公文写作规范(2016修订版)

第一篇：公文写作规范(2016修订版)

电子科学与工程学院

College Of Electronic Science & Engineering

电子科学与工程学院公文写作规范（修订版）

总则

公文写作规范是由电子科学与工程学院团委秘书部编写，对各个组织秘书部成员文字资料相关工作的基本要求。旨在规范共青团吉林大学电子科学与工程学院委员会直属学生组织、各个社团文字资料格式内容的一项具体要求。同时也是电子学院每个学年基层团委评估、年鉴编写等文字资料收集整理快速高效进行的有力保障。

第1章公文写作基本设置

(一)文件类型：Microsoft Word 2013 文档(.docx)(二)页面设置：

1.纸张： A4纵向；

2.页边距：普通（上2.54cm，下2.54cm，左3.18 cm，右3.18cm）(三)页眉和页码：

页眉内容为：

中文字体为楷体，英文字体为Calibri,字体大小为小四，加粗，单倍行距，居中对齐，无任何缩进。在英文下插入横线，方法为选中文字加下边框。

页码：页面底端，普通数字，居中。(四)列表符号：

1.各级标题均需通过编号列表设置产生。项目号后使用英文句号“.”而不是顿号“、”；

2.如果仅有一级标题时：“1.”“2.”“3.”； 3.如果有两级标题时：

一级项目：“一.”“二.”“三.”； 二级项目：“1.”“2.”“3.”； 4.如果有三级标题时：

一级项目：“一.”“二.”“三.”；

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College Of Electronic Science & Engineering 二级项目：“

（一）”“

（二）”“

（三）”（注意其后无符号“.”）； 三级项目：“1.”“2.”“3.”； 5.如果有四级标题时：

一级项目：“一.”“二.”“三.”；

二级项目：“

（一）”“

（二）”“

（三）”（注意其后无符号“.”）； 三级项目：“1.”“2.”“3.”；

四级项目：“1）”“2）”“3）”（注意其后无符号“.”）；

6.各级标题灵活设置，使每级标题序号互相对齐，序号后文字以及次级标题互相对齐，具体格式可参见此规范的序号设置； 7.各项目句尾用分号“；”结束，在最后一项句尾用句号“。”。

第2章资料收集指南

电子科学与工程学院各学生组织和社团都应建立健全完整的资料档案，为便于活动资料收集、整理、归档现提供资料收集指南如下：

(一)活动资料上交的时间为活动结束3天之内；

(二)每次活动所必须回收的资料为：活动策划、活动总结、活动通讯稿、活动照片，以上4种材料已制定相关规范，活动负责人应提供严格符合规范的材料；

(三)受到表彰或者新闻媒体报道的活动，活动负责人负责提供相关证明材料，如获奖证书照片，校内通知截屏图片，新闻报道图片等；

(四)活动所用的会序、签到表、PPT、主持稿、嘉宾发言稿等其他资料活动负责人也应进行整理收集，一同放在命名为其他材料的文件夹里与活动策划等资料一起上交；

(五)活动撰写调研报告的则调研报告与活动策划等材料一起收集，在活动文件夹中单独存放；

(六)资料收集人员应仔细检查上交的资料是否符合规范，是否完整，如不完整或不符合规范可退回给活动负责人；

(七)资料收集人员应对每次活动的资料进行分类归档，建议活动负责人上交资料前进行一定的整理，例如：

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College Of Electronic Science & Engineering(八)资料收集人员对于上交的资料应该按照每个活动单独建立一个文件夹的方式进行管理，例如：

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第3章活动策划书写规范

为指导同学们写出专业化、规范化的策划书（模板见附件1），有效开展各项活动，便于活动资料收集、整理、归档现提供活动策划书规范如下：

一、形式

(一)标题：

1.策划标题：黑体小二加粗居中，1.25倍行距，无任何缩进，若标题为一段，段前间距为1行，段后间距为1行；

2.策划内分项标题（例如“活动名称：”、“活动内容：”等）,楷体（注意不是“楷体GB2312”）四号加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行。(二)正文：

1.字体：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,大小为小四，不加粗； 2.段落：无左右缩进.左对齐，首行缩进2字符，1.25倍行距，段前段后间距均为0行；

3.“活动目的”，另起一行，首行缩进2字符。(三)策划中附件格式：

1.“附件+编号”字样：楷体小四加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行；

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College Of Electronic Science & Engineering 2.附件标题：楷体四号加粗，居中，1.25倍行距，无任何缩进，段前间距为0行，段后间距为1行，段前段后均无需使用回车空行； 3.附件正文及项目编号格式与策划相同；

4.当附件内容多于2/5篇幅时，单独成页，且每结束一份附件换页时使用换页功能换页，不可采用输入多个回车换页。

二、内容

(一)标题：“活动全称+活动策划”格式，例如“第七期学生工作会议活动策划”。(二)正文：

1.活动名称：即活动全称；

2.主办单位：具体到组织，例如“电子科学与工程学院团委”； 3.承办单位：具体到部门，例如“电子科学与工程学院团委秘书部”； 4.活动总负责人（联系方式）：即活动主办单位的总负责人，括号内为总负责人的手机号码，例如“团委副书记王蒙（***）”； 5.活动目的：即举办活动的目的，内容应详细充实； 6.活动细则：即活动主体流程，分条列出；

7.活动时间：即举办活动的准确起止时间，使用24时计时法，起止时间的连接符号为“-”，例如“2014年2月28日15:30-17:30”； 8.活动地点：即举办活动的具体地点的官方名称，电子楼——唐敖庆楼D区，理一教——唐敖庆楼第一教室，经信一阶——经济信息教学楼F区第一阶梯教室，三教——第三教学楼； 9.活动对象：即参与活动的具体人员； 10.活动规模：即参与活动的人数；

11.拟邀请领导及嘉宾：拟邀请的领导或嘉宾的“确切职务+姓名” 12.主持人/裁判员：主持人或裁判员的“职务+姓名”，没有的可以删去，例如“主持人：”、“裁判员：”；

13.时间安排：活动每一项流程的详细时间安排，分条列出，时间跨度比较大的，每一天的日期需加粗，例如：

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策划图片

14.活动预期突发事件及解决办法：每一条预期突发事件对应一条解决办法，分条列出，应详细而周全，例如：

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15.活动预期效果：活动所预期达到的效果，内容应照举办活动的目的真实而具体地写出；

16.活动奖项设置：详细分列活动所设置的奖项名称、等级、数量； 17.活动特色及创新：包括活动中的特色内容，特色形式，创新点；

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College Of Electronic Science & Engineering 18.宣传方式：包括活动所有的宣传方式，每一种方式分占一行； 19.活动预算：分列活动所需的每一项花销，每一项花销需写出单价数量及每一项共计，最后写出总计，每一项分占一行，推荐使用制表位进行设置，分别为“2字符，左对齐”、“17字符，左对齐”、“34字符，左对齐”或在前面格式项单独加一个活动预算格式。例如：

策划图片

附：活动策划模板（详见附件1）

第4章活动总结书写规范

一.形式

(一)标题：

1.总结标题：黑体小二加粗居中，1.25倍行距，无任何缩进，若标题为一段，段前间距为1行，段后间距为1行；若标题为两段以上，则第一段段前间距为1行，段后间距为0行，最后一段段前间距为0行，段后间距为1行，中间段落段前段落间距均为0行，段前段后均无需使用回车空行；

2.总结内分项标题（例如“活动名称：”、“活动内容：”等）：

楷体（注意不是“楷体GB2312”）四号加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行。(二)正文：

1.字体：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,大小为小四，不加粗； 2.段落：无左右缩进.左对齐，首行缩进2字符，1.25倍行距，段前段后间距均为0行；

3.“活动意义”另起一行，首行缩进2字符。(三)总结中附件格式：

1.“附件+编号”字样：楷体小四加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行；

2.附件标题：楷体四号加粗，居中，1.25倍行距，无任何缩进，段前间

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College Of Electronic Science & Engineering 距为0行，段后间距为1行，段前段后均无需使用回车空行； 3.附件正文及项目编号格式与总结相同；

4.当附件内容多与2/5篇幅时，单独成页，且每结束一份附件换页时使用换页功能换页，不可采用输入多个回车换页。

二.内容

(一)标题：“活动全称+活动总结”格式，例如“第七期学生工作会议活动总结”(二)正文：

1.活动名称：即活动全称；

2.主办单位：具体到组织，例如“电子科学与工程学院团委”； 3.承办单位：具体到部门，例如“电子科学与工程学院团委秘书部”； 4.活动总负责人（联系方式）：即活动主办单位的总负责人，括号内为总负责人的手机号码，例如“团委副书记王蒙（***）”； 5.活动意义：即举办活动的意义，内容应全面、详细、充实； 6.活动时间：即举办活动的准确起止时间，使用24时计时法，起止时间的连接符号为短破折号“-”，例如“2014年2月28日15:30-17:30”； 7.活动地点：即举办活动的具体地点的官方名称，电子楼——唐敖庆楼D区，理一教——唐敖庆楼第一教室，经信一阶——经济信息教学楼F区第一阶梯教室，三教——第三教学楼； 8.活动对象：即参与活动的具体人员；

9.邀请领导及嘉宾：邀请的领导或嘉宾的“确切职务+姓名”； 10.主持人/裁判员：主持人或裁判员的“职务+姓名”，没有的可以删去，例如“主持人：”、“裁判员：”；

11.活动流程：活动每一项流程的详细分条列出；

12.活动奖项设置：详细分列活动所设置的奖项名称、等级、数量； 13.活动特色及创新：包括活动中的特色内容，特色形式，创新点； 14.活动效果：活动所达到的效果，内容应充实而详细；

15.活动经验总结：包括活动中的优点和不足，不足之处应写出解决方案，格式与策划中的活动预期突发事件及解决办法相同； 16.活动决算：分列活动所需的每一项花销，每一项花销需写出单价*数量及每一项共计，最后写出总计，每一项分占一行，具体格式与策划相同。

附：活动总结模板（详见附件2）

第5章通讯稿书写规范

一.形式

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College Of Electronic Science & Engineering(一)标题：通讯稿需有正副标题，正标题推荐为“前四后五”格式如“专项培训，为优秀记者”，副标题为“——记xxxx活动”格式；

(二)字体：通讯稿全文均为楷体。正标题字号为小二，居中，并加粗。副标题为四号，右对齐，并加粗；正文字号为小四，不加粗；

(三)段落：正标题需设为段前间距0行，段后间距1行，副标题为段前间距0行，段后间距1行。通讯稿全文行距为多倍行距，1.25倍。在正文中，左侧缩进0字符，右侧缩进0字符，首行缩进2字符。段前间距为0行，段后间距为0行；

(四)列表符号：项目号后面要使用英文句号“.”而不是顿号“、”；(五)通讯稿的落款为“电子科学与工程学院”，字号为小四，右对齐。行距为0.5倍，设置段前一行。

二.正文

(一)通讯稿全篇最好只有一页；

(二)正文：段落最多为四段，其中领导职务与地点必须规范准确，如辅导员宋老师应写为2014级、2015级辅导员宋高峰老师，电子楼应为唐敖庆楼D区；

第一部分交代时间、地点、人物以及事件； 第二部分（1~2段）介绍事件的流程及内容等；

第三部分升华活动意义，用“促进了，彰显了，提高了”等整句格式来表达内容。

(三)通讯稿插照片的位置在：左右位置的最右边，上下位置的中部。

第6章照片收集要求

照片在选取时要注意：

(一)曝光好、无虚影；

(二)能够清楚地表现活动内容，如包含活动全场、条幅、展板等标志性内容；(三)活动人物肖像大小应当适中；(四)要有包含活动领导的照片；(五)要有嘉宾发言的照片；

(六)要有条幅、展板、宣传单等的单独照片；(七)照片格式为jpg;(八)照片数量至少4张，上限为10张；

(九)上交的每张照片都要起名字，如：活动嘉宾、活动全景、嘉宾讲话、同学互动等等；

(十)所有照片放在一个文件夹里，文件夹应以本次时间和活动全称命名如：

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College Of Electronic Science & Engineering “2013年10月27日记者团第一期专项培训活动照片”。

第7章章程格式编写要求

一．形式

(一)标题：

1.楷体小二加粗居中，1.25倍行距，无任何缩进，段前间距为0行，段后间距为1行，段前段后均无需使用回车空行

2.章程内分项标题（例如“第一章：”等）：楷体（注意不是“楷体GB2312”）四号加粗，左对齐，1.25倍行距，无任何缩进，段前段后间距均为0行，注意0行与自动不同

(二)字体：中文字体为楷体，英文字体为Calibri,大小为小四，不加粗(三)段落：无左右缩进，左对齐，首行缩进2字符，若为序号后文字，则与次级标题互相对齐。1.25倍行距，段前段后间距均为0行，注意0行与自动不同

(四)编号：一个章程内每一章开始的分条编号接着上一章的排序，例如：第一章共12条内容，第二章从第13条开始，依次编写。参考《中华人民共和国宪法》

(五)标点：每一条结尾用“。”，一条内部的分条以分号“；”结束 二．内容

(一)标题：标题一般由组织名称和文种构成。标题之下以括号形式标明该章程通过的时间和会议名称，这一方面说明该章程的生效时间，另一方面说明其制订或修改的历史发展阶段。

(二)正文：正文一般由总纲和分章，或由总则和细则组成，有些章程还有附则。总纲或总则概述一个组织团体的性质、地位、任务、指导思想等。分章或细则是以总纲或总则为指导，对总纲或总则的进一步具体化，多是分章、分条陈述。细则的划分与条款的排列，应是事理的逻辑表达。附则是需要说明的有关問題，如解释权、生效日期等。

(三)写作方法：必须注意综合性和系统性，持续性与相对稳定性，不可朝令夕改。其内容要从大的原则、任务去考虑。结构要严谨，条理要清晰，用语要庄重、严谨、准确、简练。

第8章会序制作要求

(一)页眉处写出活动总名称，具体要求：段落居中，行距为单倍行距、字体楷体、小

二、加粗，无线框；

(二)第一行写“会序”两字，具体要求：段落居中，字体楷体、小

二、加粗；(三)空一行，然后写正文“会议第一项”等，具体要求：段落左对齐，字体

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College Of Electronic Science & Engineering 楷体、四号、加粗（行距可根据会序内容多少灵活设置，尽量使全部内容分布在一页纸上，布局均匀、美观）；

(四)空五个格（或两个Tab键）写会议第一项的具体内容，具体要求：对活动流程进行高度概括，言简意赅，字体为楷体、四号、不加粗；(五)记：“会议第一项”五个字后不加“：”，每一项结束后需加“；”，最后一项后加“。”；

(六)在会序右下角标明活动主办方及具体年月日，具体要求：和正文之间空两行，段落要求右对齐，行距为单倍行距，字体楷体、四号、加粗。(七)会序落款为：共青团吉林大学电子科学与工程学院委员会。

附则

为使电子科学与工程学院文字资料正规标准，望各组织认真学习。本规范最终解释权为电子科学与工程学院团委所有，并由颁布之日起生效。

电子科学与工程学院团委

第二篇：常用公文写作规范格式

常用公文写作规范格式

所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。

第一章 公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。包括以下几项内容：

1．文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2．根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

3．明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4．明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1． 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2． 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改。

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1． 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2． 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3． 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4． 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5． 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

第二章 几种常用商务公文的编写规范

一、请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

（一）请示的特点

1、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。

2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

（二）请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

1、请求指示性请示。

2、请求批准性请示。

3、请求批转性请示。

（三）请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）． 标题（2号宋体，加粗，居中）。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》。

（2）． 受文领导（3号仿宋，顶格）。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

2、正文（3号仿宋，首行缩入二格），其结构一般由开头、主体、结语构成。

（1）．请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”

（2）．主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（3）．结语。另起一段，多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

3、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

（四）请示应注意的问题

1、一文一事的原则。

2、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

3、理由充分，请示事项明确。

4、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

二、报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

（一）报告的特点：

1、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

2、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

3、报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

4、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

（二）报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

（三）报告的写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法：

1、汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

（1）．综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

（2）．专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

2、答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

3、呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

4、例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

报告格式：（建议报告）

（四）《报告》写作要点

1、标题（2号宋体，加粗，居中）：

制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。2． 受文领导（3号仿宋，顶格）。

3、正文（3号仿宋，首行缩入二格）：（1）事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。（2）事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

4、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。

注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

三、公告

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。公告的写法

（一）、标题（2号宋体，加粗，居中）。

公告标题有三种：

1、完全标题，包括发文机关、事由、文种；

2、发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；

3、有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

（二）、正文（3号仿宋，首行缩入二格）：

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。

（三）、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

四、会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

（一）会议纪要的写法：

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

1、首部（2号宋体，加粗，居中）。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

2、正文（3号仿宋）。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

（1）.前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

（2）．主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

3、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

（二）会议纪要的写作格式和规范

1、会议纪要的写作格式

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：（1）工作会议纪要。（2）协商交流性会议纪要。

2、会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。（1）标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。（2）文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

（3）正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

A.在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

B.主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

3.结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

五、电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

（一）、收件单位/人

（二）、抄送单位/人

（三）、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

（四）、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

（五）、落款。署名及成文时间 递交程序以递交直属领导为宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

（一）、标题：制发机关＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

2、通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

（三）、结尾：三种写法：

1、意尽言止，不单写结束语。

2、在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3、再次明确主题的段落描写。

七、规定格式：

《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

（一）、标题：

地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

（二）、正文：

1、正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

2、“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

3、根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。

八、字号规格 公文标题居中排一行或数行，公文标题用2号宋体。

正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印，纸边距设置为上、下2.54cm,左、右为3.17 cm。

结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“

（一）”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”；第五层“A”;第六层“a”。

如果正文的内容通过“条”的形式表述，一般下排列对应为“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超过四层，即“1.1.1.1”。

在结构层次序号中，全文的编号应该统一，编号在每行的位置应保持一致。如果为了强调小标题可使用加粗字体以达到明显的目的。

成文时间用汉字，“零”应写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整个盖住，主要是为了防止篡改公文日期。

第三章 图片示范

第三篇：公文写作格式规范

公文格式

公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

一、标题。“关于”要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《关于延华集团董事局关于表彰1997先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文要用中括号“[ ]”而不能用圆括号“（）”，另外发文应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名 1

号外，一般不用标点符号。

二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1．”，第四层 用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“

1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“

一、”，第二层可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.七、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主

题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发

[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公

文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”

置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

十五、印章。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

十六、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。

十七、公文用纸格式 采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边（天头）宽为20mm±0.5mm，下白边（地脚）宽7mm±0.5mm，左白边（订口）宽20mm±0.5mm，右白边（翻口）宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。公文要双面印刷。公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。

第四篇：公文写作规范

公 文 写 作 规 定

一、公文写作排版

（一）标题：正文标题用宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“

一、”用黑体字3号；二级标题“

（一）”用仿宋体字小3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均用仿宋体字4号加粗。

（二）正文：仿宋体字4号（行距为固定值24.5磅）。

二、公文写作格式

（一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。

1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。

（１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。（２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用仿宋体字4号，回行时仍顶格。

（3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用仿宋体字4号标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号

使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。

（5）成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“〇”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。

（7）附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，公文如有附注用仿宋体字4号，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

2．版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

（1）主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用标宋体字3号；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。

（2）抄送机关：是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（3）印发机关和印发时间：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用仿宋体字4号。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用4号阿拉伯数码标

识。

（4）印发份数：置印发时间之下，右空3字，用仿宋体字4号和阿拉伯数码标识。

（5）版记中主题词、抄送机关，印发机关、时间等要素之下分别加一条反线，宽度同版心。

二〇一二年四月

第五篇：公文写作 字词规范

字的书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为主。这就是公文的书写规范。词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用的个别文言词（如“其、之、者、所”、广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。遣词造句，也要规范。除“值此……之际”等已经通用的句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”的习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。标点符号要使用正确。常用的16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布的《标点符号用法》（自1996年6月1日起实施）为标准。要做到字词规范，标点正确，只有靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，多增加一点责任心。因为责任心才是写作公文的动力，正如激情是产生文学作品的动力一样。此外，还要明确以什么为标准。“我有一言应记取，文章得失不由天”（鲁迅：《别诸第三首》）。广大秘书工作者要树立信心，勤学苦练，相信一定会在贯彻新《办法》的实践中写出篇幅简短、信息量大、有实用价值、提高行政效率的好公文。来源：中华秘书网