关于急需新建XX市国家综合档案馆的请示

第一篇：关于急需新建XX市国家综合档案馆的请示

关于急需新建XX市国家综合档案馆的请示

市政府：

**市档案馆是**市委、市政府管理的文化事业单位，隶属市委办公室管理，实行档案局馆合署办公，是我市唯一的国家综合档案馆，是存储和管理全市党政机关、社会团体和企事业单位档案史料的重要基地，是利用档案史料服务于我市经济文明、政治文明、精神文明建设的中心。

市档案馆是在原县委档案室基础上于1958年建立的，目前的馆库和办公用房利用的是始建于1976年的原**县委的办公用楼，总建筑面积900㎡。50年来，在历届市委、市政府的领导下，我市的档案事业有了巨大的发展，现存储档案、资料10万余卷500万余份，最早史料可追朔到明清时代，大量珍贵的**史料档案被安全的保存下来，并为我市的社会发展发挥了积极的作用。

近几年来**市档案工作多次获得河南省、郑州市档案系统先进单位的荣誉。今年11月25日，**市档案馆又通过河南省档案评审委员会的评审，获得河南省一级档案馆称号。省、市局领导和专家评委对**市档案局馆的工作给予了充分的肯定，省档案局常务副局长刘延龙同志在评审会上指出**档案馆的情况是 “古老的馆舍，丰富的藏品，可贵的精神”，同时也指出“按照**经济社会快速发展的形势和在全省的综 合实力地位，应当具有符合国家规定的与**发展相适应的现代化的档案馆”。

随着经济社会的发展和档案事业的发展，**市档案馆藏量成倍增长，目前馆库容量已饱和，全市大量的按照《中华人民共和国档案法》明确规定的应移交交档案馆保存的档案史料已无法进馆。随着电子政务、电子商务的普及，新产生的应移交市档案馆保存的数字化档案也无法收存。

档案工作是党的事业的重要组成部分，是历史文化，而且是更重要的资源。江泽民同志曾明确指出：“档案事业是各项事业的一个重要基础，这个基础不牢固，将来是要负历史责任的。”胡锦涛总书记强调“档案事业是党和国家发展的一个不可缺少的重要方面，是一项崇高的事业”。要“加强对档案工作的领导，帮助档案部门解决各种实际问题，使档案工作在现代化建设中发挥更大的作用。”

档案工作是“对历史负责，替未来着想，为现实服务”的崇高事业，保管的是不能再生、不可逆的珍贵史料，保护好利用好档案史料，是我们义不容辞的责任。鉴于**档案馆舍的陈旧、狭小和建筑安全方面存在的问题，参照国家对档案馆基础设施建设的新要求新规范，急需新建**市档案馆。

一、目前市档案馆的现状

市档案馆座落在索河路西端南侧较偏僻的角落。目前利用的是1976年建成的原**县委领导办公的面积仅有900㎡ 三层小楼，建筑结构均属于小型领导普通办公用套房，灰土砖墙结构。

1、档案馆面积小，容量饱和。按照国家对县级国家综合档案馆的建设面积规定，最底标准不得少于2600㎡，其中库房面积900㎡、对外服务用房最低800㎡、档案业务和技术用房最低500㎡、办公用房400㎡。与此规定相比我们局馆共有总面积才900㎡，其中库房面积仅为400㎡，且分成15个小型库房，最大1个库房面积也只有35㎡。现在，馆内库房容量已经饱和，一部分档案只能暂存于简易车棚内。对外服务用房，我们只有30㎡，与国家规定最小面积也相差近30倍。

2、馆楼属于“三无”建筑。由于库房利用的是1976年建造的普通办公用房，无抗震能力、无消防通道、无防水功能的房舍，没有1个库房符合档案专业库房建筑规范标准。该楼房经历了三十二年的风雨，楼房墙体已出现较为严重的裂缝，呈现危房趋势，建筑结构属没有混凝土框架，没有承重梁的灰土砖墙结构，不具备任何抗震能力；档案馆属于国家一级消防安全监管单位，从局馆的道路看，只有一条不足 3米 的狭窄弯曲小路，消防车辆很难通行，从馆舍的建筑设计看，没有消防通道，没有防火设计，没有消防水栓，市消防部门每年都对档案局送交整改通知书；由于历史原因，至今档案馆无排下水通道。南侧没有院墙，楼定东西两侧没 有安全防范设计，不利于防盗。

河南省档案局刘延龙副局长在视察我市档案馆时指出：在全省县级档案馆中，目前这样结构的馆库是唯一一个，这样的馆舍安全现状令人担心，这与**县城经济综合实力已位省第二名的地位有点不协调。

3、设备陈旧落后，配套不全。我市档案馆的柜架是40年代至90年代的混合设备，即有90年代末期简易的密集柜架，也有40年代到70年代的老式木柜架，还有一些不防锈的80年代的铁皮柜。有三分之二的装具不符合档案存放“五防”的要求。明清时期的资料和1948年的汜水县档案都还存放在这些柜架里，一些珍贵的史料还在用40年代的铁鼻插销锁存。这些老式的柜架大大增加了防潮防蛀的难度。在馆库温度控制上，全部库房用得都是90年代最老一批单冷窗式空调，几经修理目前制冷效果很难达到需求，去湿机、消毒柜、防磁柜的规模和数量也不能满足现状档案存放。

4、缺少档案信息化数字化建设装备。根据国家档案管理要求，对于各级党委、政府，人民团体，企事业单位实行电子政务、电子商务产生的电子文档必须进馆保存的规定，我们没有对应的数字化软、硬设备，没有数字化档案馆，没有数字化数据库，不具备接收数字化档案的接受能力。对过去的纸质文件档案进行数字化数据处理的设备还比较简陋，数量也满足不了需要。在档案信息化建设方面，虽然我们开 设了对外开放的档案信息网，但是靠租用外部营运商的服务器。由于没有自己的服务器，局馆内部也没有按着规定建立局域网。今年在创建省一级档案馆的工作中，市财政共给我们解决资金5万元，维修和最低配置升级了郑州市局送给我馆4台旧计算机，新购置三台计算机，1台扫描仪、1台打印机、1个防慈柜、3个移动硬盘，1套单机档案管理软件，加上过去陆续购置的2台计算机和1部90年代末购置的老式复印机，这些装备是目前我市档案信息化建设的所有装备。与郑州六县区档案馆的创建工作最低58万元的投入相比，差距很大。今年，省档案评审委员会的专家们对我市的档案馆能达到省一级标准时说：“**的档案馆这次达标不是硬件上达到了标准，而是你们的扎实的工作，塌实的作风，艰苦奋斗的精神和档案局馆同志的奉献精神感动了我们每一个评委，你们的情况，如果能在馆舍的建设上，在硬件的配置上再进一步，完全可以通过国家级标准的验收，我们有点为你们惋惜。”

5位置偏僻，不利于档案利用和服务。由于市委从这里搬迁后，原来的院落改建成市民休闲的“西园”公园，将档案局馆隔离于索河西路西南角旮旯，成为非常偏僻的地方，很多单位和百姓查找档案非常不方便，大多反映：“档案局馆太偏僻，太难找了。”从服务社会，方便群众的角度看，我市档案馆所在位置确实不够合理。

6、档案事业经费少，投入不足。

我们档案局馆的经费情况很难保证新形势对档案事业发展的要求。XX年前局馆全部经费2.5万元，XX年至XX年是5元，XX年到今年是10万元。这样的经费除去每年市委、政府的文件归档进馆需要用去2万余元外，档案的日常维护，档案资料的开发利用、重点档案的抢救和征集，档案信息网的运行，以及报纸杂志征订、干部培训、健康检查、水电、通讯、交通等很难维持。就目前档案馆存放的报纸看，最早的是1948年，以后这么多年来，全国性大报，省、市、县报纸的存储完整，都是从我们普通征订阅读的报纸中整理归档的，没有专项的经费。今年的创省一级馆工作，局馆同志捐赠自家电视机、计算机、数码相机，有的同志还把工资册拿来给馆的争创工作使用。其他工作

的开展也同样存在着经费不足的困难。

二、新建档案馆势在必行

当前全国的档案馆基础建设朝着多功能、大容量、高安全的方向发展。就全省而言，温县档案馆面积达到6800㎡，偃师市新建档案馆6200㎡，巩义市新建档案馆一期工程7500㎡也已投入使用。郑州市县区中库房面积均在3000㎡以上。与周围县相比，我市在档案馆库建设上明显处于落后状态。

1、与目前档案事业的发展不相适应。近年来，按照融入大郑州，建设新**的思路，我市城市建设、文化建设得到 迅速发展，档案事业也应同样发展。根据每年接收档案进馆情况看，每年案卷数量增长近1万卷，是80年代的10倍。随着机构改革的进一步深化和企业机制的转轨、撤销、合并、企业兼并破产，有大量的档案进馆。另外，按照《中华人民共和国档案法》规定，各单位保存的档案要定期向国家综合档案馆移交。而我市档案馆目前只接收到1995年之前的各单位档案，1995年之后的档案，因库房容量饱和，至今已有10余年的档案无法接收进馆。据每年的档案统计显示，现全市库存档案资料约80 万余卷，符合进馆的档案、资料至少在11万卷左右。这些档案如果全部进馆，包括现档案馆已经库存的10万余卷，将达到20万余卷以上，加之档案馆库建设要求至少要有今后30年的容量，所需库房面积XX㎡以上。

2、与周边县区差距较大。就郑州市六区六县而言，六区均已达到国家二级档案馆的标准，库房面积都在3000㎡以上。六县中，巩义市档案馆一期工程7500㎡的大楼已建成，中牟3200㎡集传统档案馆、数字化档案馆、电子文档阅览中心、现行文件集中利用中心、爱国主义教育基地展厅为一身的现代化档案馆已投入使用，并已通过国家二级综合档案馆的验收；登封2800㎡的档案馆和数字化档案馆也已于去年达到国家二级档案馆的标准；XX3000㎡档案馆达到省一级标准，目前正在建设数字化档案馆，明年接受国家二级 档案馆的验收；新郑市档案馆按照国家二级标准3300㎡的档案馆正在接受国家评审。

3、与融入大郑州，建设新**的发展形势不匹配。近几年**的文化建设有了巨大的发展，具有时代风貌的体育馆、象棋广场、成功广场、禹锡园、李商隐公园、图书馆等相继建成，正在兴建的现代化文博馆等文化事业场所都给**增添了光彩，**市档案馆与之相比已经不能适应**的发展需要，目前的馆库现状不能把全市的电子公文归档管理，现行文件集中向社会提供利用中心及档案信息公开服务中心建设受到严重影响，馆库设施无抗震能力，档案资料的安全不能有效得到保障，这与高品位的**文明城市的形象不够协调。

三、建议

根据国家档案事业发展要求和国家档案局、国家建设部和国家发展和改革委员会《档案馆建设标准》规定，河南省委省政府、郑州市委市政府两级两办XX年《关于进一步做好新时期档案工作的意见》、《河南省档案管理条例》的要求，我市应尽快建设新的符合要求适应形式发展的档案局馆合一，馆库、办公、对外开放一体的大楼。

1、尽快列入政府建设计划。建议市政府尽快将新建市档案馆列入建设计划，作为21世纪**市建设的一个形象工程，并做为XX年的全市的重点工程进行建设。

2、建设规模和类别。依据最新国家《档案馆建设标准》 县级一类标准，建设现代化的档案局馆大楼。

具体标准：容量50万卷以上，总面积5800㎡。其中库房面积2500㎡，对外服务用房1200㎡，档案业务和技术用房1200㎡，局馆办公用房500㎡附属用房400㎡。上述办公用房同时也按照《党政机关办公用房建设标准》、附属用房按档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房总面积的10﹪以下计算。

3、功能设置。文件级档案库房、珍贵资料库房、特殊档案库房、各种专业档案库房、数字化数据库房、数字化档案馆、数字化档案展示厅、档案信息网络中心、声像影视播放厅、会议和学术报告厅、电子阅览室、已公开现行文件阅览中心、爱国主义教育基地展室，以及局馆办公用房为一体的现代化档案局馆大楼，以便实现历史档案与未来档案的有机链接，实现传统管理模式向现代化管理模式的跨跃。

4、选址意见。建议新建档案馆位置选在**东区。选择工程地质条件和水文地质条件较好地方，交通便利、地势较高、排水通畅、空气流通、环境安静和方便查阅利用的地段。档案局馆建筑用地覆盖率宜为30﹪～40﹪，绿地率为30﹪。

5、资金投入预算及来源。建造5800㎡以上的档案馆，征地、建馆库大楼建设、设施装备配套预计需2500万元。**市档案馆是市委、市政府管理的国家综合档案馆，本身没有经费收入，建设新的档案馆应列入市财政投资计划，由市 财政解决。

以上请示，当否，请批复。

第二篇：市县级国家综合档案馆测评办法2

市县级国家综合档案馆测评办法

第一条

为提高市、县级国家综合档案馆（以下简称市、县级档案馆）的整体工作水平，更好地为创建文明城市（区）活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国文明城市测评体系》及国家有关规定，制定本办法。

第二条

本办法适用于参加全国文明城市创建活动的市、县级档案馆综合发展水平的测评。城区国家综合档案馆依行政级别测评。

第三条

市、县级档案馆测评依据《市、县级国家综合档案馆测评细则》（见附件1，以下简称《测评细则》）进行。

测评采用百分制，结果分三个等级，测评结果为90分以上者为国家一级档案馆，测评结果为80—90分（不含）者为国家二级档案馆，测评结果为70—80分（不含）者为国家三级档案馆。

第四条

测评组织：测评工作由3—5名测评员组成的测评小组负责进行。

国家一级档案馆由国家档案局组织测评。国家二级、三级档案馆由国家档案局委托省级档案行政管理部门组织测评，国家档案局进行不定期抽查。

第五条

国家档案局负责国家一级、二级、三级档案馆测评结果的最终审定。日常工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司负责。第六条

测评原则：测评采取逐级晋升的原则。

经测评为国家二级、三级档案馆的，一般应在取得相应级别档案馆资格一年以上才能申请上一级别档案馆的测评。具备国家一级档案馆条件的，可直接申请国家一级档案馆的测评。第七条

测评员：国家一级档案馆的测评员由各省（自治区、直辖市）、计划单列市和副省级市档案行政管理部门各推荐2名，国家档案局聘任。国家二级、三级档案馆的测评员由省级档案行政管理部门选定，报国家档案局备案。

因工作变动等原因不宜继续担任测评员的，由推荐单位提出，经批准后予以替换。测评员不参加本地区国家一级档案馆的测评。

第八条

测评申报：参加测评的档案馆应根据《测评细则》进行自评，并准备相关证明村料。自评符合国家二级、三级档案馆条件的，向省级档案行政管理部门提出测评申请；自评符合国家一级档案馆条件的，由省级档案行政管理部门审核确认后统一向国家档案局提出测评申请。

申报材料包括申请报告、自查报告（档案馆历史沿革、隶属关系、馆藏简介、条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设）、测评申请表（见附件2）、测评打分表（见附件3）等。近三年档案馆发生重大安全责任事故（如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏或被盗等），不得申请测评。

第九条

测评方式：包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项审核自评分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后，形成测评结论和等级意见，填写《市、县级国家综合档案馆测评审批表》（见附件4）。

第十条

测评审批：测评结束后，达到国家一级档案馆的测评材料由测评小组报送国家档案局；达到国家二级、三级档案馆的测评材料由省级档案行政管理部门报送国家档案局。经国家档案局审查批准后，颁发测评等级标牌和证书。

国家档案局每年定期公布国家一级、二级、三级档案馆名单。

第十一条

市、县级档案馆测评等级证书有效期为五年，到期后国家档案局组织复查。对复查不符合标准者，限期整改，整改后仍不合格者，取消其相应等级资格并予以公布。第十二条

经测评审定的国家一级、二级、三级档案馆，国家档案局将给予通报表扬，同时建议地方政府按照《中华人民共和国档案法》予以一定的奖励。第十三条

本办法及所有附件由国家档案局解释。第十四条

本办法自发布之日施行。

附件：1.市、县级国家综合档案馆测评细则

2.市、县级国家综合档案馆测评申请表

3.市、县级国家综合档案馆测评打分表

4.市、县级国家综合档案馆测评审批表

5.《市、县级国家综合档案馆测评办法》释解

附件1 市、县级国家综合档案馆测评细则 测评 指标

一、条 件 保 障（29分）

1、档案馆事业列入同级政府国民经济和社会发展规划。

查阅相关文件

档案馆为2档案馆事业列入同级政府国民经济和社会发展规划计1分；近3年党代会文件或

2、档案馆为同级党委或政府直属机构，明确分管领导。测评内容 分值

测评细则 测评方式

政府工作报告中有档案馆工作内容计1分。

同级党委或政府直属机构计1分（一级机构计1分，二级机构计0.5分）；明确分管领导计1分；档案馆工作人员全部纳入或参照公务员管理计1分。查阅相关文件

3、档案馆工作列入同级党委或政府议事日程。2

近三年同级党委或政府每年至少研究一次档案工作（含调研、现场办公等）并解决档案工作实际问题计1分；以党委或政府名义出台加强档案馆工作的文件计1分。

4、档案馆馆舍建设 10

查阅相关文件

档案馆建筑符合《档案馆建筑设计规范》（包括馆址选择、建筑设计、档案防护、防火设计、建筑设备等）的要求计5分；档案馆面积符合《档案馆建设标准》的要求（含已开工建设的档案馆，以竣工图标注面积为准，不足者按比例得分）计5分。查阅档案馆竣工图纸并实地查看 5设施与设备

有安全监控设备；自动报警和灭火设备；温湿度测量与调控设备（不需设备能达标者，此项可得分）；防有害生物设施等各计0.5分；配备了相应的信息公开场所所需的设施、设备计2分。实地查看

6、经费 5

档案馆事业经费列入同级财政预算，经费数量随地方经济增长比例逐年递增计1分；档案保护费达2元/卷/年计2分（可按比例得分，满2分为止）；地方财政安排的国家重点档案抢救和保护补助费数量不低于中央财政的拨付数量的计2分（中央财政暂未拨付抢救费或无国家重点档案抢救任务的档案馆此项可得分）。查阅相关文件

7、干部队伍素质 3

领导班子健全，结构合理（年龄、学历、专业等）计1分；业务人员达到全馆人员的80%（含）以上，全部受过档案专业基础知识培训计1分（未全部达到者按比例得分）；近三年因工作成绩突出获同级党委、政府及上级机关奖励或国家档案局表彰的计1分。查阅档案馆工作人员名册、相关文件及证书

二、基 础 业 务（28分）

8、档案资源建设 5

编制有本馆接收计划和接收名册计1分；接收了名册中所有应接收的档案计1分（可按比例得分）；在接收文书档案的同时也接收了其他门类和其他载体的档案计1分；本地区重大活动及突发事件档案及时进馆计1分；实施了档案资源整合计1分。查阅接收计划和接收名册及相关文件并实地查看

9、信息公开工作 9

设立党委、政府信息公开场所并能满足实际需要计

查阅相关文件并实地3分；建立电子文件中心计1分；制定公开信息送交办法计2分；同级党委、政府的工作部门及时向档案馆送交主动公开的信息计3分（可按比例得分）。查看

10、档案资料的保管与保护 7

档案馆库房温度符合国家标准计1分（连续三个工作日不符合要求扣0.1分，扣完1分为止）；馆藏档案资料整理规范（全宗区分清楚、档号编制规范、资料分类科学）计2分；对破损、褪变的档案全部进行了抢救计2分（可按比例得分）；建立并严格执行档案的收集、保管、整理编目、保密、利用、统计、鉴定、安全保卫等各项工作的规章制度计1分；制定并实行档案安全责任制，近三年库房内无鼠、无虫、无霉、无积尘、无火灾、无水侵、无失窃（有一种情况该项不得分）计1分。查阅相关记录台帐、各项规章制度并实地查看

11、检索工具编制 7

编有多种形式的检索工具计7分（编有《档案馆指南》计2分；案卷级手检式目录计1分，机检式目录计2分；文件级手检式目录计3分，机检式目录计4分；资料目录手检式计0.5分，机检式计1分；以上各项可按比例得分，满7分为止）。

三、开 放 利 实地查看并随机抽查 用（24分）

12、档案开放

开馆时间不少于法定工作日数及工作时

查阅相关间计1分；开放了全部应开放的档案计5分（可按比例得分）；对古老、珍贵、重要和利用频繁的档案以副本提供利用计2分；编制档案利用效果汇编计2分。文件、汇编实物并实地查看

13、档案资料编研 6

近三年来利用馆藏档案资料编辑专题汇编3种以上计3分；为领导决策或中心工作服务的档案资料专题材料有领导批示的每一种计1分，满3分为止。查阅相关材料

14、展览与社会教育

档案馆被同级党委、政府及其职能部门或上级机关命名为爱国主义教育基地计2分；按照《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》设有固定陈列展计2分；最近三年每年举办一次专题展览计2分；开展其他社会教育活动（如学术报告会、专题讲座、冬夏令营等）计2分。

四、信 息 化 建 设

（19）

15、规划方案

档案信息化建设列入本地区信息化建设总体规划计

查阅相关文件 2分；档案馆为本地区信息化建设领导小组成员单位计2分；按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，编制本馆档案信息化建设实施方案计2分。

16、数据库建设

建立馆藏全部档案及资料目录数据库计2分；建立

随机抽查并实地查看

建立馆内局域网并开展档案管理应用计

2查阅相关材料，实地查看

照片档案，音、视频档案全文数据库计2分；建立珍贵重要及利用频繁纸质档案全文数据库计2分（以上各项均可按比例得分）。

说明：

1、凡按比例得分项，均以满分分值乘以达到的百分比计算，得分四舍五入精确到小数点后2位。

2、爱国主义教育基地包括青少年教育基地等各类精神文明教育基地。

附件2 市、县级国家综合档案馆测评申请表 档案馆名称 申请测评 时

间 等

级 申请测评 自评

17、网络建设与应用 随机抽查 分；在互联网上建立网站和网页计2分；实现开放档案、已公开信息目录网上查询计3分。得分

申请单位情况简介： 年

月

日（盖章）省级档案行政管理部门意见：

****年**月**日（盖章）

附件3 市、县级国家综合档案馆测评打分表 编号 一 1 2 3 4 5 6 7 二 8 9 10 11 三 12 13 14 四 15 16 17 总得分

测评小组成员签字： 附件4 市、县级国家综合档案馆测评审批表 档案馆名称 测评时间

测评等级

测评得分 标准分 29 2 3 2 10 4 5 3 28 5 9 7 7 24 10 6 8 19 6 6 7 自评得分 测评得分 测评说明

测评结论

测评组组长： 年

月

日（盖章）

省级档案行政管理部门意见

****年**月**日（盖章）

国家档案局审批意见

****年**月**日（盖章）

附件5 《市、县级国家综合档案馆测评办法》释解

关于《测评办法》有关条文的释解

第二条：不参加文明城市测评的地、州、盟档案馆，县、旗档案馆自愿参加。第四条：对抽查不符合标准的档案馆，不予审批或取消其相应等级资格。

第五条：国家档案局依据测评小组和省级档案行政管理部门报送的相关材料对国家一级、二级、三级档案馆的测评结果进行最终审定，并将结果在国家档案局网站上公示。

第七条：国家二级、三级档案馆测评小组成员由省级档案行政管理部门从本地区从事档案馆工作的领导、档案馆工作业务指导和长期从事档案馆工作的人员中产生。第十一条：国家档案局组织复查包括委托省级档案行政管理部门复查。关于《测评细则》有关条文的释解

一、条件保障

1.档案馆事业列入同级政府国民经济和社会发展规划;近三年党代会文件或政府工作报告中有档案馆工作内容。

出示本地区《国民经济和社会发展规划》及《政府工作报告》。4.档案馆面积符合《档案馆建设标准》的要求。具体指标要求如下: 级别 市级

县级 类次 一类 二类 三类 一类 二类 馆藏档案数量 40万卷以上 30-40万卷 30万卷以下 20万卷以上 10-20万卷

面积指标 10800-12800 8800-10800 6600-8800 4600-6800 2600-4600（平方米）三类 10万卷以下 1200-2600 6.档案馆事业经费列入同级财政预算，经费数量随地方经济增长比例逐年递增。出示本地区地方经济增长百分比数量的证明材料。

7.领导班子健全，结构合理（年龄、学历、专业等）；业务人员达到全馆人员的80%（含）以上。

馆级领导成员中无低于50岁以下者（以考评当年年龄计），有大专以下学历者、无档案专业学历或未受过档案专业培训者，在得分中各扣0.3分。档案馆人员按实际从事档案馆工作的人员与后勤人员总数的50%计。

二、基础业务

8.实施了档案资源整合。

档案资源整合指城建、土地、规划、公检法等专门档案已按规定接收进馆。

9.设立党委、政府信息公开场所并能满足实际需要；同级党委、政府的工作部门及时向档案馆送交主动公开的信息。

满足信息公开实际需要指档案馆被同级党委、政府确定为信息公开场所，内有满足工作需求的相应设施、设备。出示档案馆被同级党委、政府确定为信息公开场所的相关文件，本级党委、政府组成部门名册。

11.案卷级手检式目录计1分，机检式目录计2分；文件级手检式目录计3分，机检式目录计4分。

有两种计分方法：一种是以四个单项中得分最高的一项计分，此时，四个单项分分别为1分、2分、3分、4分。该项已编制多少，即按其比例计分，其它各项不计；另一种是以四项分别得分后累计计算，这时四个单项的分值都为1分。机检式目录可随机检索，否则，不视其为机检式目录。

资料目录手检式计0.5分，机检式计1分。计分方法同上。

三、开发利用

12.开放了全部应开放的档案。

出示自形成之日起满30年的全宗名册及其已划分为控制使用的档案目录和已开放的档案目录，按后两项之和占前一项的百分比得分；出示开放档案的有关凭证（如开放公告、批准开放的文件等)。

14.开展共他社会教育活动（如学术报告会、专题讲座、冬夏令营等）。社会教育活动有一项即可，出示相关证明材料。

四、信息化建设

16.17.数据库建设与网络建设与应用。

计算机中各种数据能随机调出，否则，相应核减得分。

第三篇：关于印发《市、县级国家综合档案馆测评办法》的通知

关于印发《市、县级国家综合档案馆测评办法》的通知

档办〔2008〕30号

国家档案局办公室关于印发

《市、县级国家综合档案馆测评办法》的通知

各省、自治区、直辖市档案局（馆），各计划单列市档案局（馆）、新疆生产建设兵团档案局（馆）：

现将《市、县级国家综合档案馆测评办法》印发给你们，请按要求组织本地区市、县级国家综合档案馆开展测评工作，为本地区文明城市创建活动服务。

全国市、县级档案馆数量较大，为使测评工作有序开展，请将你地区2008年参加文明城市测评的档案馆名单及“十一五”期间拟参加测评的档案馆名单于3月底前报国家档案局档案馆（室）司。

国家档案局办公室

二○○八年二月二十一日

市、县级国家综合档案馆测评办法

第一条 为提高市、县级国家综合档案馆(以下简称市、县级档案馆)的整体工作水平，更好地为创建文明城市（区）活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国文明城市测评体系》及国家有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于参加全国文明城市创建活动的市、县级档案馆综合发展水平的测评。

城区国家综合档案馆依行政级别测评。

第三条 市、县级档案馆测评依据《市、县级国家综合档案馆测评细则》（见附件1，以下简称《测评细则》）进行。

测评采用百分制，结果分三个等级，测评结果为90分以上者为国家一级档案馆，测评结果为80-90分（不含）者为国家二级档案馆，测评结果为70-80分（不含）者为国家三级档案馆。

第四条 测评组织：测评工作由3-5名测评员组成的测评小组负责进行。

国家一级档案馆由国家档案局组织测评。国家二级、三级档案馆由国家档案局委托省级档案行政管理部门组织测评，国家档案局进行不定期抽查。

第五条 国家档案局负责国家一级、二级、三级档案馆测评结果的最终审定。日常工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司负责。

第六条 测评原则：测评采取逐级晋升的原则。

经测评为国家二级、三级档案馆的，一般应在取得相应级别档案馆资格一年以上才能申请上一级别档案馆的测评。具备国家一级档案馆条件的，可直接申请国家一级档案馆的测评。

第七条 测评员:国家一级档案馆的测评员由各省（自治区、直辖市）、计划单列市和副省级市档案行政管理部门各推荐2名，国家档案局聘任。国家二级、三级档案馆的测评员由省级档案行政管理部门选定，报国家档案局备案。

因工作变动等原因不宜继续担任测评员的，由推荐单位提出，经批准后予以替换。

测评员不参加本地区国家一级档案馆的测评。

第八条 测评申报：参加测评的档案馆应根据《测评细则》进行自评，并准备相关证明材料。自评符合国家二级、三级档案馆条件的，向省级档案行政管理部门提出测评申请；自评符合国家一级档案馆条件的，由省级档案行政管理部门审核确认后统一向国家档案局提出测评申请。

申报材料包括申请报告、自查报告（档案馆历史沿革、隶属关系、馆藏简介、条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设）、测评申请表（见附件2）、测评打分表（见附件3）等。

近三年档案馆发生重大安全责任事故（如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏或被盗等），不得申请测评。

第九条 测评方式：包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项审核自评分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后，形成测评结论和等级意见，填写《市、县级国家综合档案馆测评审批表》（见附件4）。

第十条 测评审批：测评结束后，达到国家一级档案馆的测评材料由测评小组报送国家档案局；达到国家二级、三级档案馆的测评材料由省级档案行政管理部门报送国家档案局。经国家档案局审查批准后，颁发测评等级标牌和证书。

国家档案局每年定期公布国家一级、二级、三级档案馆名单。

第十一条 市、县级档案馆测评等级证书有效期为五年，到期后国家档案局组织复查。对复查不符合标准者，限期整改，整改后仍不合格者，取消其相应等级资格并予以公布。

第十二条 经测评审定的国家一级、二级、三级档案馆，国家档案局将给予通报表扬，同时建议地方政府按照《中华人民共和国档案法》予以一定的奖励。

第十三条 本办法及所有附件由国家档案局解释。

第十四条 本办法自发布之日施行。

附件

1市、县级国家综合档案馆测评细则

测评

指标

测 评 内 容

分值

测 评 细 则

测评方式

一、条

件

保

障

(29分)

1.档案馆事业列入同级政府国民经济和社会发展规划

2档案馆事业列入同级政府国民经济和社会发展规划计1分；近三年党代会文件或政府工作报告中有档案馆工作内容计1分。

查阅相关文件

2.档案馆为同级党委或政府直属机构，明确分管领导。

3档案馆为同级党委或政府直属机构计1分（一级机构计1分，二级机构计0.5分）；明确分管领导计1分；档案馆工作人员全部纳入或参照公务员管理计1分。

查阅相关文件

3.档案馆工作列入同级党委或政府议事日程。

2近三年同级党委或政府每年至少研究一次档案工作（含调研、现场办公等）并解决档案馆工作实际问题计1分；以党委或政府名义出台加强档案馆工作的文件计1分。

查阅相关文件

4.档案馆馆舍建设

档案馆建筑符合《档案馆建筑设计规范》（包括馆址选择、建筑设计、档案防护、防火设计、建筑设备等）的要求计5分；档案馆面积符合《档案馆建设标准》的要求（含已开工建设的档案馆，以竣工图标注面积为准，不足者按比例得分）计5分。

查阅档案馆竣工图纸并实地查看

5.设施与设备

4有安全监控设备；自动报警和灭火设备；温湿度测量与调控设备（不需设备能达标者，此项可得分）；防有害生物设施等各计0.5分；配备了相应的信息公开场所所需的设施、设备计2分。

实地查看

6.经费

5档案馆事业经费列入同级财政预算，经费数量随地方经济增长比例逐年递增计1分；档案保护费达2元/卷/年计2分（可按比例得分，满2分为止）；地方财政安排的国家重点档案抢救和保护补助费数量不低于中央财政的拨付数量的计2分（中央财政暂未拨付抢救费或无国家重点档案抢救任务的档案馆此项可得分）。

查阅相关文件

7.干部队伍素质

3领导班子健全，结构合理（年龄、学历、专业等）计1分；业务人员达到全馆人员的80%（含）以上，全部受过档案专业基本知识培训计1分（未全部达到者按比例得分）；近三年因工作成绩突出获同级党委、政府及上级机关奖励或国家档案局表彰的计1分。

查阅档案馆工作人员名册、相关文件及证书

二、基

础

业

务

(28分)

8.档案资源建设

5编制有本馆接收计划和接收名册计1分；接收了名册中所有应接收的档案计1分（可按比例得分）；在接收文书档案的同时也接收了其他门类和其他载体的档案计1分;本地区重大活动及突发事件档案及时进馆计1分；实施了档案资源整合计1分。

查阅接收计划和接收名册及相关文件并实地查看

9.信息公开工作

9设立党委、政府信息公开场所并能满足实际需要计3分；建立电子文件中心计1分；制定公开信息送交办法计2分；同级党委、政府的工作部门及时向档案馆送交主动公开的信息计3分（可按比例得分）。

查阅相关文件并实地查看

10.档案资料的保管与保护

7档案馆库房温湿度符合国家标准计1分（连续三个工作日不符合要求扣0.1分,扣完1分为止）；馆藏档案资料整理规范（全宗区分清楚、档号编制规范、资料分类科学）计2分；对破损、褪变的档案全部进行了抢救计2分（可按比例得分）；建立并严格执行档案的收集、保管、整理编目、保密、利用、统计、鉴定、安全保卫等各项工作的规章制度计1分；制定并实行档案安全责任制，近三年库房内无鼠、无虫、无霉、无积尘、无火灾、无水浸、无失窃（有一种情况该项不得分）计1分。

查阅相关记录台帐、各项规章制度并实地查看

11.检索工具编制

7编有多种形式的检索工具计7分（编有《档案馆指南》计2分；案卷级手检式目录计1分，机检式目录计2分；文件级手检式目录计3分，机检式目录计4分；资料目录手检式计0.5分，机检式计1分；以上各项可按比例得分，满7分为止）。

实地查看并随机抽查

三、开

发

利

用

(24分)

12.档案开放

开馆时间不少于法定工作日数及工作时间计1分；开放了全部应开放的档案计5分（可按比例得分）；对古老、珍贵、重要和利用频繁的档案以副本提供利用计2分；编制档案利用效果汇编计2分。

查阅相关文件、汇编实物并实地查看

13.档案资料编研

6近三年来利用馆藏档案资料编辑专题汇编3种以上计3分；为领导决策或中心工作服务的档案资料专题材料有领导批示的每一种计1分,满3分为止。

查阅相关材料

14.展览与社会教育

8档案馆被同级党委、政府及其职能部门或上级机关命名为爱国主义教育基地计2分；按照《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》设有固定陈列展计2分；最近三年每年举办一次专题展览计2分；开展其他社会教育活动（如学术报告会、专题讲座、夏令营等）计2分。

查阅相关材料，实地查看

四、信

息

化

建

设

(19分)

15.规划方案

6档案信息化建设列入本地区信息化建设总体规划计2分；档案馆为本地区信息化建设领导小组成员单位计2分；按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，编制本馆档案信息化建设实施方案计2分。

查阅相关文件

16.数据库建设

建立馆藏全部档案及资料目录数据库计2分；建立照片档案，音、视频档案全文数据库计2分；建立珍贵重要及利用频繁纸质档案全文数据库计2分（以上各项均可按比例得分）；

随机抽查并实地查看

17.网络建设与应用

7建立馆内局域网并开展档案管理应用计2分；在互联网上建立网站和网页计2分；实现开放档案、已公开信息目录网上查询计3分。

随机抽查

说明：1.凡按比例得分项，均以满分分值乘以达到的百分比计算，得分四舍五入精确到小数点后2位。

2.爱国主义教育基地包括青少年教育基地等各类精神文明教育基地。

附件

2市、县级国家综合档案馆测评申请表

档案馆名称

申请测评

时间

申请测评

等级

自评

得分

申请单位情况简介

年 月 日（盖章）

省级档案行政管理部门意见

年 月 日（盖章）

附件

3市、县级国家综合档案馆测评打分表

编 号

标准分

自评得分

测评得分

测 评 说 明

一

332

410

5465

二

三

四

总得分

测评小组成员签字：

附件4

市、县级国家综合档案馆测评审批表

档案馆名称

测评时间

测评等级

测评得分

测评结论

测评组组长：

年 月 日

省级档案行政管理部门意见

年 月 日（盖章）

国家档案局审批意见

年 月 日（盖章）

《市、县级国家综合档案馆测评办法》释解

关于《测评办法》有关条文的释解

第二条：不参加文明城市测评的地、州、盟档案馆，县、旗档案馆自愿参加。

第四条：对抽查不符合标准的档案馆，不予审批或取消其相应等级资格。

第五条：国家档案局依据测评小组和省级档案行政管理部门报送的相关材料对国家一级、二级、三级档案馆的测评结果进行最终审定，并将结果在国家档案局网站上公示。

第七条：国家二级、三级档案馆测评小组成员由省级档案行政管理部门从本地区从事档案馆工作的领导、档案馆工作业务指导和长期从事档案馆工作的人员中产生。

第十一条：国家档案局组织复查包括委托省级档案行政管理部门复查。

关于《测评细则》有关条文的释解

一、条件保障

1.档案馆事业列入同级政府国民经济和社会发展规划；近三年党代会文件或政府工作报告中有档案馆工作内容。

出示本地区《国民经济和社会发展和社会发展规划》及《政府工作报告》。

4.档案馆面积符合《档案馆建设标准》的要求。

具体指标要求如下：

级别

类次

馆藏档案数量

面积标准（平方米）

市级

一类

40万卷以上

10800－12800

二类

30－40万卷

8800－10800

三类

30万卷以下

6600－8800

县级

一类

20万卷以上

4600－6800

二类

10－20万卷

2600－4600

三类

10万卷以下

1200－2600

6.档案馆事业经费列入同级财政预算，经费数量随地方经济增长比例逐年递增。

出示本地区地方经济增长百分比数量的证明材料。

7.领导班子健全，结构合理（年龄、学历、专业等）；业务人员达到全馆人员的80%（含）以上。

馆级领导成员中无低于50岁以下者（以考评当年年龄计）、有大专以下学历者、无档案专业学历或未受过档案专业培训者，在得分中各扣0.3分。档案馆人员按实际从事档案馆工作的人员与后勤人员总数的50%计。

二、基础业务

8.实施了档案资源整合。

档案资源整合指城建、土地、规划、公检法等专门档案已按规定接收进馆。

9.设立党委、政府信息公开场所并能满足实际需要；同级党委、政府的工作部门及时向档案馆送交主动公开的信息。

满足信息公开实际需要指档案馆被同级党委、政府确定为信息公开场所，内有满足工作需求的相应设施、设备。出示档案馆被同级党委、政府确定为信息公开场所的相关文件，本级党委、政府组成部门名册。

11.案卷级手检式目录计1分，机检式目录计2分；文件级手检式目录计3分，机检式目录计4分。

有两种计分方法，一种是以四个单项中得分最高的一项计分，此时，四个单项分分别为1分、2分、3分、4分，该项已编制多少，即按其比例计分，其它各项不计；另一种是以四项分别得分后累计计算，这时四个单项的分值都为1分。机检式目录可随机检索，否则，不视其为机检式目录。

资料目录手检式计0.5分，机检式计1分。

计分方法同上。

三、开发利用

12.开放了全部应开放的档案。

出示自形成之日起满30年的全宗名册及其已划分为控制使用的档案目录和已开放的档案目录，按后两项之和占前一项的百分比得分；出示开放档案的有关凭证（如开放公告、批准开放的文件等）。

14.开展其他社会教育活动（如学术报告会、专题讲座、冬夏令营等）。

社会教育活动有一项即可，出示相关证明材料。

四、信息化建设

16.17.数据库建设与网络建设与应用。

计算机中各种数据能随机调出，否则，相应核减得分。

主题词：档案馆 测评△ 办法 通知

抄送：各副省级市档案局（馆）

第四篇：行业标准：市、县级国家综合档案馆测评细则

行业标准：市、县级国家综合档案馆测评细则

各省、自治区、直辖市档案局（馆），各计划单列市档案局（馆）、新疆生产建设兵团档案局（馆）：

现将《市、县级国家综合档案馆测评办法》印发给你们，请按要求组织本地区市、县级国家综合档案馆开展测评工作，为本地区文明城市创建活动服务。

全国市、县级档案馆数量较大，为使测评工作有序开展，请将你地区2008年参加文明城市测评的档案馆名单及“十一五”期间拟参加测评的档案馆名单于3月底前报国家档案局档案馆（室）司。

国家档案局办公室 二○○八年二月二十一日

市、县级国家综合档案馆测评办法

第一条 为提高市、县级国家综合档案馆(以下简称市、县级档案馆)的整体工作水平，更好地为创建文明城市（区）活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国文明城市测评体系》及国家有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于参加全国文明城市创建活动的市、县级档案馆综合发展水平的测评。

城区国家综合档案馆依行政级别测评。

第三条 市、县级档案馆测评依据《市、县级国家综合档案馆测

评细则》（见附件1，以下简称《测评细则》）进行。

测评采用百分制，结果分三个等级，测评结果为90分以上者为国家一级档案馆，测评结果为80-90分（不含）者为国家二级档案馆，测评结果为70-80分（不含）者为国家三级档案馆。

第四条 测评组织：测评工作由3-5名测评员组成的测评小组负责进行。

国家一级档案馆由国家档案局组织测评。国家二级、三级档案馆由国家档案局委托省级档案行政管理部门组织测评，国家档案局进行不定期抽查。

第五条 国家档案局负责国家一级、二级、三级档案馆测评结果的最终审定。日常工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司负责。

第六条 测评原则：测评采取逐级晋升的原则。

经测评为国家二级、三级档案馆的，一般应在取得相应级别档案馆资格一年以上才能申请上一级别档案馆的测评。具备国家一级档案馆条件的，可直接申请国家一级档案馆的测评。

第七条 测评员:国家一级档案馆的测评员由各省（自治区、直辖市）、计划单列市和副省级市档案行政管理部门各推荐2名，国家档案局聘任。国家二级、三级档案馆的测评员由省级档案行政管理部门选定，报国家档案局备案。

因工作变动等原因不宜继续担任测评员的，由推荐单位提出，经批准后予以替换。

测评员不参加本地区国家一级档案馆的测评。

第八条 测评申报：参加测评的档案馆应根据《测评细则》进行自评，并准备相关证明材料。自评符合国家二级、三级档案馆条件的，向省级档案行政管理部门提出测评申请；自评符合国家一级档案馆条件的，由省级档案行政管理部门审核确认后统一向国家档案局提出测评申请。

申报材料包括申请报告、自查报告（档案馆历史沿革、隶属关系、馆藏简介、条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设）、测评申请表（见附件2）、测评打分表（见附件3）等。

近三年档案馆发生重大安全责任事故（如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏或被盗等），不得申请测评。

第九条 测评方式：包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项审核自评分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后，形成测评结论和等级意见，填写《市、县级国家综合档案馆测评审批表》（见附件4）。

第十条 测评审批：测评结束后，达到国家一级档案馆的测评材料由测评小组报送国家档案局；达到国家二级、三级档案馆的测评材料由省级档案行政管理部门报送国家档案局。经国家档案局审查批准后，颁发测评等级标牌和证书。

国家档案局每年定期公布国家一级、二级、三级档案馆名单。第十一条 市、县级档案馆测评等级证书有效期为五年，到期后国家档案局组织复查。对复查不符合标准者，限期整改，整改后仍不合格者，取消其相应等级资格并予以公布。

第十二条 经测评审定的国家一级、二级、三级档案馆，国家档案局将给予通报表扬，同时建议地方政府按照《中华人民共和国档案法》予以一定的奖励。

第十三条 本办法及所有附件由国家档案局解释。第十四条 本办法自发布之日施行。附件：1.市、县级国家综合档案馆测评细则.doc

2.市、县级国家综合档案馆测评申请表.doc

3.市、县级国家综合档案馆测评打分表.doc

4.市、县级国家综合档案馆测评审批表.doc

5.《市、县级国家综合档案馆测评办法》释解.doc

第五篇：关于市城建档案馆机构与编制的请示

关于市城建档案馆机构与编制的请示

城建档案涉及了城市规划、城市建筑、城市勘测、市政公用工程、城市园林绿化工程、城市环保工程、人防军事工程、地下管线等众多专业，是一门涉及面广、门类齐全、综合性很强的专业档案。它在现代城市的建设和发展中，具有非常重要的地位和作用，一、城建档案的重要性 概括起来，主要有以下四个方面：

1．城建档案是城市规划、建设、管理的重要依据

城市规划是城市发展的前提。要制定一个科学的、符合实际的并具有前瞻性的城市规划，必须依靠那些真实记载着该城市在建设过程中形成的档案资料，以此为基础，进行创新拓展。例如，城市建设中旧城区的改造、新城区的开发、基础设施的改建、扩建等，如果缺乏充分足够的城建档案资料作为参考，一切从零开始的话，其工作难度之大，是不可想象的。因此，掌握系统、完整、可靠的城建档案资料，是制定城市规划的前提条件，是进行城市建设和管理，乃至今后发展的重要依据。就拿地下管线和隐蔽工程来说，档案的作用尤为明显。一套完整的地下管线工程档案，如果按部就班地去收集归档，其成本也许只是几个工作人员的人工费和整理图纸费用。但是，如果以后需要时再去探明或开挖，其费用何止成千上万，很多城市的地下管线管网普查就是最生动的反证：在长期的建设活动中，由于不重视地下管线档案的归档，当迫不得已进行地下管线管网普查时，一座面积超过一百平方公里的城市，政府至少要投入几千万元资金。

2．城市档案是市民生活、工作有序运行的重要保障

按照科学发展观的要求，城市建设和发展以保障市民正常生活和工作为前提，城市居民离不开水、电、暖气等的正常供应，离不开通讯、交通、住房、绿地等设施，保证这些基础设施建设档案的完整、准确、系统，是保障市民生活工作有序运行的重要环节。多年来我国很多地市出现楼体、道路等塌陷，后查其原因，均因施工前期没有详细查询该工程范围内地下管线管网，不知地下存在城区供水、供热等管线，而因为不管线的存在也就没有定期的维护维修，顾造成事故严重影响了市民的正常生活，造成重大生命财产损失。3．城建档案是提高城市防灾抗灾减灾救灾能力的重要资料

城建档案作为城市规划和基础建设的不可再生的历史纪录，对城市在预防和抵御自然灾害方面有着十分重要的作用。一个城市一旦遭受自然灾害破坏，城建档案就会立刻显示它的特殊功能。1976年发生的唐山大地震、2008年发生的“5．12”汶川大地震、2010年发生的玉树大地震都告诉我们，一张地图，甚至一张管网图，对于迅速恢复城市的关键工程设施系统，都具有不可替代的作用。比较典型的就是“5·12”汶川大地震期间的档案利用。地震发生后仅一个多月的时间，四川重灾区城建档案管理部门就接待档案利用者2000多人次，调阅城建档案资料4000多卷，复印图纸资料6000多张，这是平时利用的几十倍。可见城建档案在抗灾抢险中有着极其巨大的作用。

4．城建档案是城市科学研究的基础性资料

城市科学是以城市的建设和发展为对象的一门科学，它从不同角度对城市进行观察、分析、研究，以掌握城市的发展规律。作为综合反映城市规划、建设和管理过程的城建档案，必然成为城市科学研究的重要资料来源之一。

二、城建档案数字化发展的重要性

随着城市建设的不断发展，城建档案管理部门已不能公满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管方法，提高管理时效性。目前我市城建档案馆接受进馆的档案还以纸质档案为主。但随着每年归档数量的与日俱增，档案库房陷入了困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。此外纸质档案在查阅时易损坏，以及城建档案系统开发的不完整，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏。同时，也可以改善档案的利用方式，实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件。

三、城建档案数字化建设目的

城建档案数字化是一个需要长期运作的系统。城建档案数字化建设，对城建档案职能和管理模式都有很大改变。从职能上讲，城建档案馆从单纯保管城建档案的实体机构变成了可提供快捷信息的数字化城建档案信息中心。城建档案的管理逐步向数字化管理模式转变，将建立一套完整的数字化城建档案管理体系。由于城建档案数字化的特殊性，打破了过去单一的档案管理保管方式，档案的检索查询更为方便。档案管理更能充分体现自动化、实时化、网络化。一次录入的数据可多次利用，无论从文字或者图纸管理录入，数据只需录入一次，即可形成各种目录，在档案管理系统内部进行数据资源共享，大大提高了工作效率。

综上所述，城建档案工作晚但发展速度快，城建档案的数字化，是可持续发展的战略性资源，是城建档案工作提升城市品位的重要保证，在城市建设中发挥着重要的作用。数字化建设的稳步发展，将会使城建档案工作进入一个崭新的工作阶段，进入一种良性循环状态，并将为城市建设的管理和发展做出更大贡献。

21世纪是信息化的时代，档案数字化势在必行。国家对城建档案信息化、数字化倍加重视，国务院和部委在文件中多次指出关于城建档案馆机构建设、人员编制、基础管理和信息化建设的工作要求，其中2007年住房和城乡建设部建办[2007]68号《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》中提出健全和完善中小城市城建档案机构建设和管理体系。各级建设（规划）行政主管部门要按照集中统一管理的原则和有关规定，调整、落实城建档案管理机构和人员编制。人口在20万人以上的中等城市，尚未建立城建档案馆的，要按照国务院《科学技术档案工作条例》（国发[1980]302号）第二十八条关于“大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案” 的规定精神，积极报经政府批准设立城建档案馆，并按人事部、国家档案局《地方各级档案馆人员编制标准》（国档联发[1985]2号）的规定，配备专职工作人员5人以上。已经建立城建档案馆但人员不足的，应尽快充实。人口在20万人以下的小城市（含县级市）和县城，要确保设立城建档案室，并配备专职人员负责全市（县）城建档案工作；凡是有条件的小城市和县城均应积极报请批准设立城建档案馆，并按规定配备专职工作人员3人以上。中小城市和县建设（规划）行政主管部门必须设立城建档案管理处或城建档案工作办公室，与城建档案馆、城建档案室（以下简称城建档案管理机构）合署办公，履行建设行政主管部门城建档案管理职能。确保城建档案工作经费。

我省各地市多年前均已按要求成立了城建档案馆，机构设置为规划局所属科级事业单位，编制性质为财政拨款事业编，七台河市城建档案馆现已晋升为省二级馆，按要求应有独立机构，人员编制应在15人以上，经费应列入当地财政预算，而七台河市城建档案现无独立机构还属规划局内设科室，编制为1人。在机构设置，经费供给，人员配备上均为落为全省最后。2014年黑龙江省住房和城乡建设厅下发了【黑建规2014（11）号】《关于加强城建档案异地备份工作的通知》要求