公文发文字号编制中常见问题的探讨

第一篇：公文发文字号编制中常见问题的探讨

公文发文字号编制中常见问题的探讨

概 要：发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，文章以《条例》、《办法》等公文法规为依据，阐述公文发文字号的结构、格式要求，分析、纠正常见的病误，并提出了值得研究探讨的建议。

关键词：公文 发文字号 规范要求 病误分析

目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类：一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；二是外交、军事等领域使用的专用公文。本文探讨的是第一类。规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称条例）、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）和《国家行政机关公文格式》（以下简称格式）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定，但在实际应用中仍然存在着不少病误，值得探讨。

一、发文字号的规范要求

（一）发文字号的构成要素

《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号”；《办法》规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。以上两个公文法规阐明了党政机关、企事业单位、群众团体正式公文发文字号由三个要素构成：机关代字+年度（份）号+发文顺序号。比如：闽政文〔2009〕28号这个发文字号，三个要素齐全。其中机关代字为“闽政文”，说明公文的制发机关是福建省人民政府；年度（份）号为“2009”，指的是福建省人民政府2009年制发的公文；顺序号为“28”，指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件。

（二）各构成要素的格式要求

1.机关代字。同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般不超过6个字。主要有以下几种格式：一是仅有机关名称代字，没有其他附加成份。如：闽委办〔2009〕54号、闽政办〔2009〕3号等。其中闽委办、闽政办就是中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅的代称。二是机关名称代字+行文方向代字。如：国发〔2000〕23号，“国”为国务院的代字，“发”表示行文方向为下行文。又如：闽委发〔2006〕21号、闽人发〔2009〕40号等也是如此。三是机关名称代字+内容特征代字。如：闽委干〔2009〕248号，“闽委”是福建省委的代字，而“干”则是文件的内容特征，即干部任免方面的文件。四是机关名称代字+文种代字+字。如：中共中央组织部《关于在党政领导班子后备干部集中调整中加强监督认真治理拉票行为的通知》，其发文字号为组通字〔2009〕23号。五是机关名称代字+字。如：全国妇联办公厅《关于开展“春蕾计划”实施20周年系列活动的通知》，其发文字号为妇厅字[2009]1号。

2、年度（份）号。年代应标全称，用阿拉伯数码标识，括入六角括号“〔〕”内。如：闽委教宣〔2009〕45号。

3、发文顺序号。顺序号用阿拉伯数码标识，顺序号不编虚位（即1不编为01或O01），不加“第”字。但政府机关令、政府机关负责人令，如：国务院令、国家主席令、国务院总理令等，其发文字号的结构无机关代字无年号，格式为“第+发文顺序号”。而且，发文顺序号不是按年度编排的，而是在发布命令（令）的政府机关或政府机关负责人的任职届内依次编排流水号的。此外，党政机关、社会团体、企事业单位编发的通报，其发文字号也通常采用“第+×期”的格式编制。

4、发文字号的标识位置。发文字号属于公文的眉首部分，标识位置一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。如果是上行文需要标识签发人姓名时，则发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。如果是大文头（由发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，发文字号居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，发文字号移至红色反线下靠右位置。如果采用有版头的格式，发文字号排在版头下方；若无版头，则排在标题下方右侧。命令（令）的发文字号标注在命令（令）的发文机关标识下边缘空2行居中位置；会议纪要的发文字号置于会议纪要标识之下、红色反线之上正中间。联合行文只标明主办机关发文字号。

二、常见的病误分析

第一，搭配虚字。如：《财政部关于人武部修建民兵训练基地征收耕地占用税问题的复函》（财农税字〔1990〕第45号）、《济宁职业技术学院材料、低值易耗品管理与核算实施办法》（济职院字〔2004〕第42号），对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、规范性的行政公文来说，发文字号中的“字”和“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去，规范化的编制是：财农税〔1990〕45号和济职院〔2004〕42号。

第二，要素颠倒。《条例》、《办法》对发文字号的规定，实质上也明确了机关代字、年份、序号3要素的排列顺序。但个别单位在使用发文字号时，并没有按以上指定顺序排列。如：《关于耕地占用税征收经费问题的通知》（〔94〕财农税字第28号），发文字号不仅年份前移、年号不全，而且“字”、“第”多余，规范的写法是：财农税〔1994〕28号；《国家土地管理局、国家工商行政管理局关于对土地价格评估机构进行登记管理有关问题的通知》（[1995]国土[籍]字第10号），发文字号规范的写法应是：国土〔1995〕10号。

第三，年号不全。这类病误现在很少，早期如：《财政部关于农业特产税征收具体事项的通知》（〔94〕财农税字第7号），这里的“〔94〕”是指1994年度。若经过1个世纪或更长一时间些，就有可能把“〔94〕”理解为公元2094年或2194年，年号不全无疑会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应用阿拉伯数码全称标写〔1994〕。

第四，错用括号。如：×政（2004）6号、×政［2004］12号，这里的年份所用的括号“（）”、“［］”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：×政办〔2009〕8号。六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。

第五，乱设虚位。如：《关于调整鞍山市最低工资标准的通知》（鞍政发〔2006〕027号），这里的“027号”应改为“27号”；《关于第十七届省农村医学暨乡镇卫生院管理学术会议征文的通知》（浙农卫协字〔2009〕第02号），这里不但“字”、“第”多余，而且乱设虚位，规范的写法应是：浙农卫协〔2009〕2号。

第六，字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。发文字号应该与正文的字体字号相同，而有的字号小于3号、有的用宋体、有的用楷体、也有的用黑体，这些都不符合规范要求。

第七，联合行文多编文号。几个平行机关为某一有关事项联合行文，将所有联合单位的发文字号并列，这是不对的，按规定，联合行文只标明主办机关发文字号。如：《中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于贯彻落实中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》（湘办发[2002]1号），就只标中共湖南省委办公厅的发文字号。

第八，发文字号与公文编号混为一谈。这一问题多出现在教科书中，如：某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》等都把公文编号解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把公文编号混同于发文字号。《格式》明确规定：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。并不是所有的公文都需要编制份数序号，《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号，如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如：国务院文件都编有份数序号。编制份数序号的目的是为了准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象，当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失，发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。《格式》规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。

公文编号与发文字号还有两大区别：一是写法上的区别。公文编号的写法，如：“000××”，位置标于文件左上角。而发文字号的写法如“闽政文〔2009〕48号”，即福建省人民政府2009年发的第48号文件。二是标注位置的区别。公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。而发文字号在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头的下行文，居中排列；小文头的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

三、建议

第一，同一性质的机关、单位，发文字号的结构应统一。目前存在不统一的现象，给识别带来一定的麻烦，比如：中共福建省委办公厅和中共湖南省委办公厅，发文字号的结构分别为“闽委办〔××××〕×号”和“湘办发〔××××〕×号”；中共福建省委教育工委办公室和中共陕西省委教育工委办公室，发文字号的结构分别为“闽委教办〔××××〕×号”和“陕教工办〔××××〕×号”。类似的情况，市、县以下更是五花八门，从公文制作的规范化和科学化来说，还是统一起来为好。

第二，发文字号的结构中可以不要具体承办公文部门的代字。现在很多厅级机关的文件，其发文字号的结构中常带有承办公文部门的代字。如：“×教高〔2009〕105号”这一发文字号，其中的“×教”为某省（区）教育厅的简称，“高”为该教育厅的职能部门高教处的简称。如此编制发文字号，如文件头为“×省教育厅高教处文件”，落款也为“×省教育厅高教处”，则无可非议（高教处也不能对外发文）。问题在于文件头为“×省教育厅文件”，落款也为“某省教育厅”，而发文字号为“×教高〔2009〕105号”，这就显得有点矛盾了。既然主题词和文件标题中都有文件内容特征的词语，那么发文字号的结构中就可以不要具体承办公文部门的代字，这样既简化发文字号，也不影响到文件的统计和归类。

四、结束语

公文处理的规范化和科学化，需要从每一个细小环节做起，包括规范公文的发文字号。从事公文处理工作的人员要认真学习《条例》、《办法》、《格式》等有关文件，据其精神和本单位实际，建立和完善行文的有关规章制度，不断提高机关、企事业单位的办文质量。

参考文献

1.国务院.国家行政机关公文处理办法[M].2000(8).2.中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[M].1996(5).3.国务院办公厅秘书局.国家行政机关公文格式[M].2000(11).4.史春梅.发文字号常见病误分析及纠正[J].秘书之友, 2007(7).（作者单位：福建生物工程职业技术学院。作者为经济师）

<<国家行政机关公文处理办法>>（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式）（GB／T9704—1999）就“发文字号” 的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

“X政字“x发字

一、搭配虚字。如：（20023 第2号”、〔2002] 第35号”，这里的“字”“第”均是没有任何实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政〔2002〕2号”（即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件）、“皖发〔2002〕 35号”（即中共安徽省委2002年度发的第35号文件）。

二、要素颠倒。<<国家行政机关公文处理办法>>第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“（76）榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”

多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

“x政秘(86）6号”，三、年号不全。如“x政发〔97〕8号”、这里的“(97)”“〔86]”是指1997年度。1986年度。虽然，在甘、甘一世纪里，“（97）”、“ [86]”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称〔1997]〔1986]，这也是（国家行政机关公文格式）之规定：“年份应标全称”。

四、错用括号。如“X政办（2002）8号”、“x政办（2002）8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“（）”均是错误的。规范的用法应是六角括号“[]”，如“X政办〔2002〕8号”。

五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号” 常出现虚位，如“x政秘〔2002）008号”，这“序里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式>>（GBT9704一1999）已明确规定：号不编虚位（即豆不编为001）”。

六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，（国家行政机关公文格式）附件的（条文释义）中讲的非常明确和具体；发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识（俗称大文头）的下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，4mm处居中摆放（如上规定）；②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空贝字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；③发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见2001年1月1日起施行的（安徽省行政机关公文处理实施细则）第三章公文格式第十一条第四款）。

七、字体字号不标准。<<国家行政机关公文格式>>规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；字体，有的用小标来体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的<<中国实用文体大全>>、某师范大学出版社出版的<<公文写作教程>>、近年新出版的某函授大学教材<<应用文写作>>、某省委党校系统干部中专教材<<语文>>等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号” 也叫文件编号，“是一份文件<<国家行政机关公文格式>>总印数的次序号”《实用公文词典>>陕酉人民教育出版社出版），（GB／T9704—1999）阐述更明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字，年份和序号组成”。除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。“公文编号” 的写法过去是“NO．00018”，现为“00018”，位置标于文件左上角。而“发文字号” 写法是：“国发〔1991〕2号”即国务院1991年发的第2号文件。②标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

<<国家行政机关公文处理办法>>已进行多次修订和完善，并制定了（国家行政机关公文格式》国家执行标准（GB／T9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按<<办法>>和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。

第二篇：公文写作中常见问题

公文写作中常见问题

（一）文种使用不规范

一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种

使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不

是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却

用“通知”。

三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使

用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…

请示函”、“关于…决定（批复）的通知（通报、决议）”等。

（二）公文结构上的不规范

一是结构不严。

二是层次混乱。

三是段落组织松散无力。

四是过渡脱节。

五是层次段落重叠交叉

（三）公文格式不规范

标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（四）公文标题不规范

标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（五）语言、语法不规范

结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多

余、搭配不当、语序不当等毛病。

用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。

第三篇：公文格式中常见问题解析

公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标注不规范。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。有些公文序号出现编虚位（即001），“××文„2008‟001号”等不规范格式。

(二)文种使用不当。文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》明确公文种类有13类，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。即各单位产生的公文不应该出现这13类公文以外的文种，错用文种不仅使公文失去应有的严肃性，还严重影响行文的作用和效率。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。比如《关于解决办公用房的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。二是混用文种。如《××局关于购买办公设备经费的请示报告》，将“请示”和“报告”两种文种混用。三是错用文种。最常见的错误是该用“请示” 的用了“报告” 该用“报告” 的用了“请示”，“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错把“请示”用成了“报告”，会导致请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。

(三)公文标题不规范。常见的问题：一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的。《国家行政机关公文格式》中规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，规范的做法是除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。三是标题冗长繁琐。“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组。四是回行时词意不完整，排列不对称，间距不恰当。

(四)引用文号不规范。比如先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据×××发„2008‟1号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法不符合规定，正确的引用方式应为“根据市政府《关于×××的通知》（×××发„2008‟1号）”。

(五)结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵；二是层次跳跃，或在“

（一）”“(1)”后加顿号，写成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵距正文太远或太近，以至于印章距正文太远或盖压正文。成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，标准是印章

盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把拟文日期作为成文日期。三是把修改日期或送签日期作为成文日期。四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。成文日期应以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字并标全年、月、日。

(七)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现的不规范现象有：一是无印章。二是印章加盖歪斜。三是印章未居中下压成文时间。四是印章盖在正文上或距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，要排列整齐，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一

个或两个印章，要居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(八)附件标注不规范。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点。常见的问题：一是没有与正文空开一行。二是在附件名称后加分号或句号等标点附号。三是附件标注的顺序与附件的顺序不一致，没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。四是附件标注回行时顶行写，正确的写法是与附件序号后的文字对齐。五是附件不全，或标注了附件但没有一并报送。

(九)附注标注不规范。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位臵不规范。联系人和联系电话标注位臵应在落款和版记之间的适当位臵，空两格加括号，中间用分号隔开。

(十)版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是主题词字体不对，主题词、词目均用黑体，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。四是抄送机关标识不规范，常见的问题是将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”，再有就是最后一个抄送机关不标句号。抄送机关之间应用逗号分开，最后一个抄送机关应标句号。五是印发机关和印发日期标注不对，印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位将二者左右顶格，有的空格太多。

(十一)没有代拟稿。凡需要以政府办名义上报下发文件的请示，一定要有代拟稿，有些单位没有代拟稿，有些单位拟好了稿不与请示一并上报。

(十二)公文中有错字、漏字、别字等硬伤。

第四篇：公文处理中的常见问题

公文处理中的常见问题

一、公文眉首

（一）发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未标识签发人；签发人名字的字体使用不规范(应该用3号楷体)。

（三）上行文发文字号和签发人排版不规范（发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字）

二、公文主体

（一）公文标题

1、标题与版心红线间距不够（标题与版心红线之间应空2行）。2.字体使用不规范（应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替）。

3.标题滥用符号（公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号）。

4.标题多行时，分行不规范（标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开）。

5.文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

（1）缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

（2）生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

（3）“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项；②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项；③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项；④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项；⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等；②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果；③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况；④向上级机关提出建议和意见、设想等（但不要夹带请示）。

6.转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚（现在比较侧重用这个方法）；②概括转发；③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发；②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7.注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件；“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程；“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

（二）主送单位

1．主送单位与标题间距过宽（主送单位与标题之间应空1行）。2.字体不规范（应用3号仿宋体字标识，不加粗）。

3.上行文出现多个主送单位现象（上行文主送单位应只有一个）。

（三）公文正文

1.字体使用不规范（应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗）。

2.行间距、字间距不规范（一般每一页为22行，每行为28个

字）。

3.结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，应为：第一层 “

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

（1）公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2．附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。（1）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中；有序号时标识序号，序号后不加冒号。

（2）附件的序号和名称前后标识应一致。

（3）附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。（4）转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3.关于附件的其他不规范

（1）附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整；

（2）多个附件时不整合；附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号（扫描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2.成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字；“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3.单一单位制发的公文，成文日期右空4个字；两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．会议纪要不加盖印章。

（七）附注

上行文（如请示）应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如（联系人：××××××，联系电话：×××××××）]。

三、版记

（一）主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替），词目之间空一字。

2.主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。3.主题词文种应与标题文种一致。

（二）抄送单位

1.“抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2.抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3.抄送应注意的问题

（1）上行文不能抄送下级单位;（2）密级很高的文件，要严格控制抄送范围；（3）越级请示件要抄送被越过的上级机关；

（4）向下级的重要行文要抄送直接上级机关；（5）遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则；（6）联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

（三）印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（四）页码

1.页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线；单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2.除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

（一）公文中必须使用国家法定的计量单位。

（二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）公司和分公司不得联合行文。

（四）引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》（桂电办〔2011〕×号）要求„„”；使用简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

（五）上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

（六）文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

（八）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第五篇：公文写作中常见问题及解决办法

公文写作中常见问题及解决办法

今天主要想和大家从公文的文面结构、容易用错和写错的字、标题写作中一些常见问题的处理、公文结构层次序数的规范、数字运用的规范、字体和字数的规范、标点符号的运用、公文用印、主题词的提炼、版记标识等十个方面就公文写作中的常见问题和解决办法进行学习和探讨，目的在于进一步提高我们公文写作和处理的能力，促进公文写作和处理的进一步规范。

一、公文的文面结构主要有哪些要素？

公文的文面结构即公文格式问题，是公文规范性的重要体现。按照中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发[2012]14号）规定，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、引发机关和印发日期、页码，共18种要素组成。

主要的要素有八个方面：即版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（落款）、成文日期。

（一）版头

（1）“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。

（2）“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。

（二）发文字号

由机关代字、年份、发文顺序号组成。

发文机关代字 + 〔年份〕+ 发文顺序号

机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。

（三）标题

由发文机关名称、事由和文种组成。

机关名称 +（关于）事由 +（的）文种

如：中共政协西安市委员会党组关于召开政协西安市

第十三届委员会第一次会议有关问题的请示 政协西安市委员会办公厅关于报送《关于我市

节能减排工作情况调查报告》的函

（四）主送机关

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如：政协西安市委员会 或 西安市政协 或 市政协

中国国民党西安市委员会 或 民革西安市委员会

或 市民革

顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。

该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四大班子排序应为：党委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开；同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以市委或市委办向下行文，主送机关为“各区县党委，市委各部委，市直机关各单位，各人民团体党委（党组）。各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开，是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。

当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。

（五）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。

排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。

（六）附件、附件说明和附注

附件即公文正文的说、补充或者参考资料；附件说明即公文附件的顺序号和名称；附注即公文印发传达范围等需要说明的事项。

附件写在正文下，空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识。格式为：

附件：序号 + 标题 + 件数（新规定没有件数）

如：

1、市政协调研组人员名单 1件

2、调查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。如果写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类 4 附件实际是主件。

（七）发文机关（落款）

署发文机关全称或规范化简称。

党的文件一般写落款，并必须写全称；政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。

（八）成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文，署最后签发机关负责人签发的日期。

会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准，或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报。

发文日期必须写明年、月、日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。

二、容易用错写错的字词如何区辨？

（一）“二”与“两”

使用“二”的地方：

1、自然数。

2、序数、小数、分数。

使用“两”的地方：

1、一位数的基数。如“两台机器”。

2、概数。如“三两天”。

（二）“倍”的运用

“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果用于减少，就应该加“负”字。

（三）“以上”与“以下”的运用

“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。”

（四）“制定”与“制订”的运用

“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十八次代表大会，为我们制定了全面建成小康社会和全面深化改革开放的目标”

“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：办公厅相继制订了全委会工作规则、常委会工作 规则等会议工作制度。”

（五）“物质”与“物资”的运用

“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。多用于哲学和物理学上的抽象概念。

“物资”即指具体的财物资源。

（六）“需要”与“须要”的运用

“需要”是对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

（七）“权力”与“权利”的运用

“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。

“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

（八）“截止”与“截至”的运用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……为止。

（九）“违反”与“违犯”的运用

“违反”即不遵照，反着方向做。

“违犯”即违背，触犯。

（十）“以至”与“以致”的运用

“以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。

（十一）“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的运用

“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。

“的”用在名词前，是定语的标志。“的”有时是语气助词。（如何辨别？

1、去“的”意不变，为助词，反之为“的”字结构。

2、“的”字结构后边都可以加名词，而助词则不能加。

“地”用在动词前、形容词后，是状语的标志；

“得”用在动词后、形容词前，是补语的标志，回答“怎么样”的问题。例如，这一仗，同志们打得勇敢、打得顽强、打得漂亮。

图例：这样的表示方法，可以帮助我们清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝叶，主干和枝叶怎样搭配。一般情况下，用“=”表示主语，用“—”表示谓语，用“弯曲”的线表示宾语，用“（）”表示定语，用“{ }” 表示状语，用“【】”表示补语。

这些，我只是从一般的情况讲的。其实，字可以作句子成分，词和词组可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名词不仅可以作主语，还可以作宾语、定语。动词不仅可以作谓语，在一定的条件下还可以作主语和宾语。联合词组（两个或几个并列的词）六种句子成分都可以作，如名词性的可以作主语、宾语和定语，动词性的可以作谓语，形容词性的可以作谓语、定语、状语、补语；主谓词组也是六种成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是复句或多重复句了。还是先易后难吧！建议大家好好地学习学习现代汉语语法知识（什么是语法？—语法是现代汉语组词成句的规则。普通话是现代汉民族的共同语——以北京语音为标准音，以北方的方言为基础方言，以典范的现代白话文为语法规范）。

同时，请大家抽点时间学习学习修辞和逻辑。语句通不通是语法问题；好不好是修辞问题；对不对是逻辑问题。“语法可以使人规矩，修辞是人敏锐，逻辑是人精巧”。建议大家一定要学。

（十三）“部署”与“布置”的运用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

（十四）“既”与“即”的运用

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。

“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

（十五）“和”、“与”、“及”的运用

“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

（十六）对、对于”，“对于、关于”，“经过、通过”的运用 这几组公文中常用的介词，用法或功能相近，共性较强，但是否可以通用，要斟酌实际情况，避免误用。

“对于”和“关于”。表示关涉用“关于”，指出对象用“对于”；“关于”有提示作用，组成介词短语可以做标题，尤其在公文标题中不可缺少，“对于”则没有这个功能。

（十七）不当使用模糊用语

模糊用语，即语意不够明确、不够具体的词语。在公文中，适当使用模糊用语是必要的，它能起到确切词语所起不到的表达效果。然而，有些公文是不能使用模糊语言的。

（十八）关联词语使用不当

关联词语是指复句的分句之间起连接作用的词语。关联词语大都是连词，如，“因为—所以、不但—而且、虽然——但是，与其—不如”等；还有少量副词，如“也、又、都，和、与、同”；还包括一些起连接作用的短语，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

关联词使用不当也是常见的问题，值得引起我们足够的重视。

三、如何处理公文标题写作中的几个棘手问题

（一）解决转发性通知标题冗长繁琐问题

层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：

（1）只写转发第一次转发机关的通知；

（2）直接转发原文件；

（3）在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；

（4）只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。

例如：《国务院办公厅转发民政部关于规范村民委员会印章使用和管理工作的意见的通知》，省政府再转发就会出现“通知的通知的通知”的问题。怎么办？可以直接转发民政部文件的标题，即《陕西省人民政府办公厅转发关于规范村民委员会印章制发使用管理工作的意见的通知》（陕办发【2001】193号。

办公厅转发、印发市政府或市政协同意的文件时，文件开头要写“经市人民政府同意”或“经市政协同意”。

（二）标题中标点符号的运用问题

为了保持标题简炼和整洁大方，一般地能够不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：

（1）可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、11 转发的公文标题等。

（2）可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》

（3）可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》

（三）长标题的排列

根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。

如:中国人民政治协商会议西安市第十三届委员会

常务委员会工作报告

中国人民政治协商会议西安市第十三届委员会

第二次会议关于政协十二届委员会 常务委员会工作报告的决议

(四)结构层次序数是如何规范的？

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的数字运用有哪些规范要求？ 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

例：政协西安市委员会关于加强界别工作

发挥界别作用的意见（2008年8月20日）

年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。

同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

(六)公文字体和字数有哪些规范要求？

主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋体。

2011年11月5日，中共中央办公厅通知“经中央批准，中央文件统一采用国际标准A4纸型同时对文件版型做出调整”。从2012年1月1日起不再印发16开纸型中央文件。

以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。

公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

2011年11月5日，中共中央

(七)正确使用标点符号有哪些讲究？

1、并列短语中的顿号、逗号的使用。

并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中不需用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“

五、六个”，“各区县”不写成“各区、县”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”

2、破折号、省略号同点号连用。

破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。

3、引号同点号连用

凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说： 14 “看菜吃饭，量体裁衣。”

凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

4、句内括号与句外括号的使用。

句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。

如：这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。

句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。

如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）

(八)加盖印章应注意哪些问题？

发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区别不同情况有以下具体 要求：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(九)怎样提炼公文的主题词？

首先要说明的一点是，公文主题词，中央和国务院新近发出的文件已经停用，我市怎么办，目前还没接到通知。

主题词也称叙词，是经过规范化的词或词组，用于文献的主题标引或检索。

撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：

1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。

2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。

3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。

4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。

5、应有效把握对公文主题的标引深度。一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。

6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：

主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；

通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；

时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存在的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；

公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。

(十)公文版记如何标识？

公文版记主要内容与标识规范如下：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在 主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

就介绍到这里，谢谢大家！