第一篇:如何更有效的提高周例会的效率
如何提高周例会的效率
周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段,只有充分认识到周例会的作用与形式,明确流程并严格执行,才能提高周例会的效率与质量。
在IT项目的周例会上,我们可能会或多或少的遇到以下描述的场景:
1、原定1个小时的周例会,结果开到4个小时还没有结束;
2、例会上只有领导在发言,其他人都在听。会议结束后,发现本子上记满了领导的讲话内容,根本没有涉及项目中的问题;
3、周例会上甲方的一个小组长与乙方的一个小组长开始了口若悬河的辩论赛,其他的参加人员,不是观众就是评委,一片热火朝天、欣欣向荣的景象;
4、周例会上有人在练三心二意功法:耳朵在听别人发言、眼睛看着笔记本的屏幕、心里想着今天的晚餐,其间还要收发一两条短消息,与临座位的与会者交头接耳。
5、开了两个小时的周例会,大家都已经说得口干舌燥,却仍然不能得到一个结果。
6、定在9点钟开始的例会,到了9点半时,人员还没有到齐,实际开会时间总会比预定时间晚上半个小时;
7、周例会开完了,没有参加的人需要四处去询问开会人,“我说哥们,这周例会都讲了些什么?”,结果是问一个人回答一个版本。
8、周例会上,针对技术架构是采用实时接口还是非实时接口,进行SWOT讨论,懂技术的人听得津津有味,不懂技术的人如听天书。
9、周例会开始后,无人发言,最后只好草草收场,看起来项目进展很顺利,最后却是难逃项目延期的命运。
这些场景往往或促成我们对周例会机制的抱怨,或使参与者对周例会的内容漠不关心,甚至怀疑周例会本身就是一个错误。究其原因,还是周例会自身的定位与实现方式存在着认识上的不足,下面将从周例会的作用、形式、流程上进行说明,从而使更多的人了解周例会,尽可能的提高周例会的效率与质量。周例会的作用与形式
IT项目的周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一。假设项目建设过程中,全体人员都有把握在即定的范围、时间、成本之内完成项目,而项目涉及的资源情况、外部相关环境、内部环境都不发生变化,项目成员之间信息沟通顺畅、理解一致的情况下,项目的周例会或许是没有存在的必要性了。现实却是需要我们尊重这些假设,需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更,IT项目的特点之一就是在变化中建设,在变化中更成熟。多数情况下,一期项目的结束,往往伴随着下一期项目的开始。这与最近十几年,信息产业日新月异的高速发展密不可分。
周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段。甲方、乙方、监理方、相关利益方等通过周例会来交换彼此的问题、意见、可能承担的风险等,共同讨论项目范围、时间、成本的变化情况。周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析,调整下一周的项目任务计划,分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系,周例会需要明确反映、记录项目各方对项目当前状态的意见与决策。
一般在项目初始阶段,就需要在项目配置文件的沟通管理章节中对周例会进行说明,主要有以下几点内容:周例会的召开时间、地点、主持人员、参与人员、周例会的介绍模板、会议纪要模板、会议纪要的审核流程、会议纪要的发送人员列表、周例会过程简介、周例会基本要求、特殊情况处理等内容。这种事先的约定,一旦得到了各方的认可,就需要按规定严格执行,这是项目实施中的“法律”,是项目参与者的游戏规则。沟通管理是贯穿整个项目生命周期的,其中关于项目的周例会的相关规定,也会在项目的生命周期中进行调整。无论如何调整周例会的规定,周例会应该具有的元素都是必不可缺的。例如:会议纪要的审核流程可以增加或是简化环节,变更人员,调整审核的约定时间,审核的手段方式等,但审核本身是必要的,会议纪要一定需要各方的审核后,才是可以存档与发布的版本。通过对这些要素的理解,制定严格的流程,才能减少或避免上述的一些不合适的场景的出现。周例会的流程
周例会的流程包括准备工作、举行例会、会议纪要的编写与发布三个环节。首先,准备工作。
在周例会召开之前,需要做的准备工作包括:确定周例会的主题、完成周例会的汇报材料,并将周例会的主题成汇报内容与例会参与方进行事先沟通
1、实施方召开内部会议:实施方需要事先对前一周工作的工作状态进行总结,一般由项目经理来完成。项目经理与内部小组成员进行沟通,回顾各小组的工作状态、存在问题、面临的风险、能否有效保障小组整体计划的执行,存在哪此困难及期望的解决方案,以及下周的工作任务,特别标识出哪些地方需要其他方面配合。大型项目的项目经理需要事先召开内部会议来汇总这些信息,并在这些基础上编写每周的汇报材料,包括:项目的整体视图及WBS说明、项目当前的状态、当前存在的问题列表、面临的风险列表、上周的工作计划完成情况、下周的工作计划。
2、明确例会主题:周例会参与方较多,大家时间都很宝贵,因此会前沟通以明确会议主题十分必要。对于项目可能面临的重要问题、风险及变更等,实施方的项目经理需要在周例会召开前事先与甲方、监理方等各方负责人进行沟通,讨论本周例可能会谈及的问题。需要强调的是这种沟通不仅仅是项目经理层面的,还需要小组长的水平沟通,例如实施方接口组的组长与甲方的接口组长也需要进行沟通,这是避免会上争论的最有效的保障。很多情况下的争论,都是由于会议召开之前没有充分的沟通好,最终将周例会会场变成了个人PK的战场。而PK的结果常常是两败俱伤,原因很简单,这个PK过程本来就不应该出现在周例会上。周例会是项目实施中沟通的主要手段之一,而日常的项目成员之间沟通更是不可或缺的,项目中需要不断的沟通、沟通、再沟通,所有的项目成员,无论是甲方还是乙方都是为了共同的目标而努力的一家人。
3、例会通知:通知方式包括邮件、短信、电话等,一般由甲方的项目负责人发起通知。通知邮件一般不要采用暗中抄送的方式,以便收件人可以了解参加会议的人员情况;邮件内容包括以下要素:会议时间、地点、参加人员列表、会议主题,相关文件等;一般在会议召开前24小时发送通知,使用Outlook发送可选择“会议申请”模式,以便收件人在收看邮件时直接确认参会。第二,举行例会。
周例会会议内容一般包括以下6个方面:
1、项目整体状态介绍:由乙方项目经理来介绍项目当前的状态。包括资源、计划、工作范围是否存在变化,对于发生变化的地方,需要特别说明。
2、上周工作总结:介绍上周工作总结。重点介绍工作任务的完成情况,需要特别说明没有完成的任务的原因及处理方案。
3、下周工作计划:介绍下周的任务计划安排。对于每一项任务安排,需要确明记录任务名称、简要说明、完成时间、完成标志(交付物或签字确认等)、各方负责人、级别。
4、问题讨论:介绍项目当前面临的问题。每个问题需要列出问题的简要说明、解决状态、提出时间、解决负责人、影响分析。
5、风险讨论:介绍项目当前面临的风险。每个风险需要列出风险简要说明、发生机率、影响范围、规避负责人员、规避方案、提出日期等。风险与问题的区别在于,问题是已经发生的,而风险是可能要发生的。例如计划中硬件的到货时间是下周五,考虑到硬件的购货合同还没有签订,可以将硬件不能及时到货列为风险,如果到了下周五时,硬件没有到货,此时风险就转变为问题。
6、总结例会内容:周例会结束之前,需要由会议负责人对本次会议的达成的内容进行汇总说明,一般是将记录的内容读给大家听,确认记录的内容和与会者的想法是一致的。
此外,周例会的核心内容是项目各方在一起沟通项目的实施情况,是项目管理层面的会议,尽可能不涉及项目实施或技术细节。周例会的组织者切记不要将技术方案、接口方案、割接方案等内容的讨论放在周例会上讨论,这些内容的讨论需要专业的背景、充分的论据、必要的验证才能得出结论,应该做为项目的一项工作任务,组织专门的技术研讨会来完成。会议纪要的编写与发布:
1、编写会议纪要:一般情况在做例会内容总结时就已经完成了大部分会议纪要的工作。对于会议上的遗留问题,需要由专人在会后进行特别沟通,并补充在会议纪要内。会议纪要一般包括:项目信息、周例会的基本信息、会议纪要编写人、审核人、发送人员列表、会议过程简述、会议达成的意见、项目的当前状态信息(整体情况、上周总结、下周任务、问题列表、风险列表)。
2、会议纪要的审核与修正:会议纪要编写完成后,需要提交给甲方人员审核。为了减少流程,可以通过电话进行简要沟通、也可以由乙方的项目经理以邮件的形式发出,全体人员在规定的时间(一般为24小时)内反馈意见,乙方项目经理再根据反馈意见进行修正。对于可能存在争议的内容,在正式发布会议纪要之前一定要与各方进行沟通,一旦发布后,再通过邮件进行修改,涉及的人员范围会太很多,影响也不好。
3、会议纪要的发布与存档:会议纪要得到各方确认后,需要以邮件的形式发送给相关人员,不要采用暗抄的方式。在发布会议纪要时,可以将会议的主要内容列在邮件正文中。
第二篇:如何有效提高课堂教学效率
如何有效提高课堂教学效益
所谓课堂效益,指在一定时间内课堂教学中产生的效果,学习收获是学生在课堂教学中的直接收益。提高课堂效益就是在有效的时间内通过师生的默契配合形成合力而达到取得最佳教育教学效果,即让学生在最短的时间内获得最大的收获。下面就如何提高课堂教学效益粗浅地谈一些自己的体会。
深入研究,认真备课。备好课是提高课堂效益的前提。人常说“台上一分钟,台下十年功”。教师不仅要认真钻研教材,确定目标,研究教法,精选习题等,更要研究学生的学情。要精心研究学生的知识水平、学习态度、兴趣爱好以及心理特点,使教学具有针对性。
优化课堂结构。教师与学生在课堂上的活动要有合理而恰当的教学结构和节奏。要提高课堂教学的效率,就必须对传统的课堂结构进行优化。坚决去掉可有可无的教学环节合理调整各个教学环节的时间,课前的20—25分钟是学生学习的最佳时间,所以新知的教学必须要在课前的20—25分钟内完成。坚决杜绝满堂灌,学生已经会了的不讲,学生自己能看懂的不讲,教师怎么讲学生都不会的坚决不讲。事实证明,满堂灌的教学效益是极低的,不断反思、永远学习要不断反思,调整教法,增强教学的适应性,任何优秀教师都不是天生的,他们都是在教学实践中不断学习、探索,逐步成长起来的。,作为现代教师要有勇气正视自己的不足之处,重新审视自己的角色价值。教师要善于自我总结,及时了解教学效果。随时调整教学目标、内容和方法,这是提高课堂效益的现实途径。
提高课堂效益,全面实施素质教育是一项长期而艰巨的任务,教师只有正视目前课堂教学中存在的问题,课前充分备课,课堂上大胆创新,充分发挥教师的主导作用,调动学生学习的主动性,用教师的辛苦换得学生的轻松,从而提高每一节课的课堂效益。
第三篇:如何有效提高阅读教学效率
如何有效提高阅读教学效率
初中语文教学的主要目标就是要教会学生阅读,可以说,阅读教学在初中语文教学中占有重要的地位。因为阅读可以美化学生的心灵,增长学生的知识,拓宽学生的视野,提高学生的审美能力和综合素养。同时,也可以加强学生的语感,积累词汇和语言材料,从而更好地学好语文,用好语文。那么,如何提高初中语文阅读教学的有效性呢?
一、让学生读懂,深刻理解
确定有效的阅读教学目标 初中语文阅读教学目标的制定必须从初中生的个性特点出发,遵循初中生阅读的心理规律,从而发挥教学目标的导向和激励功能,有效提高学生的阅读兴趣,促进学生产生兴趣。
理解深刻是从内容感受、认同、内化的角度考察的。课文是个例子,是学习的载体,是教学对话的凭借,但文本的读懂是阅读教学最基本的要求。没有读懂这个基础,后面的训练扎实与情感激荡都无从谈起。读懂包括文本整体内容的理解,还有具体的字词句段的理解。读懂有大体的了解,还有深刻的理解。好的阅读教学课,是一定要让学生对文本内容有深刻的理解的。
二、让学生读好,达到三级指标
让学生阅读文章,不能满足于“读懂”,将内容理解,还要涉及用声音来传达语言文字形式,将语言用声音来活化,这就是读好的问题。“读好”的标准按课程标准要求是三级:一正确,二流利,三有感情。这其中最高级的状态就是读出文章意蕴,读出感情,读出韵味。仲老师在这一课的教学中是非常重视朗读训练的,通过以读为主甚至以读代讲,辅之以阅读对话,从而“披文入情”。其效果是非常显著的。可圈可点之处很多。请看“够了”一处的朗读训练:这里,教师在让学生理解感悟的基础上,先让学生试着用自己的体验传达出这种感觉;学生没有读出应有的自信感,教师进行鼓励并提示,学生再试;教师示范,并让学生跟着读;在大力鼓励进步的基础上,请一学生读,这个学生读出了较好的状态;最后师生协作联合朗读,读出那种自信、坚定的语感。五个步骤,层层推进,使朗读训练达到较高的层次。
三、语言学习与运用,训练扎实,情感激荡
训练扎实是从语言文字学习、运用乃至积累的角度考察的。阅读教学是绝对要强调语文基本功的习得、语文素养的生长的。基本功的习得必须借助于训练来达成,语文素养的生长也是在训练中累积、沉淀和滋生的。当然人文性语文和观照学习自主建构的视野下的训练是不同于传统的机械训练和形式训练有素的,是自主性、浸润性、熏染性的训练。这样的训练一样须强调落实的,不能飘浮,不能浮光掠影,浅尝辄止。阅读教学是训练包容性最强、最大的教学,要落实好这方方面面是不易的。
说话训练是阅读教学频率最高的训练,串讲串问或问答式教学,学生只是被动地应付教师的问题,那不是一种有效的说话训练,只有在对话式阅读教学中,学生积极思维,主动整理,整体性地、条理性地表达,才是较为有效的说话训练,并且是交际式的说话训练。在这一课中,对话式的说话训练是非常出色的。
情感激荡是从语文人文性和教学的情感、态度、价值观目标实现的角度考察的。文章不是无情物,语文课不是纯语言学习课,语文课语文味非常重要的一个方面就是人味儿、人情味儿。一堂好的语文课,是要激发情感、荡涤心灵、升华情意、熔铸人格的。但这种情感的酝酿、生发、激荡、震撼,绝不是脱离文本的声嘶力竭,也不是对文章词句浅尝辄止的矫揉造作,它蕴藏在文本的理解过程中,孕育在词句理解、朗读、说话等训练之中,但要通过教师巧妙的启发、唤醒、诱发、激扬。推向更深入,使语文的训练推进得更扎实。
四、语言积累,语感积淀
成功的一堂阅读教学课,总是在上述几个方面之中,自然而然地让学生进行了语言的积累,语感的积淀。
仲老师在《船长》这一课的教学中,语言积累与语感积淀是交融的,对于积累而言是“浸润性”的,对于语感的积淀与生成是在理解深刻、训练扎实、情感激荡过程之中的。比如在阅读理解“哈尔威巍然屹立在他的船长岗位上,沉着镇定地指挥着,控制着,领导着”这一自然段时,阅读活动是自主的,教学状态是对话的,有的说读出了“沉着镇定,临危不惧”,有的说读出了“考虑事情非常周密”,有的说读出了“他很了不起,连灾难都要听从他的指挥”,还有的说读出了“哈尔威船长的威严”,这些同内容的理解,更是语感的领悟,同时,那文段中的一些关键词如排比式短语“指挥着、控制着、领导着”,自然而然地被学生“消化”了,融入到他的语言结构中了,也就积累了。
尤其是文章最后一个自然段:“哈尔威船长屹立在舰桥上,一个手势也没有做,一句话也没有说……人们透过阴森阴森森的薄雾,凝视着这尊黑色的雕像徐徐沉入大海。”教师独具匠心地让学生在情境下写作,然后由师串生对构成“呼唤”与“应答”,“呼唤”者撕心裂肺、如泣如诉,“应答”者情真意切、毅然坚定,构筑成一个撼动心魄的情境,在学生入情入境的心灵洗礼中,语感也随之浸染、生成。
当然,教师也不是纯粹让学生在浸润中积累,如“伴随着奥斯卡金曲《勇敢的心》的动人旋律,师生再次齐读课文的最后两个自然段为要求背诵的内容。”表明教者是有意让学生在浸染性的反复中,达到记忆、积累的效果。
第四篇:有效提问提高课堂教学效率
有效提问提高课堂教学效率 新站中心校董明
课堂提问是一种最直接的师生双边活动,也是教学中使用频率最高的教学手段,更是教学成功的基础。准确、恰当的课堂提问能激发学生的学习兴趣,提高课堂教学效率。是教师发挥主导作用的重要手段是教学工作启发性的主要标志,是教学活动的“内化”关键。然而我们现实的课堂教学中,提问作用发挥得远远不够。
在数学课堂上我们应重新认识课堂提问的调控。课堂提问要注重艺术性。提问是课堂教学的重要组成部分,课堂提问要注意哪些细节,提问中可能出现哪些问题,怎样解决?这些情况教师在进行问题设计时应考虑好并做好充分准备,以便教学时及时调控,实现师生和谐互动。这就是课堂提问调控的艺术性。要做到这一点,我想是否能在以下四个方面引起注意:
首先是坚持学生的主体性,强调师生互动的过程性。教学过程中,要发扬教学民主,让学生成为课堂教学的主人,充分发挥其主动性,这样,才能使学生由原来被动的接受者转变为主动的学生者,由“要我学”变为“我要学”。同时,要改变过去教学中直接告诉学生结论的简单做法,教师应成为引导学生体验学习过程、掌握正确的探究方法的促进者。把课堂提问的重心放在引导学生探索上,使学生参与和体验知识技能由未知到已知或由不掌握到掌握的过程,允许学生发表与教师不同的意见和观点。使学生在学习过程中不断发现问题,并能够运用知识,妥善处理信息,学会分析推断,进行表达交流。
其次,问题提出后,对学生可能出现的各种反应、回答应有充分的估计并事先想好应对的策略。这就要求我们老师既要精心分析教材、设计课堂问题,考虑问题的设计表述是否清晰,语言是否简明易懂;同时更要花主要精力去分析学生情况。特别是分析所教学生的学习特点,包括认知、情感、价值观等方面的特点,尽可能地多方面地考虑学生对问题的反应,做好应对措施,把握提问时机促进学生思维发展。再次,考虑问题的提出是否有利于调动全体学生参与的积极性。设计问题时,要考虑让每一个学生都积极参与思维,问题要包含多种水平。要防止出现优生活跃、差生兴趣不高现象,也要防止因教师传递不当的期望或者教师在提问过程中表现出的歧视,给学生带去教学机会的不平等或致使学生因教师的低期望而导致学习动机降低。总之,课堂问题的设计要能够使各层次、各类型的学生在课堂上都有自己的位置,各尽所能,各有所得。
最后,要充分运用现代教育技术辅助手段。兴趣是学生发展的根基。学生有了学习兴趣才有学习的动力,有了动力学习才有积极性,才肯动脑筋想问题。才会钻研问题。因此,加强学生的课堂注意力,提高学生对学科的兴趣是实现师生积极互动的重要条件。教师要改变过去靠一支粉笔、一张嘴巴打天下的形象,充分运用现代教育技术的辅助手段,在生动、直观的情景中提出问题,引发学生探索知识的欲望,从而激发每一个学生创造力,实现课堂效益化。
在数学课堂中我们应加强提问策略的优化,提升提问实效。提问的时机、提问的方式选择得当,能启发思维、发展智力、活跃课堂气氛;选择不当则可能弄巧成拙,破坏课堂气氛。提问应掌握火候,选准时机,巧设疑难。具体来说,提问要注意:①置问于教材的关键处。②置问于教材的疑难处。③置问于教材的矛盾处。④置问于教材的含蓄处。
在数学课堂中我们应加强提问方式的优化,提升提问实效。课堂教学中我们就应该掌握提问的技术,优化提问的方式。提问的方式很多,常用的有以下几种:开放式提问、突破式提问、比较式提问、猜测式提问。
加强课堂有效提问,能促进学生自身素质与能力的提高,强化了课堂问题意识的培养。在数学学科教学的同时,发挥学生的特长,做到优劣互补,在游戏、讨论、自我陈述、展示和生活情境陶冶等活动的实践过程中,学生的兴趣得到了很好的激发,从而对学习数学产生信心和勇气。提高课堂教学的效率。
第五篇:监理如何提高工地例会的效率
监理如何提高工地例会的效率
在工程监理过程中有许多监理人员不知道如何组织工地例会,也不知会议的程序及会议的重要性。工地例会是监理管理协调的一项重要工作,为保证施工进度、质量和安全,合理调配资源、降低施工费用,需要经常召开工地例会。就此,本人根据自己的工作经验对如何召开工地例会及如何提高会议效率和质量谈谈自己的观点,以供大家参考。
一、工地例会的重要性
监理单位承担工程项目建设的组织协调工作,这种组织协调贯穿于工程项目建设的全过程。工地例会是监理单位组织协调的一个重要形式,由监理工程师主持,按照监理与业主、承包商项目经理协商一致、定期召开的工地例会。与会人员有总监理工程师(或总监代表)和监理工程师、承包商项目经理(或副经理)和各专业技术负责人,邀请业主代表参加,必要时还可邀请其他人员出席。分包商代表是否参加由承包商决定。工地监理会议的目的有二,一是协调:协调施工组织,解决施工问题,发布施工指令;二是沟通:通过建设各方的相互沟通,达到相互理解、配合和相互支持。会议的任务是:对建设项目实施“三控三管一协调”(质量、进度、费用三控制, 安全、合同、信息三管理,协调组织、解决问题),确保工程目标的实现。其主要工作内容包括:
1、审核工程进度、质量情况,分析影响进度、质量的主要问题及所要采取的具体措施;
2、对工程进度进行预测,讨论确定下期工程进度、质量计划及主要措施;
3、审核承包商资源(包括人力资源和机械设备等)投入情况;
4、审核施工用材到场情况,讨论现场材料的质量及其适用性;
5、讨论相关技术问题;
6、讨论有关计量与支付方面的问题;
7、讨论未决定的工程变更问题;
8、研究有关工作协调与接口方面的问题;
9、其它与工程有关需要讨论和解决的问题等等。
由上可知,工地监理会议是影响工程施工进度、质量和费用投入是否偏离目标,以及参建各方能否协调一致,实现有效合作的十分重要的会议。
二、工地例会的形式
工地例会主要有工地第一次会议、工地例会、专题会议等形式。工地第一次会议是在施工阶段,业主己基本办妥开工前的各项手续,由业主召集参建各方与监理共同开个协调会议,以对工程建设程序、目标、要求达成共识,因是首次也称做第一次工地会议。该会议的根本目的是:项目建设各方体现合作精神,开诚布公——充分了解工程的具体特点、操作要求、建设标准以及共同完成建设任务的关键要素。会议主要内容:
1、各单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及 分工;
2、业主根据监理委托合同宣布对总监的授权;
3、业主介绍开工前的准备情况;
4、承包商介绍施工准备情况;
5、业主和总监对施工准备情况提出意见和要求;
6、总监介绍监理规划的主要内容及其他要求(特别是信息传递流程和要求);
7、研究确定工地例会周期、参加主要人员、地点、会议制度。工地第一次会议的召开标志着该项目施工阶段建设序幕正式拉开,其会议纪要列入监理资料中重要的组成部分。
工地例会是按照工地第一次会议中确定的定期召开的会议。专题会议是工地例会以外,根据工程需要组织召开一些专业性协调会议,例如加工订货会、业主直接分包的工程内容承包单位与总包单位之间的协调会议、专业性较强的分包单位进场协调会及工地突发事件协调会议,均有监理工程师主持会议。
三、会议任务的管理及会议程序
1、会议任务是指会议上要解决的事,这也是会议的目的。因此,总监首先要确定本次会议的目标。会议的目标一经确定,则对会议任务的管理也就开始了。会议目标类型有:解释问题;对所要解决的难题寻找可供选择的方案,评估行动方案;在各种选择中作出决策;计划下一步的行动;交流信息;回顾和澄清问题;评价已取得的工作进展;提出论点等。在一次会议上,可能试图解决一个问题;也可能解决相关的两个或多个问题,这要视具体情况而定。
2、会议的范围。在会议的目标确定之后,就是规定会议的范围。因为与所定目标联系的问题有许多个,明确规定本次会议探讨研究那些 问题,以使会议始终围绕重点进行研讨。有了范围再决定邀请哪些人参加及时间安排和会议地点安排。
3、会议的程序,即预先安排会议进行的先后顺序。重要程序活动主要有:
①启发引导讨论:总监负责宣布开会并启发引导讨论。
提供信息和意见:每个与会者均有责任提供有关信息和意见与大家共享。各单位汇报上次会议决议中明确由其执行事项的执行情况及存在问题。施工单位汇报上周进度计划实施情况及存在问题,本周进度计划安排;汇报工程的质量、安全、费用等情况;资源投入情况;材料设备的加工订货、质量与供应情况;其它问题;针对下一步工作安排提出需其它单位协调、配合、解决的内容。
各单位代表针对施工单位的汇报及其它问题发表自己的观点。
鼓励与会者说出意见:总监鼓励与会者大胆地发表不同意见。各单位讨论、协商。
审核会议上提出的信息、意见的真实性:与会者对会议上提出的信息和意见加以证实或质疑。
弄清事实和意义:总监要弄清每件事是否大家都理解了,否则不能进行下一步讨论。
检验认识的一致性:总监就与会者对有关议题的认识是否一致加以问询并确认。
协调:总监引导与会者进行分析、协商,找出共同点,协调分歧点。总结:总监对已讨论过的议题进行简洁的概括,得出明确结论。宣布会议决议主要精神。
记录:总监指定专人对会议讨论内容和会议结论以文字记载下来。
11|掌握时间:总监要有意识地控制讨论时间,既不要拖延时间也○不要走过场,保证每个与会者均有发言机会。
四、目前工地例会主要存在的问题
1、随意缺席,沟通不畅。承包商的部分应与会人员往往以种种理由缺席,或者委托其他人员代为参加,甚至有时到会人仅项目经理(或副经理)一人,使工地会议的质量大打折扣,难以达到沟通的目的。
2、信息失真,决策失误。会议未能正确而全面地反映和分析施工进展情况,从而导致决策失误。
3、优柔寡断,久拖不决,同样的问题在多次会议上提出而得不到及时解决,甚至使工程偏离目标。
4、观念陈旧,定位不准,削弱了监理在现场工作的权威。
五、提高工地例会效率和质量的对策和措施。
1、提高对开好工地监理会议重要性的认识。为开好工地监理会议,监理工程师应从召开第一次工地监理会议开始,应向与会人员反复讲明现场的各项工作必须服从全局的重要性,讲明召开工地监理会议的目的、作用和意义,统一大家对召开好会议的思想认识,以共同确保提高会议效率,提高会议质量。在认识一致,目标一致的前提下,与会各方就可做到步调一致,动作协调,不仅能提高会议质量,而且工 程的进度、质量、安全和费用等控制也能得到保证。
在召开工地监理会议中,承包商项目经理起着至关重要的作用。监理工程师应与之保持经常性联系,加强沟通与协调,发挥承包商项目经理的作用,并对其提出严格要求,要求他们承担起责任,保证应与会专业技术人员按时到会,并能做到毫无保留地、实事求是地反映施工情况,既讲成绩,也要谈问题,既谈已完工作情况,也要谈下步工作打算,针对具体问题提出整改意见和建议。研究表明,面对面的会议能多吸引38%的注意力。而且各方主体的负责人,特别是业主代表、施工项目经理、管理人员亲自参加会议,本身也传递了一个有力的信息,也表达了对项目、团队以及他们需要与之打交道的利益相关者的承诺。
2、建设单位应熟悉有关实施工程监理工作的规定,支持监理行使业主授权。监理向建设单位提供的是服务,支持监理亦是支持建设单位自己。为什么有的建设单位花钱请了监理却不注意发挥监理的作用呢?建议建设主管部门加大对建设单位的监管力度,要求建设单位在工程项目开展之前组织工程主管及工程管理人员,尤其是工程主要负责人学习、熟悉有关工程监理方面的有关知识和规定,了解监理的工作性质和职责,在工程监理合同中明确业主授权范围。在合同具体执行过程中支持监理行使业主授权,避免建设单位越俎代庖现象的发生。
建设单位应履行对监理工作的检查监督责任。当发现监理在实施工程监理过程中存在问题,如工程建设协调不到位,进度、质量、施工 费用严重偏离目标而不能及时纠正,或者与有关单位串通,损害业主方利益,降低工程质量等,业主有权提出整改意见,或向监理单位提出要求,更换工程监理人员。
3.监理人员会前应了解掌握情况,做到心中有数。为开好工地工程会议,总监和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设施工要求,全面掌握工地各方面工作情况。为此,必须做到“四个充分”: 充分熟悉工程合同条款,了解施工进度要求、质量要求、技术规范和技术要求、安全要求以及施工技术方案和各项工作接口;明确业主、承包商和监理三方各自的责任和义务。这是开展监理工作,召开工地工程会议,进行施工组织协调、解决施工问题的依据。
充分了解工程施工现场情况,做到现场巡视不漏项。各专业监理工程师应按照自己的职责,深入了解,逐项巡查,包括曰进度、施工质量、施工组织、施工方法、施工机具、材料供应,以及上次现场会议决定执行情况和整改通知书发出后的整改情况等等,并且在每次巡视之后都要认真做好巡视记录。记录要完整、真实。同时,在现场巡视中若发现需要立即整改的问题,监理应及时就地给予指出,避免造成不必要的返工和损失,并事后补发整改通知书。
充分做好与各方的会前沟通。①首先,要制定会议程序;②其次,要明确与会各方必须向会议汇报的内容,包括资料准备、工程进展情况、存在问题、需要监理协调的事项及下步将采取的具体措施等。由于工程施工分为土建施工、设备安装、试车与投料运行、竣工验收等阶段,各个阶段工作特点不同,内容也不同,因此要根据不同施工阶段的不 同要求明确不同的汇报内容;③再次,要掌握各方面的信息,了解业主、承包商(包括分包商)各方对工程施工进度、质量、资源投入和安全等方面的要求或打算。第①②项应由监理方草拟,经与会各方一起讨论同意后,形成文件,共同予以实施。
充分思考,认真分析,理清和确定召开每次工地会议的总体思路。因为随着工程建设的深入,时间、空间、环境和工作内容都发生了变化,施工现场每天都有新的进展,施工组织、现场工作都有新的不同,涉及的工作内容、出现的实际问题也不同于以往,所以每次工地会议都会有新的内容和议题,召开会议的思路和方法不能千篇一律。为开好每次工地会议,会议之前应在总监的主持下召开现场监理内部会议。各专业监理工程师应详细交流自己了解和掌握的信息,并在认真思考分析的基础上就如何开好工地会议提出意见和建议。然后,由会议主持者归纳汇总,明确提出召开工地会议的总体思路和将要解决的实际问题,以及解决问题的措施或设想。
由于准备充分,监理可以在召开工地会议时就可以占据主动地位,发挥主导作用,工地工程会议就可能达到预期的目的,取得满意的效果。
4.按时开会,检查讲评,发现问题,统一协调。在做好充分准备的基础上,驻地监理工程师要按照上次会议确定的时间召开工地会议。会议要按程序逐项进行,避免漏项,防止内容前后颠倒,混淆不清。同时,主持者要灵活机动,力戒呆板乏味。
5.监理单位对驻地监理工程师在加强业务培训的同时,还应加强管理知识的培训。为什么有的监理工程师在工作中常常和业主、承包商发生冲突,出力不讨好?为什么有的监理工程师主持的工地会议效率低,质量差,达不到预期效果?就是因为他们缺乏管理知识,不懂得如何进行沟通,如何进行协调,或与合作者关系不融洽。因此,建议监理单位在注重监理工程师技术水平的同时,还应创造条件,组织监理人员开展必要的管理知识培训,让他们学点项目管理知识,学会沟通和协调,提高他们驾驭现场工作的能力。管理协调能力的提高必然会提高他们主持召开经常性工地会议的水平。
总之,提高工地会议效率和质量的因素较多,不仅取决于工地监理的管理和技术水平,也取决于业主和承包商的理解和支持。有效的工地监理会议不仅可以激发与会人员的积极性,而且可以达到单位之间关系融洽,各项工作的进展协调,保证施工顺利进行,使现场监理工作走向良性循环,从而实现对工程施工进度、质量、费用和安全实施有效的控制。