在“付款申请”后，经过其部门经理审查付款的合理性，交指定财务人员用微机复核数目的准确性，经财务经理审批，最后报总经理（或其授权者）批准，然后由出纳办理。

2.原料借款程序：先款后货、现款现货和货已入库但无发票的付款，采购部协调员填“借款申请”表，按付款程序审批，作为对供货单位的预付帐款，货入库且来发票后与应付帐款对冲。

3.个人汇票采购借款程序：对于需要使用个人汇票采购原料，采购部经办人填“借款申请”，按付款程序审批，作为经办人的个人借款处理，经办人对此款负责，而且要尽快报帐。（其它借款、付款程序与原料借款、付款程序相同）

（四）借款、付款支付方式

1.现金支付依据国务院《现金管理暂行条例》允许现金使用范围执行，其它一律以银行转帐方式支付。

2.支票支付要填写齐全，不能开空白支票、远期支票和空头支票，一般不能开无收款人名称的支票。

3.乙类转帐支票、汇票和电汇支付管理与支票相同。

4.现金5千元以上，转帐5万元以上提前3天通知财务部，否则财务部将不能按期办理。5.下午四时以后不办理支付业务，以便财务整理当天票据（特殊情况除外）。6.由于对方原因造成支付问题，一周后再支付。（特殊情况除外）。

（五）有下列情况者将不予支付： 1.付款、借款审批签字不完全者。2.所附必要凭证不全者。

3.“付款申请”、“借款申请”与实际情况不符者。4.不符合公司财务制度者。5.不符合国家财务法规者。6.前期借款不清者。

发票管理制度

（一）发票概念

发票是指在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。

（二）发票购领

1.财务部预混料成本会计负责发票购领工作。

2.每月预混料、浓缩料和实验场将其下个月所需发票种类、数量报给财务部，由预混料成本会计凭发票购领簿向税务机关购领发票。

（三）发票开具

1.一般情况收款方应当向付款方开具发票，在收购单位支付个人款项的特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。

2.开具发票时，必须做到按号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，全部联次一次复写，内容完全一致，并在发票联加盖财务专用章或发票专用章。3.不得转借、转让、代开发票，不得拆本使用发票。

4.必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票，不得开具无实际业务的虚假发票。5.对于红字更正、补开价差应将更正的原发票号予以标注。要尽量不开或少开红字发票。6.销售发票一式五联，业务部依据存根联登记销售日报单，发票联交购货单位报销，记帐联交财务部记帐，统计联交保管员付货，随货同行联门卫作为出门证。

（四）发票保管

1.整册发票填开完毕，由开票人对整册发票自检，作废发票必须五联俱全，并加盖作废章或作废标记。开票人将发票封皮上各项内容填写完整，交财务部预混料成本会计保管。2.建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并定期向税务机关报告发票使用情况。3.按税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存五年，保存期满报税收机关查验后销毁。4.应当妥善保管发票，不得丢失。如果发票丢失，应当日书面报告税务机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。

（五）发票联得

1.采购、报销等必须联得合规发票、收据，不符合规定的发票不得作为财务报销凭证。2.优先索取增值税专用发票，其次为正规普通发票和专业发票。

（六）发票处罚

税务机关对以下违反发票管理法规的行为可以处1万元以下罚款： 1.未按照规定购领发票的。2.未按照规定开具发票的。3.未按照规定取得发票的。4.未按照规定保管发票的。5.未按照规定接受税务机关检查的。