人事档案注意事项

第一篇：人事档案注意事项

人事档案

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系？

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。

2、毕业生应如何对待自己的档案？目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心；甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着；还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失

3、哪些机构能保管人事档案？

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

4、哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管？

不想回本地而想将户口落在石家庄市的毕业生，准备考研的毕业生，还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。

5、毕业生在签订就业协议时应注意的事项。

除本市企业外，在与外省市企业签就业协议时，毕业生应注意以下事宜：签协议前，应对企业全面了解，包括工作环境、工资待遇、工作时间、劳动强度等，同时结合自己实际情况和愿望进行综合考虑，待明确后再签就业协议。考虑周全为上策（按规定改派是有时间限制的），同时这里也提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到本市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在石家庄某人才交流机构，然后去上述城市工作，这样可减少不必要的麻烦，甚至造成损失。

6、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务？

（一）负责人事档案关系接受、调出相关手续；

（二）办理毕业生的转正定级

（三）档案工资的晋级

（四）职称晋升申报

（五）办理落户手续；

（六）出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等； 七）代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。高校毕业生走上社会要注意的问题

一、有关就业协议书

《就业协议书》是为了明确毕业生、用人单位、学校三方在毕业生就业工作中的权利和义务，经协商签定的协议。在相当长的一段时间里，《就业协议书》在就业计划中是非常严肃的，学生就业按就业协议办理。随着市场经济的飞速发展，就业观点的日益变化，大量新的问题涌现出来，如签了就业协议书，但人不去报到，或是签了就业书，等到毕业时，该单位没有了，还有的学生签了就业协议书，但一报到就发现单位不是他想象的，提出解约，不同意解约就一走了之,等等。就业协议书的约束力在减弱，但国家教育部仍在使用，所以，在实际过程中要注意正确使用好《就业协议书》。

学校是凭《就业协议书》来派遣的。学校依据《就业协议书》的内容开出《毕业生就业报到证》和《户口迁移证》，同时转移学生档案。一般学校会要求学生在规定的日期（如每年6月底）上交《就业协议书》，学校再以《就业协议书》为依据进行派遣，如果超过这一时限，学校会把学生的关系和档案一并派回原籍。

不想回原籍的学生都必须十分清楚自己是否符合要去的地方的落户条件。如杭州，本科以上学历、大专学历紧缺专业或具备其它特殊条件的毕业生可进杭落户。有那么一部分学生，虽已在杭找好工作，但不符合进杭落户条件，结果户口落不下来，变成口袋户口。

如果你不符合进这个城市的落户条件，又想进这个城市工作，可以先将关系返回原籍，在原籍落户，在原籍人才中心存放人事档案，然后出来工作，等条件成熟以后再办理人才引进，这样，你就不会遇到一些不必要遇到的麻烦，如出国政审，考研证明，结婚证明等没地方去办理。

二、报到证 报到证有什么用：

1、到接收单位报到的凭证；

2、证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；

3、干部身份证明；

4、凭报到证以及其它有关材料办理户口手续。

现在看，前三点都不重要，第四点才重要，所以报到证不要丢失。

三、户口迁移证

来到学校读书，户口从原籍迁到学校，但在学校是临时性的，毕业后都应该迁出。户口迁移证，是学生毕业时其户口从学校所在地派出所迁出的证明，不能丢失，不管到哪里，你要在规定时间内把户口落下来，不要把《户口迁移证》一直放在口袋里。

四、档案

真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制，一定要重视自己的档案。

根据经验，最好将档案转递给各级人才交流机构，因为他们是管理档案的专门机构。档案存放在人才交流中心，即安全又方便。在这里，提醒大家在档案转递时要注意几点：

1、在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案，个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。

2、要询问清楚用人单位的性质，如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，要通过人才交流中心来接收学生，学生的档案要放到人才中心去。

3、档案的转递是有规定程序的，在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去了。因为在现阶段，主管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等，比较乱。而且档案转进转出比较麻烦，最好一步到位。

五、劳动合同

一般来说，毕业生在办理报到手续后，就可与用人单位签定劳动合同。劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务的书面合同，也是维护劳动者和用人单位合法权益的法律保障。

现在使用的劳动合同一般是由劳动部门统一印制的格式合同，里面的必备条款有：①劳动合同期限；②工作内容；③劳动保护和劳动条件；④劳动报酬；⑤劳动纪律；⑥劳动合同终止条件；⑦违反劳动合同的责任；⑧双方还可以协商约定劳动合同补充条款。其中违反劳动合同的责任条款比较重要，因为《劳动法》规定双方可以协商约定责任的认定、赔偿的范围、计算方法和承担方式，用人单位提供的合同补充条件款中常有这方面的约定，对这些，你心中要有数。有些单位，包括一些事业单位（如医院、学校等）为了保证毕业生在该单位长期工作，约定了很多提前解约的赔偿条款，你务必认真对待。毕业生提前辞职的赔偿责任不应当过高，一般不应当超过毕业生的年工资。刚参加工作的毕业生一般签短期合同（一年）为好，待转正定级后再签中期或长期合同，这时，用人单位和你之间都已经相互了解。但是现在劳动力供需矛盾突出，就业压力很大，很多单位在招收新员工时声称：单位不与员工签订劳动合同，如果有异议就另谋高就。针对这些问题，同学们要记住两点：

1、劳动合同中约定的试用期是包括在合同期限内的，而且最长不得超过6个月。也就是说，不能以试用为由拒签劳动合同，劳动合同中有关于试用期的专门条款。

2、对那些为了自身利益，不和劳动者签定劳动合同的单位，在你的利益受到损害时，照样可以拿起法律武器。劳动部办公厅关于“用人单位不签订劳动合同员工要求经济补偿问题复函”[（1996）181号]中指出：用人单位与劳动者之间形成事实劳动关系后，用人单位故意拖延而不与劳动者订立劳动合同，同时解除与劳动者事实劳动关系，劳动者因要求经济补偿与用人单位发生争议，如果劳动者向劳动仲裁委员会申请仲裁，应予受理。也就是说，只要存在事实劳动关系，在获得赔偿方面应一视同仁。

六、社会保险

社会保险是由国家通过立法，多渠道筹集资金，对劳动者在因年老、失业、生病、工伤、生育而减少劳动收入时给予的经济补偿，使他们能够享有基本生活保障的一项社会保障制度，主要包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保障和生育保险等项目。具有强制性。如果你是到国家机关、国有企事业单位工作的，就不用过多去考虑这个问题；如果你是到私营企业、民营机构或被聘用到不占其行政编制的机关事业单位，你就得提出这个问题，至少要提出参加基本养老保险和大病医疗保险。很多单位没有为员工办基本养老保险，这是违反《劳动法》的，有些单位薪酬高，让你以个人名义参保，应该主动参加。

除了以上列举的，还会遇到其它问题。一些毕业生在非公企事业单位工作多年以后，忽然发现自己的人事关系仍无着 4 落；有的虽然与工作单位签了劳动合同，但没有到人才交流机构办理有关手续，致使自己的工龄、档案、保险等受到影响，职称不能及时申报，各类证明如考研证明、出国政审等没地方开具。这部分毕业生毕业时大都认为，只要有工作，管它什么工龄、身份、档案、保险；有的毕业生认为现在反正不包分配，也不到毕业生分配部门报到，有没有人事关系也无所谓，到有一天需要某方面材料时，手忙脚乱，而且会造成许多损失。毕业生就业明白纸

一、关于毕业生就业程序的问题

1、毕业生就业程序

a、学生处就业指导中心将《全国普通高等学校就业协议书》（以下简称《就业协议书》）发给各学院，由各学院将材料发给毕业生，毕业生每人一份。

b、毕业生收集需求信息，阅读《河北大学毕业生就业指导报》及相关书刊。

c、毕业生自我推荐、面试（根据需求信息向有意向的单位寄送个人推荐材料或直接参加校园招聘会和各地举办的供需见面会、网上招聘会）。

d、毕业生与用人单位签订《就业协议书》，毕业生、用人单位、毕业生所在学院各留一份。e、五月底开始进入毕业鉴定及派遣阶段。

①各院系组织毕业生座谈、毕业纪念活动、毕业教育动员会、学习有关文件、安排毕业生办理离校手续等。②各院系到学生处就业指导中心领取《档案袋》、《档案转寄通知单》和《毕业生登记表》。③毕业生做毕业鉴定。④各院上报就业建议方案

⑤按河北省人事厅的日程安排，学生处到河北省人事厅办理毕业生报到证。f、6月中下旬毕业生参加学校毕业典礼，到各学院领取《报到证》。

2、定向生如何就业

定向生原则上不予推荐。若确因特殊情况需要推荐的，应持有本人的改派申请（详细阐明改派原因），原定向单位（地区）出具的同意调整改派的公函，研究生还须经校招生办公室签署意见，并按原国家计委、教育部的有关政策，向培养学校缴纳相应培养费后，方能办理有关手续。

3、对到西部就业的毕业生学校有何奖励

为了鼓励应届毕业生自愿服务西部地区，到祖国最需要的地方开拓创业、锻炼成长，结合我校实际，制定配套奖励办法

4、对自主创业的毕业生学校有何奖励

学校鼓励和支持毕业生自主创业，对毕业生自主创业学校给予指导和帮助。毕业一年内自主创业的毕业生应提交工商行政管理局发给的《企业法人营业执照》和工商行政管理局备案的《公司章程》或其它有效证明材料。

二、关于《就业协议书》的问题

1、为什么每位毕业生只能有一份《就业协议书》

《就业协议书》是学校证明毕业生具有就业资格、也是用人单位到毕业生就业主管部门办理毕业生审批手续的凭证。为维护就业市场的严肃性，避免一个毕业生同时被两个用人单位审批录用，造成用人单位进人指标浪费，同时也为了维护学校的声誉和今后毕业生的就业，每位毕业生只能有一份《就业协议书》原件。

2、如何办理《就业协议书》解约手续

由教育部学生司印制、学校发放的《就业协议书》每位毕业生只有一套（一式三份、编号固定）。毕业生通过“双向选择”确定接收单位，并与用人单位签订了《就业协议书》后，毕业生和用人单位都应认真履行协议。倘若毕业生单方面违约，应承担违约责任。

已签订《就业协议书》的毕业生，如要违约，需办理如下解约手续： a、到原签协议单位办理书面同意的解约函（盖单位公章）

b、向本学院提出书面申请（阐明解约理由），并附上单位解约函、原《就业协议书》负责毕业生就业的副书记签署意见并签字、盖章后交学生处就业指导中心

c、学生处就业指导中心根据有关规定审批发换新的《就业协议书》 d、毕业生领取新协议后到本学院备案

3、毕业生如遗失《就业协议书》如何补办

毕业生如遗失《就业协议书》，需本人提出书面申请，经所在系（所）负责毕业生就业工作的老师签署意见，补办。补发的《就业协议书》上注明“根据本人声明，该生原件已遗失，此份为遗失补办件”，以示有别于正式的《就业协议书》。

毕业生如谎报遗失《就业协议书》，视情节轻重给予相应校规校纪处分。

三、关于就业审批的问题

1、用人单位接收毕业生时需要办理哪些手续

用人单位接收毕业生时需与毕业生签订《就业协议书》，部分地区还需报当地政府毕业生就业主管部门审批，如北京、上海、深圳、广州等地，毕业生可请接收单位到当地政府毕业生就业主管部门进行确认是否需要审批。

2、学校编制就业方案的依据(《报到证》直接开到接收单位的依据)学校用以编制就业方案（开《报到证》）主要以《就业协议书》和用人单位就业主管部门的意见为准。就业的毕业生应 6 注意与用人单位签订的《就业协议书》需加盖上级主管部门的公章（有用人自主权的单位不需加盖）

第二篇：毕业生人事档案和就业协议填写注意事项

2014届毕业生请注意！

事关各位毕业生切身利益，请认真阅读以下事项：

一、各位人事档案的制作（人事档案跟随一生）

1.人事档案必入档材料有：高中原始档案、高等学校毕业生登记表、贺州学院学生实习鉴定表、贺州学院学生实习成绩评分表、实习手册、贺州学院学生成绩表、教师资格认定申请表、就业推荐表、就业报到证、优秀毕业生登记表、学生处分文件、党员材料。

2.以上需同学们准备的有：高等学校毕业生登记表（一式两份，系部已下发）、学生实习鉴定表（一式两份，系部已下发）、学生实习成绩评分表（一式两份，系部已下发）、实习手册（每人一本，系部已下发）、就业推荐表（一式三份，电子版已挂群共享）。

同学们务必整理好以上材料，凡要求上交的材料有缺失，不予建立人事档案。

二、关于上交就业证明材料的几点说明

1.毕业生可上交以下就业证明材料的任一种

a.三方协议（每人一套，一套三张，系部已下发）

b.劳动合同（由用人单位提供）

c.广西普通高等学校毕业生非协议类就业登记表（电子版已上传群共享，请自行下载）d.广西普通高等学校毕业生灵活就业登记表（电子版已上传群共享，请自行下载）

2.毕业生如进入单位上班，请与单位签订（a）三方协议，若单位不予签订，可以建议签订（b）劳动合同，若单位无意向签订以上（a）或（b），请出示（c）广西普通高等学校毕业生非协议类就业登记表，要求单位核实盖章。如果毕业生属于自主创业或自开培训班、画室、个人工作室等，请填写（d）广西普通高等学校毕业生灵活就业登记表。

以上四种材料必须上交其中任一种，否则毕业生2个学分的就业指导课不予录入成绩。三方协议黑色字体的那份协议书中“乙方（毕业生）”空白处，要求毕业生填上以下几个信息：工作岗位、薪酬、组织机构代码、档案开往哪里、报到证开往哪里，需要毕业生本人签字。查询公司机构代码

证http://app.baidu.com/app/enter?appid=687194&qq-pf-to=pcqq.group 此链接是“全国组织机构代码信息核查”网，点击“组织机构名称”输入信息可以查询毕业生就业单位的组织机构代码。注意按时填写，因为你们的关系和档案都会按照协议去向办理，所以要认真对待，不得误报！如查询贺州学院会显示：

3.上交方式有几下几种：

a.上交原件（可托人上交或邮寄至“班主任或发班级负责人）

b.扫描证明材料，图片发给班主任或发班级负责人邮箱。

c.手机或相机拍照，图片发给班主任或发班级负责人邮箱。

实习手册、实习鉴定表发放、三方协议、高等学校毕业生登记表、就业推荐表、非协议

登记表、灵活就业登记表，已上传群共享，具体不懂上交事宜可以联系蒙焕林老师。

请大家务必按照要求准备材料，否则档案缺失由本人自行承担责任。

2014届毕业生请注意了，事关各位毕业生切身利益，请认真阅读以下事项：

一、现在共享一份收齐材料文档的要求（1、人事档案需要收齐的材料，2、就业证明材料）；

二、在五月份前要先交清的材料有：专业实习鉴定表、三方协议（四种就业证明材料的其中

一种也可以）。

其中，专业实习鉴定表每个同学必须填写，由实习单位签署意见并打分和盖章，回校后

由专业实习导师老师签署意见并评分，不上交或没有分数的无法取得实习学分。同时此表是

装入毕业生人事档案材料的一部分，各位同学要认真对待。因为需要实习单位盖章所以同学

们回校前必须完成。

就业证明材料（《三方协议》或《合同》或《非协议类就业登记表》或《灵活就业登记

表》）同样需要单位盖章，因为就业指导课程两个学分，本学期无法回校上课的同学必须上

交一份就业证明材料，以获得就业指导课程的两个学分。

因为需要实习或就业需公司盖章，所以各班同学务必在回校前找到实习或工作公司盖章

一并拿回学校！上交材料（可托人上交或邮寄至班主任或班主任指定的本班班长收齐材料，因材料太多勿直接邮寄到学院办公室辅导员接收。）

第三篇：毕业生报到证、人事档案和户口办理注意事项)

毕业生报到证、人事档案和户口办理注意事项

★按教育厅的要求，《就业报到证》（方案中为报到单位名称）只能开往具体的用人单位或回生源所在地人事部门

若毕业生有单位，但接收单位不具有档案、户口托管权限或接收单位隶属关系不清楚的，而需要委托人才机构/劳务派遣公司，并要求《就业报到证》需开往人才机构/劳务派遣公司的，必须提供以下材料：（1）用人单位接收毕业生的证明材料，并在接收证明材料里注明毕业生的个人信息、恳请《报到证》开往人才机构/劳务派遣公司，（2）用人单位和人才机构/劳务派遣公司同意户口、档案托管的证明，（3）毕业生同意《报到证》开往该人才机构/劳务派遣公司的文字说明材料。以上材料审核通过后，方可打印《报到证》。模板见下表：

档案、户口托管并要求《报到证》开往人才机构/劳务派遣公司模板

★毕业生人事档案

1、人事档案是记载个人成长不同阶段的重要文字资料，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。只有县级以上的单位才能接收毕业生的人事档案，中学类、私营企业单位不能能接收毕业生的档案，它们可以托管在上级的人事部门或当地的人才服务机构。

2、档案一般在毕业生离校后半个月左右，由档案馆通过桂林市机要局（机要件）以机密文件寄往毕业生报到单位的档案接收地。

3、机要局对机要邮寄底单只保存一年，因此毕业生到单位报到后，要尽快落实档案单位是否收到档案。毕业生可在8月份以后查询档案是否收到，也可登陆学校档案馆或就业指导中心网站链接点查询。

4、毕业后因其他原因（如延迟毕业等）档案暂时留校的，在毕业生办理《报到证》后，凭《报到证》到就业指导中心出具转档通知再由档案馆转出。

★毕业生户口

高校毕业生的户口迁移工作是毕业生离校的重点工作之一，按照有关规定，毕业生须凭《毕业生报到证》和《户口迁移证》才能办理落户手续，即《户口迁移证》是跟随《毕业生报到证》转移的。

1、毕业生要在有效期内持《毕业生就业报到证》和《户口迁移证》到户口接收单位办理落户手续。

若遗失户口迁移证，须先到迁往地派出所开具未落户证明，再持该证明到迁出地辖区派出所（育才校区、雁山校区到桂林市七里店派出所，王城校区、音乐学院到桂林市白龙派出所）办理挂失和补办手续。

若要改变户口迁往地，则须持户口迁移证，改派报到证或准迁证（准迁证由改迁地派出所办理）到辖区派出所（同上）办理。

若因超过有效期以至不能办理落户手续时，需持户口迁移证回迁出地辖区派出所（同上）办理延期落户手续。

以上手续不必回学校户籍科办理。

原户口迁移证在有效期内没有落户，毕业生又调换单位的，由新的《报到证》和原户口迁移证到相关的迁出派出所办理改迁。

2、毕业后户口暂时留校的，在毕业生办理《报到证》后，凭《报到证》直接到学校户籍科办理迁出手续。

3、未迁户口到学校的，现就业单位需要户口的，凭《报到证》到户口所在地转移。

咨询电话：***451

第四篇：2012届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

2012届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

2012届毕业生人事档案转递工作即将开始，请各位毕业生根据各自的就业情况，配合校档案馆做好以下工作，以便本人人事档案完整、安全、及时地转出。

一、上海户籍毕业生

1、如有特殊情况需将档案保留在校的毕业生(出国不包括在内)，可至本学院辅导员处提出书面申请。申请保留的档案，保留期满后，我馆将依据毕业生提供的户籍地址，将其人事档案转至该区就业促进中心。如保留期未满，但已与用人单位签约，档案须调出的，请向档案馆出具《就业派遣通知书》或用人单位开具的书面调档公函（都须注明档案接收单位名称、详细地址、邮编、学号、专业和联系电话）。

2、毕业典礼前,已于用人单位签订就业协议或合同的,我们将依据学工部和研究生部提供的就业转档信息尽快将档案转出。

3、毕业典礼前,未与用人单位签约，未签订用工合同，也未申请档案保留的毕业生，我馆将于2012年7月31日之前陆续将其人事档案转往其户籍所在地的区就业促进中心。

二、外省市户籍毕业生

1、外省市户籍毕业生如需将人事档案转出，请务必将《就业派遣通知书》或档案接收单位开具的调档公函（都须注明档案接收单位名称、详细地址、邮编、学号和联系电话后），提交到我馆人事档案室。

2、未提供以上转档凭证的外省市户籍毕业生，我馆将依据教育部的有关规定，对档案实行2年免费暂管。2年后，毕业生应主动联系档案馆人事档案室，并提供《就业派遣通知书》、调档公函等调档意向材料将档案转出。未主动联系的，我馆根据教育部的有关规定，将其人事档案转回入学前户籍所在地的人事局。

三、缓授学历、学位学生

1、缓授学历、学位的学生在续修的两年中，原则上其人事档案不能转出，待获得学位后档案方可转出。如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜，需要将人事档案转出的，须由学生本人向学院提出书面申请，且承诺人事档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担，申请经学院同意之后并由相关负责人签名，且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室，其档案才可转出（转档手续参照外省市户籍毕业生第1条）。档案转出后不影响继续习修学历或学位。

2、缓授成功毕业生档案的转出，根据其户籍地信息参照上述第一条、第二条相宜办理。

四、毕业生档案去向查询途径

第1条查询途径:请登陆本校注册的电子邮箱查询(请将shnu_dag@126.com加为联系人或者白名单，以免邮件被拦截)。

第2条查询途径：校内网络登陆http://app.shnu.edu.cn/archives/stuarch/进行查询。

第3条查询途径：咨询电话：021-64323856

五、“毁约”的毕业生

与用人单位毁约的毕业生，在其人事档案还未转出之前，请及时将毁约成功证明材料送达我校学工部就业办,并将复印件交到档案馆人事档案室，以停止档案转出。

六、友情提示

1、档案馆暑假值班日期为每周二、五，上午8：30--11：00；下午1：30 – 4：30。

2、根据有关规定，人事档案不准邮寄或交本人自带。除节假日外，正常工作日我馆在每周四上午向外单位寄档。

3、毕业生可于毕业当年持毕业证书、身份证和证件照至户籍所在地就业促进中心申请办理劳动手册。

上海师范大学档案馆

人事档案室

2012年5月

第五篇：人事档案专题

人事档案专题：人事权，接收函，就业方案，报到 什么是人事权？

人事权是指企事业、机关单位员工、干部及人事档案的管理权，而非一般公司内部的行政人事权。一般处级以上的政府机关部门、国有企事业单位，都具有相应的人事权，在政府人事部门设立了人事专户，这类用人单位办理人事方面的业务可以直接或经上级管理部门向政府人事部门办理手续，非公有制经济性质的单位不能直接面对政府人事部门，只有通过人才交流中心才能办理各类人事事宜。

特别提示：毕业生到各种非公有制经济性质的单位就业，也就是说到三资企业、民营、私营、个体等无人事权的企业就业，一定要在人才交流中心挂靠人事和档案关系。

什么是接收函？

接收函是有人事权的单位（一般是人事局）发给学校证明接收该毕业生的函件，是制订就业方案和毕业生派遣的重要证明。到非生源地就业的必须要有接收函，接收函可以是当地人事局的接收证明，也可以是中央直属、省直属单位或企业的录用函，或者是在就业协议书上盖有具有人事权单位的公章。

若与用人单位签订《就业协议书》后，应及时向用人单位垂询《接收函》事宜。毕业生拿到《接收函》后应及时交回校毕业生就业指导中心，以免错失上报就业方案时间，造成不必要的麻烦。

什么是就业方案？

就业方案是以毕业生上交的就业单位所在地市人事局接收公函或有效的就业协议书依据，将毕业生所填写的就业派遣登记表信息录入到经毕业生资格审查后的毕业生资源信息库而形成的。每年6月初要将此方案上报到国家教育部和广东省教育厅，经批准后，以就业方案为依据打印《报到证》。

什么是报到证？

报到证全称为《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》，此证由国家教育部印制，省级高校毕业生就业管理部门签发。报到证是列入国家统一招生计划的学生才能持有的有效证件及毕业生转档案、迁户口、到单位报到的凭证。什么是生源类别？

生源类别跟培养类别概念相近，一般分为统招统分生（国家计划）、港澳台生、留学生。

在协议书中毕业生与用人单位的权利和义务是什么？

毕业生的权利和义务有：

（1）可在规定的范围内通过与用人单位的双向选择，自主选择自己的就业单位；

（2）有权了解用人单位的各种情况（涉及国家机密的除外）和自己将获得的待遇；

（3）如实向用人单位介绍自己的基本情况，在校表现和学习成绩。用人单位的权利和义务：

（1）可通过与高校学生的双向选择，自主录用高校毕业生；

（2）有权了解学生包括身心状况在内的基本情况、在校表现和学习成绩；

（3）制定高校毕业生用人计划，及时办理需求信息登记手续；

（4）通过供需见面、双向选择活动，如实向学生介绍本单位情况，包括单位基

本情况、岗位要求、基本待遇等。

协议书损坏或遗失怎么办？

我校毕业生统一使用由广东省教育厅就业中心印制的《普通高校毕业生、毕业研究生就业协议书》（以下简称《协议书》），每位毕业生只能拥有一套（一式三份）。若毕业生本人不慎将《协议书》损坏可凭损坏的原件到学校就业中心换取；若遗失则需本人提出书面申请，经所在学院签署意见同意后，由就业中心补发。

什么是无效协议？

无效协议是指因欠缺就业协议的有效要件或违反签订就业协议的原则从而不发生法律效力的协议。凡属以下情况之一者，均为无效协议：

（1）毕业生本人签订的协议；

（2）不符合国家就业政策、就业规定或就业范围的协议；

（3）采取欺诈、隐瞒、作假等手段签订的协议；

（4）未经用人单位及其主管部门签署意见并加盖公章的协议；

（5）其他违反法律法规的协议。

什么情况下可以申请重新签约？重新签约的程序是怎样的？

一般来说，协议一旦签订，双方必须认真履行，只有以下特殊原因可申请重新签约：

（1）升学深造；

（2）出国；

（3）学校认为可以违约的情形。

申请重新签约的程序：

（1）与用人单位办理解除协议的手续，取得用人单位及其主管部门同意解除协议的书面意见；

（2）向学院提出申请报告，学院经过实质审查后准复；

（3）学院批准后，报学校就业指导中心审核；

（4）向学校就业指导中心出具新接收单位的接收函并交回原已签署的协议书；

（5）学校就业指导中心负责人签署批准意见；

（6）领取新的协议书，办理新的签约手续。

什么是试用期、见习期和实习期？

试用期又称适应期或考察期，根据2008年1月1日起施行的《劳动合同发》第十九条规定：“劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月”。

见习期与在法律上明确规定的“试用期”不同，它并不是一个法律层面的概念。见习期一般是指行政、事业单位在人事制度的框架下对应届毕业生进行业务适应及考核的一种制度。

实习期一般是专指尚未毕业的学生到用人单位进行的社会实践活动。根据我国有关法律规定，学生在用人单位实习期间，与用人单位还不是劳动关系，因此，二者之间问题的解决依据尚不能援引《劳动合同法》。

就业协议与劳动合同有何区别？

1、主体不同

就业协议适用于应届毕业生与用人单位、学校三方之间，学校是就业协议的鉴证方或签约方，就业协议对用人单位的性质没有规定，适用任何单位；而劳动

合同只适用于劳动者（含应届毕业生）与用人单位（不含公务员单位和比照实行公务员制度的组织和社会团体以及军队系统）之间，与学校无关。

2、内容不同

毕业生就业协议的内容主要是毕业生如实介绍自身情况，并表示愿意到用人单位就业、用人单位表示愿意接受毕业生，学校同意推荐毕业生并列入就业方案，而不涉及毕业生到用人单位报到后应享有的权利义务。劳动合同的内容涉及劳动报酬、劳动保护、工作内容、劳动纪律等方方面面，劳动权利义务更为明确。

3、时间不同

一般来说就业协议应在毕业生就业之前签订，而劳动合同往往在毕业生到用人单位报到后才签订。

4、目的不同

就业协议是毕业生和用人单位关于将来就业意向的初步约定，是对双方的基本条件以及即将签订的劳动合同的部分基本内容的大体认可，并经用人单位的上级主管部门和高校就业部门同意和鉴证，一经毕业生、用人单位、高校、用人单位主管部门签字盖章，即具有一定的法律效力，是编制毕业生就业方案和将来双方订立劳动合同的依据。

什么是无效合同？毕业生在与用人单位签订合同时要注意什么无效合同？

无效合同是指订立的劳动合同不符合法定条件，不能发生当事人预期的法律后果的劳动合同。

劳动合同必须经双方协商一致才能签订，任意一方被迫签订的劳动合同或未经协商一致签订的劳动合同为无效劳动合同。

下列劳动合同无效或者部分无效：

（1）以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；

（2）用人单位免除自己的法定责任、排除劳动者权利的；

（3）违反法律、行政法规强制性规定的。

另外，在签订的合同中，我们要注意尽可能避免与用人单位签订类似以下的劳动合同：

（1）口头合同。

（2）格式合同：用人单位按照国家有关法律规定和劳动部门制定的合同示范文本事先打印好的聘用合同。从表面上看，这种合同似乎无可挑剔，可具体条款却表述模糊，甚至有多种解释。

（3）单方合同：只约定应聘方有哪些义务，违反约定要承担怎样的责任，毁约要交纳毁约金等，而合同上关于应聘者的权利几乎一字不提。

（4）生死合同：一些危险行业用人单位为逃避应该承担的责任，常常在签订合同时，要求应聘方接受合同中的“生死协议”，即一旦发生意外，企业不承担任何责任。如果签订这种合同，真的发生意外事故后，恐怕交涉起来会有更多的麻烦。

（5）两张皮”合同：有些用人单位摄于有关部门的监督检查，往往与应聘者签订两份合同，一份合同用来应付劳动部门的检查，另一份合同才是双方真正履行的合同，而这份合同，是不能暴露在阳光之下的。遇到这种情况，应聘者一定要当心，认真对比两份合同的异同，防止陷入只有利于用人单位而侵犯自己合法权益的不平等合同陷阱。

初就业出现劳动争议有哪些处理途径？

1、协商解决

劳动争议发生后，当事人就争议事项进行商量，使双方消除矛盾，找出解决争议的方法。不愿协商或者是协商不成的，当事人可以并有权申请调解或仲裁。

2、企业调解

向本单位劳动争议调解委员会申请调解，企业调解达成协议的，制作调解书，双方当事人应自觉履行（此协议不具有法律约束力）；从当时人申请之日起三十日内未达成协议，则视为调解不成。当事人可以在规定的期限60至90天内，向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。另外，当事人不愿意调解或调解达成协议后反悔的，也可直接向仲裁委员会申请仲裁。

3、劳动仲裁

劳动争议一般由所在行政区域内的劳动争议仲裁委员会受理，当发生争议的单位与职工不在同一劳动争议仲裁委员会管辖地区时，由职工当事人工资关系所在地的劳动争议仲裁仲裁委员会处理。如果当事人任何一方对裁决不服，则应在收到裁决书15日内向当地人民法院起诉，期满不起诉的，裁决书即发生法律效力，当事人对发生法律效力的调解书和裁决书应当按照规定的期限履行。

4、法院裁决

当事人任何不服裁决向法院起诉的，法院将按照民事诉讼法的有关程序进行。首先对双方当事人进行民事调解，如果双方当事人就劳动争议达成协议，法院将制定民事调解书，调解书一经送达当事人立即生效，与裁决书具有同等的法律效力。如果调解不成，法院应当在规定的时间内作出书面裁决。原被告任何一方对裁决不服的，可在法定期限（自收到裁决书起15日）内向上级人民法院提起上诉。