行政处罚案件档案管理办法

第一篇：行政处罚案件档案管理办法

吉林市工商行政管理局 行政处罚案件档案管理办法

第一章

总 则

第一条

为规范行政执法行为，加强行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》及档案管理有关规定，制定本办法。

第二条

行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

第三条 本办法适用于全市工商行政管理系统行政处罚案件的档案管理。

第四条

行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，确保案件档案的规范、完整和安全。

第二章 立卷装订

第五条 行政处罚案卷包括简易程序案卷和一般程序案卷。

第六条 简易程序案件可以合并立卷，20至50案装订成一卷；一般程序案件原则实行“一案一档一号”的立卷原则，也可以分为正卷、副卷。

第七条 简易程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）卷内材料部分 1.当场处罚决定书

2.必要的证据材料【现场笔录、询问笔录、与案情相关的情况说明】

3.行政处罚收据或执行情况记录 4.其他文件材料

第八条 一般程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）综合材料部分（隔页纸）1.立案审批表 2.行政处罚决定书

3.对当事人制发的其他法律文书 3.1.询问通知书 3.2.责令改正通知书

3.3.实施强制措施决定书[含(场所、设施、财物)清单] 3.4.解除行政强制措施决定书 3.5.延长（查封、扣押）期限决定书

3.6.（检测、检验、检疫、技术鉴定）期间告知书 3.7.（查封、扣押）财物移送通知书 3.8.先行处理物品通知书

3.9.分期（延期）缴纳罚款通知书 3.10.行政处罚（听证）告知书 3.11行政决定履行催告书

4.送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书，送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等] 5.听证笔录

（三）证据材料部分（隔页纸）

1.当事人或者其委托代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料

2.当事人的主体资格证明材料

2.1.单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书 2.2.个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等;2.3.委托代理人: 委托代理人身份证明及其委托代理证明文件；

3.证据复制（提取）单【涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等】

4.证人证言材料【所有身份证明材料均附于其提供的证言或者书证之后】

5.鉴定结论【含抽样取证记录】 6.现场笔录和现场检查图片材料； 7.其他作为证据使用材料【巡查记录等】

（四）财物处理及其他材料部分（隔页纸）

1.财物处理单据 1.1.罚没款收据

1.2.物品处理记录[含销毁记录和图片] 1.3.其他财物处理材料 2.其他材料

2.1.涉嫌犯罪案件移送书 2.2.案件移送函 2.3.行政建议书

2.4.实施行政强制措施(场所、设施、财物)委托保管书

2.5.委托鉴定书

2.6.当事人提交的延期或分期缴纳罚款的申请 2.7.强制执行申请书

（五）副卷（隔页纸）【分副卷则不需隔页纸】 1.副卷目录表 2.案件来源登记表

3.投诉、申诉、举报等案件来源材料 4.指定管辖通知书

5.案件调查终结报告【涉嫌犯罪案件情况调查报告、案件销案报告】

5.行政处罚案件有关事项审批表【实施强制措施审批、强制措施延期审批、解除强制审批、处罚建议审批、延期结案审批、分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批、涉嫌犯罪移送审批等】

6.行政处罚决定书草拟稿 7.案件核审表 8.案件集体讨论记录 9.行政处罚决定审批表 10.听证报告

11.行政处罚案件结案报告

12.其他有关材料【预警通知书、(建议去掉)协助调查函、检查建议书、行政处理告知记录、、回访表等】

第九条 案卷封面推荐采取打印，目录及卷内文书材料应当使用打印或钢笔书写，字迹要工整、清楚；内容要完整、准确。

第十条 案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：

（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；

（二）文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；

（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；

（四）以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；

（五）不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。

（六）案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装订，文书材料的左边和下边必须对齐，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。

（七）案卷厚度以不超过2厘米或者200页为宜，过多时可以分正卷、副卷装订。

第十条 案卷正副卷页码应当分别编排，页码应当标注在每页的右上角，如有反页则标注在左上角，封面、封底、卷内目录、隔页纸、无文字的不编页码。

第十一条 案卷页码应当使用打码机顺序标注，页码标注通常采用三位数标注法，如“001”；卷宗材料超千页的，可以采用四位数标注，如“0001”。

第十二条 案卷使用卷绳装订成册后，应当在加封处盖上骑缝印，在案卷材料最后一页与案卷底皮相接处加盖截封印章，印章上应有“截封”字样，并标明办案机关和截封日期。

第十三条 有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按照国家工商总局2009年版《工商行政管理机关行政处罚文书使用手册》的规定及市局制定的《行政处罚文书制作规范》的具体要求填制。

第十四条 年度内办结的行政处罚案件完成立卷装订后，由办案人员妥善保管。于次年1月份之前，由办案机构统一呈报同级法制部门登记后，移交档案管理部门保管。如因工作需要，也可以采取即时归档方式。

第三章 档案管理

第十五条 案卷移交档案管理部门前，承办机构负责人应当对立卷装订质量进行检查，确保移交案卷的规范性和完整性。

第十六条 与案卷有关的电子文件或者有关证物应当随纸质案卷一并移交。

第十七条 档案管理部门接收移交的案卷时，对不符合归档要求的案卷可以要求案件承办机构重新装订完善，案件承办机构应在10日内将重新装订完善的案卷移交档案管理部门。

第十八条 案卷移交时应办理移交手续，建立移交登记。移交登记包括：时间、案卷名称、案卷页码、移交人签字、接收人签字、备注等内容。

第十九条 案卷移交档案管理部门后，档案管理人员应当按照档案管理规定进行归档分类、编目、编制检索工具等工作。

第二十条 案卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。

第二十一条 档案管理部门应当建立《案卷查借阅制度》和《案卷查借阅登记簿》，履行查借阅登记手续。案卷查借阅登记簿应当包括：时间、案卷名称、查阅用途、查阅事项、查阅单位、查阅人签名、查阅证件、借卷归还时间、备注等内容。

第二十二条 下列单位或者个人经本级局局长（含副局长）批准后，可以借阅案卷：

（一）法院、检察院、公安机关；

（二）案件的当事人及其委托代理人；

（三）案件的利害关系人及其委托代理人；

（四）工商行政管理机关及其行政执法人员因工作需要；

（五）其他依据有关规定可以借阅案卷的单位或者个人。

第二十三条 借阅案卷时，单位应当出具介绍信及经办人员的身份证明；个人应当出具身份证明；委托代理人应当出具委托人身份证明、委托书及本人的身份证明。不能出具的，不得借阅案卷。

第二十四条 经批准借阅案卷的人员应当在档案管理部门办公场所查阅案卷，案卷管理人员应当陪同。经批准，案卷借阅人员可以复印案卷的有关材料。复印时，案卷管理人员应当陪同。

第二十五条 除上级机关调取及本单位工作需要外，原则上不得将案卷带出档案管理部门。

第二十六条 依照有关规定应当对借阅人保密的案卷材料，借阅人不得查阅。比如：实名举报材料、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的材料等。

第二十七条 借出的案卷不得转借其他的单位或个人使用。

第二十八条 档案管理人员要及时催还查阅或借出的案卷，归还时应认真验看，如发现案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即本单位负责人汇报并及时追查。

第二十九条 档案管理人员应当履行下列职责：

（一）负责案卷的接收、审核、保管、利用、编研和统计工作；

（二）负责日常档案、资料的借阅和管理，确保档案的完整与安全；

（三）与案卷管理有关的其他工作。

第三十条 档案管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。

第三十一条 案卷保存期限为永久。

第三十二条 案卷应当按有关规定与其他门类档案一并定期向本级政府档案馆移交。

第四章 附 则

第三十三条 出现下列情形的，将依据有关规定对责任部门及相关责任人员作出相应处理：

（一）案件承办机构未按照规定期限移交案卷的；

（三）故意瞒报、漏报有关材料、证物，将文件、资料据为己有，拒绝移交档案管理部门归档的；

（四）案卷丢失、损毁或者不负责任、失职失责给工作带来贻误和损失的；

（五）档案管理人员违反制度规定，擅自借阅案卷并造成不良后果的；

（六）应当处理的其他情形。

第三十四条 行政复议、行政赔偿案件的立卷、归档及档案管理参照本规定执行。

第三十五条 市局在本规定实施前制定的有关规定与本规定不符的，按照本规定执行；本规定与法律、法规、规章以及上级有关规定不符的，从其规定。

第三十六条 本规定自发布之日起施行。

第二篇：行政执法案件档案管理办法

行政执法案件档案管理办法

2006-12-15

第一章 总则

第一条 为加强对全区工商行政管理系统行政执法案件档案(以下简称案件档案)的管理，充分发挥案件档案在行政执法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及《工商行政管理机关行政处罚

程序暂行规定》制定本办法。

第二条 本办法所称的案件档案是指本区工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政执法中直接形成的文字、图表和声像等材料。

本办法适用于本区工商行政管理系统范围内对各类案件档案的管理。第三条 案件档案是工商行政管理机关的专业档案，是国家档案的重要组成部分，本区工商行政管理机关应重视对案件档案的建立、管理，落实管理人员，健全工作制度，配备必要的设施，做好案件档案的管理和利用工作。第四条 案件档案实行统一领导、分级管理的原则。工商行政管理机关依照本办法管理案件档案，并分别接受省、市和区档案局对案件工作的监督、指导。

第二章 案件档案的范围

第五条 案件处罚决定执行完毕，复议决定书送达后三十日内，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档。办案机关案卷按如下顺序装

订：

一、正卷(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)处罚决定书；(四)复议决定书；(五)证据材料；(六)听证报告；(七)核审意见；(八)听证笔录；(九)财物处理单据；

(十)其他有关材料；

二、副卷(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)案件调查终结报告及批件；

(四)立案审批表；(五)案件来源材料；(六)有关领导的批示；(七)案件的内部讨论记录；(八)案件的调查提纲i(九)其他有关的内部材料。复议机关案卷按如下顺序装订：

(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)复议决定书；(四)复议申请书及其附件；

(五)原行政决定；(六)行政复议案件受理审批表；(七)行政复议案件受理通知书；(八)被申请人答辩材料；(九)复议终结报告及批件；

(十)证据材料；

(十一)延期复议的决定、通知；(十二)复议决定书底稿；(十三)送达回证；(十四)其他有关材料。第三章 案件档案的管理

第六条 案件承办人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、整理工作。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，即要由案件承办人员负责立卷装订，内勤人员负责案卷质量检查，及时做好归档

工作。第七条 案件档案分为一案立卷和合案立卷。凡适用行政处罚简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件为一案立卷。

第八条 一案立卷分为正、副卷分别单独装订，便于档案的保管和利用。正卷是对案件依法处理的具有法律证据的全部材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中，产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。正、副卷内文件材料按问题属性和时间先后顺序排列，即所有卷内文件材料先按问题属性分类，每一类文件材料再按时间先后顺序排列，正卷和副卷的内容区分及卷内文件材料排列顺序按本办法第二章规定执行。

第九条 合案立卷中的案件数，视单个案件材料多少而定，卷厚一般不宜超过2厘米(约200张)，每个案件内的材料排列先后顺序为结论性文件、证据材料

和其它有关材料。

第十条 卷内文件材料应依次编写页号，页号统一编写在有文字的每面材料

正面的右上角和背面的左上角。

第十一条 每卷案件档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容。为查阅方便，一案立卷的卷内目录采取分二级类目填

写的方法。

第十二条 卷内文件材料应去掉金属物，对破损的材料应按档案技术要求修复，对字迹模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷中文件材料纸张过大的应按规定折叠，纸张狭窄的须经补边后装订，票据、单据等较小的材料应粘贴在16开空白纸上，并加盖骑缝章。

第十三条 卷内中的各项内容要正确填写，封面居中填案卷标题，标题应包括当事人名称(全称)、违法行为内容，“正卷”或“副卷”应标明。合案立卷的保管期限为“短期”，一案立卷的为“长期”。

第十四条 案卷号按、部门和结案先后时间顺序，由档案管理部门统一编号填写。备考表中的“本卷情况说明”一栏，应填写立卷过程中对卷内文件需要说明的情况，若无情况说明应将立卷人、审核人的姓名和立卷时间填上。第十五条 案件档案应由形成档案的部门按编制移交清册。合案立卷目录应逐一填写每件案件的主要情况，在保管期满销毁后，以此目录代作销毁清册

之用。

第十六条 案件档案所有材料(包括卷皮、卷内目录、案卷目录等)均应用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，字迹要工整、清晰。第十七条 一案立卷的档案应由案件承办人员在案件办理完结后的二个月内整理装订完毕(特殊情况除外)，并移交本部门内勤人员保管；合案立卷的档案应由部门内勤人员按统一立卷装订。

第十八条 各部门应在第二年的第二季度前将上一结案的案件档案及编制的移交清册移交给档案部门集中保管，档案部门对一案立卷和合案立卷的案

件档案要分柜保存。

第十九条 对结案期满10年的案件档案，应按照《江苏省档案管理条例》有关规定，确定保存价值，进行鉴定，决定是否需要销毁。销毁案件档案，应由本机关档案管理部门和案件处理部门共同派人监销。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册应归档保存。第二十条 案件档案应有专门的档案柜存放。对档案保管要加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作，以确保档案的安全，延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。第二十一条 工商行政管理机关档案专(兼)职人员应熟悉档案管理和经检工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。对案件档案工作成绩显著的单位、部门和个人应给予表彰

奖励。

第四章 案件档案的利用

第二十二条 工商行政管理机关应重视案件档案信息资源开发，做好案件档案的统计汇总工作，为工商行政管理工作服务。

第二十三条 案件档案不向社会开放。律师受当事人委托参与诉讼时，可以到法院，也可以到查处案件的工商行政管理机关查阅案件档案正卷。除上级主管机关和法院外，不提供一案立卷的副卷。

第二十四条 利用案件档案应先办理利用登记手续，经同意后在档案保管单位内查阅。除案件复议、诉讼、执法检查等特殊情况经局领导同意外，案件档案一律不予外借。利用案件档案时，阅卷人不得在档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案卷材料，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定

处理。

第二十五条 本办法自印发之日起施行。

第三篇：湖北省法律援助案件档案管理办法

湖北省法律援助案件档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强和规范法律援助案件档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省法律援助条例》、司法部《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》的规定,制定本办法。

第二条 本办法所称法律援助案件档案，是指法律援助机构在开展咨询、代书、和解与调解、辩护与代理、司法鉴定援助和公证援助等法律服务活动中直接形成的对案件质量管理、案件补贴发放及财务审计监督、法律援助宣传与成果展示等具有保存价值的各种文字、图表、音像或其它形式的历史记录。

第三条 法律援助人员承办法律援助案件形成的各种记录，应按照本办法规定的要求立卷归档。

第四条 各级司法行政机关和法律援助机构应加强法律援助案件档案管理，配备专职或兼职档案管理人员，负责法律援助业务档案的集中统一管理。

第五条 本办法适用于全省各级人民政府在司法行政部门设立的法律援助机构的法律援助行为。

第二章 法律咨询（12348法律援助咨询专线）

第六条 咨询案件档案表现为台帐记录或电子档案。台帐记录应使用A4纸张，以100的整数倍为总数，按页码顺序装订成册。台帐封面标注法律援助机构名称和日期。电子文档按平台运行软件提供的格式保存。

第七条 法律援助机构收到的所有电话咨询、信件咨询、网上咨询，及申请人至法律援助机构当面咨询和法律服务人员上门咨询等，都应有台帐记录，保存有电子文档的网上咨询除外。不同案件应分别记录，一般不共用同一页面。

法律咨询的信件应当集中保管。

第八条 咨询案件台帐记录的主要内容是：

(一)申请人的基本信息，主要包括姓名、性别、年龄、身份证明、健康状况、住所、联系电话等；(二)咨询方式(电话咨询、信件咨询、当面咨询、上门咨询、网上咨询)和日期；

(三)申请事项的法律性质分类，具体为：民事(婚姻家庭、人身伤害、交通事故、医疗损害、劳动争议、工伤事故、其他)、刑事、行政复议或诉讼、国家赔偿、其他；

(四)咨询问题摘要；

(五)解答内容摘要；

(六)处理意见或建议；

(七)申请人签名；

(八)接待人员签名。

第三章 代书、和解、调解、仲裁与诉讼

第九条 代书、和解、调解、仲裁和诉讼案件档案材料包括申请受理材料和案件承办材料。

第十条 当事人提出申请的案件，受理材料包括下列范围：(一)法律援助申请表;(二)身份证复印件或者其他有效身份证明，代理申请人有代理权的证明;(三)经济困难证明;(四)与所申请法律援助事项有关的材料;(五)法律援助审批表;(六)法律援助决定书、不予法律援助决定书或其存根复印件；(七)法律援助决定书或者不予法律援助决定书送达回执。

第十一条 申请人对不予法律援助的决定提出异议，经司法行政部门审查的，受理材料还包括以下范围：(一)复查申请书;(二)司法行政部门审查决定书复印件;(三)审查决定书送达回执。

第十二条 人民法院指定辩护的案件，受理材料包括以下范围：(一)人民法院指定辩护通知书;(二)起诉书副本或者判决书副本;(三)给予法律援助决定书或其存根复印件;(四)法律援助决定书送达回执。

第十三条 案件承办材料包括下列范围：(一)法律援助指派函;(二)法律服务机构批办单;(三)委托代理协议、授权委托书;(四)起诉书、上诉书、申诉书、行政复议申请书、国家赔偿申请书、答辩状等法律文书复印件;(五)会见受援人、当事人、证人谈话笔录;(六)受援人提供的证据材料和调查收集的其他证据材料的复制件，对不能附卷归档的实物证据，承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载入卷;(七)重大疑难案件集体讨论记录;(八)诉讼保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书和法院裁定书(未申请的除外);(九)出庭通知书;(十)庭审笔录;(十一)辩护词、代理词、法律意见书;(十二)判决书、裁定书、仲裁裁决书、调解协议、和解协议、行政处理决定、行政复议决定等法律文书副本或者复印件。(十三)其他与承办案件有关的材料;(十四)结案报告；

(十五)征求受援人意见表；(十六)办案补贴发放记录。

第十四条 法律援助案件终止的，应当将受援人要求终止法律援助的书面情况说明、或承办人关于终止法律援助的记录、报告材料，及法律援助机构作出的终止法律援助通知书或其存根复印件等一并归入卷宗。第十五条 司法鉴定援助和公证援助案件档案材料参照诉讼与代理案件的规定。

第四章 立卷与归档

第十六条 法律援助档案卷宗由承办人员按照司法部、国家档案局制定的有关规定和本办法立卷归档。

第十七条 法律援助案件卷宗以件为单位，按和一案一卷一号的原则立卷，依法律援助机构收到案件卷宗的顺序编号。法律援助案件结案时应认真填写卷宗目录，做到卷宗目录与卷内材料顺序一致。

第十八条 法律援助案件档案编号分为五段：第一段是，并填写于小括号中；第二段是设立法律援助机构的本级行政区名称第一个字，省级为湖北省简称；第三段为案件类型简称，即民、或刑、或行；第四段为“援字”二字；第五段为案件序号，即“第×号”。各段之间无标点符号。如武昌区法律援助中心2012年第1号民事案件编号为：（2012）武民援字第1号。

第十九条 立卷时，案件材料要进行整理。破损的材料要修补或复制;未留装订线的材料应粘补加边;字迹难以辨认的应附上抄写件;卷面及所有结案材料统一使用A4规格纸张，小于卷面的材料，应粘贴在A4规格的白纸上，大于卷面的材料应将超出的部分规范折叠，保持卷面边缘的整齐;文书材料上的金属物品应全部清除。

第二十条 法律援助案件材料编号以案件受理、承办结案的先后时间，以及文件材料的内在联系为序归卷，逐页编号。页号位置在每页正面的右上角，背面的左上角，并在卷宗目录中标明每份材料所在的页号。

第二十一条 案件档案卷宗统一在左侧装订，使用棉线绳，三孔一线；也可采用其他符合档案管理规定的方法装订。

第二十二条 法律服务人员在办结法律援助案件后，应当及时按要求将案件材料装订成卷送交法律援助机构办理归档手续，统一管理。

第二十三条 法律服务机构和法律服务人员在办结案件后，不按要求装订案卷材料，并拒绝办理归档手续的，视为没有办理该项法律援助案件。

第五章 档案接收与管理

第二十四条 法律援助机构对经审查合格的案卷，应当办理移交手续;对不符合立卷标准的案卷，应退回办案单位进行补正，经重新审查合格后，办理移交手续;对不符合立卷标准又拒绝按要求改正的卷宗不予办理移交手续。

第二十五条 法律援助档案管理人员应将档案卷宗装入档案盒内，并在卷盒封面和背脊注明时间、种类、案号，便于查阅。

第二十六条 法律援助档案管理人员应当熟悉档案情况，做好保管和防护工作，履行档案管理职责，因失职造成档案丢失等情况的，追究失职人员责任。

第二十七条 法律援助档案管理人员，要对法律援助业务档案分不同的保管期限，按结案时间顺序编写《案卷目录》。

第六章 档案查阅与借阅

第二十八条 凡因工作需要，调阅案卷者，应持单位介绍信和工作证，经法律援助机构负责人批准后可以调阅。

第二十九条 凡涉及国家机密或个人隐私的档案一般不得查阅。特殊情况必须查阅的，应当报同级司法行政部门批准。

第三十条 摘抄档案只能摘抄判决书、裁定书和调解书等有关的公文，若要摘抄其他材料，应当经法律援助机构负责人批准。

第三十一条 法律援助案卷原则上不得外借，若遇特殊情况必须外借，应当经法律援助机构负责人批准。

第三十二条 查阅或借阅档案都必须在借阅表上注明借阅人姓名、借阅的案号、查阅日期以及借阅归还日期，并由借阅人签字。

第三十三条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。

第七章 档案保管期限

第三十四条 法律援助业务档案的保管期限，参照司法部、国家档案局《律师业务档案保管期限表》，并同时考虑档案使用价值、降低保管成本等因素确定。第三十五条 鉴于法律援助仲裁、诉讼案件档案均为仲裁机构、人民法院案件档案的复制件，其主要功能是供财务审计监督和法律援助工作展示与宣传使用。为降低档案保管成本，法律援助仲裁、诉讼案件档案在财务审计监督工作完成后，保管五年。五年后，是否需要延长保管期限，由各单位根据工作展示与宣传等实际需要确定。

咨询接待台帐或电子文档、代书案件档案保管5年，和解、调解等案件原始档案保管20年。

第三十六条 法律援助档案目录登记簿、档案移出登记簿、档案销毁登记簿列为永久保管。

第八章 档案鉴定与销毁

第三十七条 对超过保管期限的档案要定期进行鉴定。鉴定由法律援助机构负责人、档案管理人员和法律援助人员组成鉴定小组共同进行。

第三十八条 对经鉴定仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后销毁。

第三十九条 为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。

第九章 档案统计与移交

第四十条 法律援助机构应建立法律援助业务档案统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定向有关上级机关报送档案管理工作基本情况统计表。

第四十一条 法律援助机构列为永久保管的档案，在本处保存十年。保存期满后，连同案卷目录(一式三份)和有关检索工具、参考资料，一并向同级档案馆移交，对移交的档案，一律填写移出登记簿。

第十章 档案保护与防护 第四十二条 存放法律援助业务档案的房屋，应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。

第四十三条 档案库房要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。

第四十四条 随卷归档的录音带、录像带等音像档案，应单独存放保管、防止磁化，并根据保管期限定期复制。

第四十五条 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。

第四十六条 档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。

第十一章 附

则

第四十七条 本办法未作规定的事项应根据司法部《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定执行。

第四十八条 本办法自发布之日起实施。

第四篇：案件档案

中共中央纪委、监察部、国家档案局关于印发

《纪检监察机关案件档案管理办法》的通知

中纪发〔1998〕8号

一九九八年七月一日

各省、自治区、直辖市纪委、监察厅(局)、档案局：

现将《纪检监察机关案件档案管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

纪检监察机关案件档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强纪检监察机关案件档案的科学化、规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案工作有关规定，结合纪检监察工作的实际，制定本办法。

第二条 纪检监察机关案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责，查处各种违纪案件工作中形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料。

第三条 纪检监察机关应重视机关档案工作机构设置及人员配备，以便更好地对案件档案、机关文书档案及其他门类的-档案实行集中统一管理，并加强指导与监督，以确保档案的完整与安全，便于提供利用，为国家积累史料。

第四条 纪检监察机关案件档案工作，在国家档案局统筹规划、组织协调下，由中央纪委、监察部负责领导与指导；省以下各级纪检监察机关案件档案工作由本机关办公厅(室)主管，在业务上接受上级纪检监察机关和同级地方档案行政管理部门的指导和监督。

第二章 案件材料的立卷和归档

第五条 案件材料分为检查(调查)类、审理类和信访类。

第六条 案件材料实行案件承办部门立卷制度，做到谁办案谁立卷，案结卷成。

第七条 案件承办人员应从受理办案开始，注意收集办案全过程形成的材料，结案后及时整理。案件材料若有遗漏或缺损，应附说明。

案件材料以案件为单位整理立卷。两个以上单位合办的案件，主办单位保存原件，协办单位保存复制件或打印件。

第八条 案件材料的归档范围：

1、办案依据材料：检举、揭发、申诉材料，领导批示，会议决定。

2、初步核实材料、立案报告。

3、转办的文字材料。

4、办案计划或调查方案。

5、调查报告和证明材料。

6、有关案件处理的决定材料：会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

7、批复材料：批复通知、监察决定、监察建议、复核决定等。

8、正式文件的印件、签发稿及主要领导修改的重要文稿。

9、审理报告。

10、与当事人见面材料。

11、结案报告。

12、与案件有关的通报、报道。

13、与案件有关的声像材料等。

第九条 案卷材料组合排列应遵循以下原则：

1、卷内材料原则上应按照实际办案程序依次排列。

2、可根据案件材料的多少，一案一卷或一案数卷。

3、证据材料，可按材料所反映的问题或材料的名称等特征分类，每一类再按时间顺序排列。

可按照证据材料的重要程序，将主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后。

具体排列方法见《附件一：案件档案卷内排列顺序》。

第十条 案卷应有案卷封皮、卷内目录和备考表。封皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，并用蓝墨水或碳素墨水笔书写，字迹要工整、清晰、规范。

装订的案卷必须依次编写页号。卷内文件无论单面或双面，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。

备考表应填写卷内需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名及立卷日期。

对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边和托裱；对过大的纸张，要折叠；对文件材料上的金属物要拆除。文件材料不允许有圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸。

第十一条 归档的案件材料不论办案时间长短，均应在结案归档。案件承办部门应将当年结案后整理完毕的案卷，在次年第二季度移交档案部门。

第十二条 归档的案卷应做到归档文件齐全完整，分类科学；卷内文件排列有序，保持联系；案卷标题简明确切；保管期限划分准确；装订不掉页不压字。

第十三条 归档时由立卷单位编制移交目录一式两份。一份随卷交档案部门，一份留立卷部门备查。

第三章 案件档案的接收和管理

第十四条 机关档案部门要做好案件档案的接收工作。按照案件材料立卷和归档的要求，检查案卷质量，接收符合要求的案卷。

第十五条 接收案卷时，要逐卷清点并履行交接手续。

第十六条 档案部门应将案件档案作为全宗档案的一类进行排列和整理。案件档案可按——组织机构或——问题(检查、(调查)案件、审理案件、信访案件)的方法进行分类。排列方法应保持一致性，不可随意改动。

第十七条 在分类、排列的基础上编制案卷目录等检索工具，为档案的利用创造必要的条件，同时应逐步实现计算机管理。

第四章 案件档案的统计和鉴定

第十八条 档案部门应建立案件档案统计制度。对案件档案收进、移出、利用、销毁等情况，进行及时准确的登记、统计，并定期将库存档案的数量、利用情况报上级纪检监察机关档案工作部门。

第十九条 纪检监察机关应定期对保管期限已满的案件档案进行鉴定。鉴定工作应在机关办公厅(室)主管领导的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，逐卷鉴定，提出处理意见。

第二十条 对确无继续保存价值的案件档案应登记造册，经机关主管领导批准后销毁。监销人、经办人应在销毁清册上签字。严禁将待销毁的档案出卖或转移给任何部门和个人。

销毁报告及销毁清册应归入全宗卷保存。

第五章 案件档案的借阅

第二十一条 各级纪检监察机关须建立案件档案的借阅制度，便于档案的利用，确保档案的安全，防止失密。

第二十二条 纪检监察机关内部需要调阅案件档案，必须履行审批手续。

第二十三条 外单位查阅案件档案需持单位介绍信和本人证件，并报本机关主管领导审批后方可查阅。

第二十四条 借阅案件档案，不得涂改、损毁、丢失、伪造。如有上述行为，依照《档案法》有关条款追究法律责任。

第二十五条 经批准抄录、复印的案件档案材料，由档案部门核对无误后，加盖“档案证明专用章”，可与档案原件同效。

第六章 案件档案的保管和移交

第二十六条 纪检监察机关应创造条件设置档案库房，保管案件档案，要配置必要的设备和设施，不断改善库房的保管条件，并逐步采用先进设备，实现档案管理的现代化。

档案库房必须牢固，门窗严密。库房内应保持适当的温湿度，并备有防盗、防火、防光、防有害物等安全设施。库房内不得存放与档案无关的物品。

第二十七条 对于破损、虫蛀、变质、字迹褪色的档案要及时采取措施并进行修复。

第二十八条 随案件材料立卷归档的录音、录像、照片、影片等声像档案及实物档案，应标注制作时间、年代、文字说明、承办单位、制作人、案卷互见号，并按照有关档案管理要求单独存放。

第二十九条 案件档案应随同纪检监察机关的其他档案一起，按期向同级国家综合档案馆移交。

第七章 附 则

第三十条 各级纪检监察机关可根据本办法，结合工作实际，制定实施细则或补充规定。

第三十一条 各级党政机关的派驻或内设纪检监察机构可参照本办法。

第三十二条 本办法由中共中央纪律检查委员会、监察部负责解释。

第三十三条 本办法自发布之日起施行。案件档案卷内排列顺序

一、检查(调查)案件档案的卷内排列顺序

(一)主办、协办案件

1、办案依据：上级的批件，信访简报，检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示、会议决定。

2、初步核实报告。

3、立案报告。

4、调查方案或办案计划。

5、证明材料。

6、调查报告。

7、错误事实见面材料。

8、案件进展情况报告及简报。

9、调查过程中的往来文书材料。

10、本级有关案件处理的决定：会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

11、本级下达的批复：批复通知、监察决定、监察建议、复核决定等。

12、下级对本级批复的执行情况的报告。

13、承办部门(纪检监察部门)的结案意见。

14、对案件的通报、报道、反映等材料。

(二)转办、过问要结果案件

1、办案依据：检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示。

2、批转(过问、催办)下级或有关单位办理的函件及底稿(电话记录稿)。

3、下级或有关单位上报的案件查处情况报告(主件及附件)。

4、承办部门对下级案件查处结果的意见。

5、承办部门的结案报告及领导意见。

(三)核实了解的案件

1、办案依据：检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示。

2、调查证明材料。

3、核实情况报告。

4、承办部门的结案归档意见及领导批示。

二、审理案件档案的卷内排列顺序

(一)审批案件

1、下级报送或本机关移送的案件处理待审批材料：

(1)下级党组织或行政部门对案件的审查意见及请示；

(2)调查报告及主要证据材料；

(3)本人所在基层党组织或行政部门的处分决定；

(4)本人检查、对处分决定的意见及基层组织对本人意见的说明。

2、审理报告。

3、与本人的谈话记录或征求有关部门意见的材料。

4、本级有关案件处理的决定：会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

5、本级报上级审批的请示。

6、上级的批复。

7、本级下达的批复：批复通知、监察决定、监察建议、复核决定等。

8、下级执行批复情况的报告。

9、对案件的通报、报道、反映等材料。

(二)备案案件

1、下级报送的备案材料：

(1)下级对案件处理的批复；

(2)调查报告及主要证据材料；

(3)基层党组织或行政部门的处分决定；

(4)本人检查、对处分决定的意见及基层组织对本人意见的说明。

2、本级备案报告及领导批示。

三、信访案件档案的卷内排列顺序

(一)办案依据：检举、揭发、控告、申诉材料及有关领导的批示。

(二)批转下级或有关单位办理的函及底稿。

(三)下级或有关单位上报的案件查处结果情况报告(主件及附件)。

(四)承办部门的结案报告或办结意见及领导的批示。

信访部门直接进行检查(调查)和处理的案件档案，卷内排列顺序可参照“检查(调查)案件档案的卷内排列顺序”和“审理案件档案的卷内排列顺序”进行排列。

案件档案保管期限的划分原则及对照表

案件档案保管期限划分原则

一、纪检监察机关案件档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管期限为六十年，短期保管期限为十五年。

二、纪检监察机关案件档案的保管期限，应根据案件的办理方式、干部管理权限、案件的查办结果以及社会、党内外影响等因素综合考虑。确定档案的保管期限的基本原则和方法是：

1、凡属在本机关权限内直接查处的大案要案及有重要影响的典型案件中形成的，有长远利用价值的案件档案，应划为永久保管。

(1)在本级机关管辖区域内有一定影响或发有通报的典型案件。

(2)在审批权限内，经审理给予正式批复处理的审理类案件。

(3)本级机关正式立案调查后，按审批权限需要作出正式处理的检查(调查)类案件。

2、凡属在相当长的时期内有利用价值的案件档案，应划为长期保管。

(1)本级机关正式立案调查后，不需要作出正式处理的检查(调查)类案件。

(2)本级机关过问、督办或转办，经下级机关正式立案调查并作出正式处理的检查(调查)类案件。

(3)按审批权限，经审理作为备案的审理类案件。

(4)本级机关转办，经下级机关正式立案调查并作出正式处理的信访类案件。

3、凡属在较短的时间内有利用价值的案件档案，应划为短期保管。

(1)本级机关过问、督办或转办，经下级机关调查不需要作出正式处理的检查(调查)类案件。

(2)本级机关转办，经下级机关调查不需要作出正式处理的信访类案件。

三、复查、复议的申诉案件，比照上一条所列各款的原则、方法，确定档案的保管期限。

四、为了维护案件档案的完整和联系性，纪检监察机关案件档案保管期限的确定，原则上以案件为单位进行，也可以根据具体情况，按照本地区档案管理部门的规定，以卷为单位进行，但案件主要案卷的保管期限应按本办法执行。

案件档案保管期限对照表

一、案件检查(调查)类

1、纪检监察机关直接检查或复查的主办案件

(1)需履行审批手续作出处理的案件 永久

(2)决定撤销立案的案件 长期

2、纪检监察机关会同有关单位检查或复查的案件

(1)需履行审批手续作出处理的案件 永久

(2)决定撤销立案的案件 长期

3、纪检监察机关协同有关单位检查或复查的案件

(1)需履行审批手续作出处理的案件 永久(2)决定撤销立案的案件 长期

4、纪检监察机关未正式立案对某一问题进行一般了解或核查的案件

(1)管理权限以内干部的案件 长期

(2)非管理权限干部的案件 短期

5、纪检监察机关通过批转等间接手段检查或复查某一问题并报来结果的案件

(1)重要的或典型的案件(包括报来的处理结果需要审理批复或向党内通报的案件)永久

(2)属管理权限以内的干部、报来的调查结果不需要作出审理批复的案件 长期

(3)属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人作出正式审批处理的案件 长期

(4)属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人未作出正式审批处理的案件 短期

二、案件审理类

1、纪检监察机关审理批复本机关查处的案件 永久

2、下级纪检监察机关报送的审理批复及审理备案案件 长期

三、信访类

纪检监察机关对群众来信来访所反映的问题批转有关单位进行调查或了解并要求回报结果的案件

1、属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人作出正式审批处理的案件 长期

2、属非管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人未作出正式审批处理的案件 短期

第五篇：行政处罚案件听证会提纲

行政处罚听证会提纲

时间：2017年 月 日下午 时 地点：XX县地税局五楼会议室

内容：县XX单位全面履行代扣代缴个人所得税拟行政处罚听证会

听证主持人：

记录员： 申请人：

会前准备

（一）记录员检查听证参加人员是否到场：

1、记录员、案件调查人员、听证人是否到场？

2、申请人及其委托代理人是否到场？

（二）记录员宣读听证纪律：

请大家肃静，下面宣布听证纪律：

1、服从听证主持人的指挥，未经听证主持人允许不得发言、提问；

2、未经听证主持人允许不得录音、录象和摄影；

3、听证参加人未经听证主持人允许不得退场；

4、旁听人员不得大声喧哗，不得鼓掌，哄闹或者进行其他妨碍听证秩序的活动；

5、现场人员关闭通讯工具或者设置在振动状态。对违反以上听证会纪律的，听讲主持人有权予以制止；情节严重的，责令其退场。

（三）记录员向听证主持人报告： “主持人，听证准备工作就绪”（听证会正式开始）

一、本次听证会由本局局长指定 担任听证主持人（自我介绍关出示委托书），担任记录员（自我介绍）。

二、下面核对听证参加人的身份

1、在案件调查人席上就坐的人员，请表明身份。

2、在申请人席上就坐的人员，请表明身份。

三、宣布本案案由：

申请人 XXX对XX县地税局拟行政处罚一案申请听证，根据XXX单位2017年11月23日听证申请及12月8日的延期申请，按照《中华人民共和国行政处罚法》、《税务行政处罚听证程序实施办法》和《安徽省行政处罚听证程序》的相关规定，XX县地方税务局决定组织本次听证。由于本次听证涉及到个人所得税方面的行政处罚，涉及个人隐私，根据相关法律规定以及XXX院申请，县地税局确定，不公开听证。

下面简要介绍一下本次听证的相关程序：

1、听证调查：本案调查人员就申请人的相关违法行为予以指控，提出行政处罚建议。申请人或代理人可以就所指控的事实及相关问题进行陈述和申辩。

2、举证、质证：案件调查人员举证，举证时应当说明证据来源，所要证明的对象，并简要宣读证据的内容。申请人对调查人员提出的证据进行质证，质证时应当就证据的真实性、关联性、合法性进行质疑、说明、辩驳，对有异议的证据，双方可以当场发问质疑，进行质证、辨论。

3、听证辩论：首先由申请人或代理发言，再由调查人员或者其代理人答辩，然后双方相互辩论。

4、最后陈述：辩论终结，听证主持人可以再就本案的事实、证据及有关问题向申请人或者其代理人、本案调查人员征求意见。申请人或者其代理人有最后陈述的权利。

四、下面告知听证参加人有关听证的权利与义务

1、听证参加人在听证会上有下列权利：（1）有要求或放弃听证的权利；（2）有权对不符合规定要求的听证主持人、记录员申请回避；（3）有权对案件涉及的事实、适用的法律法规及有关情况进行陈述和申辩；（4）有权对案件调查人员提出的证据进行质证并提出新的证据；（5）有核对听证笔录的权利。

2、听证参加人在听证会上有下列义务：（1）依法听证；（2）如实陈述案件事实和回答听证主持人的提问；（3）遵守听证会场的纪律，服从听证主持人指挥。

询问：

1、案件调查人员、委托代理人，你们对有关听证的权利与义务是否听清楚了？

2、申请人、委托代理人，你们对有关听证的权利与义务是否听清楚了？

3、申请人（委托代理人），你们是否对主持人、记录员提出回避申请？

（宣布听证会现在开始。）

五、听证调查阶段

（一）双方简要陈述观点

1、下面请案件调查人员提出申请人的相关违法的事实、证据、依据以及行政处罚建议；

2、申请人及其委托代理人进行陈述和申辩；

（二）举证、质证

案件调查人员举证，举证时应当说明证据来源，所要证明的对象，并简要宣读证据的内容。申请人（委托代理人）对调查人员提出的证据进行质证，质证时应当就证据的真实性、关联性、合法性进行质疑、说明、辩驳，对有异议的证据，双方可以当场发问质疑，进行质证、辨论。

1、请案件调查人员举证，举证时应当说明证据来源，所要证明的对象，并简要宣读证据的内容。

2、请将案件调查人员出示的证据拿给申请人（委托代理人）辨认。

3、申请人（委托代理人）对此份证据的真实性、关联性、合法性有异议吗？

4、请案件调查人员继续举证。

5、申请人（委托代理人）是否有其他证据需要提供？

三、听证辨论

听证调查结束，调查人员、申请人（委托代理人）都发表了自己的观点及进行了举证、质证，综合双方的陈述，主持人认为，双方争议的焦点主要有：

双方对

现在进入听证辨论阶段，听证辨认论应围绕双方争议的焦点问题及如何适用法律发表各自的意见。辨论时要阐明所主张的事实、理由及法律依据，以理服人，一方发言时另一方不得插话。

1、首先请申请人（委托代理人）发言。

2、请案件调查人员发言。

3、申请人（委托代理人），你们还有什么需要补充的？

4、案件调查人员，你们还有什么需要补充的？

四、最后陈述

听证辨论结束，现在进入最后陈述阶段。

1、先请案件调查人员作最后陈述。

2、请申请人（委托代理人）作最后陈述。

五、本次听证会到此结束，本主持人将根据听证笔录写出听证报告上报本局负责人。请当事人及代理人，案件调查人，核对听证笔录，如果无误，请签字。

听证会上一般使用的语言有

请发言。请你让对方说完。你还有什么需要补充的吗？申请人对??问题的质证、质询请调查人员作出回答。你的发言重复，请简略。旁听人员请肃静。你的发言与本案无关，请不要在听证会上发表与本案无关的话题。

主持人：我宣布听证结束，请当事人及代理人、案件调查人、第三人核对笔录，如果无误，请签字。