政府采购档案管理制度

第一篇：政府采购档案管理制度

政府采购档案管理制度

一、目的

为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。

三、组卷及归档要求

1、以项目工程组卷归档

2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档

3、文件纸张大小为A4。字迹使用不易褪色的笔书写。

4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。

5、封面、封底纸张由办公室统一提供。

6、按国家档案管理规定要求分册装册。

四、政府采购档案具体包括：

（一）政府采购预算执行文件 1．政府采购预算表；

2．政府采购计划申报表和审核表；

3．有关政府采购预算和计划的其他资料。

（二）政府采购前期准备文件 1．委托代理采购协议书；

2．核准采购进口产品的相关审批资料； 3．自行组织采购的申请及批复资料； 4．采购方式变更申请及批复；

5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；

6．采购公告、资格预审公告及其变更事项；

7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表； 8．专家咨询论证会记录；

9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录； 10．供应商资格审查情况报告； 11．评审专家名单及抽取记录； 12．库外专家使用备案审核表。

（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件 1．采购响应文件及有关资料等；

2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

3．采购项目样品送达记录；

4．接受供应商投标或谈判的记录； 5．开标一览表；

6．开标（谈判、询价）过程有关记录；

7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）政府采购评审文件

1．评审专家签到表及现场监督人员签到表； 2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录； 3．供应商的书面澄清记录；

4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;5．经监督人员签字的现场监督审查记录； 6．评审过程中其他需要记载的事项。

（五）政府采购中标（成交）文件 1．采购人对采购结果的确认意见； 2．中标或成交通知书；

3．采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

4．公证书；

5．与中标（成交）相关的其他文件资料。

（六）政府采购合同文件 1．政府采购合同；

2．政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

（七）政府采购验收及结算文件 1．项目验收记录；

2．政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料； 3．发票复印件及附件； 4．其他验收文件资料。

（八）其他文件

1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等； 3．采购过程中的音像资料； 4．其他需要存档的资料。

第二篇：政府采购中心档案管理制度

政府采购中心档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。

第三条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章 政府采购档案的内容

第四条 政府采购档案具体包括：

（一）项目的前期准备材料。

1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；

3.委托代理协议；

4.招标文件论证资料；

5.招标文件确认函；

（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。

1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；

4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告；

6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；

8.答疑会议记录和纪要；

9.现场踏勘记录；

10.缴交投标保证金情况表；

（三）项目的开标文件材料。

1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；

3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；

4.开标时间、地点、过程的有关记录；

5.评审专家形成过程和名单；

6.投标人不足三家的废标材料记录；

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。

（四）项目的投标（报价等）文件材料。

1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；

（五）项目的评审文件材料。

1.项目评标小组（询价小组、谈判小组）组成人员、监督人员及有关工作人员签到表；

2.评审过程记录及打分表；

3.评审报告及附件；

4.项目废标报告及处理意见；

5.评审纪律材料；

6.现场监控录音、录像材料；

（六）项目的中标文件材料。

1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；

2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购中心质疑答复、投诉处理决定等材料）；

（七）项目采购阶段的文件资料。

1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；

2.项目的验收文件材料；

3.资金支付文件及证明；

（八）其他文件材料。

1.项目工作总结；

2.项目效益评估书；

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

第三章 政府采购档案归集

第五条 政府采购合同签订后，一般应在三个月内，由项目责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。

第六条 政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。政府采购档案需要补齐时，由相应责任人整理有关文件材料，说明补齐原因及有关信息。

第四章 政府采购档案的管理

第七条 政府采购中心依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

第八条 档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第九条 政府采购档案按照编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

第十条 政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

第十一条 政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

第五章 政府采购档案的使用和销毁

第十二条 查阅、复印政府采购档案，应经过单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅；需复印的，由档案管理人员按指定页码复印。

第十三条 外借政府采购档案，应经过单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间一般不超过三天。外借档案归还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第十四条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十五条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造 册；

（二）销毁意见报单位负责人审核批准，同时报同级政府采购监管部门和档案行政管理部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，应邀请政府采购管理部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第六章 监督检查

第十六条 政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第十七条 采购中心应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。

二OO八年八月

第三篇：政府档案管理制度

档案管理制度

为加强办公室档案工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为办公室各项工作服务，特制订本制度。

一、档案管理体制和职责范围

1.档案管理体制

(1)办公室的档案管理按分级管理的方法进行，在办公室主任的领导下，由分管副主任、机要档案室、各科室组成档案管理网络。

(2)办公室建立科学的档案管理网络，各科室须明确相对稳定的兼职档案人员。业务上接受档案室的指导。

(3)档案室成员应努力提高学识水平和工作能力。2.职责范围

(1)机要档案室是办公室负责档案管理的专门科室，职责与权限按照办公室档案工作岗位职责执行。

(2)办公室由分管副主任具体负责档案工作，机要档案室必须定期向分管副主任汇报工作。(3)各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作，确保归档文件的完整、准确。

二、归档制度

1.归档范围的保管期限

(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案，均属归档范围。

(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期，定期分长期（三十年）和短期（十年）两种；会计档案保管期限的种类也分为永久和定期，定期有暂存、十五年和二十五年。(3)凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2.归档时间

实行归档制度：办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内，由相关科室负责人审定后，向机要档案室移交。3.归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。(3)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。(4)各科室要把归档文件材料，经整理后向机要档案室移交。

4.归档手续

(1)凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。(2)向机要档案室移交时，必须做好交接手续。

三、档案的利用

1.档案信息工作重点服务于办公室的各项工作。

2.非办公室人员或其他单位查阅档案时，需经领导同意方可查阅。并不得擅自扩大查阅范围。

3.查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

4.阅档人员必须爱护档案，不得损坏污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注；不准剪裁档案。

四、档案保管制度

1、机要档案室实行专人管理，确保档案完整与安全。

2、档案室应该保持整洁、并配备防盗、防火、防高温、防霉、防潮、防虫等设施。

3、档案室严禁吸烟，不存放与档案无关的物品，档案室周围严禁存放易燃易爆物品。

五、档案保密制度

1、档案人员要严格遵守党和国家的保密制度，认真做好档案保密工作。

2、查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

3、查阅机要文件、会议记录等档案，须经本单位领导批准，不得擅自扩大查阅范围。

4、凡案卷内容涉及保密问题的，一律不得外借和泄密。

六、档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定必须有组织、有领导按规定进行，不准由个人随意鉴定、销毁。

2、销毁失去保存价值的档案，必须严格审批手续，未经批准，不得销毁。

3、销毁档案必须定由两人以上负责，并在销毁清册上注明销毁日期和签名。

七、档案人员岗位职责

1、服从主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及主任交办的其他任务。

2、机要档案员负责做好机要文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

3、通讯员要积极配合档案人员的工作，把需要领导批阅的文件及时、准确的送到领导办公室，待领导批阅完毕后及时交由机要档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。

4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。

6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

第四篇：政府采购管理制度

萍乡市皮肤病防治所政府采购管理制度

一、医院招标采购规定 医疗设备招标采购管理规定

依据《中华人民共和国招标法》，卫生部关于《医疗卫生机构医学装备管理办法》（卫规财发〔2011〕24号），萍乡市相关医疗设备招标采购文件，医院医疗设备的招标采购应委托萍乡市招投标中心进行，招标采购应当遵循公开、公平、公正的原则，杜绝暗箱操作，确保程序公正、环节透明；遵循竞争、择优、价廉和诚实信用的原则，质量优先、价格合理，满足医疗卫生机构对仪器设备、医疗器械的功能与质量需求。

一、招标范围：本规定适用医院内部的所有单台申报价值十万元以上医疗设备和器械的招标采购活动，医院专业设备指设备科负责采购的用于临床、科研等的仪器设备。

二、招标步骤：医疗设备的招标投标采购分为十个步骤：

（一）医院临床使用科室向设备科提出申请，申请资料包括采购设备的可行性论证报告和申请报告。

（二）医院医疗设备管理委员会在季度会议上审核商讨，通过要采购的设备。

（三）后勤科工作人员填写医疗机构配置大型医用设备申请书，报萍乡市卫计委审批。

（四）萍乡市卫计委组织萍乡市医疗专家进行论证，审核医疗设备的技术参数。50万元以上的大型医疗设备，萍乡市卫计委还将邀请萍乡市的医疗专家前来论证。

（五）通过专家论证后，如果设备是进口设备，设备科填写《政府采购进口产品申请表》和《政府采购进口产品专家论证意见》，交萍乡市财政局政府采购管理处进行审批和公示。

（六）萍乡市财政局政府采购管理处公示无异议后，设备科递交申请报告给萍乡市政府采购办，进行审批。

（七）萍乡市政府采购办审批后，委托萍乡市招投标中心，采取公开招标的方式进行招标。

（八）医院和中标单位签订购买合同。

（九）医院建立医疗设备验收制度。医疗设备到货、安装、调试使用后，医院对设备进行验收，并填写验收报告，（十）验收完毕后，医院根据合同条款，按医院有关审批程序办理付款手续。

三、以下情况不列入本规定招标采购：

（一）、专业设备特定的附件、易耗品

（二）、专业设备的维修配件

（三）、独家生产的设备

（四）、医院已另订立协议的设备

（五）、设备的维修及其他售后服务

（六）、不符合招标条件的其他设备

四、其他事项

（一）、医院后勤科负责保存招标投标资料。

（二）、中标单位和医院签订合同，已中标的供货商在规定的时间内不签定协议或不执行已签定协议的，医院将中止其中标资格。医院应加强合同的规范管理，保证采购质量，严格防范各类风险，确保资金安全。

（三）、本规定由医院后勤科制定并负责解释。

二、医院物资采购管理制度 医院物资采购管理制度

为了规范采购行为，保证采购质量，控制采购价格，提高采购效率，特制定本制度。

（一）、加强领导

1、成立医院采购委员会，由院长、分管院长、后勤科、财务科及相关部门人员组成。物资采购领导小组是医院物资采购的领导机构，负责对物资采购的程序、采购物资的质量、价格等进行监督。

2、成立物资采购小组，由后勤科科长、采购员、需要采购的部门1名人员组成。物资采购小组是医院物资采购的实施部门。办公室设在后勤科。

（二）、物资管理部门职责

采购涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。

1、主管部门负责固定资产和物资采购的申请审核、固定资产和库存物资的质量(有权确定采购物资的生产厂家，但不能指定供应商)、固定资产的调配和库存物资出库的审批。固定资产、办公用品、卫生被服的主管部门是行政部； 医疗设备的主管部门是后勤科；医疗器械、医用耗材、卫生材料的主管部门是护理部；药品的主管部门是药剂科。

2、财务部门负责固定资产和库存物资采购的申请审核、库存物资的出入库的汇总审核、固定资产和库存物资的总账、固定资产和库存物资的报销审核，库存物资的监督和定期监盘。

3、采购部门负责固定资产和库存物资的采购，固定资产和库存物资验收时的质量保证，审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料的“三证”，各主管部门负责“三证”资料的保管。

4、仓储部门负责库存物资的入库登记，日常库房管理，按照审批的出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家具、设备、办公用品、卫生被服、医疗器械、医用耗材、卫生材料的仓储部门是行政后勤科；药品的仓储部门是药剂科—药库。

（三）、采购原则与方式

1、采购物资本着公平、公正、公开的原则，实行阳光采购；必须坚持秉公办事，维护医院利益的原则，本着处处节约的原则，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。

2、采购科室在接到经过审批的采购计划后应迅速组织相关人员限期将所需物资采购到位，不得拖延，影响工作。

3、采购部门在采购物资时要凭领导审批的购物计划方可外出采购。在采购物资时，要坚持勤跑多问，坚持集体谈价，真正采购价廉物美、质量可靠、经久耐用的物品。

4、一次性采购量较大，市场上质价差异较大且涉及范围较广的物资采购可采取公开招标的形式进行采购。

5、采购人员应认真检查物资质量，力求价格合理、质量合格，如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负一定经济责任。

（四）、采购方法

1、药品耗材类、印刷品等一律实行招标定价，由医院采购委员会组织实施。

2、后勤类物资根据市场行情询价议价方式采购，常用的量大的后勤物资采取招标方式或者询价议价进行采购。由医院后勤科组织实施，按审批权限予以审批。3、20万元以上的设备必须招标采购，由医院采购委员会组织实施。4、2万元以上∽20万元以下的设备可采取招标或询价方式进行采购，由医院后勤科组织实施，由院长办公会审批。5、2万元以下的设备及物资采取询价方式采购，由医院后勤科组织实施，由院长审批。

（五）、采购程序

1、计划和立项

（1）医院常用后勤类、办公类物资由总务库管人员或者使用部门主任、护士长拟定采购计划单，按分级审批权限的规定报批后，交后勤科按计划采购。原则上每月采购二次。（2）药品耗材类由药剂科库房管理员根据各临床科室用药情况（包括品种及数量），结合医院基本用药目录拟定采购计划单报药剂科主任签署意见，报经分管院长、院长分级审批同意后，交由药剂科组织实施。

（3）突发事件的紧急采购或临时急需采购，由使用科室提出，经过分管院长征求院长同意后，及时交后勤科采购。

2、调研、论证、询价。

物资采购计划立项后，采购委员会负责组织后勤科、使用科室、业务科室、审计人员进行市场调研、考察和询价，考察结束要写出书面考察报告，并如实向招标采购委员会汇报考察情况，必要时出示样品，提供讨论决策的依据。

3、招标、议标

医院大宗物资及设备通过调研和论证后，由采购委员会组织后勤科进行招标、议标。招、议标结果应由所有参加招、议标人员签字方可生效。

（六）、验收和入库

1、严格执行出入库验收制度，常用后勤类、办公类物资由后勤科库管人员、业务主管部门负责人依据后勤科下发的通知单共同负责验收。

2、耗材类由库房管理员、护理部、使用科室负责人共同负责验收（包括品名、规格、型号、有效期、生产厂家、批准文号、注册商标、进口批文、检验报告、外观质量、数量、单价、总价等），合格后方可入库。

3、一次性卫生材料每次购置必须进行质量验收，务必检查合格证、消毒日期、出厂日期、有效日期，并有院感科进行抽样检验合格后入库。

4、药品由药库管理员、药剂科主任、药品会计共同验收。注意药品数量、质量、价格、生产厂家、批号、生产日期、有效期等。

5、仪器设备由后勤科、使用科室、财务科依据采购合同要求共同验收，5万元以上设备原则上由分管院长组织验收（进口设备邀请商检局）。

6、所有物资的验收，均应详细记录验收结果并有全体验收人员签名。

（七）、物资的报销

物资采购发票应先由采购人员、证明人、验收人、后勤科负责人签字，报分管院长审核，最后由院长审批报销。缺一手续财务科不得付款。分期付款的按招标采购合同付款比例，依据发票审批手续进行分批付款。

（八）、常规物资采购时限

物资库管人员应在每月的4-5日和20-25日集中报送采购需求计划表，采购部门应在七个工作日内完成采购交仓库验收入库。

（九）、采购监督

医院纪检监察科是医院的监督监视机构，负责对采购计划、价格、物资入库、物资使用的审查和稽核，同时负责市场询价义务。对在采购中出现明显违反采购制度、价格虚高或质量不符合要求的情况，有提出纠正和处罚的权利。

三、医院采购管理办法 医疗设备采购管理办法

为进一步加强我院的医疗设备采购管理，规范采购行为，进一步完善采购制度，按照公开透明、客观公正、公平竞争和诚实信用的原则，根据《中华人民共和国政府采购法》（下称采购法）《中华人民共和国招标、投标法》（下称招标、投标法）、《医疗卫生机构医学装备管理办法》等法律、法规和文件的要求，经院长办公会研究，特制定本办法：

一、采购计划

医院应根据各科室临床医疗需要，结合医院发展规划和预算，本着经济 实用、功能适宜、技术适宜、节能环保的原则制定购置计划，杜绝盲目配置和闲置浪费。

(一)、科室根据学科发展需要，于每年年底前提交下购置计划，填写购置申请表。单价在1万元以上的要提交《购置万元以上仪器设备论证表》（其中因原有设备报废需重新添置或更新换代的除外），经主管院长审核后在规定时间内报后勤科。

(二)、后勤科对各科室设备购置的申请进行汇总，提交医院医疗设备管理委员会，审议论证，根据论证情况及医院本经费预算，编制出设备、器材的购置计划，经院长办公会审批后成为正式的医用设备、器材采购计划。

(三)、未列入采购计划的项目，科室需要临时增购的医用仪器设备，单价在1000元以上1万元以下的，由使用科室向后勤科提出申请，后勤科定期汇总后，报医院领导，经院长办公会审批后执行；对于单价在万元以上的仪器设备，由使用科室填写《万元以上仪器设备论证表》并报送后勤科，后勤科定期汇总后提交医院领导会进行论证，根据论证情况，拟定“临时增购医用仪器设备”审批报告，经院长办公会审批后增列入当年采购计划。需主管部门审批的，应当获得批准后执行。需要考察设备者由医疗设备管理委员指派人员进行项目考察，其考察报告书面上报院长办公会，并由后勤科备案。

（四）、单价在50万元及以上的医疗设备购置，应当进行可行性论证。论证内容包括配置必要性、社会和经济效益、预期使用情况、人员资质等。

（五）、因突发公共卫生事件等应急情况需要紧急采购的，按照应急采购预案执行。需采购进口设备的，按照国家有关规定严格履行进口设备采购审批程序。

二、采购

（一）、单机（件）在3万元以下的购置，必须由后勤科制定招标申请书，原则上应有3个以上供应商参加。应有3人以上人员参加谈判后通过招标签定合同（参加人员：主管后勤科副院长、使用或申请科室主管副院长书记、后勤科科长、使用科室主任）。采购3万元以下的医疗器械必须先到市卫生局医药招标管理办公室备案，经批准后方可自行采购。

（二）、单机（件）在3万元以上的设备，经院长办公会批准购置后由后勤科负责，会同主管院长和使用科室制定设备招标书、技术参数，经设备主管院长和使用科室认可，报院长签字后，报萍乡市医疗设备招标办公室，进入招标程序。凭中标通知书，供货商与医院签定正式合同，并按合同要求进行验收、入库、出库。

三、设备的购进验收及管理

（一）、必须从具有医疗器械生产、经营资格的企业购进医疗器械。

（二）、在与供货商协商供货合同前，应向供货单位索取、审查并保存以 下加有供货单位公章的证照复印件。（1）营业执照；

（2）《医疗器械生产许可证》或《医疗器械经营企业许可证》；

（3）《医疗器械注册证》；（4）合格证明；

（5）企业法定代表的委托授权书原件，委托授权书应明确授权范围；

（6）销售人员身份证明。

（三）、医疗器械到货、安装、调试后，医院主管领导、有关科室人员和供货方依据合同约定及时进行检查验收。验收完成后应当填写验收报告，并由各方签字确认以示负责。验收工作应在合同约定的索赔期限内完成。经验收不合格的，应当及时办理索赔。

（四）、建立真实完整的购进验收记录，以确保每批产品的可追溯性。购进验收记录应当注明医疗器械的产品名称、规格型号、批号或机身编号、生产厂商、供货单位、医疗器械生产许可证号、医疗器械注册证号、有效期、购货日期、产品外观情况、是否有中文印刷包装或中文使用说明书、合格证等。购进记录由后勤科负责建档保存。

（五）、购进医疗器械应有合法票据，医疗设备证件，装箱单、说明书、产品合格证、保修卡等交药剂科建立医疗设备档案，并妥善保存。因进货手续不全，无合格证或无合法依据的来货不得验收。在验收中发现质量可疑，结论为不合格的产品应拒绝入库。

（六）、医疗设备验收合格后，由财务科、后勤科、使用科室各保留一份合同（其中财务科为原始合同），对纳入科室固定资产的设备由财务科提出设备折旧方案，院长签字后，从使用后下一个月扣设备折旧。

（七）、使用科室和设备库房对储备的医疗器械应当定期检查，做好记录。对在用的要建立医疗设备档案，及时养护、校验在用设备，并做好养护、校验记录。

四、设备的维修

后勤科要定期下科室了解设备的工作运行情况（每周一次），并做好记录。发生设备故障，使用科室及时通知后勤科，药械科负责全程跟踪，并据实填写维修登记卡。维修费用在3000元以上的要签定维修协议，维修费用在1万元以上的要上报院长批准。

五、该办法自发文之日起执行。

第五篇：政府采购管理制度

政府采购管理制度

第一章 总则

第一条：为规范单位政府采购行为，建立健全政府采购预算管理、采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度，结合《政府采购法》等法律法规，特制订本制度。

第二条：本制度所称政府采购是指单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

第三条：采购需求与审批、采购实施与监督、采购实施与验收、付款审批与付款执行等不相容岗位相分离。

第二章 分工与授权

第四条：政府采购实行校长签批，单位价值在1万元以上的采购由学校领导班子集体研究决定。

第五条：政府采购由总务处统一管理实施，具体负责审核各部门提交的政府采购预算建议数、采购计划和采购申请；按照国家有关规定确定政府采购形式和方式；组织实施采购业务、订立和履行采购合同；组织实施采购验收；妥善保管采购业务相关资料；处理采购纠纷等。

第六条：财会人员负责审核各部门申报采购计划，确定资金来源；复核采购支付申请手续，办理相关资金支付；根据总务处提供的采购合同和验收证明，依据国家统一的会计制度对采购进行账务处理；定期与总务处核对采购执行和结算情况。

第七条：预算执行监督小组负责监督检查执行政府采购预算执行情况情况，参与采购业务质疑投诉答复的处理。

第三章 实施与执行

第八条：政府采购预算编制与审核。

有需要购置办公设备、提供劳务或工程的部门，提出采购申请，编制采购预算和计划，报分管领导审核后报校长签批，校长签批同意后报总务处统一办理。预算的编制和审核既要满足业务需要，同时也要和资产存量情况相适应，既要避免出现重复购置、浪费资金，又要避免应购未购影响业务工作。

第九条：政府采购计划的上报与审批。

总务处根据签批后的采购计划和申请会同财会人员依法审核采购计划和申请，确定资金来源、采购组织形式和采购方式。对政府集中采购目录以内的或采购限额标准以上的，依据财政部门有关要求填报资金申请和政府采购申请，办理财政部门政府集中采购手续。对政府集中采购目录以外或采购限额标准以下的，以及经政府采购办批准自行采购的，遵循采购内部控制制度，组织和实施采购活动。

审核采购计划和申请的审核包括：采购项目是否符合工作实际，采购成本是否控制在预算指标之内，采购金额是否接近市场公允参数，定价是否接近国家标准。

总务处按照《政府采购法》的规定，合理确定采购形式和方式。总务处对审核和审批后所确定的采购形式、采购方式和资金来源及时向校长汇报。必要时履行签章手续，以示负责。

第十条：实施采购活动。

总务处按照确定的采购方式依法组织实施采购活动。委托采购代理机构办理采购事宜的，总务处与采购代理机构签订代理协议，依法确定委托代理的实行，约定双方的权利和义务。

采取单一来源方式采购的，总务处在供应商保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

采取询价方式采购的，根据采购需求，总务处至少选择三家以上符合相应资格条件的供应商进行询价，要求供应商一次报出不得更改的价格。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定供应商。

采取竞争性谈判采购的，总务处首先制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，其次确定不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判，谈判的任何一方不得泄露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他有关信息。最后，总务处根据供供应商最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

采取公开招标和邀请招标的，应当按照《招标投标法》有关规定执行。不得将应当以公开招标范围采购的货物或者服务化整为零或者以其他方法是规避公开招标。

第十一条：组织验收。总务处应当加强对政府采购项目的验收管理，指定专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明（验收书）。验收证明应当加盖单位公章，并由验收人及验收负责人签字确认。

第十二条：款项支付。财会人员根据总务处提交的验收证明等资料，按照资金支出程序办理款项支付业务。

第十三条：质疑投诉答复。供应商对政府采购活动事项由疑问的，总务处应在监督室配合下，在收到供应商的书面质疑后7个工作日内以书面形式作出答复，答复内容不得涉及商业秘密。

第十四条：档案保管。总务处应当妥善保管采购过程中形成的各 种文件，定期通报政府采购业务信息。并将于支出业务相关的合同等资料及时提交财会，作为账务处理依据。

采购文件包括采购活动记录、采购申请、采购预算、中投标文件、评标标准、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复等资料。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

第四节 监督与检查

第十五条：总务处、审批人有下列行为之一的，依据《政府采购法》给予警告，可以并处罚款。

1、应当集中采购项目而自行采购的；

2、规避公开招标采购的；

3、擅自提高政府采购标准的；

4、委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购业务的产，防止保管和使用不当导致资产丢失、毁坏等损失发生。发现资产损失的，保管人员应及时报告总务处，总务处按规定的审核审批权限进行处理。人员工作发生变动时，必须进行资产清理和移交。