会议管理制度

第一篇：会议管理制度

会议管理制度

（一）基本原则

1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决定，及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，多方交流信息，加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。

2、所召开的会议本着既要解决问题，又要缩短时间的原则。尽量精简会议频率，可开可不开的会，坚决不开；可在基层现场解决的问题，不在会上研究；属于部门职责范围内的事情，不开全体会议。必须召开的会议，应于会前通报议题，事先准备好供会议讨论的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在会前做好协调和请示等准备工作。要使各种会议开得有内容、有决议、有效果。

3、各次会议要明确主办部门，同时明确召集人和会议筹备人员，准备好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议，原则上各个业务部门自行组织召集会议，办公室协办。

4、凡涉及到公司会议，或者两个部门以上参加的会议，以及要求上级领导参加的会议，均需事前报办公室备案并取得协调安排后，始得召开。

5、凡会议需要费用开支的，主办部门必须提前做好会务方案，专门编制预算，经办公室、财务部门审核并报公司领导批准后，由办公室统筹安排。

6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门根据会议纪要逐项负责落实、督办，应将执行情况及时向公司领导汇报。

7、对会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如存在问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向公司分管领导反映并提取建议，由公司领导协调解决。

（二）会议形式

工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会（质量、安全、进度）、监理协调会、工地会议等形式。工程建设管理会议召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指由针对性解决专项问题的专题会议。

（三）、会议的组织与落实

1、员工大会

公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求，本项目总体工作计划安排和发展目标，公司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员工参加。会议由办公室负责筹办和召集，并拟定会议议程报公司经理审定。办公室负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要，由总经理签发并送公司各部门。

2、公司周办公例会

周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或委托副总经理主持，公司各部门副职以上人员参加，办公室负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完成公司布置的各项工作。

会议的主要议题是：

（1）检查落实上周公司主要工作完成情况；

（2）各部门提出本周工作重点；

（3）对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究；

（4）其他需要在工作会议上讨论决定的事项。

3、部门（项目工作站）内部工作会议

部门（项目工作站）内部工作会议可根据各部门的工作需要定期或不定期召开，由各部门（项目工作站）负责人主持，主要是传达公司领导的相关指示和对本部门（项目工作站）的工作要求，讨论和解决本部门（项目工作站）工作中存在的问题等。会议需做好会议记录，以备查核。

4、工地现场会议

工地现场会议是针对施工现场质量、进度、安全等问题的协调和讨论设计变更、技术问题等方面的临时性会议，一般由监理代表拟订会议议题，书面向公司相关部门（项目工作站）提出申请，也可由公司有关部门（项目工作站）提出。公司相关部门（项目工作站）根据具体事项，约定时间、地点，提前24小时书面通知承包人、监理代表处和公司有关部门人员参加，必要时邀请公司领导和其他有关人员参加。

工地现场会议由公司分管领导、主办部门（项目工作站）负责人或授权人主持，监理代表处负责召集，并负责会议记录和整理会议纪要，经会议主办部门（项目工作站）审查后，由公司分管领导（或授权项目工作站负者人）签发，在会后3天内发布。

5、技术专题研讨会议

技术专题研讨会议就是工程建设中重大技术问题和重要施工方案讨论而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。

会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作，相关业务部门有关人员参加会议。技术质量部负责会议记录和整理会议纪要，报总工程师审定后，由总经理签发。会后5天内发布。

6、工程重大问题专题会议

工程重大问题专题会议是指工程建设中，为加强施工质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动等专门召开的大型动员、总结会议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位代表、公司各部门主管以上人员参加。必要时请董事长及上级主管部门领导参加。

办公室负责会议筹办和召集工作，提前3天预订和布置会场，拟订会议议程报总经理审定，发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理会议纪要，会后7天内发布。

7、监理协调会

监理协调会是项目工作站与监理代表处针对工程施工管理问题进行交流的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程师参加，工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。

主要议程：

（1）各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作情况和存在问题，提出有关工作方面的建议和意见；

（2）总监总结本月监理代表处工作，对公司管理工作提出建议和改进意见；

（3）项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处辖区内的监理工作提出建议和改进意见，并交流工作体会；

（4）项目工作站及公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处提出的问题和意见进行答复。

8、工地会议

工地会议分第一次工地会议和常规工地会议（一下简称工地例会），由监理代表处组织召开。第一次工地会议是在各合同段正式开工前必须召开的会议，会议由监理代表处总监主持，参加人员包括公司领导、公司各工程相关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。

会议主要议程如下：

（1）介绍各方人员及组织机构（包括地址及通讯）

①公司应向监理工程师授权，并声明自己仍保留哪些权利；宣布公司职能机构、主要人员及职责范围。监理工程师将授权书、监理组织机构框图、职责范围及全体监理工程师名单提交承包人。

②承包人应书面提交工地代表（项目经理）授权书、主要人员名单、项目经理部职能机构框图、职责范围及有关人员的资料材料，以取得监理工程师的批准；监理工程师应在本次会议中进行审查并口头予以批准（或有保留的批准），会后正式予以书面确认。

（2）宣布承包人的施工进度计划

在第一次工地会议上，监理工程师应就施工进度计划作出如下说明：

①施工进度计划可于何日批准或哪些分项已获得批准；

②根据批准或将要批准的施工进度计划，承包人何时可以开始哪些工程施工准备，有无其他条件限制；

③有哪些重要或复杂的分项工程还应单独编制进度计划提交批准。

（3）检查承包人的施工准备

承包人应就施工准备情况按如下主要内容提出陈述报告，监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述。

①主要施工管理人员和施工人员（含项目经理、技术负责人、部门负责人、主要技术人员及主要机械操作人员）是否进场或将何日进场，并应提交进场人员计划及名单；

②用于工程的进场材料、机械、仪器和设备是否进场或将于何日进场，是否将会影响施工，并应提交进场计划及进场清单；

③用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图、供料计划清单及向甲方提供的供材计划；

④施工进度及临时工程的进展，并应提交驻地及临时工程建设计划和布置图；

⑤工地试验室、流动试验室及其设备是否安装就绪或将于何日安装就绪，并应提交试验室布置图、流动试验室分布图及仪器设备清单；

⑥施工测量的基础资料是否已经落实并经过复核，施工测量是否进行或将于何日完成，并提应交施工测量计划及有关资料；

⑦其他与开工条件有关的内容及事项。

（4）检查业主负责的开工条件

公司应就工程占地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行说明；监理工程师应根据批准或将批准的施工进度计划安排，对上述事项提出建议及要求。

（5）明确施工监理例会程序 在第一次工地会议上，监理工程师应沟通与承包人的联系渠道，明确工作例行程序，提出有关表格及说明：

①计量控制的主要程序、表格及说明；

②计划进度控制的主要程序、图表及说明；

③计量支付的主要程序、证书、报表及说明；

④延期与索赔的主要程序、报表及说明；

⑤工程变更的主要程序、图表及说明；

⑥工程质量事故及安全事故的报告程序、表格及说明；

⑦函件的往来传递交接程序、格式及说明；

⑧确定工地例会的时间、地点及程序。

（6）检查讨论与开工条件有关的其它事项。

第一次工地会议由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后3天分别送各有关单位。

工地例会时根据“FIDIC”条款和合同管理要求，在建设施工中各参建方进行协调的定期会议。它应在工程开工后的整个施工活动期内定期举行，每一个月召开一次，每次半天或一天，其具体时间间隔可根据施工中存在问题的缓急程度由监理工程师决定，工地例会由监理代表处或驻地监理办组织召开，参加人员为项目工作站、公司工程管理相关部门、监理工程师及承包人的相关人员，每月月底召开。承办人项目经理部各工程管理有关部门负责人也必须参加会议。各承包人应在会议召开前48小时提交书面汇报材料（统一格式）。在工地例会中如出现延期、索赔及工程事故等重大问题，可另行召开专门会议协调处理。

工地例会应按既定的例行议程进行，一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题和建议措施；监理工程师应逐项组织讨论并作出决定或决议的意向。工地例会一般包括主要议程如下：

（1）落实和确定上次工地例会所决定事项的完成情况，征询意见并在本次会议进一步落实未完成事项；

（2）承包人汇报上月工程计划完成情况和质量、安全状况，以及施工中存在的问题和原因分析。根据合同规定向监理和公司提出工程实施中急需解决的问题和要求，并对下月的工程计划作出安排；

（3）审查工程进度：主要是关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策；

（4）审查现场情况：主要是现场机械、材料、劳力的数额以及对进度和质量的适应情况并提出解决措施；

（5）审查工程质量：主要应针对工程缺陷和质量事故，就执行控制标准、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施；

（6）审查财务事项：主要是期中支付、价格调整、额外的临时金额等发生或将发生的问题及初步处理意见或意向；

（7）审查安全事项：主要是对发生的安全事故或隐藏的不安全因素以及对交通和民众的干扰提出问题及解决措施；

（8）讨论施工环境：主要是承包人无力防范的外部施工干扰或不可预见的施工障碍等方面的问题的提出及解决措施；

（9）监理工程师或承包人提出的其他事项；

（10）总监或驻地高监根据施工现场实际情况提出总体协调意见，并明确下一步施工管理实施具体目标。

（11）项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对承包人和监理代表处提出的意见进行答复。工地例会由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后3天分别送各有关单位。

第二篇：会议管理制度

会议管理制度

一、目的及适用范围

1.为全面掌握公司各方面情况，及时解决实际工作困难与难题，公司各级应定时召开不同层次的工作会议。

2.会议是公司处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。

3.为加强各中心、部门之间及时的交流和沟通，加强对各项工作的及时检查和信息反馈，提高会议的效率与效果，从而达到工作经验共享，相互学习，相互提高，特制定本管理制度。

4.适用范围：本管理制度适用于公司各部门及分（子）公司。

二、职责定义 1.行政人资部: ①制订和修订公司会议管理制度； ②负责各类会议的组织及会务工作；

③根据需要，配合各中心、部门例会及专题会议的会务工作； ④负责公司会议场所和设备的日常维护和管理； ⑤负责会议资料的归档管理。

2.各部门及分（子）公司（以下统称“单位”）： ①负责按本制度定期或不定期组织召开本单位会议； ②负责本单位会议记录整理及归档工作。

三、会议类型

（一）公司年会

1.目的：为与公司全体员工共同总结、回顾公司上一的工作、明确新一的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结，增强员工的集团荣誉感，通过对未来内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论，集中全体员工的智慧，并最后形成公开、民主的决策。

2.会议成员构成：公司全体员工。

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3.会议召开：会议每年召集一次，安排在春节前或后两周左右召开，如果遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4.会议召集和主持：公司年会由总经理召集主持；如公司年会后有年会活动，则由行政人资部负责组织。

5.会议事项: ①总结、回顾公司上一工作； ②表彰上一先进集体和个人； ③计划公司新一的工作任务和措施。

6.会务工作：公司年会会务工作由行政人资部负责，由行政人资部根据工作需要协调总公司及各部门配合；会务具体工作包括组织总结会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）公司经营总结会

1.目的：为与公司全体管理人员共同总结、回顾公司上一的工作、明确新一的工作目标和任务。

2.会议成员构成：由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：会议每年在年会前召集一次，与春节前的最后一次经营管理办公会安排在同一时间。

4.会议召集和主持：由总经理召集主持。5.会议事项: ①总结、回顾公司上一工作；

②明确各部门、分（子）公司新一的工作目标和任务。

6、会务工作：由行政人资部负责会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）经营管理办公会

1.目的：经营管理办公会是公司日常经营管理事项的决策机构，审议、决议公司内外经营事项，落实公司远期及近期工作规划。

2.会议成员构成：经营管理办公会由总经理、副总经理、总经理

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助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：会议一般每月的月30日或次月5日前召集一次，安排在公司会议室召开，如果适逢节假日，或遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4.会议主持：会议由总经理或总经理指定一名副总经理召集并主持召开，如总经理遇特殊事务不能参加，由总经理指定副总经理主持。

5.审议事项：包括经营方针与计划事项；公司组织机构与制度事项；公司财务事项；项目经营事项；办公事务事项；月度述职。

6.决议方法：经营管理办公会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总经理最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①经营管理办公会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作；决议内容如需变更，其决定权在总经理；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告；公司行政人资部负责会议决议实施的监督及落实。

8.会务工作：经营管理办公会会务由总经理办公室或行政人资部经理或指定助理负责。会务工作包括：会议通知、会议资料准备，包括要求与会各中心、部门在会前提交《工作汇报表》（附表1：《工作汇报表》），以便会议讨论及决议；会议记录与纪要整理。

（三）项目例会

1.目的：会议的目的在于促进各中心、部门与项目间的信息沟通，谋求相互间的配合协调，紧密各部门的工作联系。

2.会议成员构成：项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。

3.会议召开：根据项目要求及进度定期安排会议。

4.会议主持：会议由项目主管领导主持，如主管领导由于特殊原因不能亲自主持会议，可指定其他人员主持。

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5.审议事项：报告上一阶段的工作落实结果，共同探讨下一阶段的工作内容与重点，确定工作目标。借此，公司各中心、部门与项目部可彼此了解现况，并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题，与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议，促进各部门与项目部更加紧密合作。

6.决议方法：项目例会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①项目例会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在项目主管领导；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向项目主管领导报告。

8.会务工作：项目例会会务工作由项目部门负责，会后应形成会议纪要。

（四）专题会议

1.目的：为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项，达到与各中心、部门及分（子）公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见。

2.会议成员构成：参会人员由主要责任部门指定。如主要责任部门认为需要总经理出席会议，或总经理认为有必要出席会议，则经总经理本人同意可安排总经理出席。

3.会议召开：

①专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨；

②专题会议为不定期性的临时性会议，当一个专题需要多次的研讨才能定案时，可以相互约定次数与日期，但仍应以一题一会为原则。

4.会议主持：会议由该专题的主要责任部门召集并主持。5.审议事项：工作过程中出现的某一个专门问题。

6.决议方法：专题会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导

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最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①专题会议一经形成决议，由主要责任部门指定相关人员负责，及时贯彻决议内容，并负责本专业/中心、部门/分（子）公司的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导；

②各指定相关人员有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。

8.会务工作：

①专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责，如需公司职能部门配合，应提前三天通知该职能部门；

②每个专题会议均应形成会议纪要，由主要责任部门整理、装订后交行政人资部归档管理。

（五）晨/夕会

1.目的：为了加强职业技能教育、增强公司凝聚力、向心力，晨会对一天的工作进行合理安排分工；夕会对一天的工作进行总结与回顾。

2.会议成员构成：本部门或本门店的全体员工。

3.会议召开：门店管理每天必须召开晨/夕会；各部门可根据部门工作实际情况安排，是否召开晨/夕会。晨会召开时间在每天上班前召开，时间控制在10分钟左右；夕会在下班后的10分钟内召开，会议时间控制在15分钟左右。

4.会议主持：由部门/门店负责人主持召开，如部门/门店负责人有事不能主持会议，则由部门/门店负责人指定部门/门店主管主持。

5.审议事项：晨/夕会应有相应的会前准备（附表2：《晨/夕会工作记录表》）；晨会主要宣传公司理念、最新政策等，鼓舞士气；夕会主要针对工作中出现的问题进行总结。

6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

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7.决议执行与实施报告：

①晨/夕会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门/门店负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门/门店负责人报告。

8.会务工作：晨/夕会会务工作由各部门/门店负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

（六）部门工作会

1.目的：为了加强部门工作指导、管理与交流，达成部门成员间工作协调、促进部门合作，收集并指导部门员工在工作中遇到的问题。

2.会议成员构成：本部门全体员工。

3.会议召开：由部门负责人负责组织定期召开，一般为每周五召开。

4.会议主持：由部门负责人主持召开，如部门负责人有事不能主持会议，则由部门负责人指定部门主管主持。

5.审议事项：包括部门工作计划事项；部门与其他职能部门协调事项；部门经营事项；办公事务事项；工作进度；公司安排重要工作事项；部门应知应会学习/上传上达事项。

6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①部门工作会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门负责人报告。

8.会务工作：部门工作会会务工作由各部门负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

四、会议管理

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(一)会议的基本要求

1.目的明确：每次会议都应有明确的目的、议题、出席人、主持人、场所、时间、准备事项。

2.节时高效：用最少的时间解决最多的问题，不开马拉松会、议而不决的会。

3.宁少勿多：严格限制会议次数和出席会议人数，可以个别联系、小范围协商解决的问题，就不要通过会议来解决。

4.集中精力，勤于动脑，积极发言，并做到简明扼要。5.克己奉公，出以公心，坚持实事求是原则，大胆发表不同意见。6.虚心听取不同的意见，不固执己见。争议问题注意方式、方法和语气。

7.遵守少数服从多数的组织原则。

（二）会前准备

1.会议必要性的审核：会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑，尽可能减少会议负担。某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。对于经常性的会议，应以例会形势固定下来，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作。

2.参会人员的确定：应按解决问题的需要来确定参会者，凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。

3.开会时间的选择：开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序，会议本身的时间根据会议的性质最好控制在3小时之内；

4.开会地点选择与会场布置：选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合；会场环境应安静无干扰，会场空间安排要避免过分冷清或拥挤；会前应备齐会议中将用到的各种设备；公司办公区会议室的使用由行政人资部统筹管理。

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5.会议议程拟定：议程一般由会议主持人拟订，让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。

6.会议通知的拟发：根据会前准备拟发会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（附表3：《会议通知模版》）；会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者。

7.其他准备事项：由主持人指定会议记录人，该记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议；如果会议内容涉及公司机密，应预先考虑保密程序或措施。

8.会前准备基本工作及流程： ①拟定会议计划和工作方法；

②选定会议议题，拟定会议议程、日程和程序；

③确定出席、列席会议人员名单、分组名单和召集人，确定会议记录人，明确机密事项；

④准备会议文件、资料和用具（必要时与会者每人一套）； ⑤确定会议时间、地点；

⑥报请领导批准以上各项问题后，发布会议通知；

⑦会务分工工作：公司对内、外的会议由行政人资部负责；各部门/分（子）公司的对内、对外会议，由各部门/分（子）主办。

(三)会中管理 1.会议签到：

①参会者因故不能到会应事先请假；

②参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，不得无故缺席；公 司组织的会议训，通知参与的人员应按时到场，如未按时到场，部门经理及以上管理人员按每分钟5元乐捐，最高上限200元，员工按每分钟2元乐捐，最高上限80元。

③到会后首先办理签到手续（附表4：《会议签到表》）。2.会场服务：会议工作人员应做好座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作，并及时妥善处理好各种临时交办事项。

3.会议主持：准时宣布开会，按议程严格控制会议进度，应注意

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引导参会者始终围绕议题讨论，并及时做出结论。

4.会中纪律：

①会议发言要紧扣议题，言简意赅； ②会上集中精力，认真聆听，不得窃窃私语； ③与会人员不得擅自中途离会；

④个人手机应妥善处理，会议开始前置于振动/无声状态或关闭，避免影响会议秩序；与会人员手机响铃，乐捐20元/次。

5.会议记录：

①会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载；

②一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当；

③特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可考虑借助录音设备。

6.会议的一般程序。会议的层次要分明，一般分五个阶段 ： ①开会：主持人讲话，说明会议目的、背景、议题、讨论的方法和主要事项；

②提出问题：运用陈述事实、提问、阐述观点、展示资料等方法切入会议主题，尽可能的把情况介绍详细，以便与会者尽快进入角色； ③组织讨论：最好一个一个问题进行，充分发扬民主，让每个与会者都能发表意见；

④归纳总结：根据多数人的意见，归纳出正确结论；

⑤讲评会议：对各类意见、建议、提案等作出评价，布置落实会议精神、决议，指定贯彻落实的负责人。7.主持人应注意事项：

①把握开会时间，防止会议超时、松散；

②把握会议议题，引导与会者围绕讨论题开展讨论，及时纠正和制止跑题和争执，随时调整方式方法；

③议题一时难以形成一致意见的，可说明理由，中止讨论，转题； ④营造气氛，让与会者自由的表述意见，给每个人发言机会，一般不要硬性指定发言，讨论中不宜感情用事，阻碍发言；

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⑤对每一个议案，都应根据少数服从多数原则，付诸表决，及时宣布结果；特殊情况下，可由责任人裁定结果。

（四）会后工作

1.整理会议记录：会议记录作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善；

2.撰写会议纪要或简报：根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式还是会议简报的形式。在整理会议记录的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。

①会议纪要的写作要求纪实、扼要，除简述会议的基本情况外，还需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定并指定执行人和完成时间（附表5：《会议纪要》）；

②重要或大型会议，可以简报的形式把会议情况和内容向内部或下属单位传达通报，以起到指导和交流的作用，也可在公司刊物或公司网站中刊发；

3.签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发，然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门；原则上在会议结束三个工作日内，主持人有义务负责安排好会议纪要的整理、撰写、签发工作；

4.会议内容保密：与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；对属于保密性的文件资料应妥善保管，方式散失和泄密；

5.检查催办决议事项：会议形成的决议应认真贯彻执行，会议主持人应设专人负责催办工作，定期记载催办事项的进展情况，定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况；

6.会议档案管理：每次会议后由行政人资部门负责，尽快把各类会议内容整理成文或收集，立卷归档，作为历史资料，加以长期保存。一般在三个工作日内完成。

五、附则

1.本制度公司全体员工必须了解、认识并能够在实际工作中遵守和执行；

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2.本制度自 年 月 日起正式实行； 3.本制度解释、监督、执行权归行政人资部。附表1：《工作汇报表》 附表2：《晨/夕会工作记录表》

附表3：《会议通知模版》 附表4：《会议签到表》 附表5：《会议纪要》/ 16

附表1：《工作汇报表》

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附表2：《晨/夕会工作记录表》

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附表3：《会议通知模版》

通知

桂林XX投资管理有限公司 [2016]司0930-14号

关于召开 会的通知

司属各部门、分（子）公司、各部负责人：

为更好的分析总结公司 月份的经营工作，及时查找问题，研究解决措施，明确 月份经营重点工作，结合公司实际情况，现就召开 月月度经营例会的相关安排通知如下：

1、会议时间：2016年 月 日（星期）8:40-9：40.2、会议地点：XX公司会议室。

3、会议主题： 月份工作总结及 月重点工作计划

4、会议主持人：

5、会议参与人：

6、会议准备：

A、各分（子）公司、部门负责人在2016年 月 日15:00前将 月工作总结和

月重点工作计划以电子文档形式发送至公司QQ号3389694289@qq.com。

B、行政部于2016年 月 日 :00前将会议例会提纲发送至参会人员邮箱，以便提前做好会议准备。

7、会议纪律：

A、所有参加会议人员需准时到场签到，并做好相关会议记录。B、会议期间通讯工具保持静音或震动。

8、附件：工作总结与计划（月）模板表.xls

特此通知

公司印章 主题词： 呈报 ：总经理办公室 抄报： 年 月 日 共印4份

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附表4：《会议签到表》

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附表5：《会议纪要》

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第三篇：会议管理制度

重庆永荣赶家桥煤业有限公司

会议管理制度

为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，切实做到会前准备充分、会中控制有力、会后跟踪到位，使会议精简高效，更好地为企业经营管理服务，特制定本制度。

一、会议原则

1.精简高效原则：即公司无论召开什么会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议坚决不开，必须召开的会议，要精而简，讲究效率，尽量缩短会议时间，减少拖拉现象。

2.周密准备原则：即无论会议大小，都应充分准备，会前围绕会议的议题和目的进行研究调查，掌握情况，准备好相关文件和材料。

3.厉行节约原则：即公司会议特别是大中型会议要厉行节约，不讲排场、不追求形式。

4.有效性原则：每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题、是否要求其发言等。每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。

5.求同存异原则。会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳

22.通知发布要求。大型会议（工作会议、职代会等）通知，至少提前10个工作日通知，以便资料准备和会议筹备；研讨、决策性会议至少提前5个工作日通知，以便参会人员进行充分调研、沟通和准备；临时会议应提前3天进行通知；日常例会除有特殊情况变更由牵头部门通知外，不另行通知。通知必须将会议的主题、地点、时间和对参会者的要求等要素通知到所有参会者。

3.会议筹备。一是党政办公室负责公司级会议会场布置、会务人员安排和会务资料准备等工作，会务涉及部门要积极配合完成相关工作；二是其它会议，由会议牵头部门或发起部门负责会议的总体筹备，党政办公室协助参与筹备。三是参会人员要根据会议议题和研讨内容抓好调研和发言材料的准备工作，要形成汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等。

三、会议过程控制

（一）主持人控制

1.明确议题的目标。主持人应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

2.澄清对议题的误解或错误。如果与会者对议题有误解，或使用了错误的概念，主持人应及时予以澄清。

3.控制讨论进程。当与会者发言与会议主题不相符时，主持人应及时将其发言拉倒会议主题上来；对那些喋喋不休者，主持人应及时中断其发言，将发言的机会交给其他人；对那些不善言辞、性格内向的人，主持人应鼓励和引导其积极发言；对那些对会议有敌意的人，主持人应引导其客观理性地表达看法。

4.有效处理意见分歧。当会议出现不一致意见而引发争论时，主持人应对各方观点进行归纳总结，以帮助与会人员理清思路、把握要点。

5.控制会议时间，按时开始，准时结束，在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

6.总结议题成果，确认行动。每一议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行清晰、简短的概括，属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见。对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。如果该决议需要采取行动，主持人还应要求责任部门或责任人确认在该行动中应当承担的责任。

（二）参会人员行为控制

1.应准时到会，不得无故迟到或缺席，如违反按照《严肃劳动纪律转变工作作风的通知》的相关办法进行考核。.准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题，并在规定时间内完成表述。.会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。4.遵循会议主持人对议程控制的要求。

第四篇：会议管理制度

创想世纪（西宁）通讯技术有限公司

公司会议管理制度

1、会议种类：部门经理会议、员工大会、年会、临时性会议、各部门晨夕会

（1）部门经理会议： 会议时间：每周六17:30召开

与会人员：总经理、业务总监、各部门经理

会议内容：解决各部门阶段性业务、日常管理问题及需总体配合协助解决事宜。

（2）员工大会 会议时间：每月1日 与会人员：全体员工

会议内容：上月总结、下月计划、员工激励（3）年会

会议时间：每年12月31日 与会人员：全体员工

会议内容：员工联谊、员工表彰

（4）临时会议：根据上级领导批示召开，会议时间、与会人员、会议内容另行通知。

（5）各部门晨夕会 会议时间：部门自定 与会人员：部门全体员工

会议内容：个人晨会汇报当日工作计划，夕会汇报当日完成情况及需解决的事项。

第1页 创想世纪（西宁）通讯技术有限公司

注：凡大型会议开始前三天各部门需负责的会议前准备统计表，交由部门经理，由部门经理统一上交总经理。如相关部门未按时递交统计表、做好会前准备工作而影响会议进度，相关部门负责人处以200元以上罚款（视情况而定）

（1）会议流程：会议组织，会议通知、会议签到、会中记录、会后监督跟踪。

2、会议通知：

（1）固定例会不进行提前通知，如遇特殊情况由文员另行通知，按通知时间召开会议。

（2）在例会中（除签单人员）与会人员不得缺席、迟到、早退，若出现以上情况者处以50元罚款，并在例会向全体与会人员致歉。

（3）发送会议通知注意事项：

需明确会议地点、时间、与会人员、会议内容，如未按照以上规定发放通知，造成会议不能正常召开，发送通知人员以及其部门部长处以50元以上罚款。（视情况而定）

3、会议纪律：与会人员须自觉遵守会场纪律、集中精神

（1）仪容仪表：以办公室仪容仪表为标准

（2）会场秩序：会议中，禁止交头接耳、聊天谈话、玩手机、打电话、随意走动、中途离场、坐姿不标准。会议开始后，须把手机调为振动、静音或关机。若有业务电话，须到会议室外接听，不得干扰会议正常进行。

（3）会议准备中，各部门团结协作，需各部门执行的事项，不得有推诿、争吵、拖延执行等现象，如出现此类现象，视情况处以200元以上罚款。

（4）认真听取发言人讲话并记录，不得随意打断他人的发言。（5）公司内部会议，按秩序就座。

（6）如对会议内容有异议不得在会场随意辩解，可在会后与相关人员讨论，保持会场肃静。

4、5、会中记录：文员需详细记录会议内容，并整理归档，及时下发转达，不得拖延。

会后跟踪：会议中领导指示内容；需相关部门协调跟办事项，由行政部监督执行跟踪完成效果。

第2页 创想世纪（西宁）通讯技术有限公司

7、严格会议签到制度。会议实行签到入场，未签到的视为缺席；必要时，实行会议结束签退制度。按会议通知要求，在会议开始前x分钟进场

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第五篇：会议管理制度(初稿)

会议管理制度

编

制： 审

核： 审

批： 生效日期： 发 放 号： 受控状态：

总则

1.1 为了进一步规范公司会议管理，充分发挥会议的沟通、协商与决策作用，提高公司决策能力和办事效率，研究落实重大事项的对策和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

1.2 会议是企业组织安排工作、协调关系的必要手段和方式，但会议过多过滥、缺乏管理，不仅不必要地牵涉了各级领导和相关人员的精力，而且将直接影响公司的办事效率和工作风气。结合公司实际情况，本制度的制定原则是采用谁主管谁召集、谁召集谁对会议形成的决议、决策以及执行效果负责。

1.3 会议按类别、内容不同由各相关单位组织，并做好会议管理。适用范围

本制度适用于公司及所属各部门。会议类别及组织

3.1 公司级会议：包括公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。股东会和董事会由行政部负责组织安排，其他公司级会议由行政部负责组织安排。

3.1.1股东会、董事会根据公司章程每年召开一次，特殊情况亦可临时召开，由董事长主持，董事会秘书作记录，并整理会议纪要，经董事长审批下发。

3.1.2总经理办公会每季举行一次，特殊情况亦可临时召开，会议由公司总经理召集主持，公司副总经理参加。根据会议内容的需要，可吸收公司相关人员参加，由行政部部长或秘书作记录，并整理会议纪要，经总经理审批后下发。

3.1.3公司干部管理工作会由公司总经理召集主持，原则上每年召开三次，特殊情况亦可临时召集。

1、年初由总经理布置全年工作，公司领导及各职能部门负责人（含副总工程师）参加。

2、国庆休假前最末一天为公司管理工作会议，领导及各职能部门负责人（含副总工程师）参加。

3、年末（春节前）举行新春团拜会，公司中层以上干部及家属参加。3.1.4公司全体职工大会每年春节前举行,亦可根据公司的特殊情况，临时召开职工大会。

3.2 部门级会议：分为部门日常管理工作会和部门联谊会。

3.2.1部门日常管理工作会项目部一周召开一次，销售部二周召开一次，技术部一周召开一次，生产部一周召开一次，质量部一周召开一次。由部门负责人主持，部门全体员工参加，根据会议的需要通知分管领导及相关人员参加。

会议至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学方法研究分析部门各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，安排专题培训等。

3.2.2部门联谊会是为了促进凝聚力，融洽员工之间的关系，营造部门内部团结进取的氛围。各部门每年举行1～2次部门内联谊会，形式不限。各部需先将联谊会计划报行政部，经同意后方可实施。

3.3 生产工人会议：半月举行一次，由生产部长主持召开，安排生产任务，研究、改进和提高班组管理。安全管理员负责安全教育。

3.4 专题会议：是公司经营、技术、业务性的综合会议。如经营活动分析会、质量工作会、技术准备会、合同交底分解会、项目协调会、初步设计会审会，技术交流会、生产调度会、安全生产工作会等，是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、项目管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议的要求，保质保量地完成规定任务的会议。

专题会议由公司分管副总批准，主管职能部门负责组织相关人员参加。3.5 对外接待会议：主要指政府机关和上级领导来公司检查、现场办公，以及厂际之间的技术交流和技术合作洽谈的会议。对外接待会议属公司层面的由行政部负责接待安排；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责接待安排。4 会议的组织、管理和服务

4.1会议的组织 4.1.1会议的批准

1、临时召开内部小范围会议由分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。

2、本制度已列出的会议按照规定程序批准。

4.1.2会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。

4.1.3会议通知

1、会议主办部门需落实会议地点，会议主持人、召集单位、应分别作好有关准备工作（包括拟好会议议程、发言要点）。

2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。4.1.4会议的准备

1、参加会议人员按会议要求，安排准备相应资料、准时参加，因故不能参会的，会前应提前请假。

2、会议主办部门要做好会场的会务安排，包括会场环境的布置、设施检查等。

3、会议主办部门要做好参会人员的引导和组织。

4、重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。4.2 会议室的管理与服务

4.2.1公司会议室、贵宾室是重要的会议场所，由行政部统一管理。会议室为保证合理安排，使用提前与行政部联系，严禁擅自使用。

4.2.2会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

4.2.3会议室要做到会前30分钟各项工作准备结束，会后通知行政部散会信息，行政部安排会议场所清洁卫生。

4.2.4会议室使用时务必保持环境整洁和设施安全。5 会议资料管理

5.1 会议纪要的签发

5.1.1会议主办部门要制定专人对会议详细情况进行详细记录。公司级会议由行政部整理会议纪要，报公司总经理审核签发。其他会议纪要由会议主办部门或承办部门及时整理，报分管领导审核签发。

5.1.2会议形成的会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参加人员、会议主题或内容，决定事项要明确事由、要求、责任单位或相关责任人、完成时间。

5.1.3会议纪要执行情况的检查由会议主办部门负责，定期会议在本次会议前要先检查上次会议纪要完成情况。不能按时完成会议纪要相关内容的，需在规定完成的时效前向会议主办部门提出未能完成的原因，告知以及准备采取的措施、拟定完成的时间。

5.1.4会议纪要决定、事项涉及保密内容，应采用保密方式送达签收人。发放范围是根据纪要的密级等级分发，发放应做好签收登记。会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成（特殊情况除外）。5.2会议纪要的格式

5.2.1各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：

1、文本全部使用A4型纸。

2、文头、正文部分用四号仿宋体非套黑字（排板格式见附件1）。5.3 会议资料的存档

5.3.1股东会和董事会的会议资料由行政部存档，公司级会议的资料由行政部负责存档，其他会议资料由各会议主办部门自行存档。

5.3.2公司重大会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。会议精神的督办

6.1 行政部每季对定期会议的质量、会议时间、会议效果等进行督查，并将情况汇总报公司总经理及相关分管副总，作为对各部门及干部考核的依据之一。6.2 行政部负责对公司级会议的重大决定事项进行督办。对会议的决议和内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。会议纪律和要求

7.1 各类会议的参会人员必须按通知的时间及时参加，不得迟到和早退，否则给予100元处罚。

7.2 会议期间不允许早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

7.3 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

7.4 会议务求精简高效，发言要言简意赅。会议主持人要严格掌握会议主题，认真研究和讨论；决定相关事项；防止跑题和漫无边际闲谈，提高会议的效率。不提倡对某一问题无休止地争论。

7.5 会议期间应严肃认真，若无特殊情况，应控制会议时间。

7.6 会议期间与会人员要注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人。7.7 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。