公司技术文件及资料管理制度（定稿）

第一篇：公司技术文件及资料管理制度（定稿）

公司技术文件及资料管理制度

第一章 总

则

第一条 为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。制订本管理制度。

第二条 技术文件及资料是指各技术部门（包括制造部）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

第三条 技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

第四条 按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则，公司技术研发中心设立综合资料室，并配备专职人员管理。综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章 技术文件资料的归档

第五条 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司《图样和技术资料管理程 序》的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、袋、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。

第六条 各部门或技术人员在移交技术文件资料时，交接双方应按《图样和技术资料管理程序》的规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

第七条 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

第八条 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向资料室移交归档。

第九条 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。

第三章 综合资料室的任务和管理人员的职责 第十条 综合资料室的任务：

一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。

二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。

三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电 器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；

四、负责技术档案资料（产品设计图纸、工艺规程、控制计划、技术通知、更改单、公司级技术论文及国家或行业技术标准等）的保管与收发管理工作。

第十一条 技术文件资料管理人员的职责：

一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。

二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。

五、保持资料室内整洁、卫生，对破损或变质的文件资料，要及时修补和提出复制。

第四章 技术文件资料的鉴定和销毁

第十二条 资料室应认真做好技术文件资料的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的而无法继续使用文件资料，需及时更新或复制，并将原文件资料报废，报废后的资料应继续保存半年备查。因修改内容而更换的资料，原资料报废，报废后的资料应继续保存一年备查。

第十三条 凡要销毁的技术文件资料，必须造具清册，经主 管领导审批后，在保密室监管人员的监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

第五章 技术文件资料的保管和借阅

第十四条 资料室应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《技术文件资料查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五条 资料室应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交技术资料的主管部门审查。主管部门根据检查报告的结果，对出现的问题指导资料员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

第十六条 资料室应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。

第十七条 技术文件资料的保密制度：

一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。

二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。

三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。

四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

五、非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术文件资料。

六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。

第十八条 技术文件资料的借阅：

一、凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

二、技术文件资料和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出资料室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术资料主管部门批准方能借出。

三、经同意借出之技术文件资料档案，每次最长时间为十五天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。到期未归还或未办理续借手续者，由资料员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。对于已丢失资料日后再次出现在生产现场而被误用所造成的一切后果均由原丢失人承担。

四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

第六章 技术档案的复制和技术资料的发放

第十九条 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

第二十条 需加工制作的工装类图纸文件，应晒制两套。一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。

第二十一条 用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放制造部、质量部、分管技术员及资料室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至供应商处。

第二十二条 用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放制造部、分管技术员及资料室存档。第二十三条 作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及资料室存档。

第二十四条 因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应 在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》（参见《文件资料控制程序》附表），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交资料室。资料室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》（参见《文件控制程序》附表），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。

第二十五条 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到资料室换取新文件，原破坏或污损文件资料由资料室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料的按丢失处理。

第七章 技术档案和受控技术文件的更改

第二十六条 当文件编制部门需对技术文件资料实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。修改时统一做好修改标记，由技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。

第二十七条 技术文件资料更改后，资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。第二十八条 为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术 文件自发放之日起，其使用期限为一年。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。

第八章 附 则

第二十九条 本制度由技术研发中心制定，其解释权与修改权归技术研发中心所有。

第三十条 本本制度经总经理办公会批准，自颁布之日起实施。

山东中都机器有限公司 二〇一〇年三月二十二日

第二篇：2021年公司技术文件及资料管理制度模板

2021年公司技术文件及资料管理制度模板

一、总则及范围

为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

二、管理业务与分工

1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1.技术文件的种类

（1）技术类文件

由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

（2）管理类文件

由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

2.文件登记

（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

3.文件的归档及保管

技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

5.文件的修改与审批

（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

《设计更改单》应包括下列内容：

（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

（b）更改理由；

（c）会审意见、会审签名；

（d）设计、工艺负责人签名；

（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

（3）技术文件的___与批准

一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行___和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

第三篇：公司技术文件及资料管理制度

公司技术文件及资料管理制度

第一章 总则

第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用，更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。

第二条技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

第三条把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

第四条资料库集中统一管理全公司的 技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章 技术文件资料的归档

第五条每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。

第六条各部门或工作人员在移交技术文件资料时，交接双方应办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。

第七条凡需归档的技术文件资料，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划，修改和删除电子文件。

第八条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。

第三章 资料室的任务和管理人员的职责

第十条资料室的任务：

一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。

二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。

三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；

第十一条技术文件资料管理人员的职责：

一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。

二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴

定、统计以及绘制检索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。

第四章技术文件资料的保管和借阅

第十四条资料库应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制电子版《技术文件资料查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五条资料库应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。

第十六条资料库应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

第十七条技术文件资料的保密制度：

一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。

二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。

三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上和U盘上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。

四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

五、任何人未经允许，不得随意开启资料库电脑，翻阅技术

文件资料。

六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。

第十八条技术文件资料的借阅和传送：

一、凡本公司工作人员，因业务需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。电子文件未经公司领导批准不得复制。

二、技术文件资料和各种说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出。

三、技术文件资料到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、更改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

五、传送的技术资料只能在个人QQ号和电子邮箱，未经许

可不得转发，下载打印。发现违反者按泄密处理。

第六章技术档案的复制和技术资料的发放

第十九条凡归档的技术文件资料，都建立电子文件。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

第二十条需加工制作的工装类图纸文件，都应形成电子文件。第二十一条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，发放制造部、分管技术员及资料室存档。

第七章技术档案和受控技术文件的更改

第二十四条当文件提供部门需对技术文件资料实施更改或补充时，应有更改通知单。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。并将修改通知保留备查。

第二十五条技术文件资料更改后，资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。

第八章附则

第二十七条本制度由青岛爱尔节能科技有限公司制定，其解释权与修改权归技术研发中心所有。

第二十八条本制度经总经理批准颁布之日起实施。

第四篇：技术文件和资料管理制度

技术文件和资料管理制度

1、目的对于质量体系要求相关的文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。

2、范围

适用于公司与质量体系有关的文件和资料的控制，包括外来文件和资料。

3、职责

3.1办公室和技术部负责文件和资料的统一发放、更改、作废、回收和归档的管理与控制工作，是文件和资料的主管部门。

3.2各有关部门积极配合办公室做好文件和资料的编制、发放、修改、作废、回收和归档的管理控制工作。

3.3总经理负责批准质量手册，生产厂长负责批准程序文件。

4、程序概要

4.1文件和资料的分类和编码

4.1.1公司文件和资料分为三层

A层：质量手册

B层：程序文件

C层：其它质量文件

4.1.2办公室和技术部负责。

4.2对文件和资料的编写、审核、批准。

4.2.1A层B层文件由公司总经理办公室组织编写、质量手册由生

产厂长审核，总经理批准；程序文件由生产厂长批准。

4.2.2C层文件和资料由相关部门编写，总经理审核，生产厂长批准。

4.2.3各类质量记录、表格由质检部审核，生产厂长批准。

4.3文件和资料的发放要求和控制

4.3.1确保质量体系运行的各个场所都使用加盖红色“受控”印章的相关文件的有效版本。

4.3.2从使用场所及时撤出失效或作废的文件和资料，并作出标识，防止误用。

4.4文件的修改、换版和作废

4.4.1文件经多次（5次以上）修改后，已影响使用，必须重新换版和发布。

4.4.2因工作所需保留的作废文件，责任部门应进行标识归档。

4.4.3A层和B层文件的修改由总经理办公室组织修改，C层文件由相关部门组织修改，审批按4.2.1、4.2.2执行。若指定其他部门审批时该部门应取得原审批部门的背景资料。

4.4.4外来文件和资料也必须由技术部进行整理、编目和归档，使用和发放要经过登记和批准。

4.4.5文件和资料应保存在适宜的环境中。

山西科兴禾木佳矿山设备开发有限公司

第五篇：公司文件资料管理制度

惠州市七分妆化妆品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。5.10批复：答复请示事项用“批复”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按时间顺序排序。

6.5.1公司级发文 QFZ 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免类发文QFZ 人字【XXXX】XXX号 6.5.3总裁办发文QFZ 办字【XXXX】XXX号 6.5.4财务部发文QFZ 财字【XXXX】XXX号 6.5.5研发部发文QFZ 研字【XXXX】XXX号 6.5.6品控部发文QFZ 质字【XXXX】XXX号 6.5.7营销中心发文QFZ 销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。6.9具体要求： 6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）„„

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妆化妆品有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和 英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表； 8.发文：

8.1发文执行惠州市七分妆化妆品有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 9.附则：

9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办； 9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发； 9.3本制度自下发之日起生效。9.4附相关支持性文件。9.4.1文件页面格式 9.4.2文件阅办单 9.4.3公文拟稿纸 9.4.4标题格式

签发：

二零一五年六月十五日