文件管理制度(页面设置)

第一篇：文件管理制度(页面设置)

文件管理制度

一、总则

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。

2、文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。

3、本单位的各类文件统一由行政部归口管理。

二、收文的管理

1、公文的签收

（1）签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

（2）签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

（3）签收文件应签写姓名并注明时间。

2、文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政部保管，个人不得存放。

3、文件的阅批与分转（1）凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由行政部经理根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

（2）为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

4、文件的传阅：

（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

（3）文件阅完后，应交给文书，切忌横传。

三、发文的管理

1、行政部负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、发文的范围：凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。

3、发文的程序：

（1）各职能部门需要发文，应事先向行政部提出申请。

（2）行政部同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

（3）部门负责人核稿并签字。

（4）行政部文书对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，行政部经理进行审核。

（5）文书将文稿送公司领导签发。

（6）经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。（7）文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。（8）文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。

四、文件的借阅和清退

1、文件的借阅（1）需要留用的文件，需要向行政部办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。（2）借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。

2、文件的清退

（1）文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

（2）清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。

五、文件的立卷归档

1、文件归档工作依照《档案法》和武汉软创科技服务有限档案管理制度及时整理（立卷）、归档。

2、联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。

3、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

4、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

六、文件的销毁

对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经行政部审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向行政部上报销毁清单。

对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由行政部拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。

七、解释权归行政部。

第二篇：段落和页面设置

济南的冬天

对于一个在北平住惯的人，像我，冬天要是不刮风，便觉得是奇迹；济南的冬天是没有风声的。对于一个刚由伦敦回来的人，像我，冬天要能看得见日光，便觉得是怪事；济南的冬天是响晴的。自然，在热带的地方，日光是永远那么毒，响亮的天气，反有点叫人害怕。可是，在北中国的冬天，而能有温晴的天气，济南真得算个宝地。设若单单是有阳光，那也算不了出奇。请闭上眼睛想：一个老城，有山有水，全在天底下晒着阳光，暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是个理想的境界？小山整把济南围了个圈儿，只有北边缺着点口儿。这一圈小山在冬天特别可爱，好像是把济南放在一个小摇篮里，它们安静不动地低声地说：“你们放心吧，这儿准保暖和。”真的，济南的人们在冬天是面上含笑的。

他们一看那些小山，心中便觉得有了着落，有了依靠。他们由天上看到山上，便不知不觉地想起：“明天也许就是春天了吧？这样的温暖，今天夜里山草也许就绿起来了吧？”就是这点幻想不能一时实现，他们也并不着急，因为这样慈善的冬天，干啥还希望别的呢！

1、将正文“对齐方式”设置为“两端对齐”，特殊格式为“首行缩进”2个字符，行距为固定值、25磅

2、将页面设置为上下边距2.5cm、左右边距2.0cm、方向横向、纸张为A4纸，距边界页眉1.5cm，页脚1.75cm。

3、将正文第三段设置为右对齐，行距设置为1.5倍行间距。

4、将文档进行分栏设置，栏数为2，“栏宽”和“间距”为“适当值”，栏宽相等，加分隔线

5、添加页眉 “选自老舍文集”，黑体、加粗、五号字体、右对齐

6、页脚插入页码。

7、为页面添加边框，线型为双实线，颜色绿色，宽度0.5磅，或添加艺术型边框。

8、为正文添加玫瑰花底纹。

9、保存文档。

第三篇：页面设置教学设计

课 题：页面设置

课 时：1课时 教 具：计算机

教 法：自学辅导法、演示实习法

学情分析：页面设置内容是上机考试中抽查的内容，多为细节操作。页面设置主要了解操作内容，页面大小设置，页眉、页脚的设置；首字下沉、脚注和尾注是常考内容，要求准确操作。对这些细琐的知识点，教学中要培养学生严谨的学风，操作要认真，准确率要高。

教学目标：1.掌握页面设置命令的功能、能调纸张大小、页边距等。2.掌握设置页眉页脚的方法及脚注尾注、插入分页符、页码 3．掌握首字下沉操作

4．进行页面设置操作的练习，巩固相关知识 教学重点：页面设置

教学准备：自制演示幻灯片（知识点）、学生用实习文件 教学过程： 〈点名〉 〈导入新课〉（1分钟）

字符格式设置和段落格式设置可使文字美观合理，但是文档的整体效果，如用多大的纸，页面的上下眉脚，及页码等还需要进行相应的排版操作，最后才能打印输出，本节开始我们将学习页面设置有关操作。

〈展示教学目标〉（1分钟）

点明本节课学习内容，及重、难点，说明本节课操作要求。〈新授内容〉

教法：结合练习题，有针对性的进行讲解。

一、页面设置（5分钟）1．页面设置命令的功能

文本区域的区域就是纸张的大小减去页边距。

⑴单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在出现的对话框中有五个选项卡：“字符数/行数”、“页边距”、“纸张大小”、“纸张来源”、“版面”

⑵页边距：设置上下左右页边距，“应用范围”列表框可选择“整篇文档“或“插入点之后”，通常选“整篇文档”。

⑶纸张大小：可设置纸张大小和方向。可在“纸张大小”框中选择，也可以选择“自定义大小”，并在“宽度和高度”中输入纸张大小。

演示：设置纸张大小的操作。

强调：页边距单位为厘米，如改变单位必须连数字及单位一起输入。

纸型的选择要准确，如A4与A4 plus ；16K与PRC16K不同

二、插入分页符（1-2分钟）

点拨并演示：插入分页符两种方法

⑴将插入点移到想另起一页的位置，按组合键Ctrl+Enter。

⑵可以使用“插入”中“分隔符”命令，在对话框中选择“分页符”选项。

⑶删除分页符：插入点移到人工分页符的水平虚线上，按Delete键。

三、插入页码（3分钟）

演示：“插入”菜单中“页码”命令，用选择页码插入的位置和对齐方式

注意：“首页显示页码”可决定第一页是否要插入页码。要改变页码的格式可单击“格式”按钮，比如更改起始页码。

四、页眉页脚的设置（5分钟）

教法：先展示一个设置较复杂的页眉和页脚，让学生了解页眉页脚可包含的内容，出现对话框的作用。

演示：页眉页脚的设置与修饰；（可包含的内容很多）页眉页脚工具栏常用工具按钮的使用； 退出、删除页眉页脚编辑的方法。

点拨：建立奇偶页不同的页眉：在“页眉和页脚”工具栏中单击“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，选中“版面”标签；单击“奇偶页不同”复选框；返回编辑区后会出现提示，编辑奇偶页不同的页眉页脚。

五、首字下沉（1分钟）演示：格式——首字下沉。

点拨：可设置下沉的行数、字体。

六、插入脚注和尾注（2分钟）

脚注和尾注都是注释，其唯一的区别是：脚注是放在每一页面的底端，而尾注是放在文档的结尾处。

命令：“插入”—“脚注和尾注”命令，按要求进行设置 若要删除脚注或尾注，则选定脚注或尾注号，按Delete键。

〈学生练习〉（15分钟）

学生打开准备好的练习文件，按要求进行以上四个内容的练习。每个学生四个知识点都能做一遍，共两个大题。

〈练习反馈〉（5分钟）

找学生到教师机做练习题，教师将出错多的内容进行点拨，总结。

〈学生练习〉（5分钟）学生根据教师点拨，继续做练习。〈教学反思〉

第四篇：公文格式标准页面设置

公文格式标准页面设置

篇一:2014最新公文写作标准格式设置方法 2014最新公文写作标准格式设置方法

公文的默认设置模板制作进入系统:“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”—...2014最新公文写作标准格式设置方法

一、公文的模板制作

进入系统:“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”——进入Word界面。(一)进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上: 3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“?”，“页脚”距边界设置为2.6厘米。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“3号”，单击“确定”按钮;选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。(二)插入页码

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为“1.2.3……”的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“4号”;字体宋体。选定页码，选择“格式”——“段落…”，奇数页的页码设置成右缩进1字符，偶数页的页码设置成左缩进1字符。单击“确定”，完成页码设置。

(三)发文机关标志制作

“表格”——“插入表格”，1列1行。输入“玉环县人力资源和社会保障局文件”，字体为小标宋体，红色，调整字号、字间距，以美观、醒目、庄重为原则。选中表格，设置行距为刚好使文字上边缘接近表格线，点击鼠标右键——设置表格属性——“表格”附签——文字环绕为环绕——“定位…”——水平位置相对于页边距居中，垂直位置相对于页边距

3.5厘米——“确定”，发文机关标志设置完成。(四)文号制作

平行文文号:文号——3号仿宋、居中显示。

上行文文号:文号——3号仿宋字体、左缩进1字符;签发人——3号仿宋字体;签发人姓名——3号楷体、右缩进1 2 字符。

注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

(五)版头中的分隔线

选择绘图工具栏中的“直线”，在文档中插入一条直线。选中直线，单击鼠标右键——设置自选图形格式——“颜色与线条”附签，颜色设置为红色，粗细:2磅——“大小”附签，宽度:15.6厘米——“版式”附签，选择衬于文字下方，点击“高级…”，——“图片位置”，水平对齐:相对于栏居中，垂直对齐，选择“绝对位置”，下侧:0.4厘米。单击“确定”分隔线设置完成。见图9-图12。

(六)版记制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;“文字环绕”为“环绕”;然后单击“定位…”，水平位置相对于“页边距”为“居中”，垂直位置相对于“页边距”为“底端”，“确定”;然后单击“边框和底纹”按钮，首条和末条分隔线“宽度”推荐为2磅或3磅;在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消。选中表格，“格式”——“段落…”——“缩进和间距”附签，左缩进1字符，右缩进1字符——“确定”。在表格中填写具体内容:抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用4号仿宋。(七)保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”:选择“文档模板(*.doc)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所

在路径，保存为默认路径即可。

至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是:选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版(一)依据模板建立新公文 选择“文件”——“新建”——“本机中的模板”，选中所需模板，单击确定，调出模板。

(二)制作公文正文内容

正文内容根据公文的实际需求，录入文字，并遵循以下国家标准设置格式: 标 题——2号小标宋字体，居中显示;主送机关——3号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;正 文——3号仿宋字体。结构层次序号一般用“

一、”“(一)”、“1.”、”(1)”标注，第一层用黑体，第二 层用楷体，第三、第四层用仿宋体;发文机关署名——以成文日期为准居中排布;成文日期——3号仿宋字体，右缩进4字符;印发机关名称和印发日期——4号仿宋体，左右各缩进1字 符。

注意上行文和下行文在文号和签发人设置上的区别。

通过以上设置和排版，公文文稿格式设置完成，供参考。不完善之处，按照《党政机关公文工作条例》和《党政机关公文格式》的规定操作。

篇二:机关公文格式设置规范 机关公文格式设置规范

本方法根据《党政机关公文格式国家标准》(GB/T9704-2012)，结合我局实际制定。具体内容如下:

一、办公软件要求

适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。永中OFFICE文字处理软件可参照使用。

二、页面设置

1.选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上:3.7厘米，下:3.5厘米，左:2.8厘米，右:2.6厘米。

2.选择“纸张”附签，“纸张大小”设成“A4”。

3.选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”, 5 在该选项前打“?”，“页脚”设置成“2.5厘米”。4.选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮。

5.进入“文档网格”附签，选中“指定行网格和字符网格”，将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

4篇三:党政机关公文标准格式设置方法 党政机关公文标准格式设置方法

根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)制作，以下设置方法供参考。

一、公文的模板制作

进入系统:“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Word”——进入Word界面。(一)进行页面设置。

选择”文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上:3.7厘米 下: 3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“?”，“页脚”距边界设置为2.6厘米。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“3号”，单击 “确定”按钮;选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

(二)插入页码。

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为

“—1—、—2—、—3—??”的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮。双击页码，将页码字号设置成“4号”;字体宋体。选定页码，选择“格式”——“段落?”，左右各缩进1字符，完成页码设置。

(三)发文机关标志制作。

插入——图片——艺术字——输入“单位名称+文件二字”，字体为小标宋体;选中设定的艺术字，右键——设置艺术字格式——颜色与线条——填充颜色为红色——线条颜色为红色;大小——高设为1.5cm以下，宽设为15.6cm;右键——设置艺术字格式——版式——浮于文字上方——水平对齐方式为居中——高级——图片位置——对齐方式为相对于页边距居中——垂直对齐——绝对位置为相对于页边距3.5厘米——“确定”，发文机关标志设置完成。

(四)正式文件文号制作。8 下行文文号:3号仿宋字体、居中显示。

上行文文号:3号仿宋字体、左缩进1字符;签发人——3号仿宋字体;签发人姓名——3号楷体、右缩进1字符。

注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。(五)版头中的分隔线。

选择绘图工具栏中的“直线”，在文档中插入一条直线。选中直线，单击鼠标右键——设置自选图形格式——“颜色与线条”附签，颜色设置为红色，粗细:1.15磅，宽度:15.6厘米，“版式”附签，选择衬于文字下方，点击“高级?”，——“图片位置”，水平对齐:相对于栏居中，垂直对齐，选择“绝对位置”，相对页边距，下侧:8.97厘米。单击“确定”分隔线设置完成。

(六)版记制作。

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;“文字环绕”为“环绕”;然后单击“定位?”，水平位置相对于“页边距”为“居中”，垂直位置相对于“页边距”为“底端”，“确定”;然后单击“边框和底纹”按钮，首条和末条分隔线“宽度”为1磅，其他分隔线“宽度”为1/2磅。选中表格，“格式”——“段落?”——“缩进和间距”附签，左缩进1字符，右缩进1字符——“确定”。在表格中填写具体内容:抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用4号仿宋。

(七)保存成模板文件。

单击“文件”——“保存”，“保存类型”:选择“文档模板(*.doc)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径，保存为默认路径即可。

至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是:选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。(来自:www.xiexiebang.com 小 龙 文档网:公文格式标准页面设置)

二、公文正文排版

(一)依据模板建立新公文。

选择“文件”——“新建”——“本机中的模板”，选中所需模板，单击确定，调出模板。

(二)制作公文正文内容。

正文内容根据公文的实际需求，录入文字，并遵循以下国家标准设置格式: 标 题——2号小标宋字体，居中显示;主送机关——3号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;正 文——3号仿宋字体。结构层次序号一般用 10 “

一、”“(一)”、“1.”、“(1)”标注，第一层用黑体，第二层用楷体，第三、第四层用仿宋体;发文机关署名——以成文日期为准居中排布;成文日期——3号仿宋字体，右缩进4字符;印发机关名称和印发日期——4号仿宋体，左右各缩进1字符。

正文部分中的数字用Times New Roman字体。全选正文，字体设置用Times New Roman字体。注意标题上不用本字体。

注意上行文和下行文在文号和签发人设置上的区别。

通过以上设置和排版，公文文稿格式设置完成，供参考。不完善之处，按照《党政机关公文工作条例》和《党政机关公文格式》的规定操作。

第五篇：文件管理制度

文件管理制度

(一)总则

第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据县委、政府关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条、按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条、公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由办公室登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，办公室需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条、公文的编号保管

1.办公室拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作 分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条、公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条、文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门 和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条、发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条、发文的范围：

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党支部、行政办公室下发文件主要用于：(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关重大事项；

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口 头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条、办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一 中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十四条、文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等；

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；(9)单位日志和大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十五条、立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十六条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十七条、经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十八条、实施及修改本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。