公文的基本知识大全

第一篇：公文的基本知识大全

、公文的基本知识

（一）公文的含义

公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文；所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公关公文，军事公文，等等。

就法院来说，法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、各种笔录等，又包括有正式版头的行政公文和党组织公文，还包括其他一些公务文书如总结、汇报、发言、经验交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。可以说，范围非常广泛。我们今天讲的主要是狭义的公文，即有正式版头的行政公文和党组织公文。

公文、文件、文书，这是三个既密切联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，就是说，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，还可以叫做文书，但是，这样的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求、公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同。所谓文件，它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料。稍加对比我们便不难发现，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说，文件只是公文当中的一部分，而公文则又只是文书当中的一部分，文书除了公文之外，还包括私人文书。

狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已经听了关于调研和宣传文章写作方面的交流发言和讲座，应该有了很深的印象。实践中，有的同志写得好调研文章或者宣传文章，但不一定写得好公文；同理，熟悉公文写作的同志，也不一定擅长写宣传类文章，因为他们是几种截然不同的文体。从公文的特点中，我们可以找到原因。

（二）公文的特点

1、明确的公务性。

2、鲜明的政治性。

3、极高的权威性。

4、作者的法定性。

5、较强的时效性。

6、体式的特定性。

7、文风的朴实性。

8、严格的程序性。

（三）公文的作用

1、领导和指导作用。

2、规范和约束作用。

3、宣传和教育作用。

4、联系和知照作用。

5、依据和凭证作用。

以上是公文的现实效用，还具有历史效用，可以存史。

（四）公文的分类

1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、普通事务文书）和专用公文。

2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。

3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。

4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

5、按公文办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。

6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。

8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。

（五）公文的文种及其适用范围

中共中央办公厅发布、自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国务院办公厅发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。其中，决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用。就法院系统来讲，1996年最高人民法院发布了一个《人民法院公文处理办法》，但2001年1月1日起新的《国家行政机关公文处理办法》施行后，最高法院没有及时修订法院系统的“公文处理办法”，只是要求按照国务院的新“办法”执行；后来，最高法院出台了一个“修改稿”，但至今未正式下发实施，而最高法院的文件在一些细节上，并没有完全按照国务院的新“办法”执行，造成在一些细节规范上不知何去何从；同时，党的机关公文仍按照老“条例”执行，使用16开纸等，法院对党的机关的文件又要改用党内公文格式，造成多轨并行，很不统一，很不方便。但总体来说，法院公文主要是按照新的《国家行政机关公文处理办法》执行的，所使用的文种同行政机关公文文种。

1、命令（令）

命令（令）属下行文。《国家行政机关公文处理办法》指出：它“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。命令（令）的制发主体有着严格的限定，《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，只有全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政府和各级人大，才有权力发布命令（令）。党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令（令），但需以行政公文的形式出现。就法院来说，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。

2、决定 决定是党政机关共有的一个公文文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

3、公告 公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它一般以国家各级领导机关的名义发布，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。但事实上，公告的使用范围非常广泛，已经扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。

4、通告 通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处，这就是都面向全社会，都是知照性的。但是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现为制发的主体有受限与不受限的不同——公告是有资格限制的，而通告则是任何机关、团体和单位都可以采用的；另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异——公告涉及的是重要事项或者法定事项，而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知 通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知与通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告则无；通知有专指的约束力，通告则仅有泛指的约束力；通知与机关的经常性工作密切相关，通告则与社会事务联系密切，如此而已。

6、通报 通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性，通知与通报则主要是面向机关，具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有一定的重合，但也有各自专享的“领地”，不能做人为的取舍。

7、议案 议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色，因而是公文中的重要成员。就法院来说，议案适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项，主要是法官职务任免。

8、报告 报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种，而且适用范围也基本相同。

9、请示 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文，两者的区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。

10、批复 批复“适用于答复下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文，上级机关即须以批复做出相应的答复。

11、意见 意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，可以有效补救行政机关其他法定文种在适用范围和使用效果上的不足，故最新修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。它属于通行文，适用范围非常广泛。

12、函 函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要不同。

13、会议纪要 会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

党的机关专用的公文文种有：

14、决议 决议被列为党的机关14个法定公文文种的首位，可知它在党的机关公文中居于突出重要的地位。《中国共产党机关公文处理条例》指出：决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。这里有两点需要注意：第一，从形式上说，决议必须是经会议讨论通过的，就是说，只有拿到党的会议上，提交与会者认真讨论，并得到表决通过的，这样的决议才是合法有效的。第二，从内容上说，决议必须是重要决策事项，就是说，一般的事项、非决策性事项不能采用决议这一公文文种。

15、指示 指示属下行文，“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”。就是说，指示主要适用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事无巨细样样说到，只是提出一些原则和要求，工作具体如何开展，还须由下级机关根据各自的实际情况自主决定，所以，指示的文末往往有“望结合实际情况，认真贯彻执行”之类的结束语。

16、公报 公报“用于公开发布重要决定或者重大事件”。相对于通报而言，公报的公开程度更高，而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。

17、条例 条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”，属规范性公文。就是说，一方面，条例的制发有严格的资格限定，下级党组织不可以制发条例，只有党的中央组织才可以制发条例；另一方面，条例是关于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的具体化，是条文性法规，具有极大的权威性和约束力。

18、规定 规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。规定与条例一样，也属规范性公文。两者的不同之处在于，一方面，就制发的主体而言，规定并无条例那样的严格限定，各级党组织都可以制发规定；另一方面，就适用范围而言，规定往往与特定的时期、特定的条件和背景，以及特定的问题相联系，正因为如此，其时效性更强，而稳定性相对略差。其实，规定不仅用于党的机关，在行政机关和其他机关应用也很广泛，主要用来制定规章制度，但因为它不是行政公文文种，所以必须用通知的形式印发，而不能单独成文印发。

（六）公文的行文规则

公文的行文规则，是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。

1、行文原则。有2条值得注意：（1）“少而精”的原则。《中国共产党机关公文处理条例》第11条明确规定：“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。”《国家行政机关公文处理办法》也有同样规定。在具体联络协调工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。

（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。《国家行政机关公文处理办法》第22条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送„请示‟、„意见‟和„报告‟”。《中国共产党机关公文处理条例》也有相同规定。直接向领导同志个人报送公文，有损领导机关的权威，违背公文流转办理程序，从报送者角度看可以提高效率，但对领导机关而言，则损害了效率。就法院而言，领导同志批示、交办的案件比较多，对于交办案件，领导同志明确批示“望复”、“回告结果”等意思的，可以公文形式对领导同志个人报送，除此之外，一般不要向领导同志个人报送公文。

2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

3、行文方式。根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。

4、具体要求。（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。……不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”《国家行政机关公文处理办法》有相同规定。允许越级行文的情形：发生了严重紧急情况；直接上级机关的上级机关越级交办某些事项，同时指令越级上报的；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的问题，但是直接上级机关长期不予解决，以致对工作或即将对工作产生严重的负面影响的；等等。

（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。根据规定，党委和政府可以向各自的上一级或下一级党委和政府行文；党委、政府办公厅（室）在得到党委、政府授权后，可以向下一级党委、政府正式行文；党委、政府的其他下设部门，一般不得向下一级党委和政府正式行文；其行文对象，包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门，以及同级党委、政府的下设部门。不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公文，不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。法院公文的行文对象要求是一样的。

（3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。简单地说，谁是主管，那么主送就是谁。公文的主送机关，一般只能是一个。《国家行政机关公文处理办法》第21条规定：“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第20条规定：向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第23条规定：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。《中国共产党机关公文处理条例》规定相同。值得注意的是，有的同志对一些重要公文忽视抄送，导致法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地方有关机关了解和掌握，一定程度上影响了工作的效果。要准确确定抄送机关，需要全面把握公文内容和与之有工作联系的有关机关，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（5）需要联合行文时，作者应是同级机关。《国家行政机关公文处理办法》第16条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，应当明确主办部门，应当严格控制联合行文单位数量。

（6）关于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与有关机关协商一致，如未能达成一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一般只写一个主送机关；请示不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。

二、公文的格式规范

公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，使公文的写作规范化、标准化，不仅增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理，提高工作效率。《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公文的格式做了规定，而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局发布、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》，更是前所未有的，最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。为规范公文的制作和处理，2005年开展“规范司法行为，促进司法公正”专项整改活动期间，中院参照《国家行政机关公文处理办法》和最高法院有关规定，于9月7日制定了《宜昌市中级人民法院公文处理办法》，编入《规章制度》一书，就公文的制作、处理进行了规范，作了比较详细的规定。下面分别就公文的发布形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。

（一）公文的发布形式和适用范围

就法院系统来说，以中院为例，主要有：

1、《宜昌市中级人民法院文件（宜市中法发）》，主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署，发布重要的决定、通知等。

2、《宜昌市中级人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。

3、《宜昌市中级人民法院办公室文件（宜市中法办）》，是中院文件的补充形式，主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院发布某些事项，发布办公室职权范围内的事项。

4、《传真电报（宜市中法明传、密传）》，用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。

5、以中院各部门名义制发的公文，一般使用中院信笺版头。

（二）公文的书面格式

公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

2、秘密等级和保密期限

秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，并且标识密级的两字之间须空1个字；如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“★”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

3、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识

发文机关标识，《中国共产党机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。“命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令（令）”的发文字号标注在“命令（令）”的发文机关标识下边缘空2行居中位置；“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

6、签发人

发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。

7、红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm）。

——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。

1、标题

公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级

第二篇：公文写作基本知识

公文写作基本知识

1．什么是公文？

公文指在经营管理过程中形成的具有行为规范作用和规范体式的公文文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、发布规定和措施，请示或答复问题，报告或布置工作，以及商洽业务、交流经验的重要工具。

2．公文从行文关系上分为那三类？其分别包括的常用公文种类有那几种？

下行文：命令、决定、决议、规定、办法、通知、通报、批复、意见； 上行文：报告、请示；平行文：函。

3．公文特点是什么？

①公文具有鲜明的政治性； ②公文由法定作者制成和发布； ③公文具有法定的权威性和现行效用； ④公文具有特定体例和处理程序。

4.公文写作的步骤：

明确主题；收集材料；拟写提纲；正式起草；加工修改。

5．公文处理办法对公文主送单位名称的规范使用有何规定？请说出大唐国际发电股份有限公司的规范简称。

公文主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。大唐国际发电股份有限公司的规范化简称是大唐国际，在资本市场的简称是大唐发电。

6．公文标题一般包括哪几部分？

包括发文单位、事由和公文种类。有些文种的标题中可以省略发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7．什么是请示？

请示是用于向上级领导单位请求指示或批准事项，以便尽快解决困难和问题，推动机关工作的一种上行公文文种。

8．请示的分类

请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

9．请示应遵循的原则

请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。顶格直接标写上级单位名称，不多头主送；除领导者要求外，一般不送领导者个人。

10.请示的正文包括那些层次? 开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。主体：提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。

结尾：恰当使用结语。如:“妥否，请批复。”、“以上请示如无不当，请批准。”

11.请示包括那些应用范围? 请示是在特定条件下使用的文种，遇到以下情况需要请示上级机关：（1）对上级机关的法规、政策及其决定、指示等有不理解之处，或它们不适应本单位情况需要变通处理的时，需要请求上级机关予以解释、批示与认可。

（2）请示审批或批转本机关制定的重要规章、重大决策以及工作中出现的新情况、新问题等。

（3）请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。

（4）请求协调与解决本机关无法解决的困难或问题。（5）根据规定必须履行审批手续的事项。总之，凡是下级机关在职责范围内无权解决、无力解决、不知如何解决的问题，均需要提请上级机关给予裁决、指示或批准。任何超越权限或擅自处理不该由本机关处理的问题，都是错误的行为。

12.请示的正文有何要求? 正文是请示的主体，为了提高行文效果，撰写请示的正文时，一般分为以下三个部分：

一是说明请示原因撰写请示都要从陈述原因开始，主要说明行文的理由、依据或目的，必要时可以说明请示问题产生的背景。有时根据具体情况，要阐明解决问题的必要性、紧迫性。同时，要讲请示事项已经具备的条件和办理的可行性。

二是提出请示事项。这是请示的主体部分。主要说明遇到了什么问题，要请示哪些事项，本机关准备怎样处理。重点在于对解决有关问题提出解决问题的初步方案，供上级机关定夺。若有可供选择的多个方案或建议，则需提出本机关的倾向性意见。提倡积极帮助上级机关出谋划策的态度与做法，坚决反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。

三是结尾用语。请示要用简短的语言，明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请示和谦和的语气，使用期请的语言，避免使用咄咄逼人的语气和强硬的、不新生的基本“最后通牒”式的语言。

13．什么是报告？

报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问的一种上行公文文种。

14．请示和报告二者的区别

（1）行文时间不同：请示在事前行文，严禁“先斩后奏”；报告在事后或事中行文，不能“只斩不奏”。

（2）行文目的不同：请示旨在请求上级机关给予指示或批准，是期复性公文；报告旨在下情上达，提出意见和建议，是呈报性公文。

（3）处理结果不同：上级单位收到下级请示，要给予批复；上级单位收到下级报告，不必答复。

（4）内容要求不同：拟写请示时必须遵循一文一事制度；拟写报告时不必强求一文一事。

15．报告共分几类？

按照内容划分：综合报告；专题报告；例行报告。

按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；会议报告；建议性报告；检讨性报告。

16.报告的基本结构形式有何要求? 1标题

标题一般采用发文机关名称+事由+文种的形式。

2、主送机关

3、正文

报告的正文，通常这样安排： 一是说明报告的缘由。

二是报告的主要内容。讲报告涉及的主要工作进展情况，要突出重点，抓住核心问题，有成绩、有经验、有不足，有改进意见。

三是结语。一般使用“特此报告，请审阅”，“特此报告”等。

4、发文机关名称

5、成文时间

17.工作报告正文的写作方法

工作报告的正文，通常分为三大部分。

一是开头部分。主要采用概述式写法，即概要叙述报告所涉及的工作的基本梗概，包括行文依据、报告针对的时间、地点、主要任务、总体效果评价等。

二是报告主体部分。重要报告工作进展情况和主要成绩，工作中采取的主要措施以及主要的经验体会；指出存在的不足之处或薄弱环节，说明解决办法，提出下一步各种的安排意见或表明进一步做好工作的愿望。主体部分仍然采用概述的写法，只是要区分重点与一般，有详有略。三是结尾部分。通常使用的结语是“特此报告，请审阅”，“如有不当，请指正”等。

18．什么是通知？

通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

19．通知分几类？

指示性通知；知照性通知；事务性通知；批转、转发通知；任免性通知

20．通知有什么特点？

内容单纯，行文灵活简便；

表述具体，可操作性强；

时效性强，需要及时周知或执行。

21．会议通知一般包括哪几部分？

一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。

22．什么是会议纪要？

会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。

23．会议纪要主要类型有哪几种？

1.决议性纪要； 2.协议性纪要；

24．会议纪要的格式构成版头:（1）专门设计的纪要版头,适用定期召开的会议

（2）按照下行文格式设计的版头,适用专题会议纪要

主体:包括会议概况和主要精神（1）标题+正文 适用专题会议纪要

（2）有正文,无标题 适用定期召开的会议

文尾: 包括主题词、发送范围、印制单位、印发日期等。

25.会议纪要的主体写作要求有那些? 会议纪要的主体分为会议概况和会议主要精神两个部分。

（1）会议概况。即会议纪要的开头部分。可以采用分条列项式和概述式两种形式。分条列项式即依次将会议时间、地点、参加人、列席人、会议议程、主持人等会议要素顺序列出，使人一目了然。概述式则将上述内容用一段文字简要概括叙述，以使人们对会议情况有一个基本了解。

（2）会议主要精神。这是纪要的核心部分，既是对会议基本精神和议定事项的系统整理和集中反映，也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据。对会议基本精神的介绍，实际上是在转述会议取得的共识，多数用“与会代表一致认为……”“代表们指出……”等，也可以采用第三人称的方法，如“会议指出……”“会议决定……”“会议希望……”等，必须忠实于会议实际，尊重会议的精神实质，不能将执笔者个人见解掺杂进去，不可随意增减，更不能借题发挥，这是撰写纪要的基本原则。同时，还应注意，纪要又是对会议基本精神的提炼和概括，它既要反映会议讨论情况，特别是领导人重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。

一般来说，会议纪要不必安排结尾部分。因为，结尾所要强调的问题，无非是号召……、要求……，这些大都在精神中得到了反映。

26.撰写会议纪要的注意事项是什么?（1）写作之前做好必要的准备工作。要了解会议的宗旨和指导思想，熟悉会议议程，预计会议可能出现的情况，作到胸中有数，以便较好地把握会议的精神，搞好会议记录，为编写会议纪要奠定基础。

（2）忠实于会议内容，掌握会议要点。在决议性纪要和协议性会议纪要中，要准确真实地反映会议的精神实质，关键是要抓住与会者达成的共识和议定事项，要围绕会议宗旨和讲座情况进行整理概括，不要把个别人的意见当作共识来反映。在研讨性会议纪要中，则要求既要写清一致意见，也要写清重要的不同意见，这也是忠实于会议内容的表现。

（3）要掌握综合提炼会议结论的常规要领。在概括会议主要精神或结论性意见时，人们总结出来的“四要”值得借鉴：一要抓住主持人人发表的意见，特别是他（她）的总结性发言；三要区分讨论过程中的意见和表态性的结论性意见；四要把握多数人意见，尤其对重大总是意见不完全统一时，要按照少数服从多数的原则，以多数人的意见为结论性意见。

（4）注意表达的逻辑性和条理性。可以用第三人称的方法，如“会议认为”、“会议决定”等区分纪要的不同层次，可以用列小标题的方法，区分不同的问题。以增强逻辑性和条理性。

27.简述函的含义和特点。

函（习惯称公函）是不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项的一种公文。

函有以下几个特点：

第一，适用范围广泛。无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文，不受级别限制，都可以使用函行文。

第二，内容单纯具体。函的内容遵循一文一事的原则，不能一文多事。要涉及具体的人，具体的事，具体的时间，具体的事项等。

第三，格式灵活简便。机关对外发函，在格式上的要求比较灵活，行文的限制较少。

第四，文字表达简练。函的篇幅都比较简短简明。

28.函的种类有哪些?（1）请示函：旨在向专门职能部门请示批准，例如《XX市林业局关于请示将红叶斋商店列为旅游定点商店的函》。

（2）批准函：用于批准有关机关的请求事项，例如《国务院关于同意沈阳海关升格为正厅（局）级直属海关的复函》。

（3）商洽函：旨在与对方机关商洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题，例如《XX大学人事处关于商洽张XX同志调动工作事宜的函》。

（4）询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。

（5）答复函：即答复对方询问和商洽之事，例如《XX市人事局关于同意与XX房管局联合举办房管系统干部培训班的复函》。

（6）告知函：即向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。

29、函的正文的写法? 不同内容和用途的函，其正文写法不同。

主动发函（请示函、商洽函、询问函、告知函）的正文，一般首先说明发函的原因，理由、根据；询问什么问题，告知哪些情况等，要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持；请示函，则主要说明请示的理由和请示批准事项等。商洽和请示事项，应当说明本单位的意见。发函理由要充分明确，合乎事理。函的结尾要写明要求答复，并使用诚奶谦和的语言和商量、征询的语气。如“请即函复”、“特此函告”、“请大力研复（函复）为盼”、“请大力协助并尽快函复”等。

复函（包括答复函和批准函）的正文，首先要针对来函表示收悉，然后，针对来函请求、商洽、询问的有关事项，明确答复或表态。如果撰写批准函，由重在表态同意某某事，还可以在此基础上，阐述有关意见，提醒对方注意有关事项。最后使用结语：“特此函告”、“特此函复”、“此复”等惯用语结尾。

30．拟定公文应注意的事项？

（1）引用公文应先引标题，后引发文字号并加括号，日期要具体写年月日；

（2）公文用词用字必须准确、规范。使用简称时一般先用全称注明简称后，再用简称。公文中的数字，除成文日期和部分层次序数词，以及词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字；

（3）公文必须使用国家法定计量单位；

（4）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。（5）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（6）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（9）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

31.公文中结构层次序数是如何规定的? 第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

32.公文复印件作为正式公文使用时有何要求? 应该在公文复印件上加盖复印机关的证明章。

第三篇：公文的基本知识

公文的基本知识

（一）公文的含义

公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文；所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公关公文，军事公文，等等。

就法院来说，法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、各种笔录等，又包括有正式版头的行政公文和党组织公文，还包括其他一些公务文书如总结、汇报、发言、经验交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。可以说，范围非常广泛。我们今天讲的主要是狭义的公文，即有正式版头的行政公文和党组织公文。

公文、文件、文书，这是三个既密切联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，就是说，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，还可以叫做文书，但是，这样的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求、公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同。所谓文件，它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料。稍加对比我们便不难发现，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说，文件只是公文当中的一部分，而公文则又只是文书当中的一部分，文书除了公文之外，还包括私人文书。

狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已经听了关于调研和宣传文章写作方面的交流发言和讲座，应该有了很深的印象。实践中，有的同志写得好调研文章或者宣传文章，但不一定写得好公文；同理，熟悉公文写作的同志，也不一定擅长写宣传类文章，因为他们是几种截然不同的文体。从公文的特点中，我们可以找到原因。

（二）公文的特点

1、明确的公务性。

2、鲜明的政治性。

3、极高的权威性。

4、作者的法定性。

5、较强的时效性。

6、体式的特定性。

7、文风的朴实性。

8、严格的程序性。

（三）公文的作用

1、领导和指导作用。

2、规范和约束作用。

3、宣传和教育作用。

4、联系和知照作用。

5、依据和凭证作用。

以上是公文的现实效用，还具有历史效用，可以存史。

（四）公文的分类

1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、普通事务文书）和专用公文。

2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。

3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。

4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

5、按公文办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。

6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。

8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。

（五）公文的文种及其适用范围

中共中央办公厅发布、自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国务院办公厅发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。其中，决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用。就法院系统来讲，1996年最高人民法院发布了一个《人民法院公文处理办法》，但2001年1月1日起新的《国家行政机关公文处理办法》施行后，最高法院没有及时修订法院系统的“公文处理办法”，只是要求按照国务院的新“办法”执行；后来，最高法院出台了一个“修改稿”，但至今未正式下发实施，而最高法院的文件在一些细节上，并没有完全按照国务院的新“办法”执行，造成在一些细节规范上不知何去何从；同时，党的机关公文仍按照老“条例”执行，使用16开纸等，法院对党的机关的文件又要改用党内公文格式，造成多轨并行，很不统一，很不方便。但总体来说，法院公文主要是按照新的《国家行政机关公文处理办法》执行的，所使用的文种同行政机关公文文种。

1、命令（令）

命令（令）属下行文。《国家行政机关公文处理办法》指出：它“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。命令（令）的制发主体有着严格的限定，《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，只有全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政府和各级人大，才有权力发布命令（令）。党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令（令），但需以行政公文的形式出现。就法院来说，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。

2、决定

决定是党政机关共有的一个公文文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

3、公告

公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它一般以国家各级领导机关的名义发布，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。但事实上，公告的使用范围非常广泛，已经扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处，这就是都面向全社会，都是知照性的。但是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现为制发的主体有受限与不受限的不同——公告是有资格限制的，而通告则是任何机关、团体和单位都可以采用的；另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异——公告涉及的是重要事项或者法定事项，而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知

通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知与通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告则无；通知有专指的约束力，通告则仅有泛指的约束力；通知与机关的经常性工作密切相关，通告则与社会事务联系密切，如此而已。

6、通报

通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性，通知与通报则主要是面向机关，具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有一定的重合，但也有各自专享的“领地”，不能做人为的取舍。

7、议案

议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色，因而是公文中的重要成员。就法院来说，议案适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项，主要是法官职务任免。

8、报告

报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种，而且适用范围也基本相同。

9、请示

请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文，两者的区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。

10、批复

批复“适用于答复下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文，上级机关即须以批复做出相应的答复。

11、意见

意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，可以有效补救行政机关其他法定文种在适用范围和使用效果上的不足，故最新修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。它属于通行文，适用范围非常广泛。

12、函

函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要不同。

13、会议纪要

会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

党的机关专用的公文文种有：

14、决议

决议被列为党的机关14个法定公文文种的首位，可知它在党的机关公文中居于突出重要的地位。《中国共产党机关公文处理条例》指出：决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。这里有两点需要注意：第一，从形式上说，决议必须是经会议讨论通过的，就是说，只有拿到党的会议上，提交与会者认真讨论，并得到表决通过的，这样的决议才是合法有效的。第二，从内容上说，决议必须是重要决策事项，就是说，一般的事项、非决策性事项不能采用决议这一公文文种。

15、指示

指示属下行文，“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”。就是说，指示主要适用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事无巨细样样说到，只是提出一些原则和要求，工作具体如何开展，还须由下级机关根据各自的实际情况自主决定，所以，指示的文末往往有“望结合实际情况，认真贯彻执行”之类的结束语。

16、公报

公报“用于公开发布重要决定或者重大事件”。相对于通报而言，公报的公开程度更高，而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。

17、条例

条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”，属规范性公文。就是说，一方面，条例的制发有严格的资格限定，下级党组织不可以制发条例，只有党的中央组织才可以制发条例；另一方面，条例是关于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的具体化，是条文性法规，具有极大的权威性和约束力。

18、规定

规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。规定与条例一样，也属规范性公文。两者的不同之处在于，一方面，就制发的主体而言，规定并无条例那样的严格限定，各级党组织都可以制发规定；另一方面，就适用范围而言，规定往往与特定的时期、特定的条件和背景，以及特定的问题相联系，正因为如此，其时效性更强，而稳定性相对略差。其实，规定不仅用于党的机关，在行政机关和其他机关应用也很广泛，主要用来制定规章制度，但因为它不是行政公文文种，所以必须用通知的形式印发，而不能单独成文印发。

（六）公文的行文规则

公文的行文规则，是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。

1、行文原则。有2条值得注意：（1）“少而精”的原则。《中国共产党机关公文处理条例》第11条明确规定：“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。”《国家行政机关公文处理办法》也有同样规定。在具体联络协调工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。

（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。《国家行政机关公文处理办法》第22条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送„请示‟、„意见‟和„报告‟”。《中国共产党机关公文处理条例》也有相同规定。直接向领导同志个人报送公文，有损领导机关的权威，违背公文流转办理程序，从报送者角度看可以提高效率，但对领导机关而言，则损害了效率。就法院而言，领导同志批示、交办的案件比较多，对于交办案件，领导同志明确批示“望复”、“回告结果”等意思的，可以公文形式对领导同志个人报送，除此之外，一般不要向领导同志个人报送公文。

2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

3、行文方式。根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。

4、具体要求。

（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。……不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”《国家行政机关公文处理办法》有相同规定。允许越级行文的情形：发生了严重紧急情况；直接上级机关的上级机关越级交办某些事项，同时指令越级上报的；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的问题，但是直接上级机关长期不予解决，以致对工作或即将对工作产生严重的负面影响的；等等。

（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。根据规定，党委和政府可以向各自的上一级或下一级党委和政府行文；党委、政府办公厅（室）在得到党委、政府授权后，可以向下一级党委、政府正式行文；党委、政府的其他下设部门，一般不得向下一级党委和政府正式行文；其行文对象，包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门，以及同级党委、政府的下设部门。不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公文，不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。法院公文的行文对象要求是一样的。

（3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。简单地说，谁是主管，那么主送就是谁。公文的主送机关，一般只能是一个。《国家行政机关公文处理办法》第21条规定：“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第20条规定：向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第23条规定：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。《中国共产党机关公文处理条例》规定相同。值得注意的是，有的同志对一些重要公文忽视抄送，导致法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地方有关机关了解和掌握，一定程度上影响了工作的效果。要准确确定抄送机关，需要全面把握公文内容和与之有工作联系的有关机关，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（5）需要联合行文时，作者应是同级机关。《国家行政机关公文处理办法》第16条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，应当明确主办部门，应当严格控制联合行文单位数量。

（6）关于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与有关机关协商一致，如未能达成一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一般只写一个主送机关；请示不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。

二、公文的格式规范

公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，使公文的写作规范化、标准化，不仅增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理，提高工作效率。《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公文的格式做了规定，而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局发布、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》，更是前所未有的，最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。为规范公文的制作和处理，2005年开展“规范司法行为，促进司法公正”专项整改活动期间，中院参照《国家行政机关公文处理办法》和最高法院有关规定，于9月7日制定了《宜昌市中级人民法院公文处理办法》，编入《规章制度》一书，就公文的制作、处理进行了规范，作了比较详细的规定。下面分别就公文的发布形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。

（一）公文的发布形式和适用范围

就法院系统来说，以中院为例，主要有：

1、《宜昌市中级人民法院文件（宜市中法发）》，主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署，发布重要的决定、通知等。

2、《宜昌市中级人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。

3、《宜昌市中级人民法院办公室文件（宜市中法办）》，是中院文件的补充形式，主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院发布某些事项，发布办公室职权范围内的事项。

4、《传真电报（宜市中法明传、密传）》，用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。

5、以中院各部门名义制发的公文，一般使用中院信笺版头。

（二）公文的书面格式

公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

2、秘密等级和保密期限

秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，并且标识密级的两字之间须空1个字；如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“★”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

3、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识

发文机关标识，《中国共产党机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。“命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令（令）”的发文字号标注在“命令（令）”的发文机关标识下边缘空2行居中位置；“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

6、签发人

发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。

7、红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm）。

——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。

8、正文。正文包括以下七部分内容。

（1）公文标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨。例如“公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定”。如果公文版头已注有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由。公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。

（2）主送机关。即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。

（3）是正文。是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后。

（4）附件。即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送。

（5）发文机关。即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方。如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务。联合行文时，应将主发机关排列在前。

（6）发文日期。用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称。

（7）印章。即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上。

9、文尾。文尾包括如下三个部分。

（1）主题词。用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。

（2）抄送抄报机关。即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关。上行文为抄报，平行文或下行文为抄送。

（3）制发机构和制发时间。即公文的印制单位和时间，书写于同一行。单位居左，顶格；时间居右，顶格。

10、标记。标记包括四个部分的内容。

（1）秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。

（2）紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。

（3）阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于发文日期之后，主题词之前。

（4）印刷份数。指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。另外，公文纸一般采用16开型（260mm×185mm）于公文左侧装订。按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用纸大小可视实际需求而定。公文书写应自上而下、自左至右

第四篇：公文写作基本知识

公文写作基本知识简介

一、公文

（一）公文的定义。

关于公文的定义，现行党和国家的公文法规中都有明确具体的表述。2000年8月24日，《国家行政机关公文处理办法》第二条明确规定：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。1996年5月3日，中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》的第二条明确界定：党的机关公文，是党的机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。这两者均为狭义的定义，仅适用于我国现行党政机关。据此类推，广义的公文定义扩展表述为：“公文，是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。”

（二）公文的类别。

可按所起作用、行文关系、制发机关、来源及发出使用范围、内容的重要程度、送达和办理时间要求等六个方面划分，常用的分类有两种。

1、根据所起作用不同，可分为：

（1）法规性公文。如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。

（2）计划性公文。如计划、规划、要点、方案、预案、设想、纲要、安排、打算等。

（3）指导性公文。如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意见等。

（4）陈述性公文。如工作总结、工作情况报告、调查报告等。

（5）请示答复性公文。如请示、批复、复函等。（6）沟通情况性公文。如通报、简报等。（7）宣传教育性公文。如讲话稿、通告等。（8）商洽性公文。如函等。

2、根据不同的行文关系，可分为：（1）上行公文。如请示、报告、意见等。

（2）下行公文。如指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。

（3）平行公文。如函等。

（三）公文的特性。

1、作用的策令性。策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治的作用。

2、特有的严密程式性。严密程式体现了政治集团的权限和从属关系。程式性指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。公文构成的三要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标记的信符，是其他所有文体都不具备的。

3、撰拟的专任性。包括两种形式，一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文；二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。

4、严格的时间性与特有的时效性。时间性，决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率，这也是当前机关行政效能建设的一项重要内容。时效性，所有文件均以“成文日期”作为生效时间，也即是公文公章“骑年盖月”的那个时间，非版记印制时间。

5、实实在在的真实性。为什么要概括成这样一句正确的废话？实在又真实？原因在于公文的真实性，要符合本单位的实际，不是“天马行空”，也不是“无法无边”，是事实真实与方针政策真实的有机统一。

6、作者与阅者的特定性。

此外，值得一提的是，从1988年以来，国家先后两次发布与公文处理法规相配套的公文格式标准。一是由国家技术监督局1988年9月5日发布的《国家机关公文格式》（GB/T9704—1988），该标准适合于各级党政机关制发的公文。二是由国务院办公厅提出、由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），该标准在1988年的基础上作了很大修订，而且靠拢了国际标准，显得更加科学、严谨、完备，也正是今天印发的会议资料之一。

二、公文的文种

根据规定，党的机关使用的主要文种为14个，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；国家行政机关使用的主要文种为13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告与议案。综述之，名称相同与不同的均有9个，叠加后共18个法定文种。着重讲述常见五个文种的写法。

（一）通知。

1、文种释义。从运用实际来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，①通知适用于发布有关法规和规章，②批转下级机关的公文，③转发上级机关和不相隶属机关的公文，④传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，⑤任免人员。由此可看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能特性。

2、基本结构与写法。

通知按其作用分为三类，发布性通知、指示性通知、批转、转发性通知。

（1）发布性通知。

发布性通知一般用于发布有关法规和规章，市级以下基本不用，在此即不作深究。

（2）指示性通知。

指示性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。

标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成，如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》等。

正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“提要”，又要一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总—分—总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。

二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“提要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“提要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。在写法上，一般采用“提要”标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。

由于是指示性通知，因而在文中应适当使用“不得”、“要”、“不要”、“必须”等模态词语，以使表意明确，语气坚定有力，令人不容臵疑。这对于确保通知内容的贯彻执行，是极为必要的。

结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。它既与开头的“提要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起到总括收束的作用，以进一步提高人们的认识。

（3）批转、转发性通知。

批转、转发性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。

标题。此类通知的标题，通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转（转发）文件的标题，例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》。

正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度；二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性；最后是提出贯彻执行的希望和要求。这层内容要视具体情况而定。它可以是一句话，也可以是若干条段。

结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。

3、写作要求。

（1）要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质及功用决定了在写作时必须十分关注其标题的拟制，要使读者一看标题便知通知什么，或要求做什么事情，为此，就需要写明有关表示通知类型的词语，如在文种之前冠以“紧急”、“特急”、“补充”、“联合”等等。

（2）对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。

（3）不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。

（4）在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了避免重叠烦琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《××县人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府关于×月×日发来省人民政府关于××（事由）的通知（×政发[2006]6号），现转发你们……”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。

（二）报告。

1、文种释义。

报告，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用不同，报告一般分为七种：

一是工作报告，即用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训；

二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，其突出的特点是使用面广、反映迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用则侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性；

三是呈请性报告，即呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦叫“建议性报告”；

四是检讨（检查）报告，是因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料；它是下级组织写给上级组织的；

五是例行报告。即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会**等），上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告；

六是回复性报告。即为答复上级机关的询问事宜而写的报告；

七是送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一同送文的报告。

2、基本结构与写法。

报告的内容结构一般由标题、主送机关、正文和结尾四部分组成。

标题。报告的标题有两种形式：一是完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成；二是由事由与文种构成。

主送机关。报告的主送机关即直接上级机关。但《国家行政机关公文处理办法》规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。如果是上级机关负责人直接交办的事项，就可以机关名义制发报告（请示或意见）主送机关处标写上级机关负责人的姓名。

正文。一般应载明三项内容：

一是报告原由。原由类似导言，一般要概述制发报告的目的、原因、背景等。工作报告一般概述过去的工作业绩；情况报告一般概叙实践情况、事故总的情况；答复报告概叙作出答复的原由，即接受或收到关于某方面的询问（公文或口头交办），并做了什么调查，有什么结果等工作，并以“现就某问题报告如下”之类的句式过渡到下文。报送报告一般没有此部分。

二是报告事项。这部分是报告的核心。工作报告要叙说工作的各个方面是如何开展的，包括进程、措施、成绩、经验、教训、存在问题、今后打算等；情况报告则要详叙事情的起因、过程和结果；事故报告和检讨报告在情况报告的基础上，往往还要写对事故责任人所做的处理；答复报告要完整地叙述或说明所要回答的内容；报送报告一般用固定性的句式“现将……报上，请审阅”。三是未尽事宜。这部分内容应根据事项而定。工作报告、情况报告、检讨性报告一般在客观叙述了事项之后，再简述主观方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之类；答复、报送类报告一般没有这部分。

结尾。包括结束语、发文机关印章和成文日期等三项要素。结束语可写可不写，如果写，一般用“特此报告”之类的固定性语句。

3、写作要求。

（1）汇报的内容必须真实可靠。

（2）反映报告的情况要有信息价值。在报告内容方面，应着重反映那些政策性强、影响面大、带有动向性的情况和问题。

（3）对情况要有分析、有看法。无论是综合报告还是专题报告，都应避免罗列情况，冗长琐碎，写成“流水帐”。应该把情况、问题归纳起来，进行认真的、实事求是的分析，使之条理化，并具体地提出解决问题的意见和措施。切忌矛盾上交，只摆情况，不作分析；或只提问题，向上级要办法。

（4）报告中不要夹带请示事项。报告与请示是公文中的两种文体，各有各的内容和写作要求，不能混为一谈。报告这种问题不需要上级批复，如果夹带请示事项，势必贻误工作。

（三）请示。

1、文种释义。

请示，是下级机关向上级机关提出要求，请求上级机关给予指示或批准的公文。下级机关一般需要请示的问题有：①对有关方针、政策、指示、决定中不了解的问题；②工作中发生重大问题和原无规定、难以处理的问题；③由于本单位、本地区的特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题；④不属于本单位权限范围内，须经上级批准后方可决定的问题等。

2、基本结构与写法。

请示的内容结构一般由标题、正文和落款三部分组成，其写法如下： 标题。请示的标题由发文机关、事由、文种三个要素组成。例如《四川省泸州质量技术监督局关于修建办公大楼的请示》。

正文。请示的正文一般由请示理由（问题）和请示事项两部分构成。

请示问题的理由。这部分应写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么，必须在请示的正文中先作具体陈述。只有让上级了解到请示的问题轻重如何、属于什么性质，是否非解决不可，才能为上级机关提供指示或是否批准的依据。撰写这部分内容一定要做到问题明确，理由充分。

请示批准的事项。请示的问题明确，理由充分，要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。

向上级机关提出请示，既要从请示机关的实际问题和需要出发，又要考虑上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求，或不考虑上级机关是否能够解决，都不利于实现请示的目的。因此，在写请示批准的事项时，要抱着客观实际的态度，向上级机关提出合理可行的请求。

结尾写上“以上意见当否，请批示”、“当否，请批示”之类的结束语。

3、写作要求。

（1）要一文一事。任何机关都有一定的职权范围，在请示行文中如果不是一文一事，就有可能出现某些事项属于职权范围之类，而有些事项却超出职权范围的情况，以致使领导机关难于批复，影响请示目的的顺利实现。

（2）不要多头请示。多头请示容易因责任不清、互相扯皮而延误工作。因此，请示行文只能主送一个机关。

（3）一般不要越级请示。在特殊情况下必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（4）不要与报告混淆使用。请示与报告同属上行文，但两者之间却有严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文（举例）；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是“批复”而不是“批示”。

（5）不要与上行的意见混淆使用。“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，他们都是要求上级机关对自己所提的事项或问题，或给予批准、或给予指示、或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着同一性，但他们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也即是我们通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难等，要求上级给予指示或支持，也即是我们通常所说的“软件”。

（6）注意请示内容要完整。请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容；请示处理问题的，本单位应先明确表态。

（7）联合行文时要搞好会签。会签时，应将主办机关排在首位。强调一句：联合行文时，作者应是“同级机关”，即：同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

（四）批复。

1、文种释义。

批复，是上级机关对下级机关请示事项作出答复的公文。批复要对请示事项明确表示同意或不同意、批准或不批准的态度。批复是具有指示性质的公文，下级部门要解决请求的问题必须以批复内容为依据。

2、基本结构与写法。

一般对简单请示事项的批复，文字内容都比较简短，针对重大问题或复杂问题的批复，文字就比较长。无论长短，批复的结构内容一般都由标题、正文、落款三个部分组成。

标题。由发文机关名称、发文事由、文种三个要素组成。拟写标题的事由部分有两种常见的情况：一种是写出下级机关请示文件的标题来体现事由，如《关于对市计量测试所关于购买交换机计时计费检定仪等设备请示的批复》；另一种是针对下级机关请示的事项，直接写出批复的事由，如《关于同意市计量测试所购买电导仪的批复》。

正文。批复的正文由批复的根据和批复的意见两部分内容构成。

一是批复的根据。引述下级单位的来文标题和发文字号，“你局《关于开通县政务服务中心代码数据接口的请示》（发文字号）已收悉¨¨¨”

二是批复的意见。紧接批复根据写出批复意见，对请示或报告的事项作出明确、具体的答复。如《××市物价局关于对××市电子原件厂〈关于提高电子原件出厂价格的请示〉的批复》，正文写出批复的根据后，针对请示中陈述的困难和申请批准的事项，写出批复意见：“由于电子产品的原材料及辅料价格的提高，生产成本上升较大。为保证电子产品正常生产，满足市场的需要，同意将你厂电子产品出厂价格提高5%，从文到之日起执行。”这篇批复的文字不多，但结构完整，内容简明扼要，针对性强。

如批复的意见较长，就需要单独写成一个部分，并以条款的形式来分别表述有关的意见。在正文的结尾处，常用“此复”、“特此批复”等习惯用语。

落款。在正文右下方位臵写上发文机关名称及发文日期。

3、写作要求。

（1）慎重对待，及时答复。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。

（2）针对请示进行答复。上下行文要互相对应。

（3）要明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，摸棱两可，以免下级机关无所适从。批复的主送机关非常明确，只有请示机关一个，如果所请示问题带有普遍性，或需告知其他机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位；二是将批复抄送有关单位；三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。

（4）不能指示、复函混用。同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别是明显的。首先是内容不同，指示是对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发出批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复则是针对下级机关请示而发的，属于被动行文。

（五）函。

1、文种释义。

函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。函可分公函、便函两种。便函用机关信笺缮写或打印，可加标题，不必编号，落款署上机关名称，签上日期，盖上公章即可。这种形式的便函不属于正式文件，一般也不归入档案。公函是正式文件，应按正规形式的公文处理。一般情况下，函是用于不相隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文，不具备指导作用，也无批准效力；但上级机关对下级机关询问重要问题的复函，就有指示作用或批准作用。

2、基本结构与写法。（略）

3、写作要求。

（1）要正确区分公函与便函。“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式。因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正式公文。

（2）掌握分寸，用语平和。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”这一文种的性质所决定的。

（3）要准确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”的代字，在此并未作“代替”理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。

（4）一函一事。

（5）语言要得体、有分寸。写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌。不能使用指示、命令式的语言，要用平等磋商的语调，应在语言上恰如其分地体现出行文机关的“地位”和姿态，这样才能充分发挥函的作用。

三、常见公文的几点注意事项

（一）公文标题。

标题是公文的“眼睛”，拟好标题是写好公文的必然要求。这里对一些常见的错误加以分析，归纳起来的标题十二忌，供大家参考。

1、文种要正确。

一忌不可错用。公文文种的种类和适用范围是法定的，不可错用。主要存在以下几种病例：

报告、请示不分：如《××市人民政府关于解决水利建设资金的报告》，解决水利建设资金需要“请示”，标题应改为《××市人民政府关于解决水利建设资金的请示》；再如《××县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示》，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”。

批复、复函不分：两个不相隶属的单位，只能用复函。如《××省人民政府关于××市总体规划的复函》，是省政府对市政府请示的答复，应把“复函”改为“批复”。

公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告”，“公告”是属于向国内外宣布重要事项和法定事项，如在小区门前常见的《××市供电局关于××区域暂时停电的公告》、《××市关于严禁在市区养犬的公告》等，都要把“公告”改为“通告”。

除此之外，还有通报与决定不分、批复与决定不分、通报与通知不分等错用情况。

二忌不可并用。“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时出现，比较常见的有“关于××的请示报告”、“关于××的请示函”等。如《××县民政局关于成立消防科的请示报告》(应将“报告”删去)，《××县人民政府关于同意建立××集贸市场给县工商局的批复函》(应将“函”删去)。

三忌不可自造。拟写公文标题时，一定要准确地从本单位所在系统的法定文种中选定，不能自造文种。如《××关于开展××活动的汇报》，“汇报”不属于公文文种，应改为“报告”。再如《××单位关于增设××科室的申请》，“申请”也不属于公文文种，应改为“请示”。

四忌不可省略。公文标题中表示公文文种的名词，无论在什么情况下都不能省略。如《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示》，这不是“请示”而是批转性通知，应改为《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示的通知》。

2、事由要准确。五忌不可随意省略。“事由”即公文的主要内容。某些公告，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但事由在多数情况下是不可以省略的。如《××省人民政府关于……的决定》，不能省略为《××省人民政府决定》；《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》，不能省略为《××省科学技术委员会的函》。

六忌不可繁复冗赘。繁复冗赘的公文标题往往含混不清，让人难解其意。避免此病误的关键是善于概括和精练词语。如《国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知》，对联合发文的几个部门和批转公文的主要内容都进行了概括，拟制得简洁、规范。

另外，对层层转发，即转发层次较多的公文，尽量不要出现《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直转法”处理，将标题简化为《××县人民政府关于转发国务院……的通知》。

七忌不可简而不明。简而不明的公文标题，往往似是而非，改正时须根据公文内容恰当地提炼出事由。如《××航运管理所航行通告》，根据文件内容，可改为《××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》；再如《××县人民政府关于国庆节的通知》，事由“国庆节”太简单，可改为《××县人民政府关于国庆节放假的通知》。

八忌不可错用词语。此处主要指批转性通知和转发性通知中“批转”与“转发”的错用。如区县局报来关于实施民生计量的意见，市局如同意在全市质监系统执行，则应“批转”文种；而对省局或国家总局下发的文件，我们就会用“转发”。在拟制这类标题时，一定要根据行文关系来确定用“批转”还是“转发”。“批转”是先批示再转发，因此只有上级机关才有权批转下级机关的来文。

还有一种情况是在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。如《××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告》，“上报”与“报告”重复，应把“上报”删去。再如《××市人民政府关于请求解决水利建设资金的请示》，“请求”和“请示”重复，应把“请求”删去。

3、形式要规范。

九忌不可出现语病。各种语病在公文标题中都有可能出现，比如搭配不当，语序不当，成分残缺，成分多余，句式杂糅等，应运用语法、修辞、逻辑知识加以改正。如：《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》，这个标题动宾搭配失当，文种使用不当：“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品生产”而不能是“若干措施”；若文件内容有“决定采取以下措施”等语，应将“通知”改为“决定”。

《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》，这个标题有多项错误：一是动宾搭配不当，“加强”的宾语应是“保卫工作”而不能是‘若干问题”；二是“若干问题”不能限定“试行意见”；三是“意见”属于导向性和参考性文书，不具有强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

十忌不可随意省略或错用介词“关于”。介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意省略，而且位臵必须正确。如（举例）《××局优先提高办公室生活待遇的通知》，缺少“关于”，应在“××局”后加上“关于”；《关于××市财政局向××市物价局联系临时住房问题的函》，“关于”位臵不当，应将“关于”移至“财政局”后。“关于”滥用主要表现在层层转发的公文标题中，如《××关于转发××关于××的通知》，前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者，省略“关于”不会产生歧义。但在两个“关于”相距较远且不大拗口的情况下，则以不省略为好。

十一忌不可滥用或错用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名符号外，一般不用标点符号。”公文标题中赘加或错用标点符号的问题一直比较严重。其主要表现，一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号，如《××省人民政府关于学习宣传“中华人民共和国森林法”的通知》，应把引号改为书名号；二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号，如《××县人民政府批转县经委〈关于加快经济适用房建设的意见〉的通知》，其中“意见”不属于法规，应去掉书名符号；三是不必使用其他标点符号而随意使用，如《××县劳动局关于推荐订购企业二、三级人员定额定员方法讲座录像片的函》，其中的顿号不能使用；四是标点符号标错位臵，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府关于转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。

十二忌不可不讲究文字排列。标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词拆开。许多公文标题在文字排列上很不讲究，主要病误是未能尽量保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称。有的将一个合成词拆开排成两行，有的行与行字数相差悬殊，有的因排列不当造成错误语意等等。

（二）汉字的使用规范。

1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如，一律，二倍体，四书五经，五四运动，十一届三中全会，十届全国人大三次会议。

2、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，期间不能用顿号“、”隔开，如，三五天，两三人，十之八九不能写成三、五天，两、三人，十之八、九。

3、含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组的数字要求使用汉字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“??”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号。是否使用引号，视事件的知名度而言。如五四运动，“一二??九”运动，“九一三”事件。

4、概数、约数数字的书写。概率(或模糊)数字在文件中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头。如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”；80％以上或接近80％，不能写成“接近80％以上”等。

5、文章标题序号标写问题。根据国务院的统一规定，文件标题序号标写采用汉字和阿拉伯数字混合使用的编排方式，其标准格式是，第一层为“

一、”，第层二“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。

6、关于语序的问题。句子中使用的定语、状语等中心词修饰不当，容易产生语义混乱。如“今天，我们学了两个国务院文件”，这里用“两个”修饰国务院显然是不对的，国务院只有一个，修饰的应该是文件，应改为“今天，我们学习了国务院的两个文件。”常见的还有“原国务院总理朱容基参加了座谈会。”此处，“原”修饰的应该是“总理”，国务院没有原来和现在之分，应改为“国务院原总理朱容基参加了座谈会”。

同时，还有主体变化，侧重点相应转移。

（三）引用规范。

常见的引用病误，主要有以下几种：

1、引用不规范。例如，有一份通知的开头是：“根据市委（2004）6号文件的要求……”根据《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第三项的规定，引用公文“应当先引标题，后引发文字号”。公文中如涉及对有关法律、法规的引用，必须注意写其全称或规范性简称，不能随意裁剪。例如，我们经常碰见的行政执法中会用到法律、法规，如行政起诉方面的，此时不能用口语里的“根据《行诉法》第某条，”而应改为《中华人民共和国行政诉讼法》或我国《行政诉讼法》。

2、引用不准确。不能因为文件标题较长，在引用时就滥行省略，以免影响其准确性。

3、引用不得体。主要有两方面的表现。其一是所因内容与上下文之间的衔接不够紧凑，给人以不协调感。例如有一篇题为《在改革中探索发展县办工业的新路子》的调查报告，其中有这样一段文字：“我市十个县办工业是在原来手工业社的基础上，在大跃进和大办农业时期，围绕为农业服务这个中心，用土法上马、因陋就简的方法发展起来的。毛泽东同志指出：没有什么困难可以阻碍人的前进，只要奋斗，加以坚持，困难就赶跑了……”此例所引毛泽东同志的指示，目的在于说明该市十个县办工业克服困难、艰苦创业的斗争精神，但与上下文意不连贯，引用是多余的，应将其删掉。

其二是引用有损公文的庄严风格。例如《中共××市纪律检查委员会关于严肃处理××贪污问题的通报》中有一段文字：“作为党员领导干部，本应以身作则，克己奉公，用人民给的权力，忠实地为人民创业造福。而××相反，他无视党纪国法，采用多种手段，与人合伙贪污人民币×万元，真可谓电线杆上绑鸡毛—掸（胆）子不小。”此引用歇后语与通报文体的性质要求不协调，有损于该文体的庄重性和严肃性，应将其删掉。

4、引用无序。公文中涉及对有关公文或经典著作的版次、卷次、页数、法律、法规条款项目等的引用，一定要注意顺序。譬如刚才讲的引用有关公文或文件的注意事项。又如对版次、卷次、页数的引用，如引用《邓小平文选》的某段话，应标注为（《邓小平文选》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39页）。再如，对法律条款的引用，应是“条、款、项”的顺序。

第五篇：公文写作基本知识

公文写作基本知识

公文文种

根据规定，党的机关使用的主要文种为14个，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；

国家行政机关使用的主要文种为13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通知、议案。

名称相同与不同的均有9个，叠加后共18个法定文种

（一）通知

通知属于下行文，是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定：

（1）通知适用于发布有关法规和规章

（2）批转下级机关的公文

（3）转发上级机关和不相隶属机关的公文

（4）传达要求下级机关办理和需求有关单位周知或者执行的事项

（5）任免人员

写作要求：

（1）拟定好标题

（2）符合实际，切实可行

（3）交代清楚

（4）文字简练准确

（5）语气恳切庄重

转发通知：在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复发出的问题，如《××县委转发××州委转发××自治区党委关于××（事由）的通知的通知的通知》。可写作《××县委转发××自治区关于××（事由）的通知》。

（二）报告

报告属于上行文，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或要求的公文。

报告的写法：内容真是可靠、要有信息价值、有分析有看法、不夹带请示事项。

（三）请示

标题请示属于上行文，正文基本结构是下级机关结尾