文件资料管理制度（五篇模版）

第一篇：文件资料管理制度

文件资料管理制度

为加强本项目施工技术管理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作，保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行，根据《河南省公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则》,及业主公司有关文件资料档案工作的有关规定，特制定本制度。望项目各有关人员密切配合，共同遵照执行。

一、工程技术资料填写的要求

1、相关文件

①业主公司下发的《关于施工技术资料填表说明的通知》； ②《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）

2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位臵上签署意见，签名并注明时间。

3、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。

二、主要工程技术资料填写要求及责任人

1、工程基线复核单、单位工程坐标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录，由测量人员按单位工程分层数填写，交项目总工核定。要求所填数字准确无误，所绘简图上各测点应编号，表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份（含原件二份）。

2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写，令工长限期整改，复检无误后，将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份（含原件一份）。

3、隐蔽工程验收记录，由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目，重点写出施工及修改依据、质量情况，必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后，由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。

4、检验批验收记录，由各主管工长负责填写，要求填写规范，签字盖章齐全，由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。

5、各分项工程施工安全质量技术交底卡，由负责施工的工长填写。主要是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规范要求、对新结构、新规范、新技术以及图纸会审提出的有关问题，解决方法等进行详细且有针对性的技术交底，填写要具体，交接手续应及时且要齐全，所有交底必须要有交底人、接受交底人（接受交底人必须是经各分包或民建队书面指定的各班组长）的签名及交接时间，以明确责任，班组所有人员必须逐一签字，不得找人代签。本交底一式四份，交项目资料员二份。

6、工程质量自检、互检、交接检记录，由工长及班组长负责填写，并有交接双方及有关检查人员签字，质量检查评语，并经质检员及工程技术负责人签字核实，由质检员交项目资料员一式三份（含原件一份）。

7、材料合格证：主要包括钢材、水泥、砂石、砌体、外墙砖、楼梯砖、防水材料、半成品（如栏杆）、涂料等材料，由负责提供材料的供应商随进场材料同时供应，由项目材料员负责收集。一般应提供一式二份原件，若提供复印件或抄件，必须注明原件存放处并加盖供应商公章，项目材料员必须在材质或检查报告上加盖材料方章，注明工程名称、材料名称、规格、进场数量、使用部位、经办人等内容，资料内容必须齐全。由材料员交项目资料员一式四份（含原件二份）。

8、钢筋原材、焊接试验报告，砼、砂浆试块强度报告（包括同条件养护试块及拆模强度试块强度报告），砂浆、砼配合比设计报告，水泥、砂石检验报告及其它材料复检报告均由试验员提供，各施工工长负责提供使用部位，设计要求，构件名称等有关数据，试件组数应符合施工验收规范的有关规定（注：实行100%有见证送检，其中另加5%的质监站监督抽检）。钢筋焊接试验报告还必须加盖方章（注明焊接人员姓名及操作证号），由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份，如果有）。

9、钢材力学、工艺性能试验报告,钢筋进场应按直径分批检验,检验内容包括查对标志、外观，并按现行国家有关标准规定抽取试件,作力学、工艺性能试验（必须见证取样）,合格后才可用于工程上。钢材力学、工艺性能试验报告,要求使用部位要填写清楚,按试验结果判定钢材等级,如须降级用或改变使用部位应注明.由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份，如果有）。

10、水泥物理性能检验报告:水泥性能指标必须符合GB75—92及其它规范标准.进场的水泥须做到检验合格后使用,杜绝使用无试验和伪劣水泥,防止发生工程质量事故.水泥物理性能检验报告,由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份，如果有）。

11、砼质量搅拌记录,由试验员按砼申请报告单向搅拌站索取,由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份）。

12、施工日记：必须以单位工程逐日填写,并应填写如下内容:日期、天气情况、工程进展情况及施工部位，因设计与现场不符，由设计单位或建设单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录，劳动力调配.材料设备供应情况,质量安全技术管理情况及各种事故情况及原因分析，处理记录,停水停电待料等意外情况记录及所采取的措施，与本工程有关的其他情况。工程完工交项目资料员存档。项目的施工日志由项目总工填写。

13、各分项工程、分部工程验收记录由项目总工根据检验批如实填写，向监理公司工地代表签字盖章齐全后交项目资料员一式四份原件。

14、图纸、设计变更发放由项目资料员统一进行发放，并作好记录，所有图纸、设计变更、来函必须发放项目副经理以便指导施工，项目相关管理人员领取图纸、设计变更后要对图纸及时进行标注并妥善保管，不得遗失，要确保图纸、变更的完整性。

15、资料的交接必须办理好交接签字手续，以备查验。

三、外部文件的处理

1、原则上，外部文件的收发工作由项目资料员统一负责。

2、对外来所有文件均需办理收文卡，并报项目领导审批后进行处理。资料员对外来文件进行处理时，需严谨、及时，避免在工程施工中造成不必要的损失。

3、对材料报验及实验报告向监理公司的报验工作，由项目实验员依据监理公司要求的程序进行报验工作。项目质检组负责报验前的检查工作。若材料的报验过程中出现问题，需及时上报项目领导进行及时处理。

4、对于进场设备、机械的报验，由项目机电工长根据监理公司要求填写报验手续后，交项目资料员统一向监理公司进行报送。

5、对分包文件的处理由项目资料员统一负责。

四、分包资料的管理

1、分包资料的管理由项目资料员在分包进场时，对各分包分别进行交底，明确资料填写办法、要求和资料填写执行标准及统一用语等。

2、项目总包管理人员（暂为项目经理及项目副经理）应协助项目资料员进行分包资料的管理，做到及时准确的收集资料。

3、分包资料的收集整理由分包单位负责，完工时交总包单位汇总后上报。

4、分包单位施工过程中的报审资料，由分包单位进行填写，并加盖红章后报总包单位，总包单位负责向监理公司上报。

5、分包单位完工时，应保证上交总包单位一式五套完整工程资料原件。其原件的要求同前。

五、工程技术资料填写统一用语

1、工程名称：武陟至云台山高速公路

2、设计单位：河南省交通规划勘察设计院有限责任公司

3、建设单位：桃花峪黄河大桥投资有限公司

4、监理单位：河南省公路工程监理咨询有限公司

5、施工单位：河南省公路工程局集团有限公司

6、工程队别(或施工班组)：填写一线作业班组.如:XXX组。

7、施工部位：必须填写桩号、名称、结构形式等项。

8、单位填写采用国际单位，书写采用英文缩写，如： m2，m3，t，kg等。

9、资料原则上均采用手写，所有签名必须由本人用黑色水笔或签字笔签字。

10、施工部位、桩号位臵、结构形式等检查项的填写应与设计图纸一致。

11、表头编号应与项目单位分部分项工程划分相一致。

六、对内资料发放部门

（一）、项目安全生产会议纪要：

劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅。

（二）、分包协调会议纪要

劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅。

（三）、技术交底会议纪要

劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅。

（四）、设计图纸、变更

劳务队、相关班组负责人、工长、合同部、测量组、质检部、内业组、项目经理室、项目总工室等。

（五）、项目管理办法 劳务队、施工组、质检组、内业组、各相关部门、项目经理室、项目总工室。

（六）、总阶计划、月计划、周计划

劳务队、施工组、质检组、内业组、各相关部门、项目经理室、项目总工室

（七）、发分包商函件

抄送监理、业主、项目留底、施工组、项目经理室、项目总工室

（八）、发甲方文件 业主、监理、项目留底

七、其它注意事项

1、凡提供资料的部门及责任人,必须按施工工序及时向项目质检员或资料员提供工程上的一切资料,质检人员及时按分工检查资料,收集整理齐全后,移交项目资料员,并向项目总工汇报。

2、凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收,并令其限期整改。

3、对业主发放的图纸、设计变更、图纸会审等有关工程技术资料,以及项目内部形成的会议纪要.生产计划等资料,各有关人员必须严格按照国家有关部门颁发的技术规范、规程的要求,装订成册,妥善保管，直至工程完工。

4、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场。

5、所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作，并将收发文登记表装钉成册妥善保管。若因交接不清发生资料遗失，由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任。

6、项目总工将定期或不定期对工程资料进行检查。

7、各分包单位的资料一律按项目的资料要求收集整理，由项目汇总。

第二篇：工程文件资料管理制度

***建筑公司

QB

GCJSZL-2018

工程技术档案资料管理制度

2018年5月

工程技术部编

*****公司 工程技术部—工程技术档案资料管理制度

目录

1.总则................................................2

2.档案管理机构及其职责................................2 3.工程档案资料管理.....................................2 4.归档制度.............................................3 5.档案保管制度.........................................4

*****公司 工程技术部—工程技术档案资料管理制度

1.总则

1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）、《山西省建筑工程施工资料管理规程》（DBJ04T214—2015）的要求，特制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级管理人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真按照国家及地方标准做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

1.4凡是反映工程生产经营、项目管理及工程成本等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，本管理制度归档主要针对《山西省建筑工程施工资料管理规程》工程技术归档资料，对于规程要求外技术资料需另组卷移交相关职能部门。

2.档案管理机构及其职责

2.1工程技术部档案资料管理工作实行二级管理，一级管理是指工程技术部的统筹管理；二级管理是指各项目部的档案资料管理。

2.2工程技术部负责各项目所有档案资料的统一核查管理，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，各项目部负责本项目档案资料的使用管理。

2.3各项目部的二级档案管理需要对项目的各个单位工程的归档资料进行实时管理，需对相关验收资料按分部工程进行收集整理。保证项目归档资料完整，分类准确。

3.工程档案资料管理

页 共 4 页 *****公司 工程技术部—工程技术档案资料管理制度

料管理规程》归档范围的文件资料，在工程竣工后均由工程技术部集中统一验收，验收合格后由项目部按照《山西省建筑工程施工资料管理规程》要求进行组卷，组卷完成后全部移交工程技术部进行统一归档管理，任何单位及个人不得擅自留存。

4.2需归档详细资料见《山西省建筑工程施工资料管理规程》工程资料目录。4.3工程技术部将按月根据工程进度情况检查各项目部整理收集的分部资料。4.4 各项工程竣工决算的最后付款（工程质量保修金除外）必须由公司工程技术部对竣工资料签收合格后才予以支付。

5.档案保管制度

5.1工程技术部协助各项目将工程技术档案资料向城建档案管理部门进行移交。5.2公司工程技术部协助公司行政管理部根据保存的工程技术档案资料数量以及性质，对归档的资料按照分类进行存档。

5.3 各级工程技术档案资料管理员严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。如因档案资料管理人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

5.4 如若工程技术档案资料管理员调离岗位时，须按文档目录清单与现存文档核对做好工作交接，方可办理调动手续。如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

工程技术部

二〇一八年五月二十一日

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第三篇：施工现场文件资料管理制度

文件资料管理制度

一．目的为规范工程现场的工程文件资料管理，明确与工程有关的工程文件资料的范围、接收、分发、无效版回收、存档的具体工作程序及各相关方、部门的职责，确保各有关相关方均能及时获得并按有效版本的工程文件进行工作，以利工程建设和竣工移交，特制定资料管理制度。

二．适用范围

本管理制度适用于环己酮罐区非标制作工程建设的全过程。

三．职责

3.1施工方

施工方负责文件资料和工程图纸资料的归档管理。负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。

建设方下设工程部。工程部是本工程施工管理资料的唯一进出口，负责整个工程文件资料的接收、协调、登记、分类、编目、分发、无效版回收、存档工作及竣工资料的汇总及移交。

3.2 监理方

负责监督、检查项目建设中文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的受控情况，以及竣工资料技术性和规范性的审核及签认。

管理好领用的工程文件，及时向工程部提供有效版本工程文件，回收、整理交向建设方工务部移交无效版文件。

负责及时编制并向建设方工务部移交无效版文件。

对设计方及各材料、设备供应方提供的供施工用的工程技术文件的正确理解负责。

负责及时提供准确的竣工资料，编制完成竣工图。

负责本单位承包范围内的工程竣工资料的搜集、整理、装订和移交。3.4、设计方

负责按照设计合同按时提供有关工程设计、施工文件。负责竣工图的编制。

负责及时提交供设计及施工用的材料、设备的合格证及相关技术资料报监理审核。

负责按时提交材料、设备竣工图。四．管理内容及要求 4.1 文件资料的接收、分发

施工方、监理方、设计院等相关部门上报、发送建设方的文件资料格式及签章要求参见《工程文件资料目录》、《工程技术文件资料管理流程》、《工程文件资料签章管理流程》。

设计方、材料、设备供货商提供的设计或材料、设备文件应按合同规定份数发至建设方，由建设方审核、签收。

建设方收到工程设计文件或材料、设备厂家按订货合同提交的设备文件后，应按交付清单逐一核对、验收，纳入统一管理系统。

随材料、设备带来的图纸，开箱（封）后由参加开箱（封）的有关人员带回，如建设方无人参加开箱，则由监理方、制造厂工代和建设方委托方人员负责整理，一日内交建设方存档、确认。

整理完毕的图纸资料，建设方有关人员应及时报总工办审批，经批准后按规定的分发人数分发至相关单位，并做好签收记录。

设计单位及材料、设备厂家有责任圾时秘史提交文件资料交付计划。

4.2标识、版本更新、设计变更

设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识，以确认是否为有效版本。

名称相同的改版文件，如是整卷册（整袋）改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件英雄模范一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚 的注明将前卷册。

中国化学工程第十三建设有限公司

晋城项目经理部2013.07.20

第四篇：公司文件资料管理制度

惠州市七分妆化妆品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。5.10批复：答复请示事项用“批复”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按时间顺序排序。

6.5.1公司级发文 QFZ 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免类发文QFZ 人字【XXXX】XXX号 6.5.3总裁办发文QFZ 办字【XXXX】XXX号 6.5.4财务部发文QFZ 财字【XXXX】XXX号 6.5.5研发部发文QFZ 研字【XXXX】XXX号 6.5.6品控部发文QFZ 质字【XXXX】XXX号 6.5.7营销中心发文QFZ 销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。6.9具体要求： 6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）„„

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妆化妆品有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和 英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表； 8.发文：

8.1发文执行惠州市七分妆化妆品有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 9.附则：

9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办； 9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发； 9.3本制度自下发之日起生效。9.4附相关支持性文件。9.4.1文件页面格式 9.4.2文件阅办单 9.4.3公文拟稿纸 9.4.4标题格式

签发：

二零一五年六月十五日

第五篇：项目部文件资料管理制度

工程文件、资料及图纸管理制度

一、收到建委等政府有关部门发放的文件后，项目部资料员作好《收文登记表》，如需发放到分包单位、监理单位的，复印后及时发放，并做好《发文登记表》。

二、对发放到分包单位、监理单位的文件等，需保留一份在资料员手中。

三、对施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《收文登记表》，如需回复的，经办人应及时呈有关领导批阅处理回复。

四、设计院发放到本项目部的施工图纸、设计变更等做好《图纸收文登记表》，在收到设计院发放的图纸、设计变更，应及时发放到分包单位（或监理单位），做好《图纸（设计）变更发文登记表》，但需保留一份在资料室存档。

五、施工技术资料的管理：

1、要求施工单位在每栋楼的基础、主体、竣工验收前，把施工技术资料交工程部检查验收通过后，方可提交县监督站申请验收。

2、对于图纸会审、开工令、基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告等，需我公司签字盖章的，在领导签字盖章、盖章后，保留一份在工程部存档。

3、在竣工验收后，督促施工单位提交两套竣工资料，一套提交当地建设行政主管部门备案，一套留本公司工程部存档。对于备案资料应及时办理，备案后通过备案的《备案表》留一份工程部存档。

4、工程部定期对工程资料管理进行检查，发现问题及时督促施工、监理单位进行整改，确保工程资料完整。

5、对于施工过程中发现的质量缺陷、问题、事故，要求施工单位提交《质量缺陷（问题、事故）处理方案》，处理方案经工程部经理同意后进行存档。

6、监理单位提交的工程技术资料按现行国家文档规范收集、整理、归档。

7、非资料管理人员不得随意进出资料档案室。

六、工程签证资料的管理：

签证单主要按签证规程操作，但要求做好《签证单（签证申请表）收发登记表》。

七、对书籍的管理

1、对本项目购买的书籍，资料员需做好编号并作《书籍目录》。

2、所有的书籍，须经资料员同意后方可借出，并填写《借阅记录》。借阅人需妥善保管所借书籍、资料。如有遗失原价赔偿。

3、借阅资料用完后及时归还，不得丢失或损坏，每次借阅时间为十五天，如到期未用完，须办理续借手续。