干部人事档案管理工作八项制度

第一篇：干部人事档案管理工作八项制度

干部人事档案管理工作八项制度

一、干部人事档案管理制度

1、根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”和“管理干部档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致”的规定，干部人事档案（下称档案）必须统一由主管该干部单位的组织、人事部门保管，对不具备保管条件的单位或档案很少的单位，应由上一级组织、人事部门代管。

2、省管干部，由市委组织部保管其档案副本；市管干部和市委委托组织部管理的干部，由市委组织部保管其档案正本。

3、不设组织、人事部门的市级机关各单位的科级及其以下干部的档案，暂由市委组织部代管；对具备管理条件的单位，由本单位指定专人负责保管。

4、各市（县）、区委管理的干部，其档案由各市（县）、区委组织部集中统一管理；市（县）、区级机关、企事业单位管理的干部，人数较多，设立组织人事机构的，其档案可由部门或单位的组织、人事部门管理。

5、民主党派和无党派爱国人士的档案，按中央统战部的规定，由各级统战部集中保管，凡进入各级领导班子的，按干部管理权限进行管理。

6、凡履行了选（招）聘手续的聘用制干部（指工人身份），在聘用期间，其档案按干部管理权限进行管理，对解聘或聘用期满不再续聘，其档案应转至所在单位的劳动人事部门管理。若再次被聘，其档案仍按干部管理权限进行管理。

7、管档人员本人档案和其直系亲属的档案，应由上一级组织、人事部门或所在单位分管领导保管。

8、离退休干部的档案，仍按原在职时的干部管理权限保管。

9、死亡干部的档案，由原保管单位保管五年后，移交同级档案馆保存。

10、干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、被开除公职以及出国不归、失踪逃亡人员，其档案按照《干部档案工作条例》规定进行保管。

11、干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原单位保管，刑满释放和解除劳教后，重新安排工作的，其档案由有关的组织、人事部门或人才交流中心保管。

12、各市（县）、区委组织部，各有关部委办局、公司直属单位党委（党组）组织人事部门，应提出本地区、本系统的干部人事档案管理意见，负责对下属基层单位干部人事档案工作进行指导督促和检查。

二、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围，认真做好干部人事档案（下称档案）材料的收集与补充工作。

2、材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作成绩等材料。

3、组织、人事部门要与产生档案材料的各有关部门，建立材料收集联系制度，定期召开联系人会议，及时了解干部信息源情况，掌握材料收集的主动权。定期向有关部门收集材料，以补充干部人事档案内容。

4、认真核对档案材料短缺情况，及时做好补缺工作，保证档案的完整与真实。

三、干部人事档案材料鉴别归档整理制度

1、把好干部人事档案（下称档案）材料“入口关”。对收集到的档案材料，要认真鉴别，严格审核。内容不实，字迹不清，不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能进入档案。平时工作中形成的有关调查、汇报提纲、谈话记录、会议记录等不得归入档案。重复材料应清出。发现伪造篡改的档案材料，要坚决清除，并要对当事人严肃查处。

2、归档材料必须完整、齐全、真实、精练、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案。对来源、时间和对象不明的材料应查清、补齐手续后方可归档。

3、归档的材料手续必须完备。规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定要同本人见面的如：审查、复查结论、处分决定或组织鉴定等，应有本人的签名；干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。

4、归档材料应统一使用16开纸（不小于19×26.5厘米），材料左边应留出2-2.5厘米装订。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的材料，均不能归入档案。

5、对应归档的材料，要严格按照台帐制度，进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁档案材料。

6、整理档案，要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

7、按照中组部《干部档案整理工作细则》和省、市委组织部有关文件规定，对档案进行定期集中整理与经常性整理。

四、干部人事档案安全保密制度

1、各级组织、人事干部以及保管干部人事档案（下称档案）较多的基层单位都应设立专用档案库房，配备必要的库房设施，使用铁制档案柜存放档案。

2、各级组织、人事部门应设阅档室和档案管理人员办公室，查阅档案要有监督制度，防止失泄密。

3、档案库房和档案柜的钥匙，要明确专人专管，工作调动时，必须办理好交接手续。

4、严禁在库房和阅档室内吸烟、存放杂物和易燃易爆物品，要保持库房清洁卫生和适宜的温湿度（温度：14-24℃，相对湿度45-65%）。

5、下班前档案要入库，并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，每半年检查一次。

6、档案室是机要重地，非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。

7、严禁用普通电话索取或提供有关档案内容。严禁任何人携带档案进入公共场所。

8、严禁任何个人私存他人的档案材料，对私自保存、拒不交出档案的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。

五、干部人事档案查（借）阅制度

1、查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。凡要查阅市委组织部保管的干部人事档案，需有县级或相当县级以上单位出具的、具有查档单位领导签名的《查阅干部档案审批表》，并注明查阅理由和要求，指定专人查阅（限于中共党员干部）。

2、调查证明介绍信或单位行政介绍信不得查档。对不符合查阅档案范围或规定的，管档部门有权不予提供，对因出国（境）、入学、入党需了解其亲属情况的，按有关规定提供。

3、各级组织、人事部门的阅档室，应有专人负责监督查阅。查阅档案时不准把档案材料拿出阅档室，不准向无关人员谈论档案内容。

4、档案一般不外借，因特殊需要，要说明理由，经主管部门领导同意后，办理借阅手续，并规定归还日期，方可借出。对所借阅的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，用完后应立即归还。对于逾期不还的档案，管档部门应该及时催要。

5、任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案。

6、查档时必须严格遵守保密制度和规定，严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏档案材料。

7、借阅的档案未经管档人员同意，不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容，作为证明材料的，要仔细校对，经管档部门签署意见，加盖专用印章后方可使用。

8、要注意保护档案的整洁，严禁在查阅档案时吸烟、喝水等，以免损坏、污染档案材料。

9、按照《干部档案工作条例》规定，查阅档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因工作需要，需了解下属干部情况时，管档部门可酌情介绍或提供所要了解的情况。

六、干部人事档案转递制度

1、各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案（下称档案）。

2、转递档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

3、转出档案数量较多的单位，应派两名中共党员递送。

4、转递档案必须统一使用《干部档案转递通知单》，按所列项目详细登记，严密包封。

5、索取档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的《索取干部人事档案审批表》，方可办理索取手续。

6、转出的档案必须完整齐全，并按规定经认真整理、装订成卷，不得扣留材料或分批转出。

7、接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执退回。逾期一个月未退回执的，转出单位填写《索要干部档案通知单回执的函》进行催要，以防丢失。

8、档案要随着干部调动及时转递。组织、人事部门要将干部职务变动、任免通知等材料及时随人移交，转至新的主管单位保管。如新单位未接收到档案，应及时向对方单位催要，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

七、干部人事档案检查核对统计制度

1、坚持对所保管的干部人事档案（下称档案）进行定期的检查、核对。检查档案保护方面有何隐患，措施是否健全；检查核对借出档案是否逾期归还；检查核对档案索引与所保管的档案有无出入。

2、坚持对转出转进的档案进行检查核对。检查材料是否齐全，历次职务变动是否及时登记在《职务变动登记表》上，整理装订的档案是否符合有关规定要求。发现问题及时与有关单位联系进行纠正，提出改进意见，确保档案质量。

3、坚持档案工作台帐登记制度，按照索引、档案、卡片、名册“四统一”要求，做好日常工作，每年年底检查核对一次，发现问题及时解决。

4、正确使用《干部档案进出一览簿》，做好日常档案分类统计工作。

八、干部人事档案管理人员职责

一、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。

二、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好干部人事档案（下称档案）。

三、钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及归档整理的有关规定。积极主动做好档案材料的收集、鉴别、整理工作，及时做好各类台帐登记工作。

四、坚持原则，严格执行档案管理工作的有关规章制度，认真办理档案的查（借）阅和转递手续，积极为干部人事工作服务。

五、严格遵守《干部档案工作条例》，保护档案的安全，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。

六、调查研究档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好档案的业务建设和业务指导。

七、工作调动时，必须做好档案和业务文件等的交接工作。（完）

第二篇：浅谈事业单位人事档案干部管理工作

浅谈事业单位人事档案干部管理工作

摘 要:在事业单位的干部档案管理中发挥其价值和作用,不断完善人事档案管理法规,加快信息化、现代化建设,使人事档案工作更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务。

关键词:事业单位 人事 档案 管理

事业单位人事制度改革的不断深入和人才流动的日益频繁,传统的人事档案管理受到极大冲击。在新的形势下人事档案工作如何更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务,是人事档案管理所要探索的重要内容之一。所谓人事档案是指学校在人事档案活动中形成的,记述和反映教职工个人经历、德能勤绩、工作表现的,以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息,是各级组织考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。

事业单位人事档案管理现状

现阶段事业单位人事档案工作普遍存在管理理念滞后,管理制度不完善。由于历史原因和传统习惯,人事档案工作只看重以往个人历史信息记录的维护,忽视现实内容的补充和更新。人事档案工作者一直扮演着默默无闻的保管员角色,完全处于被动服务当中,缺乏积极探索新路子的开拓精神。随着社会主义市场经济的不断发展,反映事业单位专业技术人才业务能力的技术发明、科研成果奖励等材料因不在收集归档范围内而不能归档,从而导致人事档案内容单

一、片面,缺乏全面性、系统性、连续性;人事档案管理方法陈旧,管理手段落后。目前高校人事档案的收集、整理、储存、检索以及利用等方面,仍沿用传统的管理方法,档案材料的收集常常靠行政命令,档案材料的整理大多靠小作坊式加工,档案材料的检索基本靠手工完成。这些都反映了档案管理工作方法手段落后、效率低下,不能跟上时代发展。具体说就是,认识不高、重视不够。事业单位院校是近年来教育体制改革的新产物,它由专科院校、中专学校整合、重组而成,学校发展大事诸多,领导工作千头万绪,有的领导和负责同志档案意识较弱,认识不到位;加之档案工作效益的间接性,使其在短期内不能直接产生经济效益,往往只是说起来重要,在平常工作中很少列入议事白程。因此,在院校的整体工作中缺乏必要的档案意识、氛围,在一定程度上影响了档案作用的发挥;随着改革开放的不断深入人才竞争愈加激烈,流动人员档案管理亟待完善。

随着办学层次和办学规模的不断壮大,院校之间、高校与科研机构或企业之间对人才的竞争越发激烈。许多高校为了发展自我,不惜一切代价地引进高层次、高学历、事业单位称的人才。而且各地对高级人才引进的政策不一,出台一些特殊的政策,有的甚至可以不要个人档案和人事关系,从而造成原单位有档无人,现单位却有人无档的“人档分离”的现象,久而久之,“无头档案”也就随之产生了。事业单位人事档案管理对策及建议

(1)健全制度人事档案管理是整个高校管理的重要组成部分,因此,必须加强对人事档案管理工作的领导,分管领导要经常了解干部人事档案工作情况和存在的问题,并及时检查、督促、指导,以推动干部人事档案管理工作和人事制度改革同步发展。同时要建立健全档案管理的各种规章制度,如人事档案的查、借阅制度;档案材料的收集、归档制度;档案的安全保密制度;档案管理奖惩制度等,做到人事档案工作按章办事,遵纪守法。加大设备投入对人事档案管理资金投入多少,直接影响档案管理水平。就档案信息安全保障而言,它包括档案信息内容的安全、实体安全、系统安全、网络安全、应用安全和管理安全,如果其中任何一项安全措施达不到,都会给档案管理带来不安全隐患。早在2000年全国档案工作会议上,国家档案局就提出大力推进全国档案现代化、信息化建设战略。如果由于资金不足,造成该添置的计算机、打印机、扫描仪等设备都不能添置,又怎能实现档案现代化、信息化建设战略?因此,各高校必须加大对档案管理的资金投入,以加快档案管理的现代化、信息化建设步伐。

(2)加强培训每年搞一次考核,要求人事档案管理人员必须有一定的稳定性,不宜经常变动。因为变动频繁,势必造成管理业务不熟悉,对档案内容心中无数,不利于管理和提供利用。应该从政治、工作、生活等方面关心干部人事档案管理人员,注意解决他们的实际困难和问题使他们安心岗位工作。同时,要合理地解决他们的职级待遇,适时将素质好、能力强、群众公认的同志提拔重用。对长期从事档案工作的同志应予表彰奖励,使这支队伍即相对稳定,又充满生机活力。档案工作人员业务素质的高低决定档案管理水平的高低。要使干部人事档案工作适应新形势的需要,仅凭档案人员良好的愿望和细致的工作作风是远远不够的,还需要具有专业知识和技能,用科学的方法和手段从事档案工作。随着办公自动化的普及和电子政务的开展,随着档案载体的多元化,必然改变人事档案管理工作的方式与方法,从而使原来习惯于用手工方式管理的档案人员进入了一个颇为生疏的境地,所以应在加大干部人事档案管理人员业务培训需求的基础上,特别应重视学习现代化管理知识,掌握信息化管理技术。

(3)正确处理档案的保密与利用的关系,实现人事档案信息部分向个人开放。档案材料有些是保密的,也有些是可以公开的。人事档案区别于其他档案的重要特征在于,它是一个人一生历史的缩写,有关其本人的自然情况、考核材料、奖惩材料、隐私等在其档案中部有反映。在这些材料中,有些会随着时间的推移而逐步解密,但有些诸如个人隐私及组织在一定的历史时期给予的结论和鉴定,则不能解密,更不能泄密。这就要求档案管理人员认真学习《保密法》的有关规定。

(4)加强人事劳资档案管理信息化建设。目前,事业单位的人事劳资档案管理主要是依赖传统的手工操作,原始信息多,加工整理少,孤立分散多、可共享的少,部门自我服务的多、向社会提供的少,这种现状很难适应人事劳资档案管理的需要,随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断推进,事业单位的人事档案管理必须适应信息化的要求,更好的为学校服务,努力实现人事劳资档案管理现代化,利用电子计算机技术实现档案管理的自动化、智能化、科学化及标准化。

结语

事业单位作为高级专业实用型的人才基地,人才资源丰富,人事档案管理应立足现状,采取有效措施,加快改革步伐,提高人事档案的利用率,为充分发挥 高校人才的作用、促进社会经济的发展提供更好的服务。

参考文献

[1] 方小铁,颜旭玲.智能档案管理系统的设计与实现技术研究[J].制造业自动化,2010(7).[2] 薛秀娥,陈春华.规范会计档案管理之我见[J].经济师,2010(7).[3] 李伯富.试论依法行政与档案管理[J].中国档案,2010(5).[4] 童军侠.我国干部档案工作的发展[J].中国档案,2010(4).返回栏目页：行政管理论文

第三篇：加强干部人事档案管理工作的几点思考

加强干部人事档案管理工作的几点思考

干部人事档案是是历史地、全面地了解干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作的必备条件之一。随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入，干部人事档案管理出现了许多新情况，新问题，干部人事档案工作面临了不少新的挑战。新时期如何提高档案管理水平，开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为干部人事工作服务，已成为一个崭新的重要课题。

一、当前干部人事档案管理工作存在的主要问题

1、档案意识不强。干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。因此，少数部门领导对干部人事档案工作不够重视，甚至存在着一些认识误区，在实际工作中存在一些突出问题，如有些单位管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；投入不够，基础设施配套不到位，保管条件比较落后；档案人员队伍不稳定，变化比较大等。这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。

2、管理不够完善。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。如《干部履历表》、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。

3、立卷不够规范。随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不

一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。

4、整档工序繁杂。按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。

5、“人档分离”增多。随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流动方式更加灵活。各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。此外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。这不仅给人才引进带来了一定的风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。

二、加强干部人事档案管理工作的几点思考

1、强化档案意识。一是领导重视要落到实处。各级党委及其组织人事部门必须高度重视干部人事档案管理工作。要把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其列入全年组织工作要点和重要议事日程。加强档案工作的组织领导，定期研究干部人事档案工作，定期监督、检查与指导。各单位均要明确一名档案专干，由管档部门加强对档案专干的业务培训，切实强化管档单位和管档人员的档案意识，有效避免档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。二是宣传要深入人心。要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率。可建立档案管理轮流参与制度。在保证专职管档人员的情况下，在一个部门、单位内部，每年由非档案部门人员参与档案的管理工作，了解档案管理的法律法规及管理的运转流程，增强对档案工作的理解和支持。同时，可以聘请离退休老同志参与到对档案的把关和核对工作中来，发挥他们对相关当事人和事件情况了解的作用。

2、把好两道关口。一是把好“入门关”。要对干部档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，责成材料形成单位将材料收集整理、经单位审核后统一移交管档单位，尽量减少、避免历史遗留问题的影响，保证干部档案内容真实、准确、规范、完整。二是把好“更新关”。要建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求。同时，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料和特殊性材料，档案人员主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。

3、简化整档工序。一是要规范用纸。形成干部档案材料的纸张与档案规范用纸的规格不一

致，致使有的材料印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。因此，要简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整干部档案用纸的规格，使二者一致。二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于干部档案的长久保存，还给提供利用带来了不便。因此，制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提高干部档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提高工作效率。

4、规范档案管理。一是高标准完善基础设施，确保安全管理。安排专项经费，配套建立干部人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三室”分开，防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配备完善计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备，提升办公硬件需要和档案管理环境。二是严要求加强制度建设，规范管理程序。制度是做好工作的前提和保证，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等制度，做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，坚决做到做到“五不查”、“四不借”“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。特别是针对人才流动与档案转递不同步，人才不合理地流动，造成“人档分离”越来越多的现象，要严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案必须妥善处理，该转递的要及时转递，有效避免“人档分离”情况的发生。

5、加快档案信息化建设。一是做实基础工作，加快档案工作信息化建设步伐。在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干

部档案信息的实效性、真实性和正确性。二是创新技术和手段，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用，充分挖掘信息作用，把“死”档案变成“活”资源，有效服务社会。

第四篇：干部人事档案制度

部内档案材料的归档制度

（一）部内各科室对于本科室业务活动中形成的具有保存价值的文件材料（如干部人事任免、组织考核、职称评定等工作中形成的材料），由各科室审查整理后交由档案室归档。

（二）干部人事档案材料是办理完毕的正式材料，复印、复写件不予归档。

（三）干部人事档案材料必须完整齐全、真实、文字清楚，档案管理人员应认真鉴别，对不符合归档要求的材料，应及时退还，并要求有关科室补办材料；对于符合归档要求的材料，应及时分类归档，不得长期积压材料。

（四）干部人事档案材料统一使用标准化的办公用纸，在填写时必须用钢笔，使用碳素和兰黑墨水。

（五）凡形成干部人事档案材料的科室，在形成正式材料后1个月内送交档案室归档，任何科室、个人不得以任何理由积压和扣留应归档的材料

（六）干部人事档案主管部门应与部内各科室建立联系制度，对于档案中缺少的材料，主动收集，各科室应积极配合。

（七）建立《档案零散材料收集登记表》，对于送交归档的干部人事档案材料，双方当面清点无误后，经档案室主管负责人批准，方可登记归档。

部内档案查（借）阅制度

（一）部内各科室因工作需要查（借）阅档案的，应填写《查（借）阅干部档案登记表》，并经档案管理科室负责人同意后方可查（借）阅。

（二）任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。不得越级查（借）阅干部档案。

（三）查阅干部档案，各科室应派中共党员干部到档案室查阅。

（四）干部档案一般不外借。如因特殊情况必须借出使用时，要经档案管理科室负责人批准，并严格履行登记手续，一周内归还，借用期间不得擅自转借其他人。

（五）查（借）阅干部人事档案的工作人员，必须严格遵守档案室保密制度和有关规定，严禁涂改、卷划、抽取、撤换、污损档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

（六）查（借）阅干部人事档案的工作人员，不得擅自复制或拍摄档案内容，确因工作需要，经档案管理科室负责人审查批准后，方能复制或拍摄。

（七）严禁在阅档时喝水、吸烟，谨防损坏档案；档案出库时，档案管理人员要先清点后借出；收回档案时要先清点确认后归位。

（一）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按查阅干部档案的规定办理审批手续。不能只凭调查证明材料介绍信查阅干部档案。

（二）档案管理单位要根据规定，确定是否提供什么借阅材料。

（三）凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。

（四）档案一般不外借。如须借出使用时，要说明理由，经过主管负责人批准，并严格履行登记手续，方可借出，限期归还，不得擅自转借他人。

（五）任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

（七）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示主管负责人审查批准后才能复制（拍摄）。

一、管 理 制 度

（一）人事档案材料需经组织部、人事处及有关部门审查核实后移交档案馆归档。

（二）人事档案材料是办理完毕的正式材料，复印、复写件不予归档。

（三）凡人事档案中规定人填写的栏目，一定要填写清楚，规定组织盖章的均需加盖公章。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料，须经本人见面签字。任免呈报表和录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号。出国访问、进修审批表要注明往返时间及目的。

（四）人事档案材料必须完整齐全、真实、文字清楚，如不符合归档要求，有关部门要及时补送材料。

（五）人事档案材料统一使用标准化的办公用纸，在填写时必须用钢笔，使用碳素和兰黑墨水。

（六）凡形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后20天内送交档案馆归档，任何组织、个人不得以任何理由积压和扣留应归档的材料。

（七）归档的人事档案材料，必须办理移交手续，一式两份，各执一份存查。

二、查 借 阅 制 度

为了进一步加强人事档案的管理，遵照既便于利用又确保安全的原则。现就查借阅人事档案做出如下规定：

（一）查阅范围凡因考察、任免、调动、审干、入党、入团、出国审查和甄别历史案件等，需要查阅本人档案的可以提供人事档案。与他人案件有密切关系，而本人不便口述或其他特殊原因不能提供情况，必须从其档案中取得旁证材料的，可提供人事档案的有关部分。公安、保卫部门因业务需要，了解有关人员情况时，可提供有关部分。4 凡因编写党史资料、人物传记、地方史志、革命根据地斗争史、军史、工运史、学运史等需了解当事人的经历和社会实践情况，一般可直接找当事人调查了解，如当事人不便口述的，可提供履历和自传的有关部分。

5干部亲属入党、入团、升学、参军等政审，不得查阅干部本人的档案，应由档案馆根据需要出具证明。

（二）查阅手续查阅人事档案必须办理查阅手续，填写“查阅、借阅干部档案审批表”，经党总支批准盖章后方可查阅。外单位查阅干部档案，需持县以上党组织单位填写的“查阅干部档案审批表”，“审批表”应由查阅单位党组织负责人签署意见并由组织干部部门盖章，到学校组织部办理审批手续后方可查阅。

（三）注意事项各单位派出查阅档案人员，必须是政治上可靠的党员干部。查阅、借阅档案人员不得随意圈划、涂改、拆散、折叠、抽换和损坏，未经组织、人事和档案馆部门同意，不得任意摘录、复制。如有遗失或损坏应及时报告。人事档案原则上不得借出使用，如确因特殊情况必须借出时，需经组织、人事部门批准同意，并在“审批表”上签字，须注明原因、借用期限，用毕立即归还。借档人员途中决不允许携带档案到公共场所，借档人应对档案妥善保管，不准转借，不准给无关人员翻阅。任何人不准查阅本人及亲属的档案。需查阅正、副教授和中层干部档案时，由党总支主要负责人或总支组织委员亲自查阅。

5查借阅档案人员，必须在登记簿上登记其档案材料的名称、查阅内容及归还时间并签名。

6查借阅档案人员，必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容，违者按上级有关规定，予以批评直至纪律处分。

三、干部档案转递制度

（一）干部档案和档案材料的转递必须做到及时、准确、安全。

（二）干部档案和档案材料转出前必须认真审查，看其是否齐全，材料手续

是否完备，查对后详细填写“转递干部档案材料通知单”，寄出后应在“档案底册”上登记，注明转出时间、材料名称、数量、转出原因，接受单位等。

（三）转入干部档案和档案材料应认真检查和核对，并及时将新转入的档案和材料予以登记。

（四）干部档案转递必须通过机要交通或组织人事部门干部转送，不得以任何理由让个人代寄或代捎。

（五）及时退回或催要“通知单”回执。

四、干部档案鉴别销毁制度

（一）以中央组织部及省市有关规定为准则，对收集的档案材料进行认真地鉴别，对不应归档的材料妥善处理。

（二）移交、退还的档案材料必须登记造册，移交人、接受人均应签字以示负责。

（三）销毁材料必须是按有关规定应清除的材料和重复无用的材料。

（四）销毁材料应予以登记，填写“销毁材料清册”，要写全材料名称、数量和材料形成时间，并说明销毁原因。

（五）销毁材料应单独集中存放，并注意保存好“销毁材料清册”以备查用。

（六）销毁前必须经有关领导批准审定，完备审批手续后，方可销毁。

（七）经批准销毁的材料必须注意严格保密，由档案、保密、保卫等部门派人监销。

（八）干部档案材料销毁，应在“销毁材料清册”上注明销毁日期，并由监销人签字或盖章。

干部人事档案查（借）阅制度

干部人事档案工作即要满足干部工作及其它有关工作对干部档案的利用，又要坚持按规定的程序和手续查（借）阅，确保干部人事档案的安全和保密。依照《干部档案工作条例》及有关规定，特制定本制度。

一、查阅干部人事档案时，利用单位必须派两名以上中共党员干部，持有县委组织部统一印制的《查阅干部人事档案审批表》和工作证，经本单位领导签字盖章，再由县委组织部主管领导签字同意后方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不能提供查阅。

二、干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，在指定地点查阅。严禁抽取和撤换档案材料;严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划；严禁边喝水边阅档；严禁在档案室内吸烟。违者视情节轻重给以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。

三、外县（市）单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。

四、不得擅自拍摄、复制档案内容，对纪检、公安、检察院、公证处等确因工作需要利用档案材料取证的，应持手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅，需要复制的必须在征得档案服务中心负责人同意后方可复制。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

五、干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用时到县委组织部审报理由，并领取《借阅干部人事档案审批表》，单位主管领导要签字（盖章），经县委组织部主管领导审批同意后，方可借阅。借阅部门要指定专人专柜保管，不得擅自转借他人。供阅期限最长为两周，如需延长，必须办理延期借阅手续。档案送还后，档案管理人员要认真核对并登记，发现问题，及时报告，提出处理意见。

六、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属档案。

二、收集方法

1、人事、纪检监察和教育培训、审计、统战等部门,都应建立健全送交干部人事档案材料归档的制度,并认真贯彻执行，使干部人事档案收集归档制度化、规范化。

2、形成干部人事档案材料的部门,在形成材料后的一个月内,送交县委组织部档案信息服务中心，任何组织和个人不得以任何理由积压、滞留归档材料。

三、归档要求

1、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。送交的档案必须按规定经过整理，对不合理的，可退回原单位重新整理，限期报送。

3、干部人事档案材料的载体应是（19 cm ×26cm）规格的70克办公用纸，材料左边应留出2-2.5cm装订边。文字须是铅印、胶印、激光打印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用针式打印机打印、圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一律不得用复印件代替原件存档。

干部人事档案材料收集、鉴别、归档制度

一、干部人事档案工作人员应积极主动地与有关形成干部人事档案材料的组织人事部门取得联系，依据中共中央组织部组通字〔1996)14号文件要求，在形成正式材料后的一个月内，负责将应归档的材料送交干部档案管理部门归档；

二、归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；

三、归案材料必须手续完备。如发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续；

四、严把“入口关”，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，对当事人要严肃查处；

五、对于干部档案中缺少的材料要逐份进行登记，并积极收集归档，保证档案的完整；

六、归档材料要先登记后归档，建立《收集零星材料登记册》；

七、干部任免、工作变动后，应及时将干部职务变动和工资变动的情况登记入档案；

八、鉴别登记后的干部人事档案材料要及时装入该干部人事档案袋内，一年装订入卷一次。

第五篇：对干部人事档案管理工作的思考

黔西县对干部人事档案管理工作的思考

随着干部人事制度改革的不断深化，干部工作日趋规范化，干部人事档案管理工作也面临着新的挑战，如何提高干部人事档案管理工作水平，更快更好地发挥干部人事档案的作用，为选拔、培养、管理人才提供优质服务，是当前干部人事档案管理工作的一个重要问题，谈以下三点方面。

一、现今干部人事档案存在的问题

（一）材料真实性问题。干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性，只有真实可靠的档案信息，才能为领导提供科学的决策依据。当前，干部人事档案中出现涂改、造假现象屡见不鲜，年龄越填越小、工龄越填越早、党龄越填越长、学历越填越高等多处可见。

（二）内容充实性问题。干部人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息。只有不断完善充实档案内容，才能够全面、客观地反映干部的情况。今年3月份以来，在各相关单位按照干部人事档案的整理标准进行自查的过程中，发现干部人事档案中重要材料差缺现象普遍存在，一些无使用价值的档案材料却归入到档案中来。干部履历表、考核表、入党志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档。

二、归档要求

（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可有组织注明。

（三）干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，对档案材料载体不符合的进行了表糊，使材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用兰黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

三、监督检查

(一)加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

（二）干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

（三）对违反规定，涂改、伪造干部人事档案材料的要追究责任，严肃查处。

（作者：黔西县人力资源和社会保障局）